Synkka Tuote Käsikirja

Transkriptio

1 Käsikirja

2 Dokumentin tiedot Valmistumispäivä Tulostettu 14:05 2

3 Sisällys 1 Yleistä Synkka-tuotetietopankin toiminnasta Johdatus käsikirjan sisältöön Muut käyttäjän ohjeet Ohjeet IT-asiantuntijalle Integraation yhteystavat Tietokentät Synkka-tuotetietopankissa Globaalit ja paikalliset tietokentät Globaalit attribuutit (GDSN) Suomen tuotetietoprofiili (AVP) Ei-julkiset tuotteet (Private Label) Pakolliset ja vapaaehtoiset tiedot Pakolliset tiedot Ehdollisesti pakolliset tiedot Valinnaiset tiedot Ehdollisesti valinnaiset tiedot Pakkaushierarkia Synkka Tuotteessa Vähittäistuote (Base Unit or Each) Kuljetuspakkaus (Case, Display Shipper) Lava (Pallet) Graafinen kuvaus pakkaushierarkiasta Synkka-tuotetietopankissa GTIN-koodien käsittely Synkka-tuotetietopankissa GTIN-8 (8-merkkinen GTIN-koodi) GTIN-12 (12-merkkinen GTIN-koodi) GTIN-13 (13-merkkinen GTIN-koodi) Tietojen tallentaminen Synkka-tuotetietopankkiin Toimenpiteet tai komennot, joilla tietoja voi tallentaa Synkka Tuotteeseen Aikaleimat ja tuotetietoversiot Voimaantulopäivämäärä F Julkaisupäivämäärä F Saatavuus alkaa -päivämäärä F Kausisaatavuus alkaa F7183 ja Kausisaatavuus päättyy F Graafinen kuvaus tuotetietoversioista Tuotetietojen julkaisu toisiin tuotetietopankkeihin

4 4 Tietojen kyseleminen Synkka-tuotetietopankista Kyselykriteerit Kyselyn tekeminen käyttöliittymän kautta Kyselyn tekeminen CIS-kyselysanomana Tuotetietojen uudelleenkysely Tuotetietojen kysely toisista tuotetietopankeista Graafiset kuvaukset Synkka Tuotteen tiedonsiirrosta ja sanomarakenteesta Graafinen kuvaus tiedonsiirrosta Synkkatuotetietopankin kanssa Graafinen kuvaus Synkka-tuotetietopankin sanomahierarkiasta Muutoshistoria 20 7 Hakemisto A-Ö 21 4

5 1 Yleistä Synkka-tuotetietopankin toiminnasta on palvelu, johon tavarantoimittajat tallentavat tuotetietoja ja josta tiedon vastaanottajat hakevat niitä. Palvelu perustuu GS1-yhteisön ylläpitämään GDSN-tuotetietostandardiin (Global Data Syncronization Network). Standardin avulla tuotetietoja voidaan synkronoida myyjien/tavarantoimittajien välillä. GS1 Finland Oy varmistaa, että Synkka-tuotetietopankki on kulloinkin voimassa olevaa standardin mukainen. Tuotetietopankin kehittämistä ja ylläpitoa koordinoivat kulloinkin nimetyt, käyttäjäorganisaatioista, sidosryhmistä ja GS1 Finlandin edustajista koostuvat työryhmät. 1.1 Johdatus käsikirjan sisältöön Tässä käsikirjassa kuvataan Synkka-tuotetietopankin perustoiminta. Käsikirjan luvussa 2 Tietokentät Synkka-tuotetietopankissa esitellään Synkka Tuotteen tietokentät eli attribuutit. Attribuutit voivat olla globaaleja ja yhteisiä kaikille GDSNstandardin mukaisille tuotetietopankeille. Jotkut attribuutit Synkka Tuotteessa taas ovat paikallisia eli käytössä vain Suomen kohdemarkkinassa. Attribuutit voivat lisäksi olla joko pakollisia tai vapaaehtoisia antaa. Käsikirjan alussa käydään läpi myös pakkaushierarkia sekä GTIN-koodien 14-merkkinen esitystapa Synkka Tuotteessa. Luvussa 3 Tiedon tallentaminen Synkka-tuotetietopankkiin on tarkempia tietoja tuotetietojen toimittajille eli tavarantoimittajille. Luvussa kuvataan toimenpiteet, joita tuotetiedoille voi tuotetietopankissa tehdä sekä käytössä olevat aikaleimat ja tuotetietojen versionhallinta. Luvussa 4 "Tietojen kyseleminen Synkka-tuotetietopankista" on tarkempia ohjeita tuotetietojen vastaanottajille kuten kaupparyhmille ja HoReCa-vastaanottajille. Luvussa kuvataan käytössä olevat kyselykriteerit, tiedonkulku tuotetietopankin kanssa sekä sanomahierarkia, jolla lähettää tuotetietoja. 1.2 Muut käyttäjän ohjeet Tämän käsikirjan lisäksi Synkka-tuotetietopankista on myös muita käyttäjän ohjeita. Ohjeet löytyvät verkosta osoitteesta synkka.fi. Tietokuvaukset Dokumentissa kuvataan tuotetietopankin tietokentät eli attribuutit. Synkka Attribuuttilista ja Koodilistat Excel-muotoinen käsikirja jossa attribuuttilistassa käydään läpi kaikki Synkka Tuotteen attribuutit, niiden riippuvuudet, muoto, xml-tagit jne. Koodilistassa on listattuna kaikki Synkka Tuotteessa käytettävät koodit. Huom. koodilistoissa voi olla enemmän koodeja kuin mitä Synkka Tuotteen käyttöliittymässä on. Käyttöliittymäasiakkaat käyttävät käyttöliittymässä esiintyviä koodeja. Tuotetiedon vastaanottajien pitää olla valmistautunut vastaanottamaan ja käsittelemään kaikki Synkka Tuotteen koodilistalla olevia koodeja. Synkka Tallennuskoulutus 5

6 käyttöliittymän käytön opastus Tietokenttien paikat Käyttöliittymä Listaus käyttöliittymässä olevista attribuuteista ja niiden sijainnista siellä. 1.3 Ohjeet IT-asiantuntijalle Käyttäjän ohjeiden lisäksi Synkka-tuotetietopankista on olemassa seuraavat tekniset dokumentit. Ne on tarkoitettu järjestelmäintegraatioita rakentaville tuotetietojen lähettäjille ja vastaanottajille. Ohjeet löytyvät verkosta osoitteesta synkka.fi. GSDN Operations manual Operations Manual Synkka Connectivity Guide XML sample messages (CIN) Synkka Trade Item XML Schemas 1.4 Integraation yhteystavat Suositeltu yhteystapa integraatioihin Synkka Tuotteen kanssa on AS2. Käyttämällä AS2 -yhteystapaa voidaan varmistaa tiedon ja sen kulun: Yksityisyys: Vain tiedon toimittajalla ja vastaanottajalla on pääsy sanoman sisältöön. Osapuolien tunnistettavuus: Tiedon toimittajat, välittäjät ja vastaanottajat voivat todistaa identiteettinsä. Muuttumattomuus: Tietoa ei ole käsitelty tai muuteltu sen jälkeen kun tieto on lähtenyt eteenpäin alkuperäiseltä tiedontoimittajalta. Kiistattomuus: Vastaanottaja ei voi kiistää saaneensa viestiä, eikä lähettäjä lähettäneensä sitä, kun tieto on onnistuneesti lähetetty ja vastaanotettu. Muita mahdollisia yhteystapoja ovat SFTP tai FTP. Lisätietoja eri yhteystavoista löytyy dokumentista Synkka Connectivity Guide. 6

7 2 Tietokentät Synkka-tuotetietopankissa Tässä luvussa esitellään Synkka Tuotteen tietokentät eli attribuutit. Attribuutit voivat olla globaaleja ja yhteisiä kaikille GDSN-tuotetietostandardin mukaisille tuotetietopankeille. Jotkut attribuutit Synkka Tuotteessa taas ovat paikallisia eli käytössä vain Suomen kohdemarkkinalla. Attribuutit voivat olla järjestelmässä joko pakollisia tai vapaaehtoisia antaa. Järjestelmän vapaaehtoiset attribuutit voivat kuitenkin olla vastaanottajien haluamia. Luvussa käydään läpi myös pakkaushierarkia Synkka-tuotetietopankissa sekä GTINkoodien 14-merkkinen esitystapa. 2.1 Globaalit ja paikalliset tietokentät Globaalit tietokentät voivat olla käytössä kaikilla kohdemarkkinoilla, joissa on käytössä GDSN-standardin mukainen tuotetietopankki. Jokainen kohdemarkkina päättää mitä attribuutteja käytetään, tämän takia kaikki GDSN-attribuutit eivät ole käytössä kaikissa kohdemarkkinoilla. Paikalliset attribuutit ovat käytössä vain tietyllä kohdemarkkinalla. Kohdemarkkinoiden tietoprofiilit vastaava paikallisen lainsäädännön ja standardien edellyttämiin vaatimuksiin Globaalit attribuutit (GDSN) Osa tuotetietopankin edellyttämistä tietokentistä, koodilistoista ja virheilmoituksista tulevat globaalista GDSN-standardista. Globaalit attribuutit antavat yrityksille mahdollisuuden jakaa standardisoitua ja synkronisoitua tuotantoketjudataa kauppakumppaneilleen helposti tiedon vastaanottajan sijainnista tai kielestä huolimatta. Joillekin GDSN-standardin mukaisille attribuuteille on tehty maakohtaisia räätälöintejä. Esimerkiksi GDSN-standardi on määritellyt attribuutin muodoksi vapaan tekstin (string), mutta kohdemarkkinalla käytetään koodilistaa tiedon välittämiseen. Globaalien attribuuttien koodilistat voivat olla varsin laajoja. Joidenkin koodilistojen kohdalla on päädytty tekemään maakohtaisia rajoituksia käytettäviin koodeihin. Osalla koodilistoilla rajoitus on vain käyttöliittymässä missä näytetään rajoitettu määrä valittavissa olevia koodeja, tällöin kuitenkin tuotetiedon vastaanottajalla tulee olla valmius ottaa vastaan ja pystyä käsittelemään kaikkia koodilistan koodeja Käytössä olevat moduulit GDSN-standardissa attribuutit on luokiteltu moduuleihin, jotka sisältävät tiettyyn asiakokonaisuuteen liittyvää tietoa. Synkka-tuotetietopankissa on käytössä noin 90 moduulia Suomen tuotetietoprofiili (AVP) GDSN-standardin mukaisten tietojen lisäksi Synkka-tuotetietopankissa on Suomen markkinan edellyttämiä tuotetietoattribuutteja. GDSN-standardissa näitä tietoja kutsutaan nimellä Added Value Pair (AVP). Suomen profiilin mukaisten tietojen antaminen voi attribuutista riippuen olla joko pakollista tai valinnaista. 7

8 2.1.3 Ei-julkiset tuotteet (Private Label) Normaalitilanteessa tuotteelle annetaan Synkka Tuotteessa julkinen katseluoikeus, jolloin se näkyy kaikille Suomen kohdemarkkinan tuotetietojen vastaanottajille. Kaupan yksinmyyntituotteet ja omat merkit tai kauppakohtaiset pakkauskoot näytetään vain sille kaupparyhmittymälle/ vastaanottajalle, jonka tuotevalikoimaan ne kuuluvat. Nämä tuotteet määritellään Synkassa ns. Ei-julkisiksi-tuotteiksi, jolloin nämä näkyvät vain sille yritykselle, jonka GLN-tunnukselle tuote on kohdennettu. Mikäli vähittäistuotteen katseluoikeus on Ei-julkinen, tuotteen kaikkien kuljetuspakkausten katseluoikeuksien on myös oltava Ei-julkinen. Mikäli kuljetuspakkauksen katseluoikeus on Ei-julkinen, kaikkien hierarkiassa tämän yläpuolella olevien kuljetuspakkauksien on myös oltava katseluoikeudeltaan Ei-julkinen. 2.2 Pakolliset ja vapaaehtoiset tiedot Pakolliset tiedot Pakolliset tiedot ovat sellaisia tietoja, jotka pitää aina antaa vähittäistuotteelle, kuljetuspakkaukselle tai lavalle. Tuotetta, kuljetuspakkausta tai lavaa ei voi tallentaa Synkka Tuotteeseen ilman, että pakolliset tiedot on annettu. Pakolliset tiedot ovat kaikille tuotteille samat riippumatta siitä, mihin tuoteryhmään tuote kuuluu. Pakkaushierarkian eri tasoilla pakolliset tiedot vaihtelevat Ehdollisesti pakolliset tiedot Valinnaiset tiedot Ehdollisesti pakolliset tiedot ovat tietoja, jotka tulevat pakollisiksi riippuen muista tuotteelle annetuista tiedoista. Esimerkiksi tupakkatuotteen tiedot muuttuvat pakollisiksi, jos tuotteelle annetaan GCP-ryhmittelyssä tupakkatuotteisiin liittyvät koodi. Valinnaiset tiedot ovat tietoja, jotka voi jättää täyttämättä ilman, että tuotteen tallentaminen Synkka-tuotetietopankkiin estyy. Vaikka teknistä vaatimusta tallentamiselle ei ole, tuotetietojen vastaanottajat voivat tästä huolimatta edellyttää myös näiden tietojen antamista Ehdollisesti valinnaiset tiedot Ehdollisesti valinnaiset tiedot ovat tietoja, jotka ovat valinnaisia, mutta jotka voidaan antaa tuotteelle, vain mikäli tuotteelle on annettu jokin muu tieto, joka aktivoi ehdollisesti valinnaisen tiedon. Muutoin tietoa ei voi antaa. Esimerkki valinnaisesta tiedosta ovat osa alkoholitiedoista, joita ei voi antaa ellei tuotteelle ole ensin annettu alkoholeihin viittaavaa GPC-ryhmittelyn koodia. 2.3 Pakkaushierarkia Synkka Tuotteessa Pakkaushierarkia Synkka Tuotteessa jaetaan kolmeen eri osaan, vähittäistuotteeseen, kuljetuspakkaukseen ja lavaan. Lavalla tarkoitetaan GTIN-kooditettua lavaa. Kaikilla pakkaushierarkian osilla on oltava oma yksilöivä GTIN-koodinsa. Pakkaushierarkia voi myös koostua vain yhdestä osasta. Silloin se on aina pelkästään vähittäistuote, joka on määritelty kuljetusyksiköksi ja jolle annetaan lavatiedot. 8

9 Pakkaushierarkia voi olla myös monihaarainen eli sillä on useampi rinnakkainen kuljetuspakkaus / lava. Yhden tuotteen displayt ja myymälälavat linkitetään aina suoraan vähittäistuotteeseen, vaikka ne fyysisesti saattaisivat sisältää kuljetuspakkauksia Vähittäistuote (Base Unit or Each) Vähittäistuote on pakkaushierarkian pienin GTIN-kooditettu yksikkö. Jokaisessa pakkaushierarkiassa on oltava vähittäistuote. GTIN-koodin ei tarvitse olla fyysisesti tuotteessa vaan se voi olla myös virtuaalinen. Kuvauksessa vähittäistuote on pakkaushierarkian alin yksikkö. Vähittäistuotteelle annettavat tiedot riippuvat käsiteltävän tuotteen tuoteryhmästä. Vähittäistuotteelle annetaan kaikki tuotteen ominaisuuksia kuvaavat tiedot, näitä tietoja ei voi antaa kuljetuspakkaukselle tai lavalle Kuljetuspakkaus (Case, Display Shipper, Mixed Module, Pack or inner pack) Kuljetuspakkaus on pakkaus tai yksikkö, joka sisältää vakioidun määrän yhtä vähittäistuotetta. Kuljetuspakkauksia on erilaisia, mutta ne kaikki käsitellään Synkka Tuotteessa samalla tavalla. Erilaisia kuljetuspakkauksia ovat esimerkiksi myyntierä tai tehdaspakkaus. Kuljetuspakkaus (Display Shipper), myöhemmin lajitelma, on kuljetuspakkaus joka sisältää vakioidut määrät eri vähittäistuotteita. Lajitelman tulee sisältää vähintään kahta eri GTIN-koodillista vähittäistuotetta. Lajitelma voi olla käytännössä kuluttajalajitelma, esimerkiksi keksikassi tai sekakuljetuspakkaus. Suomen kohdemarkkinalla Display Shipper on rajattu käytettäväksi vain lajitelmille, rajaus päättyy huhtikuussa Huomioitavaa on se, että kaikki Display Shipperiksi merkityt pakkaukset eivät ole lajitelmia Lava (Pallet, Transport Load) Jokaisessa pakkaushierarkiassa on oltava lavatiedot. Mikäli tuotetta ei koskaan toimiteta täydellä lavalla, annetaan laskennallisen tai virtuaalisen lavan tiedot. Tällöin tiedot annetaan sen mukaan, millainen lava olisi, jos sitä olisi täysi lava. Transport Load on pakkaus joka sisältää useamman kuin yhden lavan. Miten tietoja ilmoitetaan, riippuu siitä onko kyseessä GTIN-koodillinen vai kooditon lava GTIN-koodillinen lava Lavoille suositellaan annettavaksi GTIN-koodi. Tällöin lava on pakkaushierarkian ylin osa. GTIN-koodillinen lava vakioi täyden lavan tiedot, millainen lava, sen koko, montako kerrosta täydellä lavalla on, mitat ja painot. Lavan bruttopainoon kuuluu mukaan itse lavan paino, tässä toimittaja voi käyttää keskiarvoista lavan painoa, koska lavan paino vaihtelee ilmasto-olosuhteiden mukaan. Käytännössä toimittaja voi toimittaa tuotteita vajaan lavan tilauksen mukaan. Tällöin lavaa ei kuljetuksessa tunnisteta tällä tuotetietopankkiin tallennetulla GTIN-koodilla vaan lavan / kontin omalla tunnisteella esimerkiksi SSCC-koodilla GTIN-kooditon lava Mikäli lavalla ei ole suosituksista huolimatta omaa GTIN-koodia, sen tiedot on kuitenkin annettava tuotetietopankkiin. Tiedot annetaan sen kuljetuspakkauksen yhteyteen, joka pakataan lavalle. 9

10 Vaikka kyseessä on GTIN-kooditon lava, lavaustietoja ei saa muuttaa kuin vastaanottajien ilmoittaman aikataulun mukaisesti. Lavatietojen muuttaminen aiheuttaa hankaluuksia tilaustoimintaan ja varastonhallintaan Graafinen kuvaus pakkaushierarkiasta Synkka-tuotetietopankissa Pakkaushierarkiaa katsotaan aina ylhäältä alaspäin, vähittäistuote on pakkaushierarkian alin yksikkö. Pakkaushierarkia voi haarautua useammasta eri kohtaa. Yhtä tuotetta sisältävät displayt ja myymälälavat on linkitettävä suoraan vähittäistuotteeseen vaikka ne saattaisivatkin sisältää myyntieriä. 2.4 GTIN-koodien käsittely Synkka-tuotetietopankissa Synkka Tuotteessa GTIN-koodit esitetään aina 14-merkkisinä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että eripituiset GTIN-koodit täydennetään etunollilla 14-merkkisiksi. 14- merkkinen GTIN-koodien esitystapa on GDSN-standardin mukainen. Tuotetiedon vastaanottaja voi halutessaan vastaanottaa GTIN-koodit 14-merkkisinä tai pudottaa etunollat vastaanottovaiheessa pois GTIN-8 (8-merkkinen GTIN-koodi) Nykyisten sääntöjen mukaan 8-merkkiset GTIN-koodit eivät saa sisältää etunollia. Kuitenkin joissain vanhoissa tuotteissa saattaa olla vanhoja kahdeksanmerkkisiä koodeja, jotka alkavat etunollalla. 8-merkkinen GTIN-koodi ilman etunollia: 10

11 Lopusta laskien 8 merkitsevää numeroa, esim Tuotetietojen vastaanotossa ylimääräiset etunollat voidaan tiputtaa pois seuraavasti: merkkinen GTIN-koodi yhdellä etunollalla: Lopusta laskien 7 merkitsevää numeroa, esim Tuotetietojen vastaanotossa ylimääräiset etunollat voidaan tiputtaa pois seuraavasti: GTIN-12 (12-merkkinen GTIN-koodi) 12-merkkinen GTIN-koodi voi olla ilman etunollia 12-merkkinen tai merkkinen täydennettynä kahdella tai yhdellä etunollalla. 12-merkkinen GTIN-koodi ilman etunollia: Lopusta laskien 12 merkitsevää numeroa, esim Tuotetietojen vastaanotossa ylimääräiset etunollat voidaan tiputtaa pois seuraavasti: merkkinen GTIN-koodi yhdellä etunollalla: Lopusta laskien 11 merkitsevää numeroa, esim Tuotetietojen vastaanotossa ylimääräiset etunollat voidaan tiputtaa pois seuraavasti: merkkinen GTIN-koodi kahdella etunollalla: Lopusta laskien 10 merkitsevää numeroa, esim Tuotetietojen vastaanotossa ylimääräiset etunollat voidaan tiputtaa pois seuraavasti: GTIN-13 (13-merkkinen GTIN-koodi) Ei saa sisältää etunollia. Lopusta laskien 13 merkitsevää numeroa, esim Tuotetietojen vastaanotossa ylimääräiset etunollat voidaan tiputtaa pois seuraavasti:

12 3 Tietojen tallentaminen Synkka-tuotetietopankkiin Tässä luvussa on tarkempia tietoja tuotetietojen lähettäjille. Jotta voit käyttää tta, yritykselläsi tulee olla käytössä GS1 yritystunniste. Tuotetietopankin käytöstä tulee lisäksi tehdä sopimus GS1 Finland Oy:n kanssa. Tavarantoimittajan tulee lisäksi yksilöidä tuotetietopankkiin tallennettavat tuotteet GTINkoodilla, joka muodostetaan GS1-yritystunnisteen perusteella. Jotta tuotetiedot voi julkaista tuotetietopankkiin, tietojen tulee läpäistä GDSN- ja maakohtaiset tuotetietojen tarkistukset (Validation Rules). Vain tarkistukset läpäisseet ja julkaistut tuotetiedot välittyvät tuotetietojen vastaanottajille. Luonnoksena tallennetut tai tarkistuksissa hylätyt tuotetiedot eivät välity. Tarkemmat tiedot tarkistuksista löydät dokumentaatiosta, joka on esitelty luvussa 1.3. Ohjeet IT-asiantuntijalle. Tuotetietopankki välittää tarkistukset läpäisseet tuotetiedot vain niille vastaanottajille, jotka ovat tehneet ko. tuotetiedoista kyselyn ja joilla on oikeus nähdä kyseinen tuotetieto. Tuotetietopankki säilyttää tuotteista voimassa olevan tuotetietoversion sekä mahdolliset tulevaisuudessa voimaan tulevat tuotetietoversiot, ei historiaversioita. Tuotetietojen lähettäjät voivat tallentaa tuotetietoja Synkka-tuotetietopankkiin joko selainkäyttöliittymän kautta tai lähettämällä tiedot omasta järjestelmästään XMLmuotoisina tuotetietosanomina, jotka perustuvat GDSN-standardin mukaisiin XMLskeemoihin. Suomen markkinoilla toimii myös useita tuotetietojen tallennuspalveluyrityksiä, jotka tallentavat tuotetietoja yritysten puolesta selainkäyttöliittymän kautta Synkka Tuotteeseen. XML-sanoma sisältää aina koko tuotetietohierarkian, joka alkaa lavasta ja päättyy vähittäistuotteeseen. Tarkemmat ohjeet järjestelmäintegraation rakentamiseen löydät dokumentaatiosta, joka on esitelty luvussa 1.3. Ohjeet IT-asiantuntijalle. Synkka Tuotteen selainkäyttöliittymä tukee tuoreimpia versioista seuraavista selaimista: Internet Explorer Mozilla Firefox Google Chrome 3.1 Toimenpiteet tai komennot, joilla tietoja voi tallentaa Synkka Tuotteeseen Synkka-tuotetietopankkiin voi tallentaa tietoja erilaisilla toimenpiteillä/komennoilla. Komennot kertovat tuotetietojen vastaanottajille, millä tavalla pankissa oleva tuotetieto on muuttunut. Lisäys (ADD) Komentoa käytetään, kun tuote tai pakkaus luodaan ensimäistä kertaa tuotetietopankkiin. Korjaus (CORRECT) Komentoa käytetään, kun korjataan tuotetiedossa oleva virhe (esimerkiksi korjataan kirjoitusvirhe tai lisätään puuttuva vapaaehtoinen tieto). Päivitys (CHANGE BY REFRESH) Komentoa käytetään, kun tuotetietopankissa olevia tuotetietoja päivitetään (tuotetieto saa esimerkiksi uuden voimaantulopäivän). o Päivityksiä on mm. tuotetiedoissa tapahtuvat muutokset, jotka eivät ole niin suuria, että vaikuttaisivat GTIN-koodiin. 12

13 o Tuotteen lanseerauksen peruuntuminen, kerrotaan vastaanottajille, ettei julkaistua tuotetta tuodakaan markkinoille. o Tuotteen toimitusten lopettaminen. Tuotteen tai pakkauksen valmistuksen / toimitusten loppumisen tai GTINkoodin uusimisen vuoksi. Synkronoinnin lopetus (DELETE / WITHDRAWAL) Komentoa käytetään, kun tuotetietojen synkronointi vastaanottajien kanssa halutaan lopettaa. Komento ei poista tuotetta tuotetietopankista, mutta tämän jälkeen tuotetiedon vastaanottaja ei enää näe tai voi vastaanottaa tuotteen tietoja. Tuotetietojen lähettäjä on vastuussa tallentamiensa tietojen sisällöstä ja oikeellisuudesta. 3.2 Aikaleimat ja tuotetietoversiot Tuotetietoja voidaan julkaista tuotetietopankkiin useilla erilaisilla aikaleimoilla ja luoda tuotteelle tulevaisuuden tuotetietoversiota. Avaintietona järjestelmä käyttää Voimaantulopäivä-tietoa. sallii yhden voimassaolevan tuotetietoversion sekä useita tulevaisuuden versioita. Voimaantulopäivä yhdessä Julkaisupäivän kanssa, antavat tiedontoimittajalle mahdollisuuden ilmoittaa tulevaisuuden muutoksista sekä säädellä tuotteiden näkyvyyttä tiedon vastaanottajille etukäteen Voimaantulopäivämäärä F7188 Voimaantulopäivämäärä kertoo, mistä päivästä lähtien tuotetietoversio on voimassa. Tämän päivämäärätiedon avulla tuotteelle voidaan luoda tulevaisuuden tuotetietoversioita. Esimerkki Joskus tiedontoimittajalla voi olla tarve luoda kaksi eri tuotetietoversiota samasta tuotteesta. Voimassaolevan tuotetietoversion lisäksi luodaan Muutos (CHANGE BY REFRESH) -komennolla uusi tuotetietoversio tulevaisuudessa olevalla voimaantulopäivällä. Voimaantulopäivämäärät erottavat tuotetietoversiot toisistaan. Synkka Tuotteeseen syntyy näin uusi versio samalle tuotteelle. Käyttöliittymässä näkyy aina sekä voimassaoleva että mahdollinen tulevaisuuden tuotetietoversio. Uuden version tullessa voimaan, vanha versio poistuu näkymästä Julkaisupäivämäärä F7323 Julkaisupäivämäärä kertoo, milloin tuotetiedot julkaistaan vastaanottajille. Ennen tätä päivämäärää tuotetiedot eivät lainkaan näy vastaanottajille käyttöliittymässä, eivätkä ne lähde myöskään tuotetietosanomilla. Tuotetiedot voidaan julkaista tuotetietojen vastaanottajille heidän määrittelemien aikataulujen mukaan. Lisää tietoa näistä aikatauluista saa vastaanottajilta Saatavuus alkaa -päivämäärä F7224 Saatavuus alkaa -päivämäärä kertoo mistä lähtien tuotetta voidaan toimittaa vastaanottajille. 13

14 3.2.4 Kausisaatavuus alkaa F7183 ja Kausisaatavuus päättyy F7184 Kausisaatavuus alkaa / päättyy, ovat aikaleimoja, jotka eivät vaikuta tuotteen näkyvyyteen tuotetietojen vastaanottajille. Kausituote on tuote, jota toimitetaan tai myydään rajoitetun ajan ja muulloin tuotetta ei ole saatavilla. Esimerkkejä tällaisista tuotteista ovat esimerkiksi pääsiäismakeiset ja joulun kattaustarvikkeet. Kausisaatavuus alkaa on se ensimmäinen päivä, jolloin toimittaja voi toimittaa kausituotetta. Kausisaatavuuden päättymispäivän on aina oltava myöhäisempi kuin kausisaatavuuden alkamispäivän Graafinen kuvaus tuotetietoversioista Seuraavassa on esitetty graafisessa muodossa, miten versiointi Synkka Tuotteessa toimii. Kuvissa esiintyvät tuotetietoversioiden symbolit: Jos voimaantulopäivämäärää ei muuteta päivitysten yhteydessä, muutokset astuvat voimaan ko. tuotetietoversiossa. 3.3 Tuotetietojen julkaisu toisiin tuotetietopankkeihin GDSN-tiedonsiirto mahdollistaa tuotetietojen julkaisun toisiin tuotetietopankkeihin. Jotta tavarantoimittaja saa julkaistua tuotetietoja ulkomaiselle vastaanottajalle, täytyy seuraavien toimenpiteiden olla tehtynä: Synkka Tuotteen ja toisen tuotetietopankin välinen tiedonsiirtoyhteys on avattu. Tämän tekevät GS1 Finland ja toisesta tuotetietopankista vastuussa oleva taho. Synkka-tuotetietopankkiin luodaan vastaanottavan maan profiili ja tarvittavat tiedot. GS1 Finland varmistaa tämän. Tavarantoimittaja tulee olla rekisteröity Global Registryyn (GR), joka on GDSNkeskusrekisteri. GS1 Finland hoitaa tavarantoimittajan rekisteröinnin. Tavarantoimittaja ylläpitää Synkka Tuotteessa tarvittavat tiedot vastaanottajan kohdemarkkinalle sekä antaa ulkomaiselle vastaanottajan GLN-numerolle näkyvyyden tuotteen tietoihin. 14

15 4 Tietojen kyseleminen Synkka-tuotetietopankista Tässä luvussa on tarkempia tietoja tuotetietojen vastaanottajille. Jotta voit käyttää tta, yritykselläsi tulee olla käytössään GS1 yritystunniste. 1 Yrityksesi on lisäksi tehtävä sopimus GS1 Finland Oy:n kanssa tuotetietopankin käytöstä. Yrityksellä tulee olla myös järjestelmä tuotetietojen vastaanottamista varten ja sen on viestittävä Synkka Tuotteen kanssa turvallisella yhteystavalla, joista kerrotaan tarkemmin luvussa 1.4. Tuotetietopankki ei koskaan lähetä tuotetietoja vastaanottajille automaattisesti vaan vastaanottajien on aina tehtävä tuotetietojen kysely Synkka Tuotteeseen. Kysely tehdään joko koko tuotevalikoimalle tai osalle sitä. Tuotetiedon vastaanottajat voivat kysellä tietoja Synkka-tuotetietopankista joko selainkäyttöliittymän kautta tai lähettämällä XML-muotoisen CIS-kyselysanoman. Jos kyselet tuotetietoja sanomalla, mahdolliset kyselykomennot ovat: ADD (kyselyn lisääminen) DELETE (kyselyn poistaminen). lähettää vastaukset kyselyihin saman päivän aikana. Luotu kysely on aktiivinen kunnes käyttäjä poistaa sen. Kyselyvastaukseen sisältynyt tuote / pakkaushierarkia tulee kyselyn vastauksena aina kun toimittaja on ylläpitänyt tuotetta. Samasta tuotteesta ei voi olla kahta eri kyselyä, kyselyt eivät tuota kyselyvastausta kuin toiseen kyselyyn. Vastaanottaja saa kyselyistään XML-muotoisia CIN-vastaussanomia. Kyselyvastaus sisältää aina koko tuotetietohierarkian, joka alkaa lavasta ja päättyy vähittäistuotteeseen. Poikkeuksena ovat GTIN-koodilla kysellyt tuotteet. Tällöin kyselyvastauksessa on GTINkoodilla kyselty taso sekä kaikki sen alapuolella olevat pakkaushierarkian tasot. GTIN-koodilla kyselty pakkaushierarkian taso GTIN-koodillinen lava (PALLET) Kuljetuspakkaus (CASE) Vähittäistuote (BASE_UNIT_OR_EACH Kyselyvastauksen sisältö GTIN-koodillisen lavan, kuljetuspakkauksen ja vähittäistuotteen tiedot Kuljetuspakkauksen ja vähittäistuotteen tiedot Vähittäistuotteen tiedot GTIN-koodia käytettäessä kyselykriteerinä vastaukseksi ei saa koko pakkaushierarkiaa mikäli se on monitahoinen. Katso esimerkkikuvaus luvusta 5.2, josta löytyy graafinen kuvaus sanomakoreografiasta Synkka-tuotetietopankissa. Kun kyselyn kohteena oleva tuotetieto päivittyy, tuotetiedon vastaanottaja saa myös päivityksestä tiedon XML-sanomana (CIN). lähettää päivityksen kaikista niistä hierarkioista, joissa päivitetty GTIN-kooditettu yksikkö esiintyy. Päivitykset tulevat vastaanottajille luvussa 3.2 Toimenpiteet, joilla tietoja voi tallentaa Synkka Tuotteeseen esitetyillä komennoilla. 1 Poikkeuksena tästä ovat HoReCa-toimijat, joilta yritystunnistetta ei edellytetä. 15

16 4.1 Kyselykriteerit Kyselykriteerit Synkka-tuotetietopankissa ovat: GLN-numero GLN-numerolla kyseltäessä vastauksena tulee kaikki kyseisen GLNnumerolle julkaistut ja päivitetyt tuotteet. Vastaanottajan pitää ylläpitää omaa kyselyitään niin, että se kattaa kaikki omat aktiiviset tavarantoimittajat. o Jokaisesta GLN-numerosta on oma kyselynsä. GDSN-tiedonvaihdon kautta toisesta tuotetietopankista toimitettavat tuotetiedot on kyseltävä nimenomaan GLN-numerolla (ja GTIN-koodilla) Suositeltava kyselykriteeri. GPC-ryhmittely GPC-ryhmittelyssä hakukriteereissä käytetään Brick-koodia. Tällöin kyselyvastauksia tulee tuotteista, joilla on ko. GPC-ryhmittelyn Brick-koodi. Tätä suositellaan käytettäväksi silloin kun haetaan tietyn tyyppisiä tuotteita, tietämättä kenen toimittajan ne ovat. GTIN-koodi Kyseltäessä tiettyä tuotetta / pakkausta, voidaan kysely tehdä käyttäen GTIN-koodia. Kohdemarkkina (Target Market) Kohdemarkkinalla kyseltäessä vastauksena tulevat kaikki määritellyn kohdemarkkinan tuotteet, jotka ovat uusia tai päivittyneitä. Kyselyn julkaisun jälkeen tulevat kaikki kohdemarkkinan tuotteet, tämän jälkeen uudet ja päivitetyt. Koko Suomen kohdemarkkinaan kohdistuvan kyselyn teko on estetty käyttöliittymässä. Tarvittaessa ota yhteyttä GS1 Finlandiin. Koko Suomen kohdemarkkinan tuotetietojen lähettäminen kestää useamman vuorokauden, koska tuotetietohierarkiat lähetetään yksitellen 3-5 sekunnin väliajalla ja tämä aiheuttaa jonoa kaikkien asiakkaiden sanomakäsittelyyn. Kyselykriteereitä voidaan yhdistää samassa kyselyssä hakemalla esimerkiksi tietyn toimittajan tuotteita GLN-numerolla sekä tämän toimittajan tiettyjä tuoteryhmän tuotteita GPC-ryhmittelyllä. GTIN-koodia ja GPC-ryhmittelyä ei voi käyttää samassa kyselyssä Kyselyn tekeminen käyttöliittymän kautta Ohjeet kyselyn tekemisestä käyttöliittymän kautta on kuvattuna vastaanottajaohjeistuksessa Kyselyn tekeminen CIS-kyselysanomana Ohjeet kyselyn tekemisestä kyselysanomana löydät GDSN Operation Manualista, Synkka Tuote Operations Manualista, XML-skeemoista sekä XML-esimerkkisanomista. Ohjeista on kerrottu luvussa Tuotetietojen uudelleenkysely Ohjeet tuotetietojen uudelleenkyselyyn on kuvattuna vastaanottajaohjeistuksessa. 16

17 4.1.4 Tuotetietojen kysely toisista tuotetietopankeista GDSN-tiedonsiirto mahdollistaa tuotetietojen kyselyn toisista tuotetietopankeista. Jotta vastaanottaja saa vastaanotettua ulkomaisen toimittajan tuotteita, täytyy seuraavien toimenpiteiden olla tehtynä: Synkka Tuotteen ja toisen tuotetietopankin välinen tiedonsiirtoyhteys on avattu. Tämän tekevät GS1 Finland ja toisesta tuotetietopankista vastuussa oleva taho. Vastaanottaja tulee olla rekisteröity Global Registryyn (GR), joka on GDSNkeskusrekisteri. GS1 Finland hoitaa vastaanottajien rekisteröinnin. Vastaanottaja luo kyselyn tavarantoimittajan tuotteista Synkka Tuotteeseen ja rekisteröi kyselyn Global Registryyn. Tästä on tehty erillinen ohjeistus vastaanottajille. 17

18 5 Graafiset kuvaukset Synkka Tuotteen tiedonsiirrosta ja sanomarakenteesta Tässä luvussa on kuvattu lyhyesti tiedonsiirto Synkka-tuotetietopankin kanssa sekä sanomahierarkia. Tarkemmat kuvaukset löydät GDSN Operation Manualista, Synkka Product Operations Manualista, XML-skeemoista ja XML-esimerkkisanomista. 5.1 Graafinen kuvaus tiedonsiirrosta Synkka-tuotetietopankin kanssa Alla on kuvattu tiedon vastaanottajan, Synkka Tuotteen ja tiedon toimittajan välinen tiedonsiirtoprosessi tiedon toimittajan näkökulmasta: 18

19 5.2 Graafinen kuvaus Synkka-tuotetietopankin sanomahierarkiasta Alla on kuvattu lajitelman sisältävä tuotehierarkia. Vähittäistuote (Base Unit Or Each) on pakattu neljään erityyppiseen kuljetuspakkaukseen (Case 0, Case 1, Case 2, Case 3). Se on myös osa lajitelmaa (Base Assortment) Kuljetuspakkaus voi sisältyä suurempaan kuljetuspakkaukseen (Case 4) ja/tai lavaan (Pallet 1, Pallet 2 tai Pallet 3 joka myös sisältää lajitelman). Vaihtoehtoisesti kuljetuspakkaus ei sisälly mihinkään (Case 0). Yksi kuljetuspakkauksista (Case 3) lisäksi sisältyy GTIN-koodittomaan lavaan Harmaa alue kuvaa toista mahdollista tuotehierarkiaa, johon lajitelman (Base Assortment) lava (Pallet 3) ja toinen vähittäistuote (Base Unit or Each 2) voivat myös kuulua. 19

20 6 Muutoshistoria Versio Muutoshistoria sisältää kaikki tähän dokumenttiin tehdyt muutokset. Muutos on joko olemassa olleen tekstin muokkaamista, uuden tekstin lisäämistä tai tekstin poistamista. Viimeisin muutos on aina ylimpänä. Päiväys Tehty muutos 1.1. Luku Muokattu esimerkkiä Muokattu luvun Kuljetuspakkaus otsikkoa Muokattu luvun Lava otsikkoa Poistettu luku 3.3 Esimerkkejä liiketoimintatapauksista, Päivitetty lukuja Tuotetietojen kysely käyttöliittymän kautta ja Tuotetietojen uudelleenkysely, 5.1 Graafinen kuvaus tiedonsiirrosta Synkkatuotetietopankin kanssa Poistettu merkinnät Synkka Laadusta, lisätty luvut 3.4 Tuotetietojen julkaisu toisiin tuotetietopankkeihin ja Tuotetietojen kysely toisista tuotetietopankeista, päivitetty luku Käytössä olevat moduulit Kappale 1. Lisätty lauseesta puuttuneet sanat Kappale 4 Tietojen kyseleminen Synkka-tuotetietopankista. Poistettu lause: Kysely voi olla joko kertaluontoinen tai pysyvä. Lisätty: lähettää vastaukset kyselyihin saman päivän aikana. Luotu kysely on aktiivinen kunnes käyttäjä poistaa sen. Kyselyvastaukseen sisältynyt tuote / pakkaushierarkia tulee kyselyn vastauksena aina kun toimittaja on ylläpitänyt tuotetta. Samasta tuotteesta ei voi olla kahta eri kyselyä, kyselyt eivät tuota kyselyvastausta kuin toiseen kyselyyn Kappale 4.1. Kyselykriteerit. Lisätty Kohdemarkkina kohtaan huomautus koko kohdemarkkinan kyselyn kestosta Lisätty kappale Tuotetietojen uudelleenkysely 20

21 7 Hakemisto A-Ö ADD; 12, 15 Aikaleimat; 13 AS2; 6 AVP; 7 Base Assortment; 19 Base Unit or Each; 9, 19 Case; 9, 19 CHANGE BY REFRESH; 12, 13 CIN-tuotetietosanoma; 6, 16 CIS-kyselysanoma; 15, 17 CORRECT; 12 DELETE; 13, 15 Display Shipper; 9 Ehdollisesti pakolliset tiedot; 8 Ehdollisesti valinnaiset tiedot; 8 FTP; 6 GDSN-standardi; 5, 7, 10 GLN-numero; 16 GPC-ryhmittely; 16, 17 GS1 yritystunniste; 12, 15 GSDN-standardi; 6 GTIN; 9 GTIN-12; 11 GTIN-13; 11 GTIN-8; 11 GTIN-koodi; 5, 7, 9, 10, 12, 16, 17 GTIN-koodillinen lava; 9 GTIN-kooditon lava; 10 HoReCa; 5, 15 Julkaisupäivämäärä; 13 Kausisaatavuus alkaa; 14 Kausisaatavuus päättyy; 14 Kohdemarkkina; 16 Komennot; 12 Korjaus; 12 Kuljetuspakkaus; 9 Kyselyn lisääminen; 15 Kyselyn poistaminen; 15 Kyselyn tekeminen; 17 Kyselyt; 15 Lava; 9, 19 Lava GTIN-koodillinen; 9 Lava GTIN-kooditon; 9, 10 Lisäys; 12 Pakkaushierarkia; 9, 10 Pakolliset tiedot; 8 Pallet; 9, 19 Private Label; 8 Päivitys; 12 Saatavuus alkaa; 13 Sanomahierarkia; 19 Sanomarakenne (XML); 18 Selaimet; 12 SFTP; 6 Target Market; 16 Tarkistukset; 12 Toimenpiteet; 12 Tuetut selaimet; 12 Tuotehierarkia; 19 Tuotetietoversiot; 13, 14 Validation Rules; 12 Valinnaiset tiedot; 8 Versiointi; 14 Voimaantulopäivä; 13 Vähittäistuote; 9 XML; 6, 12, 15, 16 XML-sanomat; 18 XML-skeemat; 18 Yhteystavat; 6 21