Tuotetietojen välitys Synkka-palvelusta muille kohdemarkkinoille

Transkriptio

1 Päivitetty Tuotetietojen välitys Synkka-palvelusta muille kohdemarkkinoille Tässä ohjeessa kuvataan, miten tuotetietoja välitetään Synkka-palvelun kautta Suomen lisäksi muille kohdemarkkinoille (Ruotsi ja Tanska). Sisällysluettelo Synkka-palvelu ja eri kohdemarkkinat... 2 Tuotetietoversiot... 2 Vastaanottajakohtaiset, kohdemarkkinakohtaiset ja globaalit tuotetiedot... 3 Keinot tuotetietojen julkaisuun toiselle kohdemarkkinalle... 3 Tuotetietojen kopiointi toiselle kohdemarkkinalle... 3 Eroja tuotetietojen ilmoittamisessa eri kohdemarkkinoille... 6 Lavatiedot... 6 Tuotteen nimeäminen... 7 Hierarkiataso... 7 Eri rajaukset koodilistan arvoissa... 7 Pakkauksen päiväysmerkintä... 7 Allergeenit... 8 Verotustiedot... 8 Puolilava... 8 Tulevaisuuden versio... 8 Tuotetietojen tarkistus... 9 Yhteystiedot

2 Synkka-palvelu ja eri kohdemarkkinat Synkka-palvelun kautta on mahdollista välittää tuotetietoja myös Ruotsin ja Tanskan kohdemarkkinoille. Tuotetiedot voidaan julkaista joko julkisena koko kohdemarkkinalle tai yksityisenä tietyn vastaanottajan GLN-numerolle. Synkka-palvelu välittää tuotetietosanoman kyseisen kohdemarkkinan (Ruotsissa Validoo ja Tanskassa Trade Sync) tuotetietopankkiin, joka edelleen toimittaa sen vastaanottajalle. Tavarantoimittajan tulee tehdä seuraavat toimenpiteet, ennen kun julkaisu toiselle kohdemarkkinalle on mahdollista. 1. Tavarantoimittajalla pitää olla voimassa oleva Synkka-palvelun sopimus GS1 Finland Oy:n kanssa. 2. Tavarantoimittaja ilmoittaa tuotetietojen vastaanottajalle, että tämä voi tehdä tuotteesta tai tavarantoimittajan GLN-numerolla kyselyn (subscription). Vastaanottaja luo kyselyn omassa tuotetietopankissaan. 3. Tavarantoimittaja julkaisee tuotetiedot Synkka-palvelussa ruotsin kohdemarkkinalle. Tuotetietoversiot Jos tuote on julkaistu usealle eri kohdemarkkinalle, jokaiselle kohdemarkkinalle muodostuu oma versio, ja ne näkyvät omina riveinään Synkka-palvelun tuotelistauksessa. Tuotteesta voi olla useita versioita, sen mukaisesti onko tuotetiedot julkaistu julkisena vai yksityisenä yhdelle tai useammalle vastaanottajalle. Alla olevassa esimerkissä on tuote, joka on julkaistu Tanskan kohdemarkkinalle julkisena. Suomen kohdemarkkinalle on julkaistu sekä julkinen versio että yhdelle vastaanottajalle kohdistettu yksityinen versio. 2

3 Vastaanottajakohtaiset, kohdemarkkinakohtaiset ja globaalit tuotetiedot Tuotetietokentät ovat joko globaaleja (kaikille yhteisiä), kohdemarkkinakohtaisia tai vastaanottajakohtaisia. Tuotetietoja julkaistaessa tallentajan tulee huomioida kyseisen kohdemarkkinan ohjeet ja vaatimukset tuotetiedoille. Tietokentän tyypin voi tarkistaa käyttöliittymässä Ohje-painikkeen takaa ja tieto löytyy myös Metadatadokumentista. Jos tuotteesta on useita versioita, tulee kiinnittää huomiota tuotetietoja ylläpidettäessä siihen, onko kyseessä yhteinen tieto kaikille tuoteversioille tai voiko se poiketa tuoteversioiden välillä. - Ylläpidettäessä kaikille yhteistä tietoa käyttöliittymässä mille tahansa tuotteen versiolle, tuotteen kaikki versiot päivittyvät automaattisesti. - Kun päivitetään kohdemarkkinakohtaista tuotetietoa käyttöliittymässä, kaikki kyseiselle kohdemarkkinalle julkaistut versiot päivittyvät automaattisesti - Kun päivitetään vastaanottajakohtaista tuotetietoa käyttöliittymässä, tieto päivitetään ainoastaan kyseiselle vastaanottajalle määriteltyyn tuoteversioon ja muut versiot eivät muutu. Keinot tuotetietojen julkaisuun toiselle kohdemarkkinalle Tuotetiedot voidaan julkaista Synkka-palvelusta toiselle kohdemarkkinalla kolmella tapaa; a. Uusi tuoteversio luodaan kopioimalla tuotetiedot olemassa olevasta Suomen kohdemarkkinalle julkaistusta tuotteesta, ja tekemällä tämän jälkeen toista kohdemarkkinaa varten tarvittavat muutokset ja lisäykset tuotetietoihin. Tämä on suositeltu tapa. b. Uusi pohja. Kopioimalla ainoastaan kaikille kohdemarkkinoille yhteiset tuotetiedot olemassa olevasta Suomen kohdemarkkinalle julkaistusta tuotteesta ja tekemällä tämän jälkeen toista kohdemarkkinaa varten tarvittavat muutokset ja lisäykset tuotetietoihin. c. Jos tuotetta ei ole olemassa se voidaan luoda uutena tuotteena toiselle kohdemarkkinalle. Seuraavassa kuvaamme suosittelemamme tavan kopioida Suomessa julkaistut tuotetiedot Ruotsin kohdemarkkinalle. Tuotetietojen kopiointi toiselle kohdemarkkinalle Jokainen tuotehierarkian taso (vähittäistuote, kuljetuspakkaukset, lava) pitää kopioida erikseen. Aloita vähittäistuotteesta. Suomen kohdemarkkinalle julkaistun vähittäistuotteen tuotetiedot avataan. Näkymällä 3

4 Kohdemarkkinat ja osapuolet on mahdollista lisätä vähittäistuotteesta uusi versio toiselle kohdemarkkinalle. Valitse Lisää kohdemarkkina. Seuraavaksi tulee määritellä mille kohdemarkkinalle tuotetietoversio luodaan. Lisäksi määritellään, tuleeko versiosta julkinen (tuotetiedot kaikkien vastaanottajien nähtävillä) vai yksityinen. Jos siitä tehdään yksityinen, määrittele tuotetiedon vastaanottaja. 4

5 Luo uusi tuoteversio kopioimalla olemassa olevat tuotetiedot. Avaa kohdemarkkina Suomi, ja valitse kopioitava versio. Täydennä ja muokkaa tuotetiedot siten, että ne vastaavat kyseisen kohdemarkkinan tietovaatimuksia. Tässä tallentajaa ohjaa Synkka-palvelun Tarkastuslista, jossa on näkyvillä ilmoituksia täydennettävistä tiedoista. Lisäksi tallentajan tulee perehtyä kohdemarkkinan ohjeisiin (katso ohjeen lopussa Yhteystiedot; Validoon tekninen dokumentaatio ja ohjeet). Seuraavaksi lisää hierarkiaan kuljetuspakkausten versiot samaan tapaan. Huomioithan, että pakkaushierarkiat voivat olla rakenteeltaan erilaisia eri kohdemarkkinoilla. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa näkyy Pakkaushierarkia -näkymällä lavan kohdalla punainen huomiomerkki. Tässä tilanteessa tiedontoimittaja on Ruotsin kohdemarkkinalle tallennetun vähittäistuotteen tiedoissa. Lavaa ei ole vielä lisätty kohdemarkkinalle Ruotsi, mutta Suomen kohdemarkkinalle on. Tästä syystä järjestelmä näyttää varoitusmerkin. Tässä tilanteessa lava on mahdollista lisätä myös kohdemarkkinalle Ruotsi klikkaamalla ko. varoitusmerkkiä. Se ei ole kuitenkaan välttämätöntä. 5

6 Hierarkiat voivat olla erilaisia eri kohdemarkkinoilla. Jos tiedontoimittaja haluaa esimerkiksi julkaista Ruotsin kohdemarkkinalle lavan eri GTIN-koodilla, hän voi yllä kuvatussa tilanteessa jättää varoitusilmoituksen huomiotta. Pakkaushierarkiaa koskevan varoitusilmoituksen tarkoitus on kehottaa tallentajaa varmistamaan, että pakkaushierarkiat on lisätty oikein. Se ei estä tuotetietojen julkaisua. Eroja tuotetietojen ilmoittamisessa eri kohdemarkkinoille Tuotetietojen ilmoittamisessa on tiettyjä kohdemarkkinakohtaisia eroja. Seuraavassa on mainittu muutamia esimerkkejä. Tarkemmat ohjeet löytyvät paikallisen GS1 toimiston nettisivuilta (katso ohjeen lopussa Yhteystiedot). Lavatiedot Suomessa lavatiedot on mahdollista ilmoittaa kuljetuspakkauksen yhteydessä GTIN-koodittoman lavan tietoina. Mutta Ruotsiin tuotetta julkaistaessa tuotehierarkiassa on oltava GTIN-koodillinen lava. Katso lisäohjeita pakkaushierarkioista. 6

7 Tuotteen nimeäminen Suomessa käytetään yhtisesti sovittua mallia tuotteiden nimeämiseen. Muille kohdemarkkinoille julkaistaessa tuotteiden nimeämisessä noudatetaan GDSN-standardin mukaista ohjetta. Lue lisää nimeämisestä. Ruotsalaiset tiedon vastaanottajat voivat rakentaa myymälän hyllynreunaetiketin oheisen kuvan mukaisesti, hyödyntäen tuotetietopankin kautta saatuja tietoja. Tästä johtuen nimitiedot annetaan seuraavasti: Tuotenimi (Description short) ei saa sisältää brändiä tai kokoa. Esim. Pyykinpesujauhe. Sama sisältö kuin tietokentässä Toiminnallinen nimi. Korkeintaan 18 merkkiä pitkä. Koko (Descriptive size) -tietokentässä ilmoitetaan tuotteen koko/ pakkauskoko. Vertailuhinnan perusteeksi ilmoitetaan pakkauksen sisältämä määrä, esim. 1 kg. Vertailuhinnan tyyppi (Price comparison content type code) ilmoitetaan myös, esim. Per pesukerta tai Per kilo. Hierarkiataso Toisin kuin Suomessa, kohdemarkkinalla Ruotsi ei ole käytössä Hierarkiataso Display shipper. Eri rajaukset koodilistan arvoissa Hierarkiatason lisäksi tietyillä muillakin koodilistoilla käytettävissä olevat koodilistan arvot on rajattu. Esimerkiksi Päiväysmerkintä -kohdassa Ruotsissa käytetään ainoastaan arvoja Best before date tai Expiration date. Lisätietoja Ruotsin koodilistoista. Pakkauksen päiväysmerkintä Päiväysmerkintä -tiedon lisäksi kohdemarkkinalle Ruotsi ilmoitetaan päiväyksen muoto, esim (daymonth-year), ilmoitetaan dd-mm-yy. 7

8 Allergeenit Ne allergeenit jotka ilmoitetaan Suomen markkinoilla arvolla Ei sisällä, tieto annetaan Ruotsiin attribuutilla Packaging marked free from code T4031 (huom. tieto ettei tuotteessa ole ko. ainesosaa pitää olla myös pakkauksessa). Ne allergeenit, jotka ilmoitetaan kontaminaatioasteella Sisältää tai Saattaa sisältää, ilmoitetaan kohdassa Allergeenitiedot. Verotustiedot Verotusmaa Arvonlisäverolle ja Valmisteverolle valitaan kohdemarkkinan mukaan. Julkaistaessa tuotetietoja Ruotsiin, Duty free tax rate ilmoitetaan ilman prosenttimerkkiä (17,5% ilmoitetaan muodossa 17.5) Puolilava Hierarkiarakenne vähittäistuote-puolilava-lava ilmoitetaan Ruotsissa siten, että puolilavan hierarkiataso on Laatikko, kuljetuspakkaus. Suomessa puolilavalle käytetään arvoa Lava. Tulevaisuuden versio Julkaistaessa tuotetietoja kohdemarkkinalle Ruotsi tulevaisuuden versiota ei tule käyttää. Suomessa on mahdollista ilmoittaa tulevaisuudessa voimaantulevia muuttuneita tuotetietoja Uuden tuoteversion avulla. Ruotsissa tiedon vastaanottajat saavat tuotetiedot ainoastaan voimassaolevasta nykyisestä tuoteversiosta. Joten toimintoa Uusi tuoteversio ei suositella käytettävän. 8

9 Tuotetietojen tarkistus Kun tuotetiedot on julkaistu Synkka-palvelussa toiselle kohdemarkkinalle, kohdemarkkinan tuotetietopankki tarkistaa julkaistut tuotetiedot. Tuotetiedot tarkistetaan sekä kohdemarkkinan että vastaanottajan tietovaatimuksia vasten. Jos ne eivät vastaa kohdemarkkinan tai määritellyn vastaanottajan vaatimuksia, tuotteen tilana on Sanomat -näkymällä Tarkista. Tallentajan tulee tarkistaa, korjata ja julkaista uudelleen tuotetiedot. Kun virheitä tai puutteita ei löydy, tuotteen tila on Vastaanotettu. Tällöin tuotetiedot on välitetty vastaanottajille. Hae Sanomat -näkymällä tuotetta aina hierarkian ylimmän tason GTIN-koodilla. 9

10 Yhteystiedot Validoo yhteystiedot: Puhelin: Sähköposti: customerservice@gs1.se Validoon tekninen dokumentaatio ja ohjeet: The Guideline for trade item information -dokumentista löytyy kuvaukset eri tietokentille. Vastaanottajat Lista Validoon vastaanottajista löytyy täältä: Tanskan GS1Trade Sync yhteystiedot: Puhelin: Sähköposti: gs1tradesync@gs1.dk 10