Projektiryhmän työsuunnitelma

Transkriptio

1 Projektiryhmän työsuunnitelma Sote-projektiryhmä

2 Työsuunnitelman sisältö 1. Kokouskäytännöt 2. Toiminnan tavoitteet 3. Projektiryhmän tehtävät 4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet 5. Valmisteluresurssit ja työnjako 6. Projektiryhmän viestintä

3 1. Kokouskäytännöt Projektiryhmän puheenjohtajana toimii sairaanhoitopiirin johtaja Rauno Ihalainen PSHP:stä. Varapuheenjohtajana toimii hyvinvointijohtaja Taru Kuosmanen Tampereen kaupungilta. Molempien poissa ollessa kokous valitsee puheenjohtajan keskuudestaan. Kokousten esittelijänä toimi sote-projektijohtaja Jaakko Herrala Pirkanmaan liitosta. Kokouksissa sihteerinä toimii suunnittelija Kaarina Kiviluoma PSHP:stä ja varasihteerinä Tiina Konttajärvi Pirkanmaan liitosta. Kokoukset pidetään pääsääntöisesti PSHP:n tiloissa. Paikka ilmoitetaan aina kokouskutsussa. Kokouskutsu, esityslista ja taustamateriaalit toimitetaan viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta. Teemaryhmien moninaisuudesta ja eritahtisesta työskentelystä johtuen asioita voidaan tuoda myös suoraan projektiryhmän kokouksiin pöydälle. Projektiryhmän kokouksissa teemaryhmien puheenjohtajat käyttävät max. 2 minuutin puheenvuorot työskentelyn etenemisestä sekä esittelevät projektiryhmälle tiedotettavat asiat -dian. Teemaryhmien diat liitetään osaksi muistiota. Projektiryhmän materiaalit ovat lähtökohtaisesti julkisia. Materiaalit kootaan pirkanmaa2019.fi-sivuille ja my.pirkanmaa.fi-työtilaan

4 2. Toiminnan tavoitteet Esivalmisteluvaiheen aikana työryhmien työllä pohjustetaan ja aloitetaan sote- ja maakuntauudistuksen toteutus Pirkanmaalla. Työn on tarkoitus varmistaa, että uudistus tapahtuu järjestelmällisesti, tavoitteellisesti ja tuloksellisesti. Toimintaa johtaa esivalmistelun hallitus ja johtoryhmä. Projektiryhmät tarkastelevat uudistusta kukin omasta näkökulmastaan, mutta keskinäistä toimintaa yhteen sovittaen. Tavoitteena on tehdä Suomen paras ja Euroopan kiinnostavin uudistus. Tämä tarkoittaa, että uudistus nähdään mahdollisuutena tehdä asiat paremmin, asiakaslähtöisemmin ja vaikuttavammin. Haasteena on irrottautua nykyrakenteista ja -toimintatavoista ja aidosti uudistaa uuden maakunnan toiminta- ja palvelukokonaisuutta

5 3. Projektiryhmän tehtävät Projektiryhmä vastaa valmistelun toimeenpanosta sote -teemakokonaisuuden osalta. Projektiryhmä ensisijaisesti ohjaa, valvoo ja koordinoi teemaryhmien työtä. Sen tehtävänä on yhteen sovittaa valmistelua teemaryhmien välillä sekä muiden projektiryhmien kanssa. Projektiryhmä tekee ratkaisuja teemaryhmien valmistelun pohjalta sekä vie asioita johtoryhmän ja hallituksen käsiteltäväksi ja päätettäväksi. Laatii tiedotteita lähetettäväksi sähköpostista (tarkemmin kohdassa 6)

6 4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet Projektiryhmän työskentely sovitetaan yhteen johtoryhmän ja hallituksen toiminnan sekä niiden kokousrytmien kanssa. Projektiryhmä omalta osaltaan seuraa ja täydentää esivalmisteluvaiheen aikataulumatriisia. Kokoukset pyritään ajoittamaan ennen johtoryhmän kokouksia. Teemaryhmät raportoivat välittömästi projektiryhmälle, mikäli asiaa ei voida käsitellä ilman johtoryhmän tai hallituksen linjausta. Valmisteluvaiheen välitavoitteet : Kaikki teemaryhmät ovat järjestäytyneet ja aloittaneet työskentelyn. Teemaryhmien työsuunnitelmat ml. aikataulu- ja resurssitarkastelut ovat valmiit ja käsitelty projektiryhmässä. Perusaineiston keruu ja nykytilankuvausten laadinta on aloitettu : Väliraportointi teemaryhmiltä on valmistunut. Väliraporteissa on arvioitu ainakin valmistelun etenemistä asetettujen tavoitteiden suhteen, työn organisoitumista sekä esiin nousseita haasteita ja tarpeita. Yhteiset asiat -projektiryhmä on yhteen sovittanut toimintaansa tarvittavilta osin suhteessa muihin projektiryhmiin ja kaikkiin valmistelun teemaryhmiin : Esivalmistelun raportit ja selvitykset ovat valmistuneet ja johtoryhmä on ne käsitellyt

7 5. Valmisteluresurssit ja työnjako (1) Jaakko Herrala, Kaarina Kiviluoma ja Tiina Konttajärvi valmistelevat kokousten asialistat ja materiaalit projekti- ja teemaryhmien sekä muutosjohtajien esiin nostamien asioiden pohjalta. Projektiryhmän puheenjohtaja (Rauno Ihalainen) vastaa projektiryhmien keskinäisen toiminnan yhteensovittamisesta sekä teemaryhmien toiminnan koordinoinnista. Teemaryhmät vastaavat teemaansa liittyvien asioiden ja selvitysten valmistelusta. Teemaryhmille on määritetty tarkemmat tehtävät ja tavoitteet. Kokouksissa teemaryhmien puheenjohtajat käyttävät puheenvuoron oman teemansa valmistelutilanteesta. Muutosvoima-hankkeen henkilöstö tukee projektiryhmän työtä, mutta sen työpanos on rajallinen. Projektiryhmään ja sen teemaryhmiin kuuluvien sidosryhmien tarjoama työpanos, tilat ja henkilöresurssit ovat kriittisiä esivalmisteluvaiheen läpiviemiseksi. Lakityöryhmä tukee ja auttaa teemaryhmiä lainopillisissa asioissa. Lakityöryhmää vetää Vuokko Ylinen

8 5. Valmisteluresurssit ja työnjako (2) SOTE -projektijohtaja Jaakko Herrala seuraa kaikkien teemaryhmien työtä. Elina Kinnunen vastaa Sote -projektiryhmän viestinnästä. STM rahoittaa Kotona asumiseen arvoa neuvonnalla ja asiakasohjauksella -hanketta. Hankkeen kautta on rekrytoitu projektipäällikkö Pirkanmaan liittoon, STM vastaa 100%:sti palkkakustannuksista. Projektipäällikön työpiste on Pirkanmaan liitossa ja hänen työsopimuksensa kestää vuoden 2018 loppuun. Projektipäällikkö työskentelee osana Kotona asumisen kehittäminen -teemaryhmää. Lisäksi STM rahoittaa Lapsi- ja perhepalveluiden muutosohjelmaa. Hankkeen kautta rekrytoidaan LAPE-projektipäällikkö Pirkanmaan liittoon v loppuun asti. STM vastaa 100%:sti palkkakustannuksista. Muutosvoima-hanke kattaa kohtuullisissa määrin tilavuokrat laajoihin, osallistaviin ja teemaryhmien toimintaa yhteen kokoaviin työpajoihin yms. Muutosvoima-hankkeen puitteissa on mahdollisuus määräaikaisen selvityshenkilöstön hankkimiseen ulkopuolelta. Tarve arvioidaan aina tilannekohtaisesti. Ratkaisun tekee muutosjohto

9 6. Projektiryhmän viestintä (1) Teemaryhmien materiaali tulee käsiteltäväksi projektiryhmiin. Valmisteltu materiaali on lähtökohtaisesti julkista. Strategisten asiakokonaisuuksien mediaviestintä suunnitellaan yhdessä viestinnän ammattilaisten kanssa (viestintäryhmä). Muutosjohtaja, sote- ja maakuntaprojektiryhmien puheenjohtajat vastaavat viestinnästä ja mahdollistavat sen, että avoimuus toteutuu. Viestinnän edustus on mukana projektiryhmissä seuraavasti: yhteiset: Kirsti Kivilinna, Anna-Maria Maunu sote: Elina Kinnunen maku: Sirkka Kulomäki Myös osallistuminen-teemaryhmä miettii tarkemmin kuntalaisten osallistumismahdollisuuksia valmisteluun

10 6. Projektiryhmän viestintä (2) Projektiryhmissä käsiteltävistä asioista viestitään aktiivisesti tiedotteella. Tiedotteet toimitetaan muutostiimille osoitteeseen Tiedotteet lähtevät keskitetysti Pirkanmaa2019-sähköpostista. Tiedotteeseen lisätietojen antajien lisäksi kyseisen ryhmän viestintäammattilaisen nimi. Ryhmien kokousajat, materiaalit ja tiedotteet laitetaan näkyviin nettisivuille Haasteellisimmissa tiedotusasioissa viestintäryhmä antaa tukea ja osaamista. Viestintäammattilainen varmistaa, että viestintää pidetään esillä jokaisessa kokoontumisessa. Rohkaistaan avoimeen keskusteluun uudistuksesta ja sen vaikutuksista kaikissa kanavissa.

11 6. Projektiryhmän viestintä (3) Esivalmistelun viestinnällä on oma visuaalinen ilme, johon kuuluvat: Logo Nettibanneri Powerpoint-pohja Word-pohja Kevyt ohjeistus visuaalisen ilmeen käytölle Visuaalista ilmettä käytetään projektiryhmän asialistoissa, muistioissa ja taustamateriaaleissa sekä aina kerrottaessa Pirkanmaan sote- ja maakuntauudistuksesta (Pirkanmaa 2019). Visuaalisen ilmeen materiaalit ovat löydettävissä osoitteesta