Toukokuu 2016 1 (32) AIKA käyttöohje
Toukokuu 2016 2 (32) 1 Aloitus... 5 1.1 Kirjautuminen sisään... 5 1.2 Salasana unohtunut... 5 1.3 Salasanan vaihtaminen... 6 1.4 Käyttäjätunnuksen lukkiutuminen... 6 1.5 Sovelluksen aikakatkaisu... 6 2 Etusivu ja menu... 6 2.1 Etusivu... 6 2.2 Tiedotteet... 7 2.3 Avoimet tehtävät... 8 2.4 Menu... 8 2.5 Silverlight-sovellukset... 9 2.6 Yrityksen vaihto... 10 2.7 Kirjautuminen ulos ja käyttäjäasetukset... 10 3... 12 3.1 Menu... 12 4 Tapahtumien syöttö... 13 4.1 Otsikko-osio... 13 4.1.1 Otsikko-osio, hyväksyjän näkymä muutosoikeuksin... 14 4.2 Tiedot-osio... 15 4.3 Työajan syöttö-osio... 16 4.3.1 Toimintopainikkeet... 16 4.3.2 Tapahtuman syöttö... 17 4.3.3 Alaisen tapahtumien muuttaminen... 18 5 Tapahtumien selailu... 19 5.1 Hakuehdot... 19 5.2 Taulukkonäkymä... 20 5.2.1 Ryhmittely... 20 5.2.2 Muut toiminnot... 21 5.3 Tapahtumien CSV vienti... 22 6 Tapahtumien hyväksyntä... 23 6.1 Hakuehdot... 23 6.2 Taulukkonäkymä... 24 6.2.1 Viikko/osaviikko... 25
Toukokuu 2016 3 (32) 6.2.2 Viikolle/osaviikolle kirjatut tapahtumarivit tuntitietoineen... 25 6.2.3 Yksittäisen tapahtumarivin tietojen laajennos... 27 6.3 Tapahtumien hyväksyminen... 27 7 Palkanlaskentaan siirto... 28 7.1 Hakuehdot... 28 7.2 Taulukkonäkymä... 28 8 Arkistointi... 29 8.1 Hakuehdot... 29 8.2 Siirto arkistointiin... 29 8.3 Uudelleenarkistointi... 30 8.4 Arkistointiajon käynnistys... 30 8.5 Arkistokansio... 30 9 Käyttäjäasetukset... 31 9.1 Salasana... 31 9.2 Näppäinasetukset... 31
Johdanto on web-sovellus, jonka avulla: Toukokuu 2016 4 (32) peruskäyttäjä voi tallentaa omia työaikatietoja työajanseurantaa ja palkanlaskentaa varten: Normaali työaika Liukumat Ylityöt (50 %, 100 %) Poissaolot (lomat, sairauspoissaolot,..) Matka-aika (työajan ulkopuolella, työajalla,..) esimies voi: tarkastaa ja hyväksyä alaisensa syöttämät työtunnit muuttaa, hylätä tai palauttaa korjausta vaativat tapahtumarivit tai koko aineiston työntekijälle korjattavaksi muodostaa palkkatapahtuma-aineisto siirrettäväksi Tikon palkanlaskentaan niistä palkkatapahtumista, jotka o maksetaan palkanmaksun yhteydessä o muuten vaikuttavat palkanlaskentaan siirtää työaikatapahtumat arkistoitavaksi Tikon arkistoon -sovelluksen kautta välitettäviä työaika- ja muita palkanlaskenta-aineistoja ovat esimerkiksi: tuntipalkkaisten työntekijöiden työtunnit, ylityöt kuukausipalkkaisten ylityötunnit ja matka-aikatunnut poissaolotunnit/-päivät/-viikot/-kuukaudet (lomat, sairauspoissaolot, palkattomat vapaat) Sovellus on integroitu kiinteästi Tikon palkanlaskennan ja ylläpidon kanssa. Web-sovelluksen voi ottaa käyttöön yrityksessä, joka on perustettu Tikon kirjanpito- tai laskutus- tai varastonvalvonta- tai palkanlaskentayritys. Jos sovellus käyttää Tikon palkanlaskennan sovellusta tulee yritysten olla perustettuna Tikoniin samalla numerolla. Sovelluksessa on käytössä Kalenteri-toiminto. Sovellus on suunniteltu taloushallinnon palveluita tarjoavien yritysten, kuten tilitoimistojen, isännöintitoimistojen sekä palvelukeskusten asiakkaille, joissa henkilöstö/työntekijät tallentavat omat työtunnit, matka-ajan, poissaolot yms. työajanseurantaa koskevat tiedot esimiehet, tiiminvetäjät tms. henkilöt tarkastavat tallennetut työaikatiedot ja tarvittaessa siirtävät osan tiedoista palkanlaskentaan ja arkistoon.
Toukokuu 2016 5 (32) 1 Aloitus 1.1 Kirjautuminen sisään -sovellusta voivat käyttää monenlaiset käyttäjät monista eri yrityksistä. Tästä syystä käyttäjän on kirjauduttava sisään sovellukseen todentaakseen itsensä ja jotta hänelle voidaan valtuuttaa hänen tarvitsemansa käyttöoikeudet. Jos käyttäjä yrittää kirjautua viisi kertaa väärällä salasanalla hänen käyttäjätunnus lukkiintuu ja hänen on pyydettävä pääkäyttäjää avaamaan lukitus. Turvallisuussyistä johtuen Tiko-käyttäjän pääsy sovellukseen on estetty. NetTikon-sovellusten sisäänkirjautumisikkuna näkyy seuraavassa kuvassa. Sisäänkirjautumisikkuna näyttää seuraavat tiedot käyttäjälle: Kentät käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä varten Lippu-ikonit käyttöliittymän kielen vaihtamiseksi Salasana unohtunut -linkki uuden salasanan luontia varten Ohje-linkki, josta avautuu ohje sovelluksen käyttämisestä eri selaimilla 1.2 Salasana unohtunut AIKA-sovellukseen on mahdollista luoda uusi salasana entisen unohduttua. Käyttäjä voi myös halutessaan vaihtaa automaattisesti generoidun salasanan haluamakseen kirjauduttuaan sovellukseen. Uuden salasanan luominen tapahtuu sisäänkirjautumisikkunassa syöttämällä ensin käyttäjätunnus ja tämän jälkeen valitsemalla Salasana unohtunut? linkin, jolloin ruudulle avautuu syöttöruutu käyttäjätunnusta ja sähköpostiosoitetta varten. Kun on annettu käyttäjätunnus ja siihen määritelty sähköpostiosoite, niin voidaan generoida uusi salasana painamalla Uusi salasana painiketta. Järjestelmä luo käyttäjälle uuden salasanan ja lähettää sen
Toukokuu 2016 6 (32) käyttäjän antamaan sähköpostiosoitteeseen. Annetun sähköpostiosoitteen tulee olla sama kuin ko. käyttäjän tietoihin on Tikon-ohjelmiston ylläpidossa määritelty. 1.3 Salasanan vaihtaminen Käyttäjä voi vaihtaa jo käytössä olevan AIKA-sovelluksen salasanan haluamaansa uuteen salasanaan. Tämä tapahtuu kirjautumalla sovellukseen ja valitsemalla valikosta Käyttäjäasetukset (kappale 8) ja syöttämällä käyttäjän nykyinen salasanana sekä haluttu uusi salasana kohdassa Vaihda salasana. 1.4 Käyttäjätunnuksen lukkiutuminen Turvallisuussyistä johtuen käyttäjän käyttäjätunnus lukkiutuu, jos salasana on syötetty väärin viisi kertaa peräkkäin. Tällöin käyttäjä saa viestin tunnuksen sulkemisesta ja kehotuksen olla yhteydessä järjestelmän ylläpitäjään käyttäjätunnuksen vapauttamiseksi. 1.5 Sovelluksen aikakatkaisu Tietoturvan parantamiseksi NetTikon-sovelluksiin on lisätty aikakatkaisu. Tämä ominaisuus pakottaa käyttäjän kirjautumaan uudestaan sovellukseen, mikäli sovellukseen kirjautunut käyttäjä ei ole määritellyn aikakatkaisuarvon aikana käyttänyt sovellusta. Oletusarvo NetTikon-sovelluksien aikakatkaisulle on 30 minuuttia. 2 Etusivu ja menu 2.1 Etusivu
Toukokuu 2016 7 (32) Etusivu on NetTikon-sovellusten oletusnäkymä sisäänkirjautumisen jälkeen. Etusivulla esitetään erilaisia tiedotteita ja käyttäjän avoimet tehtävät eri NetTikon sovelluksissa. Etusivu muuttuu käyttäjän oikeuksista sekä käytössä olevista NetTikon-sovelluksista riippuen. Etusivun tietojen päivitys tapahtuu - ikonista. 2.2 Tiedotteet NetTikon-etusivun Tiedotteet-osiossa esitetään sekä Tikon Oy:n julkaisemat että Tikon Ylläpito - sovelluksen kautta loppukäyttäjille laaditut tiedotteet. Tiedotteet näkyvät osiossa julkaisujärjestyksessä uusin aina päällimmäisenä. Tiedote avautuu ruudulle klikkaamalla haluttua tiedotetta.
Toukokuu 2016 8 (32) 2.3 Avoimet tehtävät Etusivun Avoimet tehtävät-osiossa esitetään ko. käyttäjän avoimet tehtävät eri NetTikon-sovelluksissa. Osio koostuu sovelluskohtaisista tiilistä, joissa on näkyvillä linkit käyttäjän toimenpiteitä vaativiin töihin kyseisessä sovelluksessa sekä pikalinkit sovelluksen yleisimpiin toimintoihin. Osion sovelluskohtaisten tiilien määrä ja sisältö vaihtelevat käytössä olevien NetTikon-sovellusten mukaan sekä käyttäjän avoimien töiden mukaan. 2.4 Menu Etusivun vasemmassa laidassa olevasta menusta valitaan haluttu NetTikon-sovellus. Sovelluksen valinnan jälkeen ko. sovelluksen toimintonäytöt ovat valittavissa joko menusta tai päänäkymässä esitettävien linkkien kautta.
Toukokuu 2016 9 (32) 2.5 Silverlight-sovellukset Mikäli valitaan jokin Silverlight-sovelluksista (TOSITE, PALKKA, OSTOLASKU, MYYNTILASKU) menun sovellusvalinnat muuttuvat ikoneiksi ja ko. menun rinnalle avautuu valitun Silverlight-sovelluksen menu valintoineen. Huomioi, että Silverlight-sovellukset ovat valittavissa vain selaimillla jotka tukevat Silverlight-liitännäistä (IE ja Firefox). Alla kuva avatusta OSTOLASKU-sovelluksen Silverlight-menusta. Valitsemalla jokin HTML-sovellus (ETUSIVU, MYYNTILASKU Mobiili, OSTOLASKU Mobiili, RAPORTTI, AIKA, PANKKI tai KULU JA MATKA) Silverlight-menu sulkeutuu ja menun ulkoasu palautuu oletustilaansa.
Toukokuu 2016 10 (32) 2.6 Yrityksen vaihto Yrityksen vaihto NetTikon menussa tapahtuu klikkaamalla menun yläosassa sijaitsevaa yritys-osiota, jolloin ruudulle avautuu lista käyttäjälle sallituista yrityksistä. Käyttäjä voi valita haluamansa yrityksen listasta klikkaamalla. Yrityslistaa voi myöskin suodattaa syöttämällä haluttu nimi listan näytön yläsosassa olevaan suodatuskenttään. 2.7 Kirjautuminen ulos ja käyttäjäasetukset NetTikon menun yläosasta löytyvät painikkeet uloskirjautumiselle sekä käyttäjäasetuksille.
Toukokuu 2016 11 (32) - Uloskirjautuminen NetTikonista - Käyttäjäasetukset. NetTikon käyttäjäasetusten muokkaus ja NetTikon-sovelluksien salasanan vaihtaminen.
Toukokuu 2016 12 (32) 3 -sovelluksen eri toimintoihin päästää valitsemalla menusta AIKA, jolloin menuun avautuu sovelluksen valittavissa olevat toiminnot. Myös päänäytölle avautuu pikalinkit kyseisiin toimintoihin. 3.1 Menu Tapahtumien syöttö: Valinnalla avataan tapahtumien syöttönäyttö. Tapahtumien selailu: Valinnalla avataan tapahtumien selailunäyttö. Tapahtumien hyväksyntä: Valinnalla avataan tapahtumien hyväksyntänäyttö. Valinta aktiivinen vain mikäli käyttäjällä on oikeudet hyväksyä tapahtumia. Palkanlaskentaan siirto: Valinnalla avataan palkanlaskennan siirron näyttö. Valinta näkyvissä vain mikäli AIKAsovellus on ko. yrityksellä käytössä Tikon Palkkojen kanssa. Valinta on aktiivinen vain mikäli käyttäjällä oikeus hyväksyä tapahtumia palkanlaskentaan. Arkistointi: Valinnalla avataan työaikatapahtumien arkistointinäyttö. Valinta aktiivinen vain mikäli käyttäjällä on oikeus arkistointiin.
Toukokuu 2016 13 (32) 4 Tapahtumien syöttö Tapahtumien syöttönäytöllä käyttäjät kirjaavat tekemänsä työajan sovellukseen viikko/osaviikko kerrallaan. Näkymä muuttuu käyttäjän oikeuksista ja selainikkunan koosta riippuen. Avatessaan tapahtumien syöttönäytön oletuksena käyttäjälle avautuu aina kuluvan viikon/osaviikon syöttönäkymä. Tapahtumien syöttönäyttö on esitetty alla olevassa kuvassa. 4.1 Otsikko-osio Otsikko-osiossa käyttäjälle esitetään käyttäjän AIKA-tunnus jolle työaikaa halutaan kirjata sekä viikko/osaviikko jonka tapahtumia sovellukseen syötetään. Tunnus: Näytetään kirjautuneen käyttäjän AIKA-tunnus, jolle tapahtumia kirjataan. Valintalista on seuraava mikäli käyttäjällä useita AIKA-tunnuksia. Viikon/osaviikon valinta: Oletuksena näytetään kuluva viikko/osaviikko. Käyttäjä voi selata seuraavaan tai edelliseen viikkoon/osaviikkoon käyttämällä -painikkeita. Kalenteri: -ikoni avaa kalenterin. Käyttäjä voi valita haluamansa viikon/osaviikon kalenterista tai selailla kalenteria -painikkeilla. Kalenterissa esitetään myös jokaisen viikon/osaviikon tilakoodi (mikäli tallennettuja tapahtumia) erillisellä ikonilla. Tämän tilakoodin arvon saa näkymään viemällä kursorin em. ikonin päälle.
Toukokuu 2016 14 (32) Ohje: Avaa tämän ohjeen uuteen selainikkunaan. 4.1.1 Otsikko-osio, hyväksyjän näkymä muutosoikeuksin Mikäli käyttäjällä on tapahtumien hyväksyntä-oikeudet AIKA-sovelluksessa ja yrityksellä ei ole estetty alaisten tapahtumien muuttaminen poikkeaa hänelle esitettävä otsikko edellisessä kappaleessa kuvatusta otsikosta. Alla esitetty tapahtumien hyväksyjän näkymä, kun hänellä on muutosoikeus. Syöttövalinta: Käyttäjän tulee valita kenelle tunteja syötetään. Valittavissa olevat arvot: Syötä omia tunteja (oletus) Syötä alaisen tunteja Mikäli käyttäjä valitsee Syötä alaisen tunteja, niin tällöin syöttövalinnan alle avautuu uusi valintalista. Henkilövalinta: Aika-henkilö, jolle tapahtumia halutaan syöttää. Henkilövalinnassa esitetään kaikki ne henkilöt, joiden tapahtumia ko. käyttäjällä on oikeus syöttää. Mikäli hyväksyjä on valinnut syöttövalinnaksi arvon Syötä alaisen tunteja, on tällä valinnalla vaikutus myös työajan syöttö-osioon. Näistä muutoksista lisää kohdassa 3.3.3 Alaisen tapahtumien muuttaminen.
4.2 Tiedot-osio Toukokuu 2016 15 (32) Tiedot-osiossa esitetään tietoja ko. viikon/osaviikon tilaan, henkilön viikkotyöaikaan sekä mahdollisiin liukumasaldoihin liittyen. Tila: Valitun viikon/osaviikon tilakoodi. Mahdollisia tilakoodeja ovat: Avoin viikolle/osaviikon tapahtumia ei ole vielä lähetty hyväksyntään. Hyväksynnässä viikon/osaviikon tapahtumat on lähetty hyväksyntään. Hyväksytty viikon/osaviikon tapahtumat on hyväksytty. Palautettu viikon/osaviikon tapahtumat on palautettu tietojen korjaamista varten. Viikkotyöaika: Henkilön viikkotyöaika. Liukumasaldo: Henkilön liukumasaldo. Liukumasaldo päivittyy käyttäjän tallettamien liukumaa lisäävien tai liukumaa vähentävien tapahtumien mukaan. Muu saldo: Henkilön muu saldo. Muu saldo päivittyy käyttäjän tallettamien muuta saldoa lisäävien tai muuta saldoa vähentävien tapahtumien mukaan. Hyväksyjä muuttanut. Syy: Näkyvissä vain, mikäli hyväksyjä muuttanut viikon/osaviikon tapahtumatietoja. Otsikon alla näkyy myös tietojen muuttamisen yhteydessä annettava pakollinen kommentti muutoksen syystä.
4.3 Työajan syöttö-osio Toukokuu 2016 16 (32) Työajan syöttö-osiossa kirjataan viikolla/osaviikolla tehty työaika työlajeittain kyseisen ajanjakson päiville. 4.3.1 Toimintopainikkeet Lisää: Uuden tapahtumarivin lisäys taulukkoon. Kopioi edellinen viikko: Kopioidaan edellisen tallennetun viikon/osaviikon tapahtumarivit ilman tuntietoja. Edellisen viikon tapahtumarivit kopioidaan taulukkoon jo mahdollisesti syötettyjen tapahtumarivien alle. Tallenna: Syötetyn tapahtumarivin/rivien tallennus. Lähetä hyväksyntään: Viikon/osaviikon tapahtumien lähetys hyväksyntään. Käyttäjälle esitetään vielä erillinen varmistus ennen hyväksyntään lähettämistä. Hyväksyntään lähetetyn viikon/osaviikon tapahtumia tai syötettyä työaikaa ei voi enää muuttaa näytöllä, ellei tapahtumien hyväksyjä ole erikseen viikkoa/osaviikkoa palauttanut käyttäjälle tietojen korjaamista varten. Mikäli ko. yrityksellä on käytössä sähköpostin lähettäminen hyväksyntään lähettämisestä, sovellus lähettää sähköpostiviestin kyseisen käyttäjän tapahtumien hyväksyjäksi määritellylle henkilölle. Peruuta: Peruuttaa tehdyt muutokset. Painike näkyvissä vain mikäli näytöllä tallentamattomia muutoksia. Käyttäjälle esitetään vielä erillinen varmistus tehtyjen muutosten peruutuksesta.
Toukokuu 2016 17 (32) 4.3.2 Tapahtuman syöttö Tapahtumarivin tietojen laajentaminen: -ikonilla näytetään tiedot, jotka eivät ole mahtuneet tapahtumariville. Jotta tapahtuman syöttö olisi mahdollista myös päätelaitteissa joissa näytön koko on pieni, on tapahtumarivillä syötettävien tietojen määrää rajoitettu. Osa mahdollisista syöttötiedoista siirtyy pois syöttöriviltä ruudun kokoa pienennettäessä ja ne ovat näkyvissä vain mikäli rivin laajennos on avattu. Samoin mikäli yrityksellä on käytössä paljon laskentakohteita, niin käytettävyyssyistä johtuen osa näistä tiedoista on näkyvissä vain tapahtumarivin laajennoksessa riippumatta selainikkunan koosta. Työaikalaji: Valintalista työaikalajeista. Pakollinen tieto. Selite: Käyttäjän mahdollisesti antama selite. Ei pakollinen tieto. Aktiviteetti: Valintalista aktiviteeteista. Tämä kenttä on näkyvissä vain mikäli yrityksellä aktiviteetit käytössä. Pakollinen tieto mikäli yrityksellä aktiviteetin antaminen on merkitty pakolliseksi. Laskentakohteet 1 8: Valintalistat laskentakohteista. Kukin laskentakohde on näkyvissä vain mikäli yrityksellä on laskentakohde on käytössä. Pakollinen tieto mikäli yrityksellä ko. laskentakohteen antaminen on merkitty pakolliseksi. Kullekin laskentakohteelle voidaan määritellä oletusarvo AIKA-henkilön asetuksissa. Mikäli pakolliseksi merkitty tieto puuttuu riviltä, niin rivin tallennuksen yhteydessä käyttäjälle esitetään alla oleva virheilmoitus. Päiväkohtaiset syöttösolut: Syötetään päiväkohtaiset työajat tunteina. Tunnit voidaan syöttää minuutin tarkkuudella. Tunteja voi syöttää muodossa TT:MM tai TT,MM. Syötetyt tunnit näytetään aina muodossa TT:MM. Syötettyjä tunteja lasketaan yhteen rivitasolla ja päivätasolla. Näin käyttäjän on helppo seurata kirjattua työaikaa ja verrata sitä omaan viikkotyöaikaansa.
Toukokuu 2016 18 (32) Rivin poisto: Tapatumarivin -ikonilla poistetaan ko. tapahtumarivi. Käyttäjälle esitetään vielä erillinen varmistus ennen rivin poistamista. 4.3.3 Alaisen tapahtumien muuttaminen Mikäli käyttäjällä on tapahtumien hyväksyntä-oikeudet AIKA-sovelluksessa ja yrityksellä ei ole estetty esimiehen alaisten tapahtumien muokkausta on ko. käyttäjällä mahdollisuus korjata ja syöttää alaisen tapahtumia Tapahtumien syöttö-näytöllä. Alaisen tapahtumien lisäämisestä/korjaamisesta on aina annettava selite Syy-kenttään ennen kuin tehdyt muutokset voidaan tallettaa. Alaiselle lähetetään sähköposti, jossa kerrotaan muutoksen syy, mikäli yrityksellä ei ole estetty sähköpostin lähetystä tietojen muutoksesta.
5 Tapahtumien selailu Toukokuu 2016 19 (32) Tapahtumien selailussa käyttäjät voivat hakea AIKA-sovellukseen tallennettuja tapahtumia eri hakuehtojen perusteella. Haettuja tietoja voidaan selailla ja ryhmitellä eri tavoin taulukkonäkymässä. 5.1 Hakuehdot Päiväväli: Aikaväli, jolla halutaan tapahtumia hakea. Arvot voidaan syöttää käsin tai valitsemalla päivämäärä -ikonista avautuvasta kalenterista. Aikavälin maksimipituus on yksi vuosi. Tila: Haettavien tapahtumien tilakoodi, oletusarvona on tyhjä eli Kaikki. Työaikalaji: Haettavien tapahtumien työaikalaji, oletusarvona on tyhjä eli Kaikki. Henkilö: AIKA-henkilö(t) jonka tapahtumia voidaan hakea. Osiossa näytetään vain ne henkilöt joiden tapahtumia käyttäjällä on oikeus selailla. Palkanlaskennan tila: Haettavien tapahtumien palkanlaskennan tila, jossa oletusarvona on tila 0 - ei voida noutaa. Selite: Haettavien tapahtumien selite. Selite -haku on vapaamuotoinen tekstikenttä. Aktiviteetti: Haettavien tapahtumien aktiviteetti. Näkyy vain mikäli yrityksellä on Aktiviteetti käytössä. +6 lisää: Tästä painikkeesta saa näkyviin loput hakuehdot. Laskentakohteet 1-8: Haettavien tapahtumien laskentakohteiden arvot. Tässä näkyvät ne laskentakohteet jotka ovat yrityksellä käytössä. Hae: Tapahtumien haku annetuilla hakuehdoilla.
Toukokuu 2016 20 (32) 5.2 Taulukkonäkymä Taulukkonäkymään haettuja tapahtumarivejä voidaan ryhmitellä ja järjestää eri tavoilla. Taulukon sarakkeita voi myös piilottaa sekä muuttaa niiden järjestystä. Käyttäjä voi myös valita taulukon sivuilla näytettävien tapahtumarivien määrän. 5.2.1 Ryhmittely Tapahtumarivien ryhmittely tapahtuu raahaamalla halutun sarakkeen otsikkosolu taulukkonäkymän yläpuolella olevalle ryhmittelyalueelle, jolloin taulukossa olevat rivit ryhmitellään ko. otsikkotiedon mukaan. Ryhmittelyalueelle voidaan raahata myös useampi otsikkosolu. Yksittäisen otsikkosolun ryhmittelyalueella saa suljettua painamalla ko. solun perässä olevaa - painiketta. Alla olevassa kuvassa on tapahtumarivit ryhmitelty Tilan ja Henkilön mukaan.
Toukokuu 2016 21 (32) 5.2.2 Muut toiminnot Järjestys Taulukon solujen tietoa voidaan järjestää laskevaan tai nousevaan järjestykseen. Tämä tapahtuu klikkaamalla halutun sarakkeen otsikkosolussa seuraavasti: 1 klikkaus => nouseva järjestys 2 klikkausta => laskeva järjestys 3 klikkausta => oletusjärjestys Solujen järjestystä on mahdollista muuttaa myös klikkaamalla halutun sarakkeen otsikkosolussa olevaa - ikonia ja valitsemalla haluttu järjestys avautuvasta listasta. Sarakkeiden piilotus Taulukon sarakkeita voidaan piilottaa klikkaamalla halutun sarakkeen otsikkosolussa olevaa -ikonia ja valitsemalla Sarakkeet avautuvasta listasta. Sarakkeen piilottaminen tapahtuu poistamalla merkintä ko. sarakkeen kohdalta. Sarakkeiden näkyvyyteen tehtyjä muutoksia ei voi tallentaa. Ne säilyvät niin kauan kuin käyttäjä pysyy Tapahtumien selailu-näytöllä. Sarakkeen paikan muuttaminen Taulukkonäkymän sarakkeiden oletusjärjestystä voidaan muuttaa raahaamalla otsikkosolu haluttuun paikkaan taulukon sarakkeiden otsikkorivillä. Sarakejärjestykseen tehtyjä muutoksia ei voi tallettaa. Ne säilyvät niin kauan kuin käyttäjä pysyy Tapahtumien selailu-näytöllä.
Taulukon rivimäärän muuttaminen Toukokuu 2016 22 (32) Taulukkonäkymän alalaidassa olevassa palkissa on esitetty tiedot haettujen tapahtumarivien määrästä sekä taulukossa mahdollisesti olevien sivujen valintatyökalut. Käyttäjä voi valita yhdellä taulukon sivulla näytettävien rivien määrän valitsemalla -ikonista avautuvasta listasta haluamansa rivimäärän. Oletusarvona rivimäärän valinnassa on 50 riviä. 5.3 Tapahtumien CSV vienti AIKA-tapahtumat voidaan viedä sovelluksesta CSV-tiedostona. Tapahtumat haetaan ensin selausnäytölle kappaleessa 4.1 esiteltyjä hakuehtoja käyttäen. Kun haetut tapahtumat näkyvät taulukkonäkymässä, oikeaan yläkulmaan tulee lataus-ikoni, josta saa ladattua työasemalle taulukkonäkymässä olevat rivit CSV-tiedostona.
6 Tapahtumien hyväksyntä Toukokuu 2016 23 (32) Tapahtumien hyväksyntä-näytöllä esitetään oletuksena ne kuluvan kuukauden viikot/osaviikot, jotka ovat valmiita hyväksyttäviksi. Hyväksyttäviä tai tarkasteltavia viikkoja/osaviikkoja voidaan hakea eri hakuehtojen mukaan. Haetut viikot/osaviikot esitetään erillisessä taulukkonäkymässä, jossa niiden tarkastelu, korjaaminen ja hyväksyminen (yksittäin/massana) on helppoa. Viikko/osaviikko voidaan myös palauttaa korjattavaksi tapahtumien alkuperäiselle kirjaajalle. 6.1 Hakuehdot Ajanjakso-valinta: Ajanjakso, jolta hyväksyttäviä tapahtumia haetaan. Valittavissa olevat arvot: Viikko Kuukausi (oletusarvo) Vuosi Valittu ajanjakso vaikuttaa myös valinnan alla oleviin -painikkeisiin ja -ikonin takaa aukeavaan kalenteriin. Valitun ajanjakson (viikko, kuukausi, vuosi) mukaan siirrytään seuraavaan/edelliseen ajanjaksoon tai valitaan kalenterista haluttu ajanjakso. Tapahtuman tila: Haettavien tapahtumien tilakoodi. Valittavissa olevat arvot: Kaikki
Avoin Hyväksynnässä (oletusarvo) Hyväksytty Palautettu Valmis palkanlaskentaan. Toukokuu 2016 24 (32) Ryhmä: Henkilöryhmä, jonka henkilöiden tapahtumia haetaan. Oletusarvona Kaikki, jolloin haetaan kaikista henkilöryhmistä joihin sovellukseen kirjautuneelle käyttäjällä on tapahtumien hyväksyntä-oikeudet. Henkilö: Yksittäisen henkilön tapahtumien valinta. Oletusarvona on Kaikki. Valintalistan henkilöt päivittyvät edellisen Ryhmä-valinnan mukaan. 6.2 Taulukkonäkymä Taulukkonäkymän rivitiedot on jaettu kolmeen eri tarkastelutasoon: 1. Viikko/osaviikko 2. Viikolle/osaviikolle kirjatut tapahtumarivit tuntitietoineen 3. Yksittäisen tapahtumarivin tietojen laajennos Haluttu tarkastelutaso saadaan näkyviin painamalla rivillä näkyvää -ikonia, kts. alla oleva kuva.
Toukokuu 2016 25 (32) 6.2.1 Viikko/osaviikko Tarkastelutasolla näkyvissä seuraava tiedot: Henkilö: AIKA-henkilö, jolle tapahtumat syötetty. Viikko: Viikko/osaviikko jolle tapahtumat syötetty. Tehty työaika: Viikolle/osaviikolle kirjatut tunnit. Tila: Viikon/osaviikon tilakoodi. Hyväksyjä muuttanut: Mikäli tapahtumien hyväksyjä muuttanut tapahtumatietoja, solussa on merkintä. Korjauksen tai palautuksen syy: Muutoksen yhteydessä annettu pakollinen syy muutokselle. 6.2.2 Viikolle/osaviikolle kirjatut tapahtumarivit tuntitietoineen Tarkastelutasolla näkyvissä seuraava tiedot ja toiminnot: Työaikalaji: Tapahtumariville valittu työaikalaji. Selite: Käyttäjän mahdollisesti antama selite.
Toukokuu 2016 26 (32) Aktiviteetti: Valittu aktiviteetti. Tämä on näkyvissä vain mikäli yrityksellä aktiviteetit käytössä. Selainikkunan koosta ja käytetystä päätelaitteesta riippuen Aktiviteetti voi olla näkyvissä vain yksittäisen tapahtumarivin tietojen laajennoksessa, kts kohta 5.2.3. Laskentakohteet 1 8: Valitut laskentakohteiden arvot. Kukin laskentakohde on näkyvissä vain mikäli yrityksellä on laskentakohde on käytössä. Selainikkunan koosta ja käytetystä päätelaitteesta riippuen laskentakohteet voi olla näkyvissä vain yksittäisen tapahtumarivin tietojen laajennoksessa, kts kohta 5.2.3. Päiväkohtaiset syöttösolut: Käyttäjän syöttämät päiväkohtaiset työajat tunteina. Syötetyt tunnit lasketaan yhteen rivitasolla. Viikkotyöaika: Sen AIKA-henkilön viikkotyöaika, jonka tapahtumia tarkastellaan. - Avatun viikon/osaviikon hyväksyminen. Käyttäjälle esitetään vielä erillinen varmistus ennen Viikon/osaviikon hyväksymistä. - Avatun viikon/osaviikon palautus tapahtumien kirjaajalle. Painettaessa avaa erillisen syöttökentän johon tulee syöttää palautuksen syy. Sähköposti Viikon/osaviikon palautuksesta lähetetään tapahtumien kirjaajalle. - Avatun viikon/osaviikon tapahtumatietojen korjaus. Painike piilotettu mikäli yrityksellä ei ole sallittua esimiehen muuttaa tai lisätä alaisten tapahtumatietoja. Painettaessa avatun viikon/osaviikon tapahtumarivit asetetaan muokkaustilaan ja rivitietojen muutos ja uusien tapahtumarivien lisäys on mahdollista. Syy tietojen muutoksesta on myös annettava erilliseen syöttökenttään. Muutosten tallettamisen jälkeen lähetetään sähköposti tapahtumien alkuperäiselle syöttäjälle, mikäli tätä ei ole erikseen yrityksen asetuksissa estetty.
6.2.3 Yksittäisen tapahtumarivin tietojen laajennos Tarkastelutasolla näkyvissä seuraava tiedot: Toukokuu 2016 27 (32) Aktiviteetti: Tapahtumarivin aktiviteetti. Tämä on näkyvissä vain mikäli yrityksellä aktiviteetit käytössä. Selainikkunan koosta ja käytetystä päätelaitteesta riippuen Aktiviteetti voi olla näkyvissä vain yksittäisen tapahtumarivin tietojen laajennoksessa. Laskentakohteet 1-8: Tapahtumarivin laskentakohteiden arvot. Kukin laskentakohde on näkyvissä vain mikäli yrityksellä on laskentakohde on käytössä. Selainikkunan koosta ja käytetystä päätelaitteesta riippuen laskentakohteet voi olla näkyvissä vain yksittäisen tapahtumarivin tietojen laajennoksessa. 6.3 Tapahtumien hyväksyminen Hyväksyminen tehdään aina kokonaisen viikolle/osaviikon tapahtumille, yksittäisiä tapahtumia viikon/osaviikon sisällä ei voi erikseen hyväksyä. Viikkoja/osaviikkoja voidaan hyväksyä yksittäin tai massakäsittelynä. Tapahtumien hyväksyminen tapahtuu taulukkonäkymässä merkitsemällä halutut viikot/osaviikot taulukosta tai massakäsittelynä merkitsemällä kaikki taulukon rivit kerralla. Tämä tapahtuu merkitsemällä otsikkoriviltä löytyvän ruksikentän, jolloin kaikki taulukon rivit merkitään kerralla. Hyväksy-painikkeella merkityt viikko/osaviikkorivit hyväksytään. Käyttäjälle esitetään vielä erillinen varmistus ennen Viikon/osaviikon hyväksymistä. Yksittäisen viikon/osaviikon voi hyväksyä myös taulukkonäkymän toisella tarkastelutasolla, kts. kappale 5.2.2.
7 Palkanlaskentaan siirto Toukokuu 2016 28 (32) Palkanlaskentaan siirrossa haetaan AIKA-sovelluksella tallennettuja ja käsiteltyjä viikkoja/osaviikkoja, jotka ovat valmiita siirrettäviksi Tikon Palkanlaskentaan. Hakuehtojen mukaan haetut viikot/osaviikot esitetään erillisessä taulukkonäkymässä, jossa siirrettävien viikkojen tarkastelu ja siirto (yksittäin/massana) on helppoa. 7.1 Hakuehdot Päiväväli: Aikaväli, jolla halutaan viikkoja/osaviikkoja hakea. Arvot voidaan syöttää käsin tai valita päivämäärä -ikonista avautuvasta kalenterista. Henkilöryhmä: Henkilöryhmä, jonka henkilöiden tapahtumia haetaan. Oletusarvona on tyhjä eli Kaikki, jolloin haetaan kaikista henkilöryhmistä joihin ko. käyttäjällä on tapahtumien hyväksyntä-oikeudet. Hae: Palkanlaskentaan valmiiden tapahtumien haku 7.2 Taulukkonäkymä Taulukossa esitetään kaikki annetuilla hakuehdoilla löydetyt viikot/osaviikot, jotka ovat hyväksytty siirrettäviksi palkanlaskentaan. Käyttäjä voi merkitä yksitäisiä rivejä taulukosta tai merkitä kaikki taulukon rivit merkitsemällä otsikkorivin valintakentän. Valittujen viikkojen/osaviikkojen siirto palkanlaskentaan tapahtuu painikkeella Siirto palkanlaskentaan.
8 Arkistointi Toukokuu 2016 29 (32) Arkistointi toiminnolla hyväksyjä tai pääkäyttäjä siirtää työaikatapahtumia arkistoitavaksi pdf-muodossa. Työaikatapahtumien arkistoinnin voi suorittaa sekä kuukausittain että koko vuodelta. Työaikatapahtumat arkistoituvat pdf-muodossa Tikon arkistoon. Työaikatapahtumien arkistointi on kaksivaiheinen. -sovelluksessa hyväksyjä tai pääkäyttäjä siirtää työaikatapahtumat arkistoitavaksi. Tilitoimisto käynnistää arkistointiajon tai arkistointiajo käynnistetään ajastetusti. Hyväksyjä voi siirtää arkistoitavaksi valitsemaltaan kuukausiväliltä oman ryhmänsä työaikatapahtumat. Pääkäyttäjä voi siirtää arkistoitavaksi kaikki työaikatapahtumat. Jos yrityksellä on -sovellus käytössä Tikon palkanlaskentaohjelman kanssa, työaikatapahtumat voidaan arkistoida, kun tapahtumat on siirretty palkanlaskentaan. Jos yrityksellä on -sovellus käytössä ilman Tikon palkanlaskentaohjelmaa, työaikatapahtumat voidaan arkistoida, kun tapahtumat on hyväksytty. 8.1 Hakuehdot Alkamiskuukausi: Kuukausi ja vuosi, jolla halutaan hakea arkistoitavia työaikatapahtumia. Arvot voidaan syöttää käsin tai valita päivämäärä -ikonista avautuvasta kalenterista. Ryhmä: Henkilöryhmä, jonka henkilöiden tapahtumia haetaan. Oletusarvona on tyhjä eli Kaikki, jolloin haetaan kaikista henkilöryhmistä joihin ko. käyttäjällä on tapahtumien hyväksyntä-oikeudet. Hae: Arkistoitavien tapahtumien haku Jos valitulla aikavälillä on hyväksymättömiä/siirtämättömiä työaikatapahtumia, sovellus antaa ilmoituksen eikä siirtoa voida suorittaa. 8.2 Siirto arkistointiin Alasivun Arkistoi-painikkeella hakuehdoilla valitut työaikatapahtumat siirretään arkistoitavaksi. Siirrosta lähtee sähköpostiviesti palkanlaskijan sähköpostiosoitteeseen, jos palkanlaskijan sähköpostiosoite on annettu Ylläpito, NetTikon AIKA Parametrit tauluun.
8.3 Uudelleenarkistointi Toukokuu 2016 30 (32) Arkistoidut tapahtumat voidaan tarvittaessa siirtää arkistoitavaksi uudelleen, joko koko ryhmälle tai yksittäiselle henkilölle. Uudelleenarkistointi siirtää aiemmin arkistoidun pdf-tiedoston Poistetut-kansioon, jos poistettujen kansio on määritelty siirtotiedostoissa parametrilla YH 211 Aika arkisto, poistettujen kansio. 8.4 Arkistointiajon käynnistys Työaikatapahtumien varsinainen arkistointi käynnistetään tilitoimistossa tai arkistointiajon käynnistys voidaan ajastaa. 8.5 Arkistokansio -sovelluksen arkistokansio määritellään siirtotiedostoissa parametrilla YH 210 Aika Arkisto. Työaikatapahtumat arkistoituvat pdf-muodossa Tikon aika-arkiston yritys-kansion alla olevaan AIKAalikansioon, jonka alla on kalenterivuosi- ja kuukausikohtaiset alikansiot. Jokaisesta työntekijästä muodostuu oma kuukausikohtainen pdf-tiedosto, jossa työntekijän työaikatapahtumat ovat jokainen viikko omalla sivullaan. Tiedoston nimeksi muodostuu vuosi + kuukausi + henkilön numero + henkilön nimi esim. 201605_1_Koivunen_Einari.
Toukokuu 2016 31 (32) 9 Käyttäjäasetukset Käyttäjäasetuksissa voidaan muokata käyttäjien henkilökohtaisia sovellusasetuksia. Käyttäjäasetukset talletetaan selaimen välimuistiin ja pysyvät haluttuina kunnes selaimen välimuisti tyhjennetään. Käyttäjäasetukset -näyttö on esitetty seuraavassa kuvassa. 9.1 Salasana Käyttäjä voi vaihtaa saamansa salasana uuteen syöttämällä ensin nykyisen salasanansa ja tämän jälkeen antamalla uuden salasanan kaksi kertaa. Salasanan muuttaminen tapahtuu Vaihda salasana-painikkeella. 9.2 Näppäinasetukset AIKA-sovelluksessa voidaan ottaa käyttöön toiminnallisuus, joka helpottaa työajan kirjaamista erityisesti kosketusnäytöllistä päätelaitetta käytettäessä. Asetuksen ollessa päällä Tapahtumien syöttö-näytöllä ruudulla näytetään erillinen ponnahdusikkuna (pop-up) ajan syöttämistä varten. Ponnahdusikkuna avautuu työajan syöttösolun aktivoinnista, kts. alla oleva kuva.
Toukokuu 2016 32 (32) Tunnit: Esittää valittavissa olevat tunnit. Osiossa esitetään oletuksena tuntiväli 0 11. Mikäli halutaan tuntiväli 12 23 painetaan Tunnit-osion otsikkoa, jolloin osion tunnit vaihtuvat tuntiväliksi 12 23. Minuutit: Esittää valittavissa olevat minuutit viiden minuutin välein esitettynä. Minuutteja voidaan lisätä tai vähentää yksi kerrallaan käyttämällä otsikon -painikkeita.