Online- toiminnot Varaosaliikkeen / myyjäliikkeen käyttöohje Päivitetty 24.5.2011 Online- toiminnot - 1 -
SISÄLLYS KÄYTTÖÖNOTTO... 3 YLEISTÄ... 3 TUNNUKSET... 3 ASETUKSET VARAOSALIIKKEEN PÄÄSSÄ... 3 TIETOJEN TOIMITTAMINEN ASIAKKAALLE... 5 VARAOSALIIKKEEN HINNASTON TEKO JA PÄIVITTÄMINEN... 5 VASTAAVIEN TUOTTEIDEN AUTOMAATTINEN PERUSTAMINEN SAATAVUUSKYSELYSSÄ... 5 SÄHKÖISTEN VARAOSALUETTELOLIITÄNTÖJEN KÄYTTÄMINEN... 5 ASIAKASKORTISTOON KORJAAMON TIETOJEN TÄYDENTÄMINEN... 6 SAATAVUUSPALVELUN KÄYNNISTÄMINEN VARAOSALIIKKEESSÄ... 6 YLEISTÄ... 6 SAATAVUUSKYSELYN NÄYTTÄMINEN TUOTETYYPPITASOLLA... 7 TILAUSTEN VASTAANOTTAMINEN VARAOSALIIKKEESSÄ... 7 YLEISTÄ... 7 TILAUSTEN VASTAANOTTAMINEN VARAOSALIIKKEESSÄ... 8 AUTOMAATTISEN NOUDON LAITTAMINEN PÄÄLLE... 8 VANHOJEN TILAUSTEN SELAAMINEN / KATSELU... 8 RUUDUN MUUT TOIMINNOT JA VALINNAT... 9 TUOTTEEN VAIHTAMINEN VASTAAVALLE TUOTTEELLE... 9 TUOTTEEN HAKEMINEN RIVILLE, JOKA TILATTU PELKÄLLÄ NIMIKETEKSTILLÄ... 9 LÄHETETTYJEN TILAUSVAHVISTUSTEN ARKISTOINTI KAIKISTA TYÖASEMISTA PALVELIMELLE...11 SAAPUVISSA TILAUKSISSA LÄHETTÄJÄN AUTENTIKOINTI LIIKETUNNUKSEN PERUSTEELLA... 9 ONLINE TILAUKSEN RIVIKOHTAISEN VIITTEEN VÄLITTÄMINEN OMALLE OSTOTILAUKSELLE... 9 TOIMINTA TIIVISTETYSTI KORJAAMON PÄÄSSÄ (TÄSTÄ ERILLINEN OHJE)...10 SAATAVUUSKYSELYN TEKO KORJAAMOSSA...10 TILATTAVIEN TUOTTEIDEN KOOSTAMINEN TILAUSTA VARTEN...10 TILAUKSEN TEKO JA LÄHETTÄMINEN KORJAAMOLLA...10 TILAUSVAHVISTUKSEN VASTAANOTTAMINEN KORJAAMOSSA...10 TEKNISTÄ TIETOA JÄRJESTELMÄN YLLÄPITÄJÄLLE...11 KANSIOT...11 UUSIEN TILAUSTEN KÄSITTELYPROSESSI...11 VIKASELVITYSOHJEITA...11 LISÄTIETOJA...12 OHJEEN MUUTOSHISTORIA...12 Online- toiminnot - 2 -
KÄYTTÖÖNOTTO YLEISTÄ Tässä ohjeessa kerrotaan AutoFutur Online toimintojen asentamisesta ja käyttämisestä varaosaliikkeen ja korjaamon välillä. Koska normaalisti varaosaliike neuvoo korjaamolle toimintojen käytön, ja saattaa myös osallistua asennuksen tekoon, kattaa tämä ohje sekä varaosaliikkeen että korjaamon toiminnot, ja näin ollen ohjeen perusteella voidaan käydä koko toiminta läpi alusta loppuun. Online toiminnot sisältävät korjaamon toimintoina: - Saatavuuskyselyiden teon varaosaliikkeeseen. Samassa kyselyssä näkyvät myös nettohinnat, jos näin halutaan - Tilauksen lähettäminen varaosaliikkeelle - Tilausvahvistuksen vastaanottaminen varaosaliikkeestä - Lisäksi AutoFuturin vakiotoimintona on hinnastojen teko- ja päivitystoiminto, jolla korjaamo saa ajantasaiset hinnastot varaosaliikkeeltä TUNNUKSET Varaosaliike ja korjaamot saavat FuturSoftilta kukin omat tunnuksensa. Näitä on kolme per yritys: 1. Liiketunnus, joka yksilöi mikä yritys (ja sen toimipiste) on kysymyksessä. Tämä on yleensä kyseisen yrityksen asiakasnumero FuturSoftilla. Tämä on numeromuotoinen 2. Käyttäjätunnus. Tämä on liiketunnuksesta erillinen ja sisältää yleensä kirjaimia ja numeroita. 3. Salasana. Sisältää kirjaimia ja numeroita. Käyttäjätunnuksen ja salasanan lisäksi on siis liiketunnus, joka voidaan antaa julkisesti kauppakumppaneiden tietoon. Käyttäjätunnus ja salasana ovat sen sijaan aina vain yrityksen omaan käyttöön eli salaisia. Lisäksi samassa yhteydessä saadaan rekisteröintikoodi Online-toimintojen käyttöön, joka tuo kyseiset toiminnot ohjelmassa näkyviin. Varaosaliikkeellä ja korjaamolla EI ole siis yhtään yhteistä tunnusta. Asetuksia laitettaessa tulee siis olla huolellinen, että varaosaliikkeelle laitetaan varaosaliikkeen tunnukset ja korjaamolle korjaamon tunnukset. ASETUKSET VARAOSALIIKKEEN PÄÄSSÄ Ensin Online toiminnot rekisteröidään käyttöön sitä varten saadulla rekisteröintikoodilla. Se tapahtuu kohdassa Asetukset Lisätoimintojen käyttöönotto. Tällä ruudulla mennään kohtaan Online toiminnot ja painetaan Rekisteröi kohdalla oleva toiminto käyttöön. Varaosaliikkeessä rekisteröidään lisäksi rekisteröintikoodi Online palvelintoiminnot samaan tapaan. Online- toiminnot - 3 -
Sen jälkeen kohdassa Asetukset / Lisäasetukset, välilehdellä Online laitetaan seuraavat asetukset: Seuraavassa tarkempi kuvaus näistä: - Nettohinnat saatavuuskyselyyn määrää, pyydetäänkö kyselyssä nettohintojen näyttämistä. Varaosaliikkeen pitää tämä erikseen sallia. - Online saatavuuspalvelu osoite on varaosaliikkeen määrittämä ip-osoite. Se on siis sen koneen osoite, jossa saatavuuspalvelu sijaitsee. Tämä voi olla esim. 192.333.111.222. - Online saatavuuspalvelu portti määräytyy varaosaliikkeen päässä. Ellei erityistä syytä, käytetään normaalisti arvoa 12000. - Käyttäjätunnus: Saadaan FuturSoftilta. On yleensä muotoa xxxliiketunnus, esim. til999. Tämä siis on eri kuin liiketunnus. - Online käyttötapa:varaosaliikkeissä aina Varaosaliike ja korjaamoilla Korjaamo. Tämä vaikuttaa useiden toimintojen käyttäytymiseen, erityisesti tilausvahvistusten noutamiseen. Mm. siten että varaosaliike ei koskaan hae tilausvahvistuksia On-line järjestelmästä itse. - Liiketunnus: Laitetaan numero joka saadaan FuturSoftilta. On normaalisti aina numeromuotoinen. Esimerkiksi 999. Tämä on normaalisti sama kuin yrityksen asiakasnumero FuturSoft Oy:llä. - Salasana: Saadaan FuturSoftilta. Se on yleensä pitkä tunnus, kuten gfrhjw45er jossa isot ja pienet kirjaimet pitää huomioida. - Tilauspalvelin: FuturSoftin tilauspalvelimen osoite. Normaalisti tämä on etilaus.futursoft.fi. - Tilaus hakemisto: Oman koneen hakemisto johon tiedostot tallennetaan. Normaalisti tämä on c:\etilaus joka on oletus. - Saatavuuskyselyn toimittajanro laitetaan sen mukaan kuin varaosaliikkeen kanssa sovitaan. Jos varaosaliikkeen hinnasto on ajettu koneelle saman toimittajan numerolla, käytetään valintaa Luettelokoodista. Jos korjaamolle on puolestaan ajettu hinnastot maahantuojakohtaisesti, usealla toimittajanumerolla, valitaan Toimittajanumerosta. Online- toiminnot - 4 -
Korjaamon ohjelmassa tulee ensin olla perustettuna varaosaliike toimittajakortistoon. Tarvittaessa siis perustetaan varaosaliike ensin toimittajaksi. Sen jälkeen erillinen Online korjaamo-ohje kertoo miten tiedot asetetaan korjaamon tietoihin. Pääasiassa tiedot syötetään kuitenkin toimittajaruudun kohdassa Online ja asetetaan kyseisen korjaamon tiedot. TIETOJEN TOIMITTAMINEN ASIAKKAALLE VARAOSALIIKKEEN HINNASTON TEKO JA PÄIVITTÄMINEN Ensimmäinen vaihe on, että korjaamon koneelle ajetaan hinnastot joita sitten käytetään. Jos korjaamolla on jo entuudestaan ajettuina hinnastot suoraan maahantuojien hinnastoina (korjaamo ei tilaa maahantuojilta mutta ovh-hinnastot on ajettuna koneelle), voidaan käyttää niitä, tai ajaa hinnastot siten että toimittajaksi tulee suoraan varaosaliike, joka on toki loogisempaa. Tällöin maahantuojien numerot laitetaan hinnastopäivityksessä näkymään luettelokoodi- kentässä. Hinnaston tekemisestä ja ajamisesta on käyttöohjekansiossa tarkemmat ohjeet. Hinnaston teko ohjeen tuotteen toimittajanumeron välittämistä luettelokoodina kannattaa ehdottomasti käyttää. Eli ruksata hinnaston tekovaiheessa toimittajanumero ja ajaa sen sisään (automaattisesti painikkeella oikein muodostuvasta) Futursoft hinnastomuodosta luettelokoodi kenttään. VASTAAVIEN TUOTTEIDEN AUTOMAATTINEN PERUSTAMINEN SAATAVUUSKYSELYSSÄ Online järjestelmän lähtökohta on että varaosaliikkeen hinnasto ajetaan korjaamon koneelle, tai käytetään jo ajettuja Ovh-hinnastoja. Saatavuuskyselyssä näkyvät vertailutuotteet (joita ei välttämättä ole ajettu korjaamon koneelle), voidaan kuitenkin perustaa automaattisesti kun saatavuuskyselyssä tällainen vastaava tuote valitaan. Toiminto edellyttää kuitenkin että varaosaliikeen toimittajanumerot(vain halutut vertailutoimittajat) ovat perustettuna korjaamon ohjelmaan jotta korjaamon ohjelma pystyy perustamaan tuotteen saatavuuskyselystä tälle toimittajalle. Toimittajien nimiä ei ole pakko paljastaa, vaan pelkkä numero(sama kuin varaosaliikeessä) ja jokin nimi riittää. SÄHKÖISTEN VARAOSALUETTELOLIITÄNTÖJEN KÄYTTÄMINEN Kun toimitaan niin että toimittajana on varaosaliike, tälle tulee tällöin käyttöön luonnollisesti kokonaan erillinen toimittajanumeronsa. Se on hyvä olla erillinen FuturSoftin vakionumeroista, eli esimerkiksi 500. Tällöin jotta voidaan käyttää varaosamaahantuojien varaosaluetteloita, kuten Koivunen CD:tä, Osalinkkiä, Bosch ESI:ä ym., laitetaan näiden cd-rom toimittajien toimittajanumeroksi varaosaliikkeen toimittajanumero, eli esim. edellä mainittu 500. Tällöin mennään yleisiin asetuksiin, cd-rom välilehdelle ja ruksataan alareunasta Näytä piilotetut asetukset. Tällöin tulee näkyviin toimittajanumerot kullekin varaosaluettelolle. Nämä aktivoidaan klikkaamalla asetuksen nimikenttää. Tällöin niille tulee valkoinen laatikko johon arvo syötetään. Online- toiminnot - 5 -
Näihin voidaan kuhunkin sitten laittaa tuo em. numero 500 tai mikä numero onkaan. ASIAKASKORTISTOON KORJAAMON TIETOJEN TÄYDENTÄMINEN Jotta saatavuuskyselyyn saadaan asiakaskohtaiset nettohinnat, pitää asiakkaan tietoihin täydentää korjaamon liiketunnus. Saatavuuskyselyssä korjaamo välittää liiketunnuksensa, ja jos se löytyy asiakaskortistosta, nettohinnat saadaan välitettyä. Liiketunnus laitetaan asiakkaan tietoruudulla, Lisätiedot- välilehdellä, kohdassa Online liiketunnus (kts. kuva). SAATAVUUSPALVELUN KÄYNNISTÄMINEN VARAOSALIIKKEESSÄ YLEISTÄ Saatavuuspalvelu käynnistetään laittamalla saatavuuspalvelu.exe päälle varaosaliikkeessä. Tämä laitetaan yleensä palvelimella. Kyseinen ohjelma löytyy AutoFuturin asennuskansiosta. Tälle kannattaa tehdä pikakuvake työpöydälle, ja tarvittaessa lisätä se käynnistymään automaattisesti Windowsin käynnistysvalikosta, kun kone käynnistetään. Tällöin seuraava ruutu tulee näkyviin varaosaliikkeen palvelimelle. Sen voi pienentää ruudun alareunaan normaalista pienennys- kuvakkeesta. Saatavuuspalvelu on siis käytettävissä vain kun tämä ohjelma on käynnissä. Kauppias voi halutessaan sammuttaa palvelun silloin kun haluaa. Ruudulle tulevat näkyviin: - kyselyt: mitä tuotetta kysytty mistäkin ip-osoitteesta. - kyselyiden yhteismäärä - mitä ohjelma on palauttanut vastauksena Online- toiminnot - 6 -
SAATAVUUSKYSELYN NÄYTTÄMINEN TUOTETYYPPITASOLLA Tällä asetuksella koko tuotetyypin tuotteiden varastosaldot lasketaan yhteen, ja näytetään saatavuus kokonaisuutena. Tuotekoodina näytetään tuotetyypin koodi. Jos asiakas siis tekee kyselyn jollakin tuotetyyppiin kuuluvalla tuotekoodilla, ohjelma näyttää vastauksen tuotetyypin koodilla. Kun tämä valinta on päällä, asiakas voi tehdä saatavuuskyselyn myös tuotetyypin koodilla. Asetus on kohdassa Lisäasetukset Online Näytä saatavuus tuotetyyppitasolla TILAUSTEN VASTAANOTTAMINEN VARAOSALIIKKEESSÄ YLEISTÄ Kun tilauspalvelin- ohjelma asennetaan, se hakee asiakkaiden lähettämät tilaukset ja tuo ne ruudulle. Uusien tilausten haku voi tapahtua esimerkiksi minuutin välein. Sen jälkeen myyjä tarkistaa tilauksen sen tiedot, mahdollisesti vaihtaa tuotteet vastaaviin tuotteisiin ja hyväksyy tilauksen. Kun tilaus hyväksytään, siitä voidaan tehdä joko pikatilaus tai lähete. Tilausvahvistus lähtee samalla automaattisesti korjaamolle ilman lisätoimenpiteitä. Tilausvahvistuksen syntymisen jälkeen kuluu maksimissaan minuutin viive sen välittämiseen korjaamolle tilaus- ja vahvistuspalvelimen kautta (internet-palvelin). Tilauspalvelin käynnistetään varaosaliikkeen puolella yleensä Windowsin työpöydälle tehtävästä pikakuvakkeesta. Ohjelma voidaan myös laittaa käynnistymään automaattisesti, kun kone käynnistetään. Tämä pikakuvake käynnistää ohjelman asennushakemistossa sijaitsevan ohjelman etilaus.exe. Tilausohjelman ruudulla on tällöin normaalisti seuraavat tiedot. Online- toiminnot - 7 -
TILAUSTEN VASTAANOTTAMINEN VARAOSALIIKKEESSÄ Normaalisti ruudulla näkyy UUSI- tilassa olevat tilaukset. Ne ovat käsittelyä odottavat tilaukset. Tarvittaessa tila-valinnalla voidaan selata vanhoja tilauksia. Rajaukset voidaan tehdä päivämäärällä ja asiakkaan mukaan. Tilaus voidaan avata kaksoisnapsauttamalla sitä listalta. Näin sitä päästään muokkaamaan, kuten muuttamaan tuoterivi vastaavalle tuotteelle tai käsin kirjoitetulle tuoteriville haettua oikea tuote tuotekortistosta. Lopuksi tilaus hyväksytään painikkeesta Hyväksy, pikatilaukseksi tai Hyväksy, lähetteeksi. AUTOMAATTISEN NOUDON LAITTAMINEN PÄÄLLE Tämä tapahtuu kohdassa Nouda tilaukset automaattisesti sekunnin minuutin välein. 30 on tässä käytännön minimi, eli aika ei saa olla ainakaan lyhyempi kuin mitä noutaminen eri tilanteissa kestää. Sekuntimäärän asettamisen jälkeen laitetaan ruksi ko. valinnan eteen. Tämä valinta tallentuu, eli seuraavan kerran kun ohjelma käynnistetään, automaattinen nouto aloittaa toiminnan automaattisesti. VANHOJEN TILAUSTEN SELAAMINEN / KATSELU Yläreunasta valitaan Tila- kohdasta, että näytetään käsitellyt tilaukset. Tai painetaan kokonaan Poista rajaukset. Online- toiminnot - 8 -
RUUDUN MUUT TOIMINNOT JA VALINNAT Ruudun alareunassa on loki josta nähdään viimeiset tapahtumat. Sen voi huoletta nollata kohdasta Nollaa loki, tai tarvittaessa tallentaa lokitiedostoon, joka voidaan sen jälkeen esimerkiksi lähettää helpdeskiin jos siihen on tarvetta. Ruudun alareunassa oleva ruksi Haku paikallisesta kansiosta (ei FTP) saa olla päällä vain erikoistapauksissa, liittyen räätälöityihin liitäntöihin sähköisiin kauppapaikkoihin. Normaalisti ruksia ei saa olla. TUOTTEEN VAIHTAMINEN VASTAAVALLE TUOTTEELLE Tapahtuu F10:llä rivin kohdalta. Ohjelma synnyttää automaattisesti kommenttirivin tämän perusteella korvatusta rivistä. Teksti on muotoa: Korvattu: 0100-233. TUOTTEEN HAKEMINEN RIVILLE, JOKA TILATTU PELKÄLLÄ NIMIKETEKSTILLÄ Tämä tapahtuu F1 näppäimellä rivin kohdalla. Tällöin ohjelma synnyttää automaattisesti rivin korvaavasta rivistä. Teksti on muotoa Korvattu: sytytystulpat. SAAPUVISSA TILAUKSISSA LÄHETTÄJÄN AUTENTIKOINTI LIIKETUNNUKSEN PERUSTEELLA On mahdollista ottaa käyttöön lisätarkistus, ettei ohjelma ota saapuvaa tilausta käsittelyyn, ellei asiakkaan liiketunnusta ole syötetty asiakastietoihin, asiakasruudun kohdassa Online liiketunnus. Tämä tieto vaaditaan joka tapauksessa, jotta tilausvahvistus voidaan lähettää asiakkaalle. Näin ollen tällä voidaan varmistaa, ettei tilauksen käsittely käynnisty, ennen kuin asiakkaan tiedot ovat kunnossa. Samalla varmistetaan, että asiakkaan päässä on määritelty toimittajan asiakasnumero oikein, sillä tarkistus varmistaa myös, että liiketunnus on juuri sen asiakkaan tiedoissa, millä asiakasnumerolla tilaus on lähetetty, eli varmennetaan lähettäjän oikea alkuperä. Asetus valitaan kohdasta Lisäasetukset Online Tilauksen liiketunnuksella löydyttävä asiakas. ONLINE TILAUKSEN RIVIKOHTAISEN VIITTEEN VÄLITTÄMINEN OMALLE OSTOTILAUKSELLE Jos Online tilauksessa tule rivikohtaisena viitteenä tärkeää tietoa, se voidaan saada myös siitä tehtävän ostotilausrivin viitteeksi. Samaa voidaan käyttää myös Online tilausten luennan kautta tulevissa verkkokaupan tilauksissa. Toimintatapa on, että Online tilausten riviviite viedään Online tilauksesta tehtävän pikatilauksen riviviitteeksi. Tämä riviviite puolestaan välittyy ostotilaukselle, kun pikatilauksen rivi lisätään ostotilaukselle. Asetus laitetaan kohdassa Lisäasetukset Online Tilauksen rivikohtainen viite pikatilausriveille. Online- toiminnot - 9 -
TOIMINTA TIIVISTETYSTI KORJAAMON PÄÄSSÄ (TÄSTÄ ERILLINEN OHJE) SAATAVUUSKYSELYN TEKO KORJAAMOSSA Saatavuuskysely tehdään tuoteriveillä oltaessa, esimerkiksi työmääräyksellä, Ctrl+Q näppäinyhdistelmällä. Tämän tarkka käyttö on neuvottu Online korjaamo-ohjeessa. TILATTAVIEN TUOTTEIDEN KOOSTAMINEN TILAUSTA VARTEN Korjaamo kerää tilaukseen menevät tuotteet ohjelman vakiotoimintoja käyttäen omalle tilausehdotukselleen. Tiivistettynä tuotteet kerätään yleensä seuraavasti: - Työmääräyksellä oltaessa tuotteita lisätään tilausehdotukselle Lisää tilausehdotukselle toiminnolla joka käynnistetään >- näppäimellä. - Jos halutaan että kaikki tuotteet jotka lisätään työmääräykselle, mutta joita ei ole varastossa, siirtyvät suoraan ostotilaukselle, laitetaan asetusten kohdasta Korjaamoasetukset Työmääräysruutu päälle asetus Lisää puuttuvat tuotteet tilausehdotuksille. TILAUKSEN TEKO JA LÄHETTÄMINEN KORJAAMOLLA Tehdään ja hyväksytään AutoFuturissa ensin normaali ostotilaus halutulle Online tilausta käyttävälle toimittajalle. Tämä siis tehdään toiminnolla F12 Hyväksy. Tilauksen pitää ennen lähetystä olla hyväksytty. Hyväksymisvaiheessa valitaan, tulostetaanko se. Sen jälkeen painetaan ostotilausruudulla painiketta Lähetä F8. Kun painetaan tätä lähetyspainiketta, ei ole merkitystä, minkä toimittajan tilausehdotus on ruudulla avoimena. Lähetettävä tilaus näkyy lähetysikkunassa, jossa se lähetetään Lähetä- painikkeella. Jos jostakin syystä on tehty useampia tilauksia ilman niiden lähettämistä, ohjelma värjää kaikki, eli kaikki lähetetään kerralla. Kun lähetys on onnistunut, tilaukset poistuvat lähetettävien listalta. Tällöin tilaus on siis lähetetty. TILAUSVAHVISTUKSEN VASTAANOTTAMINEN KORJAAMOSSA Kun tilaus on käsitelty varaosaliikkeessä päässä, siitä saapuu tilausvahvistus. Vahvistukset haetaan päävalikon Ostot- välilehden kohdassa Tilausvahvistukset. Tällä ruudulla painetaan painiketta Hae viimeisimmät. Vianetsintä: Jos vahvistuksen haussa tulee virheilmoituksia, kannattaa ensimmäiseksi tarkistaa mitä muita tilausliitäntöjä on tällöin käytössä. Toiminto nimittäin hakee tilausvahvistukset samalla kaikista määritellyistä paikoista, joita voivat olla esim. Autolinkki ja Örumnet. Kannattaa siis katsoa, että niiden asetukset ovat kunnossa, sillä Online tilausvahvistusten haku voi keskeytyä virheellisiin asetuksiin muissa vahvistuksissa. Online- toiminnot - 10 -
TEKNISTÄ TIETOA JÄRJESTELMÄN YLLÄPITÄJÄLLE KANSIOT Online toimintoja käytettäessä käytetään kahta eri kansiota. Asetuksissa oleva Online kansio on normaalisti aina c:\etilaus. Tämä on oletuksena. Tätä kansiota käytetään hinnastojen tekoon ja lähettämiseen. Tilaukset lähtevät sen sijaan AutoFuturPro ohjelman alla olevan kansion \autofuturpro\tilaukset alta. Tämä on ohjelmassa kiinteästi. Sieltä voidaan siis arkiston omaisesti selata lähetettyjä tilauksia. LÄHETETTYJEN TILAUSVAHVISTUSTEN ARKISTOINTI KAIKISTA TYÖASEMISTA PALVELIMELLE Kopiot lähetetyistä tilausvahvistuksista voidaan nyt arkistoida verkkoon jaettuun hakemistoon, jotta tarvittaessa vahvistuksen tiedot voidaan nähdä nopeasti yhdestä paikasta. Asetus on kohdassa Lisäasetukset Online Lähetettyjen tilausvahvistusten arkistokansio. UUSIEN TILAUSTEN KÄSITTELYPROSESSI Uudet tilaukset tulevat fyysisesti asiakastilauksiksi. Niitä voidaan siis selata asiakastilausten hallinnassa. Normaalisti niillä ei ole mitään käyttöä sen jälkeen kun niistä on tehty pikatilaukset. Jos yrityksessä käytetään asiakastilauksia muuhunkin käyttöön, kannattaa huomioida että samassa paikassa näkyvät siis myös nämä tilaukset. VIKASELVITYSOHJEITA Kysymys: Sama tilausvahvistus lähtee asiakkaalle useaan kertaan? Vastaus: Tällöin on mahdollista että tilausvahvistustiedosto on lukittunut. Tällöin mennään etilausten yleiseen kansioon, joka on oletuksena c:\etilaus. Poistetaan sieltä kaikki tiedostot. Tilausvahvistukset ovat dat- päätteisiä tiedostoja, joten ennen kaikkea ne pitää poistaa tällöin. Tätä varten on hyvä tietää mekanismi millä tilausvahvistukset lähetetään. Ohjelma muodostaa tilausvahvistuksen etilaus-kansioon Lähetysohjelma lähettää tilausvahvistustiedostot asiakkaille Onnistuneen lähetyksen jälkeen tilausvahvistus poistetaan etilaus-kansiosta. Online- toiminnot - 11 -
LISÄTIETOJA FuturSoft Oy Lars Sonckin Kaari 16, 02600 Espoo Vaihde 0207-288 730, Fax 0207-288 731, Helpdesk 0600-9-4044 mailto: helpdesk@futursoft.fi, http://www.futursoft.fi OHJEEN MUUTOSHISTORIA Muutospäivä Tekijä Muutos 13.5.2011 MK Muokattu ohjetta alkuperäisen pohjalta Online- toiminnot - 12 -