Ohje projektinhallintaan Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä Kuntayhtymähallitus Hyväksyntä 19.5.2015 70
Sisällysluettelo 1 Teoriataustaa onnistuneelle projektinhallinnalle... 1 2 Itä-Savon sairaanhoitopiirissä toteutettavat projektityypit... 3 2.1 Kuntayhtymän oma projekti kehittämisprojekti... 3 2.2 Tuote-/palvelukehitysprojekti yhteistyötahojen kanssa... 3 2.3 Tutkimusprojekti useamman sidosryhmän kanssa (yhteistyöprojekti)... 3 3 Projektin käytännön toteutus Isshp:ssä... 4 3.1 Projektin esiselvitys... 4 3.2 Projektiorganisaatio... 4 3.3 Projektisuunnitelman laadinta... 5 3.4 Projektin asettaminen... 8 3.5 Projektin toteutus, valvonta ja raportointi... 8 3.6 Projektin talous... 9 3.7 Projektin päättäminen... 9
Sisäinen ohje 1 1 Teoriataustaa onnistuneelle projektinhallinnalle Projekti on kertaluontoinen (sillä on alku ja loppu), tavoitteeltaan selkeästi määritelty ja aikataulutettu tehtäväkokonaisuus, jolla on ennalta määrätyt resurssit ja jonka toteuttamisesta vastaa erikseen sitä varten perustettu projektiorganisaatio. Projektin kertaluontoisuudesta johtuen, sillä ei tulisi toteuttaa organisaation perustoimintaa. Sen sijaan tehokkaalla projektihallinnalla varmistetaan, että projektissa kehitetyt toimintamallit/tuotokset saadaan osaksi perustoimintaa, jolloin projekti tekee itsensä tarpeettomaksi. Huolellinen suunnittelu on perusta projektin onnistumiselle. Ennen suunnitteluvaihetta on syytä tehdä esiselvitys, jolla varmistetaan onko projektille todellista tarvetta ja perustetta. Myös projektin rajaus on tarpeen tehdä jo esiselvitysvaiheessa. Suunnitteluun alkuvaiheessa on tarpeen ottaa mukaan myös hyödynsaajat, millä varmistetaan, että tulokset saadaan projektin päätyttyä varmemmin jalkautettua osaksi perustoimintaa. Projektin alkuvaiheessa tulee laatia projektisuunnitelma, jota käytetään projektin johtamisen työkaluna. Siinä määritellään projektin päämäärät ja periaatteet sekä toteutusmalli. Suunnitteluvaiheessa projektille tulee asettaa selkeät, realistiset ja mitattavat tavoitteet. Pidempikestoinen projekti on syytä vaiheistaa, jotta etenemisen seuranta helpottuu. Myös aikataulu on suunniteltava realistiseksi ja siinä on huomioitava tulosten kestävyyden kannalta kaikki työvaiheet - mukaan lukien koulutus ja käyttöönoton aikaiset tarvittavat tukitoimet. Projektisuunnitelma sisältää myös projektin kustannusarvioin ja rahoitussuunnitelman; kattaen koko projektinaikaiset kulut tuloslaskelman (henkilöstö, tarvike, palvelun ostot, muut kulut) mukaisesti. Useamman vuoden ajalle ajoittuvan projektin kokonaiskustannusten lisäksi on tarpeen tehdä myös lyhyemmän aikavälin arviot, esimerkiksi vuositasolla. Näin ollen projektin kustannukset on otettava huomioon vuotuisessa talousarviosuunnittelussa. Riskien kartoitus on osa projektisuunnitelmaa. Projektin onnistumisen riskit on arvioitava koko ajan projektin etenemisen myötä. Projektista tulee luoda arvioiva, oppiva prosessi: suunnitelmia on muutettava, jos huomataan, että alkuperäinen suunnitelma ei johdakaan
Sisäinen ohje 2 projektin tavoitteiden toteutumiseen. Projektin aikana on syytä koko ajan arvioida sen tarkoituksenmukaisuutta, toteutettavuutta, vaikuttavuutta, tuloksellisuutta ja tulosten kestävyyttä. Projektilla on erillinen projektiorganisaatio projektia hallinnoimassa. Projektin koosta riippuen perustetaan ohjausryhmä ja projektiryhmä sekä tarvittaessa asiantuntijoista koostuvat pienryhmät käytännön toteutuksen suunnitteluun. Projektin kokonaisvastuu kuuluu projektiin nimetylle projektipäällikölle. Hän vastaa projektin toteuttamisesta projektisuunnitelman nähden ja koordinoi projektin etenemistä. Projektipäällikkö on vastuussa projektin talousarvion toteutumisesta ja seurannasta, dokumentoinnista, raportoinnista, viestinnästä sekä kokousten koollekutsumisesta ja kokoustoiminnan organisoinnista. Projektin onnistumiselle on oleellista kaikkien sidosryhmien sitoutuminen projektityöhön. Osallistujien tulee olla tietoisia projektin tarkoituksesta, tavoitteista, aikataulusta, resursseista ja etenemisestä. Osallistujien on myös sitouduttava työtehtäviin, kokouskäytäntöihin sekä projektin vaiheiden, tulosten ja suunnitelman kriittiseen arviointiin tavoitteiden saavuttamiseksi. Projektin päättyessä tulee projektipäällikön laatia loppuraportti, jonka ohjausryhmä hyväksyy. Loppuraporttiin tulee arvioida projektin onnistumista ja tulosten toteutumista suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Myös toteutuneet kustannukset arvioidaan suhteessa asetettuun kustannusarvioon. Lisäksi projektin loppuraporttiin tulee kirjata mahdolliset jatko- ja kehittämistoimenpiteet, joiden tarkoituksena on varmistaa tulosten jalkautuminen ja vastuun siirto projektiorganisaatiolta linjaorganisaatiolle. Loppuraportti tulee toimittaa tiedoksi projektin vastuutahoille, rahoittajille, sidosryhmille ja tarvittaessa myös päättäville toimielimille. Projektin päätöspalaverissa tulee sopia seurannasta esimerkiksi vuoden päähän, jolloin arvioidaan onko projektin tarkoitus toteutunut ja tavoitteet saatu juurrutettua osaksi toimintaa. Seurannan toteuttamisesta vastuu jää linjaorganisaation johdolle, koska projektiorganisaatio on jo siinä vaiheessa purkautunut. Käytetyt lähteet: Peli Risto, Projektihallinnan käsikirja (2011) Ruuska Kai, Terveydenhuollon projektinhallinta, Mallit, työkalu, ihmiset (2006) Paul, Ideasta projektiksi (2007)
Sisäinen ohje 3 2 Itä-Savon sairaanhoitopiirissä toteutettavat projektityypit 2.1 Kuntayhtymän oma projekti kehittämisprojekti Projekti on kuntayhtymän itsenäisesti hallinnoima ja toteuttama toimintojen, palveluiden ja/tai tuotteiden kehittämisprojekti. Rahoitus järjestetään pääsääntöisesti itse ja projektiin osallistuvat ovat Isshp:n palveluksessa. Projektin tavoitteena on saada aikaan johtamisen ja toimintojen tehostumista, kuten organisaation uudistamista ja toiminnan järkeistämistä sekä uusien työtapojen ja välineiden käyttöönottoa. Organisaation sisäisissä projekteissa suunnitelma, kokouskäytännöt, dokumentaatio ja kustannusten seuranta toteutetaan tämän sisäisen ohjeen mukaisesti. 2.2 Tuote-/palvelukehitysprojekti yhteistyötahojen kanssa Projektin sisältönä on rajatun investoinnin/palvelun/tuotekehityksen toteuttaminen, esimerkiksi tietojärjestelmäprojekti. Osallistujina voi olla myös organisaation ulkopuolisia sidosryhmiä (esim. toimittajia). Myös rahoitukseen voi osallistua ulkopuolinen taho (esim. THL). Tuote-/palvelukehitysprojektissa on usein erityispiirteenä tavoitteen, aikataulun ja kustannusten määrittelemisen ja täsmentymisen vaikeus. Tällöin on kiinnitettävä erityistä huomiota kustannuksiin ja aikataulun pitämiseen. Ohjattavuutta voidaan parantaa vaiheistamalla kehitystyö ja pitämällä säännöllisesti suunnittelukatselmuksia jatkopäätösten tekemiseksi. Joskus on jopa keskeytettävä projekti, jos tavoitteiden saavuttaminen on epärealistista tai vaatii liiallisia resursseja. Jos projektiin osallistuu ulkopuolinen rahoittaja, niin dokumentaatio (esim. projektisuunnitelma) ja kustannusten toteutumisen seuranta (esim. tuntilistat) toteutetaan usein rahoittajan mallin mukaisesti. Jos yhteistyötahona on toimittaja, niin dokumentaatio voidaan toteuttaa yhteistyönä toimittajan mallin mukaisesti. On kuitenkin huomioitava, että tämän ohjeen sisällölliset vaatimukset toteutuvat myös toimittajan mallissa. 2.3 Tutkimusprojekti useamman sidosryhmän kanssa (yhteistyöprojekti) Tutkimusprojektit käynnistyvät yleensä usean sidosryhmän kanssa ja tähtäävät useiden vuosien päästä saatavaan hyötyyn. Tavoitteet ovat tutkimuksellisia ja yhteistyötahoina
Sisäinen ohje 4 tutkimuslaitokset ja oppilaitokset. Tutkimusprojekti saa useimmiten myös ulkopuolista rahoitusta, jolloin dokumentaatio ja kustannusten seuranta toteutetaan rahoittajan mallin mukaisesti. 3 Projektin käytännön toteutus Isshp:ssä 3.1 Projektin esiselvitys Esiselvitykseen tulee osallistua sen yksikön, jonka hyödyksi projekti aiotaan toteuttaa. Esiselvitys ei ole välttämättä tarpeen pienissä projekteissa. Sen avulla arvioidaan projektin tarpeellisuus ja rahoituskanavat sekä mahdollisten yhteistyökumppanien ja organisaation sisäisten asiantuntijoiden osallistuminen. Esiselvitysvaiheessa kuvataan projektia valmisteleva työsuunnitelma, tarvittavat resurssit, yhteistyötahot, kustannukset ja rahoitus. Siitä tehdään kirjallinen dokumentti, joka toimii päätöksenteon tukena. Isommissa projekteissa käynnistämisestä päättää asianomaisen tulosyksikön tulosalueen johtoryhmä tai kuntayhtymähallitus riippuen projektin suuruudesta. Projektin käynnistämisestä tehdään kustannuksista riippuen joko kuntayhtymähallituksen päätös tai viranhaltijapäätös kuntayhtymän talousarviossa tai käyttösuunnitelmassa määriteltyjen eurorajojen puitteissa. Myös projektiin osallistuvista henkilöistä tulee tehdä vastaavat päätökset, varsinkin jos rahoitukseen osallistuu shp:n ulkopuolinen taho. Projektihenkilöitä koskevat päätökset tulee toimittaa henkilöstötoimiston tietoon. Kuntayhtymän projektien on perustuttava voimassaolevaan sairaanhoitopiirin strategiaan ja tarve on otettava esiin talousarviolaadinnan yhteydessä. 3.2 Projektiorganisaatio Projektin koosta riippuen sille tulee perustaa erillinen organisaatio, jossa osapuolten roolit ja vastuut on selkeästi määritelty. Kuntayhtymän hallinnoimille projekteille nimetään projektin vastuuhenkilö. Jos projekti saa ulkopuolista rahoitusta, tulee vastuuhenkilöllä olla
Sisäinen ohje 5 hallintosäännön mukainen nimenkirjoitusoikeus. Projektin vastuuhenkilön ei tarvitse olla sama henkilö kuin projektipäällikkö. Ohjausryhmä koostuu projektin tärkeimmistä rahoittaja- ja sidosryhmistä sekä mahdollisista asiantuntijoista. Ohjausryhmä ohjaa projektin toteutumista projektisuunnitelman mukaisesti. Sen tehtävänä on valvoa projektin etenemistä ja laatua sekä hyväksyä projektin lopputulokset. Projektipäälliköllä on kokonaisvastuu projektin toimeenpanosta. Hän toimii projektin johtajana. Hän vastaa dokumentaatiosta, projektin suunnittelusta, toteutuksen etenemisestä, aikataulusta, seurannasta ja taloudesta. Hän kokoaa projektiryhmän ja ohjaa sen toimintaa. Projektipäällikkö vastaa projektin talousarvion toteutumisesta ja tilitysten hoitamisesta ajallaan. Projektin taloushallintoon liittyvät asiat (kuten laskujen tiliöinti, tilitykset, maksatushakemukset ja kustannusseuranta) hoidetaan keskitetysti taloushallinnon nimeämän henkilön kanssa. Samoin kuin henkilöstöhallintoon liittyvät tuntikirjausasiat hoidetaan keskitetysti henkilöstöhallinnon nimeämän henkilön kanssa. Projektipäällikkö huolehtii siitä, että projektilla on käytössä tarvittava erittelykoodi. Projektiryhmä on projektin vastuullinen toteuttajataho ja on yleensä Isshp:n sisäinen työryhmä. Projektiryhmään nimetyt henkilöt toimivat alansa asiantuntijoina. He huolehtivat projektipäällikön antamien tehtävien suorittamisesta projektisuunnitelman mukaisesti. Projektiryhmään voi kuulua myös ulkopuolisia henkilöitä projektin luonteesta riippuen. Projektiin osallistuvien tulee kirjata projektille toteutetut tunnit projektista riippuen joko Hankesalkkuun (Isshp:n sisäiset projektit) tai ulkopuolista rahoitusta saavissa projekteissa rahoittajan mallin mukaisesti. 3.3 Projektisuunnitelman laadinta Itä-Savon sairaanhoitopiirissä ei ole sovittu yhtenäisen projektisuunnitelmapohjan käytöstä. Suunnitelma on usein toteutettu joko rahoittajan tai toimittajan mallilla. Suunnitelman rakenteesta riippumatta sisältöön tulee kuvata seuraavat asiat:
Sisäinen ohje 6 1. Projektin lyhyt yhteenveto Suunnitelman alkuun kuvataan tiivis yhteenveto lähtökohdasta, projektin tarpeista, tavoitteista ja toteutusmallista. 2. Projektin tausta ja tarve Taustakuvaukseen kuvataan lähtökohtatilanne ja kehitystarve, ts. mitä projektilla pyritään parantamaan. Lisäksi on tarpeen kuvata projektin liittyminen/kiinnittyminen olemassa olevaan sairaanhoitopiirin strategiaan. 3. Projektin hyödynsaajat ja sidosryhmät Suunnitelmaan kirjataan projektin lopulliset (esim. väestö) ja välittömät hyödynsaajat (työntekijöiden) ja mahdolliset muut sidosryhmät (yhteistyökumppanit) ja heidän roolinsa. 4. Tavoitteet ja niiden seuranta sekä mahdolliset tuotokset Suunnitelmaan on kirjattava projektin tavoitteet, mittarit ja seurantamenettelyt. Hyvä tavoite on selkeä, konkreettinen, realistinen ja mitattavissa oleva. Alkuperäiset tavoitteet voivat tarkentua/muuttua projektin edetessä, mutta arvioinnissa ne on kuitenkin huomioitava. Suunnitelmaan kirjataan myös projektin konkreettiset tuotokset/tulokset sekä laadullisesti että määrällisesti, jos mahdollista. 5. Projektin toteutusmalli ja työsuunnitelma Projektisuunnitelmaan kirjataan esiselvityksen alustavan toteutusmallin tarkennettu versio. Toimintamallissa kuvataan toteutuksen kannalta tärkeät toimintatavat ja mahdollinen vaiheistus. Työsuunnitelma tarkentaa toteutusmallia ja siinä kuvataan tärkeimmät konkreettiset toimenpiteet ja niiden ajoittuminen.
Sisäinen ohje 7 6. Panokset, kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma Panokset kuvaavat projektin resursseja ja voimavaroja, jotka koostuvat mm. henkilötyöstä, materiaalista, laitteista, matkoista, ostopalvelusta tai muista hankinnoista. Tarvittavien resurssien pohjalta lasketaan projektille aiheutuvat kustannukset sekä kokonaiskustannuksena että pidemmissä projekteissa vuositasolle vaiheistettuna. Kustannusarvion pohjalta laaditaan rahoitussuunnitelma ja ulkopuolista rahoitusta haettaessa täytetään myös mahdolliset rahoitushakemukset. Rahoitussuunnitelmassa tulee näkyä selkeästi omavastuu osuus ja ulkopuolisen rahoittajan osuus - jaottelussa käytettävä Isshp:n taloustoimiston ohjaamaa mallipohjaa. 7. Organisaatio ja johtaminen Projektisuunnitelmaan tulee kuvata projektin organisaatio- ja johtamismalli; johto-./ohjausryhmä, toteutuksesta vastaavat tahot (projektipäällikkö ja projektiryhmä/pienryhmät) ja yhteistyökumppanit sekä kaikkien toimijoiden tehtävät ja vastuut. Tehtäväkuvaukset voi laittaa projektisuunnitelman liitteeksi. Myös kokouskäytännöt (organisoituminen, ajankohdat, säännöllisyys, asialista - ja muistiokäytännöt sekä niiden tallentaminen, lähettäminen) on tarpeen kirjata suunnitelmaan. 8. Riskit Riskianalyysissä tulee käsitellä sekä sisäiset että ulkoiset riskit ja miettiä niiden todennäköisyys, vaikuttavuus sekä tarvittavat toimenpiteet niiden ehkäisemiksi. Riskit ovat muuttuvia ja niitä on arvioitava pitkin projektia. 9. Seuranta, arviointi ja raportointi Suunnitelmaan on kirjattava projektin seuranta- ja raportointimenetelmät sekä laadittava niille aikataulutus. Myös lopullinen projektin arviointimenettely on kuvailtava jo suunnitelmassa. 10. Tiedotus ja viestintä Projektin koosta, tarkoituksesta ja yhteistyötahoista riippuen tulee liittää myös viestintäsuunnitelma, jossa kuvataan menettelytavat projektin tulosten
Sisäinen ohje 8 julkaisemisesta ja mahdollisesta muusta toteutuksen ja tulosten kannalta merkityksellisestä tiedottamisesta. 3.4 Projektin asettaminen Projektin asettaminen toteutetaan Isshp:ssä projektin kokonaiskustannusarvion mukaan edellä kohdassa 3.1 määriteltyjen rajojen puitteissa. Päätöksessä tulee näkyä projektin kokonaiskustannukset ja projektin kesto. Kuntayhtymän hallinnoiman projektin asettaa kohdassa 3.1 määritellyt toimijat siinä määritellyin rajoituksin sen jälkeen kun projektin esiselvitys on tehty ja mahdollinen rahoituspäätös saatu. Projektin asettamisvaiheessa sille annetaan myös erittelykoodi talouden seurannan helpottamiseksi. 3.5 Projektin toteutus, valvonta ja raportointi Projekti toteutetaan projektipäällikön johdolla projektisuunnitelman mukaisesti. Merkittävistä muutoksista on neuvoteltava ja päätettävä ohjausryhmässä. Isshp:ssä on käytössä projektinhallinnassa Hankesalkku -niminen sovellus projektin resurssien seurantaan. Jos projekti on organisaation sisäinen, niin tuntikirjaukset toteutetaan Hankesalkun avulla. Ulkopuolista rahoitusta saavissa projekteissa dokumentaatio toteutetaan rahoittajan mallin mukaisesti. Projektin ensisijainen valvonta kuuluu projektin ohjausryhmälle ja projektin asettajalle. Ulkopuolista rahoitusta saavissa projekteissa valvontaa toteuttavat myös projektin vastuuhenkilö ja rahoittaja. Projektipäällikkö ja ohjausryhmä vastaavat raporttien laadinnasta. Raportointi suoritetaan rahoittajan edellyttämän aikataulun mukaan, kuitenkin vähintään kerran vuodessa kuntayhtymän toimintakertomuksen käsittelyn yhteydessä. Projektin loppuraportti laaditaan asettamispäätöksessä tai rahoitussopimuksessa annettuun päivämäärään mennessä. Loppuraportin laatii projektipäällikkö ja se hyväksytetään projektin ohjausryhmässä. Loppuraportissa arvioidaan projektin kulkua projektisuunnitelmaan ja asetettuihin tavoitteisiin nähden. Raporttiin tulee kirjata myös projektin jälkeisestä seurannasta. Projektin tulokset ja raportti saatetaan myös projektin asettajan tietoon.
Sisäinen ohje 9 3.6 Projektin talous Projektin talouteen sovelletaan rahoittajan sekä kuntayhtymän yleisiä kirjapidossa ja muussa laskentatoimessa annettavia säännöksiä, ohjeita ja periaatteita. Näitä ovat mm. kuntalaki, julkisista hankinnoista annettu laki, hallintosääntö sekä muut mahdolliset kuntayhtymän säännöt ja ohjeet. Projektipäällikkö vastaa projektin toiminnasta ja taloudesta sekä huolehtii kuntayhtymän hankintaohjeiden noudattamisesta. Projektin kirjanpito eriytetään kuntayhtymän muusta kirjanpidosta erillisellä projektin erittelykoodilla. Menot ja tulot kirjataan suoriteperusteisesti, jolloin useamman vuoden projektissa jaksotukset ovat tarpeen. Kirjanpitoa ohjaa lomake Projektit/tutkimus- ja kehittämishankkeet (SKS nro 424). Kulut jaotellaan tuloslaskelmakaavan mukaisesti: henkilöstökulut (palkat ja sivukulut), materiaalikulut, palvelujen ostot, matkakulut ja muut kulut. Palkat ja laskut maksetaan kuntayhtymän maksuliikenteen kautta palkanlaskenta- ja ostoreskontrajärjestelmiä hyväksikäyttäen. Tulot ja avustukset ohjataan kuntayhtymän yleiselle pankkitilille, erillisiä tilejä ei avata. Projektin alkuperäiset tositteet säilytetään kuntayhtymän muun kirjapitoaineiston yhteydessä vähintään 10 vuotta viimeisestä maksatuksesta lähtien. 3.7 Projektin päättäminen Projektipäällikkö esittelee projektin loppuraportin ja tulokset ohjausryhmässä. Projektin ohjausryhmän päättökokouksessa arvioidaan projektin tulokset /saavutukset suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja käytetyt kustannukset suhteessa kustannusarvioon. Ohjausryhmä päättää myös jatkotoimenpiteistä, joiden tarkoituksena projektin tulosten käyttöönoton varmistaminen ja edelleen kehittäminen. Vastuu siirtyy projektiorganisaatiolta perusorganisaatiolle. Projektin päättämisestä ilmoitetaan kaikille sidosryhmille ja toimielimille ja tarvittaessa myös julkisuuteen.