Opetusministeriön hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskushanke OPM-PAKE Yliopistojen palvelukeskusprojekti Palvelutuotannon tietojärjestelmäratkaisut Uudenmuotoiset yliopistot ja tietohallinto 1.2.2008 Tiina Kirmanen 1
Palvelutuotannon tietojärjestelmäratkaisut Ohjausryhmän linjapäätös 17.1. Uusi taloushallinnon tietojärjestelmä Muu yliopistojen oikeudellisen aseman muutoksen tukeminen Jatkokeskustelun aiheita 2
Ohjausryhmän päätös 17.1.2008 Tavoitetila 2010: palvelukeskus tarjoaa palveluja seuraavilla tietojärjestelmillä: Raindance Uusi taloushallinnon tietojärjestelmä Prima Personec FV Travel Rondo Maksuliikennejärjestelmä Yliopisto voi olla ajalla 1.9.2008-31.12.2009 palvelukeskuksen asiakas AdeEko+ -järjestelmällä Palvelukeskus vastaa uuden taloushallinnon tietojärjestelmän käyttöönottoprojektista Palvelukeskus vastaa palvelutuotannon tietojärjestelmien ylläpito- ja käyttöpalvelusopimuksista sekä tietojärjestelmien kehittämisestä Tietovarastoista tms. raportointiratkaisuista vastaa yliopisto 3
Palvelutuotannon tietojärjestelmäratkaisut Ohjausryhmän linjapäätös Uusi taloushallinnon tietojärjestelmä Muu yliopistojen oikeudellisen aseman muutoksen tukeminen Jatkokeskustelun aiheita 4
Uusi taloushallinnon tietojärjestelmä Käyttöönottoon 2010 ensisijaisesti nykyiset AdeEko+ -yliopistot Lähtökohtina Valtiokonttorin kilpailuttama ratkaisu ja Helsingin yliopiston tekemä esiselvitys Yliopistot ilmoittavat asiakkuuskyselyssä alustavasti halukkuutensa siirtyä käyttämään uutta taloushallinnon tietojärjestelmää vuoden 2010 alusta Käyttöönotto toteutetaan palvelukeskuksen projektina Tietojärjestelmäpalvelu on osa palvelukeskuksen asiakkaaksi tulevien yliopistojen taloushallinnon palveluja Laajuutena taloushallinnon perusjärjestelmä ja perusraportointi Raindance yliopistot siirtyvät uuden järjestelmän käyttäjiksi vaiheittain, kun järjestelmän käyttö on vakiintunut Kehittämisryhmän tehtäväksi tulee suunnitella järjestelmäpalvelun tuottamisen organisointi 5
Yliopistoja pyydetty nimeämään edustaja Uusi taloushallinnon tietojärjestelmä, organisointi Ohjausryhmä (pj. (pj. palvelukeskuksen johtaja tai tai tietohallintopäällikkö) Jäsenet 3-4 3-4 yliopistosta taloushallinnon ja ja tietohallinnon edustajia Sisäinen ohjausryhmä (ei toimittajan edustajia) Projektijohtaja Eila Puolanne Yliopistokohtainen päävastuullinen Projektisihteeri Suunnittelu, koordinointi ja johtaminen YO:n TaHaprojektipäällikkö TaHaprojektipäällikkö YO:n TaHaprojektipäällikkö TaHaosaprojekti Järjestelmä projektipäällikkö YO:n järjestelmä projektipäällikkö Yliopisto Yliopisto 1 Yliopisto 2 n Raindance yliopistot Järjestelmäosaprojekti 6 Helsingin yliopiston esiselvityksestä muokattu 31.2.2008
Käyttöönottoprojektin yliopistot Helsingin yliopisto Jyväskylän yliopisto Lapin yliopisto Lappeenrannan teknillinen yo Oulun yliopisto Tampereen teknillinen yo Tampereen yliopisto Turun yliopisto Vaasan yliopisto Päävastuullinen, TaHa Päävastuullinen, TaHa, OhRy Päävastuullinen, OhRy Päävastuullinen Päävastuullinen, TaHa, OhRy Päävastuullinen, TaHa, Järj. Päävastuullinen, TaHa, OhRy, Järj. Päävastuullinen 7
Uusi taloushallinnon tietojärjestelmä, resurssitarvearvio 8 Helsingin yliopiston esiselvitys, päivitetty 17.1.2008
Uusi taloushallinnon tietojärjestelmä, alustava aikataulu Esiselvitys Esiselvitys GoLive 1.1.2010 Projektointi Projektointi Tilipuitteiden Tilipuitteiden yhtenäistäminen yhtenäistäminen Prosessien Prosessien kartoittaminen kartoittaminen Valmistelut Valmistelut Järjestelmäkartoitus Järjestelmäkartoitus Tarkistuspiste: Tarkistuspiste: Kustannusten jako Kustannusten jako Vastuunjako Vastuunjako Osallistuvat yo:t Osallistuvat yo:t Kilpailutus Kilpailutus VK:n kilpailutuksen tulos valmis Toteutus Toteutus Järjestelmän Järjestelmän sovittaminen sovittaminen Pilottiyliopiston Pilottiyliopiston käyttöönottoprojekti käyttöönottoprojekti Muiden Muiden YO:n YO:n käyttöönottoprojektit käyttöönottoprojektit Tuotantokäytön Tuotantokäytön tukeminen tukeminen Päättäminen Päättäminen ja ja arviointi arviointi 16.1 30.04 30.08 2007 2008 2009 2010 9 Helsingin yliopiston esiselvitys
Uusi taloushallinnon TJ projektin käynnistäminen Projektityöskentely alkaa heti määrittelytyöllä Alkuvaiheessa projekti toimii palvelukeskusprojektin alaisuudessa Tarkistuspiste 1.5.2008 VK ratkaisu selvillä Yliopistojen sitoutuminen Kokonaiskustannukset arvioitu Vastuun- ja kustannustenjako tarkennettu (yliopisto/opm/vk) 10
Uusi taloushallinnon tietojärjestelmä, tilanne Projektin asettamispäätös tekeillä Projektin suunnittelutyö käynnistynyt Mukaan tulevien yliopistojen resursointia alustavasti selvitetty TaHa osaprojektin työtä ohjaamaan hankitaan konsulttiapua Yliopistojen työpanoksen rahoitus: yhteisen hankerahoituksen haku OPM:sta valmisteilla 11
Ohjausryhmä varaukset linjapäätökseen, uusi TaHa TJ Kustannuksiin, resursseihin ja vastuunjakoon liittyvistä kysymyksistä päätetään ohjausryhmässä erikseen sen jälkeen kun Valtiokonttorin yhteisen hankinnan ratkaisun tulos on tiedossa arviolta toukokuussa 2008 Mikäli Valtiokonttorin ratkaisu ei aikataulun osalta ole toteutuskelpoinen, arvioidaan ohjausryhmässä toukokuussa 2008 sitoutuuko se yliopistojen omaan kilpailutukseen Käyttöönottoprojektissa on tehtävä varasuunnitelma vuoden 2010 alkua varten 12
Palvelutuotannon tietojärjestelmäratkaisut Ohjausryhmän linjapäätös Uusi taloushallinnon tietojärjestelmä Muu yliopistojen oikeudellisen aseman muutoksen tukeminen Jatkokeskustelun aiheita 13
Muu yliopistojen oikeudellisen aseman muutoksen tukeminen Tavoitteena tukea yliopistouudistusta Yhteistyö yliopistojen kanssa, asiantuntija-apu Rahoittamalla tietojärjestelmämuutokset Taloushallinto Raindance järjestelmän muutokset, osallistuminen projektiin tiedustellaan asiakkuuskyselyssä Henkilöstöhallinto Personec FV ja Prima järjestelmien muutokset 14
Palvelutuotannon tietojärjestelmäratkaisut Ohjausryhmän linjapäätös Uusi taloushallinnon tietojärjestelmä Muu yliopistojen oikeudellisen aseman muutoksen tukeminen Jatkokeskustelun aiheita 15
Jatkokeskustelua Uusi taloushallinnon tietojärjestelmä Organisointi, ohjausryhmän kokoonpano Riskit Palvelukeskuksen rooli yliopistojen tietojärjestelmäpalveluiden tuottajana Muut kuin operatiiviset perusjärjestelmät (esim. talouden ohjaus) 16