Pilvipalveluiden konkreettiset kustannussäästöt ja tuottavuushyödyt 21.03.2013 Aki Antman Sulava Oy Mannerheimintie 8 00100 Helsinki www.sulava.com
Sulava Edelläkävijä Loistava asiakastyytyväisyys Parhaat osaajat Tehokas www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 2
Sulava Oy Perustettu 2010, ~20 työntekijää, kasvuyritys 2011 liikevaihto noin 1,4 m, voitollinen, 2012 ~2 m, voitollinen, 2013 ~100% kasvu Cloud accelerate, Gold Collaboration & Content Tietotyön ja pilvipalveluiden edelläkävijä Todistettu osaaminen Vahva Microsoftkumppani Tietotyön kehittäminen Pilvipalvelut www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 4
Sulava Oy Loistava asiakastyytyväisyys CSAT 184 PinPoint 5,0 / 5,0 Hallituksessa Kimmo Rasila, Jorma Turunen, Piia-Noora Kauppi, Taneli Tikka Kasvuyritys CSAT 184 PinPoint 5,0 Kivikovat osaajat..ja lisää tulossa.. www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 5
Esimerkkejä asiakkaistamme
Esimerkkejä asiakkaistamme
Mitä on nykyajan tietotyö? Mobiilipalvelut Kuluttajistuminen Tehokkuus Tiedon jakaminen www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 8
Skypen saaminen työkoneelle kesti 4 kuukautta. - Johtaja, kotimainen pörssiyritys Lotus Notes... fuck! :) Tää on ihan samanlainen kuin 10 vuotta sitten kohdatessamme. Tähän loppui tuottavuus. - Viesti jättikonsernissa aloittaneelta johtajalta Mailien saaminen iphoneen kesti 3 viikkoa ja vie itseltäni yli 10 työtuntia. - Johtaja, globaali konsulttiyritys Meillä on estetty pääsy lähes kaikkialle. Muutenhan työntekijät vaan surffaisi. - Kotimaisen pörssiyrityksen tietohallintojohtaja
Näin me haluamme työskennellä
Sulavan lupaus: +7 tuntia tehokasta työaikaa jokaisen työviikkoon
Tuottavuuden nousu Sosiaalisen teknologian ja sen mukaisten uusien toimintamallien avulla tehostettu viestintä ja yhteistyö voi nostaa tietotyöläisen tuottavuutta 20-25 prosenttia. Sähköpostien lukeminen ja vastaaminen 28 25-30 7.0-8.5 tuottavuutta 19 30-35 14 25-35 Tiedon etsiminen ja kokoaminen Viestintä ja yhteistyö sisäisesti +25% lisää Tietotyöläisen Tuottavuuden työtehtävät parannus % tyypillisestä viikosta % Lisääntynyt tuottelias aika % työviikosta 5.5-6.5 3.5-5.0 Roolikohtaiset tehtävät 39 10-15 4.0-6.0 Yhteensä 100 20-25 20.0-25.0 Lähde: McKinsey, The Social Economy: Unlocking value and productivity through social technologies
1. Sähköposti-pingis vie 28% työjasta.
2. Tiedon pihtaaminen vie 19% työjasta.
3. Palaveripiina vie 14% työjasta.
sähköpostin käsittely tiedon haku sisäinen yhteistyö = 28h 7 tuntia vapautuu oikeaan tekemiseen
IT investointien hyötyjen arviointi ja mittaus Mitä mitata? Kovat ja pehmeät hyödyt Mittaustavat Sopimukset www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 17
Esimerkki: Office 365 lukuina Yksi Microsoftin nopeimmin kasvavista tuotteista ikinä 20% yritysasiakkaista käyttää (14% 12 kuukautta sitten) Suomessa satojatuhansia käyttäjiä, arvio 500 000 30.6.2013 mennessä SharePoint, Lync ja Exchange CRM, Project, Intune ja paljon muuta Sosiaalinen tietotyö Läsnätyö ja mobiiliteetti www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 18
Milloin investointeja pitää mitata Ennen investointia Hankintapäätöksen tuki Arvio vaikutuksista Investoinnin jälkeen Tehdyn investoinnin optioiminti Tulosten validointi Hienosäätö Virheiden välttäminen Optimointi ja panosten kohdentaminen www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 19
Mitattavia alueita Laitteistokustannukset Ohjelmistokustannukset Operatiiviset kustannukset Vaikutus yrityksen omaan työpanokseen Työn tehostuminen Liiketoimintahyödyt Kilpailuetu Jatkuvat kustannukset Työn tehostuminen Vaikutukset liiketoimintaan www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 20
Mittaustapoja Kustannusten mittaus Esim. TCO, Total Cost of Ownership Ei ota huomioon palvelusta saatavia hyötyjä Total Economic Impact Forrester Huomoi esim. Ajansäästön erityyppisissä tehtävissä Vaikutukset kiistettävissä www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 21
Esimerkki: pilvipalveluiden soveltuvuuden selvitys Mitä Tietoisuuden ja ymmärtämyksen nostaminen eri ratkaisuvaihtoehdoista Onko mahdollista? Teknisten siirtymävalmiuksien selvitys Sopiiko tarpeisiin Palveluiden soveltuvuuden tarkastelu Solution Alignment Workshops Kannattaako TCO Study Business Case Kuinka Karkean tason siirtymäsuunnitelma ja siirtymäkustannukset www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 22
Kustannusanalyysi Nykytilan kustannukset Ohjelmistot Laitteistot Palvelu Oma työ Pilvipalveluiden kustannukset Palvelutason muutokset Nykytila Vertailtava tila Siirtymän kustannukset www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 23
Esimerkki kustannusvertailusta Year1 Year2 Year3 Year4 Year5 Year6 On Premise Exchange 147000,0 138000,0 122000,0 155000,0 122000,0 122000,0 Lync 55000,0 55000,0 65000,0 55000,0 55000,0 55000,0 SharePoint 120000,0 170000,0 115000,0 115000,0 115000,0 115000,0 Licensing 375347,0 375347,0 375347,0 375347,0 375347,0 375347,0 ECAL 297216,0 297216,0 297216,0 297216,0 297216,0 297216,0 On Premise Total 994 563,00 1 035 563,00 974 563,00 997 563,00 964 563,00 964 563,00 On Premise / user / month 38,55 40,14 37,77 38,67 37,39 37,39 Office 365 / user / month 35,49 26,07 26,07 26,07 26,07 26,07 Office 365 total 915 732,00 672 532,00 672 532,00 672 532,00 672 532,00 672 532,00 Licensing 739132,0 642532,0 642532,0 642532,0 642532,0 642532,0 Office 365 deployment 50000,0 Office 365 Operations 30000,0 30000,0 30000,0 30000,0 30000,0 30000,0 Difference -78831,0-363031,0-302031,0-325031,0-292031,0-292031,0 Difference % -7,9 % -35,1 % -31,0 % -32,6 % -30,3 % -30,3 %
Vastuunjaon muutokset On Premise Office 365 Ohjelmistot Microsoft Microsoft Käyttöönotto Asiakas Asiakas Versiopäivitykset Asiakas Microsoft (kuuluu palvelun hintaan) Tietoturvapäivitykset Asiakas Microsoft Palvelinlaitteistot Asiakas Microsoft Varmistukset Asiakas Microsoft ** Työasemaympäristö Asiakas Asiakas Suorituskyky Asiakas Microsoft Skaalautuvuus Asiakas Microsoft Kapasiteetti Asiakas Microsoft * Saatavuus Asiakas Microsoft + Asiakas Tuki ("palvelinympäristö") Asiakas Microsoft Ongelmaselvitys Asiakas Microsoft Tuki ("työasemaympäristö") Asiakas Asiakas Käyttäjähallinnointi Asiakas Integroitu asiakkaan ja pilvipalvelun välillä Mobiilikäyttö Asiakas Microsoft Lisenssikustannukset Lisenssi / SPLA Sis. Palvelumaksuun Microsoftin tuotevastuu ja tuki Ohjelmistovirheet Ohjelmiston ja palvelun tuottamisen virheet Pilvipalveluissa Microsoft ottaa huomattavasti suuremman vastuun asiakkaan palvelun laadusta On Premise -malliin verrattuna * Palveluun sisältyy esim. 25GB tallennustilaa per postilaatikko, lisäkapasiteetti lisämaksusta ** Palvelulle taataan 99,9% käytettävyys
Muutokset olemassaoleviin sopimuksiin Tarvittavat tukisopimukset SLA:n muutokset Loppukäyttäjien tarvitsema tuki Olemassa olevat palvelusopimukset ja niiden irtisanomismahdollisuudet Nykyiset ohjelmistolisenssit ja mahdolliset siirtymäpolut www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 26
Esimerkkejä rahallisista hyödyistä tietotyössä Aina ajantasainen ympäristö Tietotyötä voi tehdä missä tahansa Tietoturva Tietoturvan ylläpito päivitysten, tietoturvakorjausten ja tietoturvaohjelistojen kautta Korkea käytettävyys Samat ohjelmistot kaikilla työasemilla Tablettien yleistyminen ja muut mobiililaitteet (Lumiat!) Postilaatikon koko 25 GB (+rajaton arkisto) Nykyinen postilaatikon koko 500 MB Käyttäjät joutuvat siivoamaan postiaan jatkuvasti Arvioidaan palveluntarjoajan veloitus esim. 5 GB postilaatikosta www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 27
TEI-analyysi (Forrester) www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 28
Sulava: Työn tehostumisen mittaaminen Tietotyön mittauksen kautta voidaan selvittää asiakkaan tapa hyödyntää tietotyövälineitä Auttaa asiakasta tehostamaan tietotyötä Sulava Analytics ohjelmistokokonaisuuteen kuuluvat seuraavat tuotteet: Exchange Tracking sähköpostin käyttö ja rooli organisaation viestinnässä. Lync Monitoring Lync käyttöaste ja käyttötavat organisaatiossa. Yhdistettynä sähköpostin käytön seurantaan saadaan tieto kommunikointitapojen muutoksista Lync käyttöönoton jälkeen SharePoint Library Analyzer käytetäänkö SharePointia optimaalisesti dokumenttien jakamiseen. File Surface Analyzer ohjelmalla saadaan selville, mihin uusia asiakirjoja luodaan, missä niitä muokataan. Soveltuvuus: Halu ymmärtää onko tehdyistä investoinneista ollut hyötyä Kuinka välineistä otetaan vielä enemmän irti Missä osissa organisaatiota tietotyö tehokkainta, missä eniten kehitettävää Panosten, esim. Koulutus, kohdentaminen
Yhteenveto Vakiotoiminnot käyttöön Tehokkuus Tiedon jakaminen Office ja muut tuotteet www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 30
Painopiste projekteista työn muutokseen Joukkoistaminen Pelillistäminen Uudet päätelaitteet Siirtyminen laajemmin pilvipalveluiden käyttöön ja/tai räätälöintien välttäminen Pilvi Tietotyön menetelmien kehittäminen Uudet tavat toimia Tuottavuus www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 31
Mitä tulee tehdä? Itsepalvelusovellusten mahdollisuuksien kartoitus IT-strategian päivittäminen kokonaisvaltaisesti, erityispainona uudet välineet ja tavat tehdä tietotyötä. Nykyisten hankinta- ja lisenssimallien analysointi sekä kustannussäästöjen kartoitus uusilla hankintamalleilla Pilvisiirtymän aloittaminen: konesalin siirto pilveen sekä sovellusten hankinta palveluna Puhe-, pikaviestintä- ja videoneuvottelupalveluiden konsolidointi ja siirto pilveen Sosiaalisen teknologian hyödyntämisen tiekartan laatiminen Windows 8-laitteisiin, ml. Windows RT ja Windows Phone, varautuminen ja niiden käyttöönotto + BYOD Pilvi Tietotyön menetelmien kehittäminen Uudet tavat toimia Tuottavuus www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 32
Kiitos! www.sulava.com/blogi aki.antman@ sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 040 743 2377 Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+ www.sulava.com www.sulava.com www.facebook.com/sulavaoy 33