Pienhankintaohje kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat
2 Johdanto Tämä ohje koskee kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja, joista käytetään nimitystä pienhankinta. Hankintalain mukaisen kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa tulee noudattaa näitä ohjeita, muun lainsäädännön velvoitteita ja hyvän hallinnon periaatteita. Hallintolain, kuntalain sekä EU:n perustamissopimuksen mukainen avoimuus, tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä suhteellisuus -periaatteet koskevat kaikkia hankintoja kynnysarvoista riippumatta. Kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on annettu erillinen hankintaohje. 1. Päätösvalta hankinta-asioissa Hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen tekee se toimielin tai viranhaltija, jolle on johtosäännössä tai sen perusteella tehdyllä muulla hallinnollisella päätöksellä (esim. toimivaltuussäännöstö) annettu päätösvalta hankinta-asioissa. 2. Pienhankintaohjeen soveltamisala Pienhankintaohjetta sovelletaan tavara- ja palveluhankintoihin, joissa hankinnan veroton kokonaisarvo on alle kansallisen kynnysarvon eli 30 000 euroa ja joita ei koske voimassaoleva hankintasopimus sosiaali- ja terveyspalveluiden osalta kokonaisarvoltaan alle kansallisen kynnysarvon jäävien eli 100 000 euron hankintoihin rakennusurakoissa alle kansallisen kynnysarvon eli 150 000 euron alle jääviin hankintoihin. 3. Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen Ennen hankinnan kilpailuttamista on selvitettävä hankinnan ennakoitu arvo. Ennakoidun arvon laskemisella selvitetään, mitä säännöksiä hankintaan sovelletaan. Hankinnan arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä toimittajan saamaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa koko sopimuskauden ajalta. on otettava huomioon hankintaan mahdollisesti sisältyvät sopimuksen optio- ja pidennysehdot sekä ehdokkaille ja tarjoajille maksettavat palkkiot tai muut maksut. useamman hankintayksikön yhteishankinnan ollessa kyseessä hankinnan ennakoitu arvo on kaikkien sopimuskokonaisuuksien yhteenlaskettu arvo. määräaikaisissa sopimuksissa ennakoitu arvon on koko sopimuskauden, mukaan lukien mahdollisen optiokauden, aikainen kokonaisarvo. toistaiseksi voimassaolevien sopimusten osalta käytetään 48 kuukauden arvoa. Puitejärjestelyissä ennakoidun arvon laskennassa ennakoitu arvo on kaikkien puitejärjestelyn keston ajaksi suunniteltujen hankintojen kokonaisarvo. Vaikka pienhankintoja ei lähtökohtaisesti voi saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, kysymys hankinnan pilkkomisesta ja jakamisesta osiin keinotekoisesti ja lain soveltamisen välttämiseksi on markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluva asia. Usein toistuvat hankinnat, jotka yksittäisinä hankintoina alittavat kansallisen kynnysarvon, mutta tilikauden ajalta yhteenlaskettuna ylittävät sen selkeästi, on kilpailutettava suurempana kokonaisuutena kerralla hankintalain mukaisena puitejärjestelynä.
3 4. Sopimustoimittajien käyttäminen Ennen hankintaprosessin käynnistämistä on tarkistettava onko kunnan jokin muu osasto kilpailuttanut kyseisen tuotteen/palvelun tai onko kunta liittynyt tämän hankinnan osalta KL-Kuntahankinnat Oy:n sopimukseen. Mikäli jokin kunnan osasto on jo kilpailuttanut hankittavan tavaran tai palvelun tai siitä on sopimus KL-Kuntahankintojen kanssa, tehdään tilaus suoraan sopimuksen perusteella. Tilaus tehdään sähköpostitse tai muulla tavoin dokumentoidusti. Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa (max. 4 vuotta) tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat, alennusehdot, toimitusehdot ja tilausmenettelyt. Hankinta on tehtävä vahvistettujen ehtojen mukaisesti. Ainoastaan poikkeustapauksissa ja perustellusta syystä hankintoja voi tehdä sopimusten ulkopuolelta. Poikkeamisen syynä voi esimerkiksi olla, että tarvittavaa tavaraa tai palvelua ei ole saatavissa muilta toimittajilta, tai kyse on yksittäisen asiakkaan hoito- tai asiakassuhteen jatkamisesta keskeytymättä silloin kun hoitosuhteen katkeaminen aiheuttaisi kohtuutonta terveydellistä tai hoidollista haittaa. 5. Pienhankintojen suorittaminen 5.1 Tavarahankinnat, alle 5 000 euroa ja palveluhankinnat, alle 10 000 euroa Kun kyseessä on alle 5000 euron tavarahankinta tai alle 10 000 euron palveluhankinta, eikä tavaraa tai palvelua ole saatavissa sopimustoimittajalta, voi hankinnan suorittaa suorahankintana ilman varsinaista kilpailuttamista mahdollisimman kokonaistaloudellisesti. Alle 5 000 hankinnasta ei tarvitse tehdä kirjallista päätöstä eikä hankintailmoitusta. 5 001 10 000 palveluhankinnasta tehdään päätös kohdassa 12 kuvatun mukaisesti. Tilaukset on tehtävä kirjallisesti (sähköposti, faksi, Internet) sovittujen tilaus- ja muiden kaupallisten ehtojen dokumentoimiseksi. 5.2 Tavarahankinnat, 5 000-29 999 euroa ja palveluhankinnat 10 000 29 999 euroa Mikäli hankintaa ei voida tehdä sopimustoimittajalta, menetellään seuraavasti: Hankinnasta lähetetään samanaikaisesti sähköpostitse, postitse tai faksilla tarjouspyyntö vähintään 3-5:lle tiedossa olevalle toimittajalle. Tarjouksen tekemiselle on varattava kohtuullinen aika hankinnan luonteesta riippuen esim. 1-2 viikkoa. Tarjoukset pyydetään toimittamaan sähköpostitse, postitse tai faksilla. Tarjouspyynnön sisällöstä tarkemmin kohdassa 8. Mikäli kyseessä on tavarahankinta, siitä laitetaan ilmoitus kunnan kotisivuille samanaikaisesti tarjouspyyntöjen lähettämisen kanssa. Hankinnasta tehdään päätös. Päätöksen perusteluista tulee käydä ilmi vähintään käytetty hankintamenettely, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty, ketkä ovat antaneet tarjouksen ja voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen. Päätökseen liitetään hankintaoikaisuohje ja oikaisuvaatimusohje. Tilaukset on tehtävä kirjallisesti (sähköposti, faksi, Internet) sovittujen tilausehtojen dokumentoimiseksi. Hankintapäätöksestä ja sopimuksesta tarkemmin kohdassa 12.
4 Erityisillä perusteilla kilpailuttaminen voidaan jättää tekemättä myös alle 30 000 euron hankinnoissa tekemällä ns. suorahankinta. Erityisiä perusteita arvioitaessa on huomattava, että tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate edellyttää yleensä hankinnan kilpailuttamista. Neuvottelumenettely ja suora hankinta voivat tulla myös kyseeseen, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole hankkeen erityinen laatu tai vähäisyys huomioon ottaen perusteltua. Esim. hankitaan tiettyyn koneeseen tai laitteeseen lisävaruste tai varaosa, jota myy vain koneen tai laitteen maahantuoja ja minkään muun vastaavan laitteen lisävaruste tai varaosa ei siihen sovi. Vedottaessa tällaisiin erityisiin perusteisiin on hankinnasta aina tehtävä kirjallinen hankintapäätös. Tästä päätöksestä on selvittävä perusteet hankinnan kilpailuttamatta jättämiselle. 5.3 Terveydenhoito - ja sosiaalipalveluiden hankinnat, joiden arvo on alle 100 000 euroa Hankinnoissa noudatetaan samoja eurorajoja, periaatteita ja menettelytapoja kuin muissa kansallisen kynnysarvon alittavissa tavara- ja palveluhankinnoissa. 5.4 Rakennusurakat, joiden arvo on alle 150 000 euroa Pienimmät urakat ja työt hankitaan ensisijaisesti suoraan kilpailutetuilta sopimustoimittajilta. Sopimukseen perustuvat tilaukset on dokumentoitava. 5 001 14 999 euron määräisistä urakoista, joita ei voida hankkia sopimustoimittajalta, tehdään päätös kohdassa 12 kerrotun mukaisesti. Urakan arvon ollessa vähintään 15 000 ja jos sopimustoimittajaa ei ole käytettävissä: Lähetetään kirjallinen tarjouspyyntö vähintään 3-5 urakoitsijalle. Tarjouspyyntöön liitetään lomake jolla tarjoajien tulee vahvistaa, että he ovat hoitaneet kaikki lakisääteiset velvoitteensa (kts. kohta 5.5). Hankinnasta tehdään päätös. Päätöksen perusteluista tulee käydä ilmi vähintään käytetty hankintamenettely, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty, ketkä ovat antaneet tarjouksen ja voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen. Päätökseen liitetään hankintaoikaisuohje ja oikaisuvaatimusohje. Urakkatarjouspyynnöstä laitetaan tieto kunnan kotisivuille samanaikaisesti tarjouspyyntöjen lähettämisen kanssa. Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi hankinnasta tehdään sopimus. Sopimuksesta tarkemmin jäljempänä kohdassa 12. 5.5 Tilaajavastuulain mukaan tarjoajilta vaadittavat selvitykset Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä velvoittaa työn tilaajaa selvittämään sopimuskumppaninsa valmiuksia hoitaa lainmukaisia velvoitteita. Lain velvoitteet tulee huomioida hankintaa tehtäessä ja valmistelussa. Lain soveltamisalan ulkopuolelle jäävät alle 7 500 euron määräiset sopimukset. Tilaajavastuulain mukaan vaadittavat selvitykset ovat: Selvitys yrityksen merkitsemisestä ennakkoperintärekisteriin ja arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin sekä työnantajarekisteriin, mikäli lainsäädäntö tätä edellyttää Kaupparekisteriote Todistus verojen maksamisesta Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja maksujen suorittamisesta Selvitys vuokratyövoiman ja alihankintatyön käyttämisestä Selvitys työhön sovellettavista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista.
5 Todistukset ja selvitykset eivät saa olla 3 kk vanhempia. Jos sopimussuhde jatkuu yli 12 kuukautta, on sopimuskumppanin toimitettava em. ajan tasalla olevat selvitykset aina 12 kuukauden välein. 6. Hankintamenettelyt pienhankinnoissa 6.1 Avoin menettely Avoimessa menettelyssä tarjouksentekijöiden määrää ei ole rajoitettu. Jokainen halukas voi tehdä tarjouksen. Mikäli käytetään avointa menettelyä, pienhankinnasta ilmoitetaan kunnan Internet-sivuilla ja Hilma-hankintailmoitusjärjestelmässä. 6.2 Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä pyydetään tarjouksia etukäteen hyviksi ja luotettaviksi arvioiduilta vähintään 2-5 toimittajalta ilman julkista ilmoittelua. 6.3 Neuvottelumenettely Pienhankinnoissa voidaan käyttää neuvottelumenettelyä tilanteissa, joissa hankintatarpeen ratkaisemiseksi löytyy useita vaihtoehtoja. Hankintaprosessi pääpiirteissään: Määritellään hankintatarve ja hankintaan liittyvät tavoitteet neuvottelujen pohjaksi Suoritetaan tarvittaessa markkinakartoitus mahdollisista toimittajista Käydään neuvottelut hankinnan toteuttamisvaihtoehdoista esim. puhelimitse ja sähköpostitse (vähintään kolmen soveltuvan toimittajan kanssa) Tarjoajilta saadut tiedot dokumentoidaan tai Pyydetään valitun toteuttamisvaihtoehdon mukaiset kirjalliset tarjoukset toimittajilta Tehdään edellisten perusteella perusteltu hankintapäätös kirjallisena Päätös asianosaisille hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeineen. 7. Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi vähintään seuraavat tiedot: Hankinnan kuvaus (hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset, mahdolliset hankintamäärät/arvio) Käytetty hankintamenettely (avoin, rajoitettu, neuvottelu) Hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava Tarjoajan kelpoisuudelle asetetut vaatimukset ja luettelo vaadittavista selvityksistä kelpoisuuden todentamiseksi Määräaika tarjouksen tekemiselle Osoite, johon tarjous on toimitettava Tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet Pyydettävä tarjoajan sähköpostiosoite, jos käytetään sähköistä päätöksen tiedoksiantoa. Maininta siitä, että molempia osapuolia sitova hankintasopimus syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu tai jos sopimusta ei erikseen tehdä (euromäärärajat), kun tilaus on dokumentoidusti tehty. Maininta siitä, että tilaus voidaan tehdä, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Lisäksi tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi sellaiset kaupalliset ja muut sopimusehdot, joilla on merkitystä tarjouksen tekemisessä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
6 Maksuehto (yleensä 30 pv netto) Viivästysseuraamukset enintään korkolain mukaiset Sähköisen laskutuksen käyttömahdollisuus Toimitusaika Toimitusehdot Toimitusosoite Sovellettavat yleiset sopimusehdot (JYSE tavarat 2009, JYSE palvelut 2009, YSE 1998, JIT 2007 jne.) 8. Tarjousaika Tarjouksen tekemiselle on varattava kohtuullinen ja riittävä aika hankinnan luonteesta riippuen (yleensä vähintään 1-2 viikkoa). Tarjoukset voidaan toimittaa postitse, sähköpostitse tai faksilla. 9. Hankinnasta ilmoittaminen/tiedottaminen Pienhankinnasta ilmoittaminen/tiedottaminen tehdään kirjallisesti. Tarjouspyynnöt lähetetään postitse tai sähköisesti sähköpostina tai faksilla suoraan tarjoajille. Avointa hankintamenettelyä käytettäessä tarjouspyynnöistä ilmoitetaan aina kotisivuilla. Mikäli tarjouspyyntö julkaistaan HILMA- hankintailmoitusjärjestelmässä, ilmoitetaan siitä aina myös kotisivuilla. 10. Vertailuperusteet ja laatutekijät pienhankinnoissa Hankinnan ratkaisuperusteina voivat olla kokonaistaloudellinen edullisuus tai halvin hinta. Jos hankinnan ratkaisuperusteeksi on ilmoitettu halvin hinta, niin muita vertailuperusteita hankinnan ratkaisemisessa ei saa käyttää. Jos halvin hinta -perusteeseen halutaan kytkeä laadullisia ym. tekijöitä, on hankittavan tuotteen tai palvelun minimivaatimukset kuvattava tarjouspyynnössä ehdottomina edellytyksinä (laadulliset sekä muut ominaisuudet ja muut keskeiset hankintaan liittyvät seikat kuten maksuaika, toimitusehto). Tarjouspyynnössä asetetut minimivaatimukset täyttävistä tarjouksista tarjouskilpailun voittaa se, joka on hinnaltaan halvin. Jos hankinnan ratkaisuperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, tarjouspyynnössä on määriteltävä selkeästi mitattavissa/arvioitavissa olevat tarjousten vertailuperusteet. Hankinnasta on päätettävä niiden perusteella. Muita perusteita ei saa käyttää. Vertailuperusteina voi olla mm. hinta, laadulliset perusteet, maksuehto, toimitusehto, toimitusaika, sähköisen tilauksen käyttömahdollisuus, sähköisen verkkolaskutuksen käyttömahdollisuus, käyttökoulutus/käytön opastus, asennus, palvelunsuorittajan kokemus vastaavasta työstä, palvelunsuorittajan koulutustausta, takuun sisältö, takuuaika, raportointi, tuotteen elinkaarikustannusvertailu, huoltohinta, huollon vasteaika, varaosien taattu toimitusaika ja ympäristöasioiden huomioiminen. (huom. luettelo ei ole tyhjentävä.) Pienhankinnoissa hankinnan vertailu-/valintaperusteissa voidaan käyttää painoarvoja/pisteytystä tai voidaan ilmoittaa vertailuperusteiden tärkeysjärjestys. Vertailuperusteet ja niiden painoarvo tai tärkeysjärjestys on ilmoitettava tarjouspyynnössä. Vertailuperusteet eivät saa olla syrjiviä. Koska pienhankinnoissa tavoitellaan yksinkertaisia ja kustannustehokkaita menettelyjä tulee hankinnan vertailu- ja ratkaisuperusteet, vaadittavat asiakirjat ja muut tekijät suhteuttaa hankinnan luonteeseen ja kokonaisarvoon.
7 11. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi pienhankinnoissa Pienhankinnoissa on perusteltua sisällyttää tarjoajien kelpoisuuden arviointi ja valinta hankintamenettelyyn. Jos hankinta joudutaan toteuttamaan nopealla aikataululla ja tiedot potentiaalisista toimittajista ja heidän osaamisestaan ovat puutteelliset, on tarkoituksenmukaista sisällyttää hankinnan kannalta oleellisia soveltuvuusehtoja tarjouspyyntöön. Hankintoja, joissa perinteinen tarjoajien soveltuvuuden hankintakohtainen arviointi voi olla tarpeellista, ovat mm. sellaiset palveluhankinnat, jotka edellyttävät toimilupia (esim. liikennelupa) tai tiettyä ammatillista pätevyyttä. Lasten ja nuorten parissa toimivilta palvelutuottajilta vaaditaan lähes poikkeuksetta rikostaustan selvittämistä. Toimittajaksi saa valita vain tarjoajan, jolla on tekniset, taloudelliset ja muut tarvittavat edellytykset hankinnan toteuttamiselle. Jos tarjoajalta edellytetään tiettyjen kelpoisuusehtojen täyttämistä, voidaan siihen liittyvät selvitykset vaatia tarjouksen liitteenä tai tarjouksen tekemistä helpottaa ja nopeuttaa siten, että tarjoajilta ei edellytetä asetettuihin ehtoihin liittyvien asiakirjojen ja todistusten toimittamista tarjouksen yhteydessä. Tarjoaja vakuuttaa kelpoisuusehtojen täyttymisen allekirjoittamalla lomakkeen johon ehdot on valmiiksi laadittu. Lomake palautetaan hankintayksikölle tarjouksen liitteenä. Tarjouskilpailun voittajalta pyydetään ko. kelpoisuustodistukset nähtäväksi ennen hankinnasta päättämistä. Mikäli tarjoaja ei täytä asetettuja kelpoisuusehtoja tulee tarjoaja sulkea pois tarjouskilpailusta. Vastaavasti tarjouspyynnön vastainen tai siten puutteellinen tarjous, että sitä ei tarjoajien syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi voida enää jälkikäteen täydentää, on suljettava pois tarjouskilpailusta. Poissulkemisesta tehdään valituskelpoinen päätös hankintapäätöksen yhteydessä. 12. Hankintapäätös ja sopimus Kaikista vähintään 5 000 euron hankinnoista tehdään kirjallinen hankintapäätös. (Sopimustoimittajia käytettäessä tehdään dokumentoitu tilaus.) Mikäli hankinta on tehty suorahankintana, päätöksen sisältö on käytännössä sama kuin tilauksen sisältö. Päätöksen perusteluissa tulee ilmetä hankinnan luonteesta ja käytetystä hankintamenettelystä riippuen hankittava tavara, palvelu tai rakennustyö, käytetty hankintamenettely, moneltako yritykseltä tarjouksia on pyydetty ja ketkä ovat määräaikaan mennessä antaneet tarjouksen ja mitkä tarjoukset ovat saapuneet myöhässä ja tämän vuoksi hylätään. Päätöksen perusteluista on käytävä ilmi, miten tarjousten vertailu suoritettiin ja millä perusteella voittaja tuli valituksi. Päätös lähetetään tiedoksi hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeineen kaikille tarjoajille. Arvoltaan vähintään 10 000 palveluhankinnasta ja 15 000 urakasta on tehtävä hankintapäätöksen lisäksi erillinen kirjallinen hankintasopimus, jolloin hankintapäätökseen otetaan ehto, jonka mukaan sopimusosapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Muina vaihtoehtoisina ajankohtina, joita tulee kuitenkin käyttää vain poikkeuksellisesti, voidaan käyttää esim. päätöksen lainvoimaisuutta, rakennushankkeissa rakennus- tai ympäristöluvan lainvoimaisuutta jne. Muissa tapauksissa sopimuksen tekemisen tarkoituksenmukaisuutta on arvioitava tapauskohtaisesti. Jos erillistä sopimusta ei laadita, on varmistettava, että hankinnan keskeiset ehdot ilmenevät hankinnan asiakirjoista, kuten tilauksesta. Sopimukset on vietävä kunnan sähköiseen sopimushallintarekisteriin. 12.1 Hankintapäätöksen tiedoksianto Pienhankinnoissa, joissa ei sovelleta suoraan hankintalain määräyksiä, sovelletaan lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa.
8 Tarjouspyynnössä on pyydettävä tarjoajaa ilmoittamaan sähköpostiosoite tai fax-numero, mihin hankintapäätös lähetetään. Tarjouspyynnössä on samalla hankittava lain vaatima tarjoajan suostumus sille, että päätös voidaan tiedoksiantaa tarjoajalle sähköisessä muodossa esim. tarjouspyynnön tekstillä Tarjoaja suostuu toimittamaan tarjouksen kokonaisuudessaan sähköisessä muodossa sähköpostilla/faxilla (sen mukaan kumpaa käytetään) ja vastaanottamaan hankintapäätöstä koskevan tiedoksiannon sähköpostilla/faxilla (sen mukaan kumpaa käytetään) Kyllä Ei. Myös sekajärjestelmän käyttöä on mahdollista eli tarjous pyydetään perinteisesti kirjallisena, mutta päätös annetaan tiedoksi sähköisesti. Tämä edellyttää edellä mainittua tarjoajan suostumusta ottaa vastaan päätöksen tiedoksianto sähköisesti ja sitä, että tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan sähköpostiosoitteen tai fax-numeron, minne päätös lähetetään. Päätös lähetetään yhtäaikaisesti kaikille tarjouksen antaneille siten, että päätöksen lähettämisestä jää dokumentti. Sähköisten menetelmien käytössä on lisäksi huomioitava se, että pienhankinnoissa sähköisesti toimitettu tarjous katsotaan saapuneeksi silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottovälineessä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Jos tarjoajalta pyydetään sähköisesti jokin asiaan liittyvä lisäselvitys, katsotaan lisäselvityksen tulleeksi perille määräajan viimeisen päivän aikana. Kun määräajan viimeinen päivä jatkuu aikaa klo 24.00 saakka, on selvintä asettaa myös tarjousten palautusmääräajaksikin pp.kk.vvvvv klo 24.00 mennessä. 13. Laskutus ja toimituksen/sopimuksen täytäntöönpanon valvonta Tilauksen yhteydessä on toimittajalle annettava ohjeistus kunnan käytössä olevasta laskutuskäytännöstä ja ohjeet sähköisen verkkolaskun käytöstä. Tilaajan on valvottava itse tai nimettävä vastuuhenkilö valvomaan, että toimitukset ovat tilauksen/sopimusehtojen mukaisia. Sopimusrikkomuksesta on toimittajaa todisteellisesti reklamoitava välittömästi ja esitettävä mahdolliset vaateet tai pidätettävä oikeus niiden esittämiseen. Maksuehdoissa tulee pyrkiä mahdollisimman pitkään maksuaikaan. Mielellään käytetään ehtona 30 päivää netto siitä, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Viivästyskorko voi olla enintään voimassa olevan korkolain mukainen. 14. Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan julkisuuslakia (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621). Hankintaa koskeva asiakirja tulee julkiseksi asianosaisille, kun hankinta- tai poissulkemispäätös on tehty. Yleisesti julkiseksi hankintapäätökseen liittyvät asiakirjat tulevat sitten kun sopimus on tehty. Jos sopimusta ei ole tarpeen tehdä, asiakirjat tulevat julkisiksi päätöksenteosta. Liike- ja ammattisalaisuudet ovat salassa pidettäviä tietoja. Tarjouksentekijän ilmoitus siitä, mitä tietoja pitää liikesalaisuuksina, ei kuitenkaan määrää asiakirjojen julkisuutta, vaan viime kädessä kunta tulkitsee ja päättää, mitä pitää julkisuuslain mukaan salassa pidettävänä tietona. Tarjouspyynnöissä on vaadittava, että tarjouksiin merkitään selvästi merkinnällä ei julkinen ne kohdat, jotka ovat tarjoajan mielestä liikesalaisuuksia. Jos toinen tarjoaja haluaa jälkeenpäin nähdä kilpailijoiden tarjousasiakirjoja, on niistä poistettava liikesalaisuuksia sisältävät kohdat. Jos hankintayksikölle on epäselvää, tulkitaanko jokin kohta liikesalaisuudeksi, niin hankintayksikön tulee kysyä tarjoajan oma näke-
9 mys asiasta. Epäselvissä tapauksissa on järkevää olla varovainen. Jos tarjousasiakirjat nähtäväkseen halunneen kanssa tulee erimielisyyttä siitä, onko jokin tieto liikesalaisuus vai ei, on tehtävä valituskelpoinen päätös, jossa todetaan, että hankintayksikkö pitää vaadittua tietoa liikesalaisuutena eikä ole antanut sitä nähtäväksi (salassapitopäätös). Tällöin sen tulkitseminen, onko tieto liikesalaisuus vai ei, jää valitusviranomaisen tulkittavaksi ja vastuulle. 15. Muutoksenhaku Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa sovelletaan hankintalain mukaista hankintaoikaisua sekä kuntalain määräyksiä muutoksenhaun osalta. Päätöksiä ei voi saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi. 15.1 Hankintaoikaisu Hankintayksikkö voi omasta tai tarjoajan aloitteesta poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun ja ratkaista asia uudelleen, jos tehty ratkaisu perustuu virheelliseen menettelyyn. Hankintaoikaisun tekeminen ei vaadi asianosaisen suostumusta. Asianosaisen on tehtävä hankintaoikaisu 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Hankintayksikkö voi tehdä hankintaoikaisun 60 päivän kuluessa siitä, kun hankintapäätös on tehty. Hankintayksikön on ilmoitettava välittömästi asianosaisille hankintaoikaisun vireille tulosta. Hankintaoikaisua ei voi tehdä päätöksestä, josta on jo tehty hankintasopimus tai tilaus. 15.2 Oikaisuvaatimus Päätökseen tyytymättömällä asianosaisella tai kunnan jäsenellä on oikeus tehdä kuntalain mukainen kirjallinen oikaisuvaatimus kunnan muiden viranomaisten kuin valtuuston päätöksistä. Oikaisuvaatimus tehdään toimivaltaiselle toimielimelle ja se on kunnallisvalituksen pakollinen esivaihe. Oikaisuvaatimus on toimitettava toimivaltaiselle toimielimelle ennen viraston aukioloajan päättymistä viimeistään neljäntenätoista (14) päivänä päätöksen tiedoksisaantipäivää lukuun ottamatta. 15.3 Kunnallisvalitus Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen haetaan muutosta kirjallisella kunnallisvalituksella. Kunnallisvalitus on tehtävä hallinto-oikeudelle 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnallisvalituksen voi tehdä asianosainen ja kunnan jäsen. Oikaisuvaatimuksen johdosta tehtyyn päätökseen saa hakea muutosta vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Jos päätös on oikaisuvaatimuksen vuoksi muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksella myös muut asianosaiset ja kunnan jäsenet. Valituksen saa tehdä sillä perusteella, että päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä, päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai päätös on muutoin lainvastainen. 17. Hankinnan keskeyttäminen Pienhankinnassa hankintamenettely voidaan todellisesta syystä keskeyttää siinä vaiheessa, kun päätöstä
10 ei ole vielä tehty. Todellisia syitä voivat olla: kilpailutusprosessin aikana olosuhteet ovat siten muuttuneet, että koko hankinta on tullut tarpeettomaksi hankintamenettelyssä tapahtunut virhe, jota ei voida jälkeenpäin korjata ja joka johtaa siihen, että tarjouksia ei voida pätevästi ja tarjoajia syrjimättömällä tavalla vertailla tarjoukset ovat liian kalliita ja määrärahat eivät riitä saatiin vain yksi vaatimukset täyttävä tarjous, mutta halutaan useampi tarjous todellisen kilpailun aikaansaamiseksi kaikki saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön vastaisia tai siten puutteellisia, että asianmukaista tarjousvertailua ei voida tehdä yksikään tarjoaja ei täytä asetettuja kelpoisuusehtoja Hankinnan keskeyttäminen tapahtuu tosiasiallisesti silloinkin, kun kaikki tarjoajat tai saadut tarjoukset joudutaan sulkemaan pois tarjouspyynnön vastaisina tai sen vuoksi että tarjoaja tai useampi ei täytä kelpoisuusvaatimuksia. Jos keskeytetty hankinta aiotaan toteuttaa, on kilpailutus käynnistettävä kokonaan uudelleen uutena kilpailutuksena. Tarjouspyyntöä pitää muuttaa ja korjata, jos keskeyttämisen syitä on löydettävissä alkuperäisessä tarjouspyynnössä olleista heikkouksista. Jos keskeytyksen syynä ovat olleet liian kalliit tarjoukset, pitää hankinnan kohdetta ja/tai hankinnan toteuttamistapaa yrittää muuttaa halvemmaksi. Täysin samansisältöistä tarjouspyyntöä kuin oli alkuperäinen, ei saisi käyttää, koska silloin ollaan hyvin lähellä kiellettyä tinkimiskierrosta. Hankinnan keskeyttämisestä on tehtävä valituskelpoinen päätös perusteluineen ja lähetettävä se kaikille tarjoajille. Tarjouspyynnössä voi olla syytä mainita hankintayksikön pidättämä oikeus keskeyttää hankinta todellisista syistä, jotka tulee luetella tarjouspyynnössä. 18. Kirjaaminen diaariin Hankinta-asiakirjojen kirjaamisessa noudatetaan kirjaamisesta annettuja ohjeita. Tarjousten vastaanotosta (kirjalliset tarjoukset ja sähköiset tarjoukset) löytyvät ohjeet kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevasta hankintaohjeesta. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota saapuvien tarjousten kirjaamiseen ja hankintapäätöksen tiedoksiannon kirjaamiseen.