Integraatiopalveluiden kilpailutus Sauli Kleemola 27.1.2014 KYSYMYKSET, VASTAUKSET JA TARJOUSPYYNNÖN TARKENNUKSET (Huom! Sisältää olennaisia tarjouspyynnön tarkennuksia!) Hinnat ja hintojen vertailu 1. Hankinnan arvo ylittää hankintalain kotimaisen kynnysarvon, mutta alittaa EU-kynnysarvon. Tarkoitetaanko hankinnan arvolla vain vain perustamisprojektin kiinteähintaa vai lasketaanko mukaan myös 5 vuoden ylläpitomaksut? Arvio perustuu hankinnan kokonaisarvoon 5 vuoden sopimuskaudella. 2. Liite 5, kohta 3.2 Hinnat: Yhden integraation ylläpidon hinnoittelu. Kohdassa pyydetään antamaan hinta yhden integraation ylläpidolle. Integraation saatavuusluokkaa ei ole määritelty. Annetaanko hinta korkeimmalle saatavuusluokalle vai erotellaanko eri saatavuusluokat? Pyydettävät hinnat pitää erotella saatavuusluokkien mukaan lomakkeelle. Lomakkeelle tulee merkitä siis saatavuusluokat (kuusi erillistä saatavuusluokkaa) ja niitä kutakin koskevat hinnat. Lomakkeessa on harhaanjohtavasti vain yksi solu, mutta siihen tulee merkitä hinnat kaikille kuudelle saatavuusluokalle. Tämä on tarjouspyynnön mukaisuutta koskeva vähimmäisvaatimus, joka tarjouksen on pakko täyttää. 3. Liite 5, kohta 3.2 Hinnat: Yhden integraation valvonta ja ylläpito ilmoitetaanko hinta eur/kk per integraatio? ks. kysymys 2. 4. Liite 5, kohta 3.2 Hinnat: Kiinteä kuukausihinta lasketaanko tähän mukaan edellisen kohdan integraation valvonta ja ylläpitokustannus vai ilmoitetaanko hinta ilman integraatioiden yhteenlaskettua kustannusta? Kohtaan ei lasketa mukaan edellisen kohdan kustannuksia. Hinta ilmoitetaan ilman yksittäisiä integraatioita 5. Tarjouspyyntö kappale 2.7 ja liite 5, kappale 3.2: Voitteko tarkentaa miten hinnan painoarvo lasketaan annettavista tiedoista?
Integraatiopalveluiden kilpailutus 2 (9) Arvioimme hintoja seuraavasti: I. Tilattavien asiantuntijapalveluiden hinnan painoarvo on 35 %, joka jakaantuu edelleen arvioidun tarpeen mukaan seuraavasti: integraatioarkkitehti 35 %, integraatioasiantuntija 50 % ja projektipäällikkö 15 %. II. III. Jatkuvien palveluiden ylläpidon osalta laskemme tarjotut eri saatavuustasoluokkien hinnat yhteen, kerromme summan luvulla 4 ja lisäämme siihen ilmoitetun kiinteän kuukausihinnan. Projektin perustamisprojektin hinta on ilmoitettu hinta. HUOM! Osaoptimoinnin vähentämiseksi tarkennamme tarjouspyyntöä asettamalla projektin perustamisprojektin arvion esittämiseksi seuraavat lisäkriteerit: hinnan on perustuttava esitettyjen asiantuntijoiden (integraatioarkkitehti, integraatioasiantuntija ja projektipäällikkö) edellä esitettyyn tuntihinnoitteluun ja projektin tarvitsemiin henkilötyöpäiviin. Tämä on tarjouspyynnön mukaisuutta koskeva vähimmäisvaatimus, joka tarjouksen on pakko täyttää. Integraation määritelmä (liite 5, kappale 3.2, sivu 11) 6. Miten yksi integraatio määritellään? Tarkoitetaanko esimerkiksi kaikkea kahden osapuolen tai sidosryhmän välistä integraatiota vai yksittäistä teknistä integraatiota (tietovirtaa) kahden järjestelmän välillä? Miten määritelmä ulotetaan koskemaan palvelupohjaisia integraatioita? Mahdollinen olisi myös tulkinta, jossa YTHS on saman teknisen integraation kautta yhteydessä useisiin eri tahoihin (esimerkiksi useaan yliopistoon) ja tämä katsottaisiin yhdeksi integraatioksi. Yksi integraatio tarkoittaa yksittäistä tiedonsiirtotarvetta YTHS:n järjestelmien tai sidosryhmien välillä (esim. tietty looginen kokonaisuus), ja tämän tarpeen täyttämiseen rakennettua teknistä integraatiokomponenttia. Sidosryhmien lukumäärä tai integraation toteutustapa eivät vaikuta määritelmään, kunhan samalla teknisellä toteutuksella voidaan palvella kaikkia ko. integraatioon liittyviä sidosryhmiä. Asiantuntijoiden kokemus Kysymykset ja vastaukset (3).docx
Integraatiopalveluiden kilpailutus Sauli Kleemola 27.1.2014 7. Tarjouspyyntö kappale 2.7 (sivu 13): Tarkoitetaanko muiden tuotteiden osalta kokemusta nimenomaan niiden integraatiokomponenteista (eli Weblogic Integration, WebSphere IIB (Broker)/DataPower/ESB)? Kyllä, tarkoitamme nimenomaan mainittuja integraatiotuotteita. 8. Liite 5: sivulla 5 sanotaan että integraatioasiantuntijoilla tulee olla vähintään 2 vuoden kokopäiväinen työkokemus integraatioiden toteutuksesta, mutta sivulla 7 samasta roolista todetaan vaatimuksena vähintään 3 vuoden kokopäiväinen työkokemus: kumpi on oikein? On olennaista, että vaatimus on yksikäsitteinen, koska kyseessä on tarjouspyynnön minimivaatimus, jonka täyttämättä jättäminen voi johtaa tarjouksen hylkäykseen. Sivulla 5 ilmoitettu (2 vuoden kokemus) on oikein. 9. Liite 5: kappaleessa 2.3.2 Henkilökunta kohdassa B sanotaan: Vähintään 3 integraatioasiantuntijaa, joilla on vähintään 2 vuoden kokopäiväinen työkokemus integraatioiden toteutuksesta sekä kokemusta Microsoft Biztalk integraatioalustalla toteutetuista integraatioista sekä HL7-standardista.. Sanamuodosta saa nyt käsityksen, että sekä BizTalk-osaaminen että HL7- osaaminen ovat pakollisia vähimmäisvaatimuksia kaikille kolmelle integraatioasiantuntijalle. Toisaalta tarjouspyynnön kappaleesta 2.7 (sivu 13) saa mielikuvan, että HL7-/IHE-/Taltioni kokemuksesta saa lisäpisteitä, mutta ne eivät ole pakollisia osaamisalueita. Kumpi näistä tulkinnoista on oikea? Tarkennamme vaatimusta seuraavaksi: Vähintään 3 integraatioasiantuntijaa, joista kaikilla on vähintään 2 vuoden kokopäiväinen työkokemus integraatioiden kehittämisestä sekä kokemusta joko Microsoft Biztalk tuotteesta tai HL7-standardista. Yhdellä tarjotulla asiantuntijalla tulee olla kokemusta sekä Biztalk-tuotteesta että HL7-standardista. Selvyyden vuoksi poistaisimme kappaleesta 2.7 (sivu 13) HL7 kokemuksen ja siihen kohtaan jää jäljelle ainoastaan IHE-/Taltioni kokemus. Tämä em. muutoksen takia. 10. HL7-standardivaatimus. Vaaditaanko HL7-kokemus jokaiselta integraatioasiantuntijalta? Voiko vaadittava kokemus koostua useamman kuin yhden henkilön kautta? Ks. edellinen vastaus. 11. Mitkä BizTalk-versioiden sertifikaatit hyväksytään, onko tässä rajoitusta? Hyväksymme kahden viimeisimmän BizTalkin pääversion sertifikaatit.
Integraatiopalveluiden kilpailutus 4 (9) 12. Puuttuuko tästä lauseesta osa : "(Integraatioarkkitehti) - BizTalk-osaaminen, joka ilmenee joko vastuullisena tehtävänä BizTalkilla toteutettua integraatioita koskevassa toimeksiannoissa"? Kohdassa pitäisi lukea BizTalk osaaminen, joka ilmenee vastuullisina tehtävinä ainakin yhdessä BizTalkilla toteutetussa toimeksiannossa. Ylläpidon palvelutasoluokat (Liite 2) 13. Liite 5, kohta 2.1, Palvelutasot: Missä kohtaa tarjouspyynnössä on palvelutasoviitekehys? Liitteen 2. sivulla 15 olevassa kohdassa. Siitä kuitenkin puuttuu mm. priorisointi, joka selostetaan alla: Priorisointi Alla olevassa taulukossa on kuvattu luokittelu virhetilanteiden eli tapahtumien (incident) priorisoimiseksi. Virhetilanteen prioriteetti vaikuttaa siihen palvelun vasteaikaan, jolla virhetilanne odotetaan korjattavaksi. Virheen kiireellisyys kuvaa virhetilanteen vakavuutta. Vaikuttavuus kuvaa, kuinka laajasti virhetilanne vaikuttaa. Vaikuttavuus ja kiireellisyys määräytyvät seuraavasti: Kiireellisyys: Korkea = virhe, joka estää työskentely / liiketoimintaprosessin suorittamisen Normaali = virhe, joka haittaa työskentelyä, mutta ei estä sitä kokonaisuudessaan Matala = virhe, joka voidaan kiertää tai joka ei merkittävästi haittaa työskentelyä Vaikuttavuus Korkea = Suuri joukko YTHS:n työntekijä tai hoito-/ostopalveluprosessin osa Normaali = Pieni joukko YTHS:n työntekijöitä tai suuri joukko YTHS:n ulkopuolisia henkilöitä (opiskelijat) tai ydinprosessien osa (muu kuin hoito- tai ostopalveluprosessi) Matala = Yksittäinen henkilö tai tukiprosessien osa Korkea kiireellisyys Normaali kiireellisyys Matala kiireellisyys Korkea vaikuttavuus Normaali vaikuttavuus Prioriteetti 1 Prioriteetti 2 Prioriteetti 3 Prioriteetti 2 Prioriteetti 3 Prioriteetti 3 Matala vaikuttavuus Virhetilanteiden priorisointi Prioriteetti 3 Prioriteetti 3 Prioriteetti 4 Saatavuutta koskevat merkinnät ja saatavuusaikojen sitovuus 24/7 osalta 14. Mitä tarkoittaa käytännössä palveluaika "8-16 / 5 + 4t / la su"? Kysymykset ja vastaukset (3).docx
Integraatiopalveluiden kilpailutus Sauli Kleemola 27.1.2014 8-16/5 tarkoittaa, että palveluaika on klo 8-16 arkisin. 4t / la-su tarkoittaa, että palveluaika on 4 tuntia toimittajan vapaasti valitsemalla palveluaikana viikonloppuisin. Kyseessä ovat käytännössä YTHS:n asiakkaiden eli opiskelijoiden käyttämät palvelut, joiden tulisi olla aina saatavissa, mutta jotka eivät ole kriittisiä. Tavoitteena on, että ympärivuorokautista päivystystä ja viikonloppupäivystystä ei edellytetä, mutta palvelut eivät saa myöskään olla kokonaan alhaalla esim. kokonaista viikonloppua. Tiketit käytännössä tulevat muodostumaan automaattivalvonnan kautta. Tarjoajien on ilmoitettava hinta määritellyillä kriteereillä toteutettavalle integraatiolle. 15. Kysymys: Onko tarvetta 24/7 palveluille? Jos on, niin voitteko kuvata tarpeen. Ks. edellinen vastaus. 16. Koko integraatioalustan ylläpitohinnoittelu annetaan palveluajalla 8-20 / 5 ja 4 t la/su? Ks. aiemmat vastaukset. 17. Kriittisellä ulkoisella integraatiolla ei ole ratkaisuaikavaatimusta viikonloppuna, mutta korkealla ulkoisella integraatiolla on? Tämä johtuu siitä, että kyseessä ovat erilaiset luonteeltaan erilaiset palvelut. Kriittiset ulkoiset palvelut ovat toimintavarmuudeltaan tärkeämpiä ostopalvelutoimijoiden käyttämiä palveluita, joita ei kuitenkaan käytetä juurikaan iltaisin tai viikonloppuisin. Korkeat ulkoiset palvelut puolestaan muodostuvat YTHS:n asiakkaiden eli opiskelijoiden käyttämistä palveluista, joita käytetään kaikkina vuorokauden aikoina, mutta jotka eivät toiminnallisesti ole yhtä kriittisiä. 18. Onko olemassa/otetaanko käyttöön sanktiomallia palvelutasopoikkeamista? Otamme käyttöön sanktioinnit palvelun saatavuudelle ja toisaalta virhetilanteiden (incident) ratkaisuajoille. Sanktioinnit kohdistuvat yksittäisistä integraatioista perittäviin ylläpitomaksuihin. Sanktiointiperusteet ovat seuraavat: Saatavuus: Selvyyden vuoksi ilmoitamme käyttävämme seuraavia määritelmiä: Saatavuus % = (Todellinen saatavuus/ Palveluaika) * 100 Todellinen saatavuus on se mitattu aika, jona järjestelmä on ollut käytettävissä. Saatavuutta mitataan 24 / 7, mutta Todellista saatavuutta lasketaan ainoastaan sovitun Palveluajan puitteissa. Hyväksi luettavat katkot ovat niitä palvelun saatavuudessa olevia katkoja, jotka 1) johtuvat Tilaajasta tai kolmannesta osapuolesta, 2) force majeure-tilanteesta, tai 3) ovat ennalta sovittuja (esim. huoltoikkunat).
Integraatiopalveluiden kilpailutus 6 (9) Toimittaja hyvittää yhteensä enintään 60 % yhteyden kuukauden palvelumaksuista saatavuuden perusteella. Mikäli saatavuus alittaa annetun saatavuustavoitteen, Toimittaja hyvittää 1,0 % ko. integraation kuukauden ylläpitohinnasta per 0,1 % saatavuustasotavoitteen alitus. Esim. saatavuustasoluokkaan Kriittinen ulkoinen kuuluva integraatio saavuttaa vain 97,6 % saatavuuden joulukuussa, eli jää tavoitteesta (98 %) 0,4 %. Näin ollen ko. integraation ylläpitomaksusta ko. kuukaudelta vähennetään 4 %. Häiriöiden (incident) sanktiointi Ratkaisuaika alkaa kulkumaan, kun virhetilanne on saatettu toimittajan tietoon palveluaikana. Ratkaisuajan kuluminen päättyy, kun virhe on ratkaistu lopullisesti niin, ettei se haittaa käyttäjäkokemusta. Ratkaisuaikaan ei lasketa hyväksiluettavia katkoja, kuten tilaajan tai kolmannen osapuolen selvitysvelvoitteista johtuvaa aikaa. Ratkaisuaikojen ylityksenä sanktioidaan kunkin saatavuustasoluokan palvelutasotavoitteen 100 % ratkaisuajan ylitys. 90 % palvelutasotavoitteen ylityksestä ei ole erillistä sanktiointia. Sanktiointi perustuu alla olevana taulukkoon, jossa ratkaisuaika on toteutunut ratkaisuaika suhteessa palvelutasotavoitteeseen kuukauden mittaisella tarkastelujaksolla. Palvelutasotavoitteiden täyttymisen mittaaminen ja mittaustulosten raportointi on toimittajan vastuulla. Sanktion määrä lasketaan ko. integraation ylläpidon palvelumaksusta ko. kuukauden ajalta. Saatavuustasoluokka Korkea ulkoinen osalta sanktioidaan ainoastaan saatavuuden palvelutasopoikkeamia, ei häiriöiden ratkaisukykyä. Ratkaisuaikojen ja saatavuuden sanktiointi eivät kumuloidu yli 100 %. Esimerkki: Integraatio A kuuluu saatavuustasoluokkaan Korkea sisäinen. Integraatiota koskien havaitaan virhe maanantaina 7.30 ja siitä lähetään virheilmoitus toimittajalle.. Tiketti kuuluu prioriteettiluokkaan P 2. Virhe saadaan korjatuksi klo 11.00. Koska palveluaika alkaa kulua vasta klo 8.00, alkaa myös ratkaisuaika kulua vasta tuolloin ja häiriön toteutunut ratkaisuaika on 180 minuuttia. Palvelutasotavoitteen mukainen ratkaisuaika ylittyy siis 30 minuuttia. 30 minuutin ylitys 150 minuutin tavoiteajasta on tarkoittaa 20 % ylitystä. Näin ollen siitä seuraa 10 % sanktio. Sanktio lasketaan integraation A ko. kuukauden ylläpitohinnasta. Virhetilanteiden ratkaisuaikojen ylityksen sanktiointi Ratkaisuaika Sanktion määrä >100,001 % 10 % 125 % 20 % Kysymykset ja vastaukset (3).docx
Integraatiopalveluiden kilpailutus Sauli Kleemola 27.1.2014 150 % 30 % 175 % 40 % 200 % 50 % 225 % 60 % 250 % 70 % 275 % 80 % 300 % 90 % 350 % 100 % Muuta 19. Kysymys: Millaisia kustannusrajoituksia on otettava huomioon BizTalk ympäristön arkkitehtisuunnittelussa? Esimerkkinä hankittavien serverien ja serverilisenssien määrä. Tarkoituksena on, että YTHS hankkii palvelimet ja palvelinlisenssit itse. Tarkoituksena on, että ympäristö kattaa toimintaa tukevan tuotanto-, testi- ja kehitysympäristön. 20. Kysymys: Nykyinen transaktiomäärä Nykytilassa integraatiota ei ole toteutettu. 21. Kysymys: Arvioitu uuden ympäristön transaktioiden määrä Arviolta tuhansia vuorokaudessa. 22. Kysymys: Onko tarkoituksena siirtää nykyiset integraatiot uuteen ympäristöön vai tehdä uudet integraatiot uuteen ympäristöön? Ei ole nykyisiä integraatioita. Potilastietojärjestelmän vaihdoksen myötä tehdään uudet integraatiot. Vanhaan potilastietojärjestelmään ei enää tehdä integraatioita. 23. Kysymys: Millainen dokumentoinnin taso on nykyisillä point-to-point integraatioilla? Ei ole nykyisiä integraatioita, jotka siirrettäisiin uuteen ympäristöön. 24. Kysymys: Kuka vastaa laiteympäristöstä ja sen hankinnasta?
Integraatiopalveluiden kilpailutus 8 (9) YTHS vastaa laiteympäristöstä ja sen hankinnasta. 25. Kysymys: Miten uusien integraatioiden dokumentaatio hinnoitellaan tarjoukseen? Uusien integraatiototeutusten dokumentointi sisältyy asiantuntijan ja arkkitehdin työhön. 26. Liite 5, kohta 2.1, Palvelutasot: Arvio siitä, kuinka monta integraatiota luetaan kriittiseen / korkeaan / normaaliin palvelutasoon? Emme pysty tässä vaiheessa arvioimaan integraatioiden määrää ja mihin palvelutasoihin ne kohdistuvat. Käytännössä YTHS tulee päättämään, mihin luokkaan kukin integraatio asetetaan. 27. Pystytetäänkö kehitysympäristö YTHS:n vai toimittajan ympäristöön? Kehitysympäristö pystytetään YTHS:n ympäristöön. Toimittajan vastuulle kuuluu sen ylläpito (tähän viitataan liitteessä 5.s 11 suluissa olevassa tekstissä) 28. Tarjouspyynnön liite 4 tuntuu puuttuvan kokonaan: sisältyykö se liitteeseen 2 vai toimitetaanko liite 4 täydentävänä tietona osana kysymysten vastauksia? HILMA:n ominaisuudet eivät mahdollistaneet sen lataamista suorana hankintailmoituksen yhteyteen. Liite 4 löytyy www.yths.fi sivustolta (http://www.yths.fi/filebank/2437- Liite4_prosessikuvaukset.vsd). 29. Liite 5, kappale 2.3.4, sivu 6: Onko niin, että henkilötietolain 22 huomioiden EU-alueen ulkopuolisten resurssien käyttö ei ole mahdollista palveluiden toimittamisessa, koska testaus- ja ongelmanselvitystilanteissa voidaan joutua käsittelemään henkilötietoja (huomioiden lisäksi se, että palvelut tulee toimittaa suomen kielellä)? YTHS edellyttää toimittajan ja sen mahdollisten alihankkijoiden pystyvän täyttämään Suomen tietoturva- ja tietosuojalainsäädännön vaatimukset. Lainsäädännön vaatimusten täyttämisestä selvitysvelvollisuus on toimittajalla ja YTHS:llä on oikeus saada asiasta tarvittaessa selvitys. Kyseessä on YTHS:lle merkittävä asia, ja lainsäädännön vaatimusten täyttymättömyys tulkitaan olennaiseksi sopimusrikkomukseksi. Tarjouksien jättämisaika Hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä ilmoitettua tarjousten viimeistä jättämisajankohtaa ei muuteta miltään osin. Kysymykset ja vastaukset (3).docx
Sauli Kleemola 27.1.2014 Integraatiopalveluiden kilpailutus