Hallituksen puheenjohtajana toimiminen. Hallitusforum 2011 Helsingin Messukeskus 19.3.2011

Hallituksen puheenjohtajana toimiminen Hallitusforum 2011 Helsingin Messukeskus 19.3.2011

Hallituksen puheenjohtajana toimiminen DI Paavo Marttila Kiinteistöliitto Asunto-osakeyhtiötoimikunnan pj Kiinteistöliitto/Päijät-Häme hallituksen jäsen Suomen Vuokranantajat SVA hallituksen jäsen Isännöitsijöiden Auktorisointiyhdistys ISA ry vpj

Esitykseni sisältö Hyvän puheenjohtajan ominaisuudet Puheenjohtajan rooli hallitustyöskentelyssä Puheenjohtajan ja isännöitsijän yhteistyö

Hyvän puheenjohtajan ominaisuudet Vastuuntuntoinen Tasapuolinen Oikeudenmukainen Yhteistyökykyinen Aloitteellinen Aktiivinen Organisaatiokykyinen Delegointitaitoinen Rohkaiseva Kiinteistöalan tuntemus eduksi Tekninen, taloudellinen tai juridinen koulutus suotavaa

Puheenjohtajan rooli hallitustyöskentelyssä Puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä ja vastaa sen tuloksellisuudesta Hänen tulee hallita asuntoyhtiölainsäädäntö sekä yhtiön hallinnollinen, tekninen ja taloudellinen tilanne Hänellä tulee olla kokonaisnäkemys siitä, mihin suuntaan yhtiötä tulee kehittää PJ:n aktiivisuus ja tehokkuus vaikuttavat siihen, kuinka nopeasti asiat etenevät ja miten hyvin hallitus ajaa yhtiön etua

Puheenjohtajan rooli hallitustyöskentelyssä Puheenjohtaja johtaa hallitusta määrätietoisesti ja aktiivisesti PJ:n on luotava hallitukseen hyvä ilmapiiri, joka rohkaisee kaikkia jäseniä vuoropuheluun ja vaikuttamaan PJ huolehtii hallituksen jäsenten koulutuksen organisoinnista Pj toimii yhtiön edustajana ulospäin (esim. kiinteistöyhdistysten kokoukset)

PJ:n rooli hallitustyöskentelyssä PJ:n tulee huolehtia siitä, että hallituksen toiminta on tehokasta ja kokoukset valmistellaan hyvin Hänen tulee pitää tilanne hallinnassaan ja vastata siitä, että kokous etenee esityslistan mukaan Jäsenille on annettava tilaisuus ilmaista kantansa, mutta keskustelun tulee olla asiallista ja päätöshakuista Asioita ei saa jättää roikkumaan kokouksesta toiseen Puheenjohtaja tekee päätösesitykset ja huolehtii päätöksen syntymisestä Isännöitsijä kirjaa päätökset ja vastaa niiden toimeenpanosta PJ ja hallitus valvovat, että päätökset pannaan toimeen

Puheenjohtajan rooli osakkaiden suuntaan Antaa epävirallisempaa tietoa ja informaatiota kuin viralliset tiedotteet Kuuntelee osakkaiden ja talon ääntä Seuraa huollon ja siivouksen toimintaa Ottaa vastaan näiden toiminnasta tulevaa palautetta Toimii eräänlaisena talon isäntänä Hoitaa suhteita naapuriyhtiöihin ja alan järjestöihin

Hallituksen jäsenten perehdyttäminen Uudet hallituksen jäsenet on syytä perehdyttää tehtäviinsä ja antaa heille mahdollisuus kouluttautua niihin Uusi jäsen toivotetaan tervetulleeksi, kerrotaan lyhyesti hallituksen toiminnasta, annetaan materiaalipaketti sekä annetaan hänelle mahdollisuus kertoa, mitä hän tuo tullessaan hallitustyöskentelyyn Tärkeää on saada uusi jäsen tuntemaan itsensä tasavertaiseksi hallituksen jäseneksi

Hallituksen jäsenten koulutus Asuntoyhtiöiden toiminta kehittyy, lainsäädäntö muuttuu ja uusia hallittavia asioita ilmenee jatkuvasti Kiinteistöliiton asunto-osakeyhtiötoimikunta otti tärkeimmäksi tavoitteekseen hallitusten pj:ien ja jäsenten koulutuksen organisoimisen Koulutusta järjestetään yhdessä alueellisten kiinteistöyhdistysten kanssa Muita koulutuksen järjestäjiä ovat KiinKo, Suomen Isännöintiliitto, Amiedu, kansalaisopistot ja monet isännöintiyritykset samoin kuin hallitusten puheenjohtajien yhdistykset (Tapiolan Taloyhtiöfoorumi, Ogeliklubi, Puheenjohtajien Klubi jne.)

Hallituksen jäsenten koulutus Koulutustilaisuuksia järjestetään useita kymmeniä vuosittain Aihepiireinä ovat uusi asoylaki, hallitustyöskentely, energiakysymykset, korjausrakentaminen jne. Osa koulutuksesta on maksullista Taloyhtiöiden on osoitettava budjetissaan varoja myös maksulliseen koulutukseen Ei voida edellyttää luottamushenkilöiden hankkivan taloyhtiön tehtäviin koulutusta omalla kustannuksellaan varsinkin kun palkkiot tehtävistä ovat vaatimattomia

Hallituksen jatkuvuuden varmistaminen PJ vastaa siitä, että hallituksen toiminnan jatkuvuus on turvattu Hän pyrkii löytämään hallitukseen uusia jäseniä siten, että hallituksen toimintakyky on turvattu Uusien jäsenten tulisi täydentää hallituksen asiantuntemusta ja koulutustaustaa Ihannetapauksessa voidaan hallituksen jäsenille osoittaa tiettyjä vastuualueita

Puheenjohtajan ja isännöitsijän yhteistyö PJ ja IS muodostavat taisteluparin, joiden saumaton yhteistyö yhtiön hallinnon hoitamisessa on ratkaisevaa PJ vastaa hallitustyöskentelyn suunnittelemisesta ja johtamisesta Hallituksen tehtävänä on vastata yhtiön toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä Isännöitsijän tehtävänä on huolehtia kirjanpidon lainmukaisuudesta sekä varainhoidon luotettavasta järjestämisestä Isännöitsijän on huolehdittava yhtiön juoksevasta hallinnosta hallituksen (PJ:N) antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti

PJ:n ja IS:n välinen yhteistyö IS on yhtiöoikeudellisessa suhteessa asuntoosakeyhtiöön. Samalla hän on työsuhteessa isännöintiyritykseen. Isännöintiyrityksen ja asunto-osakeyhtiön välillä on sopimussuhde. Isännöitsijällä on asemavaltuutus hoitaa juoksevaan hallintoon liittyviä tehtäviä. Laajakantoisiin tai epätavallisiin toimiin tarvitaan yhtiökokouksen päätös IS:n ja PJ:n on saatava aikaan niin hyvä yhteistyö, ettei pieniä asioita tuoda hallituksen ratkaistavaksi (korostuu erityisesti suurissa hankkeissa)

PJ:n ja IS:n välinen yhteistyö Onko isännöitsijä isännöimänsä taloyhtiön toimitusjohtaja? Mielestäni ei, useammastakin syystä Toimitusjohtaja on toimielin, ei toimihenkilö Yhtiökokous ja hallitus ovat asunto-osakeyhtiön toimielimet Useimmiten isännöitsijällä on hoidettavanaan noin 20 asiakasyhtiötä Ei ole käytännössä mahdollista johtaa niin montaa yhtiötä toimitusjohtajan tavoin Hallituksen puheenjohtajan ja isännöitsijän tehtävät ja valtuudet määräytyvät asunto-osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksenperusteella Lisäksi hallitus on voinut päättää tietyistä IS:n toimintavaltuuksista kuten laskujen hyväksymisrajasta Uusi asunto-osakeyhtiölaki selventää nykyistä tilannetta poistamalla kaikki kytkennät ja viittaukset osakeyhtiölakiin

PJ:n ja IS:n yhteistyö poikkeustilanteissa Osakkaisiin liittyvät häiriötilanteet Suurten maksusaatavien perintätoimet, haastehakemukset, oikeudenkäynnit, saatavavalvonnat jne. Hallintaanotto Järjestyshäiriöt Vesivuodot, tulipalot Omavaltaiset korjaukset Yhtiön omaisuuden turmeleminen

Hallituksen ja tilintarkastajien yhteistyö Hallituksen on syytä käyttää tilintarkastajan asiantuntemusta taloudellisten ongelmien ratkaisussa Tilintarkastajan tulee olla käytettävissä muulloinkin kuin tilinpäätöstä hyväksyttäessä Maksurästien perintä Hallintaanottotilanteet Rahastointikysymykset

Erityistilanteet (suuret peruskorjaukset) Suuret peruskorjaukset ovat yhtiön toiminnalle ja hallitustyöskentelylle poikkeuksellisen haasteellisia jaksoja Korjausten ajoitus, rahoitus, organisaatio, projektin onnistunut läpivienti sekä osakasviestintä ovat tärkeimmät kysymykset Ajoitus riippuu yhtiön PTS:sta sekä myös markkinatilanteesta Rahoitukseen vaikuttavat osakkaiden valmius rahoittaa itse sekä lainarahan saatavuus ja hinta

Suuret peruskorjaukset PJ:n ja IS:n roolit ja yhteistyö korostuvat Projektiorganisaation on oltava riittävä, toimiva ja tehokas Tärkeätä on projektin vetäjän valinta Tämä voi olla: projektipäällikkö, valvoja, isännöitsijä tai puheenjohtaja Työn aikana tärkeitä hoidettavia tilanteita ovat suunnittelukokoukset, asukastilaisuudet aloituskokoukset, ennakkokatselmukset, viranomaiskatselmukset, työmaakokoukset, käyttöönotto- ja lopputarkastukset sekä taloudelliset loppuselvitykset Yhtiön riittävä edustus näissä tilanteissa vaikuttaa projektin onnistuneeseen läpivientiin Lopullinen vastuu projektin toteuttamisesta on kuitenkin hallituksella, joka vastaa yhtiökokoukselle

Hallitusasiantuntijoiden käyttö Yhtiön kannattaa harkita asiantuntijoiden käyttöä yhtiökokouksissa ja/tai hallitustyöskentelyssä Ulkopuolinen hallitusasiantuntija voi toimia PJ:na tai hallituksen jäsenenä Hän voi myös toimia asiantuntijana osallistumatta jatkuvaan hallitustyöskentelyyn Hallitusasiantuntijan voi saada mm. Asunto- ja kiinteistöyhtiöiden hallitusasiantuntijat AKHA ry:n kautta Asiantuntijan käyttö on tarpeen erityisesti silloin, kun hallitukseen ei onnistuta saamaan riittävää asiantuntemusta Esim. suurten peruskorjausten yhteydessä asiantuntija voi antaa tukea hallitus- tai projektityöskentelyyn

Yhtiön elinkaari ja strateginen suunnittelu Yhtiön on selvitettävä, missä vaiheessa elinkaartaan se on Elinkaaresta on johdettavissa yhtiön ylläpitostrategia Ylläpitostrategian valinta Alkuperäisen tason säilyttäminen Kiinteistön kunnon päivittäminen nykypäivän vaatimustasolle Kiinteistön asumistason saattaminen tulevaisuuden tarpeita vastaavaksi

Ylläpitostrategian valinta Valittu strategia vaikuttaa siihen valitaanko korjaustarpeen toteuttamistavaksi ylikorjaus vai alikorjaus Ylläpitostrategiaan liittyy myös yhtiön taloudenhoidon strategia, joka sisältää taloussuunnittelun, jossa oleellisia ovat taloudenhoidon periaatteet kuten esim. tasainen vastikekehitys

Erilaiset hallitustyypit Lakimääräinen hallitus: tekee vain välttämättömät asiat, ei ole lainkaan aloitteellinen, pöytäkirjat suppeita asioiden kirjaamisia. Hallituksen arvo on vähäinen Vahtimestarihallitus: ei kyseenalaista IS:n esityksiä ja päätöksiä, tekee harvoin omia päätöksiä, täyttää lain määräykset ei sen henkeä. Valvoo toimintoja, mutta ei kehitä niitä. Hallitus ei tuo yhtiölle lisäarvoa

Erilaiset hallitustyypit (jatkoa) Määräävä hallitus: on oma-aloitteinen ja kyseenalaistava, tekee itsenäisiä päätöksiä, edellyttää jäseniltä aktiivisuutta, hyvää itsetuntoa ja osaamista, voi ajautua ristiriitaan isännöitsijän kanssa ja ottaa tämän tehtäviä hoitaakseen. Malli voi toimia kriisitilanteissa, mutta ei ole yhtiön eduksi jatkuessaan pitempään Osallistuva hallitus: on vuorovaikutustaitoinen ja pyrkii riidattomaan yhteistyöhön IS:n ja osakkaiden kanssa, käyttää asiantuntijoita päätöksenteon tueksi ja hankkii tietoja yhteistyössä IS:n kanssa. Sopii hyvin taloyhtiötyöskentelyyn, koska pyrkii aidosti kehittämään yhtiön toimintaa.

Tavoitemalli: ennakoiva hallitus Kuntotodistus, energiatodistus, asuntojen hintatietojen julkistaminen ja muuttuvat tarpeet tuovat uusia haasteita. Hallitukset eivät voi olla enää vain kirjaavia elimiä, vaan tekevät aitoja päätöksiä. Päätökset tarkoittavat tulevaisuuden suunnittelua eli strategian tekoa ja täytäntöönpanoa. PJ:n ja IS:n välinen luottamus ja hyvä yhteistyö ovat oleellisia tässä mallissa.

Kiitos kiinnostuksesta ja haasteellista hallitustyöskentelyä!