Projektin eteneminen Veli Liikanen ABC hankkeet etenee tukea hankkeiden toteutukseen ja valmisteluun 25.9.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu // Mikkeli University of Applied Sciences // www.mamk.fi
Vaahtokarkkihaaste
www.marshmallowchallenge.com
Projektin hallinta ja toteutus 16.02.09 Veli Liikanen
Projektin toteuttaminen käytännössä 1. Projektin käynnistäminen aloitus-/käynnistyskokous toimijoiden tutustuttaminen käynnistetään ryhmätyö yhteydenpidon muodot pelisäännöistä sopiminen 3. Projektin päättäminen päätösseminaari tai muu tapahtuma loppuraportin laatiminen 2. Projektin kulku ohjausryhmän kokoukset projektiryhmän tapaamiset tiedottaminen toimintasuunnitelman toteuttaminen dokumentointi 16.02.09 Veli Liikanen
Projektin toteuttaminen käytännössä Minkälaisia kokemuksia projektien toteuttamisesta? 2. Projektin kulku ohjausryhmän kokoukset projektiryhmän tapaamiset tiedottaminen toimintasuunnitelman toteuttaminen dokumentointi
Tyypillisiä kompastuskiviä projektin toteutuksessa sisäinen viestintä ontuu työmääräarviot pielessä suunnittelu puutteellista budjetti moninkertaistuu projektin aikana mukana olevat eivät aidosti sitoutuneita toimintaan työnjako epäselvä 16.02.09 Veli Liikanen
Millainen on hyvä projekti? Sillä on tarkasti rajattu tehtävä ja aikataulu Sen resurssit on määritelty: henkilöt, ohjaus, hallinto Se pohjautuu todelliseen kehittämistarpeeseen Sillä on selkeät tavoitteet Se on ajallisesti selkeä kokonaisuus Se on yhteistoiminnallinen Se on johdettu hyvin Se on resurssoitu oikein Se ylläpitää ja synnyttää jatkuvuutta Siinä huolehditaan ilmapiiristä ja tunteista Se antaa vapauden luoda ja ideoida Sitä arvioidaan ja siitä saadaan palautetta 16.02.09 Veli Liikanen
Ketterän kehityksen manifesti Me etsimme parempia keinoja ohjelmistojen kehittämiseen tekemällä sitä itse ja auttamalla siinä muita. Tässä työssämme olemme päätyneet arvostamaan Yksilöitä ja vuorovaikutusta enemmän kuin prosesseja ja työkaluja Toimivaa sovellusta enemmän kuin kokonaisvaltaista dokumentaatiota Asiakasyhteistyötä enemmän kuin sopimusneuvotteluita Muutokseen reagoimista enemmän kuin suunnitelman noudattamista. Vaikka oikeallakin puolella on arvoa, me arvostamme vasemmalla olevia asioita enemmän.
Mitä hyvä projektityö vaatii?
Projektin johtaminen verkostoituminen asioiden delegoiminen aikataulusta huolehtiminen tulosten laatu budjetin seuranta muutosten ja kustannusten hallinta asiantuntijoiden johtaminen vaatii luottamusta ja kärsivällisyyttä Luota, mutta valvo. - venäläinen sananlasku 16.02.09 Veli Liikanen
Projektiorganisaatio Projektin organisaation tulisi olla sopeutuva ja joustava, ei jäykkä Projekti on organisoitava tavoite- ja tehtävälähtöisesti Projektin tehtäviä hoitavat kunkin erityisalueen asiantuntijat Asiantuntijoiden uskallettava (ja saatava) toimia itsenäisesti Projektiryhmän kokoaminen: ryhmän vastuuhenkilö suppea toteuttajatiimi huomio henkilökemiaan! Veli Liikanen
Projektiorganisaatio projektiorganisaatioon kuuluvat projektin asettaja johto- tai ohjausryhmä projektipäällikkö projektisihteeri projektiryhmä tukihenkilöt ja/tai alihankkijat eri vaiheissa tarvitaan erilaista osaamista ideoijia organisaattoreita jäsentäjiä johtamistaitoisia sosiaalisia ja vaikutusvaltaisia henkilöitä jne. Veli Liikanen
Projektiryhmä, -päällikkö, -sihteeri projektipäällikkö hallitsee kokonaisuuden yhteistyökykyinen kykenee toimimaan tavoitteellisesti projektisihteeri hoitaa rutiinitehtävät (esim. kokousten järjestelyt, matkojen järjestely, dokumentointi, aineiston kokoaminen) projektiryhmä asiantuntijoita! toteuttaa käytännössä projektin asiasisällön mukaiset toiminnot liian suuri ryhmä ei saa päätöksiä aikaan tukihenkilöt, ostopalvelut ja alihankkijat tarvittaessa osaaminen tulee hankkia projektin ulkopuolelta Veli Liikanen
Projektiryhmän kokoukset Kokouksesta oltava konkreettista hyötyä projektille! Kokoukseen osallistuvat vain tarvittavat henkilöt Usein kokoukset pitkittyvät ja tuntuvat riesalta. Syitä tähän: Puutteellinen valmistelu Tavoitteiden epämääräisyys Liian suuri osallistujamäärä Siis valmistele, rajaa, aseta tavoitteet, minimoi osallistujien lukumäärä! Pysytään aikataulussa ja aiheessa, tehdään päätöksiä, jaetaan sisältö asianosaisille Käydään läpi tilanne tehtävittäin ja henkilöittäin Käsitellään ja ratkaistaan ongelmia Mielummin usein ja lyhyesti kuin harvoin ja pitkään Kokousten lukumäärä ja kesto ovat kääntäen verrannollisia organisaation tehokkuuteen 16.02.09 Veli Liikanen
Viestintä projektissa mitä tietoa tulee jakaa, kenelle ja milloin luottamuksen vahvistaminen sisäinen tiedottaminen oma tiimi sidosryhmät säännöllisyys? ulkoinen tiedottaminen tiedotusvälineet, tiedotustilaisuudet: koukut tarjolla oleva tieto: verkkosivut, esitteet 16.02.09 Veli Liikanen
Aikataulu ja realismi, onnistuminen ja muutostarpeet
Aikataulu ja realismi Työn suunnittelu ja työmäärän arviointi ei ole helppoa Aikataulutus tukee seurantaa, ei takaa itse itseään Muutoksia on pystyttävä tekemään: tinkimään ja nokittamaan Ja on pakko epäonnistua Varma tapa onnistua ajanhallinnassa? Tee vähemmän http://yle.fi/uutiset/pekka_uotila_mita_runousoppi_kertoo_projektityosta/6915552
Seuranta on viestintää ja tiedon koostamista Projektin seuranta vaatii tehokasta viestintää ja ajantasaista tietoa projektin tilasta Tilannekuvan muodostaminen: Toteutuneet ja odotettavat poikkeamat, niiden vaikutukset Muuttuneet olosuhteet Vaaditut toimenpiteet Projektin raportointi on välttämätön paha suunnitelmien toteuttamisen ja päätöksenteon välissä Tiedota säännöllisesti ja kerro ikävät asiat itse ensimmäisenä. Myös hyvät uutiset kannattaa kertoa! 16.02.09 Veli Liikanen
Muutosvastarinta ja epävarmuus Projektiteorian ydin on siinä, että lopputulos tiedetään ennen kuin toimeen tartutaan. Sitä vastoin hyvä kehittämistyö tuottaa joskus tuloksia, joita ei osattu etukäteen odottaa. Ihminen kertoo parhaat tarinat tekemisistään, ei alkuperäisistä aikomuksistaan. Perinteinen projektiteoria olettaa päinvastoin. Muutosten toteuttamisessa projekti on sen sijaan erinomainen väline. Melkein kaikki ihmisen muutoskertomukset ja jännittävät seikkailut ovat rakenteeltaan projektikertomuksia. Hyvien ja innostavien kehityskertomusten eli menestyneiden projektien taustalla on suuri määrä kokeiluja, yrityksiä ja erehdyksiä tai Runousopin sanaston mukaan eepos, jonka tarinoista ja sankareista vain osa tulee tunnetuiksi. http://yle.fi/uutiset/pekka_uotila_mita_runousoppi_kertoo_projektityosta/6915552
Muutosvastarinta ja epävarmuus Muutosvastarinta viikon luontoääni
Looginen viitekehys
Gantt-kaavio http://ganttproject.biz/ Veli Liikanen
Kuvat: Shutterstock, Wikipedia, Yle, Carlos Marko-Tapio