www.hankintatoimi.fi 21.06.2010 Juha-Pekka Anttila VTT
Hankintatoimen kehittäminen teknologiateollisuudessa - VTT mukana kehitystyössä VTT:n Liiketoiminta ja teknologian johtaminen -osaamiskeskuksen toteuttamissa kehitysprojekteissa on hankintatoimen kehittäminen ollut usein osana liiketoiminnan ja verkostosuhteiden kehitysprojekteja. Kehitysprojekteihin on osallistunut laaja joukko verkostojen päämiehiä, järjestelmätoimittajia ja toimittajayrityksiä. Hankintatoimen kehittämisprojektit ovat lisääntyneet viime vuosien aikana. Pääosa hankintatoimen kehitysprojekteista on toteutettu teknologiateollisuuden yrityksissä, mutta vastaavia on toteutettu myös muilla toimialoilla. Hankintatoimen kehittäminen on mahdollista liittää osaksi laajempia VTT:n toteuttamia liiketoiminnan ja teknologioiden kehitysprojekteja. Osaamiskeskuksessa toimii myös teollisuuden palveluliiketoiminnan ja hankintatoimen kehittämiseen keskittynyt tiimi. 2
Hankintatoimen kehittäminen teknologiateollisuudessa Teknologiateollisuus ry:n jäsenyritysten piirissä havaittiin hankintatoimen olevan pullonkaulana uusien toimintamallien käyttöönotossa. Teknologiateollisuus ry käynnisti jäsenyritystensä tarpeesta hankintojen kehittämisprojektin vuonna 2008. Projekti päättyi syksyllä 2009. Toteuttajana oli VTT. Projektin tulokset julkaistiin hankintatoimen kehittämisen WEBsivustona: www.hankintatoimi.fi Järjestelmätoimittaja Päähankkija Toimittaja Toimittaja Toimittaja Toimittaja Toimittaja 3
Mistä lähdettiin liikkeelle? Hankintojen osuus päähankkijoiden liikevaihdosta kasvoi nopeasti, kun päähankkijat alkoivat ostamaan aikaisempaa enemmän ja suurempia kokonaisuuksia. Samalla kun päähankkijat pyrkivät vähentämään toimittajien lukumäärää, yksittäisten toimittajien rooli korostui. Erityisen merkittävä muutos kohdistui ja kohdistuu edelleen järjestelmätoimittajiin ja erityisesti niihin toimittajiin joilla ei aikaisemmin ollut hankintatoimen osaamista. Koko toimitusketjun toimivuuden kannalta hankintatoimen rooli on merkittävä, hankintatoimi on osattava kaikilla tasoilla. Järjestelmätoimittaja Päähankkija Toimittaja Toimittaja Toimittaja Toimittaja Toimittaja 4
Hankintatoimen haasteita Miten hankintatoimi hoidetaan hallitusti? Miten hankintatoimi organisoidaan? Mikä on päähankkijan rooli? Hyödynnetäänkö asiakkaan sopimuksia vai onko omat sopimukset? Miten hankintaosaamista tulisi kehittää? Mihin kehittämisessä tulee panostaa? Miten kehittää hankintaa päämiesten kanssa yhteistyössä? Miten hyödyntää päämiesten osaamista? Miten innovoida yhdessä? Miten kehittää omaa toimittajaverkostoa? 5
Muutokset hankintatoimen roolissa Muutostilanteissa on huomioitava hankintatoimen näkökulma: Miten muutokset vaikuttavat hankintatoimen strategiaan ja johtamiseen? Mitkä ovat muutosten vaikutukset hankinnan resursseihin, osaamisiin ja kyvykkyyksiin? Miten hankintakäytännöt ja toimintamallit muuttuvat? Hankintaorganisaation osalta muutos saattaa vaatia osaamistason nostoa ja oman asiantuntemuksen syventämistä: Omien toimittajien erikoistumisalueiden syvällisempää osaamista. Kyseisten yhteistyösuhteiden erityispiirteiden hallintaa ja yhteistyösuhteiden kehittämiskykyä. Kykyä tarkastella toimintaa kokonaisuuksina: Kokonaiskustannukset ostohinnan sijaan Toiminnan laatu tuotelaadun ohella Hankintatoimen rooli ja merkitys saattaa muutosten myötä korostua, jolloin on pohdittava onko hankinnan asema yrityksessä sille kuuluvalla tasolla. 6
Muutokset hankintatoimen roolissa Hankintatoimen on panostettava hankinnan toimintatapojen, yhteistyösuhteiden ja toimittajaverkoston kehittämiseen. Hankintatoimen on tunnistettava erilaisiin yhteistyömuotoihin liittyvät erityispiirteet ja suunnattava toimintansa sen mukaan. Esimerkiksi: Volyymihankinnoissa painopiste voi olla kustannustehokkuudessa, toimitusvarmuudessa ja laadussa. Protohankinnoissa painopiste voi olla yhteistyön toimivuudessa, toimittajan innovaatiokyvyssä, kokonaiskustannuksissa ja toiminnan laadussa. Tärkeintä on tunnistaa muutostekijät ja arvioida muutosten vaikutuksia sekä reagoida muutoksiin myös hankintatoimen osalta. Hankintatoimen kehittämiseen on panostettava kaikilla tasoilla, niin päähankkijoilla, järjestelmätoimittajilla kuin pk-sektorin yrityksissä. 7
Muutokset hankintatoimen roolissa, esimerkkinä toimittajan erikoistuminen Hankintaorganisaation näkökulmasta toimittajien erikoistuminen selkeyttää toimittajien rooleja ja antaa paremmat eväät toimittajaverkoston hallinnalle: Kaikki toimittajat eivät enää tee kaikkea. Verkostotasolla tarkasteltuna on mahdollista välttää toimittajien päällekkäisiä kone- ja laiteinvestointeja: Erikoistuvat toimittajat investoivat oman erikoistumisalueensa vaatimaan kone- ja laitekantaan. Mahdollistaa hankintojen keskittämisen toimittajien erikoistumisalueiden mukaisesti. 8
Muutokset hankintatoimen roolissa, esimerkkinä toimittajan erikoistuminen Toimittajan erikoistuessa ydinosaamiseensa on toimittajan hallittava oman ydinosaamisensa ulkopuoliselle kuuluvat hankinnat. Muutos saattaa vaatia toimittajayritysten omien hankintojen uudelleen organisointia ja resurssointia sekä hankintaosaamisten ja kyvykkyyksien edelleen kehittämistä. Toimittajan hankintaosaamisten ja kyvykkyyksien kehittämistarpeet voivat kohdistua esimerkiksi: Make Or Buy-päätöksentekoon Kokonaiskustannusajattelun ja kustannustietoisuuden lisäämiseen Oman toimittajaverkoston kehittämisosaamisiin Kansainvälistymiseen ja kansainvälisiin hankintoihin (organisointi, resurssit ja osaamiset). Tärkeintä on tunnistaa muutostekijät ja reagoida niihin! 9
Tukea muutokseen, www.hankintatoimi.fi Oppaaksi ja työkaluksi yrityksille on avattu verkkopalvelu, jonka osoite on www.hankintatoimi.fi. Sivusto on jaettu kolmeen osa-alueeseen: Strategia ja johtaminen Resurssit Käytännöt Sivusto kattaa hankintatoimen kehittämiseen liittyvät osa-alueet ja niihin liittyvät keskeiset kehityskohteet. Sivusto ei tarjoa yhtä ainoaa oikeaa ratkaisua, vaan sivuston tavoitteena on ohjata yrityksiä oikeiden kehitysasioiden äärelle sekä herättää ajatuksia kehitystoimenpiteiden laukaisijoiksi. 10
Tukea muutokseen, www.hankintatoimi.fi Sivusto on tarkoitettu hyödynnettäväksi hankintatoimen kehitystilanteissa. Tavoitteena oli että sivustoa käytetään silloin kun on tunnistettu hankintatoimeen kohdistuvia kehitys- ja muutostarpeita, ja kun tarvitaan sparrausta, tukea, johdattelua ja ohjausta hankintatoimen kehittämiseen liittyvissä kysymyksissä. Ei ole tarkoitettu jokapäiväiseen operatiiviseen toimintaan, sillä yrityksissä on jo käytössä omat järjestelmät ja toimintamallit. Tavoitteena oli että sivusto olisi mahdollisimman helppokäyttöinen. Sivuston tarkoituksena ei ole korvata kirjallisuutta tai teoriaa vaan sen tarkoituksena on toimia käytännön kehittäjän tukena. 11
Tukea muutokseen, www.hankintatoimi.fi Sivusto sisältää käyttäjän pohdintojen tueksi kysymyslomakkeita, joiden avulla voidaan aloittaa hankintatoimen kehittämistoimien suunnittelu. Käyttäjä kirjaa lomakkeille yrityksen keskeiset kehittämisaiheet. Käyttäjä pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan muistiinpanojaan tarvittaessa myös myöhemmin. Käyttäjä voi tulostaa kehittämisaiheista koosteraportin tai koota ne Exceliin sopivaan taulukkomuotoon. Yrityskohtaiset tiedot ovat käytettävissä ja selattavissa vain käyttäjän omilla tunnuksilla. Kaikki tiedot poistetaan lopullisesti verkkopalvelusta, kun käyttäjä poistaa oman käyttäjätunnuksensa. 12
VTT luo teknologiasta liiketoimintaa 13