Valtiokonttori Muistio 1 (8) Osaaminen laajasti käyttöön 1 Perustiedot Hallitusohjelman mukaisen digiloikan ottaminen edellyttää vahvaa digitalisaation perusvalmiuksien ja ymmärryksen kehittämistä kaikkien valtionhallinnossa työskentelevien keskuudessa. Tämän lisäksi tarvitaan kuitenkin myös syvempää ja erikoistuvaa osaamista laaja-alaisten ja vaativien digihankkeiden toteutukseen. Valtiokonttorin toteuttaman digiselvitystyön virastohaastatteluissa tunnistettiin puutteita osaamisen hyödyntämiseen valtionhallinnossa: Osaamisen laajempaa yhteiskäyttöä (mm. osaajapoolit), osaamisen jakamista ja henkilöstön liikkuvuutta koskevat kehitysehdotukset (esim. joustavat henkilökiertoratkaisut) nousivat esiin mm. Tekesin, Valtorin, Taiteen edistämiskeskuksen, Maanmittauslaitoksen ja Oikeusrekisterikeskuksen haastatteluissa. Haastatteluaineistosta ei kuitenkaan noussut esiin konkreettisia organisoitumiseen tai toteutustapaan liittyviä ehdotuksia, joten kartoitimme poolimallinnuksen esimerkkejä mm. UM:n kansainvälisen virkamiesvaihdon (Twinning) ja Lynet-verkoston toimintamalleista. Valtionhallinnon henkilöstökehittämisen linjauksissa on korostettu henkilökierron merkitystä osaamisen kehittämisessä organisaatioiden sisällä ja välillä. Tämän edistämiseksi on tuotettu mm. VM:n Valtionhallinnon henkilökiertoopas 2012, joka kannustaa henkilöstön liikkuvuuteen. Sisäisen liikkuvuuden kautta organisaatio voi toteuttaa seuraajasuunnittelua, joka osaltaan voidaan kytkeä laajempaan henkilöstösuunnittelun kokonaisuuteen. Seuraajasuunnittelun kautta tehdään näkyväksi organisaation toiminnan kannalta keskeiset tehtävät ja niiden jatkuvuuden turvaaminen. Tämä tarjoaa osaltaan henkilöstölle mahdollisuuden kehittyä ja kasvaa uusiin tehtäviin. Seuraajasuunnittelu tukee osaltaan koko organisaation henkilöstösuunnittelua, jossa henkilöstörakennetta ja osaamistarpeita tarkastellaan pidemmällä aikavälillä. Valtiokonttorin tulossopimuksessa 2016 on tavoitteeksi kirjattu sisäisen liikkuvuuden edistäminen ja siksi Valtiokonttorissa toteutetaan henkilökiertojen pilotteja. Molempien edellä mainittujen kehittämishaasteiden yhteinen nimittäjä on henkilökierto virastojen sisällä ja välillä. Tässä muistiossa osaamisen laajempaa käyttöä tarkastellaankin toimintamallien ehdotuksessa kahdesta näkökulmasta: (1) Osaamisen hyödyntäminen digitalisaation edistämisessä luomalla valtion yhteinen digiosaajien pooli, ja (2) valtion yleinen sisäisen liikkuvuuden edistäminen nopeita kokeiluja toteuttamalla. Osaamisen kehittäminen ja valjastaminen laajempaan käyttöön valtionhallinnossa on digiloikan onnistumista tukevaa toimintaa. Ehdotettavilla toimilla on saavutettavissa myös kustannustehokkuutta, kun valtion sisällä olevaa osaamista otetaan määrätietoisemmin virastojen yhteiseen käyttöön. Hyvin hoidettu valtion sisäinen rekrytointi ja perehdyttäminen nopeutuvat ja tuovat säästöjä käytetyn työajan muodossa. Samalla valtiokonsernin sisäinen oma osaamispääoma kasvaa. Tällä tavoin vältytään myös hinnakkaiden konsulttikustannusten ja ulkopuolisen rekrytoinnin raskaammilta käytännöiltä. Muis-
Valtiokonttori Muistio 2 (8) tion lopussa esitetään euromääräisiä esimerkin muodossa esitettyjä arvioita toteutuksen kustannuksista suhteessa palkkasäästöistä syntyviin hyötyihin. 2 Toteutettavuus / Toimintamallien ehdotuksia 2.1 Digiosaajien pooli määräaikaisena kokeiluohjelmana (esim. 4 vuotta) Tämä malli keskittyy yhden ammattiryhmän Digiosaajien poolia voidaan hahmotella monista erilaisista toiminnallisista raameista. Tässä kaksi vaihtoehtoa organisoitumisen muodoista: A) Digiosaajien pooli on vapaamuotoinen verkosto, jossa yhteisesti pohditaan ja hyödynnetään parviälyä aitojen tapausten miettimiseen. Tällainen epävirallinen verkosto soveltuu parhaiten tarkoitukseen, jossa osaajia haastetaan pohtimaan käytännön tilanteita ja tunnistamaan ratkaisuehdotuksia toteutukselle. Käytännössä verkostoon tuodaan erilaisia yksittäisten virastojen tai virastojen yhteishankkeiden haasteita, joita pohditaan ja ratkotaan yhdessä. Osallistuminen perustuu vapaaehtoisuuteen: kaikki asiasta kiinnostuneet ja halukkaat voivat osallistua. Tämän tyyppinen verkostotoiminta ei sido kenenkään työaikaresurssia yksittäisten hankkeiden tai siihen liittyvien haasteiden toteuttamiseen, vaan kysymykseen vastauksia etsivä taho saa ideoita vapaaehtoistyönä. Tämä tuo työn eteenpäinviemiseen uusia näkökulmia ja mahdollistaa tiedon jakamisen. Tässä mallissa toiminnan muoto perustuu kiinnostukseen ja vapaa-ehtoisuuteen. Toiminta on avointa, jolloin kaikki halukkaat voivat osallistua. Apuna voidaan käyttää kevyitä työkaluja, joissa keskustelua ja pohdintaa käydään (esim. Skillhive, Yammer, erilaiset wikialustat). Toiminnan edellytykset: Verkoston synnyttäminen ja ylläpitäminen edellyttävät toiminnan organisointia ja vastuuttamista organisatorisesti vähintään yksittäiselle toimijalle. Tällainen organisatorinen toimija voisi olla esim. DigiOffice, jossa toimisi verkostotyöstä vastaava koordinaattori. Verkoston käynnistäminen, osallistujien kokoaminen, toiminnan markkinointi ja verkoston erilaisten toimintamuotojen synnyttäminen edellyttävät alkuun kokopäivätoimista henkilöresurssia. Toiminnan käynnistämisvaiheessa tulee myös suunnitella ne menetelmät, joilla verkosto kootaan ja ne työkalut, joilla toimintaa ylläpidetään. Verkoston toiminnalle oleellinen keskustelualusta on pystytettävä ja ylläpidettävä (kustannuksia DigiOfficelle koordinaattorin resurssoinnin lisäksi). Toiminnan vakiinnuttamisen jälkeen tehtävää/tehtäviä voisi hoitaa oman työn ohessa. Toimiva verkosto voisi myös synnyttää koordinaattorikierron, jolloin koordinaattoria vaihdettaisiin määräajoin esim. henkilökierron periaatteita noudattaen. Tällä tavoin varmistettaisiin verkoston jatkuva muuntautuvuus eikä toiminnasta muodostuisi yksittäiselle henkilölle pysyvää, oman työn oheen rakennettua tehtävää. Esimerkkejä verkostoitumisista valtiolla ovat
Valtiokonttori Muistio 3 (8) mm. Kaiku-kehittäjäverkosto, henkilöstökoordinaattoriverkosto ja muutoksentekijät. Työnantajan on suhtauduttava suotuisasti työajalla tehtävään toisen viraston konsultointiin. Toiminnan hyödyt: Ratkaisu on kevyt, vähäistä resursointia edellyttävä toimenpide, joka voidaan esim. kokeiluna käynnistää heti. Verkoston avulla voidaan aktivoida ja parhaassa tapauksessa vakiinnuttaa poikkihallinnollista yhteistyötä, kun tietoa jaetaan ja ideoita erilaisiin haasteisiin pohditaan verkoston kautta. Toiminnasta hyötyvät sekä hankkeissa toimivat (saamalla ratkaisuapua ilmaiseksi) että ideointiin osallistuvat (kartuttamalla tietämystään). Verkosto tarjoaa myös mahdollisuuden eri alojen ihmisten kohtaamiseen, suhteiden luomiseen ja mahdollisen uuden yhteistyön synnyttämiseen. B) Digiosaajien pooli on vahva ammattiosaajien resurssipankki, jossa työntekijät liikkuvat yli organisaatiorajojen osallistumalla erilaisiin digitoimeksiantoihin. Poolin toimintalogiikka perustuu digityön ja -työntekijöiden välittämiseen eri organisaatioiden välillä. Poolin avulla edistetään henkilöstön liikkumista määräaikaisissa tehtävissä yli organisaatiorajojen ja mahdollistetaan oikean osaamisen etsiminen ja kohdentaminen digihankkeille ilman ulkopuolista rekrytointia tai konsulttiostoja. Poolin toimeksiannot voivat vaihdella osa-aikaisista, lyhyistä määräaikaisista tehtävistä vaativampiin, pidempiaikaista osallistumista edellyttäviin projekteihin. Poolin kokoaminen voidaan toteuttaa vaihtoehtoisilla tavoilla: 1. Digiosaajat ilmoittautuvat pooliin digitehtävien hakijoina. Ilmoittautumisen yhteydessä kuvataan ja profiloidaan omaa digiosaamista ja tehtäviä, joiden parissa olisi kiinnostunut työskentelemään. Ilmoittautuminen ei sido henkilöä toimeksiantoihin eikä toisaalta ole lupaus tulevista toimeksiannoista. Jokaisen toimeksiannon alkaessa resursointi varmistetaan osallistujakohtaisesti, sillä osallistuminen edellyttää henkilön sitoutumisen lisäksi työnantajan sitoutumista toteutukseen. Toimeksiannon toteuttaja vastaa myös osallistujien osaamisen ja soveltuvuuden tasosta ennen resurssien kiinnittämistä tehtävään. 2. Digiosaajista kootaan pooli kohdan 1 mukaisesti (poolin avulla syntyy käsitys kiinnostuneiden määrästä), mutta käynnistyviin toimeksiantoihin henkilöt haetaan erillisillä tehtäväilmoituksilla. Pooliin ilmoittautuneille voidaan viestiä avautuvista tehtävistä ja kannustaa ilmoittautumaan niihin. Tämä vaihtoehto mahdollistaa toimeksiannon ja siinä tarvittavan osaamisen yksityiskohtaisemman kuvaamisen, jolloin saadaan myös toimeksiantoon selkeämmin kohdennettuja ilmoittautumisia. Etukäteisviestintä mahdollistaa puolestaan ennakoivamman reagoinnin poolin toimijoiden osalta: mm. keskustelun työnantajan kanssa osallistumismahdollisuudesta jo ennen ilmoittautumista.
Valtiokonttori Muistio 4 (8) Poolin toimintaan voidaan yhdistää myös vaihtoehdossa A kuvattuja verkostotoiminnan muotoja. Pooli itsessään muodostaa verkoston, jonka toimintaa on tärkeää ylläpitää myös toimeksiantojen välillä. Verkosto mahdollistaisi mm. tapaamiset ajankohtaisteemojen ympärille tai yhteiset case-purut (jaetaan projekteista oppia muille) sosiaalisen median tai yhteisöpalveluiden kautta. Toiminnan edellytykset: Poolin hyödyntäminen ja toiminnan käynnistäminen edellyttävät, että tämän kaltaiselle digityölle on kysyntää ja toimeksiantoja. 1 Poolin synnyttäminen ja ylläpitäminen edellyttävät toiminnan organisointia ja vastuuttamista organisatorisesti jollekin toimijalle. Mikäli DigiOffice perustetaan, digiosaajien poolin sijoittaminen soveltuu luontevasti sen tehtäväalueeseen. DigiOfficessa toimisi poolista vastaava koordinaattori, jonka vastuulla olisi toiminnan käynnistäminen, osallistujien kokoaminen, toiminnan markkinointi ja osaajien kohdentaminen eri toimeksiantoihin yhteistyössä toimeksiantojen tilaajien kanssa. Toiminnan käynnistäminen edellyttää alkuun kokopäivätoimista henkilöresurssia. Toiminnan onnistumisen kannalta työ voitaisiin käynnistää esim. pilottitoimeksiannolla, jolloin konkreettinen tekeminen alkaisi heti ja siitä saatujen kokemusten perusteella toimintaa voisi hienosäätää ja tekemistä markkinoida aidoilla tapauksilla. Poolin kokoamiseen (toteutettiin se sitten vaihtoehdon 1 tai 2 periaatteilla) voidaan hyödyntää valtion yhteistä rekrytointipalvelua, Valtiolle.fi:tä. Palveluun voidaan perustaa erillinen, valtion sisäinen digiosaajien hakijapankki sekä hoitaa yksittäiset tehtäväilmoittelut jo olemassa olevilla toiminnoilla. Tämä ei tuo lisäkustannuksia, sillä ominaisuudet sisältyvät valmisohjelmistoon. Valtiolle.fipalvelu on valmis rekisteri, joten tätä toimintaa varten ei olisi tarvetta hankkia uusia työkaluja tai henkilörekistereitä. Poolin käynnistämiseen liittyvät konkreettiset toimenpiteet: 1. Digiosaajien poolin sijoittaminen, esim. DigiOfficeen ja toiminnan käynnistämisen valtuutus 2. Poolista vastaavan koordinaattorin hankinta 3. Poolin vahva markkinointi mm. virastovierailujen, verkostojen, erilaisten tilaisuuksien sekä sosiaalisen median keinoin. Digiosaajien poolin avaaminen Valtiolle.fi-palveluun 4. Digitoimeksiantojen hankinta ja tilaajien aktivointi poolin hyödyntämiseen 5. Toteutettujen toimeksiantojen jälkiarviointiprosessin luominen: miten osallistujien toimintaa ja työn toteutusta arvioidaan, jotta varmistetaan jatkuva toiminnan kehittäminen 1 Tästä markkinasta meillä ei ole vielä kirjoittamishetkellä tuntumaa (Esimerkkinä voidaan kuitenkin mainita digijatkoselvityksessä ehdotettavien virastojen välisen prosessin kehittämishanke, jonka uudistamiseen tarvitaan lisäresurssia tai -osaamista).
Valtiokonttori Muistio 5 (8) 6. Poolin yhteisötoiminnan tukeminen ja ylläpitäminen mm. yhteisten tapaamisten ja viestinnän keinoin (esim. perusinfot, opitun jakaminen poolin sisällä ja sen ulkopuolella) 2.2 Toteutettavuus / Poolin käynnistämiseen liittyvät yhteentoimivuuden tarpeet: Poolin toiminnan rahoittaminen: Toiminnan käynnistämiseen on varattava riittävät henkilöresurssit, jotta toiminnalle voidaan luoda uskottavat ja tuloksia tuottavat edellytykset. Toimeksiantojen rahoitus ja osallistujien palkitseminen: Toimeksiantojen osalta nousee esiin kaksi keskeistä kokonaisuutta: toimeksiannon rahoituksen varmistaminen ja osallistujien palkitseminen. Erityisesti osallistujien palkitsemiseen tulee luoda yhtenäiset mallit tai vaihtoehtoisia toteutustapoja riippuen esim. toimeksiannon kestosta ja osallistujien työmäärästä siinä. Myös kysymys siitä, miten osallistujia ja heidän työnantajiaan palkitaan, täytyy ratkaista. Vaihtoehtoisia toteutustapoja ovat mm.: 1. Lähettävä virasto maksaa palkan a. Päätös henkilökierrosta esim. 2 vuodeksi 2. Lähettävä virasto maksaa palkan ja laskuttaa vastaanottavalta virastolta työstä [käytännössä tehty joissain tapauksissa] a. Päätös henkilökierrosta esim. 2 vuodeksi 3. Hankkeella/projektilla erillisrahoitus, jolla katetaan palkkakustannukset a. Palkataan henkilö ma. virkasuhteeseen ja virkavapaus omasta virastosta 4. Osa-aikainen työskentely toisen viraston tehtävien kanssa, esim. 40 % työajasta a. VML 20 odotettavissa uudistus 2016, joka mahdollistaisi myös osa-aikaisen työn tekemisen toiselle virastolle Poolille osoitetut toimeksiannot: Jotta pooli voi toimia, edellyttää se todellisia toimeksiantoja. Poolin hyödyntämistä oikeiden osaajien etsimisessä tai toimeksiantojen läpiviennissä tulee vahvistaa (esim. saako pooli toimintamandaatin ohjaavasta ministeriöstä). On myös kuvattava prosessi, miten erilaisia toimeksiantoja poolille osoitetaan: Osoitetaanko ne esim. ministeriötasolta, voiko yksittäinen virasto tilata poolista osallistujia, vai edellytetäänkö laajempia hankkeita? Entä voiko poolista tilata ainoastaan osaajat, jos muu työ tehdään tilaajan toimesta? Digiosaajien saaminen mukaan pooliin: miten eri alojen digiosaajat ja työnantajat aktivoidaan ja sitoutetaan poolin toimintaan? Miten löydetään joustavia ratkaisuja ja työskentelytapoja, joiden avulla osallistujat voivat sovittaa toimeksiannon osaksi muuta työtään?
Valtiokonttori Muistio 6 (8) 2.3 Taloudelliset hyödyt 2.4 Ei-taloudelliset hyödyt Digipoolin toiminnan elinkaari: Tässä esityksessä ehdotetaan määräaikaista, riittävän pitkää kokeiluohjelmaa (esim. neljän vuoden ohjelma), jonka aikana nähdään, onko toiminnalla jatkuvuutta vai vastaako se enemmän ajankohtaiseen tilannetarpeeseen. Mikäli poolin toimintaa nähdään pysyvänä, tulee toiminnan suunnittelussa huomioida mm. sen sijoituspaikka, rahoituslähde/-lähteet, henkilöresurssit ja palvelussuhteiden kesto. Vastaavaa organisoitumista ja toimintaa voitaisiin toteuttaa myös muiden esim. hankeasiantuntijoiden keskuudessa, jolloin hyötyjä voitaisiin arvioida vastaavasti. Toiminnan hyödyt: Digiosaamisresurssit saadaan tehokkaasti käyttöön yli organisaatiorajojen ja samalla edistetään pooliin hakeutuvien osaamisen kehittymistä. Poolin avulla voidaan myös edistää poikkihallinnollista yhteistyötä mm. toteuttamalla yhteishankkeita eri viranomaisten kanssa. Näin vältetään tuplahankintoja ja -kustannuksia niiden toimijoiden kesken, jotka voivat hyödyntää samaa toteutusta. Mikäli määräaikaisia hankkeita voidaan toteuttaa valtion omilla resursseilla, voidaan samalla välttää myös ulkopuolisesta työvoimasta syntyviä kustannuksia (ml. ulkopuolisten palveluntarjoajien ostot). Digipooliin ilmoittautuneet puolestaan saavat lisäoppia uudenlaisten projektien ja kollegojen kautta, mistä työnantajakin hyötyy. Myönteisesti poolin toimintaan suhtautuvilla työnantajilla on myös mahdollisuus tätä kautta tarjota osaamisen kehittymisen mahdollisuus, joka omassa virastossa ei olisi mahdollista. 2.5 Valtionhallinnon sisäisen liikkuvuuden edistämisen pilotoinnit käynnistymässä 2016 keväällä Valtiokonttorin yhtenä tulostavoitteena vuodelle 2016 on sisäisen liikkuvuuden edistäminen ja Valtiolle.fi järjestelmän hyödyntäminen. 2.5.1 Henkilökierron pilotti seuraajasuunnitelma Luodaan henkilökierto- ja seuraajasuunnitelma avaintehtäviin halukkuuskyselyn perusteella. Pilotissa kartoitetaan yhteistyössä virastojen kanssa pilottiin soveltuvat tehtävät henkilökiertojen mahdollistamiseksi. Tavoitteena varmistaa osaamisen säilyminen tehtävän avautuessa sekä tehdä näkyväksi mahdollisuuksia henkilökiertoon. Seuraajasuunnitelma on hyödynnettävissä virastossa tehtävän avautuessa mutta se ei sido virastoa eikä henkilöä. 2.5.2 Taloudelliset ja ei-taloudelliset hyödyt henkilökiertopiloteissa Organisaatioiden välinen
Valtiokonttori Muistio 7 (8) Valitulla henkilöllä on valtionhallinnon tuntemus, vrt. perehdytys, kun rekrytoidaan valtion ulkopuolelta. Mahdollista saada nopealla aikataululla esim. sijainen vapautuvaan tehtävään. Malli lisää tietoisuutta valtionhallinnon tehtävistä (tarjoaa mahdollisuuden henkilölle suunnitella omaa uraa). Organisaation sisäinen Virastossa saadaan tietoa halukkuudesta uusiin tehtäviin, mikä mahdollistaa osaamisen kehittämisen ja sen systemaattisemman suunnittelun. Mallissa ilmoittaudutaan tiettyyn tehtävään, jolloin työmäärä on virastossa kohtuullinen verrattuna malliin, jossa viraston työntekijät ovat ilmoittaneet halukkuutensa yleisesti henkilökiertoon. Pilotti muistuttaa henkilöitä mahdollisuudesta kehittää osaamistaan ja siirtyä uusiin tehtäviin, myös oman organisaation sisällä. Mallia on jo pilotoitu Puolustusvoimissa ja siitä on saatu positiivisia kokemuksia. 2.5.3 Henkilökierron pilotti lyhyen kokeilun malli Tutustumista toisen viraston tehtäviin esimerkiksi 2 3 viikon tutustumisjaksona, palvelussuhde säilyy lähettävään virastoon ja vastaanottava virasto vastaa työn organisoinnista. Ilmoitukset laaditaan pilottiin osallistuvien virastojen yksiköistä, jotka voisivat ottaa henkilön tutustumisjaksolle. Ilmoittautumisten jälkeen laaditaan suunnitelma tutustumisjaksojen toteuttamiseksi. 2.5.4 Ei-taloudelliset hyödyt Työnantajakuvan rakentaminen ja valtionhallinnon houkuttelevuuden lisääminen. Kiertoon osallistuva on potentiaalinen uusi työnhakija Mahdollisuus saada osaaja lyhyeen projektiin konsultoivassa roolissa. Kierron lähtökohta on kuitenkin olla kaikkia osapuolia hyödyntävä. Kontaktien ja verkostojen luominen Molemmissa piloteissa ilmoitukset tehtävistä ja tutustumisjaksoista Valtiolle.fipalvelussa. Ilmoitukset auki ma 16.5. 6.6.2016 2.6 Taloudelliset hyödyt ja kustannukset: Kustannus-hyöty esimerkkilaskelma Oletuksena on, että henkilöt lähtevät 6-24 kk henkilökiertoon, jolloin nopeutuva rekrytointi ja perehtyminen tuottavat arviona 2 kk työaikasäästön. Ulkopuolisen konsultin tai henkilön palkkaaminen vie enemmän aikaa ja samoin tehtävään perehtyminen. Henkilöt voivat lähteä henkilökiertoon joko koko valtionhallinnolle tarjottavien pilottien tai digi-osaajien poolin kautta. Toiminnan organisoinnin palkkakustannukset:
Valtiokonttori Muistio 8 (8) Digiosaajien poolin palkkakustannuksia syntyy koordinaattorin palkkauksesta, ehdotuksena ensin ohjelmaluontoisesti 4 vuoden työkustannuksista. Vuosikustannus 59.677,00 * 4 vuotta = 238.708,00, alkaen 2017. Henkilökiertopilottien toteutukseen menee vuoden 2016 palkkakustannuksia 0,5 htv:n verran em. vuosikustannuksella ajalla 8 kk toukokuusta alkaen. (59.677/2)/12* 8 kk = 19.892 /2016 Kustannushyödyt: Henkilökierron kustannushyödyt syntyvät nopeutuvasta rekrytoinnista ja perehtymisestä sekä tehtävän aloituksen tehostumisesta. Jos oletamme vähintään kahden kuukauden nopeutuksen, kustannushyödyt voidaan laskea saavutetun palkkakustannusten vähenemisenä. Kustannussäästön laskentaesimerkki (digipoolin toimintana 2017 alkaen) 15-20 henkilöä vuodessa lähtee henkilökiertoon, jossa pesti kestää 6-24 kk. Tällöin säästö syntyy nopeutuneesta rekrytoinnista ja perehtymisestä, jonka arvioidaan olevan n. 2 kk työaikasäästön. Esimerkkilaskennat excelissä oletuksena, että poolihankkeen kahtena ensimmäisenä vuonna henkilökiertoon osallistuu 15 henkeä ja kahtena jälkimmäisenä 20 henkeä.