TARJOUSPYYNTÖ: PERUSPALVELUKUNTAYHTYMÄ KALLION TEKSTIILIEN HUOLTO- JA VUOKRAUSPALVELUT Pyydämme tarjoustanne Peruspalvelukuntayhtymä Kallion tekstiilien huolto- ja vuokrauspalveluista tarjouspyynnön ja sen liitteenä olevien asiakirjojen mukaisesti. Tarjoaja jättää tarjouksensa täyttämällä tarjouslomakkeen, joka on toimitettu tarjouspyynnön liitteenä 1 ja toimittamalla tarjouslomakkeessa vaaditut liitteet. Lisäksi tarjoaja toimittaa tarjouspyynnön liitteen 2 Hintalomake täytettynä. Tarjouksen liitteenä ei ole sallittua toimittaa mitään muita asiakirjoja. 1. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on Peruspalvelukuntayhtymä Kallion tekstiilien huolto- ja vuokrauspalvelut. Hankinnan kohdetta ja sille asetettuja vaatimuksia on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liiteasiakirjoissa. Sopimus hankinnasta tehdään yhden tarjoajan kanssa. Sopimus ei tuota palveluntuottajalle yksinoikeutta hankinnan toteuttamiseen. Tavoitteena on keskittää palvelut valitulle palveluntuottajalle, mutta Hankintayksikkö voi hankkia tuotteita / palveluita myös muilta palveluntuottajilta, muun muassa palveluntuottajan toimituskatkostilanteissa. Hankintayksikkö ei sitoudu vähimmäisostomääriin, vaan palveluita tilataan tarpeen mukaan. Hankintaan sisältyvät optiot on kuvattu hintalomakkeella. 2. Sopimuskausi Sopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Tavoitteena on, että palvelutuotanto aloitetaan kevättalvella 2017. Sopimus on voimassa toistaiseksi sopimusmallissa kuvatuin irtisanomisajoin. 3. Hankintailmoitus Hankinnasta on 27.11.2016 lähetetty julkaistavaksi EU-hankintailmoitus Euroopan Unionin virallisen lehden täydennysosassa ja Tenders Electronic Daily portaalissa. Hankintailmoitus julkaistaan myös HILMA-ilmoituskanavassa (www.hankintailmoitukset.fi). 4. Hankintamenettely Hankintaan sovelletaan Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 2014/24/EU julkisista hankinnoista (jäljempänä direktiivi ) siltä osin kuin direktiivin säännökset on katsottava kuuluvan direktiivin säännösten suoran sovellettavuuden alaan sekä julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007, jäljempänä hankintalaki ). Hankintamenettelynä on avoin menettely. 1
Tarjouksen tekemisestä tai menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille palkkiota. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjous liitteineen laaditaan suomen kielellä. Hankintayksiköllä on oikeus hankintalain mukaisin perustein keskeyttää hankintamenettely sopimusta tekemättä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Osatarjouksia ei hyväksytä, vaan kaikkia pakollisena vaadittuja tuotteita ja palveluita on tarjottava tarjouspyynnössä liitteineen kuvatun mukaisesti. 5. Lisäkysymykset hankinta-asiakirjoista Hankinnasta on mahdollista esittää tarkentavia lisäkysymyksiä. Hankintayksikkö vastaa vain kirjallisesti esitettyihin lisäkysymyksiin. Kysymykset on toimitettava hankintayksikölle osoitteeseen info@hankintajuristit.fi viimeistään 13.1.2017 klo 12.00 Suomen aikaa mennessä. Lisäkysymyksiä koskevan sähköpostin aihekenttään pyydetään kirjoittamaan Lisäkysymys Peruspalvelukuntayhtymä Kallion tekstiilipalvelut. Lisäkysymykset ja niihin annetut vastaukset toimitetaan kaikille tarjouspyyntöasiakirjat pyytäneille yrityksille. Tarjoajan huomiota kiinnitetään erityisesti siihen, että tarjoajalla on velvollisuus tutustua huolellisesti lisäkysymyksiin annettuihin vastauksiin ennen tarjouksen jättämistä. Puhelintiedusteluja ei voida ottaa vastaan. 6. Tarjousten toimittaminen Tarjous tulee toimittaa tarjouspyynnön liitteinä toimitetuille tarjouslomakkeelle ja hintalomakkeelle laadittuna viimeistään 6.2.2017 klo 12.00 Suomen aikaa mennessä postitse osoitteeseen: Peruspalvelukuntayhtymä Kallio Vierimaantie 5 84100 YLIVIESKA Tarjouskuoreen /-pakettiin tulee sisällyttää tarjouslomake, hintalomake ja muut pyydetyt liitteet paperiversioina sekä muistitikulle tallennettuna. Tuote-esitteitä ei tarvitse toimittaa paperiversioina, mikäli tarjoaja ilmoittaa Internet-osoitteen, josta tuote-esite on saatavilla. Tuotenäytteet tulee toimittaa tarjousten määräaikaan mennessä joko samassa paketissa kuin tarjous tai erillisellä lähetyksellä. Tuotenäytteiden paketissa tulee olla tarjoajan yhteystiedot. Merkitkää tarjoukseen ja tuotepakettiin: Tarjous tekstiilipalvelut. Myöhästyneet tarjoukset hylätään. 7. Tarjousten avaaminen ja käsittely Tarjoukset avataan välittömästi tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuudessa ovat läsnä hankintayksikön edustajat. Avaustilaisuus ei ole julkinen. 2
Tarjoajien soveltuvuus tarkastetaan seuraavasti: Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee direktiivin 57 artiklan mukainen pakollinen poissulkemisperuste tai hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, joita koskee direktiivin 57 artiklan tai hankintalain 54 :n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön tarjoajan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus tarkastetaan. Hankintayksikön on hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset. Soveltuvien tarjoajien tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset otetaan mukaan tarjousten vertailuun. 8. Tarjouksen valintaperusteena kokonaistaloudellinen edullisuus Sopimus hankinnasta tehdään yhden tarjoajan kanssa. Tarjouksen valintaperusteena kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavin vertailuperustein ja painoarvoin: 1. Hinta, painoarvo 50 % Tarjoajat ilmoittavat palveluiden hinnat tarjouspyynnön liitteellä 2, hintalomake. Halvin vertailuhinta saa kohdan painoarvoa vastaavan määrän pisteitä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan suhteessa halvimpaan kaavalla (halvin hinta / vertailtava hinta x kohdan painoarvo). Vertailuhinta saadaan laskemalla yhteen hintalomakkeella painotetut vertailuun vaikuttavat yksikköhinnat. 2. Laatu, painoarvo 50 % Laadun vertailun suorittaa arviointiryhmä, joka koostuu 6-7 hankintayksikön henkilöstön edustajasta. Laatua arvioidaan seuraavien kriteerein ja painoarvoin: A. Toimitusaika palvelutuotantoa aloittaessa, painoarvo 10 % Vertailukriteerin tarkempi sisältö on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 1, Tarjouslomake. Tarjoaja saa kohdasta pisteitä tarjouslomakkeella kuvatun mukaisesti. B. Tarjottujen potilasvaatteiden laatu, painoarvo 10 % Tarjousten laadun vertailussa huomioidaan ainoastaan ne tuotteet, joiden hinta vaikuttaa tarjousten hintavertailuun (ks. tarjouspyynnön liite 2 Hintalomake). Tarjottujen potilasvaatteiden laatua arvioidaan seuraavasti: 3
B1. Potilasvaatteiden valikoiman laajuus Tuotevalikoiman laajuudella tarkoitetaan sitä, että pyydetystä tuotteesta on tarjolla useampaa eri mallia. Mallien keskinäinen erilaisuus voi johtua esim. erilaisista materiaaleista, leikkauksesta jne. Tuotteen eri värivaihtoehtoja ei pidetä eri mallina. Tuotteen malleja koskevat vaihtoehdot tulee ilmetä hintalomakkeelta ja tuote-esitteistä. Tarjoajan tulee tarjota vähintään yhtä tuotetta jokaiseen hintalomakkeen kohtaan vertailuun vaikuttavien tuotteiden osalta. Tarjoaja voi ilmoittaa hintalomakkeella pyydetyn mukaisesti myös useamman tuotteen. Tarjottuja tuotteita arvioidaan rivikohtaisesti seuraavasti: - Tarjotussa valikoimassa on vähintään kaksi tuotetta, mutta enintään kolme tuotetta, 0,5 pistettä - Tarjotussa valikoimassa on vähintään neljä tuotetta tai enemmän, 1 piste Kohdasta voi saada yhteensä enintään seitsemän (7) pistettä. B2. Tuotenäytteiden arviointi Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksensa liitteenä tuotenäytteet alla mainituista hintalomakkeella tarjoamistaan tuotteista. Jokaisen tuotteen osalta toimitetaan yksi tarjotun valikoiman tuote. Tarjoaja voi valita tuotteen vapaasti tarjotusta valikoimasta. Vaatteista toimitetaan koko 38 tai M. Tuotenäytteet: Potilasvaatteiden osalta toimitetaan aamutakki, pyjaman housut ja pyjaman takki. Jokainen tuotenäyte arvioidaan erikseen. Tuotenäytteitä arvioidaan tuotteen istuvuuden perusteella seuraavasti: - Tuotteen istuvuuden osalta arvioidaan tuotteen mittasuhteita ja leikkausta huomioiden tuotteen käyttötarkoitus potilasvaatteena (0-2 pistettä) Kohdasta voi saada yhteensä enintään kuusi (6) pistettä. Tarjoajan kohdista B1-B2 saamat pisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saanut tarjoaja saa kohdan B painoarvoa vastaavan määrän pisteitä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan suhteessa eniten pisteitä saaneeseen kaavalla (tarjoajan pisteet / eniten pisteitä saaneen pisteet x kohdan painoarvo). C. Tarjottujen suojatyövaatteiden (yhteiskäyttöiset) laatu, painoarvo 15 % Tarjousten laadun vertailussa huomioidaan ainoastaan ne tuotteet, joiden hinta vaikuttaa tarjousten hintavertailuun (ks. tarjouspyynnön liite 2 Hintalomake). 4
Tarjottujen yhteiskäyttöisten suojatyövaatteiden laatua arvioidaan seuraavasti: C1. Suojatyövaatteiden valikoiman laajuus Hankittavat yhteiskäyttöiset suojatyövaatteet tulevat Hankintayksikön erilaisten toimipisteiden käyttöön. Toimipisteet on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 3 Hankinnan kohteen kuvaus. Laadun arvioinnissa huomioidaan tarjotut yhteiskäyttöiset mikrokuituhousut ja mikrokuitujakut. Tarjoajan tulee tarjota molempien tuotteiden osalta vähintään yhtä tuotetta. Tarjoaja voi ilmoittaa hintalomakkeella pyydetyn mukaisesti myös useamman tuotteen. Tarjottuja tuotteita arvioidaan rivikohtaisesti seuraavasti: - Tuotevalikoiman laajuuden osalta arvioidaan sitä, kuinka paljon tarjotussa valikoimassa on erilaisia suojatyövaatteita Hankintayksikön erilaisiin toimipisteisiin (esim. neuvolatoiminta tai hammashuolto). Arvioinnissa kiinnitetään huomiota sekä tarjottujen mallien määrään että tuotteiden värivalikoiman laajuuteen (0-2 pistettä). Kohdasta voi saada yhteensä enintään neljä (4) pistettä. C2. Tuotenäytteiden arviointi Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksensa liitteenä tuotenäytteet alla mainituista hintalomakkeella tarjoamistaan tuotteista. Jokaisen tuotteen osalta toimitetaan yksi tarjotun valikoiman tuote. Tarjoaja voi valita tuotteen vapaasti tarjotusta valikoimasta. Vaatteista toimitetaan koko 38 tai M. Tuotenäytteet: Yhteiskäyttöisten suojatyövaatteiden osalta toimitetaan mikrokuituhousut ja mikrokuitujakku. Jokainen tuotenäyte arvioidaan erikseen. Tuotenäytteitä arvioidaan tuotteen istuvuuden perusteella seuraavasti: - Tuotteen istuvuuden osalta arvioidaan tuotteen mittasuhteita ja leikkausta huomioiden tuotteen käyttötarkoitus työvaatteena (0-2 pistettä) Kohdasta voi saada yhteensä enintään neljä (4) pistettä. Tarjoajan kohdista C1-C2 saamat pisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saanut tarjoaja saa kohdan C painoarvoa vastaavan määrän pisteitä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan suhteessa eniten pisteitä saaneeseen kaavalla (tarjoajan pisteet / eniten pisteitä saaneen pisteet x kohdan painoarvo). D. Tarjottujen suojatyövaatteiden (henkilökohtaiset) laatu, painoarvo 15 % Tarjottujen yhteiskäyttöisten suojatyövaatteiden laatua arvioidaan seuraavasti: 5
D1. Suojatyövaatteiden (henkilökohtaiset) valikoiman laajuus Laadun arvioinnissa huomioidaan tarjotut henkilökohtaiset suojatyövaatteet (ainoastaan ne tuotteet, jotka otetaan huomioon tarjousten hintavertailussa eli hintalomakkeen riveillä 58-63 pyydetyt tuotteet). Tarjoajan tulee tarjota jokaisen tuotteen osalta vähintään yhtä tuotetta. Tarjoaja voi ilmoittaa hintalomakkeella pyydetyn mukaisesti myös useamman tuotteen. Tarjottuja tuotteita arvioidaan rivikohtaisesti seuraavasti: - Tuotevalikoiman laajuuden osalta arvioidaan sitä, kuinka paljon tarjotussa valikoimassa on erilaisia suojatyövaatteita. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota sekä tarjottujen mallien määrään että tuotteiden värivalikoiman laajuuteen (0-2 pistettä). Kohdasta voi saada yhteensä enintään kaksitoista (12) pistettä. D2. Tuotenäytteiden arviointi Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksensa liitteenä tuotenäytteet alla mainituista hintalomakkeella tarjoamistaan tuotteista. Jokaisen tuotteen osalta toimitetaan yksi tarjotun valikoiman tuote. Tarjoaja voi valita tuotteen vapaasti. Vaatteista toimitetaan koko 38 tai M. Henkilökohtaisten suojatyövaatteiden osalta toimitetaan fleeceliivi, vilutakki, housut, jakku/pusero, t-paita ja liivi. Jokainen tuotenäyte arvioidaan erikseen. Tuotenäytteitä arvioidaan tuotteen istuvuuden perusteella seuraavasti: - Tuotteen istuvuuden osalta arvioidaan tuotteen mittasuhteita ja leikkausta huomioiden tuotteen käyttötarkoitus työvaatteena (0-2 pistettä) Kohdasta voi saada yhteensä enintään kaksitoista (12) pistettä. Tarjoajan kohdista D1-D2 saamat pisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saanut tarjoaja saa kohdan D painoarvoa vastaavan määrän pisteitä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan suhteessa eniten pisteitä saaneeseen kaavalla (tarjoajan pisteet / eniten pisteitä saaneen pisteet x kohdan painoarvo). Enimmäispistemäärä vertailussa on 100 pistettä. Eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan tarjouskilpailun voittajaksi. 9. Sähköinen tiedoksianto ja hankintasopimus Hankintalain 75 :n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi antaa päätöksen tiedoksi sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouslomakkeessa sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi. 6
Sopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä ilmoittamalla vaan vasta, kun valitusaika ja odotusaika (21 päivää) on kulunut, ja kun Hankintayksikkö ja hankintapäätöksellä valittu palveluntuottaja ovat molemmat allekirjoittaneet sopimuksen. 10. Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta sääntelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). 11. Allekirjoitukset Ylivieskassa 27.12.2016 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio LIITELUETTELO 1. Tarjouslomake 2. Hintalomake 3. Hankinnan kohteen kuvaus 4. ESPD-lomake 5. ESPD-tiedosto 6. Sopimusmalli 7