Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistus Viestintäsuunnitelma
Tämä on Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen toimeenpanon viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelma on tehty viestintäammattilaisten, mukana olevien organisaatioiden johdon ja uudistuksen valmistelijoiden ja toimeenpanijoiden tueksi. Viestintäsuunnitelma antaa ohjeistusta päivittäisviestintään ja viestinnän kehittämiseen. Uudistuksen viestintää suunnitellaan ja toteutetaan jaksoissa. Valmisteluvaiheen, siirtymävaiheen ja toimeenpanon viestintää tehdään myös rinnakkain. Uudistuksen valmistelu ja toimeenpano tehdään mahdollisimman avoimesti. Se edellyttää hyvin suunniteltua monikanavaista viestintää, sujuvaa tiedonkulkua ja vuorovaikutusta kaikkien toimijoiden ja eri sidosryhmien kanssa. 1. Viestinnän tavoitteet Tärkein viestinnän tavoite on tukea Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen toteuttamista sekä tukea maakunnallista muutosjohtamista ja sitouttaa uudistukseen viestinnän keinoin tukea hyvää ja avointa maakuntauudistuksen valmistelua monipuolisella ja vuorovaikutteisella viestinnällä välittää henkilöstölle tietoa uudistuksen tavoitteista ja vaikutuksista sekä tukea henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia ajantasaisella tiedonkululla ja vuorovaikutuksella varmistaa ajantasainen tieto muutoksista ja niiden vaikutuksista maakunnan asukkaille, mukana olevien organisaatioiden asiakkaille ja sidosryhmille varmistaa, että media saa ajantasaista tietoa uudistuksesta viestiä osallistavalla tavalla aktiivisesti, avoimesti ja ymmärrettävästi uudistuksen kokonaiskuvasta, tavoitteista ja etenemisestä sekä vaikutuksista maakuntaan. 2. Viestinnän periaatteet Viestinnän periaatteita ovat avoimuus, luotettavuus, ymmärrettävyys, tasapuolisuus, oikea-aikaisuus ja vuorovaikutteisuus. Uudistusta valmistellaan avoimessa vuorovaikutuksessa. Uudistusta koskevat materiaali ja dokumentit ovat lähtökohtaisesti julkisia. Valmistelu ja päätöksenteko on läpinäkyvää. Viestintä on monikanavaista. Uudistusta koskeva tieto on oikeaa, selkeää ja riittävää. Eri näkökulmat otetaan tasapuolisesti huomioon. Mukana olevien organisaatioiden henkilöstöä, asiakkaita ja sidosryhmiä palvellaan tasapuolisesti. Uudistusta valmistellaan avoimessa vuorovaikutuksessa sidosryhmien kanssa. Vuorovaikutteinen valmistelu edistää sujuvaa toimeenpanoa. Yhteistyö median kanssa on aktiivista. 3. Maakuntauudistuksen visuaalinen ilme Sote- ja maakuntauudistuksella on yhteinen visuaalinen ilme, jonka elementtejä hyödynnetään maakunnan viestinnässä. Muutoksessa mukana olevat organisaatiot käyttävät tarvittaessa omaa visuaalista ilmettään yhdessä sote- ja maakuntauudistuksen visuaalisten elementtien kanssa. Maakunnalle suunnitellaan myöhemmin oma visuaalinen ilme.
4. Viestintäkanavat Ulkoisen viestinnän kanavat www.pohjois-pohjanmaa.fi/maakuntauudistus selvitetään oman verkkosivuston perustaminen sosiaalinen media - tällä hetkellä käytössä o twitter: @ppliitto, @POPELYkeskus o facebook: https://www.facebook.com/oulukoillismaanpelastuslaitos, https://www.facebook.com/jokilaaksojenpelastuslaitos tiedotteet selvitetään yhteisen uutiskirjeen mahdollisuus - tällä hetkellä käytössä uutiskirjeet: POPELY, PSAVI kokousten esityslistat ja pöytäkirjat tilaisuudet, tapaamiset mediatapaamiset uudistuksen valtakunnalliset viestintäkanavat, mm. Alueuudistus.fi-sivusto, ministeriöiden uutiskirjeet ja videot, tiedotteet, tilaisuudet. Sisäisen viestinnän kanavat henkilöstötilaisuudet tiedotteet ja uutiskirjeet esimies-alaisviestintä kokoukset ja tapaamiset organisaatioiden omat viestintäkanavat, esim. intranetit ja sähköpostilistat 5. Viestinnän sidosryhmät maakuntauudistuksessa mukana olevat organisaatiot ja henkilöstö - Pohjois-Pohjanmaan liitto - Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus - Pohjois-Pohjoismaan TE-toimisto - Oulu-Koillismaan pelastuslaitos - Jokilaaksojen pelastuslaitos - Pohjois-Suomen aluehallintovirasto - maaseutupalvelut - ympäristöterveydenhuolto - lomituspalvelut alueet asukkaat, kansalaiset, asiakkaat Pohjois-Pohjanmaan kunnat media muut viranomaiset elinkeinoelämä järjestöt, yhteisöt 6. Viestintävastuut ja roolit Viestintää johtaa maakuntauudistuksen ohjausryhmä ja lausuntoja antavat ensisijaisesti maakuntauudistuksen ohjausryhmän ja maakuntauudistuksen johtoryhmän puheenjohtajat. Työryhmien puheenjohtajat antavat työryhmien työskentelyä koskevat lausunnot. Kunkin viraston/organisaation johto vastaa muutosviestinnän toteuttamisesta omassa organisaatiossaan yhteisesti hyväksyttyjen viestinnän periaatteiden mukaisesti. Jokaisen organisaation johto ja esimiehet ovat viestinnässä tärkeimmässä roolissa.
Viestinnän käytännöntoimien toteutuksesta vastaa maakuntauudistuksen viestintäryhmä. Viestintäryhmän jäsenet koordinoivat taustaorganisaatioidensa viestintää. Viestintäryhmä jakaa tietoa keskenään avoimesti ja proaktiivisesti. Viestintätyöryhmä jatkaa työskentelyään vuoden 2018 loppuun saakka ja tekee käytännön ehdotukset viestintätoimenpiteistä. Kaikilla uudistuksessa mukana olevilla on vastuu viestinnästä ja asiallisen tiedon jakamisesta. Tiedonkulku on avointa. Uutta viestintäteknologiaa ja viestintäkanavia hyödynnetään mahdollisimman paljon perinteisten viestintäkanavien rinnalla. Muutoksen kohteena oleva henkilöstö on myös itse vastuussa osallistumisesta uudistukseen ja oman äänensä käyttämisestä tarjotuilla foorumeilla, kuten henkilöstötilaisuuksissa, kokouksissa ja seminaareissa. 7. Tunnistetut riskit yhteisen vision ja tavoitteiden puuttuminen asiat nousevat esille ennakoimattomasti maakuntauudistukseen ei sitouduta, vastakkaiset viestit uudistuksen laajuus ja muutoksen hallitsemattomuus aikataulun viivästyminen, päätökset puuttuvat vaikea terminologia, hallintokeskeisyys sisäisen viestinnän rajaustarpeet vs. avoimuuden tavoite ja valmistelussa mukana olevan joukon suuruus - sisäinen viestintäkin on hyvin julkista rajatut voimavarat osallistua aktiivisesti sosiaalisessa mediassa, organisaatioiden erilaiset toimintakulttuurit. 8. Seuranta Viestintäryhmä seuraa ja arvioi viestinnän toteutumista ja suunnitelman päivittämistarvetta säännöllisesti. Viestinnän onnistumisesta raportoidaan sekä ohjaus- että johtoryhmälle. Seurannan välineitä ovat mm. organisaatioiden oma mediaseuranta/medianäkyvyyden seuranta sosiaalisen median käyttö some-seuranta: #pop2019, #maakuntauudistus, #pohjoispohjanmaa tilaisuudet ja niihin osallistumisen seuranta viestintää koskeva palaute, sen vastaanotto ja käsittely. Pvm Mitä tehty Kuka Lisätiedot 10.10.2016 Viestintäsuunnitelman Viestintäryhmä luonnos 17.10.2016 Viestintäsuunnitelman hyväksyminen Hyväksytty maakuntauudistuksen ohjausryhmässä.
Liite maakuntauudistuksen viestintäsuunnitelmaan Muutosviestinnän periaatteet maakuntauudistuksen työryhmille Muutostilanteessa viestinnällä pyritään saavuttamaan yhteisymmärrys muutoksen tarpeellisuudesta ja tavoitteista. Maakuntauudistuksen valmistelulta edellytetään avoimuutta niin vireillä olevista asioista, suunnitelmista, aikatauluista kuin tehdyistä päätöksistä. Viestintäkanavia on hyödynnettävä monipuolisesti, jotta eri sidosryhmät tavoitetaan mahdollisimman hyvin. Sisäisestä viestinnän tavoitteena on edistää tiedonsaantia ja vuorovaikutusta. Periaatteena on, että valmistelutyön etenemisestä tiedotetaan ja uutisoidaan säännöllisesti ja nopeasti. Viestintää toteutetaan eri foorumeilla niin, että kaikkien siinä mukana olevien organisaatioiden henkilöstöllä on mahdollisuus saada yhdenmukaista ja samanaikaista tietoa valmistelutyöstä ja sen etenemisestä. Tässä avainasemassa ovat työryhmien lisäksi kaikki viestintäryhmässä edustettuina olevat organisaatiot, jotka osaltaan välittävät ja tulkitsevat työryhmien työn etenemistä omille henkilöstöilleen. Maakuntauudistuksen työryhmät viestivät jokaisesta kokouksestaan Maakuntauudistuksen ohjaus- ja johtoryhmän alla toimivat neljä työryhmää tiedottavat ja uutisoivat työnsä etenemisestä säännöllisesti ja nopeasti muun muassa kokouksiinsa liittyen. Työryhmät huolehtivat siitä, että niiden kokouskalenterit ovat kaikkien toimijoiden tiedossa ne tuottavat jokaisesta kokouksestaan vuorokauden sisällä lyhyen tiedotteen, jossa kerrotaan tärkeimmät kokouksessa käsitellyt asiat ja tehdyt linjaukset ja päätökset ne kertovat myös siitä, jos mitään ei ole päätetty. Työryhmien viestintävastaavat toimittavat kokoustiedotteen sähköpostilla työryhmän ja viestintäryhmän jäsenille, jotka välittävät tiedot edelleen omille tausta-/vastuuorganisaatioilleen. Pohjois-Pohjanmaan liiton viestintäpäällikkö vastaa tiedotteiden toimittamisesta maakuntauudistuksen nettisivulle www.pohjois-pohjanmaa.fi/maakuntauudistus. Viestintäryhmän jäsenten sähköpostiosoitteet ovat kopioitavissa tästä: arja.hankivaara@pohjois-pohjanmaa.fi, kimmo.hinno@pohjois-pohjanmaa.fi, kirsi.paasovaara@pohjois-pohjanmaa.fi, ulla.karppinen@avi.fi, sari.valppu@ouka.fi, eila.vahakuopus@ouka.fi, tuula.porho@ely-keskus.fi, marjo.pak@te-toimisto.fi, tomi.honkakunnas@ouka.fi, markus.vehkoja@jokipelastus.fi Työryhmiä kannustetaan tekemään kokousten ulkopuolella myös muita uutisia ja videoblogeja, joissa kerrotaan asioiden valmistelun vaiheista.