Microsoft Office Word 2007
SISÄLLYSLUETTELO 1 OHJELMAIKKUNA... 1 2 OFFICE PAINIKE... 1 2.1 WORDIN ASETUKSET... 1 2.1.1 Tarkistustyökalut... 2 2.1.2 Tallentaminen... 2 3 PIKATYÖKALURIVI... 2 3.1 KUMOA JA TOISTA TOIMINNOT... 2 3.2 MUKAUTTAMINEN... 3 4 VALINTANAUHA... 3 4.1 VÄLILEHDET... 3 4.1.1 ryhmä... 3 4.1.2 Vinonuoli... 3 4.2 VIIVAIN... 4 5 TILAPALKKI... 4 6 NÄKYMÄT... 4 7 ZOOMAUS... 4 8 OHJE... 5 9 UUDEN ASIAKIRJAN ALOITTAMINEN... 5 10 TEKSTIN TUOTTAMINEN... 5 10.1 RIVITYS... 5 10.2 SIVUTUS... 5 10.3 VÄLILYÖNNIN OIKEA KÄYTTÖ... 6 10.4 VIRHEIDEN KORJAAMINEN JA MERKIN POISTO... 6 10.5 TEKSTIN POISTAMINEN... 6 10.6 TEKSTIN VALINTA... 6 11 ASIAKIRJAN TALLENTAMINEN... 7 12 ASIAKIRJAN SULKEMINEN... 7 13 ASIAKIRJAN AVAAMINEN... 7 14 KAHDEN TEKSTIN YHDISTÄMINEN... 8 14.1 LEIKEPÖYDÄN AVULLA... 8 14.2 TEKSTI TIEDOSTOSTA... 8 15 ALOITUS-VÄLILEHTI... 8 15.1 LEIKEPÖYTÄ... 8 15.1.1 Muotoilusivellin... 9 15.2 FONTTI... 9 15.3 KAPPALE... 10 15.4 MUOKKAAMINEN... 11 15.4.1 Etsi ja korvaa... 11 16 LISÄÄ-VÄLILEHTI... 11
16.1 SIVUT... 11 16.1.1 Sivunvaihto... 11 16.2 TAULUKOT... 12 16.2.1 Taulukon luonti... 12 16.3 KUVAT... 12 16.3.1 Kuvan lisääminen tiedostosta... 12 16.3.2 Kuvan lisääminen ClipArtista... 12 16.3.3 Kuvien käsittely... 13 16.3.4 Tekstin rivitys kuvaan nähden... 13 16.4 YLÄ- JA ALATUNNISTE... 13 16.4.1 Sivunumerointi... 13 16.5 TEKSTI... 13 16.5.1 Pikaosat... 14 16.6 MERKIT... 14 17 SIVUN ASETELU-VÄLILEHTI... 14 17.1 SIVUN ASETUKSET... 14 17.2 SIVUN ASETUKSET- IKKUNA... 15 18 SARKAIMET... 16 18.1 SARKAIN IKKUNA... 16 18.2 SARKAIMET SUORAAN VIIVAIMELLE... 16 18.3 SARKAIDEN POISTAMINEN... 16 19 OIKOLUKU... 17 20 ESIKATSELU... 17 21 ASIAKIRJAN TULOSTAMINEN... 17
1 OHJELMAIKKUNA Office Word 2007 on täysin muuttunut ulkoasultaan edellisistä versioista. Valikot ja työkalurivit ovat korvattu valintanauhalla ja sieltä löytyvillä tehtäväkohtaisilla välilehdillä. Jokainen välilehti on jaettu useisiin ryhmiin. Ryhmissä taas on komentoja tai näytetään komentovalikkoja. Ohjelma käynnistetään painamalla Käynnistä painikkeen avaamisen jälkeen ilmestyvästä - valikon Kaikki ohjelmat valikosta (Start/All Programs). Wordin käynnistyttyä saat automaattisesti uuden tyhjän asiakirjan. 2 OFFICE PAINIKE Painikkeesta avautuu yleisimmät perustoiminnot kuten Uusi asiakirja, Avaa, Tallenna, Tulosta ja Sulje. 2.1 WORDIN ASETUKSET Halutessasi muuttaa Wordin asetuksia valitse Office painikkeen alta Wordin asetukset (Word Options). 1
2.1.1 TARKISTUSTYÖKALUT Painike Automaattisen korjauksen asetukset avaa ikkunan, jossa voit määritellä mm. Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa välilehdeltä haluatko, että luettelomerkit ja numeroinnit tulevat automaattisesti. 2.1.2 TALLENTAMINEN Voit määritellä mm mikä on Word asiakirjojesi oletustallennusmuoto. 3 PIKATYÖKALURIVI Oletuksena pikatyökalurivi sisältää usein tarvittavia komentoja, kuten Kumoa, Toista ja Tallenna. 3.1 KUMOA JA TOISTA TOIMINNOT Viimeksi toteutettu toiminto kumotaan Pikatyökalurivin Kumoa - painikkeella (Undo) tai valitsemalla näppäimistöltä näppäinyhdistelmän CTRL + Z. Jos taas haluat toistaa edellisen toiminnon valitse Pikatyökaluriviltä Toista painike (Redo) tai (CTRL + Y). 2
3.2 MUKAUTTAMINEN Mikäli haluat itse mukauttaa työkalurivin itsellesi sopivaksi, napsauta pikatyökalurivin oikeassa reunassa olevaa kolmiota ja valitse Lisää Komentoja... (More Commands...) Vasemmanpuoleisesta valikosta löydät komentoja jotka voit lisätä Lisää (Add) painikkeella oikean puoleiseen valikkoon, jolloin ne näkyvät pikatyökalurivillä. Pikatyökaluriville voit myös helposti lisätä painikkeita napsauttamalla aina painikkeen päällä hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla Lisää Pikatyökaluriville (Add to Quick Access Toolbar). 4 VALINTANAUHA Office 2007-ohjelmissa komennot on koottu valintanauhaan (ribbon) ja siinä tehtäväkohtaisesti omille välilehdilleen. Napsauttamalla välilehteä avautuu valintanauhaan välilehden komennot. 4.1 VÄLILEHDET Jokainen välilehti on jaettu ryhmiin kuten Leikepöytä, Fontti, Kappale jne. Mikäli ryhmän oikeassa alareunassa on pieni nuoli, siitä voidaan avata uusi aiheeseen liittyvä ikkuna. Jotkut välilehdet näkyvät ainoastaan silloin, kun käsittelet esim. valitsemaasi kuvaa, taulukkoa tai piirrosta. 4.1.1 RYHMÄ Välilehden ryhmät jakavat tehtävät työvaiheisiin. 4.1.2 VINONUOLI Ryhmän oikeassa alanurkassa saattaa olla vinonuoli eli valintaikkunan avain. Tästä saat käyttöösi uuden ikkunan jossa on tarkemmat komennot ryhmästä. 3
4.2 VIIVAIN Oletuksena viivain ei näy. Sen saat esiin napsauttamalla pystyvierityspalkin yläpuolella olevaa Viivain (Ruler) painiketta tai lisäämällä Näytä (View) välilehdeltä valintamerkin Näytä/Piilota (Show/Hide) ryhmässä löytyvään Viivain (Ruler) kohtaan. 5 TILAPALKKI Näytön alareunassa olevaa tilapalkkia voit muuttaa napsauttamalla sen päällä hiiren oikealla painikkeella. Oletuksena tilapalkki ilmoittaa mm sivunumeron sekä sivumäärän, asiakirjan sanojen määrän, oikoluvun ja kielen. 6 NÄKYMÄT Eri näkymätilat voit valita Näytä - (View) välilehdeltä tai tilarivin painikkeista. Tulostusasettelunäkymä (Print Layout) Näyttää asiakirjan sellaisena kuin se olisi tulostettaessa Koko näytön lukutila (Full Screen Reading) Piilottaa valintanauhan ja näyttää vain asiakirjan. Poistu näkymästä painamalla Esc tai Sulje-painiketta. Web-asettelu (Web Layout) Tätä näkymää käytetään html-dokumenttien muokkaamiseen. Jäsennys (Outline) Näkymä näyttää asiakirjan rakenteen. Luonnos (Draft) Tässä näkymässä näkyy tekstin muotoilu. 7 ZOOMAUS Näytön oikeassa alareunassa on zoomaus valinta. Vetämällä liukunäppäintä oikealle tai vasemmalle voit suurentaa tai pienentää zoomausta. Kaksoisnapsauttamalla zoomausprosenttia voit valita tarkan prosentin. 4
8 OHJE Jokaisella Microsoft Office ohjelman ohjeella on omat kotisivut. Ohjeen saat käyttöösi napsauttamalla ohjelman oikeassa yläreunassa olevaa kysymysmerkki-painiketta. Voit etsiä ohjetta haluamastasi aiheesta kirjoittamalla Kirjoita etsittävät sanat ruutuun haluamasi sanat. 9 UUDEN ASIAKIRJAN ALOITTAMINEN Käynnistäessäsi tekstinkäsittelyohjelman saat automaattisesti uuden tyhjän asiakirjan. Tekstikohdistin vilkuttaa asiakirjan vasemmassa yläkulmassa ollen kirjoitusvalmiina. Sen jälkeen uuden asiakirjan saat joko 1. Näppäinyhdistelmällä Ctrl + N tai Painamalla Office-valikosta Uusi (New) painiketta. 2. Valitse minkälaisen asiakirjan haluat. Tyhjä malli on oletuksena. 3. Paina Luo (Create) 10 TEKSTIN TUOTTAMINEN Wordissa on erilaisia näkymätiloja (ks. kohta 6), joissa voit kirjoittaa tekstiä. Erilaisen näkymän voit avata aina tilanteen mukaan. Kirjoittaessasi muista muutama tekstinkäsittelyn perussääntö: 10.1 RIVITYS Tekstinkäsittelyohjelmien tärkein ominaisuus on tekstin rivittäminen automaattisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että pääsääntöisesti sinulla on lupa painaa ENTER -näppäintä (rivinvaihtoa) otsikon lopussa kappaleen lopussa tyhjän rivin luomisessa Word2007 oletusmäärityksissä on, että kappaleen jälkeen tulee automaattisesti isompi suunnilleen rivin korkuinen tyhjä tila. Näin sinun ei tarvitse kappaleiden välissä tai otsikoiden jälkeen tehdä tyhjää riviä. 10.2 SIVUTUS Word suorittaa automaattisesti myös sivutuksen eli vaihtaa sivun heti kun edellinen on tullut täyteen. Mikäli sinun kuitenkin tarvitsee tehdä sivunvaihto jossain muussa kohdassa, voit tehdä sen seuraavasti: Valitse Lisää -välilehdeltä Sivut ryhmästä 5
Sivunvaihto (Insert/Page Break) Samasta kohdasta voit myös lisätä tyhjän sivun haluamaasi kohtaan valitsemalla Tyhjäsivu. 10.3 VÄLILYÖNNIN OIKEA KÄYTTÖ Sanojen väliin kuuluu yksi välilyönti. Pilkun, pisteen, huuto- ja kysymysmerkin jälkeen tulee myös aina välilyönti. 10.4 VIRHEIDEN KORJAAMINEN JA MERKIN POISTO Punainen aaltoviiva tekstin alla tarkoittaa sitä, että olet joko tehnyt kirjoitusvirheen tai Word ei löydä sanakirjastaan kyseistä sanaa. Vihreä aaltoviiva taas kielioppivirhettä. Kirjoitusvirheet poistat oikoluvulle (ks ohje kohdasta 19) Virheelliset tai ylimääräiset merkit voit poistaa seuraavasti: Viet tekstikohdistin virheellisen merkin vasemmalle puolelle poista haluamasi merkki/merkit painamalla Delete -painiketta näppäimistöltä. Jos taas viet tekstikohdistimen virheen oikealle puolelle poista virheellinen merkki (tai merkit) painamalla askelpalautinta (BackSpace) näppäimistöltä. 10.5 TEKSTIN POISTAMINEN Maalaa haluamasi alue. Paina näppäimistöltä Delete -painiketta 10.6 TEKSTIN VALINTA Voit valita tekstistäsi eri alueita seuraavasti: Alue Sana Rivi Kappale Koko asiakirja Tee hiirellä näin Kaksoisnapsausta sanaa Napsauta rivin vasemmalla puolella Kaksoisnapsauta kappaleen vasemmalla puolella Joko Ctrl + A tai Kolmoisnapsauta asiakirjan vasemmassa reunassa 6
11 ASIAKIRJAN TALLENTAMINEN Työtilassa oleva asiakirja on syytä tallentaa mahdollisimman usein. Ensimmäistä kertaa tallentaessasi anna asiakirjalle nimi seuraavasti: Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: 1. Valitse Office valikosta Tallenna tai Tallenna nimellä (Save as). tai Napauta pikatyökalurivin Tallenna (Save) painiketta 2. Valitse haluamasi tallennusmuoto. Mikäli haluat tallentaa asiakirjasi vanhassa tallennusmuodossa, valitse kohta Word 97 2003 asiakirja tallennusmuoto. 3. Valitse paikka mihin haluat tallentaa 4. Kirjoita tiedostollesi nimi. 5. Vielä voit vaikuttaa asiakirjan tallennusmuotoon. 6. Paina Tallenna. 12 ASIAKIRJAN SULKEMINEN Avoinna oleva asiakirja suljetaan valitsemalla Office-valikosta Sulje-komento. Toinen vaihtoehto on sulkea asiakirja näytön oikeasta yläkulmasta löytyvästä ruksista eli Sulje (Close) painikkeesta. Mikäli sinulla on avoinna vain yksi asiakirja, tämä painike sulkee koko Wordin. Muita, että voit lisätä pikatyökaluriville myös sulje-painikkeen (ks. ohje kohdasta 3). 13 ASIAKIRJAN AVAAMINEN Office-valikon viimeksi käytetyt tiedostot ovat nopea tapa avata usein käytettyjä tiedostoja. Voit myös valita Office-valikosta Avaa (Open) ja etsiä haluamasi tiedoston. 7
14 KAHDEN TEKSTIN YHDISTÄMINEN Voit yhdistää kaksi eri tekstiä joko leikepöydän avulla tai valinnalla Teksti tiedostosta. 14.1 LEIKEPÖYDÄN AVULLA Voit yhdistää kaksi asiakirjaa A ja B leikepöytää käyttäen seuraavasti: 1. Avaa yhdistettävät asiakirjat A ja B. 2. Maalaa asiakirja B esim. näppäinyhdistelmällä Ctrl+A 3. Valitse kopioi (tällöin asiakirja B jää samanlaiseksi kuin ennekin.) 4. Siirry asiakirjaan A siihen kohtaan johon haluat liittää valitsemasi tekstin 5. Paina liitä (paste) 14.2 TEKSTI TIEDOSTOSTA 1. Vie tekstikohdistin asiakirjassa kohtaan, johon haluat liittää toisen asiakirjan. 2. Valitse välilehti Lisää (Insert) Teksti (Text) ryhmän Objekti (Object..) vaihtoehdosta kohta Teksti tiedostosta... (Text From File...) 3. Valitse teksti jonka haluat lisätä ja paina Lisää (Insert). 15 ALOITUS-VÄLILEHTI 15.1 LEIKEPÖYTÄ Voit siirtää tai kopioida tekstiä tiedostosta toiseen, saman tiedoston sisällä tai mistä tahansa Windows ohjelmasta toiseen käyttämällä leikepöytää. Word 2007:n leikepöydälle mahtuu 24 leikettä. Leikkeet voivat olla esim. tekstiä tai kuvia. Leikepöydän käyttö tapahtuu seuraavasti 1. Aktivoi hiiren avulla siirrettävä tai kopioitava teksti. HUOM! Jos olet viemässä kuvaa leikepöydälle, riittää että kuvan päällä napsautat hiiren kakkospainiketta ja teet valinnan leikkaa tai kopioi a. Leikkaaminen (Cut) Valitse Aloitus välilehdeltä Leikkaa (Home/Cut) poistaa valitsemasi tiedot ja siirtää ne leikepöydälle 8
b. Kopioiminen (Copy) Valitse Aloitus välilehdeltä Kopioi (Home/Copy) puolestaan jättää alueen alkuperäiseen paikkaansa, mutta saat siitä kopion leikepöydälle 2. Siirry kohtaan johon haluat liittää valitsemasi alueen. Valitse Aloitus välilehdestä Liitä (Home/Paste) jolloin leikepöydän sisältä siirtyy kohtaan jossa kursori vilkkui. 15.1.1 MUOTOILUSIVELLIN Leikepöytä-ryhmästä löydät myös muotoilusiveltimen, jonka avulla voit kopioida tekstimuotoiluja tekstikohdasta toiseen 1. Valitse alue, jonka muotoiluja haluat käyttää. 2. Kaksoisnapsausta Muotoilusivellin-painiketta (Format Painter). Hiiren kohdistin muuttuu siveltimen näköiseksi. 3. Valitse alue, jonka haluat muotoilla. 4. Halutessasi lopettaa muotoilut, paina uudelleen muotoilusivellin-painiketta tai Esc-painiketta. 15.2 FONTTI Merkkiin kohdistuvat muotoilut koskevat yksittäiseen merkkiin tai merkkijonoon liittyviä muotoiluja. Fontti ryhmästä löydät mm. seuraavat toiminnot: Toiminnot ryhmän vasemmasta yläkulmasta oikeaan alakulmaan: Fontti (Font) voit valita haluamasi fontin Fonttikoko (Font Size) mikäli luettelossa ei ole haluamaasi fonttia, kirjoita koko ja paina Enter Suurenna Fonttia (Grow Font) Pienennä Fonttia (Shrink Font) Poista muotoilut (Clear Formatting) Lihavointi (Bold) Kursivointi (Italic) Alleviivaus (Underline) Päälleviivaus (Strikethrough) Alaindeksi (Subscript) Yläindeksi (Superscript) Muuta kirjainkoko (Change Case) Korostus (Text Highlight Color) Fontin väri (Font Color) Ryhmän oikeasta alareunasta olevasta vinonuolesta voit avata Fontti ikkunan jossa voit tehdä tarkempia muotoiluja. 9
15.3 KAPPALE Kappalemuotoilut vaikuttavat aina koko kappaleeseen. Jos haluat muotoilun koko asiakirjaan, sinun tulee ensin aktivoida asiakirja Toiminnot ryhmän vasemmasta yläkulmasta oikeaan alakulmaan: Luettelomerkit kolmiosta voit valita erilaisia luettelomerkkejä (kuva 1) Numerointi kolmiosta voit valita erilaisia numeroita (kuva 2) Monitasoinen numerointi kolmiosta voit valita erilaisia monitasoisia luettelomerkkejä (kuva 3) (kuva 1) (kuva 2) (kuva3) Pienennä sisennystä Pienentää sisennystä sarkainvälin (2,3 cm) verran Suurenna sisennystä Suurentaa sisennystä sarkainvälin (2,3 cm) verran Kappaleen sisennysmerkkejä voit seurata viivaimelta. Ylimmäinen kolmio osoittaa kappaleen ensimmäisen rivin sisennyksen, alempi kolmio osoittaa kappaleen muiden rivien aloituskohdan eli se on ns. riippuva sisennys. Kolmas, alin painike on vasen sisennys painike. Lajittele Lajittelee valitsemasi alueen aakkosjärjestykseen. Näytä kaikki Näyttää tulostumattomat muotoilumerkit kuten välilyönnit, Enter-painallukset, rivinvaihdot ja sisennyksen. Tasaa teksti vasemmalle Tasaa tekstisi siten, että sen vasen reuna on tasainen. Keskitä Tekee tasauksen tasaisesti molempiin reunoihin. Tasaa teksti oikealle Tekstin oikea reuna on tasainen Tasaa molemmat reunat 10
Tämä avulla teet tekstistäsi sanomalehtityyppisen. Riviväli Mikäli haluat, että koko asiakirjan riviväli muuttuu, valitsi ensin koko asiakirja (Ctrl+A). Word 2007 oletusriviväli on 1,15. 15.4 MUOKKAAMINEN 15.4.1 ETSI JA KORVAA Aloitus välilehden Muokkaaminen ryhmästä voit etsiä haluamaasi tekstiä tai korvata tekstin toiseksi. Napsauta haluamasi toiminto (Etsi tai Korvaa) Jos Etsit, kirjoita etsittävä sana ja paina Etsi seuraava Jos Korvaat niin kirjoita Etsittävä kohtaan korvattava sana ja Korvaava kohtaan korvaava sana. 16 LISÄÄ-VÄLILEHTI 16.1 SIVUT 16.1.1 SIVUNVAIHTO mene kohtaan, johon haluat sivunvaihdon tehdä paina Sivunvaihto -painiketta 11
16.2 TAULUKOT Taulukko koostuu rivistä ja sarakkeista. Niiden leikkauskohta on solu. 16.2.1 TAULUKON LUONTI Voit luoda taulukon siirtymällä välilehdelle Lisää (Insert) ja sieltä valitsemalla Taulukko (Table). Valitse montako riviä ja saraketta taulukkoosi tulee. Tehtyäsi taulukon, voit muotoilla sitä Rakenne (Design) välilehdestä löytyvillä muotoiluilla. Asettelu välilehdeltä voit muokata taulukkoasi lisäämällä ja/tai poistamalla sieltä rivejä. Täältä löytyy toiminnot mm. rivien lisäämiseen ja poistamiseen, rivien korkeuksien muuttamisiin, tekstin tasaamisiin soluihin jne. 16.3 KUVAT Voit elävöittää tekstiäsi lisäämällä siihen kuvia. Kuvat tulee olla yleisesti käytössä oleviin tiedostomuotoihin tallennettuja (esim. jpeg,.gif,.tif) tai.wmf muotoisia, joita ClipArt kuvat ovat. 16.3.1 KUVAN LISÄÄMINEN TIEDOSTOSTA Valitse Lisää -välilehden Kuvat ryhmästä Lisää Kuva valintaikkuna. Löydettyäsi haluamasi kuvan, napsauta sitä kerran ja paina Lisää (Insert) painiketta 16.3.2 KUVAN LISÄÄMINEN CLIPARTISTA Vie tekstikohdistin kohtaan, johon haluat kuvan lisätä Valitse Lisää -välilehden Kuvat ryhmästä Clip Art jolloin ClipArttehtäväruutu avautuu Kirjoita hakusana Etsi (Search for)-ruutuun. Mikäli et kirjoita mitään hakusanaa, saat näkyville kaikki asennetut ClipArt kuvat. 12
Löydettyäsi haluamasi kuvan, napsauta sitä kerran, jolloin kuva kopioituu asiakirjaasi. 16.3.3 KUVIEN KÄSITTELY Kaksoisnapsauttamalla valitsemaasi kuvaa valinta siirtyy Muotoile (Format) välilehdelle. Voit muotoilla ja muokata kuvaa esimerkiksi rivitystapaa välilehdestä löytyvillä painikkeilla. 16.3.4 TEKSTIN RIVITYS KUVAAN NÄHDEN Oletuksena kuva on Tekstin tasossa. Jotta voit siirtää kuvaasi, tekstin rivitystapa kuvaan nähden on muutettava. Paina Tekstin rivityspainiketta ja valitse haluamasi rivitystapa. 16.4 YLÄ- JA ALATUNNISTE Ylä- ja alatunnisteet toistuvat jokaisen sivun ylä- ja alareunassa samanlaisina, jos et toisin määritä. Helpoiten pääset tekemään tai muokkaamaan ylä- tai alatunnistetta kaksoisnapsauttamalla paperin yläreunassa. Toinen tapa on painaa Ylätunniste (Header) tai Alatunniste (Footer) painiketta. Ilmestyvästä Rakenne (Design) välilehdestä löydät ylä- ja alatunnisteiden muokkaamiseen tarvittavia painikkeita kuten sivunumerointi, päivämäärä, erilainen ensimmäinen sivu jne. 16.4.1 SIVUNUMEROINTI 1. Vie tekstikohdistin siihen kohtaan johon haluat sivunumeron 2. Paina painiketta Sivunumero 3. Valitse valinta Nykyinen sijainti ja Normaali numero 16.5 TEKSTI Tekstikehykset, WordArt ja Anfangi tehdään Teksti välilehdeltä. 13
16.5.1 PIKAOSAT Mikäli haluat lisätä jonkun kentän (esim. kaikki sivut yhteensä tai tiedoston nimen ja polun) valitse Tyyli ryhmästä Pikaosat painike. Avautuvasta valikosta valitse Kenttä, jolloin avautuu Kenttä ikkuna.. Muutama käyttökelpoinen kenttä: Date Päivämäärä FileName Tiedoston nimi NumPages Asiakirjan sivujen kokonaismäärä Page Lisää sivunumeron SaveDate Asiakirjan viimeisin tallentamispäivämäärä 16.6 MERKIT Mikäli näppäimistöltä ei löydy tarvitsemaasi merkkiä, voit hakea sen Merkkipainikkeesta. 17 SIVUN ASETELU-VÄLILEHTI 17.1 SIVUN ASETUKSET Reunukset (Margins) Tästä painikkeesta löytyy valmiita marginaaleja tai voi itse muuttaa haluamaksesi. Suunta (Orientation) Voit valita paperin suunnaksi joko pysty tai vaaka. Koko (Size) Tästä painikkeesta valitaan paperin koko 14
Sarakkeet (Columns) Voit määritellä montako palstaa valitulla alueella tai kappaleessa on. Vaihdot (Breaks) Sivun-, palstan-, että osanvaihdot. Rivinumerointi (Line Numebers) Tästä painikkeesta voidaan valita halutaanko rivinumerointi näkyviin. Tavutus (Hyphenation) Täältä voit halutessasi tavuttaa asiakirjasi. Muista laittaa valintamerkki Tavuta asiakirja automaattisesti kohtaan. 17.2 SIVUN ASETUKSET- IKKUNA Kaksoisnapsauttamalla viivaimen harmaata aluetta tai napsauttamalla Sivun asetukset - ryhmän oikeassa alareunassa olevaa vinonuolta saat auki Sivun asetukset ikkunan.. Välilehdet: Reunukset (Margins) Tällä välilehdellä määrität sivun marginaalit. Marginaalit kertovat kuinka paljon tyhjää tilaa jää sivujen reunoihin. Samalla välilehdellä voit myös määritellä paperin suunnan (kuva 1), Paperi (Paper) Tällä välilehdellä määrität paperin koon sekä tulostuslähteen. Asettelu (Layout) Voit mm. muuttaa ylä- ja alatunnisteen tulostumista ensimmäiselle sivulle sekä parillisille ja parittomille sivuille (kuva 2). (Kuva 1) (Kuva 2) 15
18 SARKAIMET Oletussarkaimet ovat 2,3 cm:n välein. Ne näkyvät harmaina pystyviivoina viivaimen alareunassa: 18.1 SARKAIN IKKUNA Mikäli haluat tehdä sarkainasetukset sarkainikkunasta kaksoisnapsauta jotain viivaimella näkyvää sarkainmerkkiä (tai valkoista viivainaluetta), jolloin Sarkaimet-valintaikkuna avautuu. Määrittele sarkainkohta, sen tasaus ja mahdollinen täytemerkki. Paina aseta ja tee uusi sarkainkohta. Lopuksi paina OK. 18.2 SARKAIMET SUORAAN VIIVAIMELLE Helppo tapa määrittää sarkaimet, on asettaa ne suoraan viivaimelle Valitse napsauttamalla sarkainsymbolia, kunnes halutun sarkaintyypin symboli näkyy. Symboli Sarkaintyyppi Toiminto Vasen sarkain (Left Tab) Keskittävä sarkain (Center Tab) Oikea sarkain (Right Tab) Desimaalisarkain (Decimal Tab) Palkkisarkain. Tasaa tekstin sarkainasetuksen vasempaan reunaan Keskittää tekstin sarkainasetuksen molemmin puolin Tasaa tekstin sarkainasetuksen oikeaan reunaan Tasaa luvut desimaalipilkun mukaan allekkain Merkin kohdalle piirtyy sarakeviivaa. Napsauta viivaimella kohdassa, johon haluat sarkaimen. Toista kunnes olet saanut kaikki sarkaimet valittua. 18.3 SARKAIDEN POISTAMINEN Helpoin tapa poistaa sarkaimet on kiskoa ne hiiren vasemmalla painikkeella viivaimelta alas. Voit myös poistaa ne avaamalla sarkainikkunan ja valitsemalla Tyhjennä kaikki (ks kohta 18.1) 16
19 OIKOLUKU Kieliasun tarkistus tehdään Tarkista välilehden Tekstintarkistus ryhmän painikkeesta Kieliasun tarkistus. Avautuvan ikkunan yläosassa on virheellinen sana tai sana jota ei löydy sanakirjasta. Alla on ehdotuksia. Mikäli et halua muuttaa sanaa, paina Ohita kerran tai Ohita kaikki. Jos taas teet muutoksen valitse haluamasi muutos ja paina Muuta tai Muuta kaikki. 20 ESIKATSELU Esikatselulla tarkistat työsi ulkoasun ennen tulostusta. Esikatselutilaan pääset valitsemalla Office valikosta Tulosta (Print)/Esikatselu (Print Preview). Esikatselusta siirrytään takaisin normaaliin näkymään painamalla Esikatselu ryhmästä Sulje tulostuksen esikatselu (Close Print Preview) painiketta. 21 ASIAKIRJAN TULOSTAMINEN Tallenna työsi aina ennen tulostusta. Tulostuksen toteutat valitsemalla Office valikosta Tulosta (Print) valinnan. 17
3 4 5 6 C0 (Vas Marg) C1(2,3 cm) C2(4,6 cm) C3(6,9 cm) C4(9,2 cm) C5(11,5 cm) C6(13,8 cm) C7(16,1 cm) Laatijaorganisaatio Asiakirjatyyppi Numero Sivu (yht) Osasto Täydenne Liitetieto Yksikkö Asiakirjan luonne Asiatunnus Laatija, puhelinnumero Päivämäärä Julkisuus 10 Vastaanottaja Nimen täydenne Jakeluosoite 00000 Postitoimipaikka 18 20 Viite Asiaotsikko Asiaotsikko tiivistää lyhyesti koko asiakirjan sisällön. Lisäksi asiakirjan asiasisältöä voi jäsentää eritasoisten otsikoiden avulla. Aina kun aloitat uuden asiakirjan tarkista, että sivun asetukset ovat standardin mukaiset eli: ylä=4 cm, ala=3 cm, vasen=2 cm ja oikea=1,5 cm. ylätunniste=1 cm ja alatunniste=1 cm. Poista ylätunnisteen oletussarkaimet. Tunnistetiedot Asiakirjassa tulee olla vähintään seuraavat tunnistetiedot: laatija, asiakirjatyyppi ja päivämäärä sekä yli sivun pituisissa asiakirjoissa sivunumero. Tunnistetietojen pitää näkyä jokaisella sivulla. Näiden lisäksi asiakirjassa voi olla muitakin ylätunnistetietoja (ks. ylätunniste). Asiakirjatyyppi Asiakirjatyyppi (voidaan kirjoittaa lihavoidulla) kuvailee asiakirjan käyttötarkoitusta, esimerkiksi Tilaus tai Pöytäkirja. Sitä ei tarvitse kirjoittaa, jos kyseessä on kirje. Sivunumero Yksisivuisessa asiakirjassa sivunumeroa ei välttämättä tarvitse merkitä. Muutoin merkitään sivu ja kokonaissivumäärä Esim. 2 (4). Päivämäärä Päivä ja kuukausi ilman etunollia. Vuosi neljällä merkillä. Esim. 14.4.2007. Teksti Teksti sisennetään alkamaan 2,3 tai 4,6 cm:n päähän vasemmasta marginaalista. Riviväli on 1, mutta jos esitys on oikein lyhyt tai kyseessä on jokin suora tehtävä, voidaan käyttää riviväliä 1½. Fonttikoko on 10 12 pt. Ystävällisesti Taru Honkapää atk-kouluttaja Lähteet Suomen Standardoimisliitto Standardi SFS 2487 18