Virve Heikkinen ja Timo Ojala Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi
Tuntikohdistustyyppi (M, L, S, U ja kohdistamaton) Sopimukselle on mahdollista valita tuntikohdistustyyppi: M = Henkilö ei kirjaa työaikaa, palkkakustannukset jakautuvat jakopalkoissa sopimusten mukaisten seurantakohteiden mukaan L = Henkilö kirjaa työaikaa, Ajanhallinta, palkkakustannukset jakautuvat tehtyjen työtuntien mukaan S = Henkilö kirjaa työaikaa, CATS, palkkakustannukset jakautuvat tehtyjen työtuntien mukaan Ulkopuolisista järjestelmistä tulevat tiedot, U (Voi olla myös M) Kohdistamaton = Eronnut Poissaolot (lomat, sairaspoissaolot, kuntoutus yms. ) haetaan portaalissa ja niistä syntyy oma kustannus jakopalkkalaskentaan L/S Tuntikohdistustyyppi: Kustannus syntyy suunniteltujen tuntien mukaan M Tuntikohdistustyyppi: Kustannus syntyy päivien mukaan (VES laskenta), suurempi kustannus poissaolosta, laskennassa vaihteluväli on suurempi
Tärkeät huomiot M Tuntikohdistustyypistä: Vaikka henkilö kirjaisi työaikaa, ei työaika siirry raporteille Henkilön todelliset työtunnit puuttuvat raporteilta (Ei ole mukana määrä sarakkeissa) -> Raporteilla ei saa viraston todellisia työtunteja esille Henkilöt eivät nouse osalle jakopalkkaraporteista, esim. jakopalkoissa käytettävät tuntitarkastukset Tapahtuman alkuperä on Jakopalkat, kohd.m Sopimuksen toimintoon on kiinnitettävä erityistä huomiota (Palkkakustannus siirtyy suoraan tälle toiminnolle, onko kohdistamaton työ oikea?) -> Alkuvuoden korjaaminen on mahdollista takautuvasti -> Korjauksissa on huomioitava, että korjaus näkyy sillä kuukaudelle, jonka palkanmaksuajoon se ehtii. Ei korjaa esim. tammikuun raportteja. Kumulatiivisesti tiedot ovat oikein vuositasolla korjauksen jälkeen
Tapahtuman alkuperä: Lopputuloksessa ei ole enää palkkalajia, joten tapahtuman alkuperällä voi seurata millaisesta tapahtumasta on kyse Tapahtuman alkuperät on seuraavat: # Työntekijä = Ulkopuoliset palkkion saajat Jakopalkat laskenta = Kustannus syntynyt laskennan kautta Jakopalkat pyöristys = Jakopalkka tuloksen ja maksupalkkojen summan erotuksen kirjauksen kohde Jakopalkat suorat = Työaikaa kirjaavien osalta tulevat suorakohdisteiset erät Jakopalkat, kohd. M = M tuntikohdistustyyppi sopimuksella, kaikki palkkalajit Takautuva TAKPmuutos = Takautuvat korjaukset Kohdistamaton = Maksupalkat (Jakopalkat vs. maksupalkat, tarkistusraportti)
Mitä raportteja kannattaa käyttää tarkastukseen ennen ajoa ja ajon jälkeen Ennen ajoa: Ajanhallinnan vastuuhlön raportit, Ajanhallinnan raportit Kokonaistyöaika Puuttuvat tunnit Cats tunnit vs. ylityötunnit seurantakohteittain tarkistusraportti Jakopalkkaraportit, jakopalkkaraportointi Maksupalkat suorakohdisteisten erien osalta, Jakopalkat vs Maksupalkat raportti Mikäli virheitä suorakohdisteisissa palkoissa niin korjaus seuraavaan mahdolliseen palkka-ajoon Jakopalkoissa käytettävät tunnit, tarkistusraportti Raporttia on tarkoitus käyttää tuntien tarkistamiseen ennen jakopalkka-ajoa -> Voidaan tarkistaa tunnit seurantakohteittain Raportille nousee vain ne tunnit, jotka menevät laskentaan mukaan. Suorakohdisteiset erät eivät nouse raportille eikä poistetut tapahtumat Lähtöpään oikeat tiedot tuovat laadukkaampaa lopputulosta
Ajon jälkeen: Jakopalkkaraportit, jakopalkkaraportointi Jakopalkat vs maksupalkat Palkat seurantakohteittain Rahoittajaprojektilaskennan palkat (Projekti nousee vain, jos on käytetty rahoituslajia tai prioriteettia. Palkkalajitasolla) Jakopalkoissa käytetyt tunnit, tarkistusraportti Raportille nousee vain jaettavat tunnit, ei suorakohdisteisia eriä Raportille nousee vain voimassa olevat kirjaus rivit Raportille nousee vain henkilöt, joilla on jokin muu sopimustyyppi kuin M (= ei kirjaa työaikaansa) Muutospvm kohtaan saa tiedon milloin tuntikirjausta on muutettu Hyväksytty kohdalla voi katsoa onko tuntikirjaus hyväksytty vai ei Jakopalkka tunnit vs. kohdennetut tunnit, tarkistusraportti Raportti on tarkoitettu ajettavaksi jakopalkka-ajon jälkeen Raportilta pystyy varmistamaan, että kuinka paljon tunteja on muutettu jakopalkkalaskennan jälkeen ja kuinka paljon tunnit eroavat siitä, kun jakopalkkalaskenta tehtiin Raportilta voidaan tarkistaa, että minkä hetken tietoja jakopalkkalaskennassa on käytetty Raportilla nähdään ajon jälkeen kaikki tunnit, jotka olivat ajossa mukana Raportille nousee voimassaolevat rivit, jotka ovat jollain muulla sopimustyypillä kuin M ja tapahtumaa ei ole poistettu
Sisäisen laskennan analyysiraportti ja budjetointi Talouden seuranta, Sisäinen laskenta Sisäisen laskennan raportit ainoat taloushallinnon puolen rooleilla olevat raportit, mistä näkee jakopalkkojen tositelajin BI tiedot Sisäisen laskennan analyysiraporteilla pystyy vertaamaan todellisia palkkakustannuksia suunniteltuihin lukuihin -> Tämä edellyttää, että sisäinen budjetti on tehty palkkakustannuksille Seuranta- ja vertailuraportti suppeaa (Sisäinen laskenta ja budjetin seuranta) voi käyttää jos budjetointi on tehty LKP-tili, TA-tili, Toimintayksikkö ja Valtuus tasolla -> Raportilta puuttuu sisäisen laskennan seurantakohteiden palkkakustannukset, ulkoisen laskennan seurantakohteet tulevat sopimusten takaa Jos on tarkempi budjetoinnin taso, vain sisäisen laskennan seurantaraporteilta saa tarvittavan tiedon. Raportille saa rinnakkain toteutuneen tiedon ja budjetoidun tiedon Voidaan käyttää apuna seuraavan vuoden budjetoinnissa Raportille saadaan/nousee summatasoinen tieto ilman porautumista tositetasolle Raportilta näkee todellisen kustannuksen ja tuntimäärän, mutta ei näe kenen henkilön kustannuksista on kyse Toiminnan analyysi olisi luontevinta tehdä toiminnon kautta. Toimintojen yhtenevä käyttö koko viraston osalta on edellystys luotettavien johtopäätösten tekemiseen Nämä raportit ovat laajasti viraston käytössä ja mahdolliset tarkentavat tarpeet jakopalkka roolilla (henkilötasoisuus)
Virhetilanteita: Jakopalkoissa olevat tunnit eivät täsmää kirjattujen työtuntien kanssa Tarkista ettei tunteja ole muutettu jakopalkka-ajojen jälkeen. Tarkastuksen voi tehdä raportilla Jakopalkka tunnit vs. kohdennetut tunnit, tarkistusraportti (Jakopalkkaraportointi) Huom! Tunnit pitää olla hyväksyttynä päivää ennen jakopalkkalaskennan suorittamista Henkilö ei ole kirjannut ollenkaan tunteja ja tuntikohdistustyyppi on S/L Cats: Palkka on kirjautunut sopimusten seurantakohteiden mukaan (Tapahtuman alkuperä on pyöristyslaskenta) ellei kokonaistyöaika raportilla ole kohdistettuja tunteja. Jos löytyy esim. lomapäivä, kirjautuu koko palkka lomatoiminnolle, koska järjestelmä ei löydä muuta jaettavaa laskentaan Ajanhallinta: Työaika kohdentuu automaattisesti Ajanhallinnan oletus seurantakohteille Suorakohdisteisten erien korjaus (tiliöintivirhe) Pyydettävä korjaus palkoista. Korjaus näkyy sillä kuukaudella, jonka palkanmaksuajoon korjaus ehtii. Korjaus tapahtuu kumulatiivisesti vuositasolla Poissaolo haettu ennen kuin kyseisen ajanjakson tunnit on suunniteltu Ajanhallintaan Työaikatapahtumaa ei muodostu ja poissaolo ei tule mukaan jakopalkkalaskentaan
Korjauksissa huomioitavat asiat Mitä pitää ottaa huomioon, kun lähdetään korjaamaan jakopalkka-ajon jälkeen tietoja Onko virhe niin merkittävä, että ajot on uusittava Uusinnassa eurot pysyvät ennallaan, vain jakosuhde muuttuu Vaikutus kaikkiin henkilöihin mahdollinen, kaikki tiedot muuttuvat ei vain halutut Jos jakopalkkalaskennan tuloksia on käytetty johonkin, tulosten pohja katoaa raporteilta Henkilön perustietojen takaa tehtyjen muutosten esim. tuntikohdistus tyypin muutoksien vaikutukset mm. maksupalkkojen uusintaan Takautuvasti vaihdetut tuntikohdistustyypit. Jos vaihdat takautuvasti M tuntikohdistustyypin L.ään esimerkiksi 1.1 alkaen, ei tunnit siirry raportille kuin siitä päivästä alkaen kun muutos on tehty. Sama pätee L:stä M:ään vaihtaessa, tunnit näkyvät raporteilla, vaikka muutos tehdään. Lisäksi jakopalkat on ajettu jo menneiltä kuukausilta ja tuntikohdistustyyppi vaikuttaa jakopalkkojen kohdentumiseen.