KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT

ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI ILMOITUSLIITE Ekologinen tapahtuma Ympäristövastuullisuus on verkottumista Elämyksellisyys Kun mielenkiinto herää oppi menee perille Yritysliikunta Liikunnasta yhteisöä tukeva voima N:o 3 / Maaliskuu 2010 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT 8 KULMAKIVEÄ TOIMIVAAN TAPAHTUMAAN Sedu Koskinen Tuottavuutta tapahtumiin Jethro Rosted Yhteys syntyy kasvotusten Marco Bjurström Avaa kuulijoiden mielet ja sydämet AUTA HAITIA VASTAAMALLA KYSELYYMME TARINA TOTEUTTAA STRATEGIAN KUVA: ISMO HENTTONEN Jari Sarasvuo: Tarinan avulla johdetaan sydämiä. Ja se joka johtaa sydämiä - sitä on mahdotonta pysäyttää

2 ilmoitusliite tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti haasteita Lähes alalla kuin alalla eletään taloudellisesti haastavia aikoja. Harvassa ovat yritykset joiden liikevaihto parantui aiemmasta viime vuonna ja harva uskaltaa budjetoida merkittävää kasvua tällekään vuodelle. Järjestä onnistunut tapahtuma kustannustehokkaasti Tällä hetkellä valtaosassa yrityksiä fokus on suunnattu tuloskunnon parantamiseen, mikä vaatii monesti leikkauksia kulupuolella, mutta myös harkittuja investointeja. Harkittuihin investointeihin kuuluvat olennaisesti kokous- ja yritystapahtumat. Oli kyseessä sitten oman henkilökunnan, asiakaskunnan tai muiden sidosryhmien tarpeisiin suunnatut tapahtumat, niiden tarpeellisuutta arvioidaan varmasti entistä kriittisemmin. Tapahtumien järjestämisbudjetit ovat tiukentuneet ja samalla panostuksella kuin aiemmin tulisi saada järjestettyä vähintään yhtä hyviä tilaisuuksia kuin aiemmin. Jostain pitää kuitenkin tinkiä. Selvitä todellinen arvo Tapahtuman tavoitteen ja 1 budjetin ollessa selvillä tulee ratkaista tapahtuman toteutus kenen toimesta ja missä se järjestetään? Kuinka pitkälle pärjätään oman yrityksen voimin ja kuinka paljon pitää hyödyntää alihankintana ostettavia palveluita? Pilkottaessa asioita vielä pienempiin palasiin tulee kyseeseen kutsuprosessi, ohjelmasisältö, tarjoilut, tilajärjestelyt, tarvittava tekniikka, jne. Liikkuvia palasia on siis paljon ja tapahtuman tavoitteena on tuottaa joko suoraan tai välillisesti niin merkittävää lisäarvoa järjestävälle yritykselle, että tapahtuman järjestäminen on oikeasti perusteltua. Näin ollen perusteellisen suunnittelun tarve korostuu ja vanha sanonta hyvin suunniteltu, on puoliksi tehty nousee todelliseen arvoonsa. Sedu Koskinen Hallituksen puheenjohtaja, SK Entertainment Group Oy Omiin kykyihin luottamiseen kuuluu olennaisesti kyky luottaa muiden kykyihin. Käytännöllisyys tulee tarpeeseen Edustaessani ravintola-alaa 2 en voi olla nostamatta esille ravintoloiden tarjoamia kustannustehokkaita vaihtoehtoja erilaisten kokous- ja yritystapahtumien järjestämistä varten. Ensinnäkin ravintolat sijaitsevat pääsääntöisesti hyvin keskeisillä paikoilla ja niihin on hyvät julkiset liikenneyhteydet. Toiseksi ravintolat sisältävät pääsääntöisesti kaikki mitä tapahtumat tarjoiluja anniskelupuoleltaan vaativat sekä ammattitaitoisen henkilökunnan. Kolmanneksi suurin osa ravintoloista on tänä päivänä varustettu moderneimmilla ääni- ja valoratkaisuilla, jotka auttavat ja vähentävät oleellisesti myös tilaisuuksien somistustarpeita. Kaikki em. elementit ovat ravintoloissa valmiiksi ja asiakasyrityksen käytettävissä yhdellä puhelinsoitolla sen sijaan, että kaikki palvelut tilattaisiin eri toimittajilta. Taloudellinen ja ajankäytöllinen säästö on jo tässä vaiheessa muodostunut merkittäväksi. Luota muidenkin kykyihin Sen olen yli 20 vuotta kestäneen yrittäjäurani aikana op- 3 pinut, että kaikkea ei voi osata tai hallita itse ja järkevä toimintojen ulkoistaminen on kaiken A ja O. Ohjeeni tapahtumia suunnitteleville yrityksille onkin arvioida ensin omat resurssit - mitä pystyy tekemään itse ja missä asioissa tulee turvautua ulkopuolisten tahojen tarjoaman ammattitaidon puoleen. Päästessä oikeaan suhteeseen oman ja muiden tekemisen osalta saavutetaan paras ja varmasti myös kustannustehokkain lopputulos tapahtumia järjestettäessä. suosittelemme sivu 4 Susanna Miekk-oja Varallisuudenhoitaja Se aika, jonka asiakkaat meille antavat, on hyvin arvokasta. Ihmisille tulee antaa viihtyisä ja hyödyllinen tilaisuus kiitokseksi heidän ajastaan. Johtajuus s. 8-9 1. Yrityksen kulttuuri määrittää toteutuuko strategia ja kulttuurin luovat tarinat. Sopiva kokouspaikka s. 12 2. Asiantuntijat kertovat miten ja millainen kokouspaikka kannattaa valita omaa kokoustaan varten. Autamme lukijoitamme onnistumaan! kokoukset ja yritystapahtumat N:o 3, maaliskuu 2010 Julkaisija: Suomi Mediaplanet Oy Unioninkatu 18, 00130 Helsinki Liiketoimintajohtaja: Sauli Asikainen Toimituspäällikkö: Eveliina Hämäläinen Layout: Lii Treimann Business Developer: Edvard Groundstroem Vastuussa tästä numerosta Projektipäällikkö: Timo Liuski Puhelin: 09-565 84 024 E-mail: timo.liuski@mediaplanet.com Jaetaan Helsingin Sanomien liitteenä 13.3.2010 www.mediaplanet.com Mediaplanetin liikeidea on luoda yhteistyökumppaneilleen uusia asiakkaita. Konseptimme perustuu korkealaatuiseen toimitukselliseen sisältöön, joka saa lukijamme toimimaan.

INSPIRAATIO VINKKI TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI 1 KULMAKIVI ILMOITUSLIITE 3 LAAJA NÄKÖKULMA PANOSTUS Yritystapahtumiin käytetään aikaa ja varoja - panosta onnistumiseen Suomessa kokoustetaan paljon ja järjestetään yritystapahtumia moniin tarkoituksiin. Jokainen kokous ja jokainen tapahtuma luo osaltaan kuvaa yrityksestäsi. Millaisen kuvan haluat antaa työntekijöillesi? Entä asiakkaillesi? Mitä mielenkiintoisemman ja miellyttävämmän yhteisestä tapahtumastanne luot, sitä parempi on myös yrityksestänne mieleen jäävä kuva, puhumattakaan tapahtuman tuloksista. PHOTO: ISTOCKPHOTO.COM Löydä avaruutta ajatteluun Ahvenanmaalta Merellinen miljöö, Ahvenanmaan hurmaavat maisemat ja toimivat tilaratkaisut yhdistyvät Alandicassa, joka on maamme uusin kongressikeskus. Ahvenanmaa on ainutlaatuinen paikka järjestää erilaisia tapahtumia seminaareista kokouksiin, kertoo Alandican Eija Pajunen. Ympäristön vaikutus kokouksen onnistumiselle on yllättävän suuri. Kun hypätään pois tutuista ympyröistä inspiroivaan miljööseen, näkee oman bisneksen uusin silmin. Työnteko on tehokasta, kun voi keskittyä itse asiaan ja järjestelyt on annettu osaaviin käsiin. kuva: www.aland.com Nauti merellisestä miljööstä keskellä kaupunkia Alandica sijaitsee idyllisellä paikalla aivan Maarianhaminan keskustassa vain kilometrin päässä laivaterminaalista ja 5 minuuttia lentokentältä. Laivamatkan voi hyödyntää työskentelyyn kokouskannella tai rentoutumiseen hyvän ruuan ja tax-free-ostosten parissa. Kiireellisemmällä aikataululla saarimaakuntaan lentää alle tunnissa. Valittavana on kolme päivittäistä edestakaista lentovuoroa. Ahvenanmaa on lähieksotiikkaa parhaimmillaan. Tunnelma on kuin ulkomailla, mutta välimatka on juuri sopivan lyhyt. summaa Pajunen Ahvenanmaan parhaita puolia. Inspiroidu uusista tiloista Alandica on tyyliltään pelkistetty ja arkkitehtuuriltaan ilmava. Uniikkeja tiloja voi hyödyntää monella tavalla. Valittavana on 11 erilaista tilaa 12 hengen neuvotteluhuoneesta 600 hengen saliin. Avara maisemalämpiö toimii myös upeana näyttely- ja juhlatilana. Koko taloon mahtuu yhdellä kertaa tuhat vierasta. Naapurina on Ahvenanmaan kuuluisin hotelli Arkipelag. Suuret pinnat ja koko ajan läsnä oleva merimaisema pitävät huolen, että ympäristö on innostava rakennuksen kaikissa kolmessa saarekkeessa. Viime keväänä valmistunut kongressikeskus on varusteltu viimeisimmällä tekniikalla, joten vaativankin tilaisuuden onnistumiselle on parhaimmat mahdolliset edellytykset. Olipa tilaisuuden henki millainen tahansa, pystymme tarjoamaan tarkoituksenmukaiset ja ryhmän kokoon sopivat miellyttävät puitteet. Eija Pajunen lupaa. www.alandica.ax Puhelin 018-24570

4 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI AJASSA OLE LUOVA SÄÄSTÄT AIKAA, RAHAA JA LUONTOA 2 KULMAKIVI LUOVA SUUNNITTELU Kysymys: Mitkä ovat ammattilaisen vinkit onnistuneen tapahtuman järjestämiseen? Vastaus: Yksityiskohtien huomioiminen ja innovatiivisuus kokoontumistapojen suhteen. Maailma kehittyy ja tämä vaikuttaa myös kokousten ja tapahtumien järjestämiseen. Nykyaikaa leimaa se, että ihmisten aika on kortilla ja heille osoitettu informaatiotulva on melkoinen. Huomion saavuttamiseksi tapahtuman tulee olla todella hyvin suunniteltu ja toteutettu eikä haittaa jos osa kokouksista ja tapahtumista hoidetaan virtuaalisesti, jolloin säästetään aikaa, rahaa ja maapalloa. Hyvin suunniteltu on hyvin tehty Susanna Miekk-oja toimii johtajana Sampo Pankin Varallisuudenhoidossa, vastuualueenaan sijoitusmyynnin ja -neuvonnan tuki, johon kuuluu myös asiakastilaisuuksien suunnittelu. Hän on tiiminsä kanssa järjestänyt tapahtumia laajalla skaalalla sisäisistä puhelinneuvotteluista valtakunnallisiin asiakastapahtumiin. Miekk-oja peräänkuuluttaa huolellista valmistelua ja pienimmänkin yksityiskohdan miettimistä. Se aika, jonka asiakkaat meille antavat, on kortilla ja hyvin arvokasta. Asiakastapahtumassa on monia yksityiskohtia, joiden tulee olla tarkasti mietittynä etukäteen. Ihmisille tulee antaa viihtyisä ja hyödyllinen tilaisuus kiitokseksi heidän ajastaan. Miekk-oja kehottaa olemaan ajoissa tapahtuman suunnittelussa ja keskittymään tasapuolisesti tapahtumajärjestämisen kolmeen osaan: suunnitteluun, tapahtumaan ja jälkihoitoon. Tapahtuman jälkeen lupausten lunastaminen on todella tärkeää, painottaa Miekk-oja. Virtuaalitapaamisia kuluttajille Sampo Pankilla on mielenkiintoinen esimerkki asiakkaille suunnatusta tapahtumasta, joka on toteutettu uudella ja raikkaalla tavalla. Pankin konttorit ympäri Suomen kutsuvat säännöllisesti asiakkaitaan tilaisuuteen, jota kutsutaan Taloustunniksi. Jokainen Taloustunti keskittyy tiettyyn aiheeseen ja aiheen asiantuntijoiden puheet lähetetään samanaikaisesti osallistuviin konttoreihin puhelinneuvottelutekniikan Susanna Miekk-oja Varallisuudenhoitaja KUVA: SAMPO PANKKI avulla. Mikäli osallistuja esimerkiksi Kuusamossa haluaa kysyä lisää asiantuntijalta, kuulevat Helsingin osallistujat tämän ja pystyvät myös omalta osaltaan osallistumaan keskusteluun. Virtuaalisuus on tuonut mielenkiintoista keskustelua paikan päällä ja uudenlaista yhteisöllisyyden tunnetta, kuvailee Miekk-oja. Parhaimmillaan Taloustunnilla on ollut tuhat kuulijaa samanaikaisesti ympäri Suomea. Säästöä monella eri tasolla Hyvä puoli virtuaalisessa tapahtumassa on myös se, että ajan tasalla oleva tieto saadaan levitettyä ympäri Suomea yhdellä kerralla. Mikäli asiantuntijat kävisivät useita konttoreita läpi matkustaen, kuluisi siihen paljon aikaa, rahaa ja luontoa, eikä tieto säilyisi ajankohtaisena. Teknisesti Taloustunti toteutetaan teleoperaattorin puhelinneuvottelupalvelun kautta. Miekk-ojan tiimillä on kokemusta niin kokouksen järjestämisestä itse, kuin palveluiden ostamisesta kokonaan ulkopuoliselta ja molemmat ovat hänen mielestään hyviä vaihtoehtoja. Miekk-oja kannustaa tapahtumajärjestäjiä innovatiivisuuteen pieninkin yksityiskohta on tärkeä! KATI HUURTELA 1/3 253 x 119 mm THIRD PAGE FULL WIDTH Seikkailkaa joukolla Erilaisuus kannattaa. Tarjoa henkilöstöllesi ja asiakkaillesi uusia ja sykähdyttäviä tapoja tehdä asioita yhdessä. Ryhmänä koskea laskenut tai mikroautokisan voittanut henkilöstötiimi kokee yhteenkuuluvuuden tunnetta täysin toisella tavalla kuin konferenssitilaan suljettu passiivinen kuuntelijajoukko.

TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI 3 KULMAKIVI ELÄMYKSET TUNNETTA PELIIN Elämyksellisyys on yhdessä osallistumista. Se luo halua ja motivaatiota toimia yhdessä jatkossakin. Panosta oppimistilanteiden tunnetasoon Kun tapahtumat ovat samanlaisia ja moneen kertaa nähtyjä, ei osallistujien huomion kiinnittäminen ole mikään yksinkertainen tehtävä. Kokouksissa istuminen on tylsää, tapahtumat tuntuvat pakkopullalta. Onhan se jo nähty, että mennään luokkahuoneeseen kuuntelemaan luentoa, luetaan monisteita ja kaikki jatkuu ennallaan. Kuitenkin tiedon määrän kasvaessa oppiminen ja muutokset tapahtuvat entistä enemmän tunnetasolla. Siellä se teoria siirtyy käytäntöön, Eteran asiakaspäällikkö Rauli Warto kertoo. Hae elämyksellisyyttä Etera hakeekin vuorovaikutuskoulutuksiinsa elämyksellisyyttä teatterin avulla. Työeläkevakuutusyhtiö on kutsunut yritysten henkilöstöjohtoa teatterin lavalle koulutuksiin, joissa näyttelijät opettavat ja avaavat vuorovaikutuksen maailmaa. Koulutuksissa on ollut hyvä yhdistelmä teoriaa ja harjoitteita, joissa yhdessä ryhmän kanssa harjoitellaan, puretaan koettua ja annetaan palautetta. Näyttelijöitä kutsutaan ihmissielun insinööreiksi, ja kyllä heidän avustuksellaan voi nimenomaan saada taitoja erilaisten ihmisten kohtaamiseen, Warto toteaa. Vuorovaikutuksella tulosta Vuorovaikutustaidoille ja ikäkausijohtamiselle on kasvava tarve työyhteisöissä, joissa vuosikymmenten ammattitaito sekä työkäytänteet kohtaavat erilaisessa kulttuurissa kasvaneet korkeakoulutetut nuoret. Työntekijät eivät ole harmoninen massa, ja siksi syntyy myös paljon törmäyksiä. Muutoksen aikaansaaminen on aina vaikeaa. Teatterin metodeilla ja näyttelijöiden ammattitaidolla on kuitenkin kyky johdattaa näiden tärkeiden kysymysten äärelle ja opettaa sellaista vuorovaikutusta, että hankauskohdista selvitään, Warto kertoo. Tuo hymy huulille Elisallakin on lähestytty asiakkaita elämyksellisyyden kautta. Helsingin IFK:n sponsorina Elisa on pelkän näkyvyyden hakemisen sijasta halunnut tarjota yhteisen tekemisen mahdollisuuksia niin IFK:n faneille kuin omille asiakkailleenkin. Elämykset koskettavat myös tapahtumien ulkopuolella, esimerkiksi Taskupeto-mobiilipalvelun avulla. Taskupeto on kännykään ladattava palvelu, jonka avulla voi seurata IFK:n pelejä sekä tuloksia. Kun IFK tekee maalin, Taskupeto murahtaa. Tällä luodaan elämyksiä ja tuodaan hymy ihmisten huulille, Elisan yritysasiakkaat-yksikön johtaja Pasi Mäenpää kertoo. Elisan ja IFK:n kiinteällä yhteistyöllä haetaan win-win-win-tilannetta. IFK saa osallistuvan sponsorin, Elisa mahdollisuuden testata palveluitaan ja faneille luodaan lisää kokemuksia. Kun kaikki tahot oppivat toisistaan, lisääntyy yhteenkuuluvuuden tunnekin. Elämyksellisyys on yhdessä osallistumista, Mäenpää kokoaa. PÄIVI SURAKKA ILMOITUSLIITE 5 ESIMERKKI Videoneuvottelu nopeuttaa päätöksentekoa ja säästää matkakuluja VAASAN Oy:n ICT manageri Petri Sipolan mukaan videoneuvottelun käyttöönotto tuli heille ajankohtaiseksi organisaatiorakenteen muutoksen yhteydessä. Uudistusten myötä haluttiin lisätä tehokkuutta ja karsia kustannuksia myös palaveri- ja kokouskäytännöissä. VAASAN konsernilla on liiketoimintaa kuudessa maassa. Parin tunnin palaverin vuoksi kaikkien osallistujien matkustaminen on kallista ja aikaa vievää. Siksi lähdimme hakemaan videoneuvottelun hyödyntämisellä säästöä matkakuluihin ja tehokkuutta työajan käyttöön. Koemme videoneuvottelun palvelevan parhaiten juuri muutaman tunnin pituisissa tiimi- ja projektikokouksissa. Muista vertailla tarjouksia Videopalvelun käyttöön otto riippuu projektin laajuudesta ja yrityksen olemassa olevista tietoliikenneyhteyksistä. On hyvä muistaa, että palveluntarjoajilla on eroja: toinen toimii paremmin tietyssä ympäristössä kuin toinen. Tarjous kannattaakin pyytää useammalta toimijalta, opastaa Sipola. Alkuinvestointina palvelun hankkiminen saattaa vaikuttaa kalliilta, mutta se maksaa itsensä nopeasti takaisin, yrityksen muuttaessa käytäntöjään matkakustannuksissaan, muistuttaa Sipola. Tehokkuus Henkilökohtainen kanssakäyminen on edelleen tärkeää, mutta etäneuvotteluilla parannetaan yritysten tehokkuutta ja kannattavuutta.

6 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI AJASSA Järjestä vihreämpi kokous luonto ja liiketoiminta kiittävät Kysymys: Mitä hyötyä ekologisen kokouksen järjestämisestä on yritykselle? Vastaus: Eettisen vastuullisuuden huomioiminen tuo uutta nostetta entistä vihreämpänä toimijana. Ympäristöystävällisen kokouksen pitäminen on monen yrityksen toiveissa, mutta usein kiireessä vihreät ajatukset unohtuvat. Järjestelyissä ei kuitenkaan vaadita kuin omaaloitteisuutta ja tahtoa. Ensin pitää miettiä, missä tapahtuma pidetään. Eli ei lähdetä ilman syytä Lappiin asti lentokoneilla, jolloin hiilijalanjälki suurenee huomattavasti, Vihreä Kulta ja Ratula- ohjelmista tuttu toimittaja Arttu Harkki sanoo. Harkin mukaan ekologinen ajattelutapa lähtee pienistä, konkreettisista asioista. Suunnitteluvaiheessa kannattaa miettiä, mistä voi luopua. Esimerkiksi valaistusta voi aina vähentää, ja materiaalimääriä tiivistää. Samaa mieltä on ympäristömerkinnän asiantuntija Sami Karelahti. Vesipullojen sijaan kokouspaikalle kannattaa tuoda vesikannut, ja on hyvä suosia kestoastioita. Kokousvälineissäkin on ympäristömerkittyjä vaihtoehtoja, Karelahti komppaa. PIENESTÄ KASVAA SUURTA. Tuo kokouspaikalle vesikannut pullojen sijaan ja suosi ympäristövastuullisia kokouspaikkoja. Suosi lähtiloja ja luomua Ekologista tapahtumaa järjestettäessä kannattaa olla yhteydessä lähettyvillä toimivien pienyritysten kanssa. Kokoustarjoiluissa kannattaa suosia lähellä tuotettuja elintarvikkeita ja tuotteita. Paikalliset leipomot ja kondiittorit ja luomutuotteiden suosiminen ylipäätään alentaa ympäristövaikutuksia, Karelahti sanoo. Yritys voi toimia vastuullisesti VINKKEJÄ Laadi jätehuoltosuunnitelma. 1 Erityisesti ulkoilmatapahtumista haaveilevien kannattaa muistaa, että ympäristönsuojelulaissa on erityisiä vaatimuksia suurien tilaisuuksien järjestämiseen. Muista ympäristövastuulliset 2 hankinnat. Kokoustarjoiluissa voi säästää luontoa käyttämällä esimerkiksi posliiniastioita kertakäyttöastioiden sijaan. Kaikkea ei tarvitse printata, ja ympäristöystävällisiä kokoustarvikkeita löytyy. 3 myös järjestämällä kokouksen jossakin ympäristömerkityssä hotellissa tai ravintolassa, missä on kiinnitetty erityishuomiota energia- ja vesikysymyksiin sekä jätehuoltoon. Muista yhteistyö alueellisten toimijoiden kanssa. Ekologisempi vaihtoehto on käyttää paikallisia tuotteita ja palveluja kuin tuoda kaikki itse kaukaa paikalle. Minimoi ympäristövaikutukset. Mieti valaistuksen 4 tarpeellisuutta ja käytä vettä järkevästi. Luo positiivista imagoa ympäristöpolitiikalla ja -ohjel- 5 malla. Yritys ei voi kiillottaa julkisuuskuvaansa vain ekologisella tapahtumalla, vaan muutos pitää lähteä sisältäpäin. Ekogisuus on pitkä prosessi. 4 KULMAKIVI VASTUULLISUUS Myös osa ohjelmapalveluyrityksistä on erikoistunut ympäristövastuullisten kokousten ja tilaisuuksien järjestämiseen. Internetistä www.ymparistomerkki.fi löytyy joutsenmerkityt hotellit ja ravintolat. Suuntaa kohti vihreyttä Tapahtumien tai kokouksen vihreys ei kuitenkaan ole pelkkä imagonkiillotusoperaatio. Karelahti sanoo, että ekologisuus kulkee käsi kädessä yrityksen sosiaalisen ja taloudellisen vastuun kanssa. Yhdessä osaalueet muodostavat yrityksen ympäristövastuun. Yrityksen vihreys on pitkälti kiinni sen omista arvoista. On turha kiillottaa omaa kuvaansa tai ostaa hyvää omaatuntoa ekologisuudella, sillä arvoja ei voi ostaa. Ne täytyy itse oppia ja omaksua. Harkin mielestä ekologisuus tapahtumajärjestämisessä ja yritysten toimintatavoissa on edelleen haaste. Pienellä lisätyöllä ja omaaloitteisuudella päästäisiin jo pitkälle. Uskon, että vihreämpään suuntaan ollaan koko ajan menossa, yksinkertaisesti siksi, että se on järkevää. Jo nyt olemme huomanneet, mitä olemme saaneet aikaiseksi käytöksellämme, Harkki sanoo. Ympäristövastuullisuus onkin pitkälti verkottumista ja yhteistyötä muiden toimijoiden kanssa. Yksikään yritys ei yksinään ole riittävän vahva ja valmis, vaan yhteistyötä tarvitaan jatkossakin, Karelahti tiivistää EEVA LOUKO merkillä Ympäristövihreämpi arki Vihreitä arvoja kannattavat yritykset voivat hakea ympäristömerkkiä toiminnalleen. Merkki myönnetään yritykselle, joka on hakenut Joutsenmerkin käyttölupaa ja joka täyttää kaikki kyseisen tuoteryhmän kriteerin vaatimukset. Esimerkiksi hotellit tai ravintolat voivat hakea toiminnalleen Joutsenmerkkiä, kertoo Ympäristömerkin asiantuntija Sami Karelahti. Lupavaatimuksissa kiinnitetään huomiota yrityksen energiankulutukseen, vedenkäyttöön, jätteiden lajitteluun ja jätehuoltoon sekä kemiallisten tuotteiden käyttöön. Merkkiä haluavaan yritykseen tehdään tarkastuskäynti, ja luvan saamisen jälkeen ympäristömerkin käyttöoikeus on voimassa 3-5 vuotta. Viime vuoden lopussa oli luvan käyttöoikeus noin 200 yrityksellä Suomessa. Tavoitteena on ympäristövaikutusten vähentäminen, toimintatapojen selkeyttäminen ja välillisesti myös taloudelliset säästöt. Eräskin hotelli on säästänyt vuositasolla jopa 17 000 euroa pelkästään tehostamalla vedenkäyttöänsä. Kokouksille ei vielä ole vakiintuneita, omia ympäristömerkkejänsä. Ympäristömerkin saanut yritys voi kuitenkin helposti järjestää vihreän kokouksen jatkamalla hyväksi havaittuja toimenpiteitä kokouksessakin. EEVA LOUKO Valitse kokouspäivänä fi ksumpaa ruokaa Miltä kuulostaa kokous, jossa piristystä ei tarvitse hakea vain kahviautomaatista? Radisson Blu -hotellien piristävä ratkaisu haasteeseen on Smart FOOD. Ajatuksena on tarjota asiakkaalle kokouskokonaisuus, jossa harmonisen ympäristön kruunaa terveellinen ja maukas ruoka. Haluamme tarjota asiakkaille kokouksia, jotka eivät uuvuta, vaan auttavat työntekijöitä ja yrityksiä kohti tavoitteitaan. kertoo kehitysjohtaja Marja-Liisa Järvenpää. Hyvän ruoan tärkeys tilaisuuden tunnelman luojana on kiistämätön, niin myös kokouksissa. Järkiruoka tarkoittaa herkullista ja terveellistä ruokaa sekä virkistäviä välipaloja, jotka sisältävät hyvinvointia edistäviä ainesosia ja valmisteita. Kokousvieraillamme on aina mahdollisuus valita tarjoiluista sisällöltään mahdollisimman terveellinen vaihtoehto. Hyvälaatuinen ruoka virittää aivot vireään tilaan. kertoo Järvenpää. Radisson Blu -hotellien Smart FOOD -ruoasta pääsevät nauttimaan niin kokousvieraat kuin hotelliasukkaatkin, joille terveellinen vaihtoehto on tarjolla myös aamiaisbuffetissa. Terveellinen ei tarkoita meillä ainoastaan fyysisen hyvinvoinnin lisäämistä vaan myös henkisen olon parantamista. Hyvän aamiaisen tarjoamalla mielihyvällä on vaikutuksensa koko päivään. Marja-Liisa Järvenpää uskoo. Järkiruoka ei ole vain salaattia tai vihreää teetä. Fiksusti syöminen kuin tarkoittaa pihistelemisen sijaan makunautintoa, josta nauttii niin keho kuin mieli. Radisson Blu hotellien Smart FOODia voivat olla vaikkapa yrttiliemessä haudutettu lohi pinaatti-versosalatilla, teriyakikananpoika, marinoitu tofu ja avokado tai vaikkapa katkarapumousse. Lasillinen punaviiniä, jossa on terveellistä foolihappoa, sopii hyvin Smart FOOD -ajatukseen. Myös lasillinen samppanjaa kohottaa mielialaa ja saa tunnelman kattoon kokouksessakin, joten se vasta Smart FOODia onkin. Järvenpää vinkkaa. Varaukset ja tiedustelut: puh. 020 1234 700

AJASSA TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI 5 KULMAKIVI TAVOITTEEN- ASETANTA ILMOITUSLIITE 7 Säästöä huolellisella suunnittelulla Kokouksen järjestäjällä oltava hallussaan monen monta yksityiskohtaa, jotta suunnittelu sujuu näppärästi ja nopeasti 1 2 Kysymys: Miten rakennetaan onnistunut tapahtuma, jonka viesti välittyy osallistujille? Vastaus: Panostamalla kommunikointiin sidosryhmien kanssa ja rakentamalla vuorovaikutusta, joka ulottuu niin suunnitteluvaiheeseen kuin tapahtuman jälkeiseenkin aikaan. Tapahtuman järjestämisen yleisin kompastuskivi on ladata liikaa resursseja tapahtuman fyysisiin elementteihin ja unohtaa samalla viestintä sidosryhmien kanssa. Joskus ainoa viestintä mitä tapahtuman osalta toteutetaan on kutsujen lähettäminen. Kuitenkin, mitä enemmän kommunikaatioon satsataan, sitä paremmin tapahtuma onnistuu. Sidosryhmillä on valtavasti tietoa ja ideoita siitä millainen tapahtuman sisällön tulisi olla, kokousalan asiantuntijayrityksen toimitusjohtaja Mika Lehtinen kertoo. Ihmisläheisyys auttaa konkretisoinnissa Helsinkiä kansainvälisenä ja kotimaisena kongressi- sekä kokouskohteena markkinoivassa kaupungin matkailu- ja kongressitoimistossa tunnetaan sama ilmiö. Viestintä on aina haaste. Alussa menee aikaa, että saadaan selvitettyä mistä tapahtumassa on kyse, keitä on mukana ja mitä sillä tavoitellaan. Liputankin vuorovaikutuksen puolesta, sillä ihmisläheisellä otteella selviävät tapahtuman todelliset tavoitteet sekä Tapahtuma on investointi - panosta tuottavuuteen 3 SEURAA PROSESSIA 1. Määritä ensin tapahtuman tavoite, eli maali. 2. Optimoi käytännön järjestelyjen toteutus: mieti mikä on järkevää ulkoistaa, missä voit säästää ja mihin sinun tulee panostaa luovuuttasi. 3. Kun puitteet ovat hedelmälliset, ihmiset viihtyvät ja kommunikointi on tuloksellista. Taustatyö: Ennen kuin varaat kokous tai seminaaripaikkaa, varaudu vastaamaan kysymyksiin: Mikä on tapahtuman päivämäärä? Kuinka paljon on osallistujia? Onko kyseessä puolen päivän vai koko päivän tapahtuma? Tiedot helpottavat myös palveluntarjoajan työtä ja sinulle päästään räätälöimään paras mahdollinen paketti. Kaikki vastaukset edellä oleviin kysymyksiin vaikuttavat osaltaan kulurakenteeseen ja seuraavaan kohtaan. Kilpailuttaminen: Eri palvelutarjoajilla on erilaisia kokouspaketteja. Näkemällä hieman vaivaa ja tutkimalla eri mahdollisuuksia huomaa pian, että hinta rakentuu monella eri tavalla. Eri palveluntarjoajilla saattaa olla samalle palvelulle todella erilaiset hinnoitteluperusteet. Hintaan vaikuttaa mm. ajankohta suosituimpia kokousviikkoja ovat juhlapyhättömät viikot. TAUSTAA niitä parhaiten tukeva toteutus, kertoo kongressipäällikkö Leena Sipilä. Tavoitteenasetannan merkitystä ei voi liikaa korostaa. Tapahtuman luonne tulee rakentaa tavoitteiden ympärille niin, että tapahtumalla saadaan aikaan toivottu käyttäytymisen muutos. Hyvin asetetut tavoitteet lisäävät nimenomaan toivotun vastineen todennäköisyyttä. FAKTAA Kun tapahtuman järjestäjä vastaa itse tapahtuman organisoinnista, juhlat menevät usein ohi juoksevia asioita hoitaessa. Ulkoistaminen tapahtuma-ammattilaiselle mahdollistaa tapahtumaan osallistumisen ja omien asiakkaiden sekä sidosryhmien kohtaamisen. Elämyksellisessä tapahtumassa huomioidaan osallistujien tunteet ja ohjataan tilaisuuden draaman kaarta, jotta viesti välittyy osallistujille tehokkaammin ja saa aikaan halutun muutoksen. Huolella valitut esiintyjät ja Ihmisläheisellä otteella selviävät tapahtuman todelliset tavoitteet Leena Sipilä Kongressipäällikkö Kyllä tapahtuman tilaajalla aina jokin syy tapahtuman järjestämiselle on, mutta se miten tavoitteet konkretisoidaan ja muutetaan tekemiseksi on jo hankalampaa. Kun tapahtuma rakennetaan huolella ja järjestelmällisesti, siitä voi tulla hyvinkin eri näköinen kuin mitä asiakas on alun perin itse ajatellut. Usein siitä tulee myös paremmin tavoitteita palveleva ja mitattava, Lehtinen kertoo. puhujat tukevat tapahtuman viestin läpimenoa ja monipuolistavat tapahtumakokemusta. Myös tapahtuman oheisohjelmaan kannattaa panostaa. Suomessa on runsaasti mahdollisuuksia innovatiivisen ja elämyksellisen tapahtuman järjestämiseen. Finland Convention Bureau (FCB) on valtakunnallisesti toimiva kokous- ja kongressialan organisaatio, joka edistää alan toimijoiden kohtaamista ja jakaa tietoa tapahtumajärjestämisen mahdollisuuksista. Sinua kuunnellaan tarkasti - kiitoksesi merkitsee paljon Helsingin kaupungin matkailu- ja kongressitoimisto tarjoaa puolueettoman markkinapaikan, jossa alalla toimijat ja palvelun hankkijat voivat löytää toisensa. Toimistossa tunnetaan Helsingin tapahtumajärjestämisen kenttä hyvin. Alalla on paljon laadukkaita toimijoita, jotka ovat erinomaisia yhteistyökumppaneita myös suurille asiakkaille. Saamme valtavasti hyvää palautetta, ja järjestään ensimmäisenä kiitetään ihmisiä. Suomessa kuunnellaan tapahtuman järjestäjän toiveita ja rakennetaan kokonaisvaltaisia tapahtumia positiivisella ja välittävällä otteella, Sipilä toteaa. Älä huoli - tulos mitataan ja muistetaan Alalla suhtaudutaan tapahtumiin myös entistä tuloshakuisemmin. Tavoitteet ja mittarit rakennetaan huolella asiakkaan kanssa, jotta tapahtuman ROI on halutulla tasolla. Itse asiassa me emme toimi tapahtumamarkkinointi-bisneksessä. Meidän tehtävämme on parantaa tapahtumatilaajan asiakassuhteita. Onnistunut tapahtuma syventää suhteita ja mitä paremmin asiakassuhteet toimivat, sitä selkeämmin viestit välittyvät, Lehtinen kertoo, ja jatkaa: Tapahtuma on investointi ja siltä saa ja pitää odottaa takaisinmaksua. Hyvin rakennettu tapahtuma lyhentää takaisinmaksun aikajännettä. PÄIVI SURAKKA Sano se ääneen: Ammattimaiselle kokousjärjestäjälle kannattaa selvittää hyvin yksityiskohtaisesti, mitä tilaisuus vaatii. He ovat nähneet tapahtumia laidasta laitaan ja heillä on luultavimmin yksinkertaisia ja kustannustehokkaita ratkaisuja, jotka säästävät sinun aikaasi ja rahaasi. Aikatauluttaminen: Missä aikataulussa hoidat järjestelyt ja millä aikataululla osallistujat joko varmistavat tai peruuttavat osallistumisensa. Kannattaa pitää mielessä varasuunnitelma, mikäli suunniteltu tapahtuma ei houkuta tarpeeksi osallistujia. Kokouspaikoilla on omat peruutusehtonsa ja mitä aikaisemmin varauksensa peruuttaa, sitä suuremmalla todennäköisyydellä välttyy toteuttamatta jääneen tapahtuman maksamisesta osittain tai kokonaan. Vastuunjako: Oli kyseessä sitten suuri tai pieni tapahtuma, on äärimmäisen tärkeää jakaa tarkasti vastuualueet ja työtehtävät. Näin varmistetaan luonnollisesti tapahtuman onnistuminen, mutta myös budjetissa pysyminen on helpompaa, kun on selvät sävelet. Tähän tulee huomioida myös tapahtuman jälkihoito ja markkinointi, jotta maksimoidaan tapahtumaan sijoitettu aika ja raha. KATI HUURTELA

8 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI INSPIRAATIO Kysymys: Mitä yhteistä on Jeesuksen vuorisaarnalla ja Steve Jobsin uusien Apple tuotteiden lanseeraustilaisuuksilla? Vastaus: Molemmat ovat hyödyntäneet tarinan voimaa johtaessaan ihmisiä. Yritystapahtumat - Johtamisen tehokas media JOHTAJALTA JOHTAJALLE JOHTAMISVIESTINTÄ Jeesuksen ja Steve Jobsin (joidenkin mielestä sama henkilö) tapauksien lisäksi historiankirjat pullistelevat esimerkkejä tarinoiden avulla johdetuista ihmisjoukoista. Tarinankertominen on voimakkain, alkuperäinen johtamisen muoto, aloittaa Jari Sarasvuo, jolla on 20 vuoden kokemus tarinoiden voimasta ihmisten johtamisen välineenä. Tarina toteuttaa strategian. Tarina on se, joka muuttaa ihmisten sydämet. Tilaisuus on se hetki, jossa tämä tehdään mahdolliseksi, hän jatkaa. Tarina toteuttaa strategiaa Strategia on niin yritykselle kun yhteisöille eloonjäämisen edellytys. Kysymys kuuluu, kuinka saadaan yksilö sitoutumaan yhteisön strategiaan maksamaan työssään tunnehintaa toteuttaessaan sitä, toisin sanoen tekemään uhrauksia? Sarasvuon mukaan tarvitaan aina kulttuuri, joka tukee strategiaa. Kulttuuri on ihmisten tunteiden, tekemisen ja tulkintojen todellisuus - jaettu tapa ajatella, asennoitua ja arvottaa, Sarasvuo analysoi. Minkään yrityksen strategia ei voi toteutua, ellei kulttuuri tue sitä. Ja kulttuuria elävöittävät tarinat, hän selventää. Sarasvuo muistuttaa, ettei tarina tarkoita satuilua tai fantasiaa, sen tulee olla totta. Tarinat syntyvät yhteisistä kokemuksista ja yhteisöllisyydestä. Johtamisen suurin haaste on se, että ihmisessä oleva tarina estää yrityksen tulevaisuuden toteutumisen. Läpi historian tätä tarinaa on pystytty muuttamaan ainoastaan yhteisessä hetkessä yhteisellä oppimiskokemuksella. Tarina toteuttaa strategian. Tarina on se, joka muuttaa ihmisten sydämet. Jari Sarasvuo Toimitusjohtaja Yhteisessä tilassa syntyy yhteistä ajattelua Kohdatessaan työntekijät yhteisessä tilaisuudessa johtaja synnyttää yhteistä ajattelua. Tilaisuudet ovat tehokkaimpia median muotoja. Kuinka muuten voi johtajan idea ja intohimo toteutua toisten ihmisten kautta, ellei ole mediaa, eli välittävää kanavaa, kysyy Sarasvuo. Jotta yhteinen hetki onnistuu, tulee sille asettaa tavoite toiminnallinen, arjen tekemiseen ja tuloksiin kytkettävä tavoite. Tärkeintä on saada ihmisten sydämet auki, jotta he haluavat tunne-elämän tasolla tehdä parempia valintoja, jatkaa Sarasvuo. Kaikessa johtamisessa on päämääränä se, että ihmiset haluavat muuttaa mieltään että he haluaisivat nähdä yhteisesti tärkeät asiat tärkeinä. Mikäli ei onnistuta synnyttämään ihmiselle tärkeää tunne-elämän tukea, niin silloin on epäonnistuttu. Applen Steve Jobs on ihanne-esimerkki tarinalla johtamisesta. Esiintymisellään ja tarinoiden kautta Jobs hallitsee niin julkisuutta, työntekijöitä kuin kuluttajia. Mitä ikinä teetkin, älä vieraannuta kuulijaa Monesti kuulee sanottavan, että onhan noita kokouksia, palavereja ja seminaareja aina samat naamat ja tyhjänpuhumiset. Sarasvuon mukaan suurin virhe mitä tilaisuuksissa tehdään, on se, että pyritään vaikuttamaan rationaalisen tiedon kautta. Rationaaliseen tietoon perustuva vaikuttaminen, joka kohdistetaan yksilöön, ei juuri koskaan muuta yhteisön kulttuuria. Epäonnistuessaan tilaisuus herättää osallistujassa vieraantuneisuuden tunnetta. Olennaisinta ei ole se, mitä minä ajattelen, eikä se, mitä sinä ajattelet, vaan se, mitä me yhdessä teemme, toteaa Sarasvuo. Niin, pistää miettimään; mikä olisi ollut vaikutus, jos Martin Luther King olisi legendaarisessa I have a dream puheessaan esitellytkin lukuja mustien sorrosta alueittain, prosentuaalisia tuloeroja ja päättänyt kannustamalla että vuoden loppuun mennessä rasismia on 15 prosenttia vähemmän, kunhan jokainen osallistuu talkoisiin? Voiko tarinan ostaa ulkopuoliselta? Totta kai voi. Lahjakkainkaan johtaja ei pysty synnyttämään tarinaa yksin. Suurin osa tarinoista syntyy jo joka tapauksessa yrityksen ulkopuolella, julkisuuden kautta. Monissa tapauksissa on melkein pakko ostaa ulkopuolelta ostetaanhan suunnittelua ja mainontaakin ulkopuolelta. Ostaessasi hyvin tuotetun tilaisuuden, ostat jo tarinan. Tarinan avulla johdetaan sydämiä. Ja se joka johtaa sydämiä - sitä on mahdotonta pysäyttää, päättää Sarasvuo. KATI HUURTELA VINKKI Koe Dipoli! Ihastu Dipolin karheankauniiseen arkki tehtuuriin keskellä Espoon tiede-, talous- ja taide yhteisöä. Nauti omaleimaisista ja toimivista juhla- ja kokous tiloista sekä huipputekniikasta. Luota Dipolin osaavaan ja innovatiiviseen henkilöstöön, jolle tyytyväinen asiakas on sydämen asia. Dipoli kulkee Aallon harjalla. www.dipoli.tkk.fi/kokouspalvelut myyntipalvelu@dipoli.tkk.fi puh. (09) 470 24667 VAIKUTTAMINEN Tunteet Älä pyri vaikuttamaan kuulijoihisi rationaalisen tiedon kautta, ennen kuin tiedät onnistuneesi herättämään tunnereaktion, joka kannustaa oppimiseen ja yhteisiin tavoitteisiin sitoutumista.

6 KULMAKIVI TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI ILMOITUSLIITE 9 OIKEA VIESTINTÄ TARINANKERTOJA Tarinankertominen on voimakkain, alkuperäinen johtamisen muoto, kertoo Jari Sarasvuo, jolla on 20 vuoden kokemus tarinoiden voimasta ihmisten johtamisen välineenä. SOKOS HOTELS PARAS PAIKKA TAVATA Kattavasta, lähes 50 hotellin valikoimastamme Suomessa, Virossa ja Venäjällä löydät helposti sopivan kokouskohteen. Viihtyisät tilat, moderni varustetaso, sujuvat järjestelyt sekä ammattitaitoinen kokoushenkilökunta tekevät Sokos Hotelleista onnistuneen valinnan niin pienten kuin isojenkin tilaisuuksien järjestämiseen. Tehdään yhdessä tilaisuudestasi onnistunut! Tarjouspyynnöt helposti ja nopeasti www.sokoshotels.fi

10 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI AJASSA Oikeat eväät kokoustamiseen 7 KULMAKIVI KOKOUSPAIKKA Kysymys: Miten järjestää onnistunut kokous? Vastaus: Onnistunut kokous on järjestäjänsä näköinen ja etenee jouhevasti. Kasvokkain kokoustaminen pitää pintansa muistakin trendeistä huolimatta. Toimitusjohtaja Jethro Rostedt on konkari kokoustamisessa. Rostedtin mukaan tänä päivänä kokous voikin olla olla minkälainen ja -pituinen tahansa. Tänä päivänä maailma on kokoustamisen suhteen avoin. Siinä missä osa luottaa perinteisempään kokoustamiseen, on nykyään muodissa olevat virtuaalineuvottelut joidenkin mielestä erittäin käyttökelpoistia, Diili-ohjelmasta tuttu Rostedt sanoo. Huumoria pitää olla, ei kukaan jaksa istua viittä tuntia puhumassa pelkästään tylsistä tai vakavista aiheista. Jethro Rosted Toimitusjohtaja Ymmärrä kokouksen luonne Globalisaation myötä kokoustaminen on muuttunut hurjasti, eivätkä aika ja paikka enää korreloi mitenkään. Nykyajan yritysmaailmassa on Rostedtin mukaan normaalia, että toinen osapuoli on valtameren takana kello kolmen aikaan aamulla ja toinen pimeässä Suomessa kahdeksalta aamulla. Rostedt sanoo, että kokouksen luonne riippuu täysin siitä, kuka kokouksen pitää ja kenelle. Esimerkiksi kunnilla ja virastoissa kokoukset pidetään virka-aikana, kun yksityisellä sektorilla kokoukset voivat venyä myöhäänkin. Rostedtin mukaan myös se, onko kokous tarkoitettu yritysjohdolle vai henkilökunnalle, vaikuttaa kokouksen asiasisältöön. Esimerkiksi yritysjohtajien kokouksissa keskustelunaiheet ja agendat täysin erilaiset kuin vaikkapa keskiportaan kokouksissa. Kannattaa miettiä kenelle kokousta järjestää, hän neuvoo. Kutsu kokousvieraat ajoissa Kokousta kannattaa Rostedtin mukaan alkaa suunnittelemaan ajoissa. Jos paikalle on tulossa ulkomailta osanottajia, on hyvä lähettää kutsut jopa kolme kuukautta ennen kokouspäivää. Ihan viimeistään noin neljä viikkoa ennen kokouspäivää olisi hyvä saada kutsut matkaan. Toki tämä riippuu kokouksen luonteesta. Jos kyseessä on vain yrityksen sisäinen kokous, riittää, että on pari viikkoa aiemmin liikkeellä, hän tarkentaa. Nykyään virtuaalimaailman panos on kokousten suhteen suuri. Erilaisten virtuaalikokousten lisäksi tänä päivänä myös kokouskutsut lähetetään usein sähköpostin kautta. Henkilökohtaisesti pidän enemmän oikeiden kutsujen lähettämisestä. Varsinkin, jos kokoukseen kutsutaan yrityksen ulkopuolelta tahoja, niin kyllä vanhanaikainen kokouskutsu on aina tyylikäs vaihtoehto, Rostedt huomauttaa. Selvitä panostuksen tarve Rostedt kannustaa miettimään, mitkä ovat kokouksen tavoitteet ja mitä sillä menetetään, ettei toinen osapuoli istu vastapäätä. Itse toimitusjohtaja luottaa kasvokkain kohtaamiseen. Kasvokkain kokoustamisessa läsnäolo on suurempaa ja kokouksella on enemmän painoarvoa. Ei virtuaalikokouksetkaan ole huono juttu, ne voivat olla ihan yhtä tehokkaita. Ainoa ongelma voi olla kosketuspohjan katoaminen kun toinen näkyy vain ruudulla, hän miettii. Osa kokouksista tapahtuu toimiston ulkopuolella, ja varsinkin aiemmin oli trendikästä lähteä ulos kokoustamaan. Matkalla kokoustaminen on Rostedtin mukaan kaksipiippuinen juttu. Vaikka elämyksellisyydessä on etunsa, tuo kaukana kokoustaminen lisäkustannuksia ja tarpeettomia toimintoja Nykyään taloustilanne on ajanut siihen, ettei mennä enää kovin kauas kokoustamaan. Hyviä puolia muualla kuin toimistolla kokoustamisella toki on: usein kauemmas mentäessä tulee kokoustamisen oheen myös muuta virikkeellistä toimintaa. Mutta itse miettisin sitä, mikä on tarpeellista ja mikä luo lisäkustannuksia, hän summaa. Ole tarkka sisällössä Kokouspaikasta ja ajasta huolimatta tärkeintä on kokouksen sisältö. Rostedt sanoo, että hyvässä kokouksessa pitää olla selkeä johdanto suunniteltuna, sekä looginen etenemisrunko. On hyvä pitää mielessä, että esimerkiksi ulkoa hankitut kokousjärjestäjät luovat vain tapahtuman puitteet, he eivät ole vastuussa kokouksen sisällöstä. Huumoria pitää olla, ei kukaan jaksa istua viittä tuntia puhumassa pelkästään tylsistä tai vakavista aiheista. Olisi hyvä pitää myös taukoja ja rytmittää kokouksen kulkua niin, että käsiteltäisiin vuorotellen raskaampia ja keveämpiä aiheita niin, että kaikkien mielenkiinto pysyy yllä. On myös tärkeää hankkia etukäteen kaikki tarvittavat kokoustarvikkeet ja -tarjoilut, ettei tule yllättäviä noloja tilanteita vastaan, Rostedt summaa. EEVA LOUKO VINKKI Työhyvinvointi- ja virkistyspäiviä työyhteisöille ja muille ryhmille ympäri vuoden. Huippuvälineet, osaavat ohjaajat, hyvä ruoka, persoonallinen ympäristö ja mielekäs toiminta kasvattavat voimavaroja ja vahvistavat ryhmän yhteishenkeä. Tutustu tarjontaamme akkujen lataamisesta talviajoon www.henkilohuoltamo.fi. Se on huollon paikka! Lisätiedot: Irma Juusela, irma.juusela@hel.fi, p. (09) 310 87702 VIRIKKEITÄ Kokous liikeellä Rastila Camping Karavaanikatu 4 00980 Helsinki www.rastilacamping.fi Tiesitkö, että aivot toimivat paremmin kävellessäsi? Lähde tiimisi kanssa kokoustamaan reippaalle kävelylle tunkkaisen toimiston sijaan. Saatte samaan aikaan sekä liikunnan terveysedut että kokouksen tulokselliset edut.

INSPIRAATIO TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI 8 KULMAKIVI ILMOITUSLIITE 11 ILMAPIIRI LIIKUNTAEDUSTA LIIKETTÄ NIVELIIN Sari Wulff Verovirkailija KUVA: RIITTA ROOS Miten verottaja kannustaa työpaikkaliikuntaan? Verottaja tarjoaa veroedun työpaikkaliikunnan! tukemisjärjestelmän avulla. Työnantaja voi kannustaa työntekijöitään kollektiivisen liikuntaedun lisäksi myös omaehtoiseen liikkumiseen. Omaehtoinen verovapaa liikuntaetu nousi vuoden 2009 alussa 400 euroon, ja kattaa liikunnan lisäksi nyt myös kulttuurin. REIPPAILE RIEMUITEN Jokainen on yksilö, jolla on omat lajit ja kiinnostuksen kohteensa, mutta yhdessä tekeminen piristää!. Liikkuen yhteisöksi Kysymys: Miten yhteisöllisyys liikuntamahdollisuuksissa lisää työssä viihtymistä? Vastaus: Yhdessä liikkuminen rakentaa yhteenkuuluvuuden tunnetta, joka parantaa edelleen työyhteisön hyvinvointia. ESIMERKKI Moni työyhteisö yrittää ylläpitää työkykyä ja parantaa työilmapiiriä järjestämällä virkistys- ja tyky-päiviä. Todellisuudessa pelkät yksittäiset tapahtumat eivät vielä riitä työhyvinvoinnin luomiseen. On tärkeää mahdollistaa jokapäiväisen liikunnan mahdollisuus kaikentyyppisille liikkujille, jotta liikunnalla olisi yhteisöä tukeva vaikutus, muistuttaa Itellan Etelä-Suomen liikuntakoordinaattori Hanna Saastamoinen. Saastamoinen vastaa Itellan liikuntaohjelmasta eteläisen Suomen alueella, jossa työskentelee reilut 10 000 työntekijää. Työsarkaa riittää kun liikutettavana on hyvinkin erilaisista työnkuvista koostuva työntekijöiden joukko, joista osa tekee työtään toimistoaikoihin, osa vuorotyönä. Jokainen on yksilö, jolla on omat lajit ja kiinnostuksen kohteensa. Pyrimme tarjoamaan mahdollisuuksia kaikille itellalaisille omaehtoisen liikunnan harjoittamiseen, Saastamoinen kertoo. Anna hyvinvoinnin heijastua Itella tarjoaa liikuntamahdollisuuksia sopimusliikuntapaikkojen avulla. Kuntosalit, uimahallit, palloiluhallit sekä jumppaseurat toimivat liikunnan pohjana, jonka lisäksi tarjotaan lajikokeiluja sekä tuettuja alueellisia ja valtakunnallisia tapahtumia. Itellakonsernin työhyvinvointisäätiö ETUJA Vapaaehtoisesti muodostetuissa liikuntaryhmissä esiintyy usein jäsenten välistä auttamista, tukemista ja asiantuntemuksen jakamista. Pienyhteisöliikunta lisää myös liikunnan harrastamisen jatkuvuutta.d. Työkulttuurilla ja monipuolisella liikuntatarjonnalla voidaan kannustaa työntekijöitä huolehtimaan terveydestään liikunnan keinoin ja samalla nauttimaan toistensa seurasta, yli työtehtävä- ja On tärkeää mahdollistaa jokapäiväisen liikunnan mahdollisuus kaikentyyppisille liikkujille. Hanna Saastamoinen Liikuntakoordinaattori osastorajojen Sosiaaliset tukijärjestelmät lisäävät liikunnan laatua ja määrää.. Terveysliikunta on jokaiselle sopivaa, helposti toteutettavaa ja se edistää fyysistä, psyykkistä sekä sosiaalista terveyttä. Yhdessä asetetut tavoitteet ja onnistumisen kokemukset auttavat jaksamaan ja lisäävät työhyvinvointia sekä yhteisöllisyyttä.. Liikunnassa toisen tukeminen ja itse tuetuksi tuleminen kannustaa johdonmukaiseen ja toistuvaan liikuntaan. Tukemisen kulttuuri heijastuu parhaimmillaan myös työympäristöön. puolestaan täydentää itellalaisten lajitutustumisia massaliikuntatapahtumien myötä. Totta kai oma hyvinvointi heijastuu positiivisesti ympäristöönkin. On hienoa, kun työntekijät esimerkiksi treenaavat yhdessä maratonia varten tai pelaavat porukalla salibandya tähtäimessä Itellan mestaruuskisat, koska yhdessä tekeminen on vapaa-ajalla erilaista verrattuna kiireiseen työaikaan, sanoo Saastamoinen. Ilmapiiristä piristystä Itella panostaa myös henkiseen jaksamiseen muun muassa työhyvinvoinnin työkalujen avulla. HENRY ry:n myönsi Vuoden henkilöstöteko 2009 palkinnon Itellan KaMu-hankeelle. Olemme tuoneet esiin myös sitä näkökulmaa, että jokainen on vastuussa yhteisön henkisestä hyvinvoinnista ja tätä teemaa tulemme tulevaisuudessa entistä voimakkaammin tukemaan eri toiminnoilla. Ilmapiirin ylläpito ei ole pelkästään esimiehen tehtävä, vaan jokainen voi vaikuttaa työyhteisön ilmapiirin rakentumiseen, toteaa Saastamoinen. Hyvä työilmapiiri kannattelee työssä viihtymistä esimerkiksi silloin, kun työntekijä on muuttanut uudelle paikkakunnalle. Saastamoinen on itsekin vaihtanut työpisteensä Oulusta Helsinkiin puolitoista vuotta sitten, ja työpaikkaliikunnan avulla uusi työyhteisö on tullut tutuksi. Itella on suuri yritys, jonka sisällä on mahdollista liikkua ja vaihtaa työpistettä ympäri Suomea. Esimerkiksi muuttamisen yhteydessä monipuolisilla liikuntamahdollisuuksilla on tärkeä rooli sosiaalistumisen edistäjänä, Saastamoinen kertoo. PÄIVI SURAKKA Mitä eroa omaehtoisella ja kollektiivisella liikunnalla on? Omaehtoisessa liikunnassa työntekijä voi har-! rastaa itse valitsemanaan ajankohtana ja valita harrastuspaikan ja tavan useiden eri vaihtoehtojen joukosta käyttämällä työnantajan tarjoamia liikuntaseteleitä tai muita maksuvälineitä. Omaehtoisen liikunnan tarkoitus on tukea työntekijän omaa aktiiviliikuntaa ja se kattaa tavanomaiset lajit, kuten uinnin ja salilla käymisen. Edun piiriin kuuluvat aktiiviliikuntalajit, joiden harjoittaminen tukee työntekijän omaa hyvinvointia. Siten esimerkiksi hieronta tai vauvauinti eivät kuulu edun piiriin. Kollektiivisessa vaihtoehdossa työnantaja valitsee liikkumismuodon ja järjestää sen kaikille työntekijöilleen esimerkiksi omissa liikuntatiloissaan, varaamalla salivuoron joukkueurheiluun tai palkkaamalla jumppaohjaajan. Mitkä ovat verovapaan liikuntaedun ehdot? Liikuntaetu on työnantajan tarjoama lisä, jonka! tarkoitus on tukea työntekijän hyvinvointia ja työssä jaksamista. Siksi omaehtoinen etu on henkilökohtainen eikä sitä voi siirtää toiselle henkilölle. 400 euroon saakka etu on veroton, vaikka toki enemmänkin saa henkilöstölle tarjota veronalaisesti. Kollektiivisen liikuntaedun määrän on oltava kohtuullinen. Toimiiko liikuntaedun kannustevaikutus? Liikuntaetua käytetään! yrityksissä hyvin ja se on erinomainen tapa motivoida ja parantaa työpaikan ilmapiiriä. Nyt kun etu kattaa myös kulttuurin harrastamisen, tukee se lisäksi henkistä hyvinvointia.

12 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI ASIANTUNTIJAPANEELI Juha-Pekka Kärkkäinen Myyntipäällikkö Karl-Magnus Spiik Liikkeenjohdon konsultti, ekonomi Ines Antti-Poika Kongressijärjestäjä Kysymys 1: Miksi järjestäisin kokouksen muualla kuin omassa työpaikassani? Kysymys 2: Millä perusteilla valitsen kokoukselleni sopivan kokouspaikan? Paikan valinnalla on vaikutusta erityisesti sisäisten kokousten luovuuteen ja avoimuuteen. Oikein valittu paikka inspiroi ja antaa idearikkaamman ja vapautuneemmat puitteet asioiden käsittelylle. Työpaikalla keskustelu ja ideointi voi olla väkinäistä ja lopputulokset vähäisiä. Ulkoisille sidosryhmille paikka tapahtumassa toimii myös yhtenä viestintäelementtinä. Sillä voidaan tukea tai pilata tapahtuman tarkoitus ja viesti. Summamutikassa ei tapahtumapaikkaa kannata valita. Kokous tai tapahtuma on tunnepitoinen kokemus, tila ja paikka on tärkeä osa sitä. Kiinnittäisin huomiota tilaisuuden tarkoitukseen, viestiin ja kohderyhmään. Osallistujamäärä rajaa usein paikkoja, mutta hyvällä suunnittelulla voidaan löytää tavanomaisesta poikkeaviakin paikkoja. Myös logistisiin kysymyksiin kannattaa kiinnittää huomiota. Internetistä löytyy kokouspaikkoja ympäri maata ja maailmaa. Lyhyet kokoukset kannattaa järjestää omalla työpaikalla ajansäästön takia. Isommat tilaisuudet, kuten koulutukset ja strategiapäivät on syytä viedä muualle. Viihtyisä tila työpaikan ulkopuolella tarjoaa paremmat edellytykset luovalle toiminnalle ja todelliselle keskittymiselle. Avoin ja innostunut ilmapiiri on vaikeampi saada aikaan asiakkaan tiloissa kuin muualla. Toimiston kiireinen ilmapiiri kulkeutuu kokoustiloihin ja asioitten käsittely on pinnallista. Valinta tehdään aina yhdessä asiakkaan kanssa; itse ehdotan usein hyviksi kokemiani paikkoja. Omia valintakriteerejäni ovat sopiva sijainti kaikkien kannalta, valoisat ja laadukkaat kokoustilat, ammattitaitoinen henkilökunta ja hyvä ruoka. Korostan myös joustavuutta, koska ryhmien tarpeet saattavat muuttua päivien aikana. Hinnallakin on merkitystä, mutta muut asiat ovat tärkeämpiä seminaarin onnistumisen kannalta. Kaikilta työpaikoilta ei löydy kokouksen vaatimia tiloja tai palveluita, eivätkä osallistujatkaan aina tule vain siitä omasta organisaatiosta. Ulkopuolisista kokouspaikoista löytyy sopivien tilojen lisäksi myös tarvittava tekniikka ja kokouspalvelut. Kun itse järjestetään vapaamuotoisempaa tapahtumaa, mielenkiintoinen paikka saattaa olla yksi vetovoimatekijä, joka saa osallistujan tekemään osallistumispäätöksen. Tärkeintä on kokouksen tavoitteen määrittelemi- nen: miksi tapahtuma jär- jestetään? Kokouksen luonne määrittää paikan Suurelle kuulijamäärällsuunnattu seminaari vaatii erilaiset tilat ja palvelut kuin huippujohtajien tapaaminen. Esteettömyys ja ympäristöasioiden huomioonottaminen saattavat vaikuttaa valintaan. Varsinaisten kongressi- ja kokouskeskusten lisäksi useissa hotelleissa on runsaasti korkeatasoisia kokoustiloja. Ravintoloiden kabinetit sopivat pienempiin kokouksiin ja neuvotteluihin. Kysymys 3: Miten järjestän onnistuneen kokouksen muualla kuin toimistollani? Ole ajoissa liikkeellä varausten ja kutsujen kanssa, mieti tarkoitus, kohderyhmä ja aikataulutus, kilpailuta ja vertaile paikat ja palvelut ja varmista hyvät kulkuyhteydet. Tarkista varaus-, maksu,- ja peruutusehdot. Kannattaa käyttää tapahtumajärjestäjää varsinkin isommissa kokouksissa. Näin saat saman katon alta kaikki tarvittavat palvelut ja rautaisen ammattitaidon. Palvelu maksaa itsensä takaisin säästyneinä työtunteina ja puhtaana rahana. Internetin lisäksi useimmilla paikoilla on pätevä henkilökunta, joka osaa opastaa ja neuvoa. Kaikki pienetkin seikat on huomioitava, jotka vaikuttavat kokouksen sujuvuuteen. Jos tilaisuus on vaativa ja vetäjällä on vähäinen kokemus, kannattaa käyttää ammattilaista. Kun kaikki asiat on sovittu, tehdään niistä suunnitelma paperille, joka käydään läpi kokouksen vetäjän kanssa, jotta hän osaa toimia oikein ja informoida osallistujia. Järjestämisessä on otettava huomioon samat asiat riippumatta siitä, järjestetäänkö tapahtuma omissa tiloissa tai ulkopuolisessa kokouspaikassa. Paikan valinnan ja varaamisen jälkeen järjestäjän tulee mm. kutsua osallistujat koolle ajoissa, hankkia mahdolliset ulkopuoliset puhujat ja selvittää mitä tekniikkaa he tarvitsevat, vahvistaa henkilömäärä ja tarjoilut, miettiä oheisohjelmaa, varata paikalle tarpeeksi omaa henkilökuntaa Tapahtuman järjestäminen on täysipainoista työtä ja siihen pitää varata tarpeeksi aikaa ja resursseja. Todellinen tapahtumakeskus. Keskellä Suomea. Keskellä kaupunkia. Monipuolisia tilavaihtoehtoja Auditoriot 1200, 600 ja 300 hengelle. Luentosaleja sekä neuvottelu- ja ryhmätyötiloja. Pääravintolassa 750 istumapaikkaa, lämpiöitä ja kabinetteja. Tunnelmallinen juhlatalo kattavine ravintolapalveluineen Paviljonki tarjoaa erinomaiset puitteet yritysjuhlille. Juhlaan kuuluu hyvää ruokaa ja juomaa tyylikkäässä ja tunnelmallisessa ympäristössä. Näyttelyt, tuote-esittelyt ja myyntipäivät Runsaasti näyttelytilaa lämpiöissä, auloissa ja messuhalleissa Talon oma tekniikka: ääni-, valo- ja esitystekniikka sekä näyttelytekniset palvelut Messukatu 10, 40100 Jyväskylä

INSPIRAATIO TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI ILMOITUSLIITE 13 VINKKI TYÖRAUHA Kunnioita työrauhaa Kokouksilla on määritelty tavoite, joten huolehdi, että sen luonne vastaa kaikilta osin tavoitteen toteutumista. Työpaikan neuvottelutila ei useinkaan takaa työrauhaa, jos sen suljettujen ovien takana on henkilöitä, joilta kysytään usein neuvoja. Jokainen keskeytys rikkoo kokouksen rakennetta ja siten sen tuottavuuden teho voi laskea. Vie tarpeen tullen ydinryhmä vaikka aamiaispalaverille läheiseen hotelliin. Näin varmistat innokkaan osallistumisen lisäksi myös häiriöttömän työskentelyn. Pääpostitalo Historiallinen kokouspaikka ytimessä Etsitkö arvokkaita ja uniikkeja puitteita tilaisuudelle keskeisellä sijainnilla? Vuonna 1938 valmistunut Pääpostitalo on moderni, kokous- ja juhlapaikaksi uusittu tila, jonka tarjoiluista ja kokousten onnistumisesta vastaa Fazer Amica. Parempaa sijaintia kokouspaikalle ei juuri voisi olla. Rautatieaseman välittömässä läheisyydessä kulkuyhteydet ovat omaa luokkaansa. Keskeisestä sijainnista huolimatta tiloissa on aivan oma tunnelmansa, joka sulkee keskustan hälyn ulkopuolelle ja tarjoaa tunnelmallisen miljöön mitä erilaisimmille tilaisuuksille. Valitse tila tarpeen mukaan Pääpostitalon nykyaikaiset kokoustilat takaavat onnistuneen tilaisuuden isolle tai pienemmälle joukolle. Iso neuvotteluhuone tarjoaa laadukkaan interiöörin 30-40 henkilölle niin kokouksiin, vuosijuhliin, coctail-tilaisuuksiin, merkkipäiviin kuin juhlaillallisille. Iso auditorio lämpiöineen soveltuu reilulle 70 henkilölle. Varattavissa on myös pienempiä kokoustiloja, jonne sopii eri kokoisia seurueita kymmenestä henkilöstä neljäänkymmeneen. Lisäksi tarjolla on edustavia saunatiloja Helsingin kattojen yllä tärkeitä neuvotteluja tai intiimejä illanistujaisia silmälläpitäen. www.fazeramica.fi/paaposti Fazer Amica takaa tarjoilujen laadun Fazer Amica hoitaa ammattitaidolla ja pitkällä kokemuksella Ravintola Pääpostin tilaisuuksien kaikki ruoka- ja juomatarjoilut. Laadukas tapahtuma syntyy kokonaisvaltaisesta palveluelämyksestä: herkullisesta ja laadukkaasta ruoasta, ammattitaitoisesta henkilökunnasta, asianmukaisesta somistuksesta sekä tilaisuuteen sopivasta ohjelmasta ja tunnelmasta. Fazer Amicalla on Helsingin Pääpostitalon lisäksi kokous- ja juhlatilatoimintaa ympäri Suomen. Fazer Amican hallinnoimia uniikkeja juhlatiloja ovat mm. Olavinlinna, Turun Linna ja Lappeenrannan kasino. Lue lisää www.fazeramica.fi Kulttuurihistoriallisesti arvokas Postitalo on historiallinen rakennus aivan Rautatieaseman kupeessa.

14 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI AMMATILLINEN NÄKÖKULMA Kukaan meistä ei oppinut kävelemään ensimmäisellä yrittämällä, joten miten ihmeessä esiintyminen voisi suju kertalaakista? Sinussakin sykkii synnynnäinen esiintyjä, joka kannattaisi vapauttaa hurmaamaan ja valloittamaan. Innostajia vai ankeuttajia? Minkälaisia Tunnelmanluojia teillä on aitiopaikoilla? Mitä globaalimmaksi maailmamme muuttuu ja mitä erilaisempien ihmisten kanssa saamme kohdata, sitä tärkeämmäksi muodostuu myös läsnäolotaitomme tai oikeammin rohkeutemme. Käyntikortit uusiksi! Olkoon tittelimme ja lokeromme organisaatiokaaviossa mikä tahansa, niin jokaisen käyntikortissa pitäisi ensimmäiseksi lukea tunnelmanluoja ja vasta sen perään vaikkapa se myyntipäällikkö tai toimitusjohtaja. Tietenkin on tärkeää, että osastopäällikkö tuntee tuotteensa ja niihin liittyvät nippelitiedot, mutta sillä tiedolla ei ole mitään merkitystä, jos vastaanottaja ei ymmärrä lähettäjää. Viestin perillemeno on mitä suurimmassa määrin kiinni siitä, minkälaisen tunnelman lähettäjä pystyy kommunikaatiotilanteeseen luomaan. Ensin on siis luotava tunne siitä, että olet paikalla oikeasti, että luot todellisen yhteyden yleisöön. Kun saat heidän mielensä ja sydämensä auki, menee varsinainen viestikin sen jälkeen oikeasti perille kuuleviin korviin ja avoimeen mieleen. Pakotettu vai innostunut? Monessa yrityksessä ladataan paljon voimavaroja, aikaa ja rahaa, kokousten, kongressien, juhlien ja monenlaisten seminaarien järjestämiseen. Valitaan hienot puitteet, hierotaan ruokalistaa ja panostetaan laadukkaaseen ohjelmaan, mutta liian usein jätetään varsinaisen ydinviestin kertoja oman onnensa nojaan, ilman tukea ja turvaa. On todella kiusallista, kun upeiden puitteiden keskelle raahautuu pelokas ja pakotettu hahmo, joka muutamalla lauseella imaisee energiat tilaisuudesta kuin Harry Potter -kirjojen ankeuttajat konsanaan. Ei hän tahallaan niin tee, mutta pelko ja epämukavuus heijastuu nopeasti yleisöönkin. Esiintymisen rento aloitus on yhtä tärkeää niin puhujan kuin yleisönkin kannalta, jotta tilanne tuntuu hyvältä kaikille läsnäolijoille. Näin tilaisuudesta saadaan myös eniten hyötyä oppimisen kannalta. TUNNELMA Kun saat kuulijoidesi mielet ja sydämet auki, menee varsinainen viestikin sen jälkeen oikeasti perille kuuleviin korviin ja avoimeen mieleen. Marco Bjurström Esiintymiskouluttaja, esiintyjä, tanssinopettaja, innostaja KUVA: DANIIELA PERSSON Haaste on mahdollisuus Olen vuodesta 1982 alkaen saanut olla hyvin monenlaisissa esiintymis- ja ohjelmantuotantotehtävissä lukemattomissa tilaisuuksissa ja kiertänyt jo 20 vuotta yhdessä Ritva Enäkosken kanssa yrityksissä ja yhteisöissä puhumassa kohtaamisviestinnän haasteista ja mahdollisuuksista. Esiintymisvalmennusprojektiemme myötä olemme saaneet kokea mitä ihmeellisempiä seikkailuja ja voin sanoa, että lähes kaikki mahdollinen on nähty. Kaikilla on mahdollisuus käytä omasi Olen pitkän tanssinopettajaurani aikana saanut todistaa, että jokaisella ihmisellä on rytmitaju, joskin se joillakin on todella erilainen ja kiinnostava, mutta siellä se on. Samoin uskon, että jokaisella meistä on mahdollisuus kehittyä taitavaksi tunnelmanluojaksi, jos niin haluamme. Tunnelmanluonti ei välttämättä tarkoita vitsinkertomista, räväkkää viihdepläjäystä tai tunteisiin vetoavaa tarinaa, vaan kyseessä voi olla myös hyvinkin asiallinen ja rauhallinen liikkeellelähtö. Ratkaisevaa on, että tunnelmaluonnissa kyse on tietoisesta taidosta, jota pitää harjoitella ja johon meillä kaikilla on mahdollisuus. Olemme kaikki omanlaisiamme ja vakuuttavuutemme syntyy vähän erilaisista aineksista, mutta joitain peruslainalaisuuksia listaan viereisessä kolumnissa. Esiintyminen voi olla myös nautinnollista, joten ota inspiratiosta kiinni ja anna palaa! 5 MARCON VINKIT Tykkää 1 Opettele pitämään ihmisistä, joille puhut. Kaikkia ei varmaankaan voi rakastaa, mutta kaikkien kanssa voi tulla toimeen ja jokaisessa on taatusti jotain hyvää. Ole rehellinen 2 Opettele tuntemaan itsesi ja ole rehellinen sille tyypille, joka sisältäsi löytyy. Ainoa henkilö, kenen kanssa nukut koko elämäsi ajan, olet Sinä itse ja hän kyllä tietää, jos toimit vilpillisesti. Se taatusti rassaa. Kelpaanko minä? 3 Muista, että jokaisen ihmisen olemassaolon peruskysymys on : Kelpaanko minä? Jos kuulija kokee itsensä riittämättömäksi, tyhmäksi ja alempiarvoiseksi, on turha kuvitella, että hän asettuisi Sinun puolellesi. Anna ymmärtää, että kuulijasi kelpaavat. Läsnäolo 4 Läsnäolo on tunnelmanluonnin toinen ulottuvuus. Kuuntelemisen ja kiinnostumisen taito on usein paljon tehokkaampi tapa saavuttaa päämäärä kuin ilmiömäisenä verbaaliakrobaatti-tykitysviestijänä toimiminen. Tunne ja eläydy 5 Uskalla tuntea ja eläytyä! Luovuus ja uudet ideat syntyvät usein konfliktien seurauksena, eikä kukaan meistä jaksa hajutonta, väritöntä ja mautonta kerrontaa. Rytminvaihdokset, eriävät mielipiteet, yllättävät käänteet, inhimillisyys ja sopiva rouheus ovat elämää. Tunnelmanluoja ei siis ole nuoleskeleva kaikkien miellyttäjä vaan rohkea ja tunteva ihminen. Järjestämisen uskomaton helppous Kokoonnu Tampereella, saat hyvän palvelun kaupan päälle! www.tampere-talo.fi www.tampereconventionbureau.fi HYMY Tykkää! Hymy näkyy, kuuluu ja tuntuu! Kun esiinnyt, ota oikea asenne ja suhtaudu kuulijoihisi, kuten pitäisit heistä kaikista jo valmiiksi, tunsit heitä sitten entuudestaan tai et.

tämä julkaisu on mediaplanetin tuottama teemalehti, ilmoitusliite 15 2,4 3,2 4,5 31 /hlö Hintaan sisältyy kokoustila, 2 x kahvi + kahvileipä ja buffet-lounas tai -päivällinen. Finlandia-talo o n uniikki kongressi-, Nauti tilai uudesta Finlandia-talossa! Finlandia-talo on uniikki kongressien ja tapahtumien keskus Helsingin kansainvälisessä sydämessä. Nauti tilaisuudesta Finlandia-talossa! viihde-, ja tapahtumakeskus Helsingin k sainvälisessä sydämessä. Varaa seuraava tilaisuutesi osoitteesta Varaa seuraava tilaisuutesi osoitteesta www.finlandiatalo.fi www.finlandiatalo.fi Puhelin (09) 4024 400 sales@finlandiatalo.fi Puhelin (09) 40 24 400 sales@finlandiatalo.fi Varaa kokoukseen mukavaa oheisohjelmaa: www.saimaa-adventures.fi Tiedustelut ja varaukset: myyntipalvelu 020 7100 502 tai myynti@imatrankylpyla.fi 115 /hlö Hintaan sisältyy kokoustilan käyttö kahtena päivänä, buffet-lounas ja päiväkahvit + kah- vileipä molempina päivinä, majoitus kahden hengen Standardihuoneessa, aamiainen, kuntosalin ja Kylpylä Taikametsän käyttö. www.imatrankylpyla.fi Soneran neuvottelupalvelut Sonera tarjoaa pienten ja suurten yritysten tarpeisiin neuvottelu- ja ryhmätyöpalveluita, joiden avulla työryhmien jäsenet ja kokouksen osallistujat voivat olla yhteydessä reaaliaikaisesti toisiinsa kunkin olinpaikasta riippumatta. Palvelun edut: käyttö on vaivatonta ja helppoa toimistossa, kotona, matkalla etätyön mahdollisuus helpottuu vapauttaa aikaa tuottavaan työhön ajankäytön optimointi ja kustannussäästöt ei laiteinvestointeja eikä kuukausimaksuja, maksu vain käytetystä ajasta Saat palvelun heti käyttöösi Sonera Neuvottelupalveluista puh. 0200 17200 Kokoukset siirtyvät verkkoon Kansainvälistyminen ja verkostoituminen ovat hajauttaneet yritysten ja julkisyhteisöjen toimintaa. Tästä on seurannut matkustustarpeen ja liikkuvan työn voimakas kasvu. Suuri osa työstä tehdään oman työpisteen ulkopuolella, jolloin sekä matkakustannukset että siirtymiseen katoava arvokas työaika muodostavat turhia menoja yrityksille. Kun työn tekemisen tavat ja paikat ovat muuttuneet, nykyinen kehittynyt teknologia näyttää entistä paremmin tarpeellisuutensa. Tänään haaste ei muodostu riittämättömästä tekniikasta, vaan siitä, kuinka yksittäiset yritykset ja julkisyhteisöt valjastavat tarjolla olevat vaihtoehdot mahdollisimman tehokkaasti omiin tarpeisiinsa, sanoo Petri Niittymäki, TeliaSonera Finlandin yritysmyyntiyksikön johtaja. Puhelimen ja netin välityksellä Henkilökohtaisia tapaamisia ja neuvotteluja tarvitaan varmasti jatkossakin mutta esimerkiksi rutiininomaiset kokoukset voidaan kätevästi järjestää puhelimen tai netin välityksellä. Näin säästyy paitsi aikaa ja rahaa, myös matkakilometrejä, Niittymäki jatkaa. Puhelin- ja nettineuvottelun käyttö on helppoa ja edullista. Tarvitaan vain puhelin, tietokone ja internetyhteys. Puhelinneuvottelussa kokouksen puheenjohtaja lähettää osallistujille PIN-koodin ja yhteisen soittonumeron, johon osallistujat soittavat. Nettineuvottelu sopii loistavasti käytettäväksi puhelinneuvottelun rinnalla kun kokouksessa halutaan jakaa dokumentteja niin että kaikki näkevät ja voivat muokata materiaalia omalta koneeltaan. Puhelin- ja nettineuvottelu sopii kahdenkeskisestä työskentelystä aina suuriin kokouksiin sekä tiedotus- ja koulutustilaisuuksiin. Yhä useampi yritys panostaa etäneuvotteluihin Virtuaalineuvottelut ovat nykyaikaa ja videoneuvottelujen myötä parhaimmillaan lähes aitoa läsnäoloa vastaava kokemus. Osallistujat voivat katsekontaktin ansiosta tulkita toistensa elekieltä ja ilmeitä, jolloin mahdollisten väärinymmärrysten määrä vähenee Päätöksenteko tehostuu, sillä etäkokouksiin valmistaudutaan huolellisemmin kuin perinteisiin neuvotteluihin ja näin asioiden käsittely nopeutuu, Niittymäki kiteyttää. Petri Niittymäki

16 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI KERRO MIELIPITEESI, ME KUUNTELEMME! OSALLISTU KYSELYYN OSOITTEESSA WWW.MEDIAPLANET.FI/FEEDBACK Tavoitteemme on auttaa lukijoitamme menestymään. Mielipiteesi ja ajatuksesi ovat siis meille erityisen tärkeitä. Kun osallistut lehtemme kehittämiseen, osallistut samalla Viking Linen lahjakortin arvontaan. Lahjakortin voittaja pääsee 2-4 hengen risteilylle Tukholmaan A-luokan hytissä, valitsemanaan ajankohtana. OSALLISTU VIKING LINEN LUKSUS- LAHJAKORTIN ARVONTAAN Ryhtymällä kriitikoksi teet myös laajemmalti hyvää, sillä lahjoitamme jokaista saamaamme lukijavastausta kohden yhden euron Haitia auttavaan hyväntekeväisyyteen. Tervetuloa kertomaan mielipiteesi tästä lehdestä! AUTA HAITIA VASTAAMALLA KYSELYYMME WWW.MEDIAPLANET.COM/FI TOIMITUS@MEDIAPLANET.COM PUH. 09-5658 4000