LAADUNHALLINNAN VUOSISUUNNITELMA 2016 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Hyväksytty laadunohjausryhmässä 25.2.2016
YLEISTÄ Jyväskylän yliopiston laadunhallinta määritellään laatupolitiikassa yhteisössä tunnetun vastuunjaon, hyviksi todettujen toimintatapojen ja käytänteiden sekä niihin kohdennettujen voimavarojen kokonaisuudeksi. Laatupolitiikan mukaan laadunhallinta on kiinteä osa yliopiston strategista johtamista ja toimintakulttuuria. Laadunohjausryhmä pitää ensisijaisena tehtävänään Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen auditoinneista sekä muista laatuauditoinneista ja -arvioinneista seuraavien kehittämistoimien ohjausta ja seurantaa. Toisena juonteena ovat yliopiston laadunhallinnan toimintamallien ja menetelmien jatkuva kehittäminen. Kolmantena tehtävänään laadunhallinta tukee yliopiston strategista johtamista ja yliopiston toimintaa sen kaikilla tasoilla. Vuosisuunnitelmassa tehtävät on ryhmitelty edellä mainitun kolmijaon mukaisesti. Laadunhallinnan henkilövoimavaroina ovat täysiaikainen laatupäällikkö, kymmenestä henkilöstä koostuva laadunohjausryhmä sekä noin 70 henkilön laatuvastaavajoukko, joka toimii yliopiston tiedekunnissa, erillislaitoksilla ja laitoksilla. 2 (6) U:\Data\Hallinnolliset\Laadunohjausryhmä\Muistiot\Liitteet\25.2.2016\Liite 2 Laadunhallinnan vuosisuunnitelma 2016.docx
KEHITTÄMISTOIMIEN OHJAUS JA SEURANTA Jyväskylän yliopisto sai Kansallinen koulutuksen arviointikeskuksen auditoinnin tuloksena laatuleiman, joka on voimassa kuusi vuotta. Auditointiryhmän auditointiaineistojen ja haastattelun perusteella laatima auditointiraportti sisältää kehittävän arvioinnin periaatteiden mukaisesti yliopiston vahvuuksia ja hyviä käytänteitä, mutta myös joukon kehittämissuosituksia. Yliopisto raportoi kehittämisen etenemisestä Karville vuonna 2017. Kehittämissuosituksia on käsitelty erilaisissa ryhmissä syksyn 2015 aikana. Työn tuloksena on syntynyt luokittelu, jonka mukaisesti kehittämissuositukset on kirjattu seurantataulukkoon. Karvin auditoinnista seuraavat kehittämistoimet Laatupäällikkö kokoaa kehittämiskohteet seurantataulukkoon kokonaisuuksien vastuuhenkilöille. Vastuuhenkilöt kirjaavat kehittämistoiminnan edistymisen seurantataulukkoon ja raportoivat taulukolla laadunohjausryhmälle säännöllisesti, ensimmäisen kerran 17.2.2016 mennessä. Kehittämistoimet suunnitellaan ja toteutetaan kolmessa vaiheessa niin, että ensiksi aloitetaan nopeasti toteutettavissa olevat, seuraavaksi pitkäkestoiset ja kolmanneksi ne kehittämistoimet, jotka on mahdollista tehdä edellisten pohjalta. 3 (6)
LAADUNHALLINNAN TOIMINTAMALLIEN JA MENETELMIEN JATKUVA KEHITTÄMINEN Laadunhallinnan toimintamallien ja menetelmien kehittämisellä luodaan yliopistossa tunnistettavaa laatukulttuuria. Laadunhallinnan käsikirja on yliopiston laadunhallintajärjestelmän päädokumentti. Karvin auditoijat arvioivat sen tutkimustietoa ansiokkaasti hyödyntäväksi, kokonaisvaltaiseksi ja lähestymistavaltaan systemaattiseksi. Auditoijat myös tunnistivat kehittämistyön olevan kesken. Käsikirjaa ei vielä tunneta yksiköissä riittävästi. Auditoinnissa tuli esiin myös laatuvastaavien työn painottumisen erilaisuus eri yksiköissä ja tarve pohtia yliopistotasoisesti laatuvastaavien roolia ja tehtäviä. Vuoden 2016 painopistealueiksi laadunohjausryhmä on valinnut laadunhallinnan käsikirjan toimivuuden arvioinnin, laatuvastaavatyön kehittämisen ja laadunhallinnan viestinnän kehittämisen. Laadunhallinnan käsikirjan toimivuuden arviointi Laadunhallinnan käsikirjan käyttöä, ylläpitoa, toimivuutta ja kehittämistarpeita arvioidaan sisäisellä auditoinnilla syksyllä 2016. Tavoitteena on käsikirjan kehittämistä tukeva tieto, jota hyödynnetään vuoden 2017 aikana. Yliopiston hallitus on hyväksynyt auditointisuunnitelman 17.12.2015. Vuoden aikana kiirehditään käsikirjatekstien päivittämistä, kääntämistä englanniksi ja laadunhallinnan sanaston liittämistä MOT-sanakirjan osaksi. Laatuvastaavatyön kehittäminen Laatuvastaavien tehtävien nykyinen kirjo selvitetään. Laatuvastaavien kanssa pohditaan, millaiset tehtävät ovat tärkeimpiä, miten niitä resursoidaan ja miten yliopisto tukee laatuvastaavia heidän tehtävänsä toteuttamisessa. Tavoitteena on laatuvastaavien yhtenäinen tapa työskennellä laadunhallintatehtävissä yksikössään. Laaditaan myös laatuvastaavien perehdyttämisaineisto. Laadunhallinnan viestinnän kehittäminen Laatupäällikkö suunnittelee yliopiston viestinnän kanssa laadunhallinnan pääviestintäkanavat ja - muodot. Tämän jälkeen viestintää toteutetaan suunnitelman mukaisesti. Tavoitteena on kaikki osapuolet tavoittava, jatkuvasti ajantasainen viestintä. 4 (6)
STRATEGISTA JOHTAMISTA TUKEVA TOIMINTA Yliopisto allekirjoittaa opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa uuden sopimuksen vuosiksi 2017 2020. Sopimuskauteen valmistauduttaessa laadunhallinnan merkitys johtamisen tukena ja toisaalta osana sitä on huomioonotettavia asioita. Karvin auditoijat arvioivat, että laadunhallintajärjestelmän tiivis kytkeytyminen johtamisjärjestelmän ja toiminnanohjausprosessin osaksi tukee hyvin laadunhallinnan vaikuttavuutta ja eri toimijoiden sitoutumista laatutyöhön, mutta samalla kuitenkin voi vaikeutua laadunhallinnan erityistavoitteiden näkeminen. Yliopiston strategisen johtamisen ja toiminnanohjauksen arvioinnin ja kehittämisen kokonaisuutta ollaan kehittämässä. Työn yhteydessä on syytä luoda myös uusi laatupolitiikka niin, että se on valmis esiteltäväksi hallitukselle vuoden 2017 alkupuolella. Samalla, kun johtamisen kokonaisuutta kehitetään, kehitetään arviointikokonaisuutta. Karvin auditoijat kokivat, että tähänastisista arvioinneista on saatu kehittämisideoita ja -hankkeita, jotka kuitenkaan eivät ole tuottaneet kehitystä täysimääräisesti. Auditointiraportin mukaan auditoinnin aikoihin myöskään yliopiston hallitus ei vielä ollut määritellyt, miten arviointeja, erityisesti johdon katselmusta, tulisi kehittää, jotta ne hyödyttäisivät johtamista. Samoin oli ulkopuolisille arvioijille ilmennyt, että yliopisto korjaa heikosti laatupoikkeamiaan laadunhallintajärjestelmän tuottaman tiedon perusteella. Tutkimuksen arviointi Laatupäällikkö osallistuu tutkimuksen arvioinnin kehittämiseen tarvittaessa. Laadunhallintakokonaisuuden uudistaminen Vuoden 2016 aikana käynnistetään laadunhallinnan täysimääräinen integroiminen johtamis- ja toiminnanohjausjärjestelmään. Samalla luodaan yliopistoon johtamista tukeva laatupolitiikka. 5 (6)
OPERATIIVISET TEHTÄVÄT Edellisten lisäksi laadunhallinnan henkilöstön (laatupäällikön) työpanosta varataan yliopistotason arviointeihin ja kehittämistoimiin. Tohtorikoulutuksen arviointi Tohtorikoulutus arvioidaan keväällä 2016. Vuorovaikutukselliset itsearviointipäivät ovat huhtikuussa. Laatupäällikkö osallistuu arviointeihin sihteerinä. HRS4R:n ulkoiseen arviointiin valmistautuminen Tutkijoiden rekrytoinnin ja uran kehittämisohjelman ulkoinen arviointi on vuonna 2017. Siihen valmistaudutaan vuosi 2016. Kehittämistoimet Meneillään olevassa kehittämishankkeessa parannetaan sisäisten hankkeiden projektikäytäntöjä. 6 (6)