1 Lahjnnanvastaiset hjeet 1. Tarkitus 1.1 Elenia Oy ja sen tytäryhtiöt ( Elenia ) nudattavat niin santtua nllatleranssia suhteessa lahjntaan. Lahjnnan- ja krruptinvastaisessa timinnassaan Elenia n situtunut nudattamaan eettisten timintatapjen edellyttämää krkeaa vaatimustasa sekä kaikkea sveltuvaa lainsäädäntöä. Myös muiden valtiiden kuin Sumen lahjnnanvastaisen lainsäädännön sveltamisala vi ulttua Eleniaan. Liitteessä 1 n esimerkkejä tällaisista tilanteista. 1.2 Tästä syystä Elenian työntekijöiden n timittava varvaisesti suhteessa liiketimintakumppaneihinsa ja nudatettava aina lakia. 1.3 Näiden lahjnnanvastaisten hjeiden ( Ohjeet ) tarkituksena n määritellä hyvä liiketimintatapa, jta Elenian työntekijät nudattavat suhteessa liiketimintakumppaneiltaan saatuihin tai näille tarjttaviin lahjihin, vieraanvaraisuuteen ja muihin etuihin. 1.4 Lisäksi Elenia n ttanut käyttöön Henkilöstön eettiset periaatteet ja Kumppaneiden eettiset periaatteet, jita nämä Ohjeet täsmentävät ja täydentävät. 2. Sveltamisala 2.1 Nämä Ohjeet kskevat kaikkia Elenian työntekijöitä ja liiketimintja. 2.2 Elenian tavitteena n, että kaikki sen liiketimintakumppanit situtuvat nimenmaisen spimusehdn mukaisesti nudattamaan näitä Ohjeita. 2.3 Nämä Ohjeet sveltuvat kaikkiin lahjihin, vieraanvaraisuuteen ja muihin etuihin, jita Elenian työntekijät saavat tai jita Elenian työntekijät tarjavat. Lahjaksi vidaan katsa mikä tahansa etu, jlla n saajalleen arva. Vieraanvaraisuudeksi vidaan katsa mikä tahansa kulutettava etu. 3. Yleiset säännöt 3.1 Kaikkien Elenian työntekijöiden tulee kieltäytyä lahjista, vieraanvaraisuudesta ja muista eduista, jtka vidaan katsa lahjnnaksi, eivätkä he myöskään saa tarjta sellaisia muille. 3.2 Lahjnnaksi katstaan se, että: antaa, lupaa tai tarjaa spimattmana hyvityksenä tai etuna pidettävän lahjan, vieraanvaraisuuden tai muun edun: - yrityksen palveluksessa työskentelevälle henkilölle; - yrityksen pulesta tehtävää hitavalle henkilölle; - hallinnlliseen elimeen kuuluvalle henkilölle; - välimiehelle - virkamiehelle; tai - kansanedustajalle
2 vaatii, hyväksyy tai ttaa vastaan tai muutin tekee alitteen ttaakseen vastaan spimattmana hyvityksenä tai etuna pidettävän lahjan, vieraanvaraisuuden tai muun edun jnka tarkitus n - saada lahjnnan khde timessaan tai tehtävässään susimaan lahjan, vieraanvaraisuuden tai muun edun antajaa tai tista henkilöä tai palkita lahjnnan khde tällaisesta susimisesta; tai - jka vaikuttaa tai n vähintäänkin miaan vaikuttamaan virkamiehen timintaan; tai - jnka tarkitus n saada kansanedustaja timimaan tai jättämään timimatta edustajantimessaan tietyllä tavalla tai palkita kansanedustajaa sellaisesta timinnasta, ja tek n samalla miaan selvästi hrjuttamaan luttamusta edustajantimen hitamisen riippumattmuuteen. Lahjnta ei le hyväksyttävää riippumatta siitä, annetaank lahja, vieraanvaraisuus tai muu etu henkilölle, jnka tivtaan susivan tällaisen edun antajaa, vai tämän sukulaisille tai klmannelle sapulelle. Lahjntaa ei myöskään le hyväksyttävää pyytää itsensä sijasta tiselle. 3.3 Erityisesti humita n kiinnitettävä seuraaviin seikkihin Avimuus Kaikki lahjat, vieraanvaraisuudet ja muut edut n tettava vastaan ja tarjttava nudattaen avinta ja läpinäkyvää timintatapaa. Niiden tulisi lla (mielellään etukäteen) lähimmän esimiehen tiedssa ja hyväksymiä sekä yhtiön timintatapjen mukaisia. Khtuullisuus Kaikkien lahjjen, vieraanvaraisuuksien ja muiden etujen n ltava tavanmaisia ja khtuullisia. Tämä vaatimus kskee myös sellaisia lahjja, vieraanvaraisuuksia ja muita etuja, jilla ei välttämättä le rahallista arva. Tietyllä ajanjakslla tistuvien lahjjen, vieraanvaraisuuksien ja muiden etujen vidaan katsa mudstavan yhden kknaisuuden, jka katstaan spimattmaksi siitä hulimatta, että kukin yksittäinen lahja, vieraanvaraisuus tai muu etu lisi erikseen arviituna tavanmainen ja khtuullinen. Ei riippuvuussuhdetta Mitään lahjaa, vieraanvaraisuutta tai muuta etua ei saa ttaa vastaan tai tarjta siten, että se saattaa synnyttää jnkinasteisen riippuvuussuhteen tai vaikuttaa päätöksentekn. 3.4 Erityistä varvaisuutta tulee nudattaa sillin, js kysymys n yrityksen jhthenkilöistä, st- ja hankintatiminnasta vastaavista henkilöistä, julkisella sektrilla timivista henkilöistä, pliitikista tai vastaavanlaisista sapulista. 3.5 Liite 2 sisältää esimerkkejä tilanteista, jita tyypillisesti pidetään kiellettyinä, ehdllisesti hyväksyttävinä tai hyväksyttävinä. Esimerkit timivat apuna näiden
3 Ohjeiden tulkinnassa, vaikka tisaalta n aina muistettava, että liitteenä leva esimerkkitilanteiden lista ei le tyhjentävä. Kielletyllä tarkitetaan sitä, että lahjaa, vieraanvaraisuutta tai muuta etua ei saa ttaa vastaan tai tarjta missään lsuhteissa. Ehdllisesti hyväksyttävällä tai hyväksyttävällä tarkitetaan sitä, että kaikki lsuhteet, kuten esimerkiksi edellä kuvatut avimuuden, khtuullisuuden ja riippuvuussuhteen välttämisen periaatteet, tulee ttaa hulellisesti humin ennen lahjan, vieraanvaraisuuden tai muun edun vastaan ttamista tai tarjamista. 4. Vertuksen ja kirjanpidn vaatimukset 4.1 Lahja, vieraanvaraisuus tai muu etu vidaan katsa vastaanttavan työntekijän vernalaiseksi etuudeksi. On syytä humiida, että työntekijät vat vastuussa sveltuvan verlainsäädännön nudattamisesta ja lahjaan, vieraanvaraisuuteen tai muuhun etuun liittyvän vern maksamisesta. 4.2 Lahjaan, vieraanvaraisuuteen tai muuhun etuun liittyvä kustannus n käsiteltävä Elenian kirjanpidssa ikein. On syytä humiida, että työntekijät vat vastuussa Elenian sisäisten hjeiden nudattamisesta, jtta Elenia vi täyttää kirjanpitlainsäädännön ja -käytäntöjen asettamat vaatimukset. 5. Rikkmuksiin puuttuminen ja seuraamukset 5.1 Työntekijä n velvllinen kysymään lisätietja esimieheltään tai Elenian lakimieheltä aina, kun se n tarpeen näiden Ohjeiden nudattamiseksi. 5.2 Työntekijä n velvllinen raprtimaan kaikki mahdlliset rikkmukset Elenian lakimiehelle välittömästi. Js mahdllinen rikkmus jhtuu Elenian lakimiehen timenpiteistä tai laiminlyönneistä, työntekijä n kuitenkin velvllinen raprtimaan kyseisen lakimiehen esimiehelle. Tämä velvllisuus kskee kaikkia tilanteita, jissa käsitys mahdllisesta rikkmuksesta perustuu (a) työntekijän maan epäilykseen, (b) klmannen sapulen epäilykseen tai väitteeseen tai (c) jhnkin muuhun seikkaan. Raprtituaan asiasta edellä mainitulla tavalla työntekijän n pidettävä asia salassa ja pidättäydyttävä ilmittamasta siitä muille, raprtimasta asiasta eteenpäin tai antamasta lausuntja asiaan liittyen. Kaikki tällaiset asiat tutkitaan ikeudenmukaisesti ja niiden jhdsta ryhdytään tarvittaessa timenpiteisiin. 5.3 Näiden Ohjeiden rikkmuksesta vi aiheutua vakavia seuraamuksia, kuten esimerkiksi: merkittävää vahinka ja negatiivista julkisuutta Elenialle; työsuhteen päättäminen; ja työntekijän henkilökhtainen riksikeudellinen vastuu ja vahingnkrvausvastuu 6. Ohjeiden täytäntöönpan 6.1 Elenia Oy:n hallitus n hyväksynyt nämä Ohjeet.
4 6.2 Kaikki Elenian työntekijät vat velvllisia edistämään näiden Ohjeiden nudattamista. 6.3 Elenian lakimies n vastuussa näiden Ohjeiden päivittämisestä. 6.4 Elenian lakimies ja jhtryhmä vat vastuussa näiden Ohjeiden täytäntöönpansta ja kmmunikinnista Elenian työntekijöille. 6.5 Kmmunikinti tapahtuu seuraavalla tavalla: esimiehet käyvät läpi nämä Ohjeet yhdessä alaistensa työntekijöiden kanssa kehityskeskustelujen yhteydessä; Elenian lakimies esittelee nämä Ohjeet spivassa tiedtustilaisuudessa työntekijöille vähintään kerran vudessa; Henkilöstön eettiset periaatteet ja Kumppaneiden eettiset periaatteet sisältävät tieta, jta nämä hjeet täsmentävät ja täydentävät Liitteet 1. Esimerkkejä tilanteista, jissa muiden valtiiden kuin Sumen lahjnnanvastaisen lainsäädännön sveltamisala vi ulttua Eleniaan 2. Esimerkkejä lahjista, vieraanvaraisuudesta ja muista eduista, jita tyypillisesti pidetään kiellettynä, ehdllisesti hyväksyttävänä tai hyväksyttävänä
5 LIITE 1 ESIMERKKEJÄ TILANTEISTA, JOISSA MUIDEN VALTIOIDEN KUIN SUOMEN LAHJONNANVASTAISEN LAINSÄÄDÄNNÖN SOVELTAMISALA VOI ULOTTUA ELENIAAN Yhdysvaltjen viranmaiset (The U.S. Department f Justice, the Securities and Exchange Cmmissin) vat julkaisseet hjeet (Resurce Guide t the U.S. Freign Crrupt Practices Act) yhdysvaltjen lainsäädännön (Freign Crrupt Practices Act ( FCPA )) sveltamisesta ja tulkinnasta liittyen erityisesti sen sveltamisalan laajentamiseen muihin valtiihin. FCPA:n sisältämä lahjnnanvastainen lainsäädäntö vi tulla svellettavaksi myös sellaiseen timintaan, jlla n vain vähäinen liityntä Yhdysvaltihin. FCPA:ta vidaan sveltaa esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: - puhelun sittaminen tai sähköpstin, tekstiviestin tai faksin lähettäminen Yhdysvallista, Yhdysvaltjen kautta tai Yhdysvaltihin; - rahan siirtäminen yhdysvaltalaiseen pankkiin tai yhdysvaltalaisesta pankista tisaalle tai yhdysvaltalaisen pankkijärjestelmän käyttäminen muulla tavalla; tai - vieraan valtin kansalaiseen, jka sallistuu kkukseen Yhdysvallissa, js kyseinen kkus edesauttaa vieraassa valtissa tapahtuvaa lahjntaa, sekä tällaisen henkilön rikskumppanit siitä hulimatta, vatk he itse sallistuneet kkukseen. Lähes kaikissa valtiissa n ma lahjnnanvastainen lainsäädäntö tai niissä svelletaan kansainvälisiä spimuksia kskien lahjnnanvastaista timintaa. Myös esimerkiksi Britanniassa n tällaista lainsäädäntöä (U.K. Bribery Act), jnka sveltamisala n laaja.
6 LIITE 2 ESIMERKKEJÄ LAHJOISTA, VIERAANVARAISUUDESTA JA MUISTA EDUISTA, JOITA TYYPILLISESTI PIDETÄÄN KIELLETTYNÄ, EHDOLLISESTI HYVÄKSYTTÄVÄNÄ TAI HYVÄKSYTTÄVÄNÄ 1. Kielletty Seuraavassa n esimerkkejä lahjista, vieraanvaraisuuksista ja muista eduista, jita ei saa ttaa vastaan tai tarjta missään lsuhteissa: Rahalahjat käteisenä tai missä tahansa muussa mudssa; Erityisen susivat henkilökhtaiset stalennukset, prvisi- ja bnusjärjestelyt sekä lahjukset; Timittajan tekemät tavariden tai palveluiden vaivihkaiset timitukset tai vastikkeettmat timitukset; Oikeus ajneuvn, veneen tai vapaa-ajan asunnn yksityiskäyttöön; Osittain tai kknaan maksetut huvimatkat tai lmat; Lähestyvän, käynnissä levan tai päätetyn hankinnan yhteydessä annetut lahjat, vieraanvaraisuudet tai muut edut; ja Lahja, vieraanvaraisuus tai muu etu, jnka tarkituksena n riippuvuussuhteen synnyttäminen tai päätöksentekn vaikuttaminen 2. Ehdllisesti hyväksyttävä Seuraavassa n esimerkkejä lahjista, vieraanvaraisuuksista ja muista eduista, jtka vivat lla hyväksyttäviä yksityisellä sektrilla. Tällaisten lahjjen, vieraanvaraisuuksien tai muiden etujen tarkituksena ei tulisi lla palvelusten saaminen vastaanttajalta. Julkisella sektrilla timivien henkilöiden kanssa timittaessa n syytä nudattaa erityistä varvaisuutta ja kaikkien tällaisten tilanteiden tulee lla esimiehen hyväksymiä. Erityisesti n syytä humata, että julkisella sektrilla timiviksi henkilöiksi katstaan kaikki julkisen sektrin palveluksessa levat henkilöt niiden asemasta riippumatta ja myös esimerkiksi valtinyhtiön palveluksessa levat henkilöt. Osittain tai kknaan maksetut pintmatkat, kurssit, seminaarit ja muut kulutustapahtumat, jiden hjelma n asiapitinen ja laaja ja liittyy sallistujan työhön. Oheistapahtumat, kuten lunaat, päivälliset ja kulttuuri- ja urheilutapahtumat, eivät saa lla päätapahtumia tai sellaisiksi käsitettäviä, eivätkä niiden kustannukset saa lla liian krkeat. Elenian miin tilaisuuksiin kutsu timitetaan sillä ehdlla, että se n esimiehen hyväksymä. Kutsutut vastaavat itse matka- ja majituskuluistaan. Lisäksi pääsääntönä n, että pulisa tai muuta maista ei kutsuta. Liikekumppanilta saatu kutsu vidaan hyväksyä edellyttäen, että tilaisuudesta n hyötyä sekä Elenialle että työntekijälle. Osallistumisen hyväksyy esimies, ja Elenia maksaa työntekijän matka- ja majituskulut. Opintkäynti Elenian malla tai timittajan laitksella arviidaan samalla tavalla kuin yllä mainitut pintmatkat;
7 PR-tapahtumat arviidaan samalla tavalla kuin yllä mainitut pintmatkat, kuitenkin sillä lisäedellytyksellä, että ne vat alalla svellettavien eettisten vaatimusten mukaisia; ja Juhlat, juhlaillalliset ja muistlahjat edellä mainittuihin tilaisuuksiin. Ruka- ja jumatarjilun sisältävä kestitseminen edellyttäen, että samaa henkilöä ei kutsuta liian usein. Saman liikekumppanin kutsun hyväksyminen ja saman liikekumppanin kutsuminen n sveliasta krkeintaan muutaman kerran vudessa. 3. Hyväksyttävä Tavanmaiset ja khtuulliset liikelunaat. Tavanmaiset ja khtuulliset lahjat, vieraanvaraisuudet ja muut edut erityisinä syntymäpäivinä, sairauden sattuessa tai muissa vastaavissa tilanteissa. Yritysvierailujen tai vastaavien tapahtumien yhteydessä annetut pienet tutenäytteet tai mainsesineet, jiden markkina-arv n vähäinen. Muistlahjat, jiden markkina-arv n vähäinen.