Urjalan kunta Tarjouspyyntö TARJOUSPYYNTÖ URJALAN YHTENÄISKOULUN KUNTOSALIN LAITTEISTA 1. Hankinnan kuvaus Tällä tarjouspyynnöllä Urjalan kunta (jäljempänä tilaaja) pyytää toimittajilta (jäljempänä tarjoaja) tarjouksia Urjalan yhtenäiskoulun kuntosalin laitteista. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankintalain mukainen hankinta. Hankinnan valintaperuste on halvin vertailuhinta. Vertailuhinta muodostuu Tilaajan pyytämien laitteiden ja palvelujen yhteishinnasta. Hankintailmoitus on julkaistu julkisten hankintojen hankintakanava HILMA:ssa ja tarjouspyyntö liitteineen on julkaistu Tilaajan www-sivuilla osoitteessa http://www.urjala.fi/tyo-ja-yrittaminen-2/tarjouspyynnot. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista, julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 Tavarat sekä Urjalan kunnan hankintaohjeita ja muita määräyksiä. 2. Hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset Hankinnan kohteena ovat Urjalan yhtenäiskoulun kuntosalin laitteet tarjouspyyntömateriaalien mukaisesti asennettuna, käyttökuntoon saatettuna ja tarvittavalla perehdytyksellä. Tarjotun hinnan tulee sisältää pyydetyt laitteet, rahti, asennus ja käyttökuntoon saattaminen, 1/2 työpäivän perehdytys Urjalassa määriteltynä ajankohtana sekä pakkausmateriaalien poiskuljetus. Laitteilla tulee olla suomenkieliset käyttö- ja huolto-ohjeet. Laitteilla tulee olla 5 vuoden runkotakuu, muilla osilla takuu 2 vuotta. Takuuaika alkaa siitä päivästä, jolloin toimitus on hyväksytysti Tilaajan toimesta vastaanotettu.
Lisäksi laitteille tulee olla saatavissa huoltopalveluita ja varaosia toimittajan kautta korkeintaan 3 viikon toimitusajalla. Kuntosalin pinta-ala on 119,5 m2 ja käytössä on myös kuntosalin päädyssä sijaitseva lisähuone, jonka pinta-ala on noin 16,5 m2. Kuntosaliin hankittavat laitteet palvelevat niin ohjattuja ryhmiä kuin yksittäisiä käyttäjiä. Laitteissa tulee huomioida ikääntyneiden erityistarpeet ja laitteiden sijoittelussa on huomioitava riittävä esteettömyys. Valitun toimittajan tulee tehdä laitteille ennen toimitusta maksuton sijoittelusuunnitelma ja hyväksyttää se Tilaajalla. Tarjottavien laitteiden tulee olla kuntosalikäyttöön suunniteltuja, turvallisia ja testattuja. Laitteiden tulee täyttää EU-alueella ja Suomessa voimassa olevat säädökset ja viranomaismääräykset. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tilausmääriin. Tarjoaja tulee tarjouksessaan ilmoittaa yksikköhinnat laitteille. Mikäli laitteita hankitaan vähemmän tai enemmän, niin hinta muuttuu laitteen yksikköhinnan mukaisesti. Tarjoajan tulee pystyä tarjoamaan laitteille vuosihuoltopalvelu, ja vuosihuollon tulee olla yrityksen itse tekemä (ei saa olla alihankintana). Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva dokumentoitu ulkopuolinen auditointi huollon laatuprosessista. Tarjoajan tulee tarjouksessaan antaa lisätyöhinta kerran vuodessa tehtävästä huoltopalvelusta. Hinta tulee antaa muodossa euroa/vuosihuolto, ja sen tulee sisältää huoltotoimenpiteet ja matkakulut. Jos tarjouksessa esitetty lisätyöhinta on kohtuuttoman suuri, on tilaajalla oikeus ottaa lisätyö toteutettavakseen. 3. Hankintamenettely ja hankinnan arvo Hankintamenettely on avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankintalain mukainen hankinta. 4. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 5. Toimitusehto ja perehdytys Tarkka toimitusaika ilmoitetaan tilaajan toimesta myöhemmin. Alustava toimitusaika on viikot 47 48/2016, mutta toimitusaika voi siirtyä myöhemmäksi, mikäli Yhtenäiskoulun valmistuminen viivästyy. Laitteet on toimitettava paikoilleen asennettuina ja pakkausmateriaalit pois kuljetettuina. Laitteet tulee puhdistaa epäpuhtauksista ja niiden tulee olla kaikilta osin käyttövalmiita. Tilaajan edustaja suorittaa laitteiden käyttöönottotarkastuksen ja laatii siitä pöytäkirjan.
Toimittajan on sitouduttava poistamaan toimittamistaan laitteista tilan käyttöönottotarkastuksessa havaitut viat ja puutteet. Toimittajan tulee asennuksen jälkeen antaa laitteista ½ työpäivän perehdytys Urjalassa. Toimittaja laatii perehdytyksestä todistuksen, jossa mainitaan opastuksen antaja, opastuksen saaneet henkilöt ja opastetut laitteet. 6. Hinta Tarjouksessa tulee ilmoittaa laitteista arvonlisäverottomat kiinteät nettohinnat. Muulla tavoin ilmoitettuja hintoja ei oteta huomioon. Lisäksi tarjouksessa tulee ilmoittaa arvonlisäveroton kokonaishinta rahdista, asennuksesta ja käyttökuntoon saattamisesta, 1/2 työpäivän perehdytyksestä Urjalassa sekä pakkausmateriaalien poiskuljetuksesta. Erillisiä toimitus-, pientoimitus-, pakkaus-, käsittely-, laskutus-, rahti- yms. kuluja ei hyväksytä. Tarjouksessa annetun hinnan tulee sisältää kaikki sivukulut, matkakulut, päivärahat yms. kulut. Mitään erikseen veloitettavia kustannuksia ei hyväksytä. Hankinnan valintaperusteena on halvin vertailuhinta. Vertailuhinta muodostuu tilaajan määrittelemien laitteiden ja palvelujen yhteishinnasta. Tarjoaja, joka ei tarjoa kaikkia tilaajan tarjouspyynnössä pyytämiä rivejä suljetaan ulos tarjouskilpailusta. Tarjoajan on tarkistettava tarjouslomakkeen taulukon summien laskennan oikeellisuus. Lisäksi tarjoajan tulee tarjouksessaan antaa lisätyöhinta kerran vuodessa tehtävästä huoltopalvelusta. Hinta tulee antaa muodossa euroa/vuosihuolto, ja sen tulee sisältää huoltotoimenpiteet ja matkakulut. Jos tarjouksessa esitetty lisätyöhinta on kohtuuttoman suuri, on tilaajalla oikeus ottaa lisätyö toteutettavakseen. 7. Laskutus ja maksuehto Ks. liite 1. 8. Laitteille asetetut vähimmäisvaatimukset Laitteille asetettuja vaatimuksia käsitellään tarjouspyynnön kohdassa 2 Hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjouspyynnön liitteessä 2 Tarjouslomake. Tarjoaja suljetaan ulos tarjouskilpailusta, mikäli vaatimukset eivät täyty. 9. Tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset ja tarjoukseen liitettävät selvitykset Tarjoajalla on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Tilaaja voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä.
Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjoajalla on oltava Y-tunnus. Tarjoajan tulee olla huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Tarjoaja on merkitty koko sopimuskauden ajan kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Sopimukseen liittyvissä työsuhteissa on noudatettava vähintään niitä työsuhteen vähimmäisehtoja, joita Suomen lain ja työehtosopimusmääräysten mukaan on noudatettava samanlaatuisessa työssä. Toimittajan on sopimukseen liittyvissä työsuhteissa järjestettävä työntekijöille työterveyshuoltolain mukainen työterveyshuolto ja terveystarkastus- ja seurantajärjestelmä. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraavat lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä edellyttämät selvitykset: - Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. - Kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot. - Selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain 20 b :n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä. - Vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. - Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. - Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä. Lain julkisista hankinnoista mukaan hankintayksikkö voi esittää ehdokkaiden tai tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevia vaatimuksia. Tarjoajan on täytettävä hankintaan nähden seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset. Tarjous hylätään, mikäli nämä vaatimukset eivät toteudu.
- Tarjoajan ja tarjottavan tuotemerkin tulee olla toiminut kuntosalilaitemarkkinoilla vähintään 5 vuotta. Tarjoukseen on liitettävä selvitys ehdon täyttymisestä. - Tarjoajalla täytyy olla vähintään 5 referenssiä kokonaisten kuntosalien suunnittelusta ja toteuttamisesta vuosilta 2014 2016. Tarjoukseen on liitettävä selvitys referenssikohteista. - Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva dokumentoitu ulkopuolinen auditointi huollon laatuprosessista. Tarjoukseen on liitettävä selvitys siitä, että tarjoajalla on voimassa oleva dokumentoitu ulkopuolinen auditointi huollon laatuprosessista. 10. Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjouksen tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjous hylätään, jos tarjousasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.10.2016 asti. 11. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuus ja tarjousten vertailu 11.1. Tarjousten käsittely Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Päätöksen lainvoimaiseksi tulemisen odottaminen 7. Hankintasopimuksen solminen. 11.2. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioidaan kohdassa 9 esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste.
11.3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 11.4. Tarjousten vertailu ja valinta Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on vertailuhinnaltaan halvin. Hankintapäätöksen tekee Urjalan kunnan sivistyslautakunta. Vertailuhinta muodostuu Tilaajan määrittelemien laitteiden ja palvelujen yhteishinnasta. Tarjoaja, joka ei tarjoa kaikkia tilaajan tarjouspyynnössä pyytämiä rivejä suljetaan ulos tarjouskilpailusta. Urjalan kunta pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. Tilaaja ei sitoudu mihinkään tilausmääriin. Tarjoaja tulee tarjouksessaan ilmoittaa yksikköhinnat laitteille. Mikäli laitteita hankitaan vähemmän tai enemmän, niin hinta muuttuu laitteen yksikköhinnan mukaisesti. 12. Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi kaikille tarjoajille. Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella (liite 2) ilmoittaa sähköpostiosoite, johon päätös voidaan toimittaa. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintapäätös voi muuttua tehdyn valituksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. 13. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, salaiseksi otsikoidulla liitteellä. Hinta ei lähtökohtaisesti ole liike- tai ammattisalaisuus. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä.
14. Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessä, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Tarjous on tarjoajaa sitova. Kuntaa sitova hankintasopimus syntyy, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. 15. Hankintaan liittyvät kysymykset ja lisätiedot Mahdolliset hankintamenettelyä tai tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on esitettävä torstaihin 4.8.2016 klo 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: riikka.liljeroos@urjala.fi. Kaikki kysymykset, kysymyksiin annetut vastaukset sekä mahdolliset täsmennykset tarjouspyyntöön julkaistaan perjantaihin 5.8.2016 klo 16.00 mennessä Urjalan kunnan sivuilla osoitteessa http://www.urjala.fi/tyo-ja-yrittaminen-2/tarjouspyynnot. Tilaaja ei vastaa puhelimitse tai muulla kuin em. tavoin esitettyihin tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin. Tarjoajan tulee ennen tarjouksen jättämistä olla tutustunut mahdollisiin tarjouspyyntöä ja hankintamenettelyä koskeneisiin kysymyksiin annettuihin vastauksiin sekä mahdollisiin tarjouspyyntömateriaalien täsmennyksiin tilaajan osoitteessa http://www.urjala.fi/tyo-jayrittaminen-2/tarjouspyynnot (5.8.2016 klo 16.00 jälkeen). 16. Tarjousten jättäminen Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa suljettuna lähetyksenä viimeistään keskiviikkona 10.8.2016 klo 12.00 osoitteeseen: Urjalan kunta Sivistyslautakunta PL 33, 31761 Urjala (Käyntiosoite: Tampereentie 6) Kirjekuoreen merkintä Tarjous: Yhtenäiskoulun kuntosalin laitteet. Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Postin kuljetettavaksi jätetyn tarjouksen tulee olla perillä määräaikaan mennessä.
Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tilaaja pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. Tilaaja ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Urjala 5.7.2016 Juha Salo Sivistystoimenjohtaja LIITTEET: Liite 1 HANKINTASOPIMUS, luonnos 5.7.2016 Liite 2 TARJOUSLOMAKE Liite 3 KUNTOSALIN POHJAKARTTA