Kuke tilannekatsaus sekä seurantakohdemalli ja seurantakohteet

Kuke tilannekatsaus sekä seurantakohdemalli ja seurantakohteet HAUS Taloushallinnon kevätseminaari 5.-6.6.2012 Projektipäällikkö Juha Halonen Valtiokonttori Tilaisuus, Esittäjä

Kuke - aikataulu Asetettu 8.12.2012 Aikataulu 1.12.2011-30.9.2012 Kick-off 2.2.2012 Työpajat maalis toukokuu 5 kpl/ryhmä Välitulokset kesäkuu 2012 Lopputuotosten työryhmien katselmointi 27.8.2012 Lopputuotosten yleinen katselmointi 2011-2012 Projektin käynnistäminen Nykyisten käytäntöjen ja rajoitteiden kokoaminen Kustannuslaskentamallien tuottaminen Projektin päättäminen 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 = tarkastuspiste Kuke KickOff, Juha Halonen 15.1.2012 2

Kustannuslaskennan vähimmäistason mallinnus ja laskentamenetelmät Kustannuslaskennan mallikuvaukset Pohja yhteisen ohjeistuksen kehittämiselle Pohja tietojärjestelmärat kaisuille Ratkaisuun sitoutuneet toimijat Ministeriöiden laskentamallit viranomaistoiminta, maksullinen, yhteisrahoitteinen Pohja olemassa olevan ohjeistuksen kehittämiselle Pohja Kiekun akuuteille sisäisen laskennan ratkaisuille KPY:t laskentatiedon hyödyntäminen ja prosessien kehittäminen KPY:n laskentamallit viranomaistoiminta, maksullinen, yhteisrahoitteinen Pohja uuden ohjeistuksen antamiselle Pohja sisäisen laskennan järjestelmäratkaisuil le Ohjaavat toimijat VM, VK, rahoittajat Tutkimuslaitosten laskentamallit viranomaistoiminta, maksullinen, yhteisrahoitteinen Pohja prosessien ohjeistukselle Palvelukeskus pohja suuremman roolin ottamiselle sisäisessä lasklennasa Palvelukeskusten laskentamallit viranomaistoiminta, maksullinen, yhteisrahoitteinen Kuke KickOff, Juha Halonen 15.1.2012 3

Kuke -projektiorganisaatio Projektin omistaja - Mikko Kangaspunta, VK HO Ohjausryhmä: - Maileena Tervaportti VK HO, pj - Juha Halonen VK HO, projektipäällikkö - Keijo Kettunen, VK HO - Tanja Wistbacka, VK Kieku - Mikael Mantila, Palkeet Projektiryhmä: - Juha Halonen, projektipäällikkö VK HO - Hannu Koponen, VK HO - Gabriella Adlercreutz-Laurin, VK Kieku - Kati Pilli-Sihvola, Palkeet - Saija Kaukonen, VM Tilaisuus, Esittäjä 4

Kuke -työryhmät Ministeriöt: Hallintovirastot: Sari Kantola Ulkoministeriö Jutta Petäjä Opetushallitus Tommi Jauho Ympäristöministeriö Kimmo Oksa Maanmittauslaitos Henry Sjöblom Puolustusministeriö Pekka Heikkinen PRH Kirsti Torvinen OKM Tytti Huopainen Valtiokonttori Mirja Rajala LVM Tomi Harju Trafi Kati Korpi Sisäasiainministeriö Tarja Koivisto Poha Juha Saunamäki Oikeusministeriö Mika Ulmanen Rise Juha Karjalainen MMM Tutkimuslaitokset: Palvelukeskukset: Janna Karasjärvi Ilmatieteenlaitos Pekka Urtti PhrakL Marja-Liisa Elo Metla Ritva Peura PhrakL Marja Tammisto MTT Eila Neitola Haltik Raisa Salminen STUK Marita Sipola VK/ VIP Johanna Hoskonen Syke Jaana Tiimonen Palkeet Juha Kekkonen THL Markku Tiilimäki Tike Marita Virtanen Tekes Tilaisuus, Esittäjä 5

Yhteistyöryhmä Akateeminen laskentatoimen tutkimus- ja koulutusryhmä - Laskentatoimen professori Timo Hyvönen, Turun kauppakorkeakoulu - Laskentatoimen professori Jukka Pellinen, Jyväskylän yliopisto - Laskentatoimen professori Janne Järvinen, Oulun yliopisto - Laskentatoimen professori Salme Näsi, Tampereen yliopistosta Tavoitteet - Avointa yhteistyötä - Laadunvarmistus - Vastavuoroinen tiedonvaihto Tilaisuus, Esittäjä 6

Kuke projekti alatyöryhmien aikataulutus 1. Työpaja vko 9 Kustannuslaskentamallien esittely Linjausten hakeminen 2. Työpaja vko 12 Linjausten täsmentäminen PCM:n esittely Ryhmäkohtaisia tarkentavia asioita 3. Työpaja vko 16 Linjausten sovittaminen PCM:ään Työryhmäkohtaiset tarkentavat asiat Normiston läpikäynnin aloitus 4. Työpaja vko 19 Kustannusten kohdentamisen linjaus Kustannusten kohdentamisen mallintaminen 5. Työpaja vko 22 Kustannuslaskennan mallintaminen ohjeistuksen ja tietojärjestelmien pohjaksi Työryhmäkohtaiset tarkentavat asiat Katselmointi Työryhmien yhteiskatselmointi 27.8.2012 Yleinen katselmointi n. syyskuu 2012 Tilaisuus, Esittäjä 7

Kustannuslaskennan hyödyntäminen KickOff tilaisuuden 2.2.2012 ryhmätyön tulokset Tilaisuus, Esittäjä 8

Kustannuslaskennan nykytilan ongelmat ja haasteet? Kustannuslaskennan hyödyntäminen Tarpeet ovat erilaisia (2) Laskentatietoa ei hyödynnetä Laskentatieto ei kiinnosta Miten kustannuslaskenta auttaa priorisoimaan resurssien käyttöä? Kustannuslaskentatiedon tuottamisen haasteet Ei tiedetä miten kustannukset tulisi laskea (2) Henkilöstökustannukset toimintokohtaisesti Kerätään tietoa keräämisen ilosta Kustannuslaskenta saadaan näyttämään sitä tietoa, mitä on tilattu Tekniikkaan liittyvät haasteet ATK-järjestelmien puute Olemassa olevat järjestelmät erilaisia (2) Erilaiset järjestelmät Ulkoiset haasteet VTV:n vaatimukset (2) Talousarvioajattelu (2) Tilaisuus, Esittäjä 9

Kustannuslaskennan tiedon hyödyntäminen nykytila ja tulevaisuuden tavoitteet Nykytila Hyödyntäminen Johdon kiinnostus vähäistä (2) Kustannuslaskenta käsitetään erillisenä (2) Uskottavuus Toimintolaskennan uskottavuusongelma, erityisesti työajanseuranta Ulkoiset vaatimukset Tehdään, kun on pakko Tulevaisuuden tavoitteet Hyödyntämisen kehittäminen Kustannuslaskennan hyväksikäyttö päätöksenteossa (2) Kustannuslaskennan tuottamisen kohdentaminen Kerätään vain sitä tietoa ja sillä tarkkuustasolla kuin todella tarvitaan Kustannuslaskennan tuotannon tehostaminen Laskennalle nopeampi tahti Tilaisuus, Esittäjä 10

Minkälaista kustannuslaskentaa haluaisimme? Tarvelähtöistä Palvelee viraston tarpeita Eurojen ohella HTV-kohdentaminen henkilötasolla (2) Tuotannon selkeys Riittävä tarkkuus (4) Kaksi ensimmäistä numeroa oikein Yksinkertaista Riittävän nopeaa hyötyyn nähden (2) Automatisoitua Tarkkuus ja tuotannon kustannukset tasapainossa Sisällöllinen laadukkuus Luotettavaa (4) Läpinäkyvää (3) Kaikki kustannukset jaetaan (2) Aiheuttamisperiaate (2) Tilaisuus, Esittäjä 11

Riskit ja haasteet kustannuslaskennan yhteisessä mallintamisessa Sisällölliset riskit Kenen tarpeisiin yhteinen malli (2) Tuleeko liian kompromissimalli/-t? Sitoutuminen ml. johto Nykyisistä hyvistä malleista luopuminen Kaikkien käyttäjävirastojen hyväksyttävä raportit Laskentatekniset riskit Seukomalli (2) Työllistävä, päällekkäistä laskentaa Puuttuu yhtenäiset palkkausjärjestelmät Henkilöstöhallinnolliset erot Tekniset riskit Tietoturvallisuus Henkilötasoiset tiedot Tilaisuus, Esittäjä 12

Yhteisen mallintamisen hyödyt ja mahdollisuudet Yleiset hyödyt Vertailtavuus Vertailtavuus samanlaisten toimintojen osalta Yhdenmukainen ohjeistus Yhteinen hyötynäkökulma Kaikki sitoutuu, jos on yhteinen minimimalli Yhteinen käsitteistö Tekniikkanäkökulma Yhteinen järjestelmä Teknisen toteuttamisen ulkoistaminen tai kehittäminen Yhteinen kehittäminen Sisältönäkökulma Tietoisuus kustannuslaskennasta lisääntyy Laskennan läpinäkyvyys Mikä on tarkkuustaso? Tuottavuus ja tehokkuus Tuottavuus ja sama osaaminen riittää eri kpy:ssä Taloushallinnon tuottavuus virastoissa nousee Kustannussäästöt mallia ei tarvitse itse keksiä eikä ylläpitää Tilaisuus, Esittäjä 13

Kustannuslaskennan yleiset linjaukset Seuraavissa kalvoissa pelkistettynä Kuke-työryhmissä muodostetut yleisten linjausten välitulokset Tilaisuus, Esittäjä 14

Laskentamallina ns. hybridimalli Laskentamalli Ns. Hybridimalli Jako-, lisäys- tai toimintolaskenta tai näiden yhdistelmä Perustelut Yhdistelmämalleja jo nyt vahvasti käytössä kpy:ssä. Hyödynnetään mallien käyttökelpoisimmat piirteet. Olemassa olevan osaamisen hyödyntäminen Mahdollistaa kpy-kohtaisen painotuksen Seuraukset Edellyttää Kiekuun kustannuslaskenta-moduulin aktivointia ja käyttöönottoa. KPY tarkentaa laskentamallin omiin tarpeisiinsa. Tilaisuus, Esittäjä 15

Pakollinen toiminto Toiminto Toiminto pakollinen kaikissa tulo- ja menokirjauksissa sekä työajan kohdentamisessa. Toiminnot jakautuvat ydin-, ohjaus- ja tukitoimintoihin sekä palkalliseen poissaoloon. Perustelut Mahdollistaa lisäyslaskennan ja toimintolaskennan toteuttamisen. Yhteinen malli ja linjaus välillisistä kustannuksista Seuraukset KPY määrittää omat ydintoimintonsa ja ohjaustoimintonsa KPY voi tarkentaa tarvittaessa tukitoimintojaan Toimintojen tarkkuus ja määrä ja loogisuus perustuvat kpy:n prosesseihin. Tilaisuus, Esittäjä 16

Seuranta-kohteet (laskentakohteet) Seurantakohteet Toimintayksikkö ja toimintokirjausta voidaan tarkentaa suoritteella (=tuotos, output), projektilla tai muulla ulottuvuudella kuten asiakkaalla tai kohdistaa kustannuksia niille ajurien avulla Perustelut KPY:n lopulliset johtamisen, suunnittelun ja seurannan vaateet määrittävät seuranta- ja laskentakohteet. Seuraukset Laskennan tarpeet ja mahdollisuudet otettava huomioon seurantakohteita suunniteltaessa kpy-kohtaisesti. Kustannusten kohdentamisen mallinnuksessa huomioitava mahdollisuus siirtyä enenevässä määrin ajurien käyttöön. Tilaisuus, Esittäjä 17

Pakollinen työajan kohdentaminen Työajan ja -kustannuksen kohdentaminen Työaika ja -kustannus kohdennetaan välittöminä toteutuman mukaan seurantakohteille. Perustelut Suurin kustannuserä Pohja kustannusten objektiiviselle laskemiselle Pohja toiminnan suunnittelulle ja seuraamiselle Maksullisen ja yhteisrahoitteisen toiminnan vaateet Seuraukset Työajanseurannan tarkkuus ja tapa valitaan kpy-kohtaisesti käyttäen Kiekun toiminnallisuuksia. Työajan seurannan tarkkuus määrittyy pitkälti seuko-määrityksessä Tilaisuus, Esittäjä 18

Työaika, jota käytetään kohdentamisessa Käytettävä työaika Todellinen työaika, kun integroitu työajanseuranta Virastotyöaika eli 7,25, jos ei integroitua työajanseurantaa Suhteellinen kustannus optiona Suosituksena tuntitarkkuus KPY -kohtaiset tarkennukset erityistilanteisiin esim. maastotyö Perustelut Tehdyt työtunnit ja seurantakohteille kohdistuva osuus työkustannuksista Ei hypoteettisia tunteja ja kustannuksia. Riittävä tarkkuus Estetään työtunnin alihinta/-kustannus Seuraukset Käytettävän työajan valinta Kiekun käyttöönoton yhteydessä HTV:n seurantatarpeen selvittäminen Tilaisuus, Esittäjä 19

Viranomais-, maksullinen ja yhteisrahoitteinen toiminta Yksi laskentamalli kpy:ssä Sama laskentamalli käytössä kpy:n sisällä kaikilla toiminta-alueilla eli viranomais-, maksullisessa ja yhteisrahoitteisessa toiminnassa Perustelut Kustannusten yhdenmukainen käsittely. Yhden mallin ylläpito Seuraukset Huomioitava Seuko-määrityksessä Tilaisuus, Esittäjä 20

Välilliset kustannukset ja toiminnot Välilliset kustannukset Välilliset toimintokustannukset kohdennetaan jako-, lisäys-, tai toimintolaskennan menetelmin lopullisille laskentakohteille Perustelut Mahdollistaa lopullisten laskentakohteiden kokonaiskustannusten objektiivisen selvittämisen Seuraukset Vaatii kustannusten kohdentamisen tuntemisen Yhteiset tukitoiminnot KPY tarkentaa tukitoimintoja tarvittaessa Tilaisuus, Esittäjä 21

Välillisten kustannusten kohdentamisperuste Kohdentamisperuste Välilliset kustannukset kohdennetaan aiheuttamisperiaatteen mukaan. Työaikaa tai kustannusta voidaan pitää useimmissa tapauksissa riittävän kuvaavana aiheuttamisperiaatteena Perustelut Usealle kpy:lle työaika- tai kustannus riittävä kohdentamisperuste. Aiheuttamisperiaatteen tarkempi tunnistaminen vaatii KPY:n toiminnan tuntemista. Seuraukset Tarkempi aiheuttamisperiaatteen mukainen kohdistamisperusteen määrittäminen KPY:n vastuulla. Tilaisuus, Esittäjä 22

Kuke - pohja tietojärjestelmien kehittämiselle Tilaisuus, Esittäjä 23

Kuke - pohja tietojärjestelmien kehittämiselle Kuke projektin tehtäväksi maaliskuussa lisättiin Kiekun akuutista tarpeesta seuraavaa: - Kuke -projektin tehtävänä oli arvioida vastaako SAP:n kustannuslaskennan PCM-moduuli valtion kustannuslaskennan tarpeita - Huomioida kustannuslaskennan mallinnuksessa karkealla tasolla SAP:n PCM-moduulin mahdollisuudet ja rajoitteet - Antaa lausunto SAP:n PCM-moduulin käytettävyydestä proton perusteella Kieku-hankkeelle. Tilaisuus, Esittäjä 24

Plan X Rondo + M2 +Tilha + muut kirjaukset Kieku Palkat maksupalkat Ajanhallinta jakopalkat kaikki seukot kustannuspaikka Kieku FICO Kaikkien seukojen ylläpito: LKP, TaKp, TY, Valtuus, Kumppani, Projekti, Toiminto, Suorite, Alue/Kunta, Seuko1, Seuko2 Välittömien kustannusten kirjaus kaikille seukoille (paitsi jakopalkat) seukot kaikki seukot laskukirjaukset Kustannuslaskennan ratkaisu (PCM) Laskukirjausten ja jakopalkkojen yhdistäminen seukoille (välittömät) Välillisten kustannusten kohdentaminen (lisäyslaskenta, toimintolaskenta tai hybridilaskenta) Kokonaiskustannusten laskenta Simulointi, iterointi jne. toiminnallisuudet. BI / BO Raportointi Tilaisuus, Esittäjä 25

Kuke projektin lausunto Projektiryhmän esitys oli, että koska SAP:n PCMjärjestelmä täyttää Kuke-projektissa esitettyjä vaatimuksia ja poistaa tai vähentää nykyiset KIEKUongelmat sisäisen laskennan osalta, Kuke-projektiryhmä suosittaa, että SAP:n PCM tai vastaava sisäisen laskennan järjestelmä otetaan käyttöön. Kuke -ohjausryhmän kannanotto oli, että PCM vastaa valtionhallinnon kustannuslaskennan yleisiin sekä kirjanpitoyksikkökohtaisiin vaatimuksiin, jotka ovat kerätty Kuke-projektin alatyöryhmissä. Ohjausryhmän kannanotto perustuu Kuke-projektiryhmän selvitykseen PCM:n hyödynnettävyydestä. Tilaisuus, Esittäjä 26

Kuke pohja ohjeistuksen kehittämiseksi Tilaisuus, Esittäjä 27

Kuke läpikäytyjä asioita ohjeistuksen kehittämiseksi Seurantakohdemallia käyty läpi ja todettu tarve kaikille seurantakohdeulottuvuuksille Yhteiset tukitoiminnot käyty läpi ja todettu, periaatteessa ok, tiettyjä tarkennustarpeita Ministeriöryhmässä haettu yhteistä mallia kaikkia ministeriöitä koskevista yhteisistä ohjaustoiminnoista Kartoitettu olemassa olevan normiston kehittämistarpeita - Vähän, koska kustannuslaskentaa ohjaavaa normistoa vähän - Eniten kotimaisten rahoittajien normistoon noussut kehittämistarpeita täysin ei vielä konkretisoitunut Tilaisuus, Esittäjä 28

Kustannuslaskennan mallintaminen ohjeistuksen pohjaksi Kustannuslaskennan mallintamista määritetty työryhmissä viikoilla 19 ja 22 Ryhmissä saatu määritettyä minimi mallit välillisten kustannusten kohdentamiseksi lopullisille laskentakohteille Mallinnus perustuu seuko-mallin toimintoihin Käyty läpi laskennan rytmiä Tiettyjä avoimia asioita, kuten toimitilat ja ICTkustannusten käsittely Tiettyjä eroavaisuuksia ryhmien välillä Välitulokset valmistuvat kesäkuun aikana ja katselmoidaan työryhmien kanssa 27.8.2012 Tilaisuus, Esittäjä 29

Ratkaisuun sitoutuneet toimijat Työryhmien fiilis on hyvä Tavoite sitoutumiseen ja ratkaisujen hakemiseen on ollut työryhmän jäsenillä hyvä Tilaisuus, Esittäjä 30

Seurantakohteet Taloushallintoasiantuntija Juha Halonen, Valtiokonttori 6.6.2012 Juha Halonen 30.5.2012

Kieku-seurantakohdemalli 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Seukoto/ valtio LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Seuranta kohde 1 Kirjanpitoyksikkö Kumppani Seurantakohde 2 Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Toimintoalue Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seuranta -kohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V V V V/P V V Ei käytössä Ei käytössä Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen Muu sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäine n Muu sisäine n Pituus 4 8 (5+3) 10 15 10 24 10 10 3 4 8 8 10 10 1) Kirjanpitoyksikkö (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilit) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen hierarkia ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Alue/Kunta (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsernilaskentaan, sisäinen laskutus) 11) Seurantakohde 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) Seurantakohde 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) Seurantakohde 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) Seurantakohde 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Valtiotasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa) Juha Halonen 30.5.2012

Kieku-tietojärjestelmässä käytettävät liikekirjanpidon tilien lisäjaottelut Valtiokonttorin antaman Kirjanpidon tilit määräyksen VK 633/03/2011 perusteella Valtiokonttori on tänään päättänyt Kieku-tietojärjestelmässä käytettävistä liikekirjanpidon tilikartan lisäjaotteluista. Virastotason 8-merkkinen Kiekutietojärjestelmässä käytettävä liikekirjanpidon tilikartta on tämän päätöksen liitteenä. Liikekirjanpidon tili rekisteröidään Kieku-tietojärjestelmään aina 8-merkkisenä. Tämä 8-merkkinen luokitus on samalla menojen kustannuslaji kustannuslaskennassa ja budjettitietojen tallentamisessa. Kieku-tietojärjestelmää käyttävän kirjanpitoyksikön tulee käyttää kirjanpidossaan tämän päätöksen mukaisia tilejä. Voimaantulo Tämä päätös tulee voimaan 1.1.2012 alkaen. http://www.valtiokonttori.fi/kasikirja/public/default.aspx?nodeid=24164&contentlan=1 Juha Halonen 30.5.2012

Sisäisen laskennan seurantakohteet Toimintayksikkö Kirjanpitoyksikön sisäinen organisaatio Tulosyksikkö, kustannuspaikka, budjettivastuualue Segmentti 10 merkkiä pitkä, alku kirjanpitoyksikkönumero Projekti Aidot projektit Projektitoiminnallisuus, seuranta käyttöön Runsaasti luokittelutekijöitä Dynaaminen koodi max 24 merkkiä Suorite Kirjanpitoyksikön tuotokset Maksulliset suoritteet Viranomaissuoritteet ja ns. välisuoritteet 10 merkkiä pitkä, alku kirjanpitoyksikkönumero Toiminto Tehtäviä, toimintoja Prosesseista johdetut toiminnot Hierarkia VNOS:n mukainen, yhteiset tukitoiminnot 10 merkkiä pitkä, alku kirjanpitoyksikkönumero Juha Halonen 30.5.2012

Muut seurantakohteet Valtuus Valtuuden seurantaan Valtuuslajit hierarkiana 10 merkkiä pitkä (kpy+vv+5 vapaa) Alue/kunta Suomen kunnat, 3 numeroa Järjestelmän valtioluokittelu, 2 kirjainta Rinnakkaishierarkiana maakunnat Seurantakohde 1 ja 2 Kirjanpitoyksiköiden vapaassa käytössä Enemmän informatiivisia seurantakohteita 8 merkkiä, alku kirjanpitoyksikkönumero Juha Halonen 30.5.2012

Kieku-tietojärjestelmän käyttöönotto ja seurantakohteet Kieku-tietojärjestelmän kanssa kirjanpitoyksiköissä otetaan käyttöön uusi, valtion yhteinen seurantakohdemalli Yhteinen tietojärjestelmä edellyttää riittävän - Yhtenäisiä prosesseja ja - Yhtenäisiä tietorakenteita Yhtenäiset tietorakenteet on tiivistetty yhteiseen seurantakohdemalliin Juha Halonen 30.5.2012

Seurantakohteista vastaavat osapuolet Seurantakohdemallissa on sekä - yhteisiä eli valtiotasoisia, että - kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita. Yhteisistä seurantakohteista vastaa pääsääntöisesti Valtiokonttori. Ministeriö koordinoi hallinnonalansa seurantakohdemallia ja seurantakohteita. Kirjanpitoyksikön tehtävänä on omaa toimintaansa palvelevien seurantakohteiden määrittäminen seurantakohdemalliin. Palvelukeskuksen rooli kehittyy konsultoivampaan suuntaan Juha Halonen 30.5.2012

Seurantakohteiden suunnittelun eri versiot Versio 1 Aloitus ennen valmisteluvaihetta Valmis valmisteluvaiheen alussa Ei pidä olla täydellinen Pohja jatkotyöstämiselle ja työpajoille Versio 2 Työstäminen valmisteluvaiheen aikana Valmis eroanalyysiin Pitää ilmetä KPY:n tarpeet Versio 3 Työstäminen määrittelyvaiheessa Valmis määrittelyvaiheen lopuksi Lopullinen seurantakohdemalli Juha Halonen 30.5.2012

Valmisteluvaihe tehtäväkokonaisuudet Kieku yleisesittely Palvelusuhteen hallinta Henkilöstöhallinto Työajan hallinta Palkat j palkkiot Lomat & palveluaik. laskenta, Osaamisen hallinta Organisaatio Seurantakohteet v. 1 Raportointi Seurantakohteiden määritys Tsekki 1 Tsekki 2(-3) Taloushallinto Seurantakohteet v. 2 Raportointi Kieku yleise sittely Projektin suunnittelu ja - käynnistys Tulojen käsittely Seurantak ohteet Kirjan pito Projek tit Sisäinen laskenta ja vyörytykset Projektin valvonta ja ohjaus Käyttöo maisuus Menojen käsittely Sis. Budjetoi nti & Valtuude 30.5.2012 39

Huomioitavaa seurantakohteiden suunnittelusta Seurantakohteiden suunnittelu Kannattaa aloittaa hyvissä ajoin Vie aikaa n. 2+2+2 kalenterikuukautta Kannattaa ottaa käyttöön sovelletusti jo ennen Kieku-aikaa Muutoksia seurantakohteisiin Numerot muuttuvat, Koodit suhteellisen pitkiä Yhteinen numeroavaruus, koodien alussa kirjanpitoyksikkönumero Useita toimijoita Kirjanpitoyksikkö, Palkeet, ministeriö, VK Yhteinen kieli Syntyy uutta osaamista Vaatii yhteistyötä ja verkostoitumista Juha Halonen 30.5.2012

Seurantakohteet etukäteen vanhoihin järjestelmiin Suositus, että kirjanpitoyksikkö ottaisi käyttöön soveltuvin osin valtion yhteisen seurantakohdemallin jo ennen Kiekuun siirtymistä vanhoissa järjestelmissä. - Koodin loppuosan hyödyntäminen Erityisesti, kun käyttöönotto kesken vuotta Oppimisprosessi, ei kaikki muutokset Kiekuun siirryttäessä - Kirjanpitoyksikön henkilöstö oppii käyttämään uusia seukoja - Palkeet oppii kirjanpitoyksikön seuko-mallin ja seurannan tarpeet Helpottaa tietojen konversiota Kiekuun Vähentää turhia virheitä Kiekun käyttöönotossa Tilaisuus, Esittäjä 41

Seurantakohteiden käyttöönoton tuki Seurantakohteiden käyttöönoton tuki - n. 5 htp/kpy - n. 10 tapaamista n. viisi kirjanpitoyksikkökohtaista tapaamista n. viisi yhteistä tilaisuutta - pituudeltaan 2-3 tuntia Seurantakohteiden käyttöönoton tuki tukee kirjanpitoyksiköitä seurantakohteiden työstämisessä ei tee niitä kirjanpitoyksikölle. Tilaisuus, Esittäjä 42

Kiitos www.valtiokonttori.fi www.kiekuhanke.fi kieku@valtiokonttori.fi ho.laskentatoimi@valtiokonttori.fi Juha Halonen, Valtiokonttori juha.halonen@valtiokonttori.fi Juha Halonen 30.5.2012