Työsuunnitelma. Maakuntauudistus-projektiryhmä

Transkriptio

1 Työsuunnitelma Maakuntauudistus-projektiryhmä

2 Työsuunnitelman sisältö 1. Kokouskäytännöt 2. Toiminnan tavoitteet 3. Projektiryhmän tehtävät 4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet 5. Valmisteluresurssit ja työnjako 6. Projektiryhmän viestintä

3 1. Kokouskäytännöt (1) Projektiryhmän puheenjohtajana toimii ylijohtaja Leena Vestala (PIR-ELY), varapj pelastusjohtaja Olli-Pekka Ojanen. Molempien poissa ollessa kokous valitsee pj:n keskuudestaan. Kokouksiin osallistuu aina myös MAKU-muutosjohtaja Jukka Alasentie. Kokouksissa sihteerinä toimii aluekehityspäällikkö Kristiina Karppi (PIR-ELY) ja linkkinä Yhteiset- ja SOTE-projektiryhmiin asiantuntijasihteeri Mikko Koponen (Pirkanmaan liitto). Kokoukset järjestetään Technopolis Yliopistonrinteessä, mahdolliset muutokset ilmoitetaan kokouskutsujen päivityksissä. Projektiryhmään nimetyt jäsenet voivat poissa ollessaan osoittaa paikalle taustaorganisaatiostaan toisen asiantuntijan, kuitenkin niin, että sijaisesta informoidaan sähköpostitse ennen kokousta puheenjohtajaa, varapuheenjohtajaa ja kokouksen sihteeriä

4 Kokouskäytännöt (2) Esityslista ja taustamateriaalit toimitetaan kokouskutsun päivityksenä noin kolme arkipäivää ennen kokousta. Esityslistan liitteenä toimitetaan kultakin teemaryhmältä sivun tiivistelmä, joka on kokouksen jälkeen julkinen osana kokousmuistiota. Teemaryhmäpuheenjohtajat toimittavat tiivistelmäsivun ryhmän sihteerille viimeistään kokousta edeltävän viikon keskiviikkoaamuna. Muu esitysmateriaali tuodaan tikulla kokoukseen. Tiivistelmä toimitetaan, vaikka teeman puheenjohtaja ei pääsisi mukaan kokoukseen. Tiivistelmässä toistuu rakenne: teemaryhmän edistyminen teemaryhmän mahdolliset kysymykset muutosjohdolle, ratkaistavaksi projektiryhmälle tai välitettäväksi valta-kunnalliseen valmisteluun teemaryhmän mahdolliset viestit Yhteiset-teemaryhmiin tai yhteensovittavaan keskusteluun

5 1. Kokouskäytännöt (3) Projektiryhmän kokouksissa teemaryhmien puheenjohtajat käyttävät max. 10 minuutin puheenvuorot työskentelyn etenemisestä, tämän jälkeen yhteiselle keskustelulle on aikaa 10 minuuttia/teema. Mikko Koponen kirjaa ylös esitykset muutosjohdolle, valtakunnalliseen valmisteluun, Yhteiset teemoihin sekä yhteensovittavaan keskusteluun. Teemaryhmät on esivalmistelun johtoryhmässä linjattu asiantuntijuuteen perustuviksi, eivät edustuksellisiksi. Pääsääntöisesti teemaryhmien jäsenille ei nimetä varajäseniä tai sijaisia, koska henkilöt on nimetty oman asiantuntemuksensa perusteella ja teemaryhmäjäsenyys on priorisoitu työtehtävä. Teemaryhmän puheenjohtaja voi kuitenkin tehdä harkintansa mukaan poikkeuksia, jos siihen on erityisiä perusteita. Laajempi asiantuntijuus otetaan käyttöön teemojen asiantuntijaryhmissä sekä työpajatyöskentelyssä

6 2. Toiminnan tavoitteet Esivalmisteluvaiheen aikana työryhmien työllä pohjustetaan ja aloitetaan sote- ja maakuntauudistuksen toteutus Pirkanmaalla. Työn on tarkoitus varmistaa, että uudistus tapahtuu järjestelmällisesti, tavoitteellisesti ja tuloksellisesti. Toimintaa johtavat esivalmistelun hallitus ja johtoryhmä. Projektiryhmät tarkastelevat uudistusta kukin omasta näkökulmastaan, mutta keskinäistä toimintaa yhteen sovittaen. Tavoitteena on tehdä Suomen paras ja Euroopan kiinnostavin uudistus. Tämä tarkoittaa, että uudistus nähdään mahdollisuutena tehdä asiat paremmin, asiakaslähtöisemmin ja vaikuttavammin. Haasteena on irrottautua nykyrakenteista ja -toimintatavoista sekä uudistaa uuden maakunnan toiminta- ja palvelukokonaisuutta. Pirkanmaan tuleva maakunta tähtää myös hyvän työnantajan ja työyhteisön tavoitteisiin

7 3. Projektiryhmän tehtävät Projektiryhmä vastaa valmistelun toimeenpanosta Maakuntauudistusteemakokonaisuuksien (MAKU) osalta. Projektiryhmä ensisijaisesti ohjaa, valvoo ja koordinoi teemaryhmien työtä. Sen tehtävänä on yhteensovittaa valmistelua teemaryhmien välillä sekä muiden projektiryhmien kanssa. Projektiryhmä tekee ratkaisuja teemaryhmien valmistelun pohjalta sekä vie asioita johtoryhmän ja hallituksen käsiteltäväksi ja päätettäväksi. Projektiryhmä viestii muutosjohtajien kautta myös valtakunnalliseen valmisteluun. Laatii tiedotteita lähetettäväksi sähköpostista (tarkemmin kohdassa 6)

8 4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet Projektiryhmän työskentely sovitetaan yhteen johtoryhmän ja hallituksen toiminnan sekä niiden kokousrytmien kanssa. Projektiryhmä seuraa ja täydentää esivalmisteluvaiheen aikataulumatriisia. Teemaryhmät raportoivat välittömästi projektiryhmälle, mikäli asiaa ei voida käsitellä ilman johtoryhmän tai hallituksen linjausta. Valmisteluvaiheen välitavoitteet : Kaikki teemaryhmät ovat järjestäytyneet ja aloittaneet työskentelyn. Teemaryhmien työsuunnitelmat ml. aikataulu- ja resurssitarkastelut ovat valmiit ja käsitelty projektiryhmässä. Perusaineiston keruu ja nykytilakuvausten tarkennus on aloitettu : Väliraportointi teemaryhmiltä on valmistunut. Väliraporteissa on arvioitu ainakin valmistelun etenemistä asetettujen tavoitteiden suhteen, työn organisoitumista sekä esiin nousseita haasteita ja tarpeita. MAKU-projektiryhmä on yhteen sovittanut toimintaansa tarvittavilta osin suhteessa muihin projektiryhmiin : Esivalmistelun raportit ja selvitykset ovat valmistuneet ja johtoryhmä on ne käsitellyt

9 5. Valmisteluresurssit ja työnjako (1) Kokousten asialistat valmistelevat Kristiina Karppi ja Mikko Koponen projekti- ja teemaryhmien sekä muutosjohtajien esiin nostamien asioiden pohjalta. MAKU-muutosjohtaja Jukka Alasentie ja projektiryhmän puheenjohtaja Leena Vestala vastaavat MAKU-projektiryhmän osalta projektiryhmien keskinäisen toiminnan yhteensovittamisesta sekä MAKU-teemaryhmien toiminnan koordinoinnista yhdessä MAKU-projektiryhmän kanssa. Teemaryhmät vastaavat teemaansa liittyvien asioiden ja selvitysten valmistelusta. Teemaryhmille on määritetty tarkemmat tehtävät ja tavoitteet. MAKU-projektiryhmän kokouksissa teemaryhmien puheenjohtajat käyttävät puheenvuoron oman teemansa valmistelutilanteesta. Muutosvoima-hankkeen henkilöstö tukee projektiryhmän työtä, mutta sen työpanos on rajallinen. Projektiryhmään ja sen teemaryhmiin kuuluvien sidosryhmien tarjoama työpanos, tilat ja henkilöresurssit ovat kriittisiä esivalmisteluvaiheen läpiviemiseksi

10 5. Valmisteluresurssit ja työnjako (2) Pirkanmaan ELY-keskuksen viestintäpäällikkö Sirkka Kulomäki vastaa Maakuntauudistus-projektiryhmän viestinnästä, tarvittaessa yhteistyössä TE-toimiston viestintäasiantuntija Minna Koivusen kanssa. Muutosvoima-hanke kattaa kohtuullisissa määrin tilavuokrat laajoihin sidosryhmiä, yhteistyötahoja sekä asiakasryhmien edustajia osallistaviin ja teemaryhmien toimintaa yhteen kokoaviin työpajoihin yms. Muutosvoima-hankkeen puitteissa on mahdollisuus määräaikaisen selvityshenkilöstön hankkimiseen ulkopuolelta. Tarve arvioidaan aina tilannekohtaisesti. Ratkaisun tekee muutosjohto

11 6. Projektiryhmän viestintä (1) Teemaryhmien materiaali tulee käsiteltäväksi projektiryhmiin. Teemaryhmien valmistelusta liitetään yhden sivun esitys projektiryhmän kokousten esityslistan sekä muistion liitteeksi. Strategisten asiakokonaisuuksien mediaviestintä suunnitellaan yhdessä viestinnän ammattilaisten kanssa (esivalmistelun viestintäryhmä). Projektiryhmän materiaalit ovat lähtökohtaisesti julkisia. Materiaalit kootaan pirkanmaa2019.fi-sivuille ja my.pirkanmaa.fi -työtilaan. Muutosjohtajat sekä sote- ja maakuntaprojektiryhmien puheenjohtajat vastaavat viestinnän sisällöstä ja turvaavat valmistelun avoimuuden. Viestinnän edustus on mukana projektiryhmissä seuraavasti: yhteiset: Kirsti Kivilinna, Anna-Maria Maunu sote: Elina Kinnunen maku: Sirkka Kulomäki Erityisesti Yhteiset-projektiryhmän alla toimiva Osallistuminen-teemaryhmä valmistelee kuntalaisten osallistumismahdollisuuksia valmisteluun

12 6. Projektiryhmän viestintä (2) Projektiryhmissä käsiteltävistä asioista viestitään aktiivisesti tiedotteella. Tiedotteet toimitetaan muutostiimille osoitteeseen Tiedotteet lähtevät keskitetysti Pirkanmaa2019-sähköpostista ja ne talletetaan Pirkanmaa2019-sivustolle projektiryhmän aineistoihin. Tiedotteeseen lisätietojen antajien lisäksi kyseisen ryhmän viestintäasiantuntijan nimi. Ryhmien materiaalit ja tiedotteet laitetaan näkyviin nettisivustolle Haasteellisimmissa tiedotusasioissa viestintäryhmä antaa tukea ja osaamista. Viestintäasiantuntija varmistaa, että viestintää pidetään esillä jokaisessa kokoontumisessa ja viestintä on toistuva asiakohta MAKU-projektiryhmän kokouksissa. Rohkaistaan avoimeen keskusteluun uudistuksesta ja sen vaikutuksista kaikissa kanavissa.

13 6. Projektiryhmän viestintä (3) Esivalmistelun viestinnällä on oma visuaalinen ilme, johon kuuluvat: Logo Nettibanneri Powerpoint-pohja Word-pohja Kevyt ohjeistus visuaalisen ilmeen käytölle Visuaalista ilmettä käytetään projektiryhmän asialistoissa, muistioissa ja taustamateriaaleissa sekä aina kerrottaessa Pirkanmaan sote- ja maakuntauudistuksesta (Pirkanmaa 2019). Esivalmistelun materiaaleja ei siis esitetä taustaorganisaatioiden visuaalisella ilmeellä tai näiden nimissä. Visuaalisen ilmeen materiaalit on koottu osoitteeseen