Laskun tekeminen ja muokkaus Pikapainikkeet Uusi lasku (F5) Laskun tallennus (CTRL+S) Laskun tulostus (CTRL+P) Laskujen tulostus (SHIFT + F6) useita laskuja luettelosta valitsemalla Maksujen kuittaaminen (CTRL + F6) Sähköpostitse lähetettävät tulosteet (laskut ja muistutukset) Tulostetun/maksetun laskun muokkaaminen Tulostettu tai maksettu lasku voidaan avata muokattavaksi Ikkunasijoittelu näytölle Asiakkaan Tilaus-/Sopimusnumero (30 merkkkiä). Tekstikentän edessä valitaan tarkoitus (Sopimus/Tilaus). (Käytössä versiosta 4.0.12 alkaen) Asiakastiedot laskuun voidaan hakea Asiakas-painikkeella (Alt+A). Laskutusasetukset Tulostukset, maksujen kuittaukset, (F6) tulostimet ja lomakkeet Laskuselausikkuna (F8) Tuotteiden käsittely (F9) Paluu tähän ikkunaan (F7) (selaus- ja tuoteikkunoista) Ikkunoiden sijoittelu (muokkaus, selaus ja tuotteet) Ikkunoiden sijoittelu (erillisinä) Ikkunoiden sijoittelu (yhdistettynä) Ikkunoiden sijoittelu (yhdistettynä) Ikkunoiden sijoittelu (yhdistettynä) Laskujen selauksissa hiirellä käytettävät painikkeet laskunumerosarakkeen vieressä toimivat seuraavasti: Alaspäin suurenee - ylöspäin pienenee (nuolinäppäimet toimivat samoin: alaspäin suurenee - ylöspäin pienenee). Lasku voidaan valita suoraan numerolla, nuolinäppäimillä (Up/Down) selaten tai monipuolisemmin selausikkunasta (ks. tarkemmin kohdasta Laskujen selailu, luettelot ja yhteenvedot). Riville voidaan hakea tieto tuoteluettelosta (alennuksineen). Ks. myös: Laskuluettelot (kirjanpitoraportit) Laskun esikatselu Laskulomakkeen muotoilu Hinnaston päivittäminen Ohjelman päivittäminen Oletusasetusten muokkaaminen Kustannuspaikat/tilit Sarakkeiseen voidaan syöttää laskutoimituksia (ohjelma laskee ne puolestasi) Rivejä voidaan lisätä (Ctrl+ + ) ja poistaa (Ctrl+ - ) Rivien ja sarakkeiden kopiointi käy kätevästi leiketaulun kautta (myös vanhoista laskuista) Laskuun saadaan välisumma, kun syötetään nimike-sarakkeeseen kaksi tähtimerkkiä ** (tällöin rivin muut sarakkeet tulee jättää tyhjiksi) Riville voidaan kirjoittaa myös pelkkää tekstiä (nimike-sarakkeeseen), jolloin rivin muut sarakkeet jätetään tyhjiksi. 1
Laskun tekeminen ja muokkaus... Painikkeet - Asiakkaalle tallennettu liitetiedosto (*1) - Laskulle talletettu liitetiedosto (*1) - Merkille (työlle) talletettu liitetiedosto (*1) (Oletuksina: *.tif;*.pdf;*.bmp;*.jpg;*.zip;*.xls;*.ods;*.doc;*.rtf;*.odt) (ver. 4.1.1 saakka vain pdf- ja tiff-tiedostot) - Asiakkaalle tallennettuja lisätietoja (tekstinä) - Merkille (työlle) tallennettuja lisätietoja (tekstinä) Liitetiedostot: Painikkeita voi käyttää tietojen arkistointiin. Liitetiedostoja ei voi käsitellä laskutuksessa, mutta raahaamalla (hiirellä) haluttu tiedosto painikkeen päälle, laskutus-ohjelma tekee siitä kopion omaan hakemistoonsa, joka voidaan näppärästi avata painiketta klikkaamalla. Esim. Pdf-tiedostoa käytettäessä avautuu tietokoneessa oleva pdf-katseluohjelma, jolla yleensä voi suorittaa tulostuksenkin. Tiff-tiedostoa käytettäessä avautuu tietokoneessa oleva ohjelma, joka on oletuksena tiff-tiedostojen katseluun. Painiketta klikkaamalla aukeaa mahd. Liitetidosto. Hiiren 2-painikkeella aukeaa liitetiedostojen luettelo, jossa oletuksena on valittuna Asiakkaan/Laskun liitetiedosto. Luettelosta tuplaklikkaamalla voidaan tiedosto avata luettelosta ja 2-painikkeella voidaan luettelossa valittuna oleva liitetiedosto poistaa. Liitetiedoston raahaus toimii myös toisin päin, eli painikkeeseen tarttumalla voidaan esim. kopioida tiedosto haluttuun hakemistoon. Varsin näppärä toiminto esim. asiakkaalta saadun laskutusohjeen säilyttämiseen. Mikäli ohje on saatu paperilla, skannataan se ja talletetaan vaikkapa tiff-muotoon. Tallennettu tiedosto raahataan sitten asiakkaan liitetiedostopainikkeen päälle ja ohje on jatkossa helposti löydettävissä laskuja muokatessa. Huomaa, että alkuperäisestä tiedostosta tehdään aina kopio laskutusohjelman hakemistoon, joten voit alkuperäisen tiedoston halutessasi hävittää. Lisätiedot tekstimuodossa: Tekstipainiketta klikkaamalla voidaan kirjoittaa haluttu tieto muistiin, joko asiakaskohtaiseksi tai merkkikohtaiseksi (työnumerolle). Myös pikapainikkeet CTRL+A ja CTRL+E toimivat hiiren lisäksi. Yleisiä lisätietoja voidaan myös lisäillä CTRL+Y -pikapainikkeella (muistiin voi laittaa mitä tahansa). (*1) Laskun yhteyteen voidaan nyt tallentaa myös esim. Excel, Word, OpenOffice, Jpg... -tiedostoja aiempien Tiff- ja Pdf-tiedostojen lisäksi (oletuksina: *.tif;*.pdf;*.bmp;*.jpg;*.zip;*.xls;*.ods;*.doc;*.rtf;*.odt). Kannattaa kuitenkin huomioida, että laskutuksen liitehakemistoon tehdään tämän avulla kopio alkuperäisestä tiedostosta, joka siis vie tuplaten tilaa levyltä. Alkuperäinen tiedosto voidaan tietysti erikseen poistaa. Kopion tarkoituksena on helppo tietojen siirto esim. muistitikulle, jossa säilyy siis kopio laskutustiedoista - liitteineen. Käytön on siis tarkoitus olla helppoa. Mikäli tässä käsiteltäisiin pelkkää linkkiä, ei siirrettävyys/kopiointi kävisi yhtä vaivattomasti. Toisaalta liitetiedostoista saattaa tulla melkoisen suuria joka siten mutkistaa siirrettävyyttä (muistitikun kapasiteettirajoitus). Mikäli haluat myöhemmin käsitellä alkuperäistä tiedostoa, sen muutokset eivät luonnollisesti vaikuta laskutusohjelman liitetiedostoon. Muutokset tulee tehdä laskutusohjelman liitetiedostoon, mikäli siis halutaan korjailla nimenomaista liitettä. Joka tapauksessa Wordin, Exelin, OpenOfficen jne.. tiedostot on mahdollista kopioida laskutusohjelman tietoihin. 2
Uusi lasku (F5) Uusi lasku (F5-näppäimellä tai alarivin painikkeella hiiren avulla). Uuteen laskupohjaan voidaan haluttaessa kopioida joko pelkät asiakastiedot tai asiakas,- työnumero ja merkki-tiedot Päiväyssarakkeiden tiedot saadaan kätevästi kalenterista (päiväyssaraketta tuplaklikaten tai F4:llä kursorin sijaitessa ao. sarakkeessa) Asiakastiedot laskuun voidaan hakea Laskujenkäsittelyikkunan Asiakaspainikkeella (Alt+A). Ruutuun avautuu Asiakkaat -ikkuna, josta asiakas voidaan selata tai etsiä syöttämällä ainakin osa asiakkaan nimestä. Laskun tallennus (CTRL+S) Lasku voidaan koska tahansa tallentaa CTRL+S -pikanäppäimellä tai tallennuspainiketta painamalla. Myös F2-näppäin toimii pikatallennusnäppäimenä. Mikäli laskua on muokattu, tulee tallennus tehdä aina ennen lopetusta ja tulostusta. Vaikka tallennusta ei suorita, ohjelma muistuttaa tallennustarpeesta. Laskun tulostus (CTRL+P) Laskun pikatulostus CTRL+P -pikanäppäimellä tai tallennuspainiketta painamalla. Tulostus suoritetaan tulostusasetuksien mukaisella tulostimella ja lomakevalinnalla. Laskujen tulostus (SHIFT+F6) Useiden laskujen pikatulostus SHIFT+F6 -pikanäppäimellä tai tallennuspainiketta painamalla. Tulostettavat laskut valitaan erillisestä Tulostusluettelo -ikkunasta. Tulostus suoritetaan tulostusasetuksien mukaisella tulostimella ja lomakevalinnalla. 3
Asiakastiedot (Asiakaskortisto) Asiakaskohtaisia lisätietoja (painike samoihin tietoihin myös laskunmuokkaus-ikkunassa). Nämä tiedot eivät tulostu laskuun. Painike asiakkaan (maksajan) lisätietoja varten (nämä lisätiedot voidaan tulostaa laskuun) Asiakkaan nimi Asiakkaan lisärivi (esim. osasto) Katuosoite Postinumero ja postitoimipaikka (Esim. FI-00550 Helsinki) Asiakkaan valinta- ja muokkausikkuna Lisätietoja-ikkuna on käytössä yleisten lisätietojen, asiakkaiden lisätietojen ja laskun merkin lisätietojen käsittelyssä (kolmenlaisia lisätietoja tekstimuodossa). Tästä ikkunasta toimivat myös ohjeet ja ikkunoiden väliset pikapainikkeet (F1,F5...F9). Taustaväri on harmaana, kun asiakkaalta puuttuvat nämä tiedot LISÄTIEDOT LASKUUN Verkkolaskutiedot ja omat lisäykset 1. Laskun vastaanottajan tunnus Receiver PartyID 2. Välittäjän tunnus (laskun vastaanottajan) Intermediator PartyID 3. Vastaanottajan yhteyshenkilön sähköposti BuyerEmailaddressIdentifier 00370123456700000 0358123456-8 Painike asiakkaan (maksajan) lisätietoja varten (nämä lisätiedot voidaan tulostaa laskuun) Neljänneltä riviltä alkaen voidaan lisätä uusia laskulla esitettäviä tietoja. Käsittelyrivi Esim. Sähköposti, maija.mehilainen@taruolento.fi, joka tulostuu laskuun, kun laskumuotoilun tekstitietona (muuttujana) on Tab + @ASIAKAS:04@. Tulostuva osa on siis maija.mehilainen@taruolento.fi ja tiedon on sijaittava 4. rivillä. 4
Laskun tulostaminen ja Maksujen kirjaus sekä Tulostinasetukset Tulostimen asetukset Osasuoritusten selaus Maksun kirjaus (Myös maksun osasuoritus on mahdollista) Esikatselu / muokkaus Tulostimen asetukset / luettelo lasku- tai muistutustiedostoista Sähköpostitse lähetettävien tulosteiden luettelo (HTML, PDF..) Lomakkeen lukitus tälle asiakkaalle Muistutusten ja Laskujen lähetys sähköpostitse suoraan ohjelmasta (sähköpostin liitetiedostona) Maksusuoritusten kirjaus (tilitapahtumien luettelon ollessa leiketaulussa, valinta vahvistetaan maksuluettelosta) Laskujen tulostus (Valinta tulostusluettelosta) Maksumuistutuksen tulostus (Mahdollista, kun eräpäivä on ylitetty viivepäivien verran) 5
Laskun tulostaminen ja kirjaus luettelosta Tulostusluettelo Ÿ tulostettavat laskut voidaan valita luettelosta Maksuluettelo Ÿ maksetut laskut voidaan valita luettelosta Ÿ kunkin laskun kohdalla korjataan tarvittaessa maksettu summa ja päiväykset Ÿ päiväykset voidaan myös lukita koskemaan kaikkia valittuja suorituksia Maksujen kirjauksen yhteydessä valitaan pankkitili, jolle suoritus on kirjautunut ŸViimeisimpänä LUOTTOTAPPIO, joka valitaan silloin, kun lasku kirjataan luottotappioihin. Tällöin lasku näkyy myös yhteenvetotulosteessa luottotappiona. Maksusuoritusten kuittaus toimii leiketaulussa olevien tietojen avulla (viitesuoritusluettelosta, tapahtumaluettelosta, tiliotteesta jne..) Huomioitava, että Ÿ leiketauluun kopioidaan vain tapahtumarivit, mikäli tapahtumarivejä ei ole eroteltu toisistaan ja muista selitys/tekstiriveistä tyhjillä riveillä (useimmiten tapahtumat esitetään kahdella tai useammalla rivillä sekä erotellaan tyhjillä riveillä, jolloin leiketauluun voidaan haluttaessa kopioida koko tiedoston sisältö) Ÿ suoritustapahtumien ollessa usealla rivillä, tapahtumien välissä on oltava tyhjä rivi (muuten tapahtumia ei saada eroteltua toisistaan) Ÿ suoritustapahtumien ollessa yhdellä rivillä, tapahtumien välissä ei saa olla tyhjää riviä tai jokaisen rivin jälkeen on oltava tyhjä rivi (tapahtuman erotteluna tyhjä rivi tai rivinvaihto - ei sekaisin molempia) Ÿ Maksupäivä ja arvopäivä kirjataan erikseen. Laskuselausluetteloissa ja yhteenvetoluetteloissa/tulosteissa ei näy maksusuorituksen maksupäivää, vaan arvopäivä (arvopäivä, pankkipäivä, tapahtumapäivä.. = päivä, jolloin suoritus on tullut pankkitilille). 6
Asetukset - Laskuasetukset Pankkitilinumerot (norm. pankkiyhteys, IBAN, BIC/SWIFT) Arvonlisäveroprosentit, oletusarvonlisävero (raporttitulosteissa aiheutuu sekaannusta, mikäli alv-prosenttia vaihdetaan - muutosajankohta kannattaa valita harkiten) Käsittelyrivi Kustannuspaikka/tili -käytäntö käyttöön mm. laskun käsittelyyn saadaan lisäsarake tätä varten Laskuun tulostettavia lisätietoja (verkkolaskutiedot) 1. Laskun lähettäjän tunnus (Sender PartyID) 2. Välittäjän tunnus (laskun lähettäjän) ( Intermediator PartyID) 3. Lähettäjän kotipaikka (SellerHomeTownName) 4. Lähettäjän sähköpostiosoite (SellerCommonEmailaddressIdentifier) 5. Lähettäjän internet-osoite (SellerWebaddressIdentifier) 6. Lähettäjän yhteyshenkilö (SellerContactPersonName) 7. Lähettäjän yhteyshenkilön puhelinnumero (SellerPhoneNumberIdentifier) 8. Lähettäjän yhteyshenkilön sähköpostiosoite (SellerEmailaddressIdentifier) 9. Lähettäjän puhelinnumero (SellerPhoneNumber) 10. Lähettäjän faksinumero (SellerFaxNumber) 7
Asetukset... Tietojen sijoittuminen yleisiin lomakkeisiin 1 2 1 2 3 3 1 1 2 2 3 3 8
Asetukset... Laskujen uudistus (poisto) Laskuja voidaan haluttaessa poistaa (samalla laskurivit järjestellään uudelleen käsittelyn nopeuttamiseksi). Valitaan käyttöön jäävä laskunumeroväli. (käytettävissä suojakoodin syötön jälkeen) Alkunumerot (asiakas- ja laskunumerot) voidaan valita ennen laskujen tekoa (ei enää toisen laskun jälkeen) Laskuselaus Fonttiasetus -ikkuna Valitaan näytön laskuriveillä käytettävä fontti Laskutushakemisto ( varmuuskopio) (tietojen kopiointi toiseen hakemistoon / levylle / muistikortille) - Haluttaessa voidaan tehdä käynnistyspainike kopiohakemiston laskutusaineistoon Laskuselausikkunassa rivit voidaan lajitella halutun sarakkeen mukaiseen järjestykseen (laskevaan tai nousevaan) hiirellä klikkaamalla otsikkoa ao. sarakkeen kohdalla. Tällöin otsikkoriville tulee valittua järjestystä osoittava merkki. Fontti voidaan muuttaa (fontin nimi, koko ja väri). Ks. tarkemmin kohdasta Laskujen selailu, luettelot ja yhteenvedot. Värisarakeen tulpaklikkauksella avautuu värivalintaikkuna Fonttiasetus -ikkuna 9
Laskujen selailu, luettelot ja yhteenvedot Laskuja voidaan etsiä vapaasti kirjoitettavalla hakusanalla (osoittimen sijaintikohdalla ei ole merkitystä). Kirjoitettu hakusana näkyy ikkunan oikeassa yläkulmassa. Hakusana pysyy aktiivisena 10 sekuntia viimeisen näppäimen painalluksesta, jonka aikana sanaa (hakutekstiä) voi täydentää. Mikäli tulee tehtyä kirjoitusvirhe, voidaan hakusana tyhjentää BackSpace-näppäimellä ja kirjoittaa koko sana uudelleen. Etsintä käynnistyy näppäimen painalluksen jälkeen, mutta sanan kirjoittamista voi silti jatkaa, jolloin haku jatkuu edelleen. Haku jatkuu edelleen myös F3-näppäimellä. Valikkopainike [Ctrl+M] Tulostus (valitulle tulostimelle) [Ctrl+P] Tulostimen valinta ja asetukset [Shift+P] Käytettävä fontti (kirjasin) [ALT+F] Laskurivit (myyntierittely) [ALT+R] Hakusana, joka aktivoituu uudelleen F3-näppäimellä Laskujen selaus-ikkuna, josta on helppo etsiä haluttu lasku (tarvittaessa myös laskurivin perusteella). Luettelon valintapainikkeilla voidaan valita kaikkien laskujen luettelo, erääntyneet laskut, maksetut laskut, saatavat (odotettavat maksusuoritukset), keskeneräiset laskut, tappioiksi kirjatut laskut sekä yhteenveto, josta saadaan veroerittelyt kirjanpitoa varten. Lisäksi rajauksia voidaan tehdä ylärivin painikkeilla (ks. seur. sivu). Tulosteessa ensin laskun tiedot ja seuraavaksi laskurivit Tulosteessa kaikkien valinnan mukaisten laskujen laskuriveistä kerätyt nimikkeet (samat nimikkeet yhdistettyinä) Kuten edellä, mutta lisäksi välisummat (valituin rajauksin) Välisummat kootaan koodin mukaisiin ryhmiin. Koodin alusta valitaan haluttu lukumäärä merkkejä, joiden mukaan nimikkeet yhdistetään sanaan välisummaan. Menu-painikkeesta aukeava valikko (pikanäppäin Ctrl+M). Laskurivit (myyntierittely) -valikkoon pääsee myös suoraan ao. painikkeesta (ALT+R). 10
Laskujen selailu, luettelot ja yhteenvedot... Asiakasrajauksessa voidaan valita yksittäinen asiakas tai asiakasnumeroväli. Esimerkissä valittu asiakas 1001 ja asiakkaat 1008...1015. Laskurajauksessa valitaan laskujen lukumäärä (uusimpien laskujen määrä). Laskuluettelon rajaamispainikkeet Päiväysrajauksessa valitaan ajanjakso päivämäärillä rajattuna. Esimerkissä valittu 1.1.2008...15.1.2009. Mikäli vastaava valinta halutaan tehdä lyhyemmin, riittää kuluvana vuonna valinta 1.1 15.1, jolloin ohjelma täydentää vuosiluvun. Laskujen yhteenvedon kooste, jossa ei esitetä yksittäisiä laskujen tietoja. Koosteeseen ei saa myöskään laskutettujen nimikkeiden luetteloa, joka on mahdollista saada kaikkiin muihin tapauksiin. Koosteessa on esitetty kaikki arvonlisäveron kannalta tärkeät tiedot kirjanpitoa varten. 11
Laskujen selailu, luettelot ja yhteenvedot... Koosteeseen yhdistetään laskutettujen, maksettujen, saatavien ja tappioiden veroeritellyt yhteissummat (ilman yksittäisiä laskutietoja) Päiväysrajaus, joka valitaan pudotusvalikosta, ja jota voidaan vapaasti muuttaa ja selata edell./seur. ajanjaksoja nuolipainikkeista Laskujen yhteenvedon laskutettujen laskujen luettelo. Tähän saa halutessaan myös laskurivit tai laskuriveistä koostetun nimikkeiden luettelon (joko välisummilla tai ilman). Yhteenvedossa tulostuu aina arvonlisäveroerittely - tämä on siis tarkoitettu kirjanpitoon. Laskujen yhteenvedon - laskutettujen laskujen luettelo, jossa laskuriveistä koostetun nimikkeiden luettelo välisummilla. Tässä ei siis näy yksittäisten laskujen tiedot, vaan laskuista kootut nimikkeet (laskurivit), jotka ryhmitellään tuotekoodin perusteella. Samaksi nimikkeeksi yhdistetään aina samalla koodilla, nimiketekstillä, määrän yksiköllä ja hinnalla sekä alennuksella olevat laskurivit (määrät siis lasketaan automaattisesti yhteen). Mikäli siis samaa tuotetta on laskutettu eri hinnoin, käsitellään ne eri nimikkeinä. Esimerkkitulosteessa mm. asennustyö esiintyy hinnoilla 34,10 ja 40,10, joten niitä ei yhdistetä lukumääriä summaamalla (samaan välisummaan ne tulevat kuitenkin aina, koska koodi on sama). 12
Laskun esikatselu 13
Laskurivien välisumma (korvaa koontilaskun) Halutulle laskuriville, nimike-sarakkeeseen saadaan kahdella tähtimerkillä ( ** ) edellisten rivien summa (verollinen, veroton ja alv). Tällöin muut sarakkeet tulee jättää tyhjiksi. Välisumma lasketaan edellisestä välisummasta tai alusta mikäli edellistä välisumma ei ole. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx Pankkiyhteydet: - muodostuu kolmesta osasta, erotettu pilkulla - 1. normaali Suomessa käytetty pankkiyhteys, jossa tilinumeron edessä voi olla pankin nimi - 2. Pankkiyhteyden IBAN-tunnus - 3. Pankkiyhteyden BIC/SWIFT-tunnus xxxxxx Nämä ovat välttämättömät verkkolaskuissa myös IBAN ja BIC Ulkomaille tarkoitettu, englanninkielinen/suomenkielinen lasku 14
Lomakkeen muotoilu (esikatselutilassa) Esikatselutilassa saadaan piilossa olevat (tyhjät) sarakkeetkin näkyviin välilyöntinäppäimellä. Samalla kuvien ja viivojen siirtäminenkin tulee mahdolliseksi. Tulostettava tieto ei näy, mikäli seuraava sarake tulostuu sen päälle (samoin käy minkä muun tahansa sarakkeen kanssa, mikäli ne tulostetaan päällekkäin). Saraketta siirtämällä, joko hiirellä raahaten tai hiiren oikealla painikkeella avautuvasta ikkunasta koordinaatteja muuttamalla, saadaan tieto sijoitettua haluttuun paikkaan. Kuva esikatseluruudusta, jossa rivinumerosarake on juuri ja juuri näkyvissä (seuraavana oleva sarake ei aivan ole sen päällä) Lomakkeen muotoilu (tekstitilassa) Lomaketta voidaan muokata myös tekstitilassa, johon päästään esikatselulomaketta tuplaklikkaamalla tai Ctrl+Enter-näppäinyhdistelmällä. Lomakkeissa käytettävät fontit voidaan valita lähes vapaasti (joissain kohdissa on helpompaa sarakkeiden kohdistusten kannalta käyttää vakioleveyksistä fonttia = kaikki fontit ovat samanlevyisiä). Lomakkeisiin voidaan lisätä fontteja tekstitilassa oheisen kuvan mukaisesti sekä muuttaa tuplaklikkaamalla tekstiä @FONTNAME tai tietenkin kirjoittamalla uuden fontin nimi vanhan tilalle. Myös värillisten tekstien käyttö on mahdollista. Värin määritys tulee olla lomakkeessa ennen tulostettavaa tekstiä. Tarvittaessa myös sen jälkeen, mikäli on tarkoitus palauttaa väri ennalleen. Klikkaamalla (tuplaklikkaus) tekstiä @FONTCOLOR saadaan värivalintaikkuna esiin, josta voidaan helposti valita haluttu väri. RGB-värit muodostetaan punaisesta, vihreästä ja sinisestä siten, että RGB-koodi = punainen + vihreä * 256 + sininen * 256 * 256 Kukin väri voi olla 0...255. MUSTA = 0 PUNAINEN = 255 VIHREÄ = 65280 SININEN =16711680 KELTAINEN = 65535 MAGENTA = 16711935 SYAANI = 16776960 VALKOINEN = 16777215 RUSKEA = 3368601 15
Esimerkki kuvan sijoittamisesta lomakkeeseen: [tab]@koodikuva,y;x;nimi;kork;lev@ (alussa aina tab-merkki ja teksti @KOODIKUVA, mittojen desimaalierottimena pilkku, mitat erotetaan puolipistein) Kuvina käyvät kuvatyypit: BMP, ICO, CUR, RLE, WMF, GIF ja JPG Kuvan korkeus (17,82 mm) Kuvan leveys (36,42 mm) Kuvan sijainti (Y = 0 mm) etäisyys tulostusalueen yläreunasta Kuvan sijainti (X = 18,0 mm) etäisyys tulostusalueen vasemmasta reunasta Kuvan nimi (Zahis-LOGO.wmf) Esimerkki viivan sijoittamisesta lomakkeeseen: [tab]@koodiviiva,y;x;viivaleveys;spituus@ (alussa aina tab-merkki ja teksti @KOODIVIIVA, mittojen desimaalierottimena pilkku, mitat erotetaan puolipistein) Y = viivan alkupisteen etäisyys tulostusalueen yläreunasta X = viivan alkupisteen etäisyys tulostusalueen vasemmasta reunasta viivaleveys = viivan leveys millimetreinä S = suunta [o = oikealle, a = alas, v = vasemmalle, y = ylös] pituus = viivan pituus millimetreinä Viivan alkupiste, koordinaatiston Y-piste (32 mm tulostusalueen yläreunasta) Viivan alkupiste, koordinaatiston X-piste (15,24 mm tulostusalueen vasemmasta reunasta) Viivan suunta oikealle (88 mm) Viivan leveys (,10 = 0,10 mm) Suoraan lomaketta editoitaessa on huomioitava, että lomakkeen laskutettavien artikkelien rivit (2 kpl) jakavat lomakkeen kahteen osaan siten, että näiden rivien jälkeiset tiedot tulostuvat vain viimeiselle sivulle. Lisäksi tekstin päälle tulostuvien kuvien on sijaittava tekstirivien jälkeen (teksti peittää muuten kuvaa). Esim. Kaikille sivuille tulostettavien kuvien tiedot kirjoitetaan juuri ennen laskutettavien artikkelien rivejä. 16
Laskulomakkeena voi olla ohjaus suoraan PDF-tiedostoksi Lomakemuotoilussa tulee olla oheinen teksti: @LASKUTIEDOSTO,Lasku.pdf@ (ensimmäisellä rivillä, TAB-merkki alussa) 17
Tuotteet Tuotteita voidaan etsiä vapaasti kirjoitettavalla hakusanalla (osoittimen sijaintikohdalla ei ole merkitystä). Ks. tarkemmin seur. sivulta Fontti voidaan valita fonttipainikkeesta avautuvasta ikkunasta (myös värit). Tuoterivien määrää voidaan rajata uusimpien laskujen määrällä. Tuoterivit voivat olla joko koodilliset tai koodittomat tai molempia. Nimierittelyllä voidaan ottaa mukaan tuotteet, joissa poikkeaa vain nimi. Tuoterivit voidaan rajata myös käsittelyssä olevan asiakkaan laskuista muodostetuiksi. Tuotteet-hinnaston ikkunanäkymä, jossa tuoteluettelo muodostuu laskuriveistä (Koodi, Nimi, Hinta/Alennus sekä yksikkö). Kuvan tilanteessa viimeisin käytetty hinnastotietokanta on ollut SLO (korostettuna) ja valittuna tällä hetkellä laskuriveistä muodostettu hinnasto (Laskut). Laskuun, uudeksi tai korvattavaksi laskuriviksi voidaan tiedot valita usealla tavalla: luetteloikkunassa hiirellä kaksoisklikaten tai enterin painalluksella, jolloin laskurivin tuotenumero, teksti, yksikkö ja hinta sekä alennus, joka on jakomerkin jälkeen, tulevat suoraan valitulta riviltä, alareunan tilariviltä kaksoisklikkaamalla, jolloin tuotteen tiedot haetaankin viimeksi käytetystä hinnastotietokannasta (huomaa tilarivin neljä saraketta, joilla kaikilla on oma merkitys), tilarivin vasemman puoleisin sarake käyttää suoraan hinnaston hintaa ja alennus valitaan asiakkaan alennusryhmän mukaisesti (siis automaattisesti joku seuraavasta kolmesta sarakkeesta) - hintaa tosin tarvittaessa korotetaan, että alennus ei tulisi negatiiviseksi missään alennusryhmässä, alennus voidaan valita itse klikkaamalla jotakin kolmesta oikean puoleisista sarakkeista (sarakkeiden alennus lasketaan ohjeellisen katetavoitteen mukaan: oletuksena 30%, 20% tai 10% kate). Tilariviä hiiren oikeaa painiketta näpäyttämällä, alennussarakkeen kohdalla, päästään tilapäisesti muuttamaan kateprosenttia. Shift+F4 näppäinyhdistelmällä saadaan avautumaan ikkuna, johon tulevat laskut, joissa tuoterivi esiintyy vastaavalla hinnalla ja alennuksella. Rivin tiedot: laskunumero, päiväys ja asiakkaan nimi 18
Tilariviä hetken painamalla (hiirellä) tai F4-näppäimellä saadaan avautumaan ikkuna, johon tulevat tuotteen hinnat kaikista hinnastoista, joista tuote löytyy (siis hintavertailu toimittajittain). Hinnaston nimen jälkeen on nettohinta ja suluissa hinnaston hinta sekä alennus ja myös myyntiyksikkö. Tuotteet-hinnaston ikkunanäkymä, jossa tuoteluettelo muodostuu tavarantoimittajan hinnastosta muodostetusta tietokannasta. Kaikki hinnaston saraketiedot ovat näkyvissä, mutta sarakeleveyksiä voidaan vapaasti muuttaa. Kuvan tilanteessa on käytössä hinnastotietokantana SLO (korostettuna ja valittuna). Tuotteita voidaan etsiä vapaasti kirjoitettavalla hakusanalla (osoittimen sijaintikohdalla ei ole merkitystä). l Kirjoitettu hakusana näkyy ikkunan oikeassa yläkulmassa. l Hakusana pysyy aktiivisena 10 sekuntia viimeisen näppäimen painalluksesta, jonka aikana sanaa (tai koodia) voi täydentää. l Mikäli tulee tehtyä kirjoitusvirhe, voidaan hakusana tyhjentää BackSpace-näppäimellä ja kirjoittaa koko sana uudelleen. l Etsintä käynnistyy reilun yhden sekunnin kuluttua näppäimen painalluksen jälkeen, mutta sanan kirjoittamista voi silti jatkaa, jolloin haku käynnistyy uudelleen. l Hakusanassa viimeisenä oleva välilyönti suorittaa luettelon tuoterajauksen valituilla hakusanoilla (huomaa, että rajaus käynnistyy välilyöntipainalluksen jälkeen automaattisesti reilun sekunnin kuluttua). Rajaus toimii hinnastotietokannoissa - ei siis laskuriveistä muodostetussa luettelossa ( Laskut ). l Etsintä voidaan aina käynnistää (heti) F3-näppäimellä, joka muuten käynnistää etsinnän viimeisimmällä hakusanalla, vaikka hakusana ei olisi enää aktiivinenkaan (aktivoi sen siis uudelleen). l Luettelon tuoterajauksen voi siis suorittaa hakusanan viimeisellä välilyönnillä mutta myös Shift+F3- näppäinyhdistelmällä, jolloin tosin rajaus suoritetaan vain ensimmäisellä hakusanalla. Rajaus ei toimi Laskut-välilehdellä. l Etsinnässä tuoteriviltä täytyy löytyä täsmälleen kirjoitetun hakusanan mukainen tekstipätkä (välilyönteineen), mutta rajauksella riittää, että kaikki välilyönnillä erotetut sanat löytyvät tuoterivin sarakkeesta. l Rajaus saadaan poistettua, kun aktivoitu hakusana on tyhjä ja painetaan Shift+F3-näppäinyhdistelmää. 19
Hinnaston päivittäminen Tuotetiedostojen päivitys -ikkunassa voidaan lisätä Internet-linkit hinnastojen päivitystiedostojen noutoa sekä tuotteiden lisätietojen etsimistä varten. Päivitys: Linkki sivulle, josta päivitykset noudetaan Haku1 : Linkki tuotteen etsintäsivulle (numeron mukaan) Haku2 : Linkki tuotteen etsintäsivulle (tekstin mukaan) Internet-linkkejä voidaan käyttää hinnastovälilehdellä F12-näppäimellä. * Osoittimen ollessa välilehden otsikon kohdalla, siirrytään Päivitys-sivulle. * Osoittimen ollessa välilehden numero-sarakkeessa, suoritetaan etsintä Haku1:n mukaisesta linkistä ja siirrytään sivulle. * Osoittimen ollessa välilehden jossakin teksti-sarakkeessa, suoritetaan etsintä Haku2:n mukaisesta linkistä ja siirrytään sivulle (tekstistä voidaan valita myös osa). 20
Esim. tuotehinnaston päivittämisestä Aluksi varmistetaan, että hinnasto (hintatiedot tai tuotteet) on käytettävissä; joko levykkeellä tai noudetaan se internetin avulla toimittajan sivuilta. Mikäli käytettävä tiedosto on pakattuna, kuten yleensä, puretaan se ensiksi kiintolevylle, mihin tahansa hakemistoon. Erinomaisesti voit käyttää työpöytää tämän väliaikaisen hinnasto- tai tuotetiedoston tallentamiseen. Pääasia, että tiedät mistä tiedoston löydät. Huom. tuotehinnasto voidaan muodostaa muistakin tekstitiedostoista, kuin tukkuliikkeiden hinnastoista. Kuva SLO:n nettisivuista, jossa tuotteet ja hinnastot ovat internetin kautta imuroitavissa. Tässä tapauksessa parhaiten käyttöön sopivat TPO0105Y.ZIP (tuotteet) ja HPO0105Y.ZIP (hinnat) - muutkin kelpaavat. Kun toimittajalta saatu hinnasto on kiintolevyllä käytettävissä, voidaan siirtyä laskutusohjelman käyttöön. Tuotteet -ikkunasta valitaan haluttu hinnastovälilehti. Tuotetiedostojen päivitys -ikkunassa joko kirjoitetaan käsiteltävän tuote- tai hintatiedoston nimi tai painetaan tiedostohakemisto painiketta, jolloin päästään valitsemaan tiedosto Windows-tyyliin (tarkoitushan on valita se purettu tuote- tai hintatiedosto, josta tiedot siirretään laskutusohjelman hinnastotietokantaan). Kun em. valinta on suoritettu, on syytä tarkastaa, että Tuotetietojen otsikot vastaavat Tuoteriviluettelossa olevia tietoja. Helpoin tapa on painaa Insert-näppäintä tuotetietoja käsiteltäessä ja CTRL+Insert näppäinyhdistelmää hintatietoja käsiteltäessä (pätee ainakin sähkötukkureiden tiedostoissa). Ctrl+F5 -näppäinyhdistelmällä tai hinnastovälilehden nimikentän kohdalla, painamalla hiiren oikeaa painiketta (välilehden tulee olla valittuna), esiin tulevasta valikosta valitsemalla Hinnaston Muokkaus, esiin aukeaa uusi ikkuna: Muussa tapauksessa otsikkoa vastaava tieto tulee valita tuoteriviltä (kursori tietosarakkeen aloituskohtaan ja Shift-näppäin pohjassa siirretään kursoria oikealle tai valitaan hiiren avulla). Seuraavaksi voidaankin painaa päivitys-näppäintä ja jäädä odottamaan suorituksen valmistumista. Hitaalla tietokoneella ja isolla tiedostolla saattaa mennä kymmeniäkin minuutteja (toisaalta nopea laitteisto suoriutuu n. 60.000 tuotteestakin muutamassa minuutissa). Päivitys käy myös alennusluetteloihin. 21
Ohjelman päivittäminen Päivittäminen on helppoa! Valitse vain valikosta Lataa ohjelman päivitys Mikäli uudempaa ohjelmaa ei ole saatavilla, siitä saadaan ilmoitus. Oletusasetusten muuttaminen (versiosta 3.8.68 alkaen) Työnumero -selitystekstin tilalle voidaan haluttaessa vaihtaa teksti Selitysteksti lisätään Laskuasetukset - Rekisteritiedot -välilehden tietoihin, [Laskutiedot/Valinta] -otsikon jälkeen LabelLTText(4) = Joku NRO. Lomakkeen tulostuksiin tällä ei ole vaikutusta, joten lomakkeen muotoilussa toimitaan kuten aiemminkin (vaihdetaan tekstejä oman mieltymyksen mukaan) Oheisessa kuvassa on muutamia muitakin alkuperäisestä asetuksista muutettuja tietoja, jotka ovat käytettävissä. Fonttien muuttaminen väreineen onnistuu helposti tuplaklikkaamalla sanaa, jossa Fontti esiintyy (avautuu fonttivalinta ikkuna). 22
Kustannuspaikka/Tili laskuun (muutokset / ver. 4.0.4) Laskussa voidaan haluttaessa käsitellä Kustannuspaikka/Tilinumerointia. KP/Tili1 on laskuttajaa varten, joka ei ole näkyvissä laskussa. KP/Tili2 on laskun saajaa varten, joka on lähinnä verkkolaskukäyttöön, eli siis saadaan laskuihin (toimii lähitulevaisuudessa). Laskuasetukset - ikkunassa voidaan suorittaa valinta KP/Tilinumerointien käytöstä. Laskulomakkeeseen tulee siis uusi sarake, kun toiminto otetaan käyttöön. Kuvassa laskuttajan Kustannuspaikka/Tilinumerointi (KP/Tili1) on käytössä. Numerointina on siis numero, eikä tekstiä (kirjaimia) voi sarakkeessa esittää. Sarakkeen numero voi olla 9-numeroinen (0...999999999) tai kahden numeron yhdistelmä 4-numeroinen/9-numeroinen (0...9999/0...999999999). Hinnastovälilehti - laskuista muodostettu (nykyisin luettelossa myös otsikot ja sarakkeet). Tässä näkyy KP/Tili-1-sarake, kun laskuasetuksissa on valittuna Laskuttajan KP/Tili-1. Järjestystä voi muuttaa sarakeotsikkoa klikkaamalla (sarakkeen mukaan aakkosjärjestys; vuoroin nouseva/laskeva). 23
Kustannuspaikka/Tili laskuun (muutokset / ver. 4.0.4) Tulosteessa ensin laskun tiedot ja seuraavaksi laskurivit Tulosteessa kaikkien valinnan mukaisten laskujen laskuriveistä kerätyt nimikkeet (samat nimikkeet yhdistettyinä) Kuten edellä, mutta lisäksi välisummat (valituin rajauksin - koodin mukaan) Kustannuspaikkakohtainen myynti (laskurivillä kustannuspaikan/tilin numero) Koodin alusta valitaan haluttu lukumäärä merkkejä, joiden mukaan nimikkeet yhdistetään sanaan välisummaan. Selausikkunassa saadaan laskutetuista nimikkeistä luettelo, jossa laskurivien nimikkeet ryhmitellään koodin mukaan. Välisummaryhmät ja kustannuspaikat -ikkunassa koodiryhmittelyvalinnan lisäksi nimetään kustannuspaikat, joiden mukaan saadaan luettelo laskutuksesta kustannuspaikoittain. Laskurivillä olevan KP/tili-numeron perusteella lasketaan kyseisten rivien laskutukset yhteen ja esitetään luettelossa yhtenä rivinä (tässä luettelossa olevilla kustannuspaikkanimillä). Selausikkunan kustannuspaikkakohtainen luettelo, jossa alv-erittelyt Yhteenveto - Laskutetut - laskutetut nimikkeet, joihin ei ole kustannuspaikkaa merkitty, nimetään **** -merkein. - laskutetut nimikkeet, joissa on nimeämätön kustannuspaikka näkyy pelkästään kustannuspaikan numero - mikäli samalla kustannuspaikkatunnuksella on laskutettu usealla Alvkannalla, ne näkyvät omina riveinä (Alv-kanta rivin lopussa) - Kustannuspaikan lisäys + -merkillä tai INSERTnäppäimellä - Kustannuspaikan poisto - -merkillä tai DELnäppäimellä - Kustannuspaikan muokkaus Space -näppäimellä (välilyönnillä), F2:lla tai hiiren tuplaklikkauksella - Tallennus Enter -näppäimellä (mikäli ei olla kustannuspaikkarivin muokkaustilassa) - Peruutus Esc -näppäimellä 24
Ver. 4.0.4 Korjaus ohjelmaan: Laskuista ei jää enää riviäkään tulostumatta. Laskuista jäi viimeinen rivi tulostumatta laskuun, mikäli se sattui olemaan ainoa toiselle sivulle tulostuva rivi (ver. 4.0.0 alkaen). Täydennys ohjelmaan: Yhteenveto-tulosteisiin laskettu arvonlisäveron määrä lasketaan nyt laskukohtaisesti tallennetun Alv%:n avulla, eikä enää asetuksissa olevan Alv%:n mukaan (mahdollistaa verokannan joustavamman muuttamisen). Aiemmin verokannan muuttaminen ei ole ollut järkevää, vaan on kannattanut ennemmin ottaa uusi verokanta käyttöön. Huomaa, että edelleen yhteenvetotulosteessa verokantojen otsikot tulevat laskuasetuksista. Jos siis Alv1-verokantana on samalla ajanjaksolla käytetty vaikkapa 22% ja 17%, summautuu arvonlisäveron määrä oikein, mutta ko. otsikkona on asetuksissa oleva alv% (esim. Alv1/22%). Mikäli valinnan mukaisissa laskuissa on käytetty Alv1:nä jotakin muuta kuin 22%, se kirjautuu kuitenkin tähän (veroerittely lasketaan oikein). Huomioitavaa.. ALV-verokannat 4 alkaen Arvonlisäverokannan muuttaminen laskee veroerittelyn oikein (raportteihinkin), mutta mikäli valitulla ajanjaksolla on käytetty useita veroprosentteja, näkyy tulosteen otsikossa tällä hetkellä asetuksissa oleva prosenttiluku (esim. Otsikkona Alv1/22%, johon voi olla laskettuna vaikkapa 22% ja 23% verokantojen mukaisia arvonlisäveroja). Kannattaa siis Alv%:n muuttuessa käyttää mieluiten uutta verokantaa, jolloin veroerittely saadaan yksityiskohtaisemmin eriteltyä. Vanhemmat versiot Arvonlisäveron määrä lasketaan veroerittelyihin verokannassa olevalla prosenttiluvulla. Missään tapauksessa veroprosenttia ei tule muuttaa kesken tilikauden, koska veroerittelyä ei saada muuten oikein tulosteissa. Alv%:n muuttuessa tulee siis käyttää uutta verokantaa, jolloin veroerittely saadaan oikein. 25