Palkitseva ja luova vanhustyö Case-esimerkki: Omahoitajamalliin siirtyminen kotihoidossa Tämä on kuvaus uuden työtoimintamallin käyttöönotosta erään kaupungin kotihoidossa. Kotihoitotyö on siellä jaettu viiteen tiimiin maantieteellisen alueen mukaan. Kotihoidon vastuuhenkilönä on osastonhoitaja, ja tiimeissä työskentelee vastaava sairaanhoitaja ja 6-8 muuta kotihoidon työntekijää (perushoitajia, lähihoitajia, kodinhoitajia ja kotiavustajia). Tarve ja lähtökohta työkäytännön muuttamiselle. Kotihoitoyksikössä oli jo jonkin aikaa mietitty kotihoitotyön käytännön muuttamista. Nyt kehittämishankkeen käynnistämiseen tuli sopiva hetki, kun ulkopuolinen tutkimuslaitos otti yhteyttä tiedustellen halukkuutta osallistua vanhustyöhankkeeseen: lähteä viemään omaehtoisesti läpi joku organisaation tarpeelliseksi kokema kehittämishanke. Samanaikaisesti yhden alueen vastaava hoitaja aloitti jatko-opintonsa, jonka opinnäytetyöksi kehittämishanke sopi hyvin. Kotihoitoyksikkö suunnitteli ja vei kehittämishankkeen läpi pääsääntöisesti omin voimin. Tutkimuslaitoksen edustaja osallistui muutaman kuukauden välein pidettyihin hankkeen ydinryhmän palavereihin, joissa tehtyä suunnitelmaa ja hankkeen etenemisen vaiheita käsiteltiin yhdessä. Ulkopuolisen antama tuki hankkeelle sisälsi vain asioiden selventämistä kysymysten avulla, vaihtoehtoisten etenemistapojen yhteistä punnintaa - joista ratkaisun tekeminen jäi organisaatiolle - ja hankkeen dokumentoinnista muistuttamista. Hanke eteni seuraavien vaiheiden kautta: päätös kehittämishankkeen toteutuksesta alustava hankesuunnitelma hankkeesta tiedottaminen alkukysely omahoitajamallin muotoilu: yksi tiimi edelläkävijänä, muut perässä vaiheittain käynnistymisen seuranta jatkosuunnitelmat. Päätös toteutuksesta, suunnittelu ja tiedotus Päätös kehittämishankkeen toteutuksesta tehtiin aloituspalaverissa, jossa mukana olivat kaupungin hoito- ja hoivapalvelujen johtava hoitaja, kotihoidon osastonhoitaja, yhden kotihoitoalueen vastaava sairaanhoitaja ja ulkopuolisena Työterveyslaitoksen tutkija. Tässä tapaamisessa organisaatio teki päätöksen kehittämishankkeen toteuttamisesta sekä jatkoopinnoissaan aloittanut sairaanhoitaja siitä, että hanke tulee olemaan hänen opinnäytetyönsä. Kyseinen sairaanhoitaja valikoitui näin luontevasti hankkeen vastuuhenkilöksi yhteisössä. Vastuuhenkilö laati alustavan hankesuunnitelman, jota käsiteltiin ydinryhmässä. Hankekokouksissa käytiin läpi mm. kotihoidon henkilöstölle suoritettavaa kyselyä, pohdittiin hankkeessa mahdollisesti eteen tulevia ongelmia, sekä prosessoitiin hankkeen eri vaiheiden sisältöä ja erityisesti aikataulutusta. Selvennettiin, mitä suunnilleen tapahtuu missäkin vaiheessa. Hankkeesta tiedottaminen. Kotihoidon henkilöstölle kerrottiin omahoitajamalliin siirtymisestä ja omahoitajuuden aloituksen ajankohdasta osastopalaverissa syyskuussa 2008. Henkilöstön Työterveyslaitos Topeliuksenkatu 41 a A, 00250 Helsinki, puh. 030 4741, faksi 030 474 2779, Y-tunnus 0220266-9, www.ttl.fi
2/7 palaute oli myönteinen. Alkuperäinen suunnitelma oli, että omahoitajuus käynnistetään ensimmäisenä lännen tiimissä, joka oli hankkeen vastuuhenkilön oma tiimi. Suunniteltiin, että muut tiimit tulevat perässä omaan tahtiinsa sopivalla aikataululla. Kuitenkin muiden tiimien innokkuus sekä aikataulun tiivistämisen tarve (johtuen vastuuhenkilön keväällä alkavasta äitiyslomasta) muuttivat suunnitelmaa siten, että jokaisessa tiimissä omahoitajuus päätettiin käynnistää viimeistään tammikuussa 2009. Alkukysely tukee tiedotusta ja suunnittelua Samassa osastopalaverissa kerrottiin myös tulevasta alkukyselystä. Alkukyselyllä selvitettiin henkilöstön käsityksiä omahoitajuudesta sekä pyydettiin ehdotuksia toimintojen käytännön järjestämisestä. Kyselyllä tuettiin tiedottamista, valmistettiin tulevaan ja saatiin esille huomioonotettavia asioita omahoitajamallin rakennetta ja toimintoja suunniteltaessa. Kyselyn laadinta, esitestaus ja toteutus. Kyselyn laadintaan opinnäytetyön tekijä sai ohjausta amk:n opettajalta ja Työterveyslaitoksen tutkijalta. Lännen tiimin henkilöstö esitestasi lomakkeen lokakuun 2008 lopussa. Vastausten saamiseen kului aikaa vajaa kaksi viikkoa, kaikki vastasivat. Vastaajat eivät kokeneet kyselylomaketta vaikeaksi tai muutoksia vaativaksi. Marraskuussa kyselylomake jaettiin muihin tiimeihin. Lomake jaettiin yhteensä 47 henkilölle (mukaan lukien 7 esitestaajaa). Kyselyä ei jaettu kovin lyhytaikaisille sijaisille. Vastausaikaa henkilöstöllä oli 2,5 viikkoa. Vastauksia saatiin yhteensä 24 + 7 esitestausvastausta. Kaikista vastanneista vain 3 henkilöä piti omahoitajuutta huonona ideana. Vastaamatta jättäneiden näkemystä omahoitajuudesta ei valitettavasti voi siis tietää. Omahoitajamallin muotoilu - edelläkävijänä yksi tiimi Omahoitajamalliin siirtymisessä edelläkävijänä oli yksi tiimi. Omahoitajamallin suunnittelu käynnistyi alkukyselyn vastauksia odoteltaessa. Tässä vaiheessa hyödynnettiin kyselyn esitestauksessa saatuja vastauksia. Lännen tiimin kanssa pidettiin myös yksi erillinen reilun tunnin pituinen omahoitajuuteen liittyvä palaveri. Tiimi koki omahoitajamalliin siirtymisen myönteisenä. Tiimi esitti toiveen koota omahoitajuuteen liittyen oman kansionsa, johon tulisi myös omahoitajan muistilista asioiden hoitoa helpottamaan. Kansion toivottiin olevan mahdollisimman yksinkertainen ja selkeä, joten sen rakentaminen ei ole työlästä. Kansion säilytyspaikaksi sovittiin toimiston pöytä. Säännöksi sovittiin, että sitä ei saa laittaa kaappiin, koska sinne se sitten hukkuu ja unohtuu. Välisivuja apuna käyttäen kansioon tehtiin jokaiselle työntekijälle oma kohtansa, jonne pystyy laittamaan asiakkaistaan tietoja ylös. Kaikkien kyselyvastausten pohjalta ja muutamalla asialla täydennettynä kotihoidolle muodostui omahoitajien tehtävät -lista. Seuraavaksi oli vuorossa alustava asiakkaiden jako tiimin omahoitajille. Jako alkoi lännen tiimistä, jonka vastaava sairaanhoitajana hankkeen ydinhenkilö toimi. Tämän jaon teko vaatii tiimin sairaanhoitajalta mahdollisuuden tiiviiseen keskittymiseen, joten sitä varten on oltava rauhallinen hetki - tässä tapauksessa se oli tarkoituksenmukaista tehdä kotona. Omahoitajuuden piiriin otettavien säännöllisten tukipalveluasiakkaiden ja hoito- ja palvelusuunnitelman omaavien asiakkaiden tuntemus on asiakkaiden jakoa tehdessä hyvin oleellista. Oleellista on myös tieto oman tiimin henkilöstön koulutuksesta sekä työntekijöiden toimintatavoista ja vahvuuksista (eli kuka sopii kenenkin asiakkaan omahoitajaksi).
3/7 Muut tiimit mukaan yksi kerrallaan Muut tiimit mukaan yksi kerrallaan, edetään vaiheittain. Joulukuussa 2008 omahoitajuuteen siirtymisen palaveri pidettiin seuraavassa tiimissä. Se valikoitui seuraavaksi sen vuoksi, että siellä omahoitajuuteen oli ehkä eniten tarvetta tiimin jäsenten ja asiakkaiden hoidon kannalta. Aloituspalaverin aikana omahoitajuus ei saanut kaikilta tiimiläisiltä varauksetonta myönteistä vastaanottoa, mutta jatkossa asiat etenivät hyvin. Joulukuun tiimipalaverin yhteydessä vahvistettiin sairaanhoitajan tekemä alustava asiakkaiden jako. Asiakkaiden jako sujui kaiken kaikkiaan todella hyvin, ja jopa ns. vaativien asiakkaiden omahoitajien löytyminen onnistui loistavasti! Joidenkin asiakkaiden kohdalla käytiin jopa pientä "taistelua" siitä, kuka pääsee heidän omahoitajakseen. Tiimin kanssa sovittiin, että sairaanhoitaja on aina omahoitajan parina ja raskaille, hyvin työllistäville asiakkaille valittiin omahoitajiksi ns. "kolmen kopla", jossa on lähi- ja sairaanhoitajan lisäksi kodinhoitaja. Tämän jälkeen tehtiin toimiston seinälle lista omahoitajista. Tiimin kanssa sovittiin, että asiakkaille kerrotaan heidän omahoitajansa muutamin poikkeuksin. Vahvasti psykiatristen asiakkaiden kohdalla tai muusta harkitusta syystä sitä ei toivottu tehtävän. Tammikuun alussa 2009 lännen tiimissä alkoi jo omahoitajuuden toteutus. Samaan aikaan kolmannessa tiimissä pidettiin alkupalaveri, ja asia alkoi edetä siellä oman tiiminvetäjän vastuulla. Neljännen tiimin sairaanhoitaja kävi ahkerasti tammikuun aikana kyselemässä vastuuhenkilöltä asioista ja lähti viemään asiaa eteenpäin omassa tiimissään mm. rakentamalla tiimilleen oman omahoitajakansion. Myös kolmannen tiimin sairaanhoitaja alkoi toimia samoin parin viikon viiveellä. Näiden tiimien sairaanhoitajat ohjeistettiin tekemään alustava asiakkaiden jako saman periaatteen pohjalta, kuin se oli tehty lännen tiimissä. Viimeisen tiimin omahoitajuuden aloituspalaveri pidettiin helmikuussa 2009. Hankkeen vastuuhenkilö oli mukana myös tässä, kuten kaikkien muidenkin tiimien aloituskokouksessa. Käynnistymisen seuranta Omahoitajuuden käynnistymistä seurattiin. Maaliskuussa tehtiin lista siitä, mitä asioita omahoitajuudesta on siinä kohdin oltava jo tehtynä. Tämä lista toimitettiin jokaiseen tiimiin, ja sen toivottiin vauhdittavan myös viimeisinä mukaan tulleiden tiimien omahoitajuuden etenemistä. Osastonhoitaja osallistui huhti-toukokuun 2009 aikana jokaisen tiimin tiimipalaveriin, joissa käytiin läpi miten omahoitajuus on kussakin tiimissä edennyt. Elämässä sattuu ja tapahtuu, joustavuutta tarvitaan. Alkuperäistä suunnitelmaa jouduttiin jossain kohdin muuttamaan. Vaikka hankkeen vastuuhenkilön tulossa oleva iloinen perhetapahtuma nopeutti aikataulua, pystyttiin omahoitajuus käynnistämään tiimeissä suunnitellusti. Vastuu kokonaisuudesta siirtyi tässä kohdin osastonhoitajalle. Myös kuntatalouden vaikeudet koskettivat tätä hanketta. Kevään ajaksi suunniteltiin tiimien vastaaville sairaanhoitajille ryhmätyönohjausta, jotta nämä hankkeen keskeiset käytännön toteuttajat saisivat tukea omahoitajuuden käynnistämisessä omassa tiimissään. Tiukan taloudellisen tilanteen vuoksi tätä suunnitelmaa ei kuitenkaan voitu toteuttaa.
4/7 Jatkosuunnitelmat Entä sitten jatkossa? Syyskuussa pidetään ulkopuolisella tuella koulutusiltapäivä omahoitajuudesta koko kotihoidon henkilöstölle. Tällöin voidaan yhteisesti todeta missä mennään, kerätä kokemuksia toteutuneesta ja sopia tältä pohjalta yhteisistä käytännöistä. Loppusyksyllä tehdään seurantakysely henkilöstölle. Sillä selvitetään kokemuksia omahoitajuuden aloituksesta, toimivuudesta ja kehitysideoista opinnäytetyötä ajatellen. Keväällä 2010, kun opinnäytetyö valmistuu, myös kotihoito saa raportin. Onnistumisen edellytyksiä Kotihoidon kokemusten pohjalta omahoitajamalliin siirtyminen edellyttää seuraavia asioita: Työyhteisöissä: Työyhteisön tulee olla sillä tavoin toimiva, että tavanomaiset asiat ja työtehtävät hoituvat suurin piirtein suunnitellusti. Omahoitajamalliin siirtymisellä ei ratkaista työyhteisön akuuttia kriisiä. Valtaosa työyhteisön jäsenistä hyväksyy omahoitajamalliin siirtymisen perusteluiksi esimerkiksi seuraavia asioita: parempi asiakaspalvelun laatu, tyytyväisemmät asiakkaat ja omaiset, tasaisempi työn kuormituksen jakautuminen, parempi työn sujuvuus sekä selkeämpi tehtävänkuva. Eduksi on, jos työyhteisö on odottavalla mielellä muutosten suhteen eli muutoksen odotetaan selvästi parantavan joitakin tunnettuja epäkohtia vastuiden ja tehtävien organisoimisessa. Työyhteisö pääsee nopeammin tavoitteeseensa, - kun yhteisössä on jo olemassa valmius muutoksiin - kun yhteisö osaa jo kantaa itsenäisesti vastuuta - kun yhteisössä on kyky toimia tietyssä sovitussa aikataulussa - kun sovitaan selkeästi mitä asioita hoidetaan, mitä pitää olla valmiina ja ohjeet ovat konkreettisia ja selkokielisiä - kun otetaan tarpeeksi pieniä tavoitteita, ei kaikkea kerralla - kun etenemisen tahti sovitetaan työyhteisön valmiuteen muuttua - mitä kypsempi ja osaavampi yhteisö, sitä nopeammin voi edetä. Tarvitaan hoitajia, jotka muuttavat toimintaansa siten, kuin on sovittu eli noudattavat omahoitajan muistilistaa ja pitävät kiinni sovituista määräajoista. kertovat mielipiteensä siitä, minkälaiset asiakas-hoitaja -parit olisivat heille mieleen, miten omahoitajan tehtävät sujuvat ja miten voitaisiin toimia entistä paremmin. auttavat toisiaan, mutta antavat toisilleen myös työrauhan, koska harvoihin asioihin pätee vain yksi optimaalinen ratkaisumalli. osallistuvat, koska kokevat asian tärkeäksi asiakkaille, itselleen ja kokevat projektin jakavan vastuuta ja työnjakoa kaikille tasapuolisemmin. saavat positiivista palautetta asiakkailta, huomaavat oman työnsä arvostuksen, huomaavat osaavansa työnsä. osaavat hoitaa kokonaisvaltaisemmin, kokevat työnkuvansa selkeäksi.
5/7 Tarvitaan vetäjä, joka on asiasta innostunut, ja jolle varataan tehtävään aikaa sekä valtuutus viedä asiaa eteenpäin. kirjoittaa omahoitajan muistilistan työvälineeksi omahoitajille. Vetäjä tietää, mistä kaikista asioista on huolehdittava. tekee ehdotuksen asiakas-hoitaja -parien muodostamiseksi. Vetäjän on hyvä tuntea asiakkaat ja hoitajat, joskin lopullinen parinmuodostus sovitaan työyhteisön kesken. vahvistaa yhteisesti sovitut tavoitteet ja aikataulutuksen. varmistaa että yhteisesti sovittuja menettelytapoja noudatetaan ja että kaikki pysyvät aikataulussa. huolehtii tiedonkulusta. on saatavilla, kun uudet omahoitajat ottavat uusia tehtäviä hoitaakseen ja auttaa heitä omahoitajan uran alkuun. Esimies, joka miettii yhdessä vetäjän kanssa, miten muutos omahoitajamalliin parhaiten toteutetaan. miettii yhdessä vetäjän kanssa yhteisön muutosvalmiuksien vahvuuksia ja kriittisiä kohtia. osoittaa, että vetäjällä on esimiehen valtuutus ja hyväksyntä omahoitajamalliin siirtymiseksi esimerkiksi siten, että koko työyhteisön kuullen vahvistaa, että omahoitajamalliin ollaan nyt siirtymässä ja vetäjä on vetovastuussa. tukee vetäjää muutosprosessin aikana esim. miettimällä vetäjän kanssa, miten muutosvastarintaa käännetään voimavaroiksi tai miten toimitaan ongelmatilanteissa. osallistuu itse projektiin ja kuuntelee saavutettuja asioita. seuraa ja tarkistaa projektin etenemistä esim. keräämällä tiimin yhteen ja kuulemalla mitä on saavutettu. ymmärtää, että edetään aikataulussa, mutta realistisessa aikataulussa ja pitää siitä kiinni. järjestää vetäjälle mahdollisuuden perehtyä ja suunnitella projektin kulkua. mahdollisuuksien mukaan hyödyntää ulkopuolisen tuen, asiantuntijuuden, muiden kokemukset. näyttää, että työyhteisön aikaansaannoksista ovat muutkin kiinnostuneita näin projekti saadaan myös näkyväksi ja työyhteisö voi olla ylpeä savutuksistaan. Muutkin ovat huomanneet! vahvistaa tiimin yhteistä toimintaa ja oma-aloitteisuutta. voi käyttää projektin myötä syntyneitä uusia toimintatapoja hyödyksi ja osoittaa näin, että projektista on hyötyä käytännön työssä esim. ohjeistaa tiettyjen asiakasasioiden hoitamisen oma-hoitajille. Kokemuksia omahoitajamallin kehittämismatkan varrelta kotihoidosta Seuraavat kokemukset keräsi kotihoidon osastonhoitaja. Mikä lähti hyvin toimimaan, missä päästy eteenpäin (mitkä asiat sitä auttaneet)? Selkeä projektin vetämisvastuu yhdellä henkilöllä. Heti alussa selvillä mitä asioita pitää kehittää. Aikataulutus toiminut ja projektin edetessä saatu oikeasti jalkautettua työyhteisöön uutta toimintaa. Koettu myönteisenä, asiakkailta tullut hyvää palautetta.
6/7 Mikä auttoi motivoitumaan? Työtehtävien ja vastuun tasaisempi jakautuminen kaikille. Löytyy asioista vastuussa oleva. Tuo selkeyttä työhön. Millaisia onnistumisen kokemuksia (pieniäkin asioita, huomioita, muutoksia) on havaittu? Hyvä palaute työtovereilta, asiakkailta ja omaisilta. Asiat tulee hoidetuksi. Homma hanskassa omahoitajalla. On huomannut, että osaa tehdä työnsä hyvin. On huomannut, että projektin työ koostuu ihan arkipäivän asioista, ei vaadita mitään utopioita -> helpotus ja innostus toimia uudella tavalla. Mikä oli hankalaa alkuun, mitä vinkiksi muille? Osa luuli, että vaaditaan jotakin mitä ei osaa, ks. edellinen kohta. Tavoitteiden pitää olla selkeitä ja konkreettisia, mieluiten esimerkit ja kunnon ohjeistus miten toimitaan, jotta osataan ryhtyä toimeen. Miten toiminnan (asioiden) kehittymistä on seurattu? Sovittu osa-tavoitteista ja päivämääristä, mihin mennessä niiden tulee olla tehtyinä. Pidetty palavereja, joissa tiimeittäin seurattu asioiden etenemistä. Sovittujen tavoitteiden mukaiset asiat kirjattu ja merkitty selkeästi, koska valmista. Mitä hyötyjä hankkeesta on nähtävissä? Vastuunjako on selkiytynyt. Esimies löytää asioille hoitajan. Työkuormitus jakautuu tasaisemmin. Työ on suunnitelmallisempaa. Varmistaa turvallisemman asioiden hoitamisen. Tiimiytyminen parempaa, kaikki mukana, kaikki tarpeellisia, saa tukea muilta. Miten tästä jatketaan? Pidetään yllä omahoitajamallia. Järjestetään aiheeseen liittyvä koulutus koko henkilöstölle; ovat ansainneet lisää tukea ja voidaan sopia yhteisistä käytännöistä kokemusten jälkeen; on mukava antaa hyvää palautetta uurastuksen jälkeen. Vinkkejä omahoitaja-hankkeen vetäjille ja esimiehille Lähdetään liikkeelle helpoimmista asioista. Esimerkki: Jos omahoitajamalliin on siirtymässä useita tiimejä tai osastoja, muutos kannattaa käynnistää siellä, missä muutosvalmiutta on eniten, ja josta löytyy motivoitunut vetäjä. Onnistuneen muutosprosessin myötä muiden on helpompi seurata vanavedessä jo syntyneitä toimintamalleja hyödyntäen. Toinen esimerkki: Kun omahoitaja alkaa vastata omien asiakkaidensa palvelusta/hoidosta, ei siirretä vastuuta kaikista asioista kerralla. Aloitetaan muistilistan helpoimmilta tuntuvista tehtävistä, esim. asiakastietojen päivityksestä. Kun tämä asia on
7/7 kaikkien asiakkaiden osalta kunnossa, siirrytään seuraavaksi sovitun tehtävän toteuttamiseen. Vaikuttamismahdollisuudet. Hoitajat asettavat yhdessä vetäjän kanssa tavoitteita ja suunnittelevat aikatauluja, jotka vetäjä vahvistaa. Hoitajat ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita, ja tämä asiantuntemus tulee hyödyntää. Omahoitajan muistilistaa noudattamalla omahoitaja tutustuu koko vastuualueeseensa asia kerrallaan. Epävarmuus mahdollisista uusista odotuksista ja vaatimuksista vähenee. Omahoitajamalli saa hahmotettavan muodon, kun tehtävät on selvästi kirjattu. Edetään tarpeeksi nopeasti ja pidetään aikatauluista kiinni. Esimerkki: Sovitaan, että omahoitaja päivittää omien asiakkaidensa asiakastiedot tietojärjestelmään kahden viikon kuluessa. Kun kaksi viikkoa on kulunut, vetäjä varmistaa, että sovittu asia on tehty. Pidetään palaveri, jossa todetaan eteneminen ja määritetään uusi tavoite sekä sille aikaraja. Näin muutokset pysyvät konkreettisesti esillä eivätkä unohdu. "Unohtunut" muutos on työläs kaivaa esiin ja saatella eteenpäin. Pienin, mutta täsmällisin ja realistisin tavoittein eteenpäin - kerätään onnistumisen kokemuksia, joista syntyy myönteinen kierre.