Synkka Tuote Vastaanottajien toiminnot Synkka-tuotetietopankissa 1
Sisällys 1 Yleistä... 3 2 Tuote-valikko... 4 2.1 Tuotehaku... 4 2.2 Kertaluonteisen kyselyn luominen... 6 2.3 Tuotetietojen vieminen Excel-tiedostoon... 7 3 Kyselyt-valikko... 8 3.1 Kyselyn luominen... 8 3.2 Toiseen tuotetietopankkiin perustetun tuotteen kyseleminen... 9 3.3 Kyselyn poistaminen... 10 3.3 Synkronointilista... 10 4 Hallinta-näkymä... 11 4.1 Käyttöoikeuksien hallinta... 11 5 Sanomat-näkymä... 13 Muutoshistoria... 14 2
1 Yleistä Vastaanottajat voivat Synkka-tuotetietopankissa hakea ja katsella tuotetietoja, kysellä tuotetietoja ja lisäksi yrityksen käyttäjä voi ylläpitää oman yrityksensä käyttäjätietoja. Tähän dokumenttiin on kuvattu vastaanottajien toimintoja Synkka Tuotteen käyttöliittymässä. Toiminnot on kuvattu ylävalikon mukaisessa järjestyksessä. HUOM! Hallinta-näkymä on nähtävissä ainoastaan yrityksen pääkäyttäjälle. Suosittelemme vastaanottajia tutustumaan myös muuhun Synkka Tuotteen dokumentaatioon, joka on saatavilla synkka.fi-sivustolla. Integraatioihin liittyvä dokumentaatio löytyy teknisistä dokumenteista (Technical documentation). 3
2 Tuote-valikko Tuote-valikossa vastaanottaja pystyy tekemään tuotehakuja sekä luomaan kertaluonteisia kyselyjä tuotetiedoista. Toiminnot on kuvattu seuraavaksi tarkemmin. 2.1 Tuotehaku Tuotehaulla voidaan hakea ja katsoa Synkka Tuotteen käyttöliittymässä tuotetietoja. Haku ei muodosta tuotetietosanomia, vaan se on puhtaasti tuotteiden hakemisen ja tuotetietojen selailun väline. Tarkemmat ohjeet hakujen tekemiseen on kuvattu alla. Tallennetun / julkaistun tuotteen voi hakea käyttämällä pikahakua. Valitse ylävalikosta Tuote. Hakuehtona voi käyttää tuotteen brandiä tai GTIN-koodia 14-merkkisenä. Jos kentän jättää tyhjäksi, etsintä tuo kaikki tuotetiedot. Haku löytyy klikkaamalla Tuote-painiketta. o HUOM! Mikäli GTIN-koodissa on esim. 13 merkkiä, se tulee täydentää etunollilla 14- merkkiseksi. Tarkennettu haku- painiketta klikkaamalla avautuu tarkennettu haku-lomake. 4
Hakutuloksessa näkyvät oheiset tiedot. Tuotetta pääset katsomaan klikkaamalla tuotteen GTIN-koodia. Julkaistun tuotteen hierarkian ylimmällä osalla on tuoterivin perässä pilvi. Pilvestä klikkaamalla saa tuotetiedot ladattua.pdf,.cin tai HTML muotoon. o Synkka Tuote tukee samanaikaisesti sekä GDSN-tuotetietostandardin 2.8 että 3.1 mukaisia tuotetietosanomia. Tästä johtuen tuotetietosanomia ladatessa voidaan valita otetaanko 2.8 CIN vai 3.1 CIN. o Pdf-tiedostoon tai tuotetietosanomaan poimittavat tiedot riippuvat siitä millä tuotehierarkiatasolla klikkaat pilveä: Vähittäistuote Saat vähittäistuotteen tiedot. Kuljetuspakkaus Saat kuljetuspakkauksen ja vähittäistuotteen tiedot. Lava Saat lavan ja sitä alemmat tuotehierarkiatasot (koko hierarkia). 5
2.2 Kertaluonteisen kyselyn luominen Mikäli tuote sisältyy jo olemassa olevaan kyselyyn, uuden kyselyn tekeminen kyselynäkymällä ei muodosta tuotetietosanomaa halutusta tuotteista. Sanoma lähetetään vain kun tuotetietoihin tulee päivityksiä. Mikäli vastaanottaja haluaa saada tuotteesta sanoman saman tien, se voidaan tehdä Synkka Tuotteessa Tee kertaluontoinen kysely (Request Item Information)-toiminnolla. Ohje toiminnon käyttämiseen on alla. Valitse ylävalikosta Tuote ja tee tarvitsemasi tuotehaku. Tuotteet listautuvat Hakutulokset-listauksella. Haluttu tuote / halutut tuotteet valitaan ruksaamalla GTIN sarakkeen vasemmalla puolella oleva kenttä, jonka jälkeen klikataan Tee kertaluontoinen kysely painiketta. Järjestelmä pyytää vahvistamaan pyynnön, jonka jälkeen tuotetietosanoma(t) lähetetään vastaanottajalle. o HUOM! Tuotetietosanomat muodostetaan valittujen GTIN-koodien perusteella. Mikäli tuotetietosanoman halutaan sisältävän koko tuotetietohierarkia, on valittava hierarkian ylimmän tason (lavan) GTIN-koodi. 6
2.3 Tuotetietojen vieminen Excel-tiedostoon Käyttäjien on mahdollista viedä tuotetietoja Excel-tiedostoon. Se tapahtuu alla kuvatulla tavalla. Valitse ylävalikosta Tuote ja tee tarvitsemasi tuotehaku. Tuotteet listautuvat Hakutulokset-listauksella. Tuotteet voidaan valita kahdella tavalla: o Haluttu tuote / halutut tuotteet valitaan ruksaamalla GTIN-sarakkeen vasemmalla puolella kenttä. Näin voidaan valita listauksesta yksi tai useampi tuote. o Ei laitetaan yhdellekään tuotteelle ruksia, jolloin Excel-tiedostoon poimitaan kaikki listauksessa olevat tuotteet. Kun tuotteet on valittu, klikataan Vie hakutulos Excel-tiedostoon-painiketta. o HUOM! Excel-tiedostoon viedään vain ne tiedot, mitkä näkyvät Hakutuloksetnäkymällä. Excel-tiedostoon ei siis viedä kaikkia tuotteen tietoja. 7
3 Kyselyt-valikko Vastaanottajat voivat luoda kyselyitä, joihin määritetään minkä kriteereiden mukaan vastaanottajat haluavat saada Synkka Tuotteesta tuotetietosanomia. Synkka Tuote lähettää kyselyn täyttävien kriteereiden mukaiset uudet ja muokatut tuotetiedot sanomilla vastaanottajille niin kauan kunnes kysely poistetaan ja kysellyt tuotteet poistetaan synkronointilistalta. Tarkemmat ohjeet kyselyn luomiseen ja poistamiseen sekä synkronointilistan kuvaus löytyvät dokumentista seuraavaksi. 3.1 Kyselyn luominen Valitse ylävalikosta Kyselyt Klikkaa suurennuslasin kuvaketta Hallinnoi kyselyitä otsikon alta Saat näkyviin Hallinnoi kyselyitä näkymän Luo uusi kysely klikkaamalla Luo uusi kysely painiketta Anna kyselylle aina nimi ja määritä halutut kyselykriteerit. Mahdolliset kriteerit ovat GPCryhmittely, GTIN-koodi, GLN-numero ja Kohdemarkkina. HUOM! Mikäli et anna säännölle nimeä, järjestelmä ei luo kyselyä eikä järjestelmä myöskään anna virheilmoitusta tästä. o Esimerkki 1. Mikäli vastaanottaja haluaa sanomat tietyn toimittajan Suomen kohdemarkkinoilla olevista tuotteista, kyselyyn määritetään kohdemarkkinaksi Suomi ja tavarantoimittajan GLN-numeroksi haluttu toimittaja. o Esimerkki 2. Mikäli vastaanottajaa haluaa sanoman tietystä GTIN-koodista Suomen kohdemarkkinalla, kyselyyn määritetään kohdemarkkinaksi Suomi ja GTIN-koodiksi halutun tuotteen koodi. o HUOM! Koko Suomen kohdemarkkinaan kohdistuvan kyselyn teko on estetty käyttöliittymässä. Ota tarvittaessa yhteyttä GS1 Finlandiin. 8
Klikkaa Luo kysely painiketta ja kysely on valmis. o HUOM! Osa vastaanottajista luo kyselyitä käyttämällä CIS-kyselysanomia. Tällöin vastaanottaja lähettää integraatioyhteyden kautta CIS-kyselysanoman Synkka Tuotteeseen ja kyselysanoman perusteella tuotetietopankkiin luodaan uusi kysely. CIS-kyselysanomalla on käytettävissä samat kriteerit kuin käyttöliittymän kautta kyselyä luotaessa. Synkka Tuote lähettää kyselyn täyttävien kriteereiden mukaiset uudet ja muokatut tuotetiedot sanomilla vastaanottajille niin kauan kunnes kysely poistetaan ja kysellyt tuotteet poistetaan synkronointilistalta. Tarkemmat ohjeet kyselyn poistamisesta ja synkronointijonosta on kirjattu dokumenttiin seuraavaksi. 3.2 Toiseen tuotetietopankkiin perustetun tuotteen kyseleminen Synkka Tuote on GDSN-sertifioitu tuotetietopankki mikä tarkoittaa sitä, että vastaanottajien on mahdollista kysellä toisiin sertifioituihin tuotetietopankkeihin perustettuja tuotteita. Ennen kuin vastaanottaja voi alkaa kysellä tuotteita muista tuotetietopankeista, täytyy vastaanottajan olla allekirjoittanut Terms of Participation Agreement. Se hoidetaan Synkka-asiakaspalvelun kanssa. Toiseen tuotetietopankkiin perustetun tuotteen kyseleminen tapahtuu pitkälti samalla tavalla Synkka Tuotteeseen perustetun tuotteen kyseleminen, mutta yksi lisävaihe kyselyn teossa kuitenkin on. Se on kuvattu seuraavaksi. Aloita uuden kyselyn luominen luvussa 3.1 annetun ohjeen mukaisesti ja määritä kyselykriteerit. Todennäköisimmin toisesta tuotetietopankista kysellään yrityksen GLNnumeron perusteella. Jotta voit kysellä tuotetietoja toisesta tuotetietopankista, on kysely rekisteröitävä GDSNkeskusrekisteriin nimeltä Global Registry (GR). Valitse kuvassa merkittyyn kohtaan Kyllä. Tällöin kysely lähetetään tallennuksen jälkeen Global Registryyn. Klikkaa Luo Kysely. 9
Rekisteröinti vie yleensä muutamista tunneista muutamiin päiviin. Voit seurata rekisteröinnin statusta Hallinnoi kyselyitä-näkymällä näkyvästä Rekisteröinnin tila-statuksesta (Rekisteröity / Ei rekisteröity). 3.3 Kyselyn poistaminen Kyselynäkymältä löytyy kaksi eri painiketta kyselyn poistoon. Kannattaa valita järjestelmän kieleksi englanti, niin selitykset ovat (tällä hetkellä) kuvaavampia kuin suomenkieliset. Painikkeet tulevat näkyviin, kun valitset yhden tai useamman kyselyn ruksilla. Delete subscription rules and remove affected GTINs from Syncronization list. o Kysely poistetaan kyselynäkymältä o GTINit poistuvat Synkronointilistalta Tämän toiminnon jälkeen kysely ei ole enää näkyvillä kyselynäkymällä ja tuotemuutoksista tai uusista tuotteista ei enää lähetetä sanomia vastaanottajalle Synkka Tuotteesta. Delete subscription rules and leave affected GTINs in the Syncronization list o Kysely poistetaan kyselynäkymältä o GTINit jäävät näkyviin Synkronointilistalle Tämän toiminnon jälkeen kysely ei ole enää näkyvillä kyselynäkymällä, mutta Synkka Tuote lähettää edelleen sanomia vastaanottajalle. 3.3 Synkronointilista Synkronointilistalla näkyvät kaikki ne tuotteet, joista on kysely voimassa ja joiden muutoksista Synkka Tuote lähettää sanomia vastaanottajalle. Synkronointilista on omana osionaan Kyselyiden alla. 10
4 Hallinta-näkymä Hallinta-näkymältä pystytään katselemaan yritysten tietoja sekä lisäämään ja muokkaamaan oman yrityksen käyttäjiä ja käyttöoikeuksia. Tarkemmat ohjeet on kirjattu alle. 4.1 Käyttöoikeuksien hallinta Yrityksen pääkäyttäjällä on oikeudet käyttöoikeuksien hallintaan Synkka Tuotteessa. Valitse ylävalikosta Hallinta ja klikkaa Tarkastele yrityksesi tietoja. Mene seuraavaksi käyttöliittymässä käyttäjien luontinäkymään klikkaamalla otsikkoa Käyttäjälista-välilehteä Yrityksen tiedot-näkymässä. Lisää yritykselle uuden käyttäjän klikkaamalla Uusi käyttäjä painiketta. 11
Täytä seuraavaksi lomakkeen pakolliset tiedot. Pakolliset tiedot on merkitty punaisella nuolella (>). o Suosittelemme että Käyttäjätunnus on henkilön sähköpostiosoite (tulee olla yksilöllinen). Käyttäjänimi tiedon ei tarvitse olla uniikki, tähän pääkäyttäjä voi antaa esim. henkilön nimen. Salasanan pääkäyttäjä voi myös määritellä itse. Klikkaa Käyttäjäroolit kentän sisällä jolloin alasvetovalikko tulee näkyviin. Valitse yksitellen haluttu rooli klikkaamalla haluttua roolia. Jos valitsit väärin, voit poistaa valinnan klikkaamalla roolin edessä olevaa raksia. Tuotetiedon vastaanottajana tulee valita seuraavista rooleista: o Pääkäyttäjä: Oikeus hallinnoida käyttäjätunnuksia myöntää uusia, poistaa olemassaolevia. o Vastaanottaja: Näkee kaikkien tavarantoimittajien tuotetiedot sekä omat private label tuotteet, mutta ei muiden vastaanottajien private label tuotteita. Huom! Vastaanottaja ei pysty vaihtamaan omaa salasanaansa. o Huomaa että Pääkäyttäjälle tulee antaa myös Vastaanottaja-rooli, muuten pääkäyttäjä pystyy ainoastaan luomaan uusia pääkäyttäjiä, mutta ei Vastaanottajia. Paina lopuksi ikkunaa oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa Luo käyttäjä painiketta. 12
5 Sanomat-näkymä Sanomat-näkymältä pystyy katsomaan Synkka Tuotteen sanomaliikennettä. Vastaanottajat pystyvät tarkastelemaan Synkka-tuotetietopankin lähettämien sanomien statuksia Lähtevät sanomat (Outbound)-toiminnolla. Valitse ylävalikosta Sanomat ja klikkaa Lähtevät sanomat. Näytölle tulee listaus lähetetyistä sanomista sille yritykselle, jonka tunnuksilla Synkka Tuotteeseen on kirjauduttu. 13
Muutoshistoria Versio Päiväys Muutos Tekijä 1.3 20.4.2016 Päivitetty Synkka-dokumenttipohja, muutettu GS1 Finland dokumentin rakenne vastaamaan Synkka Tuotteen ylävalikoita, lisätty luvut Yleistä, Tuotetietojen vieminen Excel-tiedostoon, Toiseen tuotetietopankkiin perustetun tuotteen kyseleminen, Sanomat-näkymä 1.2 16.2.2015 Korjattu käyttöoikeuksien hallinta-kappaletta. GS1 Finland Vastaanottajalle myönnetään oikeudet Pääkäyttäjä ja Vastaanottaja 1.1 11.2.2015 Lisätty ohjeeseen käyttäjätunnusten luomisohjeet GS1 Finland 1.0 10.2.2015 Valmis GS1 Finland 14