Johdanto: Kokouksen muistio on luettavissa ryhmän verkkosivulta

Transkriptio

1 ASIALISTA 4/2018 Aika: klo 8:34 10:03 Paikka: C417 Läsnä: Marja-Leena Laakso (puheenjohtaja) Timo Tiihonen Hannu Salminen Hanna-Leena Pesonen Peppi Taalas Niina Simanainen Jarkko Pirkkalainen Jussi Välimaa Pirjo Halonen (sihteeri) Asiantuntijat: Ari Lehtiö kohdissa 1-4 Tapio Ruokolainen kohdissa 1-5 Poissa: Joachim Kratochvil Henrik Kunttu 1. Kokouksen avaus Johdanto: Asta Järvinen on lopettanut työnsä Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnassa. Koulutuspoliittinen asiantuntija Joachim Kratochvil palaa laadunohjausryhmän jäseneksi. Valmistelutaso: Päätösasia. Esitys: Todetaan opiskelijaedustajamuutos. Avataan kokous. Päätös: Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 8:34. Päätökseen liittyvät prosessit: Ryhmän muutosprosessi. 2. Asialistan hyväksyminen Asialista hyväksyttiin esitetyssä muodossa. 3. Edellisen kokouksen muistio Johdanto: Kokouksen muistio on luettavissa ryhmän verkkosivulta Valmistelutaso: Päätösasia. Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. Päätös: Lisättiin kohdan 4 Karvin auditoinnista saatujen kehittämistoimien raportointi päätökseen 1 / 6

2 Johtoryhmälle myös esitellään lyhyesti Karvin tulevaa auditointia. Lisäksi muutettiin kohdan 5 Ulkoinen auditointi vuonna 2020 ja yliopiston muiden arviointien suunnitelma päätökseen muodot: Alustavasti päätettiin esittää rehtorille, että auditointi toteutetaan suomenkielisenä. Alustavasti päätettiin esittää rehtorille arviointiorganisaatioksi Kansallinen koulutuksen arviointikeskusta (Karvi). Päätökseen liittyvät prosessit: Toimeenpanoprosessi Päätöksen toimeenpanon seuranta: Laatupäällikkö raportoi laadunohjausryhmälle. 4. Kyvykkyysmalli ja laadunhallinta Johdanto: Käsite kyvykkyys tarkoittaa organisaation kykyä suunnitelmallisesti tunnistaa, luoda, laajentaa tai muokata resurssiperustaansa. Yliopiston ydinkyvykkyyksiä ovat tutkimus, koulutus ja näitä molempia leikkaavat yhteiskunnallinen vaikuttaminen, verkostotoiminta, kumppanuudet ja yliopiston tuottaman tiedon ja osaamisen siirtyminen yhteiskuntaan. Kyvykkyys merkitsee, että meillä on tehtäviin ihmisiä ja osaamista, palvelut ja prosessit toimivat, järjestelmät, teknologia ja infrastruktuurit ovat kunnollisia, käytettävissämme on tietoa ja informaatiota tehtävän suorittamiseksi ja ydinkyvykkyyksiä myös johdetaan. Vastaavasti ydinkyvykkyyksiä palvelevilla tukikyvykkyyksillä on samat vaatimukset. Yliopisto on siirtymässä toiminnanohjauksessaan kyvykkyysmalliin. Malli on erityisesti johtamisen väline. Mikä tahansa uusi asia kannattaa mallintaa. Silloin pääsee tarkastelemaan, mihin kaikkiin toiminnan osa-alueisiin muutos vaikuttaa ja onko meillä kyvykkyyttä (ihmisiä, osaamista, palvelut ja prosessit, järjestelmät, teknologia, infrastruktuuri, tietoa ja informaatiota sekä toimivaa johtamista) muutoksen aikaansaamiseksi. Mallissa on kolme kovaa elementtiä, jotka ohjaavat toimintaa: lainsäädäntö, yliopiston solmimat sopimukset ja (ulkoiset) laatuvaatimukset. Pehmeällä puolella ovat organisaatiokulttuuri ja yliopiston prinsiippien kokonaisuus. Organisaation johtajia malli palvelee toiminnan jäsentämisessä. Malli auttaa näkemään asioiden yhteydet ja muutostilanteissa muutettavan asian vaikutuksen muihin asioihin. Malliin pystytään rakentamaan kevyitä arviointimenettelyjä, joiden avulla saadaan suhteellisen reaaliaikaista tietoa organisaation kyvykkyydestä ja sen osa-alueista. Laadunhallinnalle kyvykkyysmalli merkitsee ennen kaikkea entisenlaisen laadunhallinnan käsikirjan uusiutumista kyvykkyyskorttimuotoon. Kortilta voi tarkistaa, mihin lakeihin, asetuksiin, sopimuksiin tai laatuvaatimuksiin toiminta nojaa, mihin tietopohjaan se nojaa, mitä järjestelmiä ja infrastruktuuria se käyttää ja mitä tällöin esimerkiksi opetussuunnitelmatyön uudistamisessa pitää tietää ja osata ottaa huomioon. Kortille kirjataan myös työlle oleellinen johtamisrakenne. Yliopiston pääarkkitehti Ari Lehtiö alustaa kyvykkyysmallista. Valmistelutaso: Keskusteluasia. Esitys: Keskustellaan kyvykkyysmallin soveltamisesta laadunhallinnassa. Kehitysjohtaja Jarkko Pirkkalainen ja pääarkkitehti Ari Lehtiö esittelivät kyvykkyysmallia ja -karttaa, laatupäällikkö niistä johdettua kyvykkyyskorttia. Mallia sovelletaan muun muassa strategisesta visiosta johdettaviin kehittämisohjelmiin. Tavoitteiden saavuttamismahdollisuuksia arvioidaan, ja jos saavuttaminen ei ole mahdollista, muutetaan tavoitetta tai vahvistetaan vaadittavia kyvykkyyksiä. Keskustelussa laadunohjausryhmän jäsenet totesivat seuraavaa: Mallissa on paljon hyvää. Se rakentaa myös johtamisjärjestelmää ja johtaa uuteen ajattelutapaan. Käyttöönotossa on tärkeä tunnistaa kohtia, jossa voi epäonnistua. 2 / 6

3 Mallin rakentamisvaiheen roolit ja vastuut on määriteltävä. Tietojärjestelmät on saatettava nopeasti kuntoon. Laadunhallinnan on mentävä yksittäisen toimijan tasolle. Kyvykkyyskartan avulla kannattaa mallintaa, mitä mallin toimeenpano edellyttää. Ennen kuin mallia sovelletaan uusiin kehittämisprojekteihin tai -hankkeisiin, laadunhallinnan näkökulmasta pitää huolehtia, että yliopisto pystyy vastaamaan lakisääteisiin vaatimuksiin. Kyvykkyyskarttaa ja -korttia pidettiin enemmän raportointivälineenä kuin strategisena työkaluna. On pysyttävä perustelemaan yksiköiden johtajille 1. Mitä hyötyä on ajatella toimintaa kyvykkyyskartan kautta? Mitä uutta se tuo? 2. Mikä auttaa yksikköä toimimaan nykyistä paremmin? 3. Miksi täyttää kyvykkyyskortteja? 4. Voidaanko tunnistaa nyky- ja tavoitetilan välisiä aukkoja? Todettiin myös, että mallin avulla kuvataan organisaatiota, mutta syysuhteita mallista ei hahmota. Puutteena pidettiin, ettei tutkimusta eikä yhteiskunnallista vaikutusta näy kyvykkyyskortissa. Erillislaitosten puuttumista mallista pidettiin ongelmallisena. Kyvykkyyskäsite kyseenalaistettiin. Ruohonjuuritasolle juurruttaminen nähtiin haasteena. Päätös: Keskustelu jatkuu tulevaisuudessa. Päätökseen liittyvät prosessit: Päätöksen toimeenpanon seuranta: 5. Koulutuksen palautejärjestelmän arviointi Johdanto: Koulutusneuvosto on aloittanut keskustelun koulutuksen palautejärjestelmän kehittämisestä. Kehittämistä edeltää palautejärjestelmän jonkintasoinen arviointi. Alustavasti on suunniteltu, että nykyistä palautejärjestelmää arvioidaan jollain seuraavista tavoista 1. yliopiston koulutuksen aiemman arvioinnin (lukuvuonna ) tapaan EFQM-kehikon avulla itsearviointina tiedekunnittain tai koulutusaloittain 2. aluksi kunkin tiedekunnan tai koulutusalan kirjallisena itsearviointina, jossa tiedekunta tai koulutusala pohtii nykyisen järjestelmän vahvuuksia ja parantamisalueita ja toisessa vaiheessa arvioi toisen tiedekunnan tai koulutusalan kanssa keskustellen tärkeimmistä kehittämiskohteista 3. muulla menetelmällä Tietoasiantuntija Tapio Ruokolainen alustaa arvioinnista. (Ks. Liite 5) Valmistelutaso: Keskusteluasia. Ehdotus: Keskustellaan, mikä vaihtoehto tässä vaiheessa tuntuu toteutettavimmalta ja vaikuttavimmalta. Keskustelun pohjalta laaditaan esitys tarkaksi arviointisuunnitelmaksi ja arvioinnin prosessiksi. Tapio Ruokolainen esitteli tähänastiset ideat arviointiin. On tunnistettava, että keskustellaan palautteiden kokonaisuudesta, ei palautteisiin käytettävistä tietojärjestelmistä. Etukäteisarvio on, että palautetiedon hyödyntäminen on puutteellista, tietojärjestelmän tietorakenteet ovat vanhentuneita, tukijärjestelmä on puutteellinen, yhteydenottajille ei ole selvää, milloin tulee olla yhteydessä palautetietojärjestelmän pääkäyttäjään, milloin toimittajaan. 3 / 6

4 Kun yliopisto siirtyy käyttämään Korppi- ja Roti-järjestelmän sijasta Sisu-järjestelmää vuonna 2019, kurssipalautejärjestelmän ja Sisun on pystyttävä siirtämään tietoja välillään. Järjestelmätason työt ja ohjelmiston valinnat on tehtävä tammi-helmikuun vaihteessa. Esittelytekstin kaksi ensimmäistä vaihtoehtoa ovat perinteisiä menettelyjä. Kauppakorkeakoulussa toiminta- ja taloussuunnittelun yhteydessä on pyydetty palautejärjestelmän käyttämisestä tietoa kahdesti. Se on lähellä vaihtoehtoa 2, ja se tuottaa suhteellisen tuoretta tietoa. Kolmas vaihtoehto, jossa ensimmäisessä vaiheessa toteutettaisiin valituille vastaajille kohdennettu kysely (osa yksilöinä, osa ryhmänä) ja toisessa vaiheessa annettaisiin ensimmäisen vaiheen vastaajajoukolle mahdollisuus kommentoida tuloksia, olisi vaihtoehtoja 1 ja 2 nopeampi, analysoitavissa nopeammin, ja kehittämisideoita olisi saatavissa nopeammin käyttöön. Keskustelussa pohdittiin, onko palautejärjestelmän arvioinnissa tarkoitus saada tietoa, mitä ihmiset eivät tiedä vai herättää vastaajien tietoisuutta palautteista. Nykyistä kokonaisuutta pidettiin sekavana. Koko palautejärjestelmä mukaan lukien tutkimuksen, kumppanuuksien ja palvelujen palautteet pitäisi luoda puhtaalta pöydältä. Esimerkiksi tutkinto-ohjelman suorittamisen jälkeistä kyselyä ei ole. Nykyisissä toiminta- ja taloussuunnitelmissa on arvio toimintaympäristöstä ja sen kehittymisestä. Yliopiston kannattaa kytkeä palautejärjestelmätarve kyvykkyyteen laatia palautejärjestelmää, tehdä kyselyjä ja analysoida. Päätös: Palautetaan asia koulutusneuvostolle. Laadunohjausryhmä pitää työpajan , jossa suunnitellaan yliopiston ja erityisesti sen koulutuksen palautejärjestelmää. Päätökseen liittyvät prosessit: Koulutusneuvoston päätösprosessi Päätöksen toimeenpanon seuranta: Kohtia 6, 7 ja 9 ei ehditty käsittelemään. 6. Karvin auditoinnin (2015) jälkeinen kehittämissuositusten toimeenpanon seuranta Johdanto: Karvin auditoinnin jälkeisistä kehittämistoimista laadittiin kolmivaiheinen toteutussuunnitelma. Toteuttaminen vastuutettiin yliopistoyhteisön pääosin toimivaltaisille henkilöille. Laadunohjausryhmä on seurannut toteutumista yleensä puolivuosittain. Viimeisin seuranta oli Ensimmäisen vaiheen kehittämistoimista suuri osa saatiin tehdyksi syksyyn Osa siirtyi vaiheeseen 2. Toisaalta vaiheesta 2 oli valmistunut muiden prosessien yhteydessä muutamia kehittämistoimia. Monet kehittämistoimista liittyivät johtamisjärjestelmään, jota elokuusta 2017 on uudistettu. Samalla osa Karvin kehittämissuosituksista on sulautunut järjestelmän sisältämiin muutoksiin. Liitteessä 1 on kehittämisen kakkosvaiheen tehtävät. Yläindeksein 1) 6) merkityt kohdat ovat kakkosvaiheeseen valitut uudet kohteet. Niihin auditointiraportissa liitetyt kommentit ovat yläindeksien 1) 6) selityksissä taulukon perässä. Yläindeksein 7) 11) merkityt kohdat ovat viimeisimmässä seurannassa olleet ykkösvaiheen keskeneräiset kohteet. Taulukossa näistä viidestä kohdasta mainitaan kolmen päätyneen tilaan valmis viimeisimmässä seurannassa. Seurantatekstit ovat merkityt selitysosuudessa yläindeksien 7) 11) taulukon perässä sivuilla 5 9. Lisäksi sivulla 10 on jotain auditointiryhmän suosituksia kehittämiskohteiden edistämiseen. Valmistelutaso: Päätösasia Esitys: Karvin auditoinnin kehittämissuositusten seurantaa jatketaan. Edistetään kehittämistä taulukossa esiintyvien kahdeksan kehittämissuosituksen kuntoon saattamisella. Vaihdetaan taulukossa esiintyvät vastuu- ja toteutushenkilöt nykyisen henkilöstörakenteen mukaisiksi. 4 / 6

5 Päätös: Päätökseen liittyvät prosessit: Strategiaprosessi. Sisäisen tarkastuksen prosessi. Päätöksen toimeenpanon seuranta: Laatupäällikkö raportoi laadunohjausryhmälle ja mahdollisesti tarkastusvaliokunnalle (jonka toimikautta ei toistaiseksi ole jatkettu). 7. Laadunhallinnan vuosisuunnitelman tarkistus Johdanto: Laadunhallinnan suunnitelma vuodeksi 2018 on verkkosivulla Yleisesti voinee todeta, että strategista johtamista tukevat suunnitelmat ovat toteutuneet. Sen sijaan laadunhallinnan toimintamallien ja menetelmien kehittäminen on ollut lähes pysähdyksissä. Suunnitelman toteutuminen pääpiirteissään on seuraava: Karvin auditoinnista seuraavat kehittämistoimet Liittyy asialistan kohtaan 4. Laatupolitiikan uusiminen Rehtori ei ole päättänyt laatupolitiikan uusimisesta. Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen On edistynyt. Kyvykkyysmallille on rehtorin hyväksyntä. Talous- ja palvelujohtaja on hyväksynyt tukikyvykkyydet ja niiden omistajat. Yliopiston hallitus on linjannut päätöksessään strategiatyön jatkamisesta : Jyväskylän yliopiston toimintaa kehitetään kyvykkyysajattelun näkökulmasta. Tutkijan uran ja aseman kehittämisen arviointi Kehittämistyö etenee. Koulutuksen arvioinnin valmistelu Koulutusneuvosto on aloittanut koulutuksen palautejärjestelmän kehittämisen. Kehittäminen tyypillisesti perustuu arviointiin, jota on alustavasti suunniteltu (ks. kohta 7). Benchmarking-arvioinnin valmistelu Valmistelu etenee Vrije Universiteit Amsterdamin kanssa. Pääteema on opettajien ammatillinen kehittyminen. Tutkimuksen arviointi Meneillään. Laadunhallinnan käsikirjan kehittäminen Nykyistä käsikirjamallia ei ole kehitetty. Suunnitelmaa kyvykkyyskäsikirjaksi, joka toimii myös laadunhallinnan käsikirjana, on laadittu. Laadunhallinnan kokonais- ja minimimallin kuvaaminen Ei ole edennyt. Laadunhallinnan opastuspaketin laatiminen ja käsitteiden määrittely Ei ole edennyt. Sisäinen auditointi Teemasta on päätetty. Toteutussuunnitelmaa ei ole laadittu. Opetuksen ja opiskelijan ja käsikirja 5 / 6

6 Ei ole edennyt. Valmistelutaso: Päätösasia Esitys: Keskustellaan loppuvuonna toteutettavista toimista. Päätetään, mitkä asiat jätetään perustellusti toteuttamatta. Päätös: Seuraavaan kokoukseen. Päätökseen liittyvät prosessit: Päätöksen toimeenpanon seuranta: 8. Ilmoitusasiat Laatupäällikkö osallistuu eurooppalaisen laatufoorumin EQAFin Wienissä pidettävään vuosittaiseen konferenssiin Muut asiat Johdanto: Laatupäällikön EQAF-konferenssi sijoittuu seuraavan laadunohjausryhmän kokousajan päälle. Valmistelutaso: Päätösasia. Ehdotus: Siirretään laadunohjausryhmän marraskuun kokousta. Päätetään seuraavan kokouksen ajankohdasta tai päätetään doodlata kokoukselle uusi ajankohta. Päätös: Päätökseen liittyvät prosessit: - Päätöksen toimeenpanon seuranta: Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10:03. 6 / 6