4 Nä yt es iv ut kiinteistön yleishoito ja VaLVonta
4 KIINTEISTÖN YLEISHOITO JA VALVONTA 4.1 Huoltokirja ja kiinteistönhoitajan oman työn suunnittelu 4.1.1 Huoltokirja 1 Kiinteistökohtainen huoltokirja sisältää lähtötiedot, tavoitteet ja tehtävät kiinteistön hoitoon, huoltoon ja kunnossapitoon sekä ajoituksen ja ohjeet tehtävien suorittamiseen. Huoltokirja on maankäyttö- ja rakennuslain mukaan laadittava kaikkiin uudisrakennuskohteisiin tai rakennuslupaa vaativiin korjauskohteisiin, joita käytetään pysyvään asumiseen tai työskentelyyn. Huoltokirjan käyttöönotto on suotavaa myös vanhoissa eli jo käytössä olevissa rakennuksissa monien hyötyjensä ja kiinteistönpitokulttuurin yhtenäistämisen vuoksi. Kiinteistö hyötyy huoltokirjasta monella tapaa: Huollon tarjouspyyntöihin ja sopimuksiin on käytettävissä selkeät laajuusja tehtävämäärittelyt. Kiinteistönhoito on ennakoivaa, suunnitelmallista ja tarpeen mukaista, ja samalla yllättävät vikakorjaukset ja kiiretilanteet vähenevät. Kiinteistön energiatalous pysyy asianmukaisella tasolla. 1 Luvun lähde: www.taloyhtio.net/hoku/huoltokirja. 92 Kiinteistönhoidon käsikirja
iv Kuva 4.1. Yleisnäkymä kiinteistöstä. es misolosuhteiden ylläpitäminen helpottuu. Rakennusosien ja laitteiden optimaalisen elinkaaren saavuttaminen tulee mahdolliseksi. Kiinteistönhoitoliikkeen työn suunnittelu tarkentuu ja työnjohto helpottuu. Huoltotyöstä syntyy palautetietoa tilaajalle, seuranta helpottuu. Kiinteistön tekniikka ja huoltokohteet sekä huoltohistoria on dokumentoitu helposti käytettävään muotoon. Uusien työntekijöiden perehdytys helpottuu. ut Viihtyisien ja terveellisten asu - 4.1.1.1 Huoltokirjan sisältö Nä yt Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeen eli huoltokirjan vähimmäissisältö on määritelty Suomen rakentamismääräyskokoelman osassa A4. Huoltokirja sisältää sen mukaan tiedot rakennuksen käyttötarkoituksesta tiedot rakennuksen ominaisuuksista tiedot rakennuksen asianmukaista käyttöä ja kunnossapitovelvollisuutta varten tarvike- ja paikantamistiedot tärkeistä sisä- ja ulkopuolisista pintarakenteista hoito-, huolto- ja kunnossapito-ohjeet tärkeistä tehdasvalmistetuista rakennusosista, pintarakenteista ja materiaaleista lähtötiedot, tavoitteet ja tehtävät rakennusosien kunnossapitoon, hoitoon ja huoltoon ohjeet omistajalle ja ylläpito-organisaatiolle sekä asukkaille ja tilojen käyttäjille. KIINTEISTÖN YLEISHOITO JA VALVONTA 93
Kunnossapidon kannalta merkityksellisistä rakennusosista 2 huoltokirjassa esitetään rakennusosien käyttöikätavoitteet rakennusosien arvioidut kunnossapitojaksot ennakoituine kunnossapitotoimenpiteineen pintarakenteiden ja -materiaalien tiedot ja kunnossapitotoimet. Kiinteistön ylläpidon kannalta keskeisten ylläpitokohteiden ja tilojen sijaintitiedot sekä tiedot rakennusosien uusittavuudesta, vaihdettavuudesta ja korjattavuudesta merkitään tarvittaessa paikantamispiirustuksiin. Tontin sijainnista ja olosuhteista johtuvien erityisominaisuuksien tulee ilmetä huoltokirjasta. Rakennushankkeeseen ryhtyvän on huolehdittava, että tavarantoimittajat ja urakoitsijat toimittavat tuotekohtaiset hoito-, huolto- ja kunnossapito-ohjeet liitettäväksi huoltokirjaan. Hoitoa ja huoltoa varten huoltokirjassa esitetään teknisen hoidon ja huollon tehtävät hoito- ja huoltojaksoineen teknisen hoidon ja huollon ohjeelliset toiminta- ja tavoitearvot lämmön- ja sähkönkulutuksen tavoitearvot ja seuranta vedenkulutuksen seuranta. Tarvittaessa huoltokirjassa esitetään yksittäisten rakennusosien tarkastus-, hoito-, huolto- ja kunnossapitotehtävien suoritusohjeita sekä ohjeita häiriöiden varalle. Hoito- ja huoltojaksot sekä toimenpiteiden suoritustavat valitaan siten, että käytettävissä olevien tietojen perusteella arvioidut kunnossapitojaksot voivat toteutua. Tarkastustaulukoissa määritellään tarkastus- ja huoltotehtävät sekä niiden kohteet, suorituskerrat ja ajoitus. Automaattisten sammutuslaitteistojen, hissien ja savuhormien huollosta ja kunnossapidosta määrätään erikseen. 2 rakennusosa tarkoittaa rakennuksen tai rakennelman aineellista osaa, jota voidaan pitää käsitteellisesti itsenäisenä. Rakennusosat voivat muodostua muun muassa rakennustarvikkeista, -aineista ja -laitteista, rakennusteknisistä järjestelmistä, varusteista sekä kalusteista. 94 Kiinteistönhoidon käsikirja
As Oy Esimerkki (uusia ilmoituksia 0 kpl) << Edellinen Sivu 1 / 3 (Yhteensä 53 ilmoitusta) Seuraava >> id Tilaaja Kiinteistö Huoneisto Tehtävät Tila Vast.otto pvm/klo Työnsuorittaja Otsikko Liitteet Suoritettu Tilattu toimenpide Kiireellisyys Kommentteja 197 Isännöitsijä As Oy Esimerkki Asunto 22 1 / 1 3.9.2013 9:32:00 Kiinteistöpalvelut Oy / nimi+saunavuoro (Valmis) 5.9.2013, Isto Isäntä Uusi asukas, nimi Virtanen, vanha pois. Uusi saunavuoro perjantaisin sauna 2 klo 21.00 22.00 196 As Oy Esimerkki 1 / 1 31.7.2013 13:27:00 Kiinteistöpalvelut Oy / vika (Valmis) 31.7.2013, Isto Isäntä SPK johdot esillä, puuttuu kansi kytkimien kohdalta. Myös IV Kiire 0 kpl ohjain, kellorasia alla johtojen kanssa vieretysten. 195 As Oy Esimerkki 1 / 1 (Valmis) 13.7.2013 13:25:00 Kiinteistöpalvelut Oy / pistorasia 13.7.2013, Tero Terävä Kellarikäytävän seinällä kylmäkellarin kohdalla on rikottu sähkörasia, ilmeinen hengenvaara koska jännitteelliset johdot ovat esillä. Jospa huolto voisi käydä teippaamalla suojaamassa ja tilata korjauksen heti maanantai aamuksi. Kiire 194 As Oy Esimerkki Asunto 14 1 / 1 (Valmis) 11.7.2013 13:23:00 Kiinteistöpalvelut Oy / hana 13.7.2013, Tero Terävä A 14: Kun laskee kylppärin lavuaariin hanasta vettä, niin suihkun Kiire hana vuotaa myös. 193 As Oy Esimerkki 1 / 1 (Valmis) 6.7.2013 13:21:00 Kiinteistöpalvelut Oy / lista 9.7.2013, Tero Terävä Ajan tasalla olevan saunavuorolistan vienti saunan oveen ja ajastuksen tarkistus. Kiire 0 kpl 192 As Oy Esimerkki 1 / 1 (Avoin) 6.7.2013 13:05:00 Kiinteistöpalvelut Oy / Jääkaappi 5.7.2013, Tero Terävä A 15 jääkaappi pitää kovaa meteliä. Kiire 0 kpl Kuva 4.2. Huoltokirjan ilmoitusosion näkymä. Vihreällä merkitty tila kuvaa ilmoitustoimenpiteen olevan valmis, keltainen on otettu vastaan mutta on kesken, ja punaista ei ole vielä käsitelty. Kiire 0 kpl 0 kpl 0 kpl 4.1.1.2 Huoltokirjan laadinta Huoltokirja voi olla kirjallisessa muodossa oleva mappi paikalliseen tietokoneeseen tai verkkoon asennettava ja siinä käytettävä sovellus internetissä selaimella käytettävä sovellus. KIINTEISTÖN YLEISHOITO JA VALVONTA 95
Huoltokirjasovelluksen hankkiminen ei yksin merkitse huoltokirjan käyttöönottoa kiinteistössä. Kiinteistökohtaisten tietojen osalta sovellus on aluksi tyhjä, ja ensimmäiseksi pitää laatia itse huoltokirja. Huoltokirjan laadinta on ammattitaitoa ja kokemusta vaativaa työtä. Parhaaseen lopputulokseen päästään, jos laadinta annetaan huoltokirjoihin perehtyneen asiantuntijan tehtäväksi. Laatija hankkii tarvittavat tiedot perehtymällä kiinteistöön, sen piirustuksiin ja huolto-organisaation historiatietoihin. Sen jälkeen hän syöttää kiinteistökohtaiset tiedot ja erilaiset liitetiedostot (mm. paikantamispiirustukset ja huoltokohteiden valokuvat) sovellukseen ja laatii huoltokalenterin. Isännöitsijän ja huolto-organisaation on perehdyttävä huoltokirjan käyttöön ennen sen käyttöönottoa. Kiinteistönhoitosopimuksen sisältö kannattaa tarkistaa huoltokirjaa vastaavaksi, mikäli tähän on tarvetta. 4.1.1.3 Huoltokirja kiinteistönhoitajan työkaluna Huoltokirja on kiinteistönhoitajalle päivittäinen työkalu. Se muodostaa rungon kiinteistönhoitajan päivittäisen työn suunnittelulle sekä toimii työohjeena kiinteistöllä. Kiinteistönhoitajalle huoltokirja on ennen muuta apuväline tarvittavien kiinteistöllä tehtävien töiden muistamiseen. Huoltokirjaan on merkitty on rakennusosien tiedot, uusimis-/kunnossapitoajankohdat sekä ennakoidut toimenpiteet ohjeineen, joten kiinteistönhoitajan tarvitsee vain suorittaa huollot määrättyinä ajankohtina sekä kuitata ne järjestelmään tehdyiksi. Jotkut huoltokirjajärjestelmät lähettävät vikailmoitusten ohella muistutuksia tehtävistä ennakkohuolloista esimerkiksi kiinteistönhoitajan kännykkään. Joistakin järjestelmistä voidaan taas tulostaa tehtävät työt päivä-, viikko- ja kuukausitasolla kiinteistönhoitajan muistilistaksi. Myös kiinteistön pysyvät huoltokirjassa muistissa. kirjaamisvastuu huoltokirjaan on aina kiinteistönhoitajalla, ja hänen kuuluu kirjata järjestelmään myös vikailmoitusten perusteella tehdyt korjaustoimet. Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä pystyvät tällöin seuraamaan huoltokirjasta, minkä tyyppisiä vikailmoituksia kiinteistössä on ollut, ja siten suuntaamaan korjausvaroja oikeisiin kohteisiin. Huoltokirjan vikailmoitusosio on etenkin isännöitsijälle tärkeä kanava seurata kiinteistön tapahtumia; ollessaan yhteydessä esimerkiksi 96 Kiinteistönhoidon käsikirja
asukkaisiin isännöitsijän on tärkeää tietää, mitä eri vikailmoitusten perusteella on tehty. Huoltokirjaan kuuluu tavallisesti myös kiinteistön käyttöpäiväkirja, johon kiinteistönhoitaja voi merkitä huomioita ja toimenpiteitä, joita hän ei kirjaa vikailmoitusjärjestelmään tai huoltokalenteriin 3. Käyttöpäiväkirjaan kirjataan muun muassa seuraavat asiat: kaikki kiinteistönhoitosopimuksiin sisältyvät epäsäännöllisesti toteutettavat toimenpiteet (esim. hiekoitus, autohallin pesu) poikkeustilanteet (esim. sähkö- ja lämmityskatkot, murrot, ilkivalta tai tulipalot) kaikki teknisiin laitteisiin kohdistuvat toimenpiteet, joita ei ole hoito- ja huoltosuunnitelmassa tai joille ei ole omaa konekorttia, kuten säätökäyrien muutokset ilmanvaihtokoneiden käyntiaikojen muutokset ovien aukioloaikojen muutokset kustannuksia aiheuttavat korjaukset lakisääteiset tarkastukset kiinteistönhoidon kiinteään kuukausihintaan sisältymättömät tehtävät kolmansien osapuolten suorittamat huollot ja korjaukset. Käyttöpäiväkirjaan kannattaa kirjata huomioita mieluummin liian paljon kuin liian vähän. Huoltokirjaan kuuluvat yhtenä osana vielä konekortit, joissa on tärkeimmät tiedot eri kiinteistön koneista ja laitteista. Kortit toimivat käyttöohjeina kiinteistönhoitajalle. Niiden sisältö on vähimmillään seuraava: laitteen sijainti vaikutusalue valmistaja valmistus-/asennusvuosi tyyppitieto neste-/ilmamäärä kylmäaine ja kylmäaineen täyttö teho. 3 Huoltokalenteriin on kirjattu rakennusosien huolto- ja kunnossapitotehtävät ajankohtineen. KIINTEISTÖN YLEISHOITO JA VALVONTA 97
Konekorttien avulla kiinteistönhoitaja voi jo etukäteen kertoa esimerkiksi sähkö-, putki- ja ilmanvaihtomiehille, millaisessa koneessa vika on. Tällöin konetta korjaamaan tulevat henkilöt pystyvät varaamaan mukaan tarvittavat varaosat. Isännöitsijälle konekortit ovat oiva väline pyydettäessä tarjouksia erilaisia uudistustöitä varten. Antamalla konekortin tiedot esimerkiksi tarjouspyynnön liitteenä voi kilpailuttaa minkä tahansa kiinteistön laitteen hankinnan. 4.1.2 Ajankäytön suunnittelu Avain kiinteistönhoitajan työn menestyksekkääseen hoitamiseen on oman työn suunnittelu. Kiinteistönhoitajan on osattava jakaa työaikansa oikein erilaisten työtehtäviensä huoltotöiden, ulkoalueiden hoidon ja vikailmoitusten vastaanottamisen sekä niihin reagoinnin kesken. Kiinteistönhoitajan ajasta menee keskimäärin 52 % ulkoalueiden hoitoon liittyviin tehtäviin 30 % yleiskierroksiin, vikailmoitusten hoitamiseen, huoltokirjakirjauksiin yms. 18 % teknisiin ennakkohuoltoihin. Ajankäyttö kiinteistönhoitajan työssä Ulkoalueiden hoito Yleiskierrokset, vikailmoitusten hoito yms. Tekniset ennakkohuollot Kuva 4.3. Ajankäytön jakautuminen kiinteistönhoitajan työssä. Rytmitä päiväsi oikein, koska tekemistä riittää! 98 Kiinteistönhoidon käsikirja
4.1.2.1 Toistuvat ja äkilliset työt Suurin osa kiinteistönhoitajan töistä on toistuvia, ja niiden suunnittelu on näin ollen helppoa. Esimerkiksi huoltotyöt on merkitty huoltokalenteriin yleensä päivä-, viikko- tai kuukausikohtaisesti (ks. 4.1.1). Kiinteistönhoitajan kannattaa rakentaa päivittäinen ja viikoittainen kalenterinsa toistuviin töihin perustuen ja jättää siihen aikaa äkillisiä tilanteita varten. Äkillisiä tilanteita ovat ne, joissa aiheutuu vaaraa kiinteistölle tai kiinteistön käyttäjille. Muut voi ajoittaa ja sopia asiakkaan kanssa niin, ettei kiinteistönhoitajan oma ajankäyttö vaarannu. Mitään perussääntöä ei ole olemassa sille, kuinka paljon äkillisille tilanteille tulee varata aikaa. 4.1.2.2 Poikkeavat päivät Poikkeavat päivät ovat kiinteistöhuollon arkipäivää, ja ne yleensä muuttavat aikaisemmin suunnitellun rytmin täydellisesti. Esimerkiksi talvisin lumityöt muuttavat kiinteistönhoitajan aikatauluja varsin usein. Poikkeavina päivinä siirretään kaikki muut kuin äkilliset työt seuraaville päiville. Tällöin on tärkeää, että asukkaille ja muille kiinteistön käyttäjille informoidaan heidän tilaamiensa töiden aikataulun viivästymisestä. Yleensä esimerkiksi asukkaat ymmärtävät hyvin, jos muiden huoltotöiden aikataulut venyvät vaikkapa lumitöiden vuoksi. Töiden kiinniottaminen poikkeuspäivien jälkeen voi tarkoittaa pidempiä työpäiviä tai avun pyytämistä yrityksen muilta kiinteistönhoitajilta. Usein yritysten mitoitukset on kuitenkin laskettu niin, että ylimääräisiä resursseja avunantamiseen ei ole. Tällöin kiinteistönhoitaja joutuu ottamaan omalla työpanoksellaan kiinni menetetyn työajan. 4.1.2.3 Ennakkohuoltokalenterin mukaiset huoltotyöt Huoltokirjan mukaisia ennakkohuoltotehtäviä (ks. 4.1.1) kiinteistönhoitajan kannattaa keskittää vuodenaikoihin, jolloin ulkoalueiden hoitamiseen liittyviä tehtäviä ei juuri ole. Esimerkiksi keväisin hiekoitushiekkojen poistamisen jälkeen voi olla muutamien viikkojen ajanjakso, jolloin kiinteistön piha-alueet ovat jo sulat, mutta nurmikot eivät vielä kasva. Samoin syksyllä syyssiivousten jälkeen saattaa KIINTEISTÖN YLEISHOITO JA VALVONTA 99
kulua useampikin viikko ennen kuin lumet satavat maahan. Kun ennakkohuollot tehdään näinä aikoina, ne eivät jää kuormittamaan kiinteistönhoitajan työtä kiireisempinä vuodenaikoina. 4.1.3 Työsuunnitelmat Ajankäytön arviointiin on olemassa erilaisia järjestelmiä, ja riippuu täysin työnantajasta, mitä ohjelmia kiinteistönhoitajalla on käytössään. Joihinkin ohjelmiin esimerkiksi kirjataan tuntikohtaisesti tehdyt työt, jolloin kuukausittain voidaan helposti arvioida erityyppisiin töihin kulutettu aika ja mahdolliset kehitystarpeet. Joissakin kiinteistönhuoltoyrityksissä ei ole työajan seurantajärjestelmiä. Tällöin ainoa tapa suunnitella ja seurata omaa ajankäyttöään on kirjata tehdyt työt paperille. Seuraavassa on esimerkki kiinteistönhoitajan viikkotyösuunnitelmasta kesäaikana: Kellonaika 7 8 8 9 9 10 Maanantai Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai 10 11 11 12 LOUNAS LOUNAS LOUNAS LOUNAS LOUNAS 100 Kiinteistönhoidon käsikirja
Kellonaika Maanantai Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai 12 13 13 14 14 15 15 15:30 15:30 16:00 Kirjaukset huoltokirjaan Kirjaukset huoltokirjaan Kirjaukset huoltokirjaan Taulukko 4.1. Kiinteistönhoitajan viikkotyösuunnitelma. Kirjaukset huoltokirjaan Kirjaukset huoltokirjaan Suunnitelmaa tehdessä pitää aina huomioida kiinteistökohtaiset sopimukset sekä sovitut aikataulut eri töille. Kiinteistönhoitosopimuksessa on voitu hyvin sopia esimerkiksi pihojen roskakierros tehtäväksi joka arkipäivä, jolloin kiinteistönhoitajan on suunniteltava aikataulunsa sen mukaisesti. Vikailmoituksiin reagointi voidaan suunnitella seuraavan kiireellisyysluokituksen perusteella: Heti tehtävät työt tehdään niin nopeasti kuin mahdollista. Usein nämä työt liittyvät hätätilanteeseen ja/tai viranomaisten avustamiseen niissä (esim. putkirikot, tulipalot, ihminen vaaratilanteessa). Kiireelliset työt tehdään neljän tunnin kuluessa ilmoituksesta. Työt liittyvät yleensä tapauksiin, jotka voivat aiheuttaa henkilövaaraa taikka haittaa asumiseen tai liiketoimintaan (esim. ilmastointi on sammunut, lämmitys ei toimi, vettä ei tule). Normaalit työt tehdään 2 3 työpäivän kuluessa ilmoituksesta (esim. wc tai hana vuotaa). On tärkeää, että ilmoittajalle (esim. asukas) kerrotaan aina, koska työ tullaan tekemään. Työt on myös tehtävä ilmoitettuna ajankohtana. KIINTEISTÖN YLEISHOITO JA VALVONTA 101