Henkilöstösuunnittelu: mitä, miksi, miten

Henkilöstösuunnittelu: mitä, miksi, miten Henkilöstösuunnittelu tulevaisuuden toiminnan suuntaajana - teema-aamupäivä Juha Eskelinen, KTT Melkior Oy 23.9.2015

Viestit 2 Haasteina kiristynyt talous, teknologiamurros, osaamistarpeiden muutos Mitä tämä merkitsee henkilöstösuunnittelulle? Ylin johto vastaa henkilöstösuunnittelusta ja koko henkilöstö osallistuu Tarkastelu laajentunut myös työhyvinvointiin, toimintakulttuuriin ja johtamiseen Kumppanien ja palvelutarjoajien mahdollisuudet otettava paremmin huomioon

Rakenne 3 Selvitys henkilöstösuunnittelusta valtionhallinnon organisaatioissa Mitä henkilöstösuunnittelu on? Miksi henkilöstösuunnittelu? Miten henkilöstösuunnittelu palvelee? Miten henkilöstösuunnitteluunsa tyytyväiset toimivat?

Vastaajat 4 Vastaajan tehtävä organisaatiossa Tuntematon 1 Asiantuntija 14 Viraston ylin johtaja 18 Kyselyn toteuttajat VM & Melkior Oy Vastausaika 31.8.-11.9.2015 Kohde 350 teemaseminaariin kutsuttua Henkilöstö - tai hallintojohto 26 Muu linjajohto 7 66 vastaajaa (19 % kutsutuista)

Vastaajien organisaatiot 5 Tuntematon 1 Henkilöstön määrä 1001- hlöä 12-100 hlöä 11 Vastaajat 55 organisaatiosta Yhteenlaskettu henkilöstö 31000 (40 % valtion henkilöstöstä) 500-1000 Hlöä 14 101-200 hlöä 14 201-500 hlöä 14 Kaikki 66 vastaajaa

6 Mitä on henkilöstösuunnittelu? Vastaajien erilaisia näkemyksiä Henkilöstöpääomasta huolehtimista Talouden suunnittelua Optimointia Kohdistusta Henkilöstöpoliittisia linjauksia Ennakointia Visiointia YT-lain mukaista toimintaa Toimenpiteiden suunnittelua Kuva: 123rf Ydintehtävän varmistusta Strategian toteutusta Idea: Mintzberg yms Strategy Safari, 1998

Henkilöstösuunnittelun malli 7 Strategiset lähtökohdat Henkilöstö tarkastelun lähtövuonna Toiminta Henkilöstön eläköityminen ja vaihtuvuus KYSYNTÄ TARJONTA Vajeanalyysi Toimenpiteet U R A S U U N N I T T E L U Lehtonen yms. Haasteena johtamisen laajentaminen valtionhallinnossa, 2005

Eroja vastaajien painotuksissa 8 Perusasiat Annetun tehtävän toteuttaminen Ydintehtävän varmistaminen Määrä, rakenne ja osaaminen Ennakoiden henkilöiden poistumaa ja vähenemistä Riittävä ja osaava henkilöstö Lisäksi Asiakkaan tarpeisiin Tavoitteiden toteuttaminen Hyvinvointi, toimintakulttuuri Ennakoiden tarpeita ja ympäristön muutosta Oikea tai paras ratkaisu (kustannustehokkuus, tuloksellisuus, vaikuttavuus)

9 Miksi henkilöstösuunnittelu? Henkilöstöön kohdistuvat haasteet Toimintamäärärahojen niukkeneminen 53% 29% 15% 3% Osaamistarpeiden muuttuminen 12% 61% 26% 2% Teknologiamurrokset, kuten digitalisaatio 21% 42% 29% 8% Organisaation tehtävien muuttuminen 8% 39% 39% 9% 5% Henkilöstön eläköityminen 9% 32% 29% 17% 12% Asiakaslähtöinen toimintatavan vahvistaminen 11% 29% 42% 15% 3% Organisaatioiden yhdistyminen 11% 23% 12% 31% 14% 9% 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Erittäin suuri haaste Merkittävä haaste Kohtuullinen haaste Melko vähäinen haaste Hyvin vähäinen haaste Ei merkitystä

10 Missä henkilöstösuunnittelu palvelee parhaiten? Miten hyvin organisaationne henkilöstöön liittyvä suunnittelu palvelee seuraavia tehtäviä? Henkilöstöön liittyvien määrärahojen budjetointi 20% 39% 36% 3% 2% Rekrytointi 11% 45% 29% 12% 3% Työhyvinvoinnin kehittäminen 5% 41% 39% 12% 3% Johtamisen kehittäminen 9% 33% 33% 20% 5% Toimintakulttuurin kehittäminen 6% 35% 26% 27% 6% Henkilöstön työpanoksen kohdistus organisaation tehtäville 14% 27% 42% 17% Yksilöiden osaamisen kehittäminen 5% 32% 44% 17% 3% Tasa-arvon varmistaminen 5% 30% 39% 15% 5% 6% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Erittäin hyvin Melko hyvin Kohtuullisesti Melko huonosti Erittäin huonosti Ei olleellinen tarve

11 Missä henkilöstösuunnittelu palvelee heikoiten? Miten hyvin organisaationne henkilöstöön liittyvä suunnittelu palvelee seuraavia tehtäviä? Organisaatiorakenteiden kehittäminen 6% 27% 38% 23% 6% Työtehtävien sisällön kehittäminen 6% 27% 48% 17% 2% Osaamisen jakaminen organisaatiossa 3% 30% 42% 23% 2% Henkilöstön sisäinen liikkuminen 5% 29% 23% 35% 6% 3% Yhteistyöverkostojen rakentaminen 23% 39% 27% 8% 2% Henkilöstön palkitseminen ja kannustaminen 2% 15% 39% 32% 12% Henkilöstön urasuunnittelu 11% 45% 38% 5% 2% Palvelujen hankinta organisaation ulkopuolelta 11% 35% 26% 18% 9% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Erittäin hyvin Melko hyvin Kohtuullisesti Melko huonosti Erittäin huonosti Ei olleellinen tarve

Tyytyväisyys henkilöstösuunnitteluun 12 Miten väittämät kuvaavat henkilöstösuunnittelua organisaatiossasi? Henkilöstösuunnittelumme palvelee ydintehtäviemme tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta 11% 41% 45% 2% Henkilöstösuunnittelumme on riittävän ketterä toiminnassamme vaadittaviin muutoksiin 5% 27% 47% 21% Olen kaiken kaikkiaan tyytyväinen siihen, kuinka organisaatiossamme suunnitellaan henkilöstövoimavaroja 2% 39% 39% 15% 5% Olen kaiken kaikkiaan tyytyväinen siihen, kuinka suunnitelmamme johtavat käytäntöön 35% 44% 18% 3% 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Erittäin hyvin Melko hyvin Kohtuullisesti Melko huonosti Erittäin huonosti

13 Mitä henkilöstösuunnitteluun tyytyväiset tekevät? Olen kaiken kaikkiaan tyytyväinen siihen, kuinka organisaatiossamme suunnitellaan henkilöstövoimavaroja Tyytyväiset Kuvaa erittäin tai melko hyvin 27 vastaajaa Muut Kuvaa kohtuullisesti tai melko huonosti 39 vastaajaa

14 Tyytyväisiä aiheesta: Henkilöstösuunnittelu palvelee paremmin Työpanoksen kohdistus Osaamisen jakaminen Johtamisen kehittäminen Toimintakulttuurin kehittäminen Palvelee erittäin tai melko hyvin Palvelee kohtalaisesti tai heikosti

Miksi johtaminen ja toimintakulttuuri? 15 Tulokset Samankaltainen toiminta Eroja selittää usein eniten johtaminen ja toimintakulttuuri: ihmisten yhteistyö muutoskyky toiminnan yhtenäisyys 10-20 % Tehokkaat Keskimääräinen Tehottomimmat Juha Eskelinen 2014 Voimavarat

Tyytyväiset kykenevät ennakoimaan 16 Ennakoimme toimintaympäristön vaikutuksen osaamiseen Tunnistamme asiakastarpeen muutosten vaikutukset On selkeä kuva tulevaisuuden välttämättömästä osaamisesta Kuvaa erittäin tai melko hyvin Kuvaa kohtalaisesti tai heikosti

Tyytyväiset haastavat itsensä 17 Arvioimme tehtäviemme vaatiman henkilöstön määrän Arvioimme, miten asiat voi tehdä toisin tulevaisuudessa Tunnemme, kuinka voimme nostaa tuottavuutta Pystymme luopumaan tarpeettomista tehtävistä Kuvaa erittäin tai melko hyvin Kuvaa kohtalaisesti tai heikosti

18 Tyytyväiset hallitsevat suunnittelun kokonaisuutta Henkilöstösuunnitelmat selkeästi yhteydessä strategisiin tavoitteisiin Henkilöstösuunnittelu ohjaa kehityskeskusteluja Henkilöstöön liittyvät suunnitelmat muodostavat kokonaisuuden Kuvaa erittäin tai melko hyvin Kuvaa kohtalaisesti tai heikosti

19 Ihan mielenkiintoista, mutta mitä sitten? Mitä me voimme tehdä? Kuva 123rf

Osallistuminen henkilöstösuunnitteluun 20 Ketkä osallistuvat henkilöstösuunnitteluun ja missä roolissa? Organisaation ylin johto 45% 32% 23% Henkilöstöammattilaiset 40% 48% 9% 2% Keskijohto ja esimiehet 26% 62% 11% Toiminnan kehittämisen asiantuntijat 14% 45% 23% 11% Ydintehtävien asiantuntijat 6% 38% 40% 14% Henkilöstön edustajat 2% 35% 57% 6% Koko henkilöstö 12% 52% 35% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Vastaa Osallistuu laatimiseen Antaa palautetta Ei osallistu n=66

21 Ylin johto vastaa + koko henkilöstö osallistuu Ylin johto ei vastaa eikä koko henkilöstö osallistu n 16 Koko henkilöstö osallistuu, mutta ylin johto ei vastaa 21 Ylin johto vastaa, mutta koko henkilöstö ei osallistu. 8 Ylin johto vastaa ja koko henkilöstö osallistuu 21 Osallistuu = Osallistuu suunnitteluun tai antaa palautetta suunnitelmiin 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 %

22 Kun ylin johto vastaa ja koko henkilöstö osallistuu henkilöstösuunnitteluun Henkilöstösuunnittelu palvelee tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta Ollaan tyytyväisempiä henkilöstösuunnitteluun Tunnistetaan asiakastarpeiden muutokset Tarpeettomista tehtävistä pystytään luopumaan Henkilöstösuunnittelu ohjaa kehityskeskusteluja Henkilöstösuunnitelmalla on selkeä yhteys strategiaan Ennakoidaan toimintaympäristön muutokset Muodostetaan selkeä kuva välttämättömästä osaamisesta Kuva 123rf

23 Vastaajien näkemykset henkilöstösuunnittelun onnistumisesta Tukee Johdon sitoutuminen Hyvä taustatieto ja raportointi Keskustelu ja yhteistyö eri osapuolten välillä Yhteinen näkemys muutoksista ja niiden vaikutuksista Kytkentä toiminnan ja talouden suunnitteluun Estää Epävarmuus asiakkaat, digitalisaatio, talous Vaikutusmahdollisuuksien puute Ihmisten haluttomuus muutoksiin Organisaation siilot Suunnittelun lyhytjänteisyys

24 Henkilöstösuunnittelu on laajentunut ja laajenee Asiakkaiden muuttuvat tarpeet, teknologian ja työn muutos Ulkoinen maailma Yhteistyön mahdollisuudet Kumppanit ja palvelutarjoajat Sisäinen maailma Määrä, kohdistus, rekrytointi ja budjetit Osaaminen ja urat Työhyvinvointi Johtaminen, palkitseminen ja kannustus, toimintakulttuuri

25 Hyödynnetäänkö kaikki mahdollisuudet? Tarkastelemme yhteistyökumppanien ja palvelutarjoajien mahdollisuuksia Kuvaa erittäin tai melko hyvin Kuvaa kohtalaisesti tai heikosti Henkilöstösuunnittelu palvelee yhteistyöverkostojen rakentamista Henkilöstösuunnittelu palvelee palvelujen hankintaa ulkopuolelta Palvelee erittäin tai melko hyvin Palvelee kohtalaisesti tai heikosti Ei tarve

26 Henkilöstösuunnittelu tulevaisuuden toiminnan suuntaajana Ylin johto vastaa henkilöstösuunnittelusta ja koko henkilöstö osallistuu Tarkastelussa myös työhyvinvointi, toimintakulttuuri ja johtaminen Kumppanit ja palvelutarjoajat otettava paremmin huomioon Kuvapalvelu Corbis, Woman s Eye and World Globes

27 Kiitos Suuri kiitos kaikille kyselyyn osallistuneille ja valtionvarainministeriölle yhteistyöstä Lisätietoja: Juha Eskelinen juha.eskelinen at melkior.fi www.melkior.fi