INNONews Prosessoiva johtamisote (PJO) Innotiimin uutislehti 2/2007 Konkreettiset työkalut ihmisten johtamiseen Innotiimi esittelee uuden työkalupakin, jonka avulla esimiestyötä tekevien on helpompi kohdata erilaisia tilanteita ihmisten johtamisessa. Tämä prosessoivaan johtamisotteeseen perustuva kymmenen työkalun paketti tarjoaa konkreettisia menetelmiä jokapäiväisiin esimiestyössä vastaan tuleviin tilanteisiin. Näin jokainen esimies voi kehittää omaa johtamistaitoaan jatkuvasti. Lopputuloksena organisaatiossa yksilöiden motivaatio paranee ja muutosten läpivienti helpottuu. Koko porukka saadaan puhaltamaan yhteen hiileen.
2 2/2007 INNONews prosessoivan johtamisotteen työkalut Kysymys Opitaan tekemään erilaisia kysymyksiä erilaisissa tilanteissa ja näkemään niiden meritys ajatteluprosessin aikaansaajina. Eläytyvä kuuntelu Opitaan kuuntelemisen merkitys. Harjoitellaan kysymisen ja kuuntelun taitoa. Jano Vesi Tarkastellaan muutostilanteen sisältöä ja vaiheita, opetellaan muutoshalukkuuden aikaansaamista ja muutosvastarinnan käsittelyä. Vasta kun porukka on valmis muutokseen, voi todellinen muutos alkaa. Vaaka Vaaka on yksi muutosvastarinnan tarkasteluvälineistä, se on muutosvastarinnan käsittelytapa. Ihmisen mieli toimii vaa an lailla, ikäänkuin arvoanalyysi olisi koko ajan kytketty päälle. Mielen prosessointi Miten esimiehen kannattaa työskennellä kun / jotta hän saa omassa porukassaan oikean ihmisten ajatteluprosessin liikkeelle. Miten esimies työskentelee, jotta hän ei joudu prosessissa osapuoleksi. Paalutus Paalutus liittyy myös palautteeseen, mutta selkeämmin rakentavaan / korjaavaan palautteeseen ja on itsearvioinnin kanssa hyvin voimakas palautteen antamisen työkalu. Itsearviointi Itsearviointi liitty voimakkaasti postiiviseen ja rakentavaan palutteeseen, yleensä omaan kehittymiseen. Opettelemme itsearvioinnin käynnistämistä ja merkitystä. Ryhmämuisti Tarkastellaan mitä ja miten hyvässä prosessissa tehdään prosessin aikaiset muistiinpanot. Opera OPERA on kaikkien ryhmätyötapojen ja erilaisten ongelmanratkaisuprosessien perustyökalu, jota voidaan soveltaa useissa eri tilanteissa. OPERAn ideaa mukaillen jopa tavallinen keskustelupalaveri saa uuden ulottuvuuden. Kartta Kartta on yksi prosessoivan esimiehen tärkeimmistä työkaluista. Kartalla esimies hahmottaa koko prosessin aikaansaannostavoitteineen, tekemisineen ja kysymyksenasetteluineen. Ihmisten johtaminen esimiehen suurin haaste Lähes jokainen esimies pitää ihmisten johtamista suurimpana haasteenaan esimiehen vastuualueella. Ihmisten johtaminen pitää sisällään paljon sellaisia elementtejä, jotka ovat epävarmoja, arvaamattomia, hankalia ja jopa pelottavia. Ihmisten johtamisessa esimies ei voi koskaan olla täysin varma siitä, miten ja millä voimakkuudella hänen alaisensa reagoivat hänen johtamistoimenpiteisiinsä. Monesti esimiehen on vaikea saada porukkaansa mukaan asioihin, varsinkin uusiin toimintatapoihin ja asioiden muuttamiseen. Yksi ehkä erityisen arvaamaton osa-alue ovat ihmisten väliset keskinäiset suhteet. Yllämainituista seikoista johtuen kovin moni esimies tuntuu turvautuvan siihen ratkaisuun, että antaa asioiden olla. Jos ja kun esimiehen vastuulla on ihmisten johtamisen lisäksi joitakin asiantuntijatehtäviä, nämä muut tehtävät nousevat tärkeysjärjestyksen kärkipäähän. Ihmiset jäävät helposti kakkoseksi. Se, että esimies on edellä kuvatun kaltaisessa tilanteessa, johtuu pääasiassa siitä, että hänellä ei ole käytettävissään oikeanlaisia ihmisten johtamisen työkaluja. Kokemukseemme pohjautuen tiedämme, että tuollaisten työkalujen opettelu on itse asiassa suhteellisen helppoa, kunhan ne on kehitetty käyttöön sopiviksi, korostaa Innotiimin Antti Skyttä ja jatkaa: Me uskomme, että johtajaksi ei synnytä. Jokainen esimies voi määrätietoisella harjoituksella kehittyä ihmisten johtajana. Se on kuitenkin koko elämän mittainen oppimisprosessi, haaste on sen verran monimuotoinen ja mittava. Toisin sanoen jokainen esimies voi vähitellen kehittää itsestään erinomaisen ihmisten johtajan. Johtamistyökalujen avulla itsensä kehittäminen on helpompaa ja palkitsevampaa.
3 INNONews 3 2/2007 Prosessoiva johtamisote 10 todellista työkalua PJO-työkalupakki on otettu erittäin hyvin vastaan yrityksissä, palautetta valmennukseen osallistuneilta: Vihdoinkin konkreettisia työkaluja saada tuloksia aikaan Olemme tahkonneet tämän muutoksen kanssa jo 4 vuotta, nyt meillä on työkalut onnistua Miksi meille ei ole aiemmin annettu näitä työkaluja? Milloin meidän johto tulee tähän valmennukseen? Uskon tuloksen paranevan näillä keinoin Todella monta hyvää työkalua arjen käyttöön, Kiitos! Ei ole todellakaan rakettitiedettä, onnistuminen on nyt itsestä kiinni Innotiimi on kehittänyt kaikille esimiehille ihmisten johtamisen päätyökalut, joiden avulla esimies pystyy ohjaamaan kaikkia keskeisimpiä hänen vastuualueellaan eteen tulevia tilanteita motivoivasti ja tuloksellisesti. Prosessoiva johtamisote (PJO) -työkalupakkiin kuuluu kymmenen hyväksi havaittua menetelmää, joita voi soveltaa joustavasti tilanteen mukaan. Työkalupakki on kokonaisuus, jossa on riittävä määrä työkaluja kaikkiin esimiestyössä tyypillisiin ja toistuvasti esiin tuleviin tilanteisiin ja haasteisiin. Työkalupakki auttaa pärjäämään mm. kehityskeskustelussa, strategioiden jalkauttamisessa, palautteen antamisessa ja palaverien johtamisessa. Työkalupakki tarjoaa erinomaista evästystä ja otetta myös kertaluonteisten tilanteiden edessä kuten ristiriidan käsittelyssä, muutostilanteissa ja vastuunottoon auttamisessa. Kaikki 10 työkalua ovat helposti ymmärrettäviä ja hyvin käytännönläheisiä. Silti harjoitus tekee mestarin tässäkin lajissa, eli työkalujen aktiivinen käyttö päivittäisessä toiminnassa tuo esiin niiden todellisen hyödyn. PJO-valmennusprosessi ohjaa käytännön taitoihin 1. valmennus 1. pvä 2. pvä 2. valmennus 1. pvä 2. pvä 3. valmennus 1. pvä 2. pvä 4. valmennus 1. pvä 2. pvä Starttitilaisuus Ennakkotehtävät Välitehtävät Välitehtävät Välitehtävät Jatkosuunnitelma Ennakkotehtävä: Mitä haluaisin oppia hallitsemaan paremmin Caset, harjoitukset, käsikirjoitukset Eilisen oppimisoivallukset Välitehtävät, miten vien oppimani käytäntöön, raportit, oppiminen Jatkosuunnitelmat, miten kehitän taitojani käytännössä
4 2/2007 INNONews Ihmisten johtamisen perustyökalut: vastaus ja kysymys Tuomas Linna Innotiimin Antti Skyttä (vas.) ja Juha Kontiainen ovat halunneet kehittää esimiehille käytännössä toimivia työkalupakin, jonka työkalut on helppo ottaa käyttöön. Esimiehellä on käytettävissään kaksi perustyökalua ihmisten johtamisessa. Ne ovat vastaus ja kysymys. Kummallakin on omat peruspiirteensä ja molempia tarvitaan. Vastaus on se perinteinen työkalu, kysymys on varsinaisesti vasta nykypäivinä todella tullut vastauksen rinnalle. Niinpä vastaustyökalu on esimiehillä yleensä hyvin hallussa. Kysymys perustyökaluna on jotenkin hämärämpi, käyttökokemuksia ei ole paljon ja varsinaisia kysymyspohjaisia työkaluja ei ole juuri omaksuttu. Antti Skyttä kertookin, että elämme edelleen valmiiden vastausten aikaa. Monet esimiehet toimivat niin, että kun osaavat vastauspohjaisten työkalujen käytön, pyrkivät käyttämään niitä kaikissa esiin tulevissa tilanteissa. Kuitenkin usein kysymyspohjainen työkalu on selvästi parempi ja tuloksellisempi. Vastauspohjaisella työkalulla voidaan saada ihmiset ja tilanteet jopa lukkoon. Vastauspohjaisissa työkaluissa esimiehen mielenkiinto on asiasisällöissä: asioiden eteenpäin saattamisessa, ongelman ratkaisun sisällössä, uuden toimintatavan sisällössä jne. Kysymyspohjaisissa työkaluissa esimiehen mielenkiinto on taas siinä, mitä ja miten hänen porukkansa asiasta ajattelevat ja tuntevat eli siinä, minkälaisia prosesseja ihmisten mielissä liikkuu, millaisia ratkaisuja voimme yhdessä löytää. Siksi kysymys on oiva työkalu kun tavoitteena on saada porukalle lisää ymmärrystä tai saada heidät käsittelemään omia asenteitaan. Kysymyksen voima tulee esiin konkreettisimmillaan, kun on tärkeää saada ryhmä sitoutumaan johonkin. Yhteenvetona: hyvä esimies osaa antaa hyviä vastauksia silloin, kun on niiden paikka ja tehdä erinomaisia kysymyksiä silloin, kun on niiden paikka, linjaa Antti Skyttä hyvän johtamisen tavoitetilan. Esimiestaitojen valmentaminen tähtää liiketoiminnalliseen hyötyyn Esimiehet johtavat entistä enemmän asiantuntijoita. Työntekijöiden koulutustaso on noussut ja työntekijöillä on usein vähintään yhtä hyvä ammattitaito itse työn tekemisestä kuin esimiehellä, usein jopa parempi. Työntekijöillä on hyvä näkemys aktiivisista ongelmista, pullonkauloista ja kehittämisen yksityiskohdista ja siksi he ovat juuri oikeita henkilöitä kehittämään työprosesseja. Esimiehen tarvitsee saada porukka mukaan tarkastelemaan tilannetta ja löytämään kehityskohteita, toimia enemmän itseohjautuvasti. Esimiehellä on kokonaiskäsitys prosessista ja sen vaikutuksista työyhteisön muuhun toimintaan. Esimiehen pitää saada porukka näkemään kehittämistarve, saada syntymään jano kehittää toimintaa ja löytää porukan kanssa keinot sen toteuttamiseen. Valmennuksissa esimiehet usein haluavat oppia erilaisia taitoja. Toiveissa on esimerkiksi saada porukka kehittämään toimintaa, oppia toimimaan vastarannan kiiskien kanssa, asettaa tavoitteita, saada ryhmä ottamaan vastuuta ja valtaa ja edistää osastojen välistä yhteistyötä. Siksi valmennamme esimiehiä käyttämään johtamisen työkaluja siten, että tiimi tai työporukka osallistuu oman työnsä kehittämiseen. Vain näin voidaan saada aikaan todellista motivaatiota ja todellisia tuloksia, kuvailee Juha Kontiainen Innotiimistä.
5 INNONews 5 2/2007 Kysymys ja eläytyvä kuuntelu esimerkkeinä johtamisen työkaluista Kysymys johtamistyökaluna 1 Prosessoiva kysymys työllistää aivot: Kun ihmisten johtamisessa on paljolti kyse ihmisten mielen kerrosten ja niissä kulkevien prosessien aktivoimista ja ohjaamista, on erityisen tärkeää osata käynnistää nuo prosessit. Itse asiassa mielen prosessit tarvitsevat kunnolla käynnistyäkseen juuri ne sopivat kysymykset. 2 Palautuskysymys: Asioiden kehittymisen kannalta on tärkeää, että ajatteluprosessi saadaan aktivoitua johdettavien aivoissa. Joskus esimiehen on tarpeellista osata tehdä palautuskysymys, jossa prosessi siirtyy johdettavan mieleen. 3 Kysymysten keila: Kysymysten keila on ajatteluprosessien ohjaamisessa yksi tärkeimmistä ideoista. Kysyjä on se, joka valitsee kuinka laajalla tai kapealla alueella hän haluaa ajatteluprosessien liikkuvan. Usein käynnistysvaiheessa on hyvä käyttää hyvinkin laajaa keilaa. Prosessin edetessä keilaa voi sopivalla tavalla kaventaa. Sitä voi edelleen jatkossa laajentaa. Eläytyvä kuuntelu 1 O men a : Jos haluaa aidosti ymmärtää toista ihmistä, on välttämätöntä tutustua hänen ajatteluunsa hänen omasta taustastaan käsin. Omena on mielikuva, joka auttaa esimiestä muistamaan tämän. Omenahan voi olla toiselle punainen ja toiselle vihreä. 2 Puutarhaan tutustuminen: Jokaisella ihmisellä on oma taustansa tai mielen puutarhansa niin kuin me haluamme asian ilmaista. Jossakin puutarhan osassa on se käyttäytymisen juurisyy, joka saa ihmisen toimimaan. 3 Oman ymmärryksen varmistaminen: Monet vaikeat tilanteet syntyvät, pitkittyvät tai vaikeutuvat esimiehen oman huonon ymmärryksen takia. Siksi esimiehelle on tärkeää varmistaa oma ymmärryksensä siitä, mitä vuorovaikutuskumppani tarkoittaa tai yrittää kertoa.
6 2/2007 INNONews Ytimessä mielen prosessit ja niiden ohjaaminen PJO-työkalut on suunniteltu ihmisten johtamiseen ja siksi ne pohjautuvat ihmismielen ymmärrykseen. Ihmisellä kulkee jatkuvasti omassa mielessään erilaisia ajatteluprosesseja. Oheinen kuva näyttää mielen sisällön koostuvan useammasta kerroksesta. Siksi ihmisten johtamisessa esimiehen tulisikin keskittyä erityisesti havainnoimaan ja aktivoimaan kolmea mielen kerrosta ja niiden erilaisia prosesseja. Ylimpänä kerroksena on ymmärryksen kerros, joka toimii älyn voimalla eli on looginen ja punnitseva. Ymmärrystä ei voi antaa toiselle ulkopuolelta, vaan se syntyy sisäisenä prosessina, jota voi toki auttaa eteenpäin. Keskimmäisenä kerroksena on tunteiden ja asenteiden kerros. Usein kaikkein voimakkaimmat ihmisen toimintaan vaikuttavat tekijät löytyvät tästä kerroksesta. Alimmaisena kuviossa on sitoutumisen ja tahdon kerros. Reitti sinne kulkee ymmärryksen ja asenteen kautta. Itse asiassa kaikki nämä kolme mielen kerrosta edustavat asioita, joita ei voi antaa tai sanella toiselle. Näin ollen mitään mielen prosesseista ei saada syntymään, jos esimies käyttää vain vastauspohjaisia työkaluja. Kysymyspohjaisten työkalujen avulla kaikkia näitä prosesseja saadaan käynnistettyä, edistettyä ja ohjattua. Siitä syystä kysymyspohjaiset johtamistyökalut ovat ihmisten johtamisen keskeisintä ydintä.
7 INNONews 7 2/2007 Prosessoiva johtamisote tempaa porukan mukaan Valiolla noin 200 esimiestä käy läpi Innotiimin valmennuksen Ihmisten saaminen mukaan ja osallistumaan on yksi johtamisen keskeisimmistä haasteista sekä myös menestystekijöistä. Kun toimintaa halutaan kehittää ja prosesseja tehostaa, se onnistuu parhaiten, kun kaikki ovat yhdessä tekemässä tavoitteista totta. PJO kehityshankkeen tukena Valiolla Valiolla toimintatavan kehittämishanke käynnistettiin vuonna 2004. Kehityshankkeen tavoitteena on tuottavuuden lisääminen, työviihtyvyyden parantaminen sekä tilaus-toimitusprosessin kokonaistehokkuuden ja joustavuuden lisääminen. Suomessa Valiolla on yhteensä 15 tehdastoimipaikkaa, joissa työskentelee noin 2000 henkeä. Aloitimme kehityshankkeen aluksi ilman esimiesvalmennusta mutta huomasimme, että jalkautusvaihetta varten esimiehet kaipasivat konkreettisia työkaluja omaan esimiestyöhönsä. Selvitysten jälkeen päädyimme toteuttamaan Innotiimin prosessoivan johtamisotteen (PJO) esimiesvalmennusohjelman, jossa oli koottu samaan pakettiin sekä esimiestyötä tukeva työkalupakki että käytännönläheinen valmennus, kertoo HR-yksikön kehityspäällikkö Juha Penttilä Valiolta. Konkreettisuus tuo positiivista palautetta Valion esimiesvalmennukseen osallistuu n. 200 esimiestä eri tehdastoimipaikoilta. Tällä hetkellä prosessoivaan johtamisotteeseen ovat tutustuneet jo kahdeksan tehtaan esimiehet - ja loppujen toimipaikkojen valmennus on vielä tulossa. Mukana ovat prosessivastaavat ja valmentavat esimiehet. Esimiestemme palaute on ollut hyvin positiivinen kautta linjan. Ihmiset kokevat valmennuksen konkreettisena ja käytännön tilanteita tukevana. Tämä PJO sisältää helposti ymmärrettäviä työkaluja. Ohjelma sisältää myös käytännön esimerkkejä ja harjoituksia, jotka ovat tärkeä osa uusien esimiestaitojen oppimisessa, kiteyttää Penttilä. Porukka mukaan rakentavat ajatukset esiin PJO tarjoaa esimiestyön tueksi 10 käytännöllistä työkalua, joista kysymys on ns. perustyökalu. Valmennuspaketti sisältää Valiolla kolme kappaletta kahden päivän valmennustilaisuutta. Lisäksi tulevat valmennustilaisuuksien välissä tehtävät itsenäiset välityöt. Perinteinen vastaustyökalu on meilläkin hyvin hallinnassa, mutta tuo kysymyspuoli Juha Penttilä" vaatii uutta orientaatiota meiltä kaikilta. Työkalujen avulla haluamme saada porukan äänen kuuluviin - kysymyksen avulla tavoitamme myös ne joukon hiljaiset, joilla voi olla erittäin rakentavia ajatuksia yhteiseen tavoitteeseen pääsemiseksi, summeeraa Penttilä työkalujen merkitystä. Lopputuloksena parempi ilmapiiri Juha Penttilän mielestä Valion tilanteessa konkreettisimmin tähän mennessä on työkaluista päästy hyödyntämään seuraavia: kysymys, eläytyvä kuuntelu, Opera, vaaka ja itsearviointi. Kysymys, eläytyvä kuuntelu ja Opera -työkalujen avulla voidaan parantaa osanottajien aktiivista osallistumista palavereihin. Vanhan mallin mukaiset yhdensuuntaista esittelyä ja yleiskeskusteluja sisältävät palaverit ovat kehittymässä osallistavampaan suuntaan. Vaaka taas on erinomainen kun halutaan peilata porukan tunnelmia, erityisesti muutostilanteissa. Ja itsearvioinnin merkitystä ei voi liikaa korostaa - esimiehen pelisilmä on olennainen asia. Sitä voi kehittää, mutta se vaatii harjoittelua. Valion organisaatiossa on jo kokemusta myös siitä, miten esimiestyö on kehittynyt valmennuksen ja työkalujen käyttöönoton jälkeen. Ihmisillä on tunne siitä, että he tulevat kuulluksi. Parhaita kommentteja on se, että nythän tässä tuntuu aidosti siltä, että meitä kuunnellaan ja meiltä kysytään, siteeraa Penttilä palautetta PJO:n käytöstä Valiolla.
Pieni PJO-tarvetesti. Vastaa alla oleviin kysymyksiin rastittamalla ruutu: Muutosten läpivienti sujuu yrityksessämme nopeasti ja tuskatta Uudet menetelmät ja toimintamallit siirtyvät meillä helposti käytäntöön Työntekijämme ymmärtävät bisneksen kokonaisuuden ja ohjautuvat siitä toiminnassaan Työntekijämme ottavat vastuuta ja kehittävät oma-aloitteisesti toimintaansa Työntekijämme ottavat avoimesti vastaan palautetta, myös kriittistä Palaverimme ovat tehokkaita ja tuloksellisia Palavereissa ihmiset osallistuvat aktiivisesti asioiden käsittelyyn Saamme käynnistämämme kehityshankkeet ja -projektit helposti käytäntöön niiden hautautumatta unholaan Yhteistyö toimii erinomaisesti eri osastojen ja yksiköiden välillä Johtoryhmän jäsenet toimivat yhdessä kohti yrityksen ja liiketoiminnan etua, jopa oman vastuualueensa edun kustannuksella Kyllä, pitää 90 prosenttisesti paikkansa Ei, tämän asian suhteen on aika usein haastetta Mikäli vastasit useammin Ei kuin Kyllä voisit ehkä soveltaa prosessoiva johtamisotetta omassa organisaatiossasi. Kysy lisätietoa Innotiimin konsulteilta: Antti Skyttä antti.skytta@innotiimi.fi +358(0)400 311 788 Juha Kontiainen juha.kontiainen@innotiimi.fi +358 (0)400 346 607 Jari Mielonen jari.mielonen@innotiimi.fi +358 (0)400 554 019 Ritva-Anneli Mauno ritva-anneli.mauno@innotiimi.fi +358 (0)40 706 4508 Marcus Lange marcus.lange@innotiimi.fi +358(0)40 501 1472 Kari Laine kari.laine@innotiimi.fi +358(0)400 473 730 Antti Hellström antti.hellstrom@innotiimi.fi +358 (0)50 516 0307 Vapaalantie 2 A FI-01650 Vantaa tel + 358 9 855 3370 etunimi.sukunimi@innotiimi.com www.innotiimi.fi