FlowIT- virtaa IT-hankintoihin: Tietoa työstä hankintaa varten - Työn sujuminen ennen hankintaa

FlowIT- virtaa IT-hankintoihin: Tietoa työstä hankintaa varten - Työn sujuminen ennen hankintaa Tutkimusraportti Tiina Kalliomäki-Levanto Tuija Virtanen Työterveyslaitos Helsinki

2 (22) FlowIT- virtaa IT-hankintoihin: Tietoa työstä hankintaa varten - Työn sujuminen ennen hankintaa Esipuhe ja kiitokset Tämä tapaustutkimus on osa FlowIT virtaa IT-hankintoihin tutkimushanketta, jota toteuttivat Työterveyslaitos ja Aalto-yliopisto. Hankkeen rahoittajana olivat TEKES ja toteuttajaorganisaatiot. Tapaustutkimukseen osallistuvana organisaationa oli julkisorganisaatio, jossa tutkimusajankohtana kesällä 2013 oltiin hankkimassa uutta työajanhallintajärjestelmää mm. työvuorosuunnittelua varten. Tarve uuteen järjestelmään kumpusi mm. siitä, että järjestelmä oli vanha ja nykyinen tekninen kehitys mahdollisti tehokkaamman ja käytettävyydeltään paremman hankkimisen. Pääasiassa haastatteluaineistosta koostuvan tapaustutkimuksen yleisenä tavoitteena oli tunnistaa työvuorosuunnittelusta ja työvuoroissa työskentelystä sellaista tietoa, mikä voisi olla hyödyllistä, kun hankitaan uutta järjestelmää. Tämän osatutkimuksen tulokset jäsentyivät kahteen kokonaisuuteen. Työvuorosuunnittelussa tarvitaan a) toiminnan taustalla olevia periaatteita ja b) tietämystä, joka on kiinni vanhassa tietojärjestelmässä, muissa välineissä ja käytännöissä. Tuloksia eli tietämystä työvuorosuunnittelusta tarkastellaan ehdotuksina, joita kannattaa miettiä järjestelmien hankinta- ja suunnitteluvaiheessa. Ehdotuksia voitiin esittää 15 kappaletta. Toiminnan periaatteet ja ehdotukset esitettiin julkisorganisaation tutkimushankkeen yhdyshenkilölle lokakuussa 2014. Työvuorosuunnittelua ja sen järjestelmiä hallitsevana asiantuntijana yhdyshenkilö esitti kirjalliset ja suuliset kommentit raporttiin. Kommentit koskivat tutkijan tekemien jäsennysten vastaavuutta tosiasiankaltaisiin tilanteisiin työssä keväällä 2013. Kiitämme yhdyshenkilöä kommenteista ja kesällä 2013 tutkimushaastatteluun osallistuneita henkilöitä. Tiivistelmä Tapaustutkimuksen tavoitteena oli a) tunnistaa sellaisia työhön, olosuhteisiin, järjestelmiin ja välineisiin liittyviä tekijöitä, jotka vaikuttavat työn sujumiseen ja b) työn sujumiseen vaikuttavista tekijöistä tunnistaa tietämystä, jota voidaan hyödyntää uuden tietojärjestelmän hankinnassa, jotta uusi järjestelmä tukisi edelleen sujuvaa toimintaa. Tutkimuksen aineisto koostui kolmesta tietolähteestä. Yksilöhaastatteluihin osallistuvat (5 henkilöä) toimivat informantteina kertoen toiminnastaan alueella (Etele-Suomi), jolla työskenteli noin 100 työntekijää. Haastattelut kestivät noin 2

3 (22) tuntia ja haastattelut litteroitiin tekstiksi (n. 150 sivua). Vanhaa järjestelmää varten oli organisaatiossa laadittu opas, jonka tekstit toimivat myös aineistona. Aineistona toimi myös organisaation muutoksesta kertova esittelymateriaali. Tutkimusotteena sovelletaan aineisto/asiakaslähtöistä tutkimusta (grounded theory), jossa ilmiön ymmärtäminen on keskeistä ja tietoa jäsennetään tosiasiankaltaisista työtilanteista lähtien. Haastattelutekstien analyysissä käytettiin Atlas/ti ohjelmaa. Teoreettisina näkökulmina sovelletaan kahta näkökulmaa. a) Tietämyksen jakautumisen näkökulmassa oletetaan, että ihmisillä on tietämystä, mutta myös kaikki järjestelmät, välineet, käytännöt ja toiminnan periaatteet kantavat mukanaan tietoa ja keinoja, joilla pyritään työn tavoitteeseen. b) Toimintajärjestelmämallissa työn tavoitteen saavuttamiseen tarvitaan toimintajärjestelmä, jossa työntekijät yksin ja yhdessä muiden kanssa hyödyntävät monenlaisia välineitä, sääntöjä, työnjakoa ja yhteistyötä, joilla saavutetaan työn tulos asiakasta varten. Tuloksia eli tietämystä työvuorosuunnittelusta tarkastellaan ehdotuksina, joita kannattaa miettiä järjestelmien hankinta- ja suunnitteluvaiheessa. Ehdotuksia voitiin esittää 15 kappaletta. Ehdotus 1: Järjestelmän tulisi pystyä toteuttamaan useita toiminnan periaatteita. Kaikki uudet ominaisuudet, jotka vaativat taustalla olevien periaatteiden muuttamista, on hankintaprosessissa tarpeellista huomata, koska periaatteiden muuttuminen voi olla pitkällinen prosessi työyhteisössä. Muut neljätoista ehdotusta liittyivät järjestelmiin, välineisiin ja käytäntöihin. Ehdotusten lisäksi aineistosta voidaan nostaa esille kaksi kesällä 2013 ollutta työvuorosuunnittelun kehityshaastetta. a) Työvuorosuunnittelun periaatteena oli kiertävä lista, joka antoi henkilöstölle mahdollisuuden ennakoida työaikaansa hyvinkin pitkälle eteenpäin. Alustava kiertävällä periaatteella tehty työvuorolista ei mahdollisesti heti vastannut alueen tarpeita. Resurssin siirtäminen tarvittaessa tarpeellisiin kohtiin oli yksi työvuorosuunnittelun tehtävistä, johon oli kehittynyt oma käytäntönsä. b) Muutosten hallinta suunnittelun eri vaiheissa oli hankalaa vanhalla järjestelmällä. Työvuoroluetteloon kumpusi muutoksia alueen tarpeista ja henkilöstön tilanteista käsin. Muutosten toteuttaminen järjestelmän avulla vaati mm. useita työvaiheita ja tarkistuksia ja järjestelmän toimenpiteiden odottelua. Tulokset antavat aiheen pohdintaan. Uudella järjestelmällä voisi olla mahdollisuus vastata kahteen työvuorosuunnittelun kesällä 2013 olleeseen haasteeseen. a) Uuden järjestelmän avulla voisi samanaikaisesti sekä toteuttaa työajan ennakointi (työntekijöiden tarve) että vastata alueen palvelun tarpeeseen. b) Uudella järjestelmällä voisi helposti ja nopeasti hallita muutoksia, jotka kumpuavat sekä alueen tarpeista, että työntekijöiden tilanteista (kun vanhassa järjestelmässä muutosten hallinta oli hankalaa). Kun etsitään tietoa työstä hankintaa varten, erilaiset jäsennystavat voivat olla hyödyllisiä. Tutkimuksessa on hyödynnetty a) asiakas/aineistolähtöistä tutkimusotetta (jolla saadaan runsaasti selontekoja työstä) sekä b) tietämyksen jakautumisen ja c) toimintajärjestelmän malleja. Voisivatko nämä kaikki kolme tiedonhankinta- ja jäsennystapaa hyödyttää myös hankkijaa/asiakasta ja suunnittelijaa/kehittäjää? Yhteiset keinot jäsentää työtoimintaa voisivat auttaa, kun selvitetään tarpeita, joita varten uutta tietojärjestelmää hankitaan.

4 (22) Sisällysluettelo Esipuhe ja kiitokset... 2 Tiivistelmä... 2 Sisällysluettelo... 4 1. Tausta ja tavoitteet... 5 2. Tutkimusasetelma, aineisto ja menetelmät... 6 3. Tulokset... 6 3.1 Toiminnan periaatteet... 6 Työvuorosuunnittelun periaatteet... 8 Muutosten hallinnan periaatteet työvuorosuunnittelussa... 9 Periaatteet ovat järjestelmistä ja välineistä riippumattomia... 10 3.2 Työvuorosuunnittelun järjestelmät, välineet ja käytännöt... 11 Vanhan järjestelmän hankalasta toiminnasta tietoa uuden vaatimuksiksi... 11 Vanhan järjestelmän rinnalle kehitetyistä apuvälineistä tietoa uuden vaatimuksiksi... 13 Käytännöistä tietoa uuden vaatimuksiksi... 15 Työvuorosuunnittelun rajapinnat muihin toimintoihin ja järjestelmiin... 17 4. Pohdinta ja tulosten hyödyntäminen... 18 4.1 Toiminnan periaatteiden muuttaminen... 18 4.2 Työhön liittyvän tiedon jäsentämisen mallit hankintaa varten... 18 Lähteet... 22

5 (22) 1. Tausta ja tavoitteet Uuden tietojärjestelmän hankinnassa on oletettu, että järjestelmän suunnittelijan ja kehittäjän näkökulmasta asiakkaan tarpeiden esille saamisen keinot ovat tärkeitä. Mitä paremmin asiakkaan tarpeet ovat tiedossa, sitä helpompi ratkaisuja on kehittää ja valmis järjestelmä vastaa tarvetta (Ruuska 2012). Hankkijan ja asiakkaan näkökulmasta on myös tärkeää tunnistaa omat työn sujumiseen liittyvät tarpeet esim. monet tietämyksen tasot ja toimintajärjestelmän kokonaisuus, johon uutta järjestelmää ollaan hankkimassa. Teoreettisina näkökulmina työn sujumiseen sovelletaan kahta toimintakokonaisuutta jäsentävää näkökulmaa eli tietämyksen jakautumisen ja toimintajärjestelmän malleja. Tietämyksellä tarkoitetaan a) yksilölle koulutuksen ja kokemuksen kautta kehittyneitä tietoja ja taitoja, joita tarvitaan jonkin työn tavoitteen saavuttamiseksi. Tietämys on kehittyvää ja rakentuu aina aiemman tietämyksen pohjalle (Hakkarainen 2006, 2007). Tietämys on myös b) hajautunutta (distributed knowledge). Tietämys voi olla jakaantunutta ryhmän jäsenten kesken, jolloin ryhmissä tietämys on jaettua ja toisiaan täydentävää ryhmän jäsenten kesken. Ihmisillä on tietämystä, mutta myös c) kaikki järjestelmät, välineet, käytännöt ja rutiinit kantavat mukanaan tietoa ja keinoja, joilla pyritään työn tavoitteeseen (Hutchins 1995). Kaikki teknisetkin välineet kantavat mukanaan kulttuurissa kehittynyttä tietämystä. Teknisiä järjestelmiä ja välineitä nimitetään artefakteiksi. Artefakteista voidaan erottaa välineen a) tekniset ominaisuudet ja b) käyttöön liittyvät ominaisuudet. Jos esimerkiksi välineellä ei ole käyttötarkoitusta, teknisetkin ominaisuudet ovat hyödyttömiä ja toisaalta jos välineellä on käyttötarkoitus, voi välineen tekniset ominaisuudet estää välineen käytön (Pohjola 2009). Järjestelmiä, välineitä ja käytäntöjä voidaan lähestyä vielä arvioimalla niiden avoimuutta tai läpinäkyvyyttä. Jos järjestelmien, välineiden ja käytäntöjen sisältämä toiminnan logiikka avautuu havaitsemalla yhdellä silmäyksellä, ovat järjestelmät, välineet ja käytännöt helposti käytettäviä ja omaksuttavia. (Hutchins 1995). Jotta järjestelmän toiminnan logiikka avautuu havaitsemalla, tulee käyttäjillä olla muistissaan jaettu, yhteinen sisäinen malli toiminnasta (esim. toiminnan periaatteet), jonka osana väline on (Leppänen 1987). Kun ihminen ja yhteisöt pyrkivät tavoitetta kohden, ihmiset tarvitsevat sisäisiä muistijärjestelmiään (Kalakoski 2007), mutta myös ulkoisia muistin tukia, joita myös järjestelmät ja välineet parhaimmillaan ovat ja edistävät näin työn sujumista. Toimintajärjestelmämallissa työorganisaatioiden työn tavoitteen saavuttamiseen tarvitaan kokonaisuus, jossa henkilöstö yksin ja yhdessä muiden kanssa hyödyntävät monenlaisia välineitä, sääntöjä, työnjakoa ja yhteistyötä, joilla saavutetaan työn tulos asiakasta varten (Engeström 1995). Tässä tutkimuksessa pyrittiin tarjoamaan jäsennys, mikä auttaisi hankkijaa tarkastelemaan omaa toimintaansa esimerkiksi niin, että voidaan erottaa se, mikä voidaan siirtää järjestelmään ja mikä jää työyhteisön käytännöiksi ja periaatteiksi ja toiminnan reunaehdoiksi mitä ei voi järjestelmälle siirtää. Jos uuteen järjestelmään

6 (22) liittyy toimintaperiaatteiden muuttamista, tarvitsee periaatteiden muutos oman aikansa. Tämä sama jäsennys voi auttaa toimittajaa/järjestelmän suunnittelijaa tunnistamaan asiakkaan toimintaa ja tarpeita. Tapaustutkimuksen tavoitteena oli a) tunnistaa sellaisia työhön, olosuhteisiin, järjestelmiin ja välineisiin liittyviä tekijöitä, jotka vaikuttavat työn sujumiseen ja b) työn sujumiseen vaikuttavista tekijöistä tunnistaa tietämystä ja tietoa, jota voidaan hyödyntää uuden tietojärjestelmän hankinnassa, jotta uusi järjestelmä tukisi edelleen sujuvaa toimintaa. 2. Tutkimusasetelma, aineisto ja menetelmät Tapaustutkimukseen osallistuvana organisaationa oli julkisorganisaatio, jossa tutkimusajankohtana kesällä 2013 oltiin hankkimassa uutta työajanhallintajärjestelmää mm. työvuorosuunnittelua varten. Tutkimuksen aineiston muodosti viiden henkilön yksilöhaastattelut. Haastateltavat toimivat informantteina kertoen toiminnastaan alueella (Etelä-Suomi), jolla työskenteli noin 100 työntekijää. Haastattelut kestivät noin 2 tuntia ja haastattelut litteroitiin tekstiksi. Analysoitavaa tekstiä oli n. 150 sivua. Henkilöt käyttivät vanhaa työajanhallintajärjestelmää ja muita välineitä toimintaa suunnitellessaan ja toteuttaessaan. Lisäksi vanhaa järjestelmää varten oli organisaatiossa laadittu opas, jonka tekstit toimivat myös aineistona. Aineistona toimi myös organisaation muutoksesta kertova esittelymateriaali. Tämä analyysi koskee sellaista kokonaisuutta, jossa työvuorosuunnitteluun koulutetut henkilöt tekevät suunnittelu- ja ajanhallintatyön. Tutkimusotteena on aineisto/asiakaslähtöinen tutkimus (grounded theory theory, Glsaser & Straus 1967), jossa ilmiön ymmärtäminen on keskeistä ja tietoa jäsennetään tosiasiankaltaisista työtilanteista lähtien. Työn tekemisen liittyvät kuvaukset liitetään yleisimpiin kokoaviin teemoihin. Haastattelutekstien analyysissä käytettiin hyväksi Atlas/ti ohjelmaa (Muhr 1997). Tuloksena jäsentyi kaksi tietämyskokonaisuutta: a) toiminnan periaatteet ja b) työvuorosuunnittelun järjestelmät, välineet ja käytännöt. 3. Tulokset 3.1 Toiminnan periaatteet Tapaustutkimus kohdistui julkisorganisaation antamaan alueelliseen palveluun asukkaille/kansalaisille. Palvelutoiminta oli ympärivuorokautista. Toimintaa varten tarvittava henkilöstö oli organisoitu ryhmiin niin, että jokainen yksittäinen työntekijä kuului johonkin ryhmään, jolla oli ryhmän vetäjä. Toiminta perustui ryhmien toimintaan, joissa ryhmän jäsenet tunsivat toisensa ja parhaimmillaan sanattomasti osasivat vastavuoroisesti toimia yllättävissä tilanteissa yhteistä tavoitetta kohden. Julkisorganisaatiossa oli meneillään muutos. Jo aiemmin pienempiä alueita oli

7 (22) yhdistetty isommiksi kokonaisuuksiksi ja jatkossa edelleen alueita yhdistettiin isommiksi kokonaisuuksiksi. a) Ryhmän toiminta - Jotta ryhmä olisi toimiva, ryhmässä ei voi olla jatkuvasti vaihtuvia, uusia jäseniä, koska ryhmän vetäjän tuli tuntea ryhmäläisensä hyvin, jotta voi ohjata toimintaa hyvin. - Ryhmässä ei voinut työskennellä työpareja, jotka kummatkin ovat kokemattomia, harjoitteluvaiheessa, opiskelijoita tai sijaisia. - Ryhmän toimintaan vaikuttaa vielä ryhmän jäsenten vastavuoroinen toiminta: Vastavuoroinen työskentely ei aina kaikkien kanssa löydy. - Ryhmän toiminnassa on sellaista hiljaista tietoa, jota ei voi ottaa esille ja järjestelmiin. - Ryhmät olivat toiminnallisia yksiköitä, joiden hyvä suoriutuminen perustui toistensa tuntemisen lisäksi siihen, että alue ja asiakkaat joiden parissa työskenneltiin, olivat tuttuja. Näin yksittäistä ryhmää ei voi siirtää jatkuvasti uusille alueille, toiminnan sujuminen hyvin voi hankaloitua. - Alueiden laajentuessa, oli esillä ajatus siitä, että kuinka laajan alueen yksittäinen ryhmä voi hallita. - Alueilla työskentelyä auttamaan oli otettu käyttöön kartta ja paikannusohjelmat, jotka edesauttoivat oudollakin alueella nopeasti oikeisiin paikkoihin pääsemistä ja siellä liikkumista. b) Osaaminen - Työssä tarvitaan alalle vaadittava peruskoulutus. - Työn ohessa voidaan suorittaa erilaisia jatko-, lisä- tai erityiskoulutuksia. Osaan koulutuksista liittyy lisenssejä, joita tulee uusia tietyin väliajoin. - Kaikissa ryhmissä ei ole kaikkia erityisosaamisia. Tiedot kokemuksesta ja koulutuksista oli osittain tietojärjestelmässä ja toimintaa suunnittelevilla henkilöillä ja ryhmän vetäjillä (esimiehillä) muistissaan tai erillisillä listoilla. c) Ympärivuorokautinen toiminta ja työvuorosuunnittelu Alueilla työskenneltiin 12 tunnin vuoroissa. Työvuorosuunnittelun käytäntönä oli kiertävä lista kolmen viikon tasoitusjaksoissa. Vuoroihin suunniteltiin ryhmiä, joihin yksittäiset työntekijät oli sijoitettu. Kiertävän käytännön mukaan suunnitellut työvuorot tekivät työajasta työntekijöille ennustettavan pidemmällä aikajaksolla ja kolmen viikon jakso on täsmällisempi suunnitelma. d) Alueen tarpeet Alueen palvelun tarve eli työkuormitus ei jakautunut tasaisesti päivittäin tai viikoittain. Vuodenaikojen, lomien, pyhien ja viikonloppujen sekä erilaisten siirtymien ja tapahtumien mukaan tarvittiin enemmän väkeä töihin ja toisaalta tavallisena

8 (22) arkipäivänä vähemmän. Lisäksi alueilla tiedettiin alueen erityispiirteiden vaatima työkuormitus. Edelleen palveluun liittyi laajempia linjoja joiden mukaan alueella toteutettiin palvelua. Asiakkaan palvelu alueella tilanteissa ei ohjaudu minkään tietojärjestelmän logiikan mukaan, vaan keskeisessä roolissa on henkilöstön oma osaaminen ja ammattitaito. Työvuorosuunnittelun periaatteet a) Toiminnan ennustettavuus Alueella tehtävä toimintaa voidaan suunnitella johonkin rajaan asti ennalta, mutta toiminnassa säilyy aina päivystyksen luonne: Tietyllä hetkellä tarvitaan palvelua, jota ei voida tarkkaan ennakoida. Näin esimerkiksi ryhmän vetäjä suunnittelee tarkemmat vuorokohtaiset tehtävät vasta esim. edellisenä päivänä. Työvuorosuunnittelussa käytetään kuutta ryhmää. Viisi ryhmä sijoitetaan kiertävällä periaatteella (ryhmät aloittavat peräkkäisinä päivinä) ja kuudes ryhmä on painopistevuoro. Kun ryhmät kiertävät tulee tietyn päivän kohdalla esim. kaksi ryhmää, jotka muodostavat ko. vuoron. Jokaiselle ryhmälle tulee painopistevuorossa työskentely joitakin kolmeviikkoisjaksoja vuodessa. Painopistevuorossa työskentely tarkoittaa sitä, että kolmeviikkoisjaksoa ei suunnitella kiertävän periaatteella vaan jaksoon tulevien alueen tarpeista nousevien työkuormitusten perusteella. Usein on niin, että viikonloppuöihin tarvitaan eniten resurssia. Painopistevuoro-jaksossa ei siis tiedetä etukäteen tulevia vuoroja. b) Kun tehdään työvuorosuunnittelua, suunnitellaan samalla jaksossa tarvittavaa resurssia eli henkilöstön määrä ja osin myös osaamista (ryhmän koostumusta). Kun työvuorosuunnittelu perustuu kiertävään periaatteeseen, voi olla että kaksi ryhmää tulee vuoroksi arkipäivään, jossa ei ole ennakoitua ja suunniteltua työkuormitusta niin paljon kuin resurssia on saatavilla. Tällaista vuoroa, jossa on tavallaan alustavasti resurssia yli tarpeen, voidaan kutsua esim. pulleaksi vuoroksi. Vuorossa tulee olla kuitenkin vähintään sovittu määrä henkilöitä töissä. Tämä vuoron minimi on eri ajankohtina erilainen (arkipäivät, -arkiyöt, viikonloput, vuodenajat, tapahtumat) c) Työajan ennustettavuuden ja alueen tarpeiden välillä toisinaan epätasapaino Kiertävä periaate antaa henkilöstölle mahdollisuuden ennakoida työaikaansa. Kiertävän periaatteen mukaan ryhmät eivät joka kerta automaattisesti sijoitu ajankohtiin, jossa työtä on eniten. Kun periaatteeksi oli sovittu kiertävä, oli resurssin siirtäminen tarpeelliseen kohtaan yksi työvuorosuunnittelun tehtävistä, johon oli kehittynyt oma käytäntönsä. d) Työvuorosuunnittelua tekevät alueilla työvuorosuunnittelijat. (Myös esim. yksittäisen tutkintaryhmän esimies voi suunnitella oman ryhmänsä työvuorot.

9 (22) Tällöin ryhmän työvuorot kerätään työvuorosuunnittelijoiden toimesta kokoomaluetteloon.) Työvuorosuunnitteluun tulee erikseen perehtyä. Henkilöstö ei osallistu työvuorosuunnitteluun. e) Jaksotyön tekemiseen on omat säännöt, ohjeet ja periaatteet. Ympärivuorokautiseen jaksotyöhön liittyy omat säännöt mm. vuorojen pituudesta, montako vuoroa peräkkäin pitkiä vuoroja voi tehdä, yövuorojen useudesta, lepoajoista vuorojen välillä, vapaista ja kolmen viikon jakson kokonaistuntimäärästä. f) Työvuorosuunnittelussa huomioidaan henkilöstön toiveita g) Työvuorosuunnittelussa on aikaraja. Työvuoroluettelon on oltava valmiina sovittuun päivään mennessä ja toteutunut lista on myös oltava oikein ja valmiina lähettäväksi palkanlaskentaan sovittuna päivänä. Työvuorosuunnittelussa voidaan erottaa kolme vaihetta. a) Alustava suunnittelu, jossa kolmeviikkoisjaksoon tulevat ennalta tiedetyt muutokset on sovitettu ja listapalaverissa esimiesten kanssa päätetään viimeiset muutokset. b) Työvuoroluettelo julkaistaan. c) Viralliseen luetteloon tulevien muutosten käsittely. Näiden vaiheiden lomassa tehdään päättyneeseen listaan liittyviä lopputöitä, jotka voivat sisältää monenlaista tarkistamista. Lista pitää olla oikein sovittuun päivään mennessä. Muutosten hallinnan periaatteet työvuorosuunnittelussa a) Muutokset alustavaan kiertävään kolmeviikkoisjaksoon Ennen työvuoroluettelon hyväksymistä tehdään paljon valmistelutyötä ja suunnittelua. Muutoksia voi tulla työvuorosuunnittelijalle henkilöstön toiveista, poistumista tai alueen tarpeista Henkilöstöllä voi olla toiveena saada vapaata ajankohtana jossa kiertävän mukaan on vuoro. Tämän voi saada siirtämällä vuoro tarpeelliseen kohtaan jaksossa, jos ei aliteta minimivaatimusta ryhmässä/vuorossa. Ryhmän jäsenet voivat myös vaihtaa päittäin vuoroja, jolloin ei tule minimin miettimisen ongelmaa suunnitteluun. Poistumia eli tiedossa olevia poissaoloja ovat esim. koulutukset, lomat ja pidemmät sairauspoissaolot. Koulutukset voivat olla intensiivijaksoja, jolloin ollaan pidempi aika pois tai esim. pistemäisesti pidemmällä aikavälillä. Alueen tarpeet ovat tiedossa olevia erityisiä tapahtumia tai tilanteita, joihin tarvitaan enemmän resurssia juuri johonkin vuoroon, mikä suunnittelussa tulee huomioida. Muutokset aiheuttavat työvuorosuunnittelijalle monenlaista sovittamistyötä, joista yksi on se, että vuoron minimiä ei saa alittaa. Jos jonkin vuoron

10 (22) henkilöstömäärä menee alle minimin, mistä voidaan siirtää resurssia ko. vuoroon, keneltä voidaan kysyä? Painopistevuoron olemassaolo jaksossa auttaa tässä kohtaa (painopistevuorolaisia voitiin suunnitella vapaammin vuoroihin). b) Muutokset hyväksyttyyn työvuoroluetteloon Kun esimies on hyväksynyt työvuoroluettelon, tarvitaan hyväksyttyyn luetteloon tuleviin muutoksiin aina esimiehen lupa. Muutokset hyväksyttyyn luetteloon voivat edelleen tulla samoista lähteistä kuin suunnitteluvaiheeseen tulevat muutokset. Henkilöstöllä on toiveita esim. päittäin vuorojen vaihtoon, listan toteuttamisen aikana tulee yllättäviä poissaoloja esim. oma tai lapsen sairastuminen ja alueelta voi tulla tieto esim. jostain tapahtumasta, johon tarvitaan palvelua. Näistä muutoksista yllättävä sairauspoissaolo on työvuorosuunnittelun kannalta ehkä haastavin. Jos poissaolo vie vuoron miehityksen alle minimin, tarvitaan sijainen. Onko painopistevuorolaista mahdollista käyttää vai ovatko he jo suunnitellussa toiminnassa kiinni? Onko jaksossa pulleita vuoroja, jolloin vuoron työntekijältä voidaan tiedustella halukkuutta vaihtoon. Jos hetkittäinen sairauspoissaolo ei vie vuoron resurssia alle minimin, ei tarvita sijaisen etsintää. Kaikki muutokset, joissa henkilön vuoroja siirrellään, ovat kriittisiä. Eihän rikota mitään jaksotyön tautalla olevia sääntöjä esim. lepoaikoja tai vuoron resurssi ei mene alle minimin? Periaatteet ovat järjestelmistä ja välineistä riippumattomia Yllä esitetyt periaatteet ovat muodostuneet organisaatiossa ja alueilla työskentelevien keskuudessa ajan kuluessa. Periaatteet kietoutuvat mukaan käytäntöihin sekä järjestelmien ja välineiden käyttöön. Järjestelmien hankinta- ja suunnitteluvaiheessa kannattaa miettiä seuraavaa ehdotusta. Ehdotus 1: Järjestelmän tulisi pystyä toteuttamaan useita toiminnan periaatteita. Kaikki uudet ominaisuudet, jotka vaativat taustalla olevien periaatteiden muuttamista, on hankintaprosessissa tarpeellista huomata, koska periaatteiden muuttuminen voi olla pitkällinen prosessi työyhteisössä.

11 (22) 3.2 Työvuorosuunnittelun järjestelmät, välineet ja käytännöt Tässä luvussa kuvataan millaisten tietojärjestelmien, välineiden, käytäntöjen ja roolien kautta työvuorosuunnittelu tapahtui kesällä 2013. Järjestelmiä, välineitä, käytäntöjä ja rooleja tarkastellaan niiden sisältämän toimii hankalasti tai toimii hyvin tiedon näkökulmasta. Tietoa saatiin haastattelu- ja muista tekstiaineistoista. Edelleen tietoa arvioidaan vaatimuksena: Voiko tietoa esittää vaatimuksena uudelle hankittavalle järjestelmälle? Vanhan järjestelmän hankalasta toiminnasta tietoa uuden vaatimuksiksi Vanhan järjestelmän karkeina tavoitteina aikoinaan voidaan ymmärtää olleen kolme päätehtävää. a) Työntekijät voitiin sijoittaa järjestelmään ja edelleen kiinnittää ryhmiin ja ryhmiä voitiin järjestää halutun työvuorojärjestelmän mukaan (kiertävä periaate). b) Järjestelmän taustalla olivat laskentasäännöt, jotka pitivät sisällään erilaisia yksilön työaikaa koskevia sääntöjä ja lakeja esim. ympärivuorokautisen jaksotyön kolmen viikon jakson tuntimäärä. Järjestelmästä oli mahdollisuus saada esim. tieto, ylittyikö tai alittuiko joillakin yksilöllä tuo tuntimäärä. c) Järjestelmässä tietona oleva toteutunut työaika (jaksotyöhön liittyvine lisineen) siirtyi palkanlaskentaan. Järjestelmien hankinta- ja suunnitteluvaiheessa kannattaa miettiä seuraavia ehdotuksia (ehdotukset 2-7). Ehdotus 2: Järjestelmän tulisi pystyä toteuttamaan vähintään yllä esitetyt kolme ominaisuutta. Toiminta alueilla edellyttää, että vuoroissa on minimiresurssi eli a) työntekijöiden määrä ja b) osaaminen, jotka vaihtelevat eri ajankohtina. Ehdotus 3: Järjestelmään tulisi voida laittaa vuorojen henkilömääräminimi, jotka ovat erilaisia riippuen ajankohdista ja voivat muuttua. Kun muutoksia eri lähteistä kumpuaa, työvuoroluetteloa täytyy muuttaa. Ehdotus 4: Järjestelmän tulisi voida kertoa automaattisesti, missä suunnittelun vaiheessa tahansa, a) mikä on henkilön työaika suhteessa taustalla oleviin sääntöihin (esim. onko työaika menossa yli tai ali jakson työajan), b) jos ryhmän tai vuoron henkilömääräminimi alittuu.

12 (22) Vanhaa järjestelmän käyttämisen periaatteena olivat käskyt tai ajot ja automatisoitua oli vähemmän. Järjestelmän käyttöön liittyi paljon muistamista, jota helpottamaan oli laadittu opas. Vanhan järjestelmän käyttöoppaassa voi löytää noita ei-automatisoituja kohtia erilaisissa sanahauilla. Monessako kohtaa pitää esim. tarkastaa tai tallentaa jotakin (taulukko 1.) Taulukko 1. Vanhan järjestelmän käyttöoppaasta löydetyt sanojen alkuosat, jotka sanat viittaavat manuaalisen järjestelmän käyttöön: viittaukset manuaaliseen käyttöön. Järjestelmän manuaaliseen käyttöön viitta sana viittauskerrat oppaassa tarkas alkuinen sana 15 tarkis..alkuinen sana 30 muuto aluinen 48 muutt alkuinen sana 38 varmis alkuinen sana 4 huomio alkuinen sana 11 vahvis alkuinen sana 12 lasket alkuinen sana 20 tallen alkuinen sana 69 Ehdotus 5: Uudessa järjestelmässä tulisi olla vähemmän manuaalisesti (ihmisen muistin tai oppaan varassa) toteutettavia operaatioita kuin vanhassa järjestelmässä oli. Vanhan järjestelmän hankaluus tuli esiin muutosten suunnittelussa ja hallinnassa. Muutoksien vieminen järjestelmään, muutosten toteutuminen ja toteutumisen seuranta ja toisaalta muutoksiin mahdollisesti liittyvät virheet (esim. meneekö tunnit yli tai ali), niiden esiin saaminen ja löytäminen olivat tekoina ja operaatioina hankalia ja aikaa vieviä. Esimerkkejä muutosten hallinnan hankaluudesta vanhalla järjestelmällä ja vaatimukset uudelle: Kun työntekijä muuttaa hyväksyttyyn luetteloon omalle kohdalleen sovitun työvuoron päittäin toisen työntekijän kanssa, voi olla että muutoksen myötä kehittyy virhe: jaksotyön jotain sääntöä rikotaan (säännöt ovat laskentakaavoissa taustalla). Työntekijät eivät tätä välttämättä tiedä ja vanha järjestelmä ei sitä automaattisesti kerro. Työvuorosuunnittelija tekee järjestelmään tarkistusajoja joiden lopputulemana voi olla että henkilön kohdalle tulee virheilmoitus. Järjestelmä ei kerro mikä se on, eikä missä kohtaa jaksossa se on.

13 (22) Ehdotus 6: Kun järjestelmään tehdään muutos, muutoksen tulisi tulla automaattisesti näkyviin (esim. päittäin vaihdoissa esim. henkilön vapaan kohdalle tulee vuoro ja vuoro toisesta kohtaa poistuu). Samalla automaattisesti järjestelmä kertoo liittyykö muutokseen virhettä (ylittyykö tai alittuuko työaika tai jokin muu säännöstöön liittyvä asia) ja jos liittyy virhe, missä kohtaa tuo virhe on. Ehdotus 7: Järjestelmän tulisi kyetä käsittelemään useita muutoksia automaattisesti suunnittelun kaikissa vaiheissa. Vanhan järjestelmän rinnalle kehitetyistä apuvälineistä tietoa uuden vaatimuksiksi Vanha järjestelmän käytön hankaluudet olivat johtaneet siihen, että työvuorosuunnittelijat olivat kehittäneet suunnittelua varten monenlaisia apuvälineitä kuten excelin käytön. Kun suunnitteluvaiheessa vanha järjestelmä suoritti kiertävällä periaatteella ryhmät vuoroihin, otettiin saadusta kolmeviikkoisjaksosta tiedot exceltaulukkoon, jota jatkossa työstettiin rinnan järjestelmän työstämisen kanssa. Excel oli nopea, siitä oli helpompi tehdä havaintoja ja muutokset saatiin heti esim. eri väreillä esiin. Excel tiedosto oli lopulta se lopullinen hyväksytty työvuoroluettelo, joka laitettiin organisaation sisäiseen nettiin henkilöstölle käytettäväksi. o Excel-taulukossa oli paljon tietoa esim. kuka milloinkin oli esimiesroolissa, ketkä olivat koulutuksessa tai lomalla. o Taulukossa alueen henkilöt näkivät omat, toisensa ja ryhmänsä kaikki työaikaan liittyvät tiedot. Vanhassa järjestelmässä henkilö näki vain oman rivinsä ja hänellä oli mahdollisuus tehdä tähän omaan riviinsä mahdolliset muutokset. o Excel-taulukko oli henkilöstön keskuudessa se jaettuväline, jonka kaikki hyväksyivät välineeksi, jossa tuli olla kaikki muutokset merkittyinä yhteisesti hyväksytyin symbolein ja merkein. Nämä muutokset olivat se tosiasiallinen työajan toteutuminen, jonka tietoja työvuorosuunnittelijat vertasivat vanhan järjestelmän tietoihin. o Henkilöstö laittoi muutostiedon sekä exceliin, että vanhaan järjestelmään. Järjestelmään tarvittiin tiedot toteutuneesta työajasta, koska sen perusteella tehtiin palkan maksu. Järjestelmien hankinta- ja suunnitteluvaiheessa kannattaa miettiä seuraavia ehdotuksia (ehdotukset 8-10).

14 (22) Ehdotus 8: Apuvälineenä käytetyn excelin hyödyt voidaan ottaa huomioon siten, a) että työvuorosuunnittelijoita ja työvuoroluettelon käyttäjiä yhdistävä mahdollinen yhteinen jaettu käyttöliittymä olisi vähintään yhtä selkeä kuin excel. b) että järjestelmän avulla työvuorojen suunnittelu, muutokset ja ehdotukset onnistuvat automaattisesti eri käyttäjäryhmiltä kuten esim. vuorojen vaihtamiset päittäin tehdään vain yhteen välineeseen eli uuteen järjestelmään. c) että excelissä olevat tiedon esitystavat, käsitteet, symbolit, koodit ja havainnollistamiskeinot ovat mahdollisia uudessa järjestelmässä. d) että uuden järjestelmän työvuorolista-näkymä on yhtälailla yhdellä silmäyksellä ymmärrettävä kuin excelinkin näkymä. e) että uuden järjestelmän tiedon esitystapaa ja havaitseminen on vielä selvästi helpompaa kuin mitä excelin käyttöliittymä on? Helppoutta tulee etsiä enemmän kuin mitä tässä selvityksessä on voitu tehdä. Excelin käyttöliittymä ja toiminnollisuuden hyödyntäminen on kehittynyt ajan kuluessa. Jotta excelin näytön tiedot voidaan hyödyntää uuden hankinnassa, tulisi kaikki tieto analysoida tarkasti. Mitä on esillä, mitä piilossa, mitä funktioita käytetään. On hyödyllistä analysoida tarkasti, mitä toimintaa varten excel on tullut täydentämään. Ehdotus 9: Järjestelmän tulisi täyttää kaikki excelin toiminalliset ominaisuudet. Excel on se väline, johon kaikki muutokset merkitään esim. punaisella. Kun kolmeviikkoisjakso on työskennelty, alkaa työvuorosuunnittelijan lopputyöt. Hänen on tarkistettava, että kaikki excelin muutokset, jotka on työntekijöiden toimesta tehty, on myös viety vanhaan järjestelmään. Tarkistus tapahtui esim. seuraavasti: Excelin työvuoroluettelo oikein tiedoin on esillä. Vanhasta järjestelmästä löytyy sellainen ajo, jonka perusteella saadaan näkyviin tärkeitä tietoja. Jos jollakin oma rivi ei ole kunnossa eli muutokset erillisine infolappuineen järjestelmässä ei ole tehty, niin järjestelmä antaa merkin, osittaa merkillä että ko. rivi ei ole kunnossa. Vanhasta järjestelmästä pidetään tätä ikkunaa auki, näin voidaan tekemällä havaintoja excelin ikkunan ja vanhan järjestelmän ikkunan välillä, löytää esim. punaisten perusteella kohdat, joita pitää tarkastaa. Näiden lisäksi yhteiseen havaintoikkunaan otetaan vanhasta järjestelmästä toinen ikkuna auki. Tästä ikkunasta voidaan nähdä onko työajalla tehdyt tehtävät merkattu tehty erittelyt ja tarkistetaan poissaolot. Eri välineissä henkilöt ovat eri tavoin allekkain järjestyksessä: toisessa aakkosjärjestyksessä valmiina ja toisessa

15 (22) täytyy erikseen järjestää ei saa sujuvaa havaintoa aikaiseksi heti. Työajalla tehdyt tehtävät tulee merkata vanhaan järjestelmään, vaikka työtehtävät tulee merkatuksi vuoron kuluessa toiseen järjestelmään. Ehdotus 10. Järjestelmän tulisi toimia siten, että lopputöitä varten tarvittavat tiedot avautuvat yhteen ikkunaan, josta heti näkyy kenellä ja missä kohtaa on tarkistettavaa. Työvuorosuunnittelussa oli lisäksi muita välineitä, jotka olivat enimmäkseen erilaisia listoja - Lista (lomalistat, lista koulutuksessa olijoista, lista muista poissaoloista, lista osaamisista, lista erityisosaamisista) olivat tietoja muissa järjestelmissä olevista tiedoista tai tieto oli valmiiksi vain listana. Työvuorolistan valmisteluvaiheessa henkilöstö on voinut lähettää sähköpostilla tai muulla viestimellä tiedon henkilökohtaisesta työaikatarpeesta tulossa olevaan tai myöhempään jaksoon. Nämä tiedot on kerättynä listoina erilliseen mappiin. Listat toimivat muistin tukina. Muissa järjestelmissä olevan tiedon saamista uuteen järjestelmään automaattisesti tarkastellaan jäljempänä. Osa listatiedosta voi olla sellaista, joka kannattaa säilyttää listana esim. henkilökohtaiset työaikatoiveet. Käytännöistä tietoa uuden vaatimuksiksi Listapalaverit Työvuorosuunnittelun yhtenä jatkuvana käytäntönä oli listapalaveri, joka pidettiin kerran yhtä kolmeviikkoisjaksoa varten. Listapalaveria varten työvuorosuunnittelija oli tehnyt alustavan suunnitelman alueen työvuorolistaksi. Alustava tarkoitti sitä, että - ryhmät oli sijoitettu kiertävällä periaatteella jaksoon, - henkilöstön työaikatoiveet oli huomioitu ja tehty muutokset, joka on tarkoittanut esim. vuorojen vaihtoa valmiin ehdotuksen mukaan tai on pitänyt etsiä vaihtaja - poistumat oli huomioitu eli koulutuksessa, lomalla tai muulla pidemmällä poissaolojaksolla olevien tilalle oli etsitty sijaiset sopivasta kohtaa - harjoittelijat, opiskelijat, sijaiset oli huomioitu eli vähän alueesta ja ryhmästä kokemusta omaavia ei voi olla ryhmässä montaa eivätkä työskennellä pareina. Lista on jokseenkin valmis kun se tuodaan listapalaveriin. Listapalaveriin esimiehet tuovat mm. tiedon alueen tapahtumista, niihin vaadittavasta resurssista tai tiedon muista tekijöistä, jotka vaikuttavat jakson tehtäviin ja resursseihin. Synkronoidaan kaikkien hallussa olevat tiedot ja varmistetaan, että kaikki suunnitelmaan vaikuttavat asiat tulevat huomioiduiksi. Muutokset viedään suunnitelmaan palaverissa sovitun mukaisesti.

16 (22) Järjestelmien hankinta- ja suunnitteluvaiheessa kannattaa miettiä seuraavia ehdotuksia (ehdotukset 11-13). Ehdotus 11. Järjestelmän avulla tulisi voida ennen ja jälkeen listapalaveria uudelleen muokata suunnitelmaa esiin tulleiden tietojen ja muutosten mukaan nopeasti ja luotettavasti. Työaikatoiveen toteuttaminen Työaikatoiveen toteuttaminen päittäin vaihtamisena oli kehittynyt käytännöksi ihmisten keskinäisestä vastavuoroisesta toiminnasta. Esimerkki vuoroja päittäin vaihtamisen käytännöstä: o vuorossa työskentelevät tuntevat toisensa ja tietävät toisensa työaikatarpeet ja mahdollisuudet vaihtaa vuoroa o kun henkilölle x tulee tarve vaihtaa vuoroa, hän jo tietää ennalta keneltä y voisi kysyä o x mahdollisesti katsoo y:n riviä listassa ja huomaa ajankohdan, jota voi y:lle ehdottaa o x:llä on lisäksi tiedossa vaihtamisen taustalla vaikuttavat tekijät (työaikaan liittyvät säännöt, jotka järjestelmässä ovat siis laskentakaavoina) ja osaa arvioida millaista vaihtoa voi ehdottaa. Voi olla myös niin, että päittäin vaihtamiseen ei tule mahdollisuutta ja työaikatoivetta varten tulisi löytää henkilöstöstä työntekijä, jolle vaihtaminen sopii. Ehdotus 12: Järjestelmällä tulisi löytää nopeasti henkilöstön keskuudesta työntekijäehdokkaat, jotka sääntöjen puitteissa voivat vaihtaa vuoroa pyytäjän kanssa. Rooleista tietoa uuden vaatimuksiksi Tämän selvityksen alueilla työskentelevät työntekijät eivät tehneet työvuorosuunnittelua. Heidän osaamiseen, koulutukseen, lomiin tai muihin poissaoloihin liittyvät tiedot huolehti työvuoroluetteloon muut tahot. Työaikatoiveita huomioitiin. Alueilla työskentelevät voivat keskittyä työn sisältöön. Alueilla työskentelevät sen sijaan käyttivät monia työssään tarvitsemia järjestelmiä. Vuoron aikana voitiin käyttää esim. kymmentä eri järjestelmää. Näiden järjestelmien käytössä ilmeni myös monia hankalia kohtia, joita analysoimalla tarkemmin voidaan saada vaatimustietoa, kun noita järjestelmiä uusitaan ja kehitetään. Työvuorosuunnittelua tekivät työvuorosuunnittelijat. Työvuorosuunnittelijalle on kehittynyt paljon hiljaista tietoa ja toimiva sisäinen malli: Miten saadaan kolmeviikkoisjaksoon toimintakykyinen kokonaisuus. Kaikkina ajankohtina on riittävästi osaava henkilöstä alueen tarpeeseen. Sisäiseen malliin liittyy tietämystä alueen tarpeista, - tapahtumista, tilanteista, henkilöstön osaamisesta, työaikatoiveista, muutosten hallinnasta suunnitteluvaiheessa olevaan ja hyväksyttyyn

17 (22) työvuoroluetteloon, vastavuoroisuudesta, työaikaan liittyvistä säännöistä, ryhmän ja vuoron toiminnan minimistä eri ajankohtina, ketä voi kysyä mihinkin muutostilanteeseen, koulutuksista, osaamisesta, lomista, poissaoloista, patistamisesta vanhan järjestelmän vaatimusten mukaisiin tekoihin (infolaput ja erittelyt) sekä muista tietojärjestelmistä ja niiden toiminnasta suhteessa työvuorosuunnittelun vanhaan järjestelmään. Jos työvuorosuunnittelijat tekevät työvuorosuunnittelun jää esimiehelle vanhassa järjestelmässä esimerkiksi listapalaveriin tärkeiden tietojen ja muutosten tuominen ja päättäminen, hyväksyä työvuoroluettelo, hyväksyä hyväksyttyyn luetteloon tulevat muutokset, jotka kulkevat vanhassa järjestelmässä erilisillä lapuilla ja hyväksyä toteutunut työaika ennen palkanlaskentaan menoa, jota varten tarvitaan omat printit ja paperit (, jotka työvuorosuunnittelija ilmeisesti huolehtii). Ehdotus 13: Järjestelmän tulisi toimia niin, että esimiehen päätös/hyväksymisketjut siirtyvät järjestelmään, kuitenkin niin, että päätös/hyväksymisketjut eivät estää suunnittelua ja muutosten hallintaa uudessa järjestelmässä. Suunnittelua tai muutoksen sovittamista/ratkaisun hakua/kokeilua ei saisi estää esimiehen hyväksymisen odottelu. Työvuorosuunnittelun rajapinnat muihin toimintoihin ja järjestelmiin Työvuorosuunnittelussa tarvitaan tietoja henkilöstön osaamisesta eli perus- lisäjatko- ja erityiskoulutuksista. Voi olla niin, että osaamistiedot on saatavilla esim. toisessa tietojärjestelmässä. Järjestelmien hankinta- ja suunnitteluvaiheessa kannattaa miettiä seuraavia ehdotuksia (ehdotukset 14-15). Ehdotus 14: Järjestelmässä tulisi olla valmius liittää yksilöön tämän osaamisesta kertovat tiedot esimerkiksi toisesta järjestelmästä ja osaamistiedon saa uudella tietojärjestelmällä tarvittaessa esiin. Lisäksi työvuorosuunnittelussa tarvitaan tiedot poissaoloista esim. koulutuksiin osallistumiset ja lomat. Ehdotus 15: Järjestelmässä tulisi olla valmius liittää yksilöön tämän poissaoloista kertovat tiedot esimerkiksi toisesta järjestelmästä ja poissaolotieto tulee automaattisesti uudessa tietojärjestelmässä oikeisiin ajankohtiin ja on näin valmiiksi näkyvillä ja tulee tietona automaattisesti mukaan kun tehdään työvuorosuunnittelua. Vanhassa järjestelmässä tuli toteutunut työaika eritellä järjestelmään, kun samalla arkisessa työssä käytettävään järjestelmään tuli tehdyistä töistä osittain automaattisesti merkinnät. Vielä tulisi miettiä, miksi tarvitaan kahteen paikaan työtehtävien kirjaukset?

18 (22) 4. Pohdinta ja tulosten hyödyntäminen 4.1 Toiminnan periaatteiden muuttaminen Edellä luvussa 3 esitetyt toiminnan periaatteet ovat muodostuneet organisaatiossa ja alueilla työskentelevien keskuudessa ajan kuluessa. Periaatteet kietoutuvat mukaan käytäntöihin sekä järjestelmien ja välineiden käyttöön. Periaatteiden muuttaminen tai kehittäminen tarvitsee oman aikansa. Yhtenä periaatteena työvuorosuunnittelussa oli kiertävän periaatteen mukaan suunnittelu. Tämä antoi henkilöstölle mahdollisuuden tietää etukäteen työvuoronsa hyvinkin pitkälle tulevaisuuteen. Toisaalta alueilla palvelun tarpeet vaihtelivat viikonpäivän, vuorokauden ajan, pyhien, lomien, alueen tapahtumien yms. mukaan. Jotta esim. kolmeviikkoisjaksoon saatiin sovitettua tarpeet, muutokset ja suunniteltu työaika yhteen, oli muodostunut tiedustelukäytäntö. Yksittäisiltä työntekijöiltä tiedusteltiin etukäteen sopiiko vuoron muuttaminen suunnitteilla olevaan listaan, näin asia ei tullut yllätyksenä. Jos vuorojen ennustettavuudesta kuten kiertävän listan periaatteesta luovutaan ja tilalle tulee uusi periaate, kyse on toiminnan periaatteiden muuttamisesta, mikä tarvitsee paljon aikaa. Jos uuden tietojärjestelmän käyttöön liittyy työntekijöille ja/tai esimiehille enemmän työvuorosuunnitteluun liittyviä tehtäviä, on kyse toimintatapojen ja periaatteiden muutoksesta. Organisaatioon oli tulossa muutos, jossa alueita yhdistetään. Jos alue, jolla toimitaan, laajenee, on kyse toimintaperiaatteen muutoksesta, joka tarvitsee aikaa. Uusien alueiden sisällä toiminee siis useita ryhmiä. Kun alue on iso ja ryhmiä monta, voidaan ajatella teoriassa, että erilaisiin työvuoroja koskevia muutostilanteita varten olisi valittavana enemmän ryhmiä ja henkilöitä esim. sairauspoissaolojen sijaistamista varten. Uusi tietojärjestelmä voisi helposti löytää henkilön, jolle vuoro sopisi ja tämän ryhmä ei vielä menisi alle minimin. Ryhmän toimivuudelle oli kuitenkin monia reunaehtoja (s. 8), joiden muuttaminen tarkoittaa toimintaperiaatteiden muuttamista. Toisaalta alueilla työskentelyä auttamaan oli otettu käyttöön kartta ja paikannusohjelmat, jotka edesauttoivat oudollakin alueella nopeasti oikeisiin paikkoihin pääsemistä ja siellä liikkumista. Vielä voisi olla hyödyllistä hahmottaa työajanhallinta riippumatta vanhoista välineistä. Tulisi osata myös havaita uusissa järjestelmissä sellaisia mahdollisuuksia, jotka tarjoaisivat vielä jonkin täysin uuden näkökulman. Toiminnan periaatteiden muuttaminen on puolestaan hidasta muutostyötä, jota ei voi hyppäyksenomaisesti tehdä. Työyhteisöt voivat muuttaa toimintatapojaan yhteisesti työstämällä häämöttääkö tulevaisuudessa jokin kaikkien toimintaa helpottava käytäntö? 4.2 Työhön liittyvän tiedon jäsentämisen mallit hankintaa varten Seuraavaksi pohditaan erilaisten jäsennystapojen hyödyllisyyttä, kun etsitään tietoa työstä hankintaa varten. Tietämyksen jakautumisen näkökulmassa oletetaan, että

19 (22) ihmisillä on tietämystä, mutta myös kaikki järjestelmät, välineet, käytännöt ja rutiinit sekä toiminnan periaatteet kantavat mukanaan tietoa ja keinoja, joilla pyritään työn tavoitteeseen (Hutchins 1995, Hakkarainen 2006, 2007). Tietämys on näin ollen myös hajautunutta (distributed knowledge). Tutkimuksessa on hyödynnetty asiakas/aineistolähtöistä tutkimusotetta. Kun uuden tietojärjestelmän hankinnassa kiinnitetään huomio vanhan järjestelmän käytön hankaluuksien lisäksi toimintakokonaisuuteen, voidaan sada esille hyödyllistä tietoa kuten tietoa toiminnan periaatteista, joiden muuttaminen vaatii oman aikansa. Toimintakokonaisuutta voidaan myös kuvata toimintajärjestelmämallilla. Työorganisaatiossa työn tavoitteen ja tuloksen saavuttamiseen tarvitaan toimintajärjestelmä, jossa työntekijät yksin ja yhdessä muiden kanssa hyödyntävät monenlaisia välineitä, sääntöjä, työnjakoa ja yhteistyötä (Engeström 1995). Työvuorosuunnittelun toimintakokonaisuus voidaan sijoittaa toimintajärjestelmämalliin kuvan 1 mukaisesti. Kuva 1. Toimintajärjestelmä, jonka avulla saatiin henkilöstölle työvuoroluettelo, jonka mukaan toimimalla voitiin vastata asiakkaan tarpeisiin alueella. Toimintajärjestelmän tarkastelussa yhtenä periaatteena on, että jos mihin tahansa toimintajärjestelmän osaan tulee muutosta, muutos voi vaikuttaa koko järjestelmään ja toisaalta muutos voi olla ratkaisu johonkin ongelmaan. Kuvan yksi avulla voidaan huomata, että tietämys työvuorosuunnittelusta on erilaisessa välineistössä ja toiminnan periaatteissa. Toiminnan säännöt ovat lakiin ja yhteisiin sopimuksiin liittyviä, joihin ei tässä aineistossa kohdistunut muutosta. Kun työvuorosuunnittelussa

20 (22) oli käytössä kiertävä periaate, alustava suunnitelma ei heti vastannut alueen tarpeita. Tarvittaessa tehtiin sovittamista ja uudelleen suunnittelua. Uudella järjestelmällä voisi olla mahdollisuus vastata kahteen työvuorosuunnittelun kesällä 2013 olleeseen haasteeseen. a) Uudella järjestelmällä voisi samanaikaisesti sekä toteuttaa työajan ennakointi (työntekijöiden tarve) että vastata alueen palvelun tarpeeseen. b) Uudella järjestelmällä voisi helposti ja nopeasti hallita muutoksia (kun vanhassa järjestelmässä muutosten hallinta oli hankalaa). Kun ollaan tilanteessa, jossa hankkija/asiakas ja tietojärjestelmän toimittaja/tuottaja/suunnittelija/kehittäjä hankinnan edetessä yhteistyössä kehittävät järjestelmää, voidaan tietojärjestelmän kehittäjän toimintajärjestelmää kuvata vastaavasti kuvan 2 avulla. Tietojärjestelmän toimittaja/tuottaja/suunnittelija/kehittäjä T o i m i n n a n p e r i a a t t e e t (tietojärjestelmän suunnittelun periaatteet?) Välineet : tekniset välineet, aiemmat kokemukset työajanhallintajärjestelmien suunnittelusta ja yhteistyöstä hankkijan kanssa, olemassa olevat valmiit järjestelmät, osaaminen, tiedonhankintakeinot asiakkaan tarpeista? Tekijät: Tietojärjestelmän tuottajan/suunnittelijan henkilöstö? Tulos: Tietojärjestelmä asiakkaan tarpeeseen Kohde: Tietojärjestelmän suunnittelu Asiakas: tietojärjestelmä otetaan käyttöön Säännöt: - Suunnitteluun liittyvät - Hankintaan liittyvät - Sopimuksessa ilmaistut Yhteisö: Työnjako:? - Muita tietojärjestelmiä toisille asiakkaille suunnittelevat henkilöt? Tietojärjestelmän kehittäjän työn tulos tulee asiakkaan välineeksi Kuva 2. Toimintajärjestelmä, jonka avulla tietojärjestelmien toimittaja/tuottaja/suunnittelija/kehittäjä toteuttaa järjestelmän asiakkaan tarpeisiin (teoreettinen pohdinta). Tämä kuva 2 ja pohdinta on teoreettista, koska tässä tapaustutkimuksessa ei haastateltu tietojärjestelmän tuottamiseen/kehittämiseen osallistuneita henkilöitä. Voidaan olettaa, että järjestelmiä suunnittelevalla/kehittävällä taholla on aivan toisenlainen toimintajärjestelmän sisältö. Välineet, periaatteet, tekijät, säännöt, yhteisö, työnjako ja työn tulos ovat toisenlaiset kuin hankkijalla taholla, koska kehittäjien työn kohde on tietojärjestelmänkehittäminen eikä kuten tässä tapaustutkimuksessa alueen asiakkaiden tarpeet.