Kokemuksia yhteistyö- ja opiskelujärjestelmistä - Tutkimushavaintoja kahdessa organisaatiossa

Helsinki University of Technology Department of Industrial Engineering and Management Report 2008/1 Espoo 2008 Kokemuksia yhteistyö- ja opiskelujärjestelmistä - Tutkimushavaintoja kahdessa organisaatiossa Eija Korpelainen Meri Jalonen Anneli Pulkkis Matti Vartiainen

Helsinki University of Technology Department of Industrial Engineering and Management P.O. Box 5500 FIN-02015 TKK Finland Phone: +358 9 451 2846 Fax: +358 9 451 3665 Internet http://www.tuta.hut.fi Eija Korpelainen, Meri Jalonen, Anneli Pulkkis, Matti Vartiainen ISBN 978-951-22-9317-9 (print) ISBN 978-951-22-9318-6 (electronic) ISSN 1797-2663 (print) ISSN 1797-268X (electronic) Photo: Puolustusvoimat Antti Nissanen Yliopistopaino Helsinki 2008

Kokemuksia yhteistyö- ja opiskelujärjestelmistä - Tutkimushavaintoja kahdessa organisaatiossa Eija Korpelainen Meri Jalonen Anneli Pulkkis Matti Vartiainen Teknillinen korkeakoulu Tuotantotalouden laitos

Tiivistelmä Yhteistyö- ja opiskelujärjestelmät tukevat ja tehostavat organisaatioiden päivittäistä toimintaa mahdollistaen tiedon luomisen, välittämisen ja jakamisen sekä oppimisen ja yhteisen ymmärryksen muodostamisen. Järjestelmien käyttö organisaatioissa on kuitenkin osoittautunut haastavaksi tehtäväksi. Järjestelmien teknisten ominaisuuksien kehittäminen ei takaa niiden käyttämistä, vaan on tärkeää huomioida myös organisaation inhimilliset, sosiaaliset ja käyttötilanteeseen liittyvät tekijät. Tässä raportissa selvitetään kahden tutkimuksen avulla ensinnäkin miten yhteistyö- ja oppimisjärjestelmät tukevat toimintaa ja oppimista organisaatioissa ja toiseksi minkälaisia ongelmia niiden käyttäjät kokevat. Tutkimuksia varten aineistoa kerättiin kahdessa organisaatiossa: globaalissa teknologiayhtiössä haastateltiin virtuaalisen kokousjärjestelmän käyttäjiä ja Suomen puolustusvoimissa haastateltiin verkkooppimisympäristön käyttäjiä. Yhteensä 58 henkilöä haastateltiin teemahaastattelulla. Kummassakin tutkimuksen kohteena olleessa organisaatioissa yhteistyö- ja opiskelujärjestelmä oli otettu melko lyhyessä ajassa käyttöön. Sekä puolustusvoimissa että teknologiayrityksessä tutkittujen välineiden käytölle on yhteistä se, että niiden käyttöönotto on tapahtunut eri puolilla organisaatiota vähitellen ja eri tahtiin. Molemmissa tapauksissa uusien järjestelmien käyttö on myös ollut pitkälti henkilösidonnaista ja työntekijät ovat omaksuneet välineiden käytön kollegoiltaan. Molemmissa organisaatioissa haastateltavat pitivät käytössä olevaa ympäristöä tärkeänä, mutta eivät välttämättä nähneet uutta välinettä hyödylliseksi omassa työssään tai opiskelussaan. He myös olivat kokeneet monia ongelmia järjestelmien käytössä, eivätkä tarjotut tukipalvelut usein kohdanneet käyttäjien tarpeita. Tutkimuksissa havaittiin, että uudet ja vanhat käytännöt kohtaavat haastateltujen henkilöiden työssä. He eivät ole luopuneet vanhoista tavoistaan toimia, vaan luovat uusia toimintatapoja niiden rinnalle saattaen näin tehdä jopa kaksinkertaisen työn. Haastateltavat toivat myös esiin kaipaavansa vanhoja toimintatapoja, lähiopetusta ja yhteisiä koulutustilaisuuksia. Koulutukseen kohdistuvat odotukset olivat vanhojen toimintatapojen mukaisia, eikä uuden välineen mahdollistamaa toimintaa vielä osattu ajatella. Tämä osoittaa, kuinka uuden välineen tuoma laajennus totuttuun toiminta- ja opiskeluympäristöön haastaa pohtimaan totuttuja käytäntöjä uudessa valossa. Esimerkiksi opettajien täytyy pohtia omaa opetustaan ja opiskelijoiden miettiä oppimiskäsitystään ja suhdetta opettajaan. Toisaalta myös virtuaalisiin kokouksiin ja koulutuksiin osallistuvien täytyy löytää tapa olla läsnä ja osallistua virtuaalisesti. Tutkimuksen yhtenä tuloksena siis todetaan yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien voivan tuoda laajempia toimintatapojen muutoksia organisaatioihin kuin vain yksittäisten käyttäjien tapoihin toimia järjestelmän kanssa. Tätä pyritään tuomaan esiin tutkimuksen aikana muodostetussa kehittyvän käytön mallissa, jossa tarkastellaan järjestelmiä toiminnan näkökulmasta. Mallissa tutkitaan järjestelmien käyttöä ja merkitystä osana työyhteisön tai organisaation muodostamaa ympäristöä, jossa käyttötavat kehittyvät jatkuvasti.

Alkusanat Tutkimus toteutettiin Teknillisen korkeakoulun Tuotantotalouden laitoksen Työpsykologian ja johtamisen yksikössä Yhteistyöjärjestelmien käyttö ja toimivuus organisaation kyvykkyyden tukena (KYKY) -tutkimushankkeessa. Tutkimuksen pääasialliset rahoittajat olivat Työsuojelurahasto ja Oppimisympäristöjen monitieteinen tutkijakoulu. Lisäksi hankkeen rahoitukseen osallistuivat tutkimuksen kohteina olleet organisaatiot. Kiitos Työsuojelurahastolle, joka mahdollisti tämän tutkimuksen toteutumisen. Erityiskiitos Työsuojelurahaston johtajalle Riitta-Liisa Lappeteläiselle innostuksesta ja kannustuksesta hankkeemme toteutuksessa. Kiitos kohdeyrityksillemme ja kaikille tutkimukseen osallistuneille kiinnostuksestanne ja antamastanne ajasta. Haluamme kiittää Jouni Kemppaista, Soili Paanasta, Pekka Halosta, Kai Kalmaria, Maritta Kinnusta ja Marjatta Loijasta hankkeen aikaisesta yhteistyöstä ja saamastamme avusta. Otaniemessä 15.4.2008 Tekijät

Sisältö 1 Johdanto... 1 2 Tutkimuksen tarkoitus ja toteuttaminen... 3 2.1 Tutkimuksen tavoitteet... 3 2.2 Tutkimusaineisto ja -menetelmät... 3 2.3 Kohdeorganisaatiot ja tutkittavat yhteistyö- ja opiskelujärjestelmät... 4 3 Kehittyvän käytön malli yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien arviointiin... 7 3.1 Johdanto... 7 3.2 Kehittyvän käytön malli... 8 3.3 Tutkimuskysymykset... 11 3.4 Tutkimusaineisto ja -menetelmät... 12 3.5 Puolustusvoimien verkko-oppimisympäristön käyttö täydennyskoulutuskurssilla... 13 3.6 Virtuaalisen kokousjärjestelmän käyttö sisäisessä koulutuksessa globaalissa teknologiayhtiössä... 24 3.7 Tapausten analysointi kehittyvän käytön mallin mukaisesti... 38 3.8 Kehittyvän käytön mallin arviointi... 48 4 Minkälaisia käyttöön liittyviä ongelmia yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien käyttäjillä on?... 50 4.1 Johdanto... 50 4.2 Viitekehys yhteistyö- ja opiskelujärjestelmän käyttäjän kokemista käyttöön liittyvistä ongelmista... 50 4.3 Tutkimuskysymys... 57 4.4 Tutkimusaineisto ja -menetelmät... 57 4.5 Tulokset... 60 4.6 Tiivistelmä tuloksista... 71 4.7 Tutkimuksen luotettavuus... 73 5 Johtopäätökset... 74 5.1 Tutkimusten yhteenvetoa... 74 5.2 Yhteistoiminnan mahdollisuudet uudessa ympäristössä... 75 5.3 Kokemusten pohjalta kehittyvään käyttöön... 77 Lähteet... 79 Liitteet... 85

1 Johdanto Innovatiivisuus ja tiedon jakaminen ovat yhä useammilla aloilla avaimia kilpailukykyyn. Uusia oppimistarpeita luovat myös teknologian kehitys ja projektimainen työ, jotka muuttavat töiden ja työtehtävien osaamisvaatimuksia ja tekevät tiedon muodostamisesta ja jakamisesta entistä tarpeellisempaa. Tämän vuoksi monet organisaatiot ovat kehittäneet työssä oppimisen järjestelmiään ja ryhtyneet hyödyntämään tieto- ja viestintätekniikan antamia mahdollisuuksia. Yhteistyö- ja opiskelujärjestelmät tarjoavat tukea sekä yksilön oppimiselle (oppimisympäristöt) että ryhmien ja projektin jäsenten yhteistyölle (yhteistyöympäristöt). Yhteistyöteknologialla (collaboration technology) tarkoitetaan tieto- ja viestintätekniikan sovelluksia, jotka on suunniteltu tukemaan yhteistoimintaa työssä niin organisaation sisällä kuin organisaatioiden välillä (Andriessen 2003). Verkkopohjaiset oppimisympäristöt puolestaan ovat opiskeluun tarkoitettuja yhteistyöjärjestelmiä, jotka Romanovin ja Nevgin (2005) mukaan mahdollistavat oppimateriaalien jakamisen ja joustavan opiskelun omaan tahtiin valitsemanaan aikana ja valitsemassaan paikassa sekä tarjoavat mahdollisuuden kommunikointiin esimerkiksi keskustelufoorumeilla ja sähköpostilla. Tällaisten tietojärjestelmien haasteena on kuitenkin niiden integroiminen työkäytäntöihin sekä se, että ihmiset alkavat herkästi käyttää korvaavia välineitä teknisten ongelmien ilmaantuessa (Ciborra 1996). Yhteistyöjärjestelmien käyttöönoton on tutkimuksissa todettu onnistuneen parhaiten sellaisissa tapauksissa, joissa järjestelmä on sidottu työkäytäntöihin ja joissa sekä käytäntöjä että järjestelmiä on muokattu jatkuvasti rinnakkain (Karsten 1999). Oppimisympäristöjä puolestaan ei aina ole suunniteltu pedagogisten periaatteiden mukaisesti, joten niiden mielekäs opetuskäyttö on haasteellista niin ohjaajille kuin opiskelijoillekin (Ilomäki & Lakkala 2006). Useiden tutkimusten mukaan käyttäjien vastustus estää järjestelmien tehokkaan käyttöönoton ja käytön, minkä vuoksi käyttöönottoon tulisi sisällyttää monipuolinen ja riittävä välineen käyttökoulutus (Andriessen 2003; Munkvold 2003). Tehokkaan käyttöönoton haasteita ovat tiedottaminen ja keskustelu, koulutus, motivointi, asenteiden muuttaminen sekä käyttäjien osallistaminen (Gunnlaugsdottir 2003; Chen & Lou 2002; Coleman 1997; Wheeler, Dennis & Press 1999). Yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien käyttöönotto organisaatioissa on siis osoittautunut haastavaksi tehtäväksi. Järjestelmien teknisten ominaisuuksien kehittäminen ei takaa niiden käyttämistä. Kehittyneitäkin tietojärjestelmiä saatetaan vähätellä, jos niiden arvoa ja merkitystä toiminnalle ei tiedosteta. Järjestelmien toimintaa ei välttämättä tunneta tai siihen ei uskalleta tutustua, ja niiden käytön oppiminen näyttää vaivalloiselta. (vrt. Ciborra 1996.) Näiden odotusten ja asenteiden muuttaminen on vaativa tehtävä, joka haastaa sekä organisaatiot että tutkijat kehittämään keinoja niiden ylittämiseksi. 1

Onnistuessaan järjestelmien käyttö tukee ja tehostaa organisaation päivittäistä toimintaa mahdollistaen tiedon luomisen, välittämisen ja jakamisen sekä oppimisen ja yhteisen ymmärryksen muodostamisen. Tässä raportissa kuvatussa tutkimushankkeessa selvitettiin ensinnäkin miten yhteistyö- ja oppimisjärjestelmiä käytetään organisaatioissa sekä miten ne tukevat toimintaa ja oppimista. Toiseksi hankkeessa tutkittiin millaisia ongelmia järjestelmien käyttäjät kokevat. Tutkimukset toteutettiin kumpikin omana tutkimuksenaan. Tutkimushankkeen rahoittivat Työsuojelurahasto sekä Oppimisympäristöjen monitieteinen tutkijakoulu ja tutkimukseen osallistuneet organisaatiot. Raportissa kerrotaan seuraavaksi tutkimushankkeen tavoitteista sekä tutkimusaineistosta ja -menetelmistä. Tätä seuraavissa kahdessa luvussa kuvataan tutkimushankkeen puitteissa toteutetut kaksi tutkimusta. Luvussa kolme kerrotaan tutkimustehtävästä 1, jossa selvitettiin tutkittujen yhteistyö- ja oppimisjärjestelmien tukea oppimiselle ja toiminnalle sekä analysoitiin tuloksia kirjallisuuden pohjalta muodostetun kehittyvän käytön mallin avulla. Luvussa neljä kerrotaan tutkimustehtävästä 2, jossa selvitettiin yhteistyö- ja oppimisjärjestelmien käyttäjien kokemia ongelmia. Käyttäjien kokemia ongelmia tarkastellaan usealla eri alueella, kuten käyttäjien saamassa tuessa ja käyttökoulutuksessa, käyttäjien käyttötaidoissa, asenteessa ja motivaatiossa sekä tekniikassa ja järjestelmän käytettävyydessä. Luvussa tarkastellaan myös teoreettista viitekehystä, jossa käyttäjien ongelmat muodostuvat. Lopuksi tutkimushankkeen tuloksista tehdään yhteenveto ja esitetään niihin pohjautuvia johtopäätöksiä 2

2 Tutkimuksen tarkoitus ja toteuttaminen 2.1 Tutkimuksen tavoitteet Tutkimukselle asetettiin kaksi tavoitetta ja tutkimustehtävää. Ensimmäiseksi tavoitteena oli selvittää, miten yhteistyö- ja opiskelujärjestelmät tukevat toimintaa ja oppimista organisaatioissa. Tarkoituksena oli myös kehittää malli näiden järjestelmien käytöstä toiminnan tukemisen näkökulmasta. Toiseksi tavoitteena oli selvittää käyttäjien kokemia käyttöön liittyviä ongelmia, kun he käyttävät järjestelmiä työnsä ja työssä oppimisen tukena. Tarkoituksena on luoda kirjallisuuden ja tutkimusaineiston pohjalta viitekehys, joka lisää ymmärrystä yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien loppukäyttäjien kokemista ongelmista, jotta hyvin toimivia ja onnistuneita työtapoja voitaisiin kehittää teknologian tukemissa ympäristöissä. Viitekehystä voidaan hyödyntää järjestelmien suunnittelussa ja käyttöönotossa ja etenkin käyttäjien tukimuotojen ja käyttökoulutuksen kehittämisessä. Ensimmäisen tutkimustehtävän tutkimuskysymykset: Mitä välineitä tietojärjestelmä tarjoaa toiminnalle? Miten työyhteisö käyttää järjestelmän mahdollisuuksia? Miten järjestelmä tukee toimintaa ja millaisen yhteistoiminnan se mahdollistaa? Miten järjestelmä vaikuttaa laajemmin työyhteisön toimintaan? Toisen tutkimustehtävän tutkimuskysymys: Minkälaisia ongelmia käyttäjät kokevat, kun he käyttävät yhteistyö- ja opiskelujärjestelmiä työnteon ja työssä oppimisen tukena? 2.2 Tutkimusaineisto ja -menetelmät Tietojärjestelmän käyttö on sidoksissa sitä käyttävän työyhteisön toimintaympäristöön. Järjestelmän käyttöönotto edellyttää tietoa tästä ympäristöstä, jotta järjestelmä tukisi yhteisön jäsenten työtä. Kahdessa kohdeorganisaatiossa, Suomen puolustusvoimissa ja globaalissa teknologiayhtiössä, kerättiin aineistoa pääasiallisesti teemahaastatteluilla. Lisäksi tutustuttiin tutkimuskohteena olleisiin järjestelmiin ja niiden käyttöä koskevaan dokumentaatioon. Tutkijat myös osallistuivat kohdeorganisaatioissa järjestettyihin käyttötilaisuuksiin ja tutkittuja järjestelmiä koskeviin seminaareihin. Kumpaakin tutkimustehtävää varten kerättiin oma haastatteluaineisto molemmissa organisaatiossa. Tehdyt haastattelut on esitetty taulukossa 1. Tarkemmat tiedot haastatelluista henkilöistä on kerrottu kunkin tutkimustehtävän yhteydessä luvuissa kolme ja neljä. Haastatteluaineisto kerättiin kesän 2006 ja kevään 2007 välisenä aikana. Vaikka tutkimustehtävät edustavat erilaisia näkökulmia ja kummassakin on eri haastatteluteemat, aineistot tukevat toisiaan. Kumpikin tutkija analysoi haastatteluaineistonsa sisällönanalyysin menetelmillä. 3

Taulukko 1. Tutkimushankkeessa haastatellut henkilöt. Puolustusvoimat Teknologiayritys Yhteensä Tutkimustehtävä 1 15 haastateltavaa 16 haastateltavaa 31 haastateltavaa Tutkimustehtävä 2 15 haastateltavaa 12 haastateltavaa 27 haastateltavaa Yhteensä 30 haastateltavaa 28 haastateltavaa 58 haastateltavaa 2.3 Kohdeorganisaatiot ja tutkittavat yhteistyö- ja opiskelujärjestelmät Kohdeorganisaatioissa tutkittiin erilaisten teknologisten yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien käyttöä. Puolustusvoimissa tutkittiin verkko-oppimisympäristön käyttöä täydennyskoulutuksessa ja globaalissa teknologiayrityksessä virtuaalisen kokousjärjestelmän käyttöä henkilöstökoulutuksessa. 2.3.1 Puolustusvoimien verkko-oppimisympäristö Suomen puolustusvoimissa tutkittiin verkko-oppimisympäristö Koulutusportaalin Verkkosotakoulun käyttöä. Puolustusvoimien henkilöstöön kuului vuoden 2006 lopussa 15 800 vakinaista työntekijää, joista 45 prosenttia oli siviilityöntekijöitä. Miespuolisia työntekijöitä oli 75 prosenttia, tosin sotilasammattihenkilöstöstä miehiä oli 85 prosenttia. Upseereista noin 80 prosentilla oli ylempi korkeakoulututkinto. (Puolustusvoimien henkilöstötilinpäätös 2006.) Puolustusvoimien muista tietojärjestelmistä poiketen Koulutusportaali toimii internetissä eli julkisessa verkossa, jossa on lisäksi sähköposti ulkopuolisiin tahoihin yhteydenpitoa varten. Puolustusvoimien hallinnollisessa sisäverkossa puolestaan valmistellaan kaikki viralliset asiakirjat, ja siihen kuuluu myös sisäinen sähköpostijärjestelmä. Verkot on rakennettu erilleen, koska sisäverkossa käsitellään myös salaista tietoa. Suurin osa puolustusvoimien työntekijöistä työskentelee sisäverkkoon yhdistetyllä tietokoneella, ja julkista verkkoa varten tarvitaan toinen tietokone. Niinpä monilla työntekijöillä ei ole ollut pääsyä julkiseen verkkoon omalta työpisteeltään, vaan he ovat päässeet internetiin yksikköjen oppimiskeskuksista. Tietojärjestelmiä ollaan integroimassa yhteen verkkoon, joka tarjoaisi välineet sekä työhön että opiskeluun ja yhdistäisi siten työskentely- ja oppimisympäristön. Tutkimuskohteena oli puolustusvoimien verkko-oppimisympäristön käyttö monimuotoopetuksena toteutettavalla täydennyskoulutusjaksolla, joka on suunnattu kaikille puolustusvoimissa noin 10 vuotta palvelleille, Maanpuolustuskorkeakoulussa sotatieteiden maisteriksi valmistuneille upseereille. Tämä esiupseerikurssi on vuoden mittainen, minkä aikana osallistujat opiskelevat sotatieteellisiä jatko-opintoja täyspäiväisesti. Koulutuksen järjestää vuosittain Maanpuolustuskorkeakoulun jatkotutkinto-osasto, ja sen tarkoituksena on tarjota upseereille valmiudet työskennellä sodan- ja rauhanajan esikuntatehtävissä. Opetus liittyy puolustusvoimien kolmeen 4

tehtävään: maanpuolustukseen, muiden viranomaisten tukemiseen sekä kansainväliseen kriisinhallintaan. Opetuksen järjestävät Maanpuolustuskorkeakoulun ainelaitokset: johtamisen, koulutustaidon, sotahistorian, sotatekniikan, strategian, taktiikan ja käyttäytymistieteiden laitokset. Koulutuksesta parhaiten suoriutuvat pääsevät jatkokoulutukseen, joka valmentaa upseereita ylempiin johtotehtäviin. Nämä kaksi koulutusjaksoa muodostavat yhdessä sotatieteellisen jatkotutkinnon. Verkkosotakoulua on hyödynnetty esiupseerikurssilla kahtena vuotena. Aiemmin vuoden kestävään koulutukseen ei kuulunut verkkotuettua opetusta. Ensimmäinen verkkotuettu koulutusjakso (Esiupseerikurssi 58) järjestettiin verkko-oppimisympäristöä hyödyntäen lukuvuonna 2005-2006. Tästä kurssista on julkaistu Mannisen ja Paanasen (2006) tutkimus opiskelijoiden orientoitumisesta verkko-opiskeluun. Tässä raportissa käsiteltävä tutkimus kohdistui toista kertaa verkkotuettua opetusta sisältävään kurssiin (Esiupseerikurssi 59) lukuvuonna 2006-2007. Tässä raportissa kuvataan Esiupseerikurssin 59 opiskelijoiden ja opettajien sekä Koulutusportaalin kehittäjien kokemuksista verkko-oppimisympäristön käytössä. 2.3.2 Globaalin teknologiayrityksen virtuaalinen kokousjärjestelmä Maailmanlaajuisessa teknologiayrityksessä tutkittiin virtuaalisen kokousjärjestelmän käyttöä. Yritys toimi muun muassa Euroopassa, Pohjois- ja Etelä-Amerikassa, Aasiassa ja Tyynenmeren alueilla. Työntekijöitä oli tutkimusajankohtana yli 25 000 ja he työskentelivät yli 50 eri maassa. Henkilöstöstä hieman alle puolet työskenteli Suomessa. Virtuaalinen kokousjärjestelmä hankittiin asiakaskoulutuksen välineeksi tavoitteena koulutuskustannusten alentaminen ja koulutukseen osallistumisen joustavuuden lisääminen, ja se valittiin vaihtoehtoisten järjestelmien arvioinnin perusteella vuonna 2002. Kokousjärjestelmän käyttäminen asiakaskoulutuksessa ei kuitenkaan onnistunut suunnitellulla tavalla. Sen sijaan johtoryhmät alkoivat järjestää virtuaalisia palavereja järjestelmän välityksellä. Tähän vaikuttivat myös organisaation tiukentuneet säästötavoitteet matkakustannusten vähentämiseksi, ja vähitellen erilaiset hajallaan työskentelevät ryhmät ottivat järjestelmän työvälineeksi. Järjestelmää ryhdyttiin siis käyttämään vähitellen, kunnes se saatiin koko organisaation laajuiseen käyttöön vuoden 2005 aikana. Silloin se yhdistettiin osaksi yrityksessä käytössä olevaa sähköposti- ja tietokantajärjestelmää. Järjestelmän käyttöönottoa on kuvattu tarkemmin hankkeen esitutkimuksessa (Korpelainen & Vartiainen 2007). Virtuaalisen kokousjärjestelmän avulla voi toimia joko samanaikaisesti, esimerkiksi osallistumalla reaaliajassa pidettävään koulutustilaisuuteen, tai eriaikaisesti, kuten katsomalla ja kuuntelemalla nauhoitettu koulutustilaisuus jälkikäteen itselle sopivana ajankohtana. Virtuaalisiin tilaisuuksiin voi osallistua internetiin kytketyllä tietokoneella, jossa on mikrofoni tai kuulokemikrofoni äänen lähettämistä ja vastaanottamista varten. Myös web-kameraa on mahdollista käyttää. Kokousjärjestelmä siirtää äänen internetin välityksellä (Voice over IP). Järjestelmää käytetiinn yrityksessä pääasiallisesti sähköisten 5

neuvottelujen ja lyhyiden koulutusten välineenä. Tutkimuksen teon aikaan yrityksessä järjestettiin kokousjärjestelmän avulla erilaisia tilaisuuksia keskimäärin 1 200 kpl kuukaudessa ja niihin osallistui noin 3 500 henkilöä kuukaudessa. Organisaatio seuraa järjestelmän käyttöä, ja tilastojen mukaan yksittäiset henkilöt saattavat käyttää kokousjärjestelmää jopa kahdeksan tuntia viikossa. Tässä tutkimushankkeessa keskityttiin tarkastelemaan virtuaalisen kokousjärjestelmän käyttöä yrityksen sisäisessä myyntikoulutuksessa kahdessa liiketoimintayksikössä. Koulutus on suunnattu myyntihenkilöstölle, ja yleensä se käsittelee uutta tuotetta tai tuotepäivitystä. Yrityksen kasvamisen myötä myytävien tuotteiden määrä on lisääntynyt, ja on pyritty asiakaskeskeiseen myyntiin. Koska kaikki myyjät eivät enää ole tiettyjen tuotteiden asiantuntijoita, vaan heillä on myytävänä suuri määrä tuotteita, tarvitaan kattavaa tuotekoulutusta. Koulutuksen tavoitteena on laajentaa alueellisen myyntiverkoston tietämystä tuotteista sekä ohjata tuotteiden myyntiä ja markkinointia. Myyntikoulutus pyrittiin järjestämään molemmissa liiketoimintayksiköissä virtuaalisen kokousjärjestelmän avulla kerran kuukaudessa. Toisessa yksikössä koulutus järjestettiin Euroopan alueen myyjille, toisessa yksikössä järjestettiin saman päivän aikana kolme koulutusta Aasian, Euroopan ja Amerikan alueen myyntihenkilöstölle. Koulutuksia pitivät tuotteista vastaavat tuoteasiantuntijat, jotka esittelivät tuotteen tilaisuuteen osallistuville myyjille. Myyntikoulutuksen järjestelyistä vastasivat koordinaattorit sekä johtajat. Tässä raportissa kerrotaan näiden myyjien ja tuoteasiantuntijoiden sekä koordinaattorien ja johtajien kokemuksista. 6

3 Kehittyvän käytön malli yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien arviointiin Tässä luvussa kuvataan tutkimustehtävän 1 teoreettista taustaa, tutkimuksen toteuttamista sekä tuloksia. Tutkimuksen tavoitteena oli tutkia, miten yhteistyö- ja opiskelujärjestelmät tukevat toimintaa ja oppimista kahdessa kohdeorganisaatiossa. Luku alkaa johdannolla aiempiin tutkimuksiin yhteistyöjärjestelmien käytöstä organisaatioissa. Seuraavaksi kuvataan tutkimuksen aikana kirjallisuuden pohjalta muodostettua kehittyvän käytön mallia yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien arviointiin. Mallin näkökulmat muodostavat tutkimusta ohjanneet tutkimuskysymykset. Tämän jälkeen kerrotaan tutkimusaineistosta ja -menetelmistä sekä aineiston analysoinnista. Luvun pääosan muodostavat kaksi tapauskuvausta (kappaleet 3.5 ja 3.6) kohdeorganisaatioissa toteutetun tutkimuksen tuloksista. Lopuksi näitä löydöksiä analysoidaan kehittyvän käytön mallin näkökulmista käsin sekä arvioidaan mallin soveltuvuutta yhteistyöjärjestelmien käytön arviointiin. 3.1 Johdanto Tietojärjestelmien käyttö kuuluu nykyään useimpien työntekijöiden arkipäivään. Monia tietojärjestelmiä kuten yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien käyttö on kollektiivista, jolloin ihmisten erilaiset käyttötavat tulevat näkyviksi. Käyttötavat muotoutuvat sen mukaan, miten ihmiset ymmärtävät oman toimintansa suhteessa tietojärjestelmään ja miten muut työyhteisön jäsenet suhtautuvat järjestelmään. Yhtenäiset käyttötavat voivat helpottaa järjestelmän käyttämistä, kun ihmiset tietävät mitä odottaa järjestelmältä. Yhteisten käyttötapojen muodostaminen vaatii kuitenkin yhteistyötä ja pohdintaa, millaisiin tarkoituksiin ja miten järjestelmää kannattaa käyttää. Tietojärjestelmien käyttöönotto voi heijastua työyhteisön toimintaan laajemminkin, mutta siitä johtuvat toimintatapojen muutokset eivät välttämättä ole tarkoituksenmukaisia. Yhteistyöjärjestelmien käyttöönoton ja käytön ongelmana on ollut järjestelmien kehittämisen teknologialähtöisyys. Yhteistyö- tai ryhmätyöjärjestelmät (groupware) käsittävät kaksi tekijää: kollektiivisen työskentelyn ryhmässä (group) sekä teknisen järjestelmän (ware) eli artefaktin ja välineen (Ciborra 1996). Tutkimusten perusteella nämä kaksi maailmaa eivät aina yhdisty organisaatioissa, jos järjestelmät eivät nivelly organisaatioiden käytäntöihin. Tietojärjestelmien teknisten ominaisuuksien kehittäminen ei riitä, vaan niitä tulisi tarkastella toiminnalliselta kannalta (Kaasinen & Norros 2007). Järjestelmät voidaan nähdä osana käytäntöjen muodostamaa kokonaisuutta, inhimillistä toimintaympäristöä. Teknologian korostaminen saattaa myös rajoittaa käsityksen verkkopohjaisista oppimisympäristöistä pelkästään oppimateriaalin sähköiseksi välittämiseksi ja johtaa epätarkoituksenmukaisiin pedagogisiin käytäntöihin (Tynjälä & Häkkinen 2005). Yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien kehittäminen vaatii toimivan teknologian lisäksi myös sitä käyttävien ihmisten toiminnan ymmärtämistä. Esimerkiksi Wheeler ym. (1999) 7

esittävät yhteistyöteknologiaan liittyviä tarpeita ja järjestelmän ominaisuuksia arvioitavaksi sen mukaan, (1) mitä järjestelmällä voidaan tehdä, (2) miten yhteistyötä tehdään järjestelmän avulla, (3) mitä teknologiaa järjestelmien käyttö vaatii ja (4) mitkä ovat organisaation vaatimukset järjestelmän käytölle. Nämä arviointi- ja suunnittelukriteerit sijoittuvat kuitenkin organisaatiotasolle, eivätkä ota huomioon työntekijöiden toimintaympäristöä. Grudinin (1988) mukaan yhteistyöjärjestelmien yhtenä ongelmana onkin ollut, että niiden käytöstä saattavat hyötyä toiset tahot kuin ne, jotka järjestelmiä käyttävät. Päätöksentekijät ovat usein johtajia, joiden on vaikea arvioida järjestelmän lopullista tukea ja soveltuvuutta alaisten työtehtävien kannalta ja näille aiheutuvaa lisätyötä. Yhteistyöjärjestelmien käyttöön organisaatioissa vaikuttavat niin yksilöiden käsitykset teknologiasta ja työstään kuin organisaation menettelytavat, normit ja palkitsemisjärjestelmät (Orlikowski 1992). Verkko-oppimisen menestys riippuu Tynjälän ja Häkkisen (2005) mukaan myös pitkälti organisaation työ- ja oppimiskulttuurista: toiset organisaatiot tukevat erilaisia oppimisen muotoja, toiset taas tarjoavat vain rajallista tukea oppimiselle. Järjestelmien käytön haasteena on myös niiden herkkyys teknisille ongelmille, joiden ilmetessä ihmiset kääntyvät usein käyttämään tuttuja, korvaavia välineitä. Ainoastaan niissä tilanteissa, joissa ryhmätyöjärjestelmä on ainoa mahdollinen tehtävän suorittamiseksi, käyttäjät suostuvat sietämään häiriöitä. (Ciborra 1996) Erityisesti yhteistyöjärjestelmille on tyypillistä käyttötarkoituksen muuttuminen käyttöönoton ja käytön aikana. Ciborra (1996) kutsuu tätä ilmiötä ajautumiseksi (drifting), sillä käytännöt kehittyvät usein yllättäviin suuntiin ja muutokset ovat monien toimijoiden kontrollin ulottumattomissa. Ajautuminen on mahdollista teknologian ollessa avointa ja käyttäjien voidessa puuhailla ja improvisoida järjestelmän parissa suorittaessaan työtehtäviään. Käyttäjien kokeilujen ja oivallusten kautta syntyy Ciborran mukaan uusia työkäytäntöjä, jotka auttavat integroimaan järjestelmää työympäristöön. Yhteistyö- ja opiskelujärjestelmiä tutkittaessa tulisi siis olla tietoinen tutkimuskohteen toimintaympäristöstä. Jotta järjestelmien käyttöönottoa voidaan suunnitella ja käyttöä arvioida, pitäisi ottaa huomioon eri osapuolten, erityisesti järjestelmää käyttävien ihmisten näkemykset. Lisäksi on syytä tiedostaa järjestelmien käytölle tyypillinen käyttötapojen muuttuminen ajan myötä. Näiden järjestelmien tutkimista ja arvioimista varten hahmotellaan seuraavassa kehittyvän käytön mallia, joka pyrkii ottamaan edellä mainitut seikat huomioon. Tämän jälkeen esitellään kaksi tapaustutkimusta yhteistyö- ja oppimisympäristöjen käytöstä. Tapaustutkimuksia analysoidaan kehittyvän käytön mallin näkökulmista ja lopuksi arvioidaan mallin soveltuvuutta järjestelmien tutkimiseen. 3.2 Kehittyvän käytön malli Seuraavassa hahmotetaan tutkimuksen aikana kehitettyä mallia yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien arviointiin toiminnan tukemisen näkökulmasta. Tätä kehittyvän käytön malliksi nimettyä viitekehystä käytetään tutkimusaineiston analysointiin, minkä 8

perusteella pyritään arvioimaan mallin soveltuvuutta tietojärjestelmien käyttötapojen arviointiin. Kehittyvä käyttö viittaa siihen, että yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien käyttötarkoitus ja -tavat muuttuvat usein käyttöönoton ja käytön aikana (Andriessen, Hettinga & Wulf 2003; Ciborra 1996). Järjestelmien käytön ei siis katsota vakiintuvan käyttöönottovaiheen jälkeen, vaan käytön ajatellaan jatkuvasti kehittyvän käyttäjien tutustuessa niihin paremmin ja löytäessä uusia käyttötapoja (vrt. Karsten 1999). Mallin tarkoituksena on kuvata tietojärjestelmien käyttöönotossa ja käytössä muotoutuvia käytäntöjä, jotka muodostuvat ihmisten ja tietojärjestelmien vuorovaikutuksessa organisaatioissa työyhteisön tasolla. Käytännöt ovat henkilöiden ja yhteisöjen tapoja toimia ja käyttää erilaisia välineitä ja ympäristön mahdollisuuksia (Kaasinen & Norros 2007). Toimintaympäristö tarjoaa välineet ihmisten ja yhteisöjen toiminnalle. Toiminnalla on puolestaan aina kohde, joka jäsentää sitä, miten ihmiset näkevät ympäristönsä ja millaisia suhteita ihmisten ja välineiden välille muodostuu (vrt. Engeström 1987). Kehittyvän käytön mallin lähtökohtana on, että yksittäisen ihmisen tapa käyttää tietojärjestelmiä on yhteydessä hänen ymmärrykseensä niin itse järjestelmästä (välineestä) kuin toiminnan kohteesta (vrt. Engeström 1987). Tämä ymmärrys muotoutuu hänen ollessaan vuorovaikutuksessa muiden työyhteisön jäsenten ja tietojärjestelmän kanssa. Yhteisön sisälle muotoutuu usein yhtenäisiä käyttötapoja, jotka ovat sidoksissa niin yksittäisten jäsenten käsityksiin kuin yhteisön normeihin. Mallin (Kuva 1) keskiössä ovat työympäristön muodostamassa toimintajärjestelmässä toimivat tekijät eli ihmiset, joiden työtoiminnalla on joku kohde ja tavoite. Toiminnan kohteet ohjaavat toimintaa ja niitä käsitellään ympäristön tarjoamilla välineillä, kuten tietojärjestelmillä. (Engeström 1999.) Joskus toiminta voi alkaa kohdistua itse välineeseen, esimerkiksi uuden monimutkaisen tietojärjestelmän käyttöön, ja häiritä näin työtehtävän suorittamista. Toimintaa säätelevät myös kuuluminen työyhteisöön sekä yhteisössä vallitsevat säännöt ja työnjako (Engeström 1987). Toimintajärjestelmän osien väliset suhteet ovat siis yhteen punoutuneita ja toisistaan riippuvaisia. Erilaiset jännitteet ja ristiriidat osien suhteissa ovat toisaalta järjestelmän muutosta ja kehittymistä ajavia voimia (Engeström & Miettinen 1999). 9

Mitä välineitä järjestelmä tarjoaa toiminnalle? Miten järjestelmä vaikuttaa laajemmin työyhteisön toimintaan? Tutkiva, varovainen käyttö Välineet Suunnitelmallinen, laajeneva käyttö Tekijä Kohde Tulos Säännöt Työnjako Yhteisö Miten työyhteisö käyttää järjestelmän mahdollisuuksia? Kattava, osallistuva käyttö Miten järjestelmä tukee toimintaa ja millaisen yhteistoiminnan se mahdollistaa? Kuva 1. Yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien kehittyvän käytön malli. Toimintajärjestelmän osien keskinäiset suhteet vaikuttavat siihen, millaisia käytäntöjä työyhteisössä muodostuu. Käytännöt ovat jatkuvassa muutoksessa, kun ihmiset osallistuvat yhteisön toimintaan vuorovaikutuksessa toistensa ja välineiden kanssa. Paikalliset tai yksilölliset käytännöt voidaan omaksua tai mukauttaa yhteisön toimintaan, jos yhteisön jäsenet pystyvät rakentamaan yhteisen ymmärryksen muutoksen tarpeesta ja toteuttamaan sen yhdessä. Eri työyhteisöjen käytännöissä voi myös esiintyä yhteentörmäyksiä, jos yhteisöjen jäsenet toimivat yhteistyössä, mutta eivät jaa käsitystä toiminnan kohteesta tai käyttävät välineitä eri tavalla. Erilaisten käyttötapojen avulla voidaan kuvata järjestelmän käyttöönottoa ja käytön kehittymistä. Karsten (1999) on tunnistanut yhteistyöjärjestelmätutkimuksista kolme erilaista käyttötapaa, joiden välillä järjestelmän käyttö organisaatiossa voi liikkua. Yksi tapa on tutkiva, konservatiivinen tai varovainen käyttö (exploratory, conservative or cautious use), jolloin järjestelmät on suunniteltu vastaamaan olemassa olevia työkäytäntöjä, mutta ne ovat rajoittuneita ja jokseenkin joustamattomia. Toinen tapa, suunnitelmallinen ja laajeneva käyttö (planned and expanding use) kuvaa käyttöä, jossa järjestelmät on suunniteltu tukemaan tiettyjä tehtäviä, mutta myös käytön laajentamista uusiin toimintoihin. Kolmatta tapaa, kattavaa ja osallistuvaa käyttöä (extensive and engaged use) kuvaa käyttäjien aktiivinen rooli järjestelmän kehittämisessä sekä työkäytäntöihin sidottujen järjestelmien laaja käyttö. 10

Käyttötavat kehittyvät työyhteisön jäsenten toiminnassa järjestelmien eli välineiden avulla. Eri puolilla organisaatiota työskentelevien työyhteisöjen ja yksilöiden lähtökohdat järjestelmien käytölle voivat olla hyvin erilaiset. Siten käyttötavat eri työyhteisöissä ja jopa niiden jäsenten kesken voivat olla erilaisia. Järjestelmien käyttöönotto voi laajeta yksilöiden myötä, kun he löytävät uusia käyttötapoja ja innostuvat kertomaan niistä kollegoilleen. Käyttöönotto ei siis välttämättä aina lähde organisaation tavoitteista, vaan kehittyy myös yksilöiden ja yhteisöjen kokeilujen myötä. Käyttötavat voivat myös kehittyä eri suuntiin näiden kolmen tavan välillä. Käyttötapojen eli järjestelmien käyttöön liittyvien käytäntöjen muodostumiseen vaikuttavia tekijöitä tarkastellaan kehittyvän käytön mallissa seuraavista näkökulmista. 1. Mitä välineitä tietojärjestelmä tarjoaa toiminnalle? 2. Miten työyhteisö käyttää järjestelmän mahdollisuuksia? 3. Miten järjestelmä tukee toimintaa ja millaisen yhteistoiminnan se mahdollistaa? 4. Miten järjestelmä vaikuttaa laajemmin työyhteisön toimintaan? Nämä näkökulmat kuvaavat suhdetta teknologian ja työyhteisön toiminnan välillä. Tietojärjestelmä saattaa olla ristiriidassa työyhteisön totuttujen käytäntöjen kanssa, jolloin yhteisön jäsenet voivat ratkaista ongelman joko muuttamalla toimintatapojaan järjestelmää vastaaviksi tai käyttää järjestelmää tavalla, joka mahdollistaa totutut toimintatavat. Tietojärjestelmän joustavuudesta riippuu, kuinka käyttäjät voivat kehittää omia käyttötapojaan. Mikäli tietojärjestelmän koetaan hankaloittavan toimintaa, järjestelmä saatetaan hylätä ja käyttää korvaavia järjestelmiä sen sijaan (Ciborra 1996). Parhaimmillaan järjestelmä on tiedon rakentumisen, välittämisen ja jakamisen ympäristö, jossa yhteisössä toimivat ihmiset voivat rakentaa yhteisiä toiminnan kohteita järjestelmän tarjoamien välineiden avulla. 3.3 Tutkimuskysymykset Edellä esitetyn kehittyvän käytön malli toimii tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä, joka suuntaa empiiristä tutkimusta ja jonka avulla tutkimusaineistoa analysoidaan. Yhteistyö- ja opiskelujärjestelmien tarjoamaa tukea toiminnalle ja oppimiselle organisaatioissa tutkitaan kehittävän käytön mallin näkökulmien avulla, jotka toimivat tutkimuksen tutkimuskysymyksinä: Mitä välineitä tietojärjestelmä tarjoaa toiminnalle? Miten työyhteisö käyttää järjestelmän mahdollisuuksia? Miten järjestelmä tukee toimintaa ja millaisen yhteistoiminnan se mahdollistaa? Miten järjestelmä vaikuttaa laajemmin työyhteisön toimintaan? 11

3.4 Tutkimusaineisto ja -menetelmät Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena kahdessa organisaatiossa, puolustusvoimissa ja globaalissa teknologiayrityksessä. Kaikki tutkimuksessa haastatellut henkilöt on kuvattu taulukossa 2. Taulukko 2. Tutkimustehtävää varten haastatellut henkilöt. Organisaatio Haastatellut henkilöt Haastatellut yhteensä Puolustusvoimat 8 opiskelijaa, 15 henkilöä 4 opettajaa, 3 kehittäjää Teknologiayritys 7 myyntihenkilöä, 16 henkilöä 5 tuoteasiantuntijaa, 2 koordinaattoria, 2 johtajaa Yhteensä 31 henkilöä Puolustusvoimissa tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluin, tutustumalla verkkooppimisympäristö Koulutusportaalia koskevaan dokumentaatioon ja Esiupseerikurssi 59:n verkkototeutukseen oppimisympäristössä sekä osallistumalla oppimisympäristöä käsitteleviin seminaareihin. Puolustusvoimissa haastateltiin 15 henkilöä heidän kokemuksistaan verkko-oppimisympäristön käytöstä koulutuksessa ja työn tukena. Haastateltavista kahdeksan oli Esiupseerikurssi 59:n opiskelijoita, neljä opettajia ja kurssin hallinnoijia sekä kolme järjestelmän kehittäjiä, jotka kaikki kuuluivat puolustusvoimien palkattuun henkilökuntaan. Haastattelut tehtiin pääsääntöisesti haastateltavien työpaikalla, opiskelijoiden haastattelut järjestettiin Maanpuolustuskorkeakoulussa lähiopetuksen yhteydessä. Globaalissa teknologiayrityksessä tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluin ja havainnoiden. Havainnointiin kuului osallistuminen myyntikoulutuksiin. Yrityksessä haastateltiin 16 henkilöä kahdelta liiketoimintalinjalta heidän kokemuksistaan virtuaalisen kokousjärjestelmän käytöstä koulutuksessa ja työn tukena. Haastateltavista seitsemän oli myyntikoulutukseen osallistuvia myyntihenkilöitä, viisi koulutuksen tuoteesittelijöinä toimineita tuoteasiantuntijoita, kaksi koulutuksen koordinaattoreita ja kaksi koulutuksesta vastaavia johtajia. Toisen liiketoimintalinjan työntekijöitä oli haastateltavien joukossa kymmenen ja toisen työntekijöitä oli kuusi. Haastatelluista myyntikoulutuksen osallistujista ja tuote-esittelijöistä kuusi oli suomalaisia ja kuusi ulkomaalaisia muista Euroopan maista. Teemahaastatteluista neljä tehtiin puhelimitse ja 12 tutkittavan virtuaalisen kokousjärjestelmän välityksellä. Kuusi haastattelua tehtiin englannin kielellä, joka oli vieras kieli niin haastateltaville kuin haastattelijallekin. Molempien tapausten teemahaastattelut nauhoitettiin ja litteroitiin sanatarkasti tekstiksi. Haastatteluaineisto analysoitiin laadullisen sisällönanalyysin menetelmillä. Analyysi 12

aloitettiin lukemalla haastattelut läpi ja kirjoittamalla niistä lyhyt kuvaus aineistosta nousevien teemojen mukaan. Tämän jälkeen aineisto koodattiin Atlas-ti-ohjelman avulla. Koodit perustuivat osittain kehittyvän käytön mallin tutkimuskysymyksistä johdettuihin haastattelukysymyksiin, osa koodeista syntyi analyysin aikana. Koodattua aineistoa alettiin sitten tiivistää ryhmittelemällä koodit niitä yhdistävien teemojen alle ja kokoamalla jokaisen haastateltavan kokemukset erikseen näihin koodeihin liittyen. Tämän jälkeen ryhdyttiin kirjoittamaan kaikkien haastateltavien kokemukset yhdistävää tapauskuvausta teemoittain. Tässä vaiheessa päällekkäisiä teemoja yhdisteltiin ja teemoja ryhmiteltiin tutkimuskysymysten mukaisesti. 3.5 Puolustusvoimien verkko-oppimisympäristön käyttö täydennyskoulutuskurssilla Seuraavassa kuvataan puolustusvoimien Koulutusportaalin, erityisesti Verkkosotakoulun käyttöä esiupseerikurssilla haastateltujen henkilöiden kertomien kokemusten ja heidän tulkintojensa pohjalta. Tuloksissa on erotettu haastateltujen opiskelijoiden, opettajien ja järjestelmän kehittäjien näkökulmat erilaisten näkemysten moninaisuuden osoittamiseksi. Ne tuovat esiin järjestelmän käyttöön liittyvät erilaiset kokemukset ja käsitykset. Tuloksissa on pyritty erottamaan, milloin kuvataan koko Koulutusportaaliin, milloin Verkkosotakoulun käyttöön liittyviä asioita. Haastateltavien puheesta poimituissa otteissa saatetaan kuitenkin puhua Koulutusportaalista, vaikka viitattaisiin vain sen yhteen osaan Verkkosotakouluun. Ensimmäiseksi kuvataan verkko-oppimisympäristön pitkällistä kehittämisprosessia puolustusvoimissa. Tämän jälkeen keskitytään Verkkosotakoulun käyttöön Esiupseerikurssilla. Siihen liittyen tuodaan esiin haastateltavien näkemyksiä siitä, miten oppimisympäristön käyttö tukee oppimista ja toimintaa kurssilla sekä millaisia haasteita sen käyttöön liittyy. 3.5.1 Verkko-oppimisympäristön kehittäminen puolustusvoimissa Oppimisympäristön kehittäminen monimuoto-opetuksena on ollut osa puolustusvoimien koulutusjärjestelmän uudistamista. Monimuotokoulutus lähti liikkeelle 1996 monimuotokouluttajien koulutuksesta yhteistyössä yliopistojen kanssa (Kalliomaa 2003). Samoihin aikoihin Ilmatorjuntakoululla alettiin kehittää omaa verkkoympäristöä, josta muodostui teknisen ympäristön pilotti, Milnet-portaali. Portaaliin oli tarkoitus kerätä eri opettajien tekemää materiaalia, ja sitä käytettiin mm. kertausharjoituksissa, joiden yhteydessä tutkittiin myös verkko-opiskelun tuloksia (Ilmatorjuntaupseeri 2001). Verkkotuetun monimuoto-opetuksen kehittämisessä tekniset ja pedagogiset näkökulmat kulkivat siis rinnakkain, mutta niiden integrointi oli vähäistä. Puolustusvoimissa haluttiin kehittyä osana suomalaista tietoyhteiskuntaa ja kehittää valtakunnallista ympäristöä monimuoto-opetuksen tueksi. Tätä valmistemaan perustettiin vuonna 2000 Avoin opiskelu- ja työskentely-ympäristön kehittämisohjelma (AVOT). Ohjelmaan kuului niin 13

oppimisympäristöjen tekninen kehittäminen kuin verkko-oppimisympäristöjen opetusmenetelmien kehittäminen. (Kalliomaa 2003.) AVOT-ohjelma ja sen seuraaja, vuonna 2005 alkanut Oppimisympäristöt-kehittämisohjelma ovat osa puolustusvoimien henkilöstöstrategiaa ja palkatun henkilöstön osaamisen kehittämisen strategiaa, jotka ohjaavat kulttuurillista ja toiminnallista muutosprosessia (Manninen & Paananen 2006). AVOT-kehittämisohjelma jaettiin kolmeen hankkeeseen: (1) oppimis- ja työskentelyympäristöjen tekniseen kehittämiseen, josta vastasi Puolustusvoimien Koulutuksen Kehittämiskeskus (nyk. Maanpuolustuskorkeakoulun täydennyskoulutus- ja kehittämiskeskus); (2) verkko-oppimisympäristöjen opetusmenetelmien kehittämiseen, josta Maanpuolustuskorkeakoulu oli vastuussa; ja (3) avointa tietoverkkoa käyttävään reservin koulutuksen kehittämiseen, joka oli pääesikunnan asevelvollisuusosaston vastuulla. Hankkeeseen ei perustettu omaa projektiorganisaatiota, vaan kehittämistyöhön osallistuvat tekivät sitä muun työnsä ohella. Maanpuolustuskorkeakoulun tavoitteena on ollut opetusmenetelmien kehittämisen perustuminen tutkittuun tietoon. (Kalliomaa 2003.) Niinpä AVOT-hanketta on tutkittu eri näkökulmista: Kalliomaa (2003) teki väitöskirjansa verkkopohjaisen monimuoto-opetuksen kehittämisestä, ja Paananen, Tura ja Jauhiainen (2004) tutkivat AVOT-ohjelman toteutumista joukko-osastoissa. Oppimisympäristön tekninen kehittäminen edistyi siten, että Milnet-portaali korvattiin puolustusvoimien koulutusportaalilla (KOPO) vuonna 2003. Se tarjoaa verkkotuettua monimuoto-opetusta niin puolustusvoimien henkilökunnalle, varusmiehille kuin reserviläisille eli mahdollisia käyttäjiä olisi näistä ryhmistä noin 400 000. Lisäksi yli 15- vuotiaat Suomen kansalaiset voivat rekisteröityä oppimisympäristöön (https://www.milnet.fi/). Koulutusportaali käsitti tutkimuksen tekemisen aikaan neljä osaa: verkko-opetusta itseopiskelukursseina ja monimuoto-opetukseen sisältyvinä etäopiskelujaksoina tarjoavan Verkkosotakoulun, tiedonhakuun tarkoitetun tietopankin, osaamisen ja koulutustarpeiden kartoituksen sekä sähköpostin. Puolustusvoimien työntekijöilleen tarjoaman toisen internet-sähköpostipalvelun takia Koulutusportaalin sähköposti kuitenkin poistettiin käytöstä kesällä 2007. 3.5.2 Verkkosotakoulun käyttö esiupseerikurssin opetuksessa Verkkosotakoulu oli esiupseerikurssilla käytössä toista kertaa tutkimusta tehtäessä. Esiupseerikurssilla opetus järjestetään ensimmäisellä lukukaudella lähi- ja etäopetuksena muutaman viikon pituisina jaksoina, toisella lukukaudella lähiopetus painottuu opetettavien aiheiden takia. Lähiopetukseen kuuluu myös erilaisia ryhmätöitä ja harjoituksia. Kurssin tavoitteiden mukaan Verkkosotakoulu on syksyn etäjaksoilla kurssin päätyökalu, ja kevään lähiopetuksessakin sen tulisi olla tärkeä työkalu. Syksyn etäjaksojen aikana opiskelijat opiskelevat hajautuneina ympäri Suomea ja käyttävät oppimisympäristöä työpaikalla, kotona ja oppimiskeskuksessa. Suuri osa opiskelijoita on muodostanut alueellisia opintopiirejä, joissa he tekevät yhdessä ryhmätöitä ja pohtivat opiskeltavia asioita. Kaikki opiskelijat saavat koulutuksen ajaksi kannettavat tietokoneet käyttöönsä, joten he voivat valita opiskelupaikkansa omien tarpeidensa mukaan. 14