Konsernihallinto ja johtaminen

Konsernihallinto ja johtaminen MUISTIO: Järjestäytymiskokous 4.11.2016 klo 09.00-11.10 Tampereen kaupungin virastotalo, nh. Tammerkoski, 2.krs (Aleksis Kiven katu 14-16 C) 10.11.2016 1 www.pirkanmaa2019.fi

Osallistujat Tarja Puskala, Tampere, puheenjohtaja Kari Hakari, Pirkanmaan liitto, muutosjohtaja Jaakko Joensuu, Pirkkala Esa Sirviö, Mänttä-Vilppula Janne Salonen, Tampere Isto Nordback, PSHP Esko Kautto, Pirkanmaan pelastuslaitos (varajäsen) Erkki Hirsimäki, Parkano Juha Sammallahti, Pirkanmaan ELY-keskus Regina Saari, Pirkanmaan TE-toimisto Vuokko Ylinen, PSHP Marko Mäkinen, Pirkanmaan liitto Tuukka Salkoaho, Tampere (kutsuttu asiantuntija) Juhani Pohjonen, Tampereen kaupunkiseutu (varajäsen) Mikko Koponen, Pirkanmaan liitto, sihteeri 10.11.2016 2 www.pirkanmaa2019.fi

Muistio 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen 09.00, vaihdettiin asialistan kohdat 6 ja 7 alkuun kohdan 2 jälkeen, käytiin esittäytymiskierros. 2. Teemaryhmän järjestäytyminen Varapuheenjohtajaksi valittiin Esa Sirviö. Ryhmän teknisenä sihteerinä toimii Mikko Koponen. Ryhmän asialista lähetetään viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta, mutta asioita voidaan tuoda myös suoraan kokoukseen pöydälle. Teemaryhmän muistiot ovat lähtökohtaisesti julkisia ja ne löytyvät Pirkanmaa2019-sivuilta. Sovittiin, että esitystapana muistioon kirjataan aina johtopäätös siitä, mitä ollaan saatu aikaan kokouksessa. Lisäksi laaditaan projektiryhmälle tiedotettavat asiat -dia. Kokoukset pidetään ei-muodollisina. Sovittiin, että varajäsenenä on organisaation varsinainen jäsenen lähettämä asiantuntija. Koettiin, että KoJo-teemaryhmän työ kytkeytyy sote- ja makuprojektiryhmien työhön ja olisi hyvä, että maakuntaprojektijohtaja Jukka Alasentien ja SOTE-projektijohtaja Jaakko Herralan osallistuvat tarpeen mukaan KoJo-ryhmän toimintaan ja linjauksien laadintaan. Työskentelyn ja valmistelun tulokulmaksi määriteltiin, että maakuntaorganisaation hahmotelma rakennetaan toiminta edellä, jota seuraa johtamisjärjestelmän määrittely. 3. SOTE- ja maakuntauudistuksen tiekartta valmistelun tukena Esiteltiin lyhyesti alueuudistus.fi -sivujen tiekartta, joka toimii valmistelun tukena 10.11.2016 3 www.pirkanmaa2019.fi

Muistio 4. Pirkanmaa 2019 -viestintäsuunnitelma Käytiin läpi Pirkanmaan 2019 -viestintäsuunnitelma erityisesti teemaryhmien viestinnän näkökulmasta (ks. liite 1) 5. Pirkanmaan sote- ja maakuntauudistuksen organisoituminen sekä uuden maakunnan viitekehys (liite 2) Muutosjohtaja Kari Hakari antoi yleiskatsauksen Pirkanmaan sote- ja maakuntauudistuksen kokonaisuuteen sekä erityisesti järjestäjä-tuottaja -mallin ohjausjärjestelmän problematiikkaan. Maakuntaan suunnitellut kaikki tehtävät pitäisi saada hahmoteltua maakunnan konsernirakenteeseen. Keskeistä kartoittaa, mitä kaikkea uusi maakunta pitää sisällään, miten tarkoituksenmukaisimmin johdetaan kaikkia 25 tehtäväkokonaisuutta ja miten/millä toimintoja ohjataan? Esitettiin, että työskentelymalliksi ryhmälle sopii ns. lakanamalli ja työpajatyyppinen tekeminen. Uutta rakennetta/rakenteita lähdetään ensimmäisenä hahmottamaan tyhjälle pohjalle luodaan vaihtoehtoja avoimin mielin. Lakanamallissa syntyy yhteinen eri organisaatioiden tuottama rakenne- ja toimintamalli. Korostettiin, että tässä työskentelyn yhteydessä yhteyspintojen määrittely muihin teemaryhmiin on kriittistä. Tunnistettiin erityisen keskeinen kytkös järjestäjän ja tuottajan roolit -teemaryhmään. Keskusteltiin, mitkä tehtäväkokonaisuuksista jäävät KoJo-ryhmän ratkaistavaksi (oleellista SOTE- ja MAKU-integraatio). KoJo-ryhmä voisi toimia vastaavana toimintoja integroivana työpajan järjestäjänä. Viitattiin myös hankintalakiin, joka on eduskuntakäsittelyssä. Laki sisältää keskeisiä asioita, jotka määrittävät markkinarajapintoja. 10.11.2016 4 www.pirkanmaa2019.fi

Muistio 6. Teemaryhmän tehtävät ja työskentelytavat (liite 3) Teemaryhmän työskentely aloitetaan laatimalla konsernirakennehahmotelmaa tyhjälle pohjalle, johon myös muut teemaryhmät voivat tuottaa sisältöjä. Tavoitteena on tuottaa esitys ja mahdollisesti vaihtoehtoja tarkoituksenmukaisesta uuden maakunnan konserni- ja johtamisrakenteesta. Keskeistä on luoda organisaatio toiminnan kautta, jota johtamisjärjestelmä seuraa. Tavoitteena on myös, että KoJoryhmä liikkuu ja tarjoaa asiantuntemustaan muihin ryhmiin erityisesti, kun on kyse konsernirakenteen ja johtamisen teemoista. Haasteita valmistelulle luo se, että järjestämisen ja tuottamisen rajapinnat ovat vielä täysin auki kansallisessa valmistelussa. Haastavaa on lisäksi istuttaa valtion toimintamallit uuteen maakuntaan. Ryhmä linjasi, että se ei jää odottamaan valtakunnallista ohjausta vaan ryhmä hahmottelee itse omia malleja uudelle maakunnalle. Nykytilankuvauksen päivitys: Nykytilankuvausta on tarve tarkentaa konsernirakenteen ja johtamisen näkökulmasta, mutta kuitenkin mahdollisimman kevyellä menettelyllä. Ei ole tarkoituksenmukaista selventää mennyttä, kun luodaan uutta puhtaalle pohjalle. Sovittiin, että Mikko ja Tarja vastaavat tästä. Toimintojen rajapinnat ja yhteistyötarpeet: Muista teemaryhmistä tulee syötteitä KoJo-ryhmään, vältetään päällekkäistä työntekoa. Todettiin, että synergiahyötyjen etsiminen ja päällekkäisyyksien karsiminen maakunnalle siirtyvistä tehtäväkokonaisuuksista (liite 1) on tehtävä, jota tulee tehdä yhteistyössä sote- ja makusisältöjä työstävien teemaryhmien kanssa. Tarkasteluissa on tärkeä huomioida myös laajempi yhteistyöalue, koska Pirkanmaalla hoidetaan tuotannon ja järjestämisen tehtäviä myös muiden maakuntien puolesta. Mietittävä myös, miten yhteistyöalue (ERVA) näyttäytyy tulevassa konserni- ja johtamisrakenteessa. 10.11.2016 5 www.pirkanmaa2019.fi

Muistio 6. Teemaryhmän tehtävät ja työskentelytavat (liite 3) Organisaatioissa kehitetyt hyvät käytännöt ja benchmarking: sovittiin, että tätä kokonaisuutta seurataan kevyesti (Mikko vastaa). Todettiin, että maakunnan konserni- ja johtamisrakenteeseen liittyviä tietotarpeita on mahdollista tiedustella kootusti muilta teemaryhmiltä. Teemaryhmän tehtäviin ei tehty lisäyksiä. 7. Teemaryhmän työsuunnitelman laatiminen (liite 4) Tarvitaan työn pohjaksi tilannekuva siitä, mikä on valmistelun liikkumavara ja mikä tulee olemaan lainsäädännöllinen viitekehys. Maakuntavaltuuston päättämä hallintosääntö ja maakuntastrategia tulevat olemaan ratkaisevassa asemassa. Tavoitteena on, että kevään aikana saadaan hahmoteltua hallintosäännön keskeiset kohdat ja maakuntastrategian roolia koko konsernin toimintaa ohjaavana ja läpileikkaavana asiakirjana. Valmisteluresurssit: tunnistettiin ryhmän organisaatioiden tarjoama henkilö-, aika- ja tilaresurssi sekä sitoutuminen kriittisinä tekijöinä valmistelun onnistumiselle. Todettiin, että Tuukka Salkoaho ei ole varsinaisena jäsenenä ryhmässä, mutta toimii Tampereen kaupungin tarjoamana asiantuntija- ja valmisteluresurssina. Sovittiin, että resursointikysymyksiä tarkastellaan tarkemmin seuraavassa kokouksessa. 10.11.2016 6 www.pirkanmaa2019.fi

Muistio 7. Teemaryhmän työsuunnitelman laatiminen (liite 4) Tunnistettiin keskeisiksi sidosryhmiksi SOTE- ja MAKU-projektiryhmät, järjestäjän ja tuottajan roolit - teemaryhmä, yhteistoiminta-alueet -teemaryhmä ja palveluverkko ja integraatio -teemaryhmä. Sovittiin teemaryhmän esivalmisteluvaiheen työkokonaisuuksiksi ainakin: 1. Työ aloitetaan luomalla työpajatyyppisenä työskentelynä hahmotelmaa uuden maakunnan konserni- ja johtamisrakenteeksi ( lakanamalli ). Selvitetään valmistelun lainsäädännöllinen liikkumavara ennen työn aloittamista (Vuokko, Mikko ja Kari). 2. Tuotetaan sisältöjä hallintosääntöön. Hahmoteltu KoJo-rakenne siirretään hallintosääntöön. Esivalmistelussa tavoitteena on saada aikaan vähintään hallintosäännön runkoa keskeisimmiltä osin. Valmistelusta vastaa lakiryhmä, Vuokko toimii vetäjänä. 3. Hahmotellaan maakuntastrategian roolia uuden maakunnan johtamisen välineenä, millaisen tulokulman ja sisällöt strategia vaatii moninaisten tehtäväkokonaisuuksien integroimiseksi ja ohjaamiseksi? (Marko, Päivi, Mikko) 4. Selvitetään, miten työnjako kuntien, maakunnan ja valtion välillä on tarkoituksenmukaisinta järjestää. 10.11.2016 7 www.pirkanmaa2019.fi

Muistio 8. Muut asiat Mainittiin, että mahdolliset henkilöstöön liittyvä tietotarpeet ohjataan kootusti henkilöstön asioita käsittelevälle teemaryhmälle. Keskusteltiin eri tahojen osallistamisesta KoJo-teemaryhmän työhön. Todettiin, että tässä vaiheessa henkilöstön näkökulmasta keskeistä on viestintä, josta vastaa viestintäryhmä. Käytiin läpi teemaryhmään esitetyt henkilöt 9. Projektiryhmälle tiedotettavat asiat (liite 5) 10. Seuraava kokous ja kokouksen päättäminen Sovittiin seuraaviksi kokousajankohdiksi 30.11. klo 13-16 (työpaja), 20.12. klo 13-16, 24.1.2017 klo 08.30-11.30, 21.2. klo 08.30-11.30 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.10 10.11.2016 8 www.pirkanmaa2019.fi

Liite 1. Teemaryhmien viestintä Projektiryhmä virallisena viestijänä (viestintäryhmä tukee, aktiivinen tiedottaminen) Projektiryhmien yhteydessä olevat teemaryhmät (22 kpl) vastaavat käytännön valmistelusta. Teemaryhmät konkretisoivat tavoitteet ja valmistelevat materiaalia muutosviestintään. Valmisteltu materiaali on lähtökohtaisesti julkista. Teemaryhmien tulee pitää toisensa ja muut uudistuksessa olevat tahot tietoisena valmistelusta. Valmistuneet materiaalit (muistiot tms.) toimitetaan: yhteisten ryhmien osalta: mikko.koponen@pirkanmaa.fi Ryhmien kokousajat ja materiaalit laitetaan näkyviin nettisivuille www.pirkanmaa2019.fi. Tulossa myös työtila my.pirkanmaa.fi Rohkaistaan avoimeen keskusteluun uudistuksesta ja sen vaikutuksista kaikissa kanavissa.

Pirkanmaan sote- ja maakuntauudistus Hallitus Johtoryhmä Liite 2. Esivalmistelun organisointi Yhteiset asiat projektiryhmä (Kari Hakari) Maakuntaprojektiryhmä (Jukka Alasentie) Soteprojektiryhmä (Jaakko Herrala) TEEMARYHMÄT 1. ICT-asiat 2. Henkilöstöasiat 3. Talousasiat 4. Hankinta ja logistiikka 5. Kiinteistöt 6. Konsernirakenne ja johtaminen 7. Osallistuminen 8. Järjestäjän ja tuottajan roolit 9. Yhteistoiminta-alue asiat 1. Pelastustoimi ja varautuminen 2. Alueen elinvoiman edistäminen 3. Alueiden käyttö ja yhdyskuntarakenteen toimivuus 4. Ympäristön turvallisuus, luonnonvarat ja alkutuotannon edistäminen 1. Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen ryhmä 2. Tiedolla johtamisen ryhmä 3. Palveluiden digitalisointiryhmä 4. Lapsi- ja perhepalveluiden ryhmä 5. Kotona asumisen kehittämisen ryhmä 6. Päihde- ja mielenterveyspalvelujen ryhmä 7. Palveluverkko- ja integraatioryhmä 8. Tutkimus, opetus- ja kehittämistyöryhmä 9. Valinnanvapaus- ja kilpailutusryhmä 10.11.2016 10 www.pirkanmaa2019.fi

PALVELUTUOTANTO MAAKUNTAKONSERNI JÄRJESTÄMISTEHTÄVÄ Liite 2. Maakunnan organisaatiomalli VALTUUSTO Maakuntastrategia HALLITUS Toiminnan, hallinnon ja talouden käytännön johtaminen ---------------------------------------------------------- MAAKUNTAJOHTAJA Tavoiteohjaus PALVELULAITOS Hallitus Konserniyhtiöt Maakunnan Sote-yhtiöt Valtakunnalliset palvelukeskukset Markkinat, valinnanvapaus

Liite 2. Uuden maakunnan tehtäväkokonaisuudet 10.11.2016 12 www.pirkanmaa2019.fi

Liite 3. Teemaryhmän tehtävät 1. Tarkentaa nykytilan kuvausta tarpeellisessa määrin. Nykytilan kuvaus kertoo toiminnan nykyisen järjestämistavan, siihen käytetyt resurssit sekä keskeiset tulokset ja vaikutukset onko tarpeen tarkentaa ja miltä osin? Tarkastella toimintojen rajapintoja sekä yhteistyötarpeita ja mahdollisuuksia maakunnassa. Myös maakuntarajojen yli tapahtuva yhteistyö on tarkasteltava. missä määrin ja toiminnoissa sisältyy teemaryhmän toimeksiantoon? Kerätä eri organisaatioissa kehitetyt hyvät käytännöt ja laatia suunnitelma niiden hyödyntämisestä ja levittämisestä mm. benchmarking ja sen tulosten hyödyntäminen. Hahmottaa toimintojen ja palvelujen tulevaa uudistavaa järjestämismallia ottaen huomioon mahdollisuudet uusiin toimintatapoihin, organisoitumiseen ja yhteistyöhön: miten toimitaan uudessa maakunnassa? 2. Tarkastella teemaryhmiä läpileikkaavia asioita (esim. riskienhallinta) ja järjestää tarvittaessa yhteisiä työpajoja tms. tulee tunnistaa läpileikkaavat teemat 3. Valmistella materiaalia muutosviestintään 4. Tehdä muut projektiryhmän ja projektijohtajan antamat tehtävät Teemaryhmät voivat teettää selvityksiä ja antaa toimeksiantoja pienemmille työryhmille. Se voi järjestää työpajoja, kuulemistilaisuuksia sekä muilla tavoin varmistaa sidosryhmien osallistumisen valmisteluun. - työpaja sidosryhmien osallistamiseen esim. alkuvuodesta 2017? 10.11.2016 13 www.pirkanmaa2019.fi

Liite 3. Konsernirakenne ja johtaminen Tehtävät: Valmistella esitys/innovatiivisia vaihtoehtoja uuden maakunnan konserni- ja johtamisrakenteeksi Arvioida tarkoituksenmukaista toimielinjakoa etsimällä synergiaetuja ja karsimalla päällekkäisyyksiä maakunnalle siirtyvistä tehtäväkokonaisuuksista. Tuottaa sisältöä ja linjauksia uuden maakunnan hallintosääntöön ja konserniohjeeseen (ainakin maakunnan johtaminen, toimielin- ja henkilöstöorganisaatio, toimielinten tehtävät ja toimivalta, konserni- ja omistajaohjaus sekä sopimukset) Pohtia uuden maakuntastrategian roolia keskeisenä johtamisen työvälineenä Hahmotella pirkanmaalaista verkottunutta monituottajamallia (järjestäjäorganisaatio) Mielenkiintoisten eurooppalaisten alueellisten hallinto- ja johtamisratkaisujen benchmarkkaus Seurata kansallista maakuntalain valmisteluryhmää ja maakuntalain valmistelua (hallinnon järjestämisen ja johtamisen osalta) Tavoite 30.6.2017: Vaihtoehdot uuden maakunnan konserni- ja johtamisrakenteesta väliaikaishallinnolle Tavoite 1.3. 31.12.2018: Uuden maakunnan ketterä konserni- ja johtamisrakenne on valmis (valmius itsehallinnolle). Valtuusto on nimennyt käynnistyvän maakunnan toimielimet sekä hyväksynyt hallintosäännön 10.11.2016 14 www.pirkanmaa2019.fi

Liite 4. Teemaryhmän työsuunnitelman laatiminen Työsuunnitelman sisältöluonnos: Teemaryhmän tehtävät ja tavoitteet mitä meidän tulee saada aikaan ja missä muodossa tuotos esitetään? toimeksiannon tarkentaminen ja osatavoitteisiin jakaminen tunnistetaan keskeiset sidosryhmät, keskeiset teemaryhmät Teemaryhmän työskentely ja osatavoitteiden aikatauluttaminen osatavoitteiden deadlinet teemaryhmän kokoontuminen suhteessa projektiryhmän ja johtoryhmän kokouksiin väli- ja loppuraportointi projektiryhmälle osallistumismenettelyt ja viestintä (työpajat, muistiot, nostot projektiryhmälle) Valmisteluresurssit ja tekijät, työnjako kuka tekee, mitä tekee, millaisella panoksella tekee? 10.11.2016 15 www.pirkanmaa2019.fi

Liite 4. Työsuunnitelma: teemaryhmän tehtävät ja tavoitteet Toimeksiannon tarkentaminen ja osatavoitteisiin jakaminen Osatavoitteet tehdä esitys -joka sisältää innovatiivisia vaihtoehtoja- uuden maakunnan konserni- ja johtamisrakenteeksi > strategisen johtamisjärjestelmän vaihtoehdot etsiä synergiaetuja ja karsia päällekkäisyyksiä maakunnalle siirtyvistä tehtäväkokonaisuuksista ja tämän työn pohjalta arvioida tarkoituksenmukaista toimielinjakoa tuottaa sisältöä ja linjauksia uuden maakunnan hallintosääntöön ja konserniohjeeseen (ainakin maakunnan johtaminen, toimielin- ja henkilöstöorganisaatio, toimielinten tehtävät ja toimivalta, konserni- ja omistajaohjaus sekä sopimukset) arvioida uuden maakuntastrategian roolista keskeisenä johtamisen työvälineenä> pohdinta esim. swot:n avulla? hahmotella pirkanmaalaista verkottunutta monituottajamallia (järjestäjäorganisaatio) benchmarkata mielenkiintoisia eurooppalaisia alueellisia hallinto- ja johtamisratkaisuja seurata kansallista maakuntalain valmisteluryhmää ja maakuntalain valmistelua (hallinnon järjestämisen ja johtamisen osalta) Puuttuuko jotakin? 10.11.2016 16 www.pirkanmaa2019.fi

Liite 5. Projektiryhmälle tiedotettavat asiat KoJo-teemaryhmän työ kytkeytyy sote- ja makuprojektiryhmien työhön ja olisi hyvä, että maakuntaprojektijohtaja Jukka Alasentien ja SOTE-projektijohtaja Jaakko Herralan osallistuvat tarpeen mukaan KoJo-ryhmän toimintaan ja linjauksien laadintaan. KoJo-teemaryhmä vastaa maakunnan konsernirakenteeseen ja johtamisjärjestelmään liittyvien kysymysten kokonaisuudesta. Ei ole tarkoituksenmukaista, että kukin ryhmä selvittää päällekkäin näitä asioita. Toivotaan, että kukin teemaryhmä kartoittaa omat tietotarpeensa liittyen em. kokonaisuuksiin ja toimittaa ne osoitteeseen mikko.koponen@pirkanmaa.fi, josta ne ohjataan kootusti KoJo-teemarymälle. KoJo-teemaryhmällä on monia yhteyspintoja muihin teemaryhmiin. Mietittävä osallistamisen toimintamalleja sekä keinoja tiedonkulun varmistamiseksi ja päällekkäisen tekemisen välttämiseksi. 10.11.2016 17 www.pirkanmaa2019.fi