Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden hoidossa. HAMK Kaisa Koskelin, Lännen Kiinteistöpalvelu Oy

Transkriptio

1 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden HAMK Kaisa Koskelin, Lännen Kiinteistöpalvelu Oy

2 Lännen Palveluyhtiöt Oy konserni Kiinteistöpalvelu Viherpalvelu Siivouspalvelu Korjauspalvelu Isännöintipalvelu

3 Lännen Kiinteistöpalvelu Oy:n konserni 2015 Toimii koko Tampereen alueella, Pirkkalassa, Ylöjärvellä, Nokialla ja Valkeakoskella Markkinaosuus mm. Tesoman alueella n. 80 % Henkilökuntaa 170 Liikevaihto tytäryhtiöineen n. 10 milj. Asiakkaita yli 600 Huoltokohteita noin 400 kpl Omistajat Virontörmän Lämpö Oy 1/3 VTS Kiinteistöpalvelu Oy 1/3 YH Länsi Oy 1/3 Toiminta alkoi

4 Kulut kiinteistöissä Kerrostaloyhtiöiden kulujen rakenne vuonna 2014, prosenttia kokonaiskuluista Lämmön, veden ja kiinteistösähkön kulutus muodostavat yhteensä noin % asuinkiinteistöjen hoitokuluista. Tarve säästää kustannuksista on kaikkialla. Missä voidaan säästää älykkään teknologian ansiosta? _kuv_001_fi.html Messukeskus

5 Kiinteistön hallinta, huoltokirja Maankäyttö- ja rakennuslain mukaan huoltokirja on laadittava sellaisiin uudisrakennuskohteisiin tai rakennuslupaa vaativiin korjauskohteisiin, joita käytetään pysyvään asumiseen tai työskentelyyn. Huoltokirja on kiinteistökohtaisesti laadittu tiedostokokonaisuus, joka sisältää mm. kiinteistön hoidon, huollon ja kunnossapidon lähtötiedot, tavoitteet ja tehtävät sekä niiden ajoitukset ja ohjeet.

6 Sähköisen huoltokirjan hyöty Huollon tarjouspyyntöihin ja sopimuksiin on käytettävissä selkeät laajuus- ja tehtävämäärittelyt. Kiinteistönhoitoliikkeen työn suunnittelu tarkentuu ja työnjohto helpottuu. Huoltotyöstä syntyy palautetietoa tilaajalle, seuranta helpottuu. Kiinteistön tekniikka ja huoltokohteet sekä huoltohistoria on dokumentoitu helposti käytettävään muotoon, henkilöiden vaihtuessa asioihin perehtyminen helpottuu.

7 Miksi tehdään? Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden Onko tehty sopimusten mukaiset työt? Tyytyväinen tilaaja / asiakas / asukas? Onko jotakin, joka aiheuttaa korjausta / työtä usein, mutta ei kirjattu sopimukseen? Esim. usein toistuva vesivuoto, kattolumet Kartoitetaan paikkoja joihin asukkaat eivät pääse tarkastelemaan, LVI tekniikan laitteet, katto ja räystäät, väestönsuoja ym. rakenteet ja tekniikka

8 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden Miksi tehdään? VTS-kotien laatupisteet, VVO laaki pisteet ym. laatujärjestelmät suurilla tilaajilla ja vuokranantaja yrityksillä As Oy kohteilla isännöintitoimistojen tekniset isännöitsijät laaduntarkkailijoita, ei ehkä vakiintunutta järjestelmää käytössä, jokaisella erilainen Ennakko kierros ennen teknistä tarkastusta, havaittu ja kirjattu vika, ei vähennä laatupisteitä Hyvät laatupisteet, bonus yritykselle ja työnsuorittajalle Tulospalkkio työntekijälle huoltosopimuksen lisäksi tehdyistä töistä

9 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden VTS-Kodit laadunvalvontajärjestelmä Laatusopimus kiinteistönhuoltotöistä, kiinteistötietojärjestelmää hyödyntävän KIHLA - kiinteistönhoidon laadunhallintamenetelmän Pistetaulukointi, joka vuosi paras kiinteistöhuolto yritys ja työntekijä palkitaan Pisteet kostuvat asiakastyytyväisyys kyselyn tuloksista, teknisen tarkastuksen tuloksista ja isännöitsijänkierroksen tuloksista sekä merkinnöistä käyttö- ja huoltopäiväkirjaan

10 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden VTS-Kodit laadunvalvontajärjestelmä Työt kuvattu tarkasti kuinka ja millaisella laadulla / ajankohtana ne tulee olla tehdyt Tekninen insinööri kiertää ja kirjaa havainnot Kierroksilla kiinnitetään huomiota eri asioihin, kaikkea ei voi tarkastella kerralla Tavoitearvo voi muuttua vuosittain, painotetaan asioita hieman eritavalla

11 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden VTS-Kodit laadunvalvontajärjestelmä Ulkoalueilla tarkastellaan sulan maan aikana esim. - Lehtien poisto syksyllä, hiekoituksen poisto ja pesu keväällä - Kulttuuriroskat - Jätepisteet, roskaisuus - Kasvillisuus rakenteissa kiinni, huoltoväylillä - Valaistus, toimiiko? oksia ym. kiinni lampuissa - Kattojen, kourujen päälle tulevat oksat - Sadevesikaivot, onko täynnä keppejä, hiekkaa ym. - Sadevesijärjestelmät, kourut ja kaivot

12 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden VTS-Kodit laadunvalvontajärjestelmä Ulkoalueilla tarkastellaan sulan maan aikana mm. - Parkkialueet, romuautot, valaistus - Leikkivälineet, silmämääräisesti - Merkinnät ajankohtaista töistä huoltopäiväkirjaan Ulkoalueilla talvella mm. - Auraus ja käsilumityöt - Hiekoitus - Kattolumet - Merkinnät ajankohtaista töistä huoltopäiväkirjaan

13 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden LKP huollon omavalvonta valvontaa suorittaa 1 tarkastaja +2 työnjohtajaa + 1 huoltopäällikkö - sekä huoltomiehet (ja ennen kaikkea asukkaat) - valvonta pääsääntöisesti teknistä tarkastamista sisällä, lvi, (lämpö, vesi, ilma) - pienet korjaukset tehdään heti tarkastuksen yhteydessä - suuremmat kirjataan raportti pohjaan ja koonti lähetetään isännöitsijälle - huoltokohteita 400

14 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden LKP huollon omavalvonta - Työnjohtajilla päivittäisseuranta lomake, eri asiat kuin tarkastajalla - Työnjohdolla käynti viikoittain, aikaa kohteella 30 min. - Tarkastaja 1-2 käyntiä vuodessa, 1-2 h / käynti + mahdollinen korjaustyö - Raportin kirjaaminen vie suurimman osan ajasta - Aikaa valvonnalle liian vähän

15 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden LKP huollon omavalvonta - Huoltopäällikkö tarkastaa pistokoemaisesti kohteella käynnin yhteydessä - Reklamaatioiden jälkeen aina - Katolla käynnin yhteydessä helppo huomata paljon asioita - Ulkoalueiden hoitamattomuus (lumityöt, nurmikoiden hoito ja lehtien poisto) yleisin syy kohteen poislähtemiseen - Huoltoyhtiön ja kiinteistön käyntikortti - Suuri osa tarkastuksista keskittyy talon tekniikkaan

16 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden Apuna omavalvonnassa - Kamera - Hiljainen tieto, työntekijä ei vaihdu liian usein - Lomake / vihko, raportointi vie liikaa aikaa - Tietokone ei toimi kellarissa, sateella, akku loppuu ym. käsissä liikaa tavaraa - Tampuuri phone testauksessa, kuitataan työmääräin vastaanotetuksi ja työ aloitetuksi, voi olla hyödyllinen joskus tulevaisuudessa - Autoissa ja traktoreissa gps-paikannin, tärkeintä huollon lumitöissä

17 Työntekijän liikkuminen, sähköinen tuntikirjanpito Toimivalla työajanseurannalla saavutetaan työaikalain vaatimusten täyttämisen lisäksi myös monia muita etuja: työn tehostuminen turhien työvaiheiden karsimisella esimiehille parempi kuva työntekijöiden työkuormasta ja resurssien tarpeesta turhan "kyttäämisen" poistuminen, työaika todistettavissa helposti pohja asiakaslaskutukselle muodostuu työajanseurannasta automaattisesti työajat, lisät ja ylityöt palkanlaskentaan napin painalluksella - ei ylimääräistä käsityötä Messukeskus

18 Ajoneuvojen ja kaluston liikkuminen, sähköinen seuranta Ei tarvita paperista ajopäiväkirjaa Todennetaan kaluston liikkuminen, milloin ja missä. Asiakkaalle voidaan antaa tarkka raportti milloin kohteella esimerkiksi on aurattu, hiekoitettu jne. Onko kalusto käynnissä vai pysäköitynä, tyhjäkäynnillä. Voidaan miettiä huoltoreitin mitoitus tarkasti ja poistaa turhat siirtymät Messukeskus

19

20 Lännen Viherpalvelu 2015 Henkilökuntaa kesätyöntekijää kasvukaudella Vakituisia työntekijöitä (puutarhuri ja AMK hortonomi) 4 vuoden ympäri Liikevaihto ,9 milj. Hoitokohteita n. 250 kpl Ylläpitohoitotöitä 70%, suunnittelu ja viherrakennustöitä 30% Leikkivälitarkastuksia noin 200 kohdetta vuodessa 9 tiimiä jossa 2-3 kesätyöntekijää ja puutarhuri / hortonomi 2 tiimiä jossa 10 kesätyöntekijää (kesätyöprojekti)

21 Omavalvonta Viherpalvelun omavalvonta - Koulutettu henkilökunta ( ammattitutkinto ja kurssitus, esim. kasvinsuojelukoulutus, leikkipaikkojen peruskurssi ym.) - Puutarhuri / hortonomi on kesätyöntekijöiden kanssa kentällä töissä koko päivän ja joka työpäivä, ketään ei jätetä yksin kentälle töihin - Perehdytys kauden alussa kausityöntekijöille, lomake - Perehdytys kesätyöntekijöille työsuhteen alussa, lomake - Kasvinsuojeluaineilla oma nimetty henkilö, huolehtii torjunta-aine kaapin sisällöstä

22 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden Viherpalvelun omavalvonta - Työnjako joka aamu - Päivän päätteeksi kirjataan tuntilappuun osoite, tunnit ja tehty työ, laskutettavat tarvikkeet ja materiaalit ym. huomiot - Kuvataan kohde mahdollisuuksien mukaan ennen ja jälkeen työnsuorittamisen - Esimies kiertää kohteet keväällä, syksyllä ja leikkipaikka tarkastusten yhteydessä - Talvella raportointi kiireettömissä asioissa - Talvella kierretään huoltokohteiden ulkoalueita, huomiot isännöitsijälle mm. rakennusten lähellä puut, näkymäalueet kevyenliikenteen väylälle, parkkipaikalle ym.

23 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden Viherpalvelun omavalvonta - Urakkatöissä kirjataan työmaapäiväkirjaan työmaalla työskennelleet henkilöt, urakoitsijat, sää, työvaihe - Valokuvataan mahdollisuuksien mukaan täytöt ja kaivannot - Vakuustodistukset, tuoteselostukset kasvualustasta ja nurmikonsiemenistä ym. mahdollisuuksien mukaan - Laatukriteerinä käytetään VYL julkaisuja jos tilaaja ei ole määritellyt tarjouspyynnössä mitään

24 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden Viherpalvelun omavalvonta - Hankaluudet - Ei laadullista hoidontavoite tasoa, mihin verrataan? - Omavalvonta jokaisessa tiimissä korostuu, olisinko itse tyytyväinen työnloppu tulokseen - Tilaaja ei osaa vaatia tarjouksessa hoitoluokituksia - Liian paljon mutu tilauksia - Hoitoluokitus toimii vain uudiskohteissa, jos työt on tehty hyvin - Viheralueiden hoitotyössä lähtötilanne ratkaisevin, hoitamatonta istutusaluetta ei voi vaatia hoidettavaksi A2 hoitoluokan mukaisesti - Asiantuntija ja asiantuntijat, kenen ääni on kuuluvin

25 Omavalvonta kiinteistön ulkoalueiden Viherpalvelun omavalvonta - Hienoudet - Ylitetään asiakkaan odotukset, asiakastyytyväisyys kysely - Hiljainen tieto siirtyy, tekijät eivät vaihdu vuosittain - Tilaajan luottamus, tulossa ollaan vaikka ei vielä olekaan tehty - Jatkuva oppiminen ja työtapojen kehittäminen - Tiiminvetäjä voi päättä missä kohteessa milloinkin työskentelee, vastuunkanto paranee - Jokainen työntekijä pääsee kehittämään omaa työtään valvomalla omaa työnjälkeään - Perälauta ei vuoda pahasti vaikka virheitäkin sattuu

26 Kohti vihervuoden haasteita Kiitos!