1 (7) TARJOUSPYYNTÖ ÄÄNEKOSKEN KAUPUNGIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA 2013-2016 Tarjouspyynnön sisältö ja laajuus Äänekosken kaupungin (Y-tunnus 2045520-5) tarkastuslautakunta pyytää tarjoustanne kuntalain 72 :n ja kaupungin hallintosäännön VI luvun mukaisesta kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä muista tarkastuspalveluista. Lisäksi tarjousta pyydetään kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen tilintarkastuksesta. Kaupungin hallintosäännön 58 :n mukaan kaupunginvaltuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten JHTT-yhteisön. Tarjouspyyntö koskee valtuuston toimikautta 2013-2016 vastavana aikana Äänekosken kaupungin 1. kuntalaissa tarkoitetun lakisääteisen tilintarkastuksen suorittamista 2. muita tarkastuspalveluja EU- projektien edellyttämät tilintarkastukset koulutuspalvelut erikseen pyydetyt selvitystehtävät 3. tarjouspyynnön liitteessä 1 sanottujen Äänekosken kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tilintarkastuksen suorittamista. Tytäryhteisöjen omistus- ja fuusiojärjestelyt ovat mahdollisia sopimuskauden aikana. Valtuusto valitsee kaupungin tilintarkastajan tarkastuslautakunnan esityksestä ja nimeää tilintarkastajaehdokkaan konserniyhteisöihin. Kukin yhteisö tekee itse päätöksen tilintarkastajansa valinnasta. arvioi, että kuntalain mukaisen tilintarkastuksen suorittamisen edellyttää 30 tarkastuspäivää, joista vastuullisen tilintarkastajan osuus on 20 tarkastuspäivää, mikä sisältää tarkastuslautakunnan avustamisen ja kokoukset, ja avustavan tilintarkastajan osuus 10 tarkastuspäivää. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi vastuullisen tilintarkastajan edellytetään raportoivan tarkastuslautakunnalle puolivuosittain tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista.
2 (7) Vastuullisen tilintarkastajan tulee olla pyydettäessä läsnä niissä tarkastuslautakunnan kokouksissa, joissa tilintarkastajan raportteja ja ilmoituksia käsitellään tai milloin lautakunta pitää sitä muuten tarpeellisena. Tarkastustyö on tehtävä tarkastuskohteessa. Hankintakausi Hankintayksikkö Hankintamuoto Valtuuston toimikautta 2013-2016 vastaava aika. Äänekosken kaupunki, tarkastuslautakunta. Avoin menettely Palveluhankinta Tilintarkastajan käytettävissä olevat palvelut Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa. Tilintarkastajalla on käytettävissä työtila, liityntämahdollisuus kaupungin verkkoon ja kopiointipalvelut. Tarjous Kaikilta osiltaan suomenkielisestä tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan virallinen nimi, kotipaikka, Y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, ja allekirjoitus. Konserniyhteisöjen tilintarkastukset edellytetään tehtävän samoilla hinnoilla kuin kaupunkia koskevat tilintarkastukset. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: 1. valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset 2. laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu 3. lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset 4. tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta 5. tiedot avustavina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta 6. selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa 7. JHTT-tarkastajan työn osuus laskutettavasta työajasta 8. vastuullisen JHTT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta
3 (7) Hinnat ja hintojen muutokset 9. selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista Hinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa. Varaumia ei hyväksytä. Tarjouksessa tulee vahvistaa tarjouksen olevan tarjouspyynnön mukainen. Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Maksuehto ja laskutus Maksuehto on 21 vrk netto ja viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella 2-4 kertaa vuodessa. Laskussa käytetään viitteenä JHTT -tilintarkastus. Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta hankintayksikön antamien ohjeiden mukaisesti. Alihankkijoiden käyttö Alihankintaa ei hyväksytä. Osatarjous Osatarjousta ei hyväksytä. Vaihtoehtoinen tarjous Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Muut ehdot Tarjousasiakirjat ovat suomenkielisiä. Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. Hankinnassa noudatetaan julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja 2009 ja Äänekosken kaupungin hankintasääntöä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja, ei käsitellä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Nämä tiedot hankintayksikkö tarkistaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi). Jos tarjoaja ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, on toimitettava selvitys rekisteröimättömyyden perusteista.
4 (7) Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Tarkastuslautakunnalla ja valtuustolla on oikeus keskeyttää hankinta tai hylätä kaikki tämän tarjouspyynnön perusteella annettavat tarjoukset ja määrätä asia uudelleen valmisteltavaksi. Tarjouksen liitetiedot Tarjoukseen on liitettävä seuraavat suomenkieliset asiakirjat: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 1. Veroviranomaisen antama todistus verojen ja maksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. 2. Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen (yrittäjän ja työntekijän osuus) suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. 3. Luettelo tarjoajan kunnallisista asiakkaista. 4. Selvitys tarjoajan vastuuvakuutuksesta, joka koskee tarjottuja palveluja. 5. Tarjoajan tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta. Tarjoajien kelpoisuuden tarkistamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten vertailu. Tarjous voidaan sulkea pois hankintalain (348/2007 52-54 ) mukaisesti. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarkistetaan, että 1. Tarjous on laadittu siten, kuin tarjouspyynnössä on määritetty. 2. Tarjous täyttää tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset. 3. Tarjous vastaa pyydettyjä kaupallisia vaatimuksia.
5 (7) Hankintapäätöksen tekemisen perusteet Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta laatiessaan on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnön; tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Tarjoukset vertaillaan 30 tarkastuspäivän mukaan. Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Edullisuutta arvioidaan seuraavilla perusteilla: 1. kokonaishinta sopimuskaudelle 50 % (50 pistettä) - 50 pistettä saa kokonaishinnaltaan halvin tarjous, muut saavat pisteitä suhteessa vähemmän - laskentakaava: (halvin hinta/tarjouksen hinta) * 50 2. tarkastuspäivän hinta 20 % (20 pistettä) - 20 pistettä saa kokonaishinnaltaan edullisin tarjous, muut suhteessa vähemmän - laskentakaava: (halvin hinta/tarjouksen hinta) * 20 3. tilintarkastusyhteisön kokemus vähintään 20 000 asukkaan kuntien ja kuntayhtymien tarkastuksesta 10 % (10 pistettä) - kun vähintään 20 000 asukkaan kuntien ja kuntayhtymien määrä on 10 tai enemmän, saa 10 pistettä - kun vähintään 20 000 asukkaan kuntien ja kuntayhtymien määrä on 5-9, saa 5 pistettä - kun vähintään 20 000 asukkaan kuntien ja kuntayhtymien määrä on alle 5, saa yhden pisteen - kun kokemusta vähintään 20 000 asukkaan kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta ei ole, saa nolla pistettä - kun tietoa vähintään 20 000 asukkaan kuntien ja kuntayhtymien tilintarkastuksesta ei tarjouksessa ole, saa nolla pistettä 4. vastuullisen tilintarkastajan kokemus kuntien ja kuntayhtymien tarkastuksesta 10 % (10 pistettä); kriteerinä on kuntien ja kuntayhtymien määrä - kun kuntien ja kuntayhtymien määrä on 10 tai enemmän, saa 10 pistettä - kun kuntien ja kuntayhtymien määrä on 5-9, saa 5 pistettä - kun määrä on alle 5, saa yhden pisteen - kun kokemusta ei kuntien ja kuntayhtymien tarkastuksesta ole, saa nolla pistettä - kun tietoa kuntien ja kuntayhtymien tarkastuksesta ei tarjouksessa ole, saa nolla pistettä 5. tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmä 10 % (10 pistettä); kriteerinä on hankintayksikön arvio tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmästä - kun tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmän arvioidaan olevan hyvä, saa 10 pistettä - kun tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmän arvioidaan olevan tyydyttävä, saa 5 pistettä - kun tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmän arvioidaan olevan huono, saa yhden pisteen - kun tietoa tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmästä ei tarjouksessa ole, saa nolla pistettä
6 (7) Hankintasopimus Tarjouspyyntö ja tarjous muodostavat hankintasopimuksen perustan. Sopimus hankintayksikön ja hyväksytyn tarjouksen tekijän välille syntyy, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Sopimus koskee valtuuston toimikautta vastaavien vuosien 2013 2016 tarkastusta. Sopimusasiakirjojen järjestys on 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot 2009 4. Tarjous Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Sopijapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan olennaisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolille. Asiakirjojen julkisuus Sopimuksenteon jälkeen tarjoukset ovat julkisia. Tarjouksen voimassaolo ja määräaika Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tällaiset tiedot tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tarjouksen kokonaishinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.8.2013 saakka. Tarjous pyydetään toimittamaan viimeistään 24.5.2013 klo 12.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa merkinnällä Tilintarkastustarjous 2013-2016 osoitteella Äänekosken kaupunginvaltuusto, Pl 24, 44101 Äänekoski. Sähköisessä muodossa olevat tarjoukset, jotka tulostetaan tarjousajan päättymisen jälkeen, lähetetään osoitteella kirjaamo@aanekoski.fi. Sähköpostin otsikoksi merkitään Tilintarkastustarjous 2013-2016. Määräajan jälkeen saapuneita, puutteellisesti laadittuja tai epäselviä tarjouksia ei oteta huomioon. Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset tiedustelut ja kysymykset pyydetään lähettämään viimeistään 10.5.2013 klo 12 sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@aanekoski.fi. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan viimeistään 15.5.2013 internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/ajankohtaista kaupungista/julkiset hankinnat. Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistaan internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/ajankohtaista kaupungista/julkiset hankinnat.
7 (7) Äänekoski Äänekosken kaupunki Laura-Liisa Hyytiäinen Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Tarjouspyynnön liitteet: Äänekosken kaupunkikonserni Kaupungin tilinpäätös 2012 Kaupungin hallintosääntö