Kieku-tietojärjestelmässä Ari Kauhanen
Muutoksia? Kieku-tietojärjestelmän myötä projektien talousseuranta voidaan toteuttaa sekä kirjanpitoyksiköittäin että valtiotasoisesti. Projektin perus- ja luokittelutietoja voi hyödyntää raportoinnissa. Projektien talouden seurannan suunnittelu sisällytettävä selkeästi osaksi projektin suunnitteluvaihetta. Projektien perustaminen ja ylläpito keskitetään palvelukeskuksiin.
Osa-alueet 11111111111111 Menojen purkaminen valmiiseen KOM:een
Projektikoodi Nimeämis- ja numeroavaruus on yhteinen kaikille kirjanpitoyksiköille (laskenta-alue) Projektikoodi on maksimissaan 24 merkkiä pitkä Koodi muodostuu muokkauspeitteestä ja projektille määritellystä hierarkiasta Hierarkian avulla voidaan ohjata mm. raportointia, laskutusta ja käyttöomaisuuteen aktivointeja Jokaisella muokkauspeitteellä on 5 merkkiä pitkä koodausavain, joka toimii myös projektin luokittelutekijänä
Projektikoodi Alkuosa eli koodausavain on 5 merkkiä (kirjanpitoyksikkökoodi tai hanketyyppi) ja yksi projektin luokittelutekijä Miinus merkki varattu erottelumerkiksi Pakollinen Kieku-järjestelmä asettaa automaattisesti 3010A - 12345.ABC.01.02.03 Valtiotasoisten projektien hanketyypit: OHJ Ohjelma HAN Hanke KVH Kansainvälinen hanke YPR Valtiotasoinen projekti Koodin loppuosa on 18 merkkiä Juokseva numerointi ja hierarkiatasot Kirjanpitoyksikkö tai valtiotasoisissa hankkeen omistaja/ asettaja rakenteistaa Kirjaimia, numeroita tai erikoismerkkejä
Projektien rakenteet Projektin ylin taso on nimeltään Projektimääritys. Projektimääritys sisältää projektiprofiiliin määriteltyä tietoa, joka on yhteistä koko projektille. Projektimäärityksen alapuolella on projektirakenteen osat (PRRosat) eli projektin kirjaus- ja summatasot Projektiprofiili Laskenta-alue Yritys Tulosyksikkö Laskentaalue Yritys Tulosyksikkö Projektilaji Prioriteetti Lisäluokitus PRR-1-1 Projektimääritys PRR-0 PRR-1 PRR-2 PRR-3 PRR-1-2 PRR-2-1 PRR-3-1 PRR-3-2 Koodiesimerkki: 3010A-12345 3010A-12345.1 3010A-12345.1.1
Projektien rakenteet Vakioprojektirakenne säästää aikaa ja varmistaa projektien yhdenmukaisuuden ja vertailukelpoisuuden Vakioprojektirakenne eli projektimalli sisältää kaikki projektissa tarvittavat rakenneosat ja sitä voidaan käyttää referenssinä uusia projekteja avattaessa. Projektimalli Kopioi Operatiivinen projekti
Projektien rakenteet Kirjanpitoyksikön omat projektit Projekti X 3010P-001 3010P-001-SU Yritys 3010 TY: 121110 3010P-001-TE Yritys 3010 TY: 121110 3010P-001-KO Yritys 3010 TY: 121110 TY 121110 Toimistotarvikkeet 200 Palkat 450 Yhteensä 650 Projekti X Toimistotarvikkeet 200 Palkat 450 Yhteensä 650 Projekti, jossa yksi tulosyksikkö toteuttaa projektin eri vaiheita Raportointi vaiheittain Kirjanpitoyksikön projektin kaikilla PRR-osilla on sama virastotieto ja tulosyksikkö. Projektimääritys PRR-osa
Projekti ja hankkeet Projektien rakenteet Kirjanpitoyksiköiden yhteiset hankkeet Hanke 123 HAN28-123 HAN28-123-P1 Yritys 3000 TY: 121300 HAN28-123-P2 Yritys 3010 TY: 123110 Tulosyksikkö 121120 Palkat 100 Yhteensä 100 Tulosyksikkö 123110 Toimistotarvikkeet 200 Yhteensä 200 Tulosykikkö 122110 Palkat 350 Yhteensä 350 Tilivirastojen yhteisen hankkeen tilivirastokohtaisilla PRRosilla on eri virastotiedot ja tulosyksiköt. Kaikki kirjaukset tehdään tilivirastotason (ja/tai sitä alemmille) PRR-osille. HAN28-123-P3 Yritys 2400 TY: 122110 Projektimääritys PRR-osa Hanke ABC Toimistotarvikkeet 200 Palkat 450 Yhteensä 650
Perustiedot ja integraatio Projektin taustatietoihin määritellään tieto Rahoituslähteestä Käytetäänkö projektia työajanraportoinnissa Siirretäänkö projekti budjettijärjestelmään ennen kirjanpidon kirjausten sallimista Projektin vastuuhenkilö Onko projektin hierarkiaosa summa- vai kirjaustaso (menokirjaukset)
Perustiedot ja integraatio Projektin taustatietoihin määritellään tieto.. Laskutetaanko projektia ja sallitaanko tulokirjaukset Organisaatiotiedot Aktivoidaanko käyttöomaisuuteen Lisäluokittelu
Luokittelutekijät raportoinnissa Rahoituslähde Muu lisäluokittelu Perustiedot Organisaatiotiedot
Esimerkki Rahoituslähdeluokittelu Projektilaji Projektilaji on projektin rahoituksen 1. luokittelutaso Tieto kirjanpitoyksiköltä Maksullinen toiminta Yhteisrahoitteinen Oma talousarviotalous Muu talousarviotalous Muu rahoitus Sponsorointi
Esimerkki Rahoituslähdeluokittelu Prioriteetti Prioriteetti on rahoituksen lähteen 2. taso Tarkentaa projektilajin luokittelua Tieto kirjanpitoyksiköltä Yksityinen henkilö EU-rahoitus Yritys Säätiö Yhdistys Rahasto Kunta tai kuntayhtymä Lahjoitus Muu Talousarviorahoitus Omarahoitusosuus Liiketaloudellinen Julkisoikeudellinen Erillislakien mukainen
Esimerkki Projektirakenteen ylläpito
Esimerkki: Projektirakenteen raportointi
Kiitos! Lisätietoja ja yhteydenotot: kieku@valtiokonttori.fi www.kiekuhanke.fi.