Saln kaupunki Rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen prjektisuunnitelma 30.5.2016 735/07.03.02.00/2016
1 Saln kaupunki, Rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen prjektisuunnitelma SISÄLLYSLUETTELO Jhdant... 2 1. Sähköisen lupaprsessin yleistavitteet ja vaatimusmäärittelyt... 3 2. Sähköisen rakennusluvan nykytilanne (prsessikuvaus)... 4 3. Sähköisen rakennuslupaprsessin tavitetila... 5 3.1 Kehittämisprjektin vaihe 1:n tavitetila... 5 3.2. Kehittämisprjektin vaihe 2:n tavitetila... 7 3.3. Yhteenvet nykytilanteesta vaiheeseen 2... 8 4. Aikataulu... 9 5. Timintasuunnitelma... 9 5.1 Ensimmäisen vaiheen prjektihallinta... 9 5.2 Tisen vaiheen timenpiteet... 9 6. Kustannusarvi... 9
2 Saln kaupunki, Rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen prjektisuunnitelma Jhdant Saln kaupungin tavitteena n sähköinen asiakirjahallinta asiinnista arkistintiin. Saln kaupungin rakennusvalvnta n llut ensimmäisten jukssa kehittämässä käytäntöjään ja asiakirjahallintaansa vastaamaan sähköisen rakennuslupakäsittelyn edellytyksiä. Saln kaupungin rakennusvalvnnassa tettiin vunna 2014 käyttöönsä sähköinen rakennuslupasvellus Lupapiste.fi. Tavitteena n kehittää timintaa siten, että rakennuslupakäytäntö tulee perustumaan sähköisesti saapuviin, sähköisesti käsiteltäviin ja sähköisesti arkistitaviin asiakirjihin. Asiakas vi j nyt timittaa lupahakemuksensa sähköisesti Lupapiste.fi-palveluun, mutta myös luvan myöntäminen, asiakirjjen leimaaminen, asiakkaalle timittaminen ja asiakirjjen arkistinti tulee tapahtumaan sähköisesti. Tulevaisuudessa asiakas vi staa sähköisestä myyntipalvelusta tarvitsemansa lupaan liittyvät julkiset asiakirjat. Lupapiste.fi-palvelun käyttöön ttamisen jälkeen rakennusvalvnnan sähköisiä lupahakemuksia n saapunut nin 15 % kaikista lupahakemuksista. Tavitteena n saavuttaa 100 %:n sähköinen asiinti. Tämä edellyttää käytössä levien tietjärjestelmien yhteensvittamista, dkumenttienhallintajärjestelmää, sähköisten asiakirjjen pysyvän säilyttämisen luvan saamista arkistlaitkselta, sähköisten timintatapjen käyttöön ttamista, asiakkaiden hjeistamista, henkilökunnan kuluttamista. Kknaan sähköisen rakennuslupakäytännön käyttöönttamiseksi käynnistetään rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisprjekti. Prjektin edellyttämän dkumenttienjärjestelmän hankinta tulee palvelemaan kk kuntaa, ja sen aiheuttamat kustannukset khdistetaan kaikille palvelualueille.
3 Saln kaupunki, Rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen prjektisuunnitelma 1. Sähköisen lupaprsessin yleistavitteet ja vaatimusmäärittelyt Timintatavat ja peruslähtökhdat: lupaprsessin asiakirjat tetaan vastaan sähköisen asiintipalvelun kautta, lupa käsitellään ja asiakirjat arkistidaan kknaan sähköisesti lupaprsessiin liittyvät timintatavat ja käytännöt tarkastellaan sähköisen käsittelyn mukaisiksi sähköisiä asiakirjja kskeva myyntipalvelu n mahdllista tteuttaa paperiset asiakirjat tulee vida digitida Asiakirjahallinnan vaatimukset: tiednhallinnassa n mahdllista nudattaa julkista hallinta kskevia lakeja ja määräyksiä asiakirjatiedn elinkaarihallinta tulee lla mahdllista SÄHKE2-nrmin mukaisesti Saln tiednhjaussuunnitelma tteutuu; tämä edellyttää mm. että Lupapiste.fi-palvelussa tetaan vastaan Saln tiednhjaussuunnitelmasta rakennusvalvntaa kskevien tehtävälukkien tssit käyttäjän n mahdllista hakea ja nutaa julkista tieta sähköisestä arkiststa, Lupapiste.fi-palvelusta tai Trimblestä (haku, luku ja nut) Lupaprsessin käsittelyn yhteydessä syntyvä lupakhtainen käsittelytiet n mahdllista ttaa talteen sähköiseen arkistn kk lupaprsessin salta käsiteltyjen lupa-asiiden diaaritulste/vusiraprtti tulee ttaa pysyvästi talteen Saln kaupungin n mahdllista saada sähköisen lupaprsessin salta arkistlaitkselta päätös pysyvästi säilytettävien asiakirjjen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen Tietjärjestelmien timinnallisuusvaatimukset: tietjärjestelmien välinen tiednsiirt n sujuvaa käyttäjälähtöisyys ja käytettävyys tietturvallisuus Tietjärjestelmätimittajien situtuminen sähköisen lupaprsessin kehittämiseen: tietjärjestelmien käyttäjähallinta- ja tukipalvelutiminnt timivat siten, että tietjärjestelmätimittajat takaavat yhdessä sähköisen prsessin timivuuden tietjärjestelmätimittajien situtuminen jatkuvaan yhteistyöhön ja kehittämiseen (4-5 timijaa)
4 Saln kaupunki, Rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen prjektisuunnitelma 2. Sähköisen rakennusluvan nykytilanne (prsessikuvaus) Keväällä 2016 Saln kaupungin rakennusvalvnnalle n mahdllista jättää lupaasia jk sähköisesti Lupapiste.fi:n kautta tai timittamalla paperiset lupa-asiakirjat. Luvan vireille tul tapahtuu, kun paperinen hakemus kirjataan Trimble taustajärjestelmään tai kun sähköinen hakemus n jätetty Lupapiste.fi-palveluun. Lupapiste.fi-asiinnin kautta saapuva hakemus tarkastetaan Lupapiste.fi palvelussa, jnka jälkeen lupahakemuksen tiedt ja siihen liittyvät asiakirjat siirretään Trimble taustajärjestelmään. Sähköisen lupahakemuksen timittaneelta asiakkaalta pyydetään kaksi sarjaa paperisia pääpiirustuksia leimausta varten rakennusvalvntaan. Niin paperilla kuin sähköisesti haetun luvan päätös tehdään Trimblessä. Asiakkaalle lähetetään te päätöksestä ja leimatut pääpiirustukset pstitse. Sähköisen lupahakemuksen timittaneelle siirretään Lupapiste.fi palveluun tehty päätös asiakkaalle tiedksi. Sähköisesti saapuneiden lupien pysyvästi säilytettävät asiakirjat judutaan tulstamaan paperille arkistintia varten. Määräajan säilytettävät asiakirjat tallennetaan Trimblen palvelimelle. Trimblen palvelimelta n mahdllista tallentaa lupaasiakirjat sähköiseen arkistn. Tällä hetkellä lupa-asiakirjat vidaan arkistida sähköisesti vain siirtämällä manuaalisesti asiakirja kerrallaan SARKKiin (easysarkk-svelluksella). Tiednhjaussuunnitelma antaa asiakirjille sähköiseen arkistintiin tarvittavat metatiedt. Saln kaupungin tiednhjaussuunnitelmaan (ts) sisältyy mm. rakennusvalvnnan tiednhjaus. Pysyvästi säilytettävien asiakirjjen sähköinen säilyttäminen ei le kuitenkaan tistaiseksi vielä mahdllista.
5 Saln kaupunki, Rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen prjektisuunnitelma 3. Sähköisen rakennuslupaprsessin tavitetila Sähköisen rakennuslupakäytännön kehittämisprjekti vidaan tteuttaa kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa tavitellaan täysin sähköistä rakennuslupaprsessia. Kehittämisprjektin tisessa vaiheessa sähköisen rakennuslupakäytännön timinnallisuutta kehitetään edelleen. Tässä suunnitelmassa n mahdllista esittää ensimmäisen vaiheen tavitetila, timenpiteet, aikataulu ja kustannukset. Tisen vaiheen kehittämisprjekti edellyttää tietteknisiä ratkaisuja, jiden selvittäminen edellyttää maa prjektisuunnitelmaa. 3.1 Kehittämisprjektin vaihe 1:n tavitetila Saapuva lupahakemus tetaan vastaan jk suraan Lupapiste.fi-palveluun tai mikäli asiakas timittaa paperiset hakemusasiakirjat, nämä asiakirjat siirretään sähköisessä mudssa Lupapiste.fi-palveluun (kuva 2). Lupahakemus tarkastetaan Lupapiste.fi palvelussa. Tämän jälkeen lupahakemuksen tiedt ja siihen liittyvät asiakirjat siirretään Trimble taustajärjestelmään. Lupapäätös tehdään Trimblessä. Asiakkaalle timitetaan te päätöksestä Lupapiste.fi-palveluun ja pääpiirustukset, jtka leimataan Lupapiste.fi-palvelussa. Lupa-asiakirjat vat tallennettuna myös Trimblen palvelimella, jtta päätöksen tukena lleet asiakirjat vat lupaviranmaisten helpsti käytettävissä. Sähköiset lupa-asiakirjat siirretään Lupapiste.fi-käyttöarkistn kautta sähköiseen arkistn SARKKiin. Lupaprsessi n vähintään kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa sähköiseen arkistn siirretään lupapäätös liitteineen. Rakentamisen aikaiset katselmuspöytäkirjat (esim. rakenne- ja lppukatselmus) siirretään sähköiseen arkistn asiakirjjen valmistuttua (kuva 3). Asiakirjjen sähköinen arkistinti edellyttää Lupapiste.fi-palvelun ja SARKK-palvelun integraatita. Lupapiste.fi palvelu n katselmitu arkistlaitksella huhtikuussa 2016. Kuntien Tieran sähköinen arkistpalvelu SARKK n SÄHKE2-sertifiitu palvelu (2014). Jtta pysyvästi säilytettäville sähköisille asiakirjille saadaan pysyvän säilyttämisen lupa, tulee Saln kaupungin rakennusvalvnnan asiakirjaprsessit katselmida arkistlaitksessa. Rakennusvalvnnan lupaprsesseille pysyvän sähköisen säilyttämisen lupa vidaan hakea, kun integraati Lupapiste.fi palvelusta SARK- Kiin n valmis. Sähköisesti arkistidut julkiset asiakirjat n llut mahdllista hjata Citizen- SARKK-palveluun, jsta asiakkaat vat vineet ne itse nutaa. Palvelun kehittäminen visi mahdllistaa myös asiakirjjen myyntipalvelun. Citizen-SARKK-palvelun käyttöön ttamista myyntipalvelun tukena n selvitetty Kuntien Tieralta. Myyntipalvelu vidaan hankkia myös ulkpuliselta tietjärjestelmätimittajalta. Lupapiste.fi-palvelun ja SARKK-palvelun välistä integraatita tullaan käyttämään rakennusvalvnnan lisäksi mm. yleisten alueiden lupia myönnettäessä. Yleisten alueiden luvat käsitellään tällä hetkellä vain Lupapiste.fi palvelussa.
6 Saln kaupunki, Rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen prjektisuunnitelma Kuva 2. Sähköinen lupa saapuu Lupapisteeseen, rakennuslupapäätös tehdään Trimblessä ja asiakirjat siirretään takaisin Lupapisteeseen, jsta asiakirjat arkistidaan sähköiseen arkistn. Tämä edellyttää yhteyttä Lupapisteen ja SARKKin välille. SARKK sama asian eri käsittelyvaiheiden asiakirjat löytyvät arkiststa Kuva 3. Rakennuslupakäsittelyn mnivaiheisuus aiheuttaa arkistintiin sen, että yhden asian asiakirjat judutaan arkistimaan kahdessa vaiheessa sähköiseen arkistn; valmiit asiakirjat arkistidaan lupapäätöksen jälkeen ja katselmusten yhteydessä.
7 Saln kaupunki, Rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen prjektisuunnitelma 3.2. Kehittämisprjektin vaihe 2:n tavitetila Saapuva lupahakemus tetaan vastaan jk suraan Lupapiste.fi-palveluun tai mikäli asiakas timittaa paperiset hakemusasiakirjat, nämä asiakirjat siirretään sähköisessä mudssa Lupapiste.fi-palveluun (kuva 4). Lupahakemus tarkastetaan Lupapiste.fi palvelussa. Tämän jälkeen lupahakemuksen tiedt ja siihen liittyvät asiakirjat siirretäään Trimble taustajärjestelmään. Lupapäätös tehdään Trimblessä, jssa asiakirjat n myös mahdllista leimata. Asiakkaalle timitetaan te päätöksestä Lupapiste.fi-palveluun ja leimatut pääpiirustukset. Lupa-asiakirjat vat tallennettuna Trimblen palvelimella, jsta ne siirretään dkumentinhallintajärjestelmään. Dkumentinhallintajärjestelmä mahdllistaa sen, että Trimblen karttapalvelusta sekä Trimblen Webmapista vidaan hakea kiinteistökhtaisia asiakirjja. Dkumenttienhallintajärjestelmä mahdllistaa sen, että Trimblestä asiakirjat vidaan siirtää sähköiseen arkistn. Tämä edellyttää, että vähintään tisessa järjestelmässä n TOS/TOJ-timinnallisuus. Trimblen ja SARKKin välinen tiednsiirt tulee lla katselmitu arkistlaitksessa. Trimblen ja SARKKin välisen yhteyden suunnittelu edellyttää esiselvitystä. Dkumentinhallintajärjestelmään vidaan liittää asiakirjjen myyntipalvelutimint. Myyntipalvelu vidaan myös tteuttaa ulkpuliseen järjestelmään tukeutuvana myyntipalveluna. Käyttäjän tulisi vida hakea ja nutaa asiakirjja sekä Lupapiste.fi-palvelusta että sähköisestä arkiststa SARKKista. Kknaan sähköinen lupakäytäntö edellyttää myös nykyisissä päätearkistissa levien paperiasiakirjjen digitintia. Digitintihankkeen suunnittelu käynnistetään mana prjektina. Js Saln kaupunkiin päätetään hankkia dkumentinhallintajärjestelmä, palvelee järjestelmä muitakin kaupungin timijita. Dkumenttienhallintajärjestelmän hankinta edellyttää maa prjektia.
8 Saln kaupunki, Rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen prjektisuunnitelma Kuva 4. Sähköinen rakennuslupa asiakirja siirtyy Lupapisteestä Trimbleen, jssa tehdään päätös, jsta se haetaan dkumenttienhallinta järjestelmään. Dkumenttienhallinnasta asiakirja siirtyy sähköiseen arkistn. 3.3. Yhteenvet nykytilanteesta vaiheeseen 2 Nykytilanne Vaihe 1 Vaihe 2 paperiset ja sähköiset hakemukset asiakirjat siirretään manuaalisesti sähköiseen arkistn sähköiset hakemukset asiakirjat siirtyvät hjatusti sähköiseen arkistn sähköiset hakemukset asiakirjat siirtyvät hjatusti sähköiseen arkistn ei myyntipalvelua myyntipalvelu (?) myyntipalvelu ei dkumenttienhallintajärjestelmää ei digititua arkistaineista ei dkumenttienhallintajärjestelmää digitinnin selvitys mahdllisen dkumenttienhallintajärjestelmän selvitys/hankinta digitinti käynnissä
9 Saln kaupunki, Rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen prjektisuunnitelma 4. Aikataulu Lupaprsessin ensimmäinen vaihe tteutetaan siten, että vuden 2016 lppuun mennessä järjestelmien yhteentimivuus n testattu ja että rakennuslupaa kskevien asiakirjjen pysyvän säilyttämisen lupa n saatu. Tavitteena n, että ensimmäisen vaiheen käyttööntt alkaa 1.1.2017. Lupaprsessin tisen vaiheen tarkennettu prjektisuunnitelma laaditaan vuden 2017 aikana. Tämän edellyttää, että vuden 2017 aikaan tehdään mm. selvitys dkumenttienhallintajärjestelmähankinnasta. Tisen vaiheen käyttöön ttaminen n mahdllista aikaisintaan vuden 2018 lpulla. 5. Timintasuunnitelma 5.1 Ensimmäisen vaiheen prjektihallinta työryhmä nimetty prjektivastaava tarkastusinsinööri Tim Tammi tietjärjestelmätimittajien vastuuhenkilöiden nimeäminen päätöksentek ja kustannusarvi vudelle 2017 5.2 Tisen vaiheen timenpiteet suunnittelutyöryhmä / prjektityöryhmä nimetään 2016 prjektivastaavat muut vastuuhenkilöt prjektisuunnitelman laatiminen alkaa 2016 kustannusarvi vusille 2017-2018 6. Kustannusarvi Alustava 1. vaiheen kustannusarvi Kertaluntiset kustannukset: Lupapiste.fi-palvelun arkistinnin käyttöönttmaksu: 1500 SARKK-liittymän kehitys: 3300 Dynasty-tiednhjausjärjestelmän TOS-liityntä (selvitettävä) Kertaluntinen arkistinnin käyttöönttmaksu pitää sisällään Lupapiste.fipalvelun hinnastssa kuvatut käyttöönttn liittyvät timenpiteet. Hinta n jaettu kahtia lettaen, että Mikkelin kaupunki ja Saln kaupunki tilaavat. SARKK-liittymän kehitys; Lupapisteen salta tehtävä työ n liittää arkistintisiirtn rekisteröintitiedt eli lupakäsittelyprsessin vaihetiedt metatietineen. Työarvi 8 henkilötyöpäivää, puitespimuksen knsultintihinnalla 825 päivä tekee 6600. Tämä jaetaan kuntien kesken.
10 Saln kaupunki, Rakennusvalvnnan sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisen prjektisuunnitelma Jatkuvat kustannukset: Lupapiste.fi-palvelun tiednhallintaan liittyvän käyttöarkistn kuukausimaksu: 550 Lupapiste.fi-palvelun tapahtumamaksut: Arkistitavat uudisrakentamisen timenpiteet 7,15 /kpl (2017: 6,05 ), muut rakennusvalvnnan timenpiteet 5,3 /kpl Tiednhallintapalveluun liittyy käyttöarkistn kuukausimaksu Lupapiste.fipalvelun hinnastn mukaisesti. Tämä n määritetty yhteishankintana laskemalla yhteen kuntien asukasluku ja jakamalla kustannus puliksi (kunnat lähes saman kkiset). Ilman yhteishankintaa hinta 825 / kk. Lupapiste.fi-palvelun hinnastn mukaan käyttöarkist lisää sähköisen asiinnin tapahtumamaksuja 50%. Yllä esitetyissä arviissa n käytetty tdennäköisiä vlyymeja vunna 2016. Ensi vudesta eteenpäin uudisrakennusten timenpiteiden hinta n tdennäköisesti 6,05 /timenpide. Arkistitava materiaali vidaan siirtää lisäksi Lupapisteen säilytysjärjestelmä Onkaln, jsta n rajapinta Luhi kauppa-myyntipalveluun. Siirt ja tallennus Onkaln ei aiheuta kunnille lisäkustannuksia, js SARKK n pysyväis- ja päätearkist. 2.vaiheen kustannusarvi n mahdllista laskea 2017. Dkumenttienhallintajärjestelmä ja digitintihanke edellyttävät hankintakilpailun järjestämistä.