ASIAKKAAN OHJE v.1.2 1 (19) KÄYTTÄJÄN OHJE Senaattila 21.1.2009 www.senaatti.fi ICT-palvelut Lintulahdenkatu 5 A PL 237 00531 HELSINKI Puhelin 0205 8111 Faksi 0205 811 350 Y-tunnus 1503388-4
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 2 (19) SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto... 3 1.1 Järjestelmän peruskäsitteet... 4 1.2 Järjestelmän kuvakkeet... 5 2 Järjestelmän käyttäminen... 6 2.1 Käytön aloittaminen... 6 2.2 Kohteet... 6 2.2.1 Kohteen etusivu... 7 2.2.2 Ilmoitukset... 8 2.2.3 Palvelupyynnöt... 9 2.2.3.1 Jätä uusi palvelupyyntö... 11 2.2.3.2 Haku... 11 2.2.4 Yhteystiedot... 12 2.2.4.1 Haku... 13 2.2.5 Dokumentit... 14 2.2.5.1 Haku... 15 2.2.6 Linkit... 15 2.2.7 Omat kohteet... 16 2.3 Uloskirjautuminen... 16 3 Ongelmatilanteet... 17 3.1 Järjestelmän virheilmoitukset ja huomautukset... 17 4 Pikakuvakkeen ja suosikin luominen SenaatTilaan... 19 4.1 SenaatTilan pikakuvakkeen luominen Windows XP:ssä... 19 4.2 Suosikin luominen Internet Exploreriin... 19
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 3 (19) 1 Johdanto Senaattila on yhteydenpidon ja tiedonvälityksen apuväline kiinteistössä toimivien sidosryhmien kuten tilankäyttäjien, asiakkaan tilayhteyshenkilön, asiakaspäällikön, kiinteistöpäällikön ja palveluntuottajien välillä. Senaattilan tarkoituksena on helpottaa kiinteistön ylläpitoa ja huoltoa. Palvelu tarjoaa systemaattiset työkalut kiinteistöä koskevan päivittäisen informaation välittämiseen sekä historiatiedon seuraamiseen. Senaattila-järjestelmä on tarkoitettu ainoastaan julkisen tiedon käsittelyyn ja välittämiseen. Käyttäjäorganisaation asiana on antaa käyttäjilleen riittävät ohjeet palvelupyyntöjen ja muun Senaattilaan tallennettavan sisällön suhteen. Järjestelmän kautta ei saa välittää tai käsitellä viestejä, jotka sisältävät viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999), muun säädöksen tai sopimuksen perusteella salassa pidettävää tietoa. Senaatti hallinnoi ja kehittää Senaattilaa hyvän tietohallintotavan mukaisesti. Senaatti ei kuitenkaan ota mitään vastuuta käyttäjälle mahdollisesti aiheutuvista haitoista. Käyttäjäorganisaation näkökulmasta Senaattilan käyttöönotolla saavutetaan merkittäviä hyötyjä. Sen avulla mm. palvelupyynnöt saadaan keskitetysti yhteen paikkaan ja asiakkaan tekemän työn määrä vähenee, kun työn suorittajaa ei tarvitse jäljittää itse. Lisäksi palvelun käyttöönotto vapauttaa tilayhteyshenkilön palvelupyyntöjen vastaanottajan roolista, jos käyttäjäorganisaatio antaa kaikille oikeudet tehdä palvelupyyntöjä. Senaattilan kautta asiakas näkee, että palvelupyyntöön on reagoitu, ja pystyy seuraamaan työn etenemistä reaaliajassa. Tieto dokumentoituu, kun palvelupyynnön jättäminen ja käsittely tapahtuvat kirjallisessa muodossa. Tämä mahdollistaa palvelupyyntöjen historiatiedon seuraamisen jälkikäteen. Lisäksi kaikki kiinteistöön liittyvät asiat kuten dokumentit, käyttäjäohjeet ja yhteystiedot löytyvät samasta paikasta. Senaattilan käyttöönoton jälkeen informaatiokanava pysyy asiakkaalle samana, vaikka palveluntuottaja vaihtuisi. Myös raportointi kehittyy, kun saadaan konkreettista aineistoa kiinteistönhoidon tekemästä työstä suhteessa käyttäjien havaitsemiin ongelmiin. Tämä ohje on tarkoitettu asiakkaille. Ohjeessa käydään läpi Senaattilan toiminnot valikoittain. Järjestelmän käyttöoikeudet voivat rajoittaa joidenkin esimerkkikuvien toiminnallisuuksien näkymistä.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 4 (19) 1.1 Järjestelmän peruskäsitteet Tässä kohdassa selvitetään järjestelmän käytössä tarvittavat tai sen sisältämät peruskäsitteet. Termi Navigointivalikko Omat kohteet Välilehti Selitys Välilehdellä sijaitseva vasemman puolen valikko Käyttäjän omat kohteet: Ne Senaattilan kohteet, joihin käyttäjällä on oikeudet. Senaattilan päävalikon osa, esimerkiksi Kohteet.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 5 (19) 1.2 Järjestelmän kuvakkeet Tässä kohdassa selvitetään järjestelmässä käytössä olevat kuvakkeet ja niiden merkitys. Kuvake Selitys Tällä painikkeella voidaan suorittaa erilaisia hakutoimintoja, kuten kohteiden tai käyttäjien hakuja. 1) Järjestely: sarakkeen tiedot ovat laskevassa järjestyksessä 2) Siirto: siirrä valittuja kohteita tms. alaspäin 1) Järjestely: sarakkeen tiedot ovat nousevassa järjestyksessä 2) Siirto: siirrä valittuja kohteita tms. ylöspäin Toiminto on käytössä. Tällä painikkeella pääset valitsemaan päivämäärän kalenterista.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 6 (19) 2 Järjestelmän käyttäminen Tässä luvussa kuvataan järjestelmän sisältämät toiminnot sekä niiden käyttäminen loogisessa järjestyksessä aloittaen sisäänkirjautumisesta ja kohteen hausta. 2.1 Käytön aloittaminen Senaattilan käyttö aloitetaan siirtymällä web-selaimella osoitteeseen: www.uusi.senaattila.net Syötä käyttäjätunnus ja salasana. Klikkaa Kirjaudu-painiketta, niin pääset Senaattilan kohdehakuun. Web-selaimen ja sovelluksen välinen tietoliikenne on salattu. Siinä käytetään SSLsalausta 128-bittisellä avaimella. 2.2 Kohteet Kohteet-välilehdellä voit hakea Senaattilan kohteen, jonka tietoja voit ryhtyä selaamaan/käsittelemään. Haussa ovat aina mukana kaikki ne kohteet, joihin sinulla on oikeudet. Jos sinulla on oikeudet vain yhteen kohteeseen, pääset kirjauduttuasi suoraan kohteen etusivulle.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 7 (19) Voit hakea kohteita nimen ja asiakkaan perusteella. Suorita haku klikkaamalla. Voit valita haluamasi kohteen klikkaamalla kohteen nimeä. 2.2.1 Kohteen etusivu Kohteen etusivu on nimetty kohteen mukaan. Etusivulla näet yleiskuvan kohteen tiedoista. Sivulla olevista linkeistä pääset navigoimaan Yhteystiedot-, Ilmoituksetja Palvelupyynnöt-sivuille. Etusivun yläreunassa ovat kohteen osoitetiedot ja palvelunumero. Sivulle on koottu tärkeimmät yhteystiedot (mm. kiinteistönhoitaja, kiinteistöpäällikkö ja asiakaspäällikkö). Etusivulla näkyy myös muutaman uusimman ilmoituksen otsikko sekä viimeksi käsitellyt palvelupyynnöt. Palvelupyynnöt on lajiteltu seuraaviin ryhmiin: kaikki, käsittelemättömät, seurannassa ja valmiit. Klikkaamalla Jätä palvelupyyntö -linkkiä pääset palvelupyyntölomakkeelle, jolla voit jättää palvelupyynnön.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 8 (19) 2.2.2 Ilmoitukset Sähköisellä ilmoitustaululla palveluntuottajat voivat ilmoittaa mm. sähkö- ja vesikatkoksista. Ilmoitukset-näytöllä pääset katselemaan kohteen ilmoituksia. Voit järjestellä ilmoituksia otsikon sekä päivämäärän mukaan klikkaamalla sarakeotsikon kuvakkeita tai.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 9 (19) 2.2.3 Palvelupyynnöt Avaa haluamasi ilmoitus klikkaamalla ilmoituksen otsikkoa, jolloin näytölle avautuu ilmoituksen jättöpäivämäärä sekä viesti. Keskeisin osa Senaattilan käyttöä liittyy palvelupyyntöjen jättämiseen. Asiakas voi jättää Senaattilaan kiinteistönhoitoon liittyviä palvelupyyntöjä, vikailmoituksia ja kyselyjä palveluntuottajille sekä kiinteistöpäällikölle ja asiakaspäällikölle. Asiakkaan ei tarvitse tietää, kenen hoidettavaksi palvelupyyntö kuuluu, vaan se välittyy Senaattilan kautta asiaa hoitavalle taholle. Palvelupyynnön jättämisen jälkeen asiakkaalla on mahdollisuus seurata työn etenemistä reaaliajassa. Liikennevalovärit kertovat työn etenemisen vaiheet. Lisäksi asiakas saa halutessaan tiedon näistä vaiheista sähköpostiinsa. Palvelupyynnöt-näytöllä pääsee tarkastelemaan kohteen palvelupyyntöjä. Palvelupyynnöt on jaoteltu seuraaviin ryhmiin niiden statuksen mukaan: kaikki, käsittelemättömät, seurannassa sekä valmiit. Ryhmien palvelupyyntöjä pääset tarkastelemaan klikkaamalla sarakeotsikkoa. Palvelupyynnöistä näytetään otsikko, rakennus, päivämäärä, status sekä työn vaiheen selite. Voit järjestää listausta eri sarakkeiden mukaan.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 10 (19) Pääset tarkastelemaan yksittäisen palvelupyynnön tietoja klikkaamalla sen otsikkoa. Palvelupyynnöstä näytetään: otsikko, lähettäjä, milloin pyyntö on jätetty, tunniste, viesti, rakennus, tarkempi sijainti, pyynnön luokitus, status, käsittelypäivämäärä ja työn vaiheen selite. Palvelupyynnön käsittelyhistorian näet klikkaamalla näytön alareunan linkkiä. Käsittelyhistoria kertoo palvelupyynnön käsittelyn etenemisestä.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 11 (19) 2.2.3.1 Jätä uusi palvelupyyntö Voit jättää kohteelle uuden palvelupyynnön valitsemalla navigointivalikosta Jätä palvelupyyntö. Näytölle avautuu lomake. Aloita tietojen täyttäminen kirjoittamalla palvelupyynnölle otsikko ja viesti. Jos pyyntö koskee tiettyä rakennusta, valitse ko. rakennus valintalistasta. Tarkempi sijainti -kenttään kannattaa kirjoittaa esim. kerroksen tai huoneen numero, jotta palveluntuottaja tietää tarkalleen oikean paikan. Kerro myös mielipiteesi palvelun laadusta. Jos haluat saada tietoa palvelupyynnön edistymisestä, rastita Kyllä, haluan tietoa palvelupyyntöni käsittelystä ja täytä vaadittavat tiedot. Jos jätät sähköpostiosoitteesi tai kännykkänumerosi, saat sähköposti- tai tekstiviestin silloin, kun palvelupyyntöäsi käsitellään. Kun olet täyttänyt tarvittavat tiedot, paina Jätä pyyntö, minkä jälkeen saat varmistuksen palvelupyynnön jättämisestä. 2.2.3.2 Haku Voit seurata haluamiasi palvelupyyntöjä hakutoiminnon avulla. Siirry hakutoimintoon valitsemalla navigointivalikosta Haku. Voit hakea palvelupyyntöjä seuraavien hakuehtojen avulla: tunnus, otsikko, status ja päivämäärä. Päivämäärärajauksella löydät ne palvelupyynnöt, jotka on jätetty rajaamallasi aikavälillä. Täytä haluamasi hakuehdot ja paina, jolloin hakuehdot täyttävät palvelupyynnöt ilmestyvät listaukseen.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 12 (19) 2.2.4 Yhteystiedot Perusyhteystiedot, jotka näkyvät myös kohteen etusivulla, ovat Yhteystiedotnäytön yläreunassa. Perusyhteystiedoista näytetään tarkemmat tiedot sekä mahdollinen kuva. Kohteen muut yhteystiedot löytyvät näytön alareunan listauksesta, jolloin niistä luetellaan: nimi, tehtävä sekä yritys. Voit halutessasi järjestää listauksen näiden tietojen perusteella klikkaamalla sarakeotsikon kuvakkeita tai.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 13 (19) Jos haluat katsella henkilön yhteystietoja tarkemmin, klikkaa listasta haluamasi henkilön nimeä. 2.2.4.1 Haku Voit hakea yhteystietoja hakutoiminnon avulla. Hakutoimintoon pääset joko navigointivalikosta kohdasta Haku tai yhteystietojen etusivulta Tarkennettu haku - linkistä. Hakuehtoina voit käyttää henkilön nimeä, tehtävää ja/tai yritystä. Suorita haku painamalla.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 14 (19) 2.2.5 Dokumentit Senaattilan kautta voidaan jakaa kohdetta koskevia dokumentteja kuten ohjeita, muistioita ja tehtäväkuvauksia. Voit selailla kohteen dokumentteja valitsemalla navigointivalikosta Dokumentit. Dokumenteista listataan otsikko, päivämäärä sekä luokka. Näet listassa vain ne dokumentit, joihin sinulle on lukuoikeus. Voit järjestää listauksen näiden tietojen perusteella klikkaamalla sarakeotsikon kuvakkeita tai. Jos haluat avata dokumentin, klikkaa otsikkoa, jolloin dokumentti aukeaa uuteen ikkunaan dokumenttityypin mukaiseen oletussovellukseen.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 15 (19) 2.2.5.1 Haku Voit hakea dokumentteja hakutoiminnon avulla. Valitse navigointivalikosta Haku tai valitse dokumenttien etusivulta Tarkennettu haku. Hakuehtoina dokumenteille toimivat: otsikko, luokka ja aikaväli. Valittuasi hakuehdot paina. 2.2.6 Linkit Linkit-näytöllä on linkkejä kohteeseen liittyville www-sivuille kuten asiakkaiden ja palveluntuottajien sivuille. Voit selailla kohteen www-linkkejä valitsemalla navigointivalikosta Linkit. Linkeistä näytetään linkin nimi ja kuvaus. Linkin nimi toimii hyperlinkkinä varsinaiseen osoitteeseen. Kun klikkaat linkkiä, järjestelmä avaa linkin kohdeosoitteen uuteen ikkunaan.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 16 (19) 2.2.7 Omat kohteet Oikean reunan pikalinkkivalikossa näet omat kohteesi. Kun valitset valikosta jonkin kohteen, siirryt suoraan valitun kohteen etusivulle. 2.3 Uloskirjautuminen Kirjaudu ulos Senaattilasta klikkaamalla yläpalkista Lopeta linkkiä.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 17 (19) 3 Ongelmatilanteet Tässä luvussa kuvataan järjestelmän käytön aikana mahdollisesti ilmenevät ongelmatilanteet ja niihin suositeltavat toimintatavat. 3.1 Järjestelmän virheilmoitukset ja huomautukset Seuraavaksi luetellaan järjestelmän tulostamat virheilmoitukset sekä huomautukset aakkosjärjestyksessä: Aseta sähköpostiosoite tai matkapuhelinnumero Et ole asettanut pakolliseksi määritettyjä kenttiä. Aseta joko sähköpostiosoite tai matkapuhelinnumero ja suorita toiminto uudelleen. Kenttä pakollinen Ilmoituksen vieressä oleva kenttä on määritetty pakolliseksi, joten et voi jatkaa ennen kuin olet täyttänyt kentän. Täytä kenttä ja suorita toiminto uudelleen. Lisää tiedosto Et ole määritellyt lisättävää tiedostoa. Määritä lisättävä tiedosto ja sen sijainti ja suorita toiminto uudelleen. Lisää voimassaoloaika Et ole lisännyt pakolliseksi määriteltyä voimassaoloaikaa. Lisää voimassaoloaika esimerkiksi järjestelmän kalenteritoiminnon avulla painamalla kuvaketta. Valitse kohde Et ole valinnut kohdetta, jolle haluamasi toiminto suoritetaan. Valitse lomakkeelta kohde ja suorita toiminto uudelleen. Valitse siirrettävä valinta Et ole valinnut siirrettävää kohdetta. Tee valinta lomakkeelta ja suorita toiminto uudelleen. Valitse sijainen Et ole valinnut sijaista, joten toimintoa ei voida suorittaa. Valitse lomakkeelta joku henkilöistä toimimaan sijaisena ja suorita toiminto uudelleen. Valitse valinta Et ole merkinnyt lomakkeelle käyttäjätyytyväisyyden valintaa, jolle haluat suorittaa toiminnon. Tee merkitseminen ja suorita toiminto uudelleen. Valitse vähintään yksi kohde Et ole valinnut yhtään kohdetta, jolle halutat suorittaa toiminnon. Valitse lomakkeelta vähintään yksi kohde ja suorita toiminto uudelleen.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 18 (19) Virheellinen päivämäärä Olet syöttänyt lomakkeelle virheellisen päivämäärän. Varmistaaksesi päivämäärän oikeellisuuden, käytä järjestelmän omaa kalenteritoimintoa painamalla kuvaketta.
ASIAKKAAN OHJE v.1.2 19 (19) 4 Pikakuvakkeen ja suosikin luominen SenaatTilaan 4.1 SenaatTilan pikakuvakkeen luominen Windows XP:ssä - Paina työpöydällä hiiren oikeaa painiketta - Valitse Uusi Pikakuvake - Kirjoita aukeavaan ikkunaan: http://www.uusi.senaattila.net/ ja paina Seuraava - Anna pikakuvakkeelle nimi: Senaattila ja paina Valmis Nyt työpöydälläsi on suora linkki SenaatTilan kirjautumissivulle. Pikakuvakkeen voi halutessaan vetää käynnistä valikkoon. 4.2 Suosikin luominen Internet Exploreriin - Avaa Internet Explorer - Valitse: Suosikit Lisää Suosikit kansioon - Kirjoita aukeavaan ikkunaan Nimi -kenttään SenaatTila ja paina OK. Suosikkeihin ilmestyi uusi pikakuvake nimeltä SenaatTila - Paina sen kohdalla hiiren oikeaa painiketta ja valitse Ominaisuudet - Kirjoita URL-osoite kohtaan: http://www.uusi.senaattila.net/ - Paina OK - Luomasi uusi suosikki on nyt valmis Muissa selaimissa (Firefox, Opera, Safari, ym.) toimitaan vastaavalla tavalla tai suosikin voi tuoda Internet Explorerista selaimen tuo työkalulla.