18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa noudatetaan arkistolakia (831/1994) ja muita arkistotointa koskevia säädöksiä sekä tämän johtosäännön määräyksiä. Hallintokeskus antaa tätä johtosääntöä koskevia tarkempia ohjeita ja määräyksiä. 2 Tätä johtosääntöä täydentävän arkistonmuodostussuunnitelman yliopiston asiakirjallisen tiedon käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeistoksi hyväksyy rehtori. Yliopistoon erillisenä laitoksena kuuluvan yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston (FSD) elektronisia tutkimusaineistoja koskee erillinen rehtorin hyväksymä arkistonmuodostussuunnitelma ja musiikintutkimuksen laitoksen osana toimivan kansanperinteen arkiston aineistoja koskee erillinen rehtorin hyväksymä arkistonmuodostussuunnitelma. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat* ja aineistot* sekä niihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. 3 Yliopiston arkistotoimen yleisestä koordinoinnista vastaa yliopiston henkilöstö- ja lakiasiain osaston virkamies, jonka hallintokeskus on määrännyt yliopiston arkistonhoitajaksi. Yliopiston arkisto ja siihen kuuluvat asiakirjat ja aineistot 4 Tampereen yliopisto on arkistolain tarkoittama arkistonmuodostaja. Yliopiston arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat sille sen tehtävien johdosta saapuneet tai sen toiminnan yhteydessä syntyneet. ---- *Arkistolain 6 :n 2 momentti: Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.
18.11.2005 2/6 Ks. myös viranomaisen asiakirjojen määrittelyt JulkL (621/1999) 5 :ssä ja sähköisten asiakirjojen ja viestien osalta Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) 4 :ssä. Yliopiston arkisto käsittää myös julkisin varoin toteutettujen tutkimushankkeiden asiakirjat ja aineistot samoin kuin julkisin varoin hankitut tutkimusaineistot, ellei muusta ole tutkimusta aloitettaessa erikseen tutkimussopimuksissa tai muutoin kirjallisesti sovittu. Sähköinen arkisto 5 Yliopiston sähköinen arkisto on osa dokumenttien- ja asianhallintajärjestelmää. Siinä olevat asiakirjat ovat järjestelmän käyttäjien luettavissa ja tulostettavissa vain asian hoitamista varten. Virallisen tulosteen asiakirjasta yliopiston dokumenttien- ja asianhallintajärjestelmästä muulle kuin asianosaiselle antaa yliopiston kirjaamo tai yksikön esittelijä. Yliopiston päätearkisto 6 Yliopiston päätearkisto hallintokeskuksessa toimii yliopiston asiakirjojen ja aineistojen historiallisena arkistona. Pysyvästi säilytettävä vanha historiallinen aineisto luovutetaan hallintokeskuksen päätöksellä Hämeenlinnan maakunta-arkistoon. Päätearkiston arkistonhoitaja vastaa yliopiston historiallisten ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja aineistojen säilyttämisestä ja hoitamisesta. Tämän lisäksi hän: 1) ohjaa, kehittää ja valvoo arkistotointa sekä tarkastaa yliopiston eri yksiköiden arkistotoimen asianmukaisuuden sekä antaa arkistointa koskevaa neuvontaa ja koulutusta yliopiston eri yksiköille; 2) hoitaa yhdessä yliopiston kirjaamon kanssa yliopiston asiakirjojen säilyttämiseen, seulontaan, hävittämiseen, siirtämiseen ja muuhun arkistotoimeen kuuluvia tehtäviä sekä 3) huolehtii asiakirjojen vastaanottamisesta yliopiston päätearkistoon, säilyttämisestä, luetteloimisesta, käytettävissä pitämisestä, siirrosta ja muusta hoidosta sekä huolehtii päätearkiston asiakirjojen ja aineistojen tieto- ja tutkijapalveluista.
18.11.2005 3/6 Arkistotoimen hoitaminen 7 Yliopiston yksiköt huolehtivat ja vastaavat arkistotoimesta hallussaan olevien asiakirjojen ja aineistojen osalta tämän johtosäännön, arkistonmuodostussuunnitelman sekä muiden arkistotointa koskevien säädösten, määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Yksiköillä tarkoitetaan yliopiston organisatorisia tai toiminnallisia yksiköitä, joille niiden tehtävien johdosta saapuu tai joiden toiminnan yhteydessä syntyy yliopiston arkistoon kuuluvia asiakirjoja ja aineistoja. 8 Arkistotointa varten kullakin yksiköllä tulee olla sen esimiehen nimeämä lähiarkiston vastuunalainen arkistonhoitaja, joka: 1) arkistoi hoidettavaksi saamansa asiakirjat lähiarkistoon tai yliopiston päätearkistoon arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti sekä vastaa lähiarkistossa asiakirjojen hoidosta ja säilytyksestä sekä niihin liittyvästä asiakaspalvelusta; 2) toimittaa päätearkiston arkistonhoitajalle arkistoluettelon yksikössä olevasta pysyvästi säilytettävästä paperisesta arkistoaineistosta ja luovuttaa yksikössä olevat pysyvästi säilytettävät asiakirjat yliopiston päätearkistoon; 3) kokoaa ja hävittää vuosittain kyseisenä vuotena arkistonmuodostussuunnitelman säilytysaikojen mukaan hävitettävät paperiasiakirjat; sekä 4) tekee yksikön asiakirjojen arkistointiin liittyviä aloitteita sekä ilmoittaa yksikön arkistonhoidossa esiintyvistä ongelmista yliopiston päätearkistonhoitajalle. Edellä 1 momentissa mainittujen tehtävien hoitamista varten erillisten hallinnollisten toimielinten sihteerit toimivat toimielintensä vastuunalaisina arkistonhoitajina. Tutkimushankkeilla on näitä tehtäviä varten tutkimushankkeen johtajan nimeämä vastuunalainen arkistonhoitaja. 9 Arkistotointa tulee hoitaa suunnitelmallisesti niin, että asiakirjat ja aineistot ja niihin sisältyvät tiedot ovat tehokkaasti käytettävissä ja että tarpeettomiksi käyneet asiakirjat ja aineistot voidaan myös hävittää tehokkaasti. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon yliopiston tieto- ja asiakirjahallinnossa. Arkistotoimeen vaikuttavat tieto- ja asiakirjahallinnon kehittämishankkeet tulee toteuttaa yhteistyössä päätearkiston arkistonhoitajan kanssa.
18.11.2005 4/6 10 Jokainen yliopiston palveluksessa oleva on vastuussa hallussaan olevista asiakirjoista ja aineistoista. Asiakirjojen ja aineistojen laatiminen, säilyttäminen ja käyttö 11 Asiakirjat ja aineistot on laadittava ja tiedot tallennettava siten, että niiden käytettävyys ja säilyvyys on turvattu niille vahvistetun säilytysajan. Pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat ja aineistot on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. 12 Asiakirjojen ja aineistojen käsittelyssä ja säilyttämisessä on varmistettava tietosuojan ja tietoturvan säilyminen. Asiakirjoja ja aineistoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. 13 Arkistotiloille asetetuista teknisistä vaatimuksista on määräykset arkistolaitoksen arkistotilaohjeissa. Yliopiston arkistojen tulee täyttää arkistotilaohjeiden ja arkistoja valvovien viranomaisten arkistoille asettamat määräykset ja vaatimukset. Arkistonhoitajien tulee huolehtia, että yliopiston arkistotilat täyttävät niille asetetut vaatimukset. 14 Asiakirjojen ja aineistojen käytöstä ja julkisuudesta on voimassa, mitä niistä on erikseen säädetty. Arkistoista vastaavien henkilöiden tulee huolehtia, että viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) tarkoitettu oikeus saada tieto arkistossa olevasta julkisesta asiakirjasta toteutuu. Arkistossa oleviin julkisiin asiakirjoihin voi tutustua arkistonhoitajan tai kirjaamon henkilökunnan kanssa sovitulla tavalla. Arkistossa olevia julkisia asiakirjoja voidaan lainata vain virkakäyttöön yliopiston henkilökuntaan kuuluvalle. Annetuista lainoista pidetään luetteloa. Asiakirjoja ei lainata yksityishenkilöille. Arkistotiloihin ei saa valvomatta päästää sivullisia henkilöitä.
18.11.2005 5/6 Arkistossa olevista julkisista asiakirjoista voidaan antaa maksullisia valokopioita hallintokeskuksen asiakirjoista annettavien valokopioiden ja jäljenteiden maksullisuutta koskevan päätöksen mukaan. Asiakirjojen ja aineistojen hävittäminen 15 Määräajan säilytettävät asiakirjat ja aineistot hävitetään arkistonmuodostussuunnitelmassa vahvistetun säilytysajan kuluttua, mikäli niitä ei virkatoiminnassa tai oikeudellisista taikka muista syistä enää tarvita. Yksikkö, jolle asiakirjat ovat sen tehtävien johdosta saapuneet tai jonka toiminnan yhteydessä asiakirjat ja aineistot ovat syntyneet, huolehtii hävittämisestä hallintokeskuksen ohjeiden mukaisesti. Asiakirjat ja aineistot, joille ei arkistonmuodostussuunnitelmassa tai muuten ole vahvistettu säilytysaikoja, voidaan hävittää vasta sen jälkeen, kun yliopiston arkistonhoitaja on yhdessä yksikön kanssa todennut, ettei niillä ole pysyvää tai pitkäaikaista säilytysarvoa. 16 Asiakirjojen ja aineistojen hävittäminen suoritetaan niiden laadun edellyttämällä tavalla. Hävittäminen on suoritettava siten, ettei tietosuoja eikä tietoturva vaarannu. 17 Arkistonmuodostussuunnitelman mukaan kymmenen vuotta tai sitä kauemmin säilytettävien asiakirjojen ja aineistojen hävittäminen tulee rekisteröidä erilliseen hävitysluetteloon päätearkiston ohjeiden mukaisesti. Kirjanpidon tilikirjojen ja tilitositteiden hävittäminen rekisteröidään asiakirjojen säilytysaikojen pituudesta riippumatta. Asiakirjojen ja aineistojen siirtäminen yliopiston päätearkistoon 18 Viisi vuotta vanhemmat yksiköiden pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja aineistot on siirrettävä yliopiston päätearkistoon, kun niitä ei yksikössä enää jatkuvasti tarvita. Toimintansa päättäneiden ja lakkautettujen yksiköiden ja toimielinten asiakirjat ja aineistot on siirrettävä viivytyksettä.
18.11.2005 6/6 19 Asiakirjojen ja aineistojen siirtämisestä on sovittava päätearkiston arkistonhoitajan kanssa. Päätearkistoon luovutettava aineisto on yksikössä järjestettävä arkistonmuodostussuunnitelman mukaisiksi sarjoiksi. Asiakirjojen suojelu poikkeusoloissa 20 Hallintokeskus antaa ohjeet asiakirjojen ja aineistojen suojaamisesta ja järjestämisestä poikkeusoloissa. Voimaantulo 21 Tämä johtosääntö tule voimaan yliopiston kanslerin vahvistettua sen ja sillä kumotaan hallituksen 3.11.1989 antama Tampereen yliopiston arkistosääntö. Ennen johtosäännön voimaantuloa voidaan ryhtyä sen täytäntöönpanon edellyttämiin toimiin.