23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto, ylitarkastaja, Vaasan maakunta-arkisto Elina Nurminen Spett, konservaattori, Vaasan maakunta-arkisto Mikko Nykänen, tutkija, Vaasan maakunta-arkisto OHJELMA Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perusteet Opetuksen tavoitteena on esittää asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyvät keskeiset käsitteet, ominaispiirteet ja toiminnot. Moduuli toimii johdantona seuraaville opetusjaksoille. Tarkastelunäkökulma on kokoava ja suuntaviivat tarjoava. Asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen kytkeytyvät erilaiset näkökulmat, velvoitteet ja roolit (lainsäädännöllinen toimintaympäristö, julkisuus, henkilötietojen käsittely, tietoturva jne.) käsitellään läpäisyperiaatteella niin, että seuraavilla jaksoilla niihin tarvitsee ainoastaan viitata ja pääpaino on asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelun ja käytännön keinojen konkretisoinnissa ja soveltamisessa. Opintojakson suorittanut tietää: - miten asiakirjatieto eroaa muusta tiedosta/informaatiosta - toimintaympäristöön vaikuttavan keskeisen lainsäädännön - arkistolaitoksen ja oman organisaation kannalta keskeiset asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, vastuut ja velvoitteet - hyvän tiedonhallintatavan tavoitteet, velvoitteet ja sisällön - asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistuksen - julkisuutta ja tietosuojaa koskevat tavoitteet ja velvoitteet - tietoturvan osa-alueet ja vaatimukset Vaasan maakunta-arkisto Sepänkyläntie 2, Vaasa Smedsbyvägen 2, Vasa Puh. Tfn 062 414 0400 vaasa@narc.fi Vasa landsarkiv PL 240, 65101 Vaasa PB 240, 65101 Vasa Fax 062 414 0420 www.arkisto.fi
2(6) Keskiviikko 28.9.2011 9.00 9.30 Kurssin avaus ja kurssilaisten esittäytyminen 9.30 9.45 Kahvi 9.45 11.15 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perusteet - arkistoalan osaaminen, työpaikat ja nimikkeet - asiakirjojen/asiakirjallisen tiedon luonne, merkitys ja elinkaari - asiakirjahallinnon ja arkistotoimen käsitteet - arkistolaitoksen ja viranomaisten roolit, vastuut ja tehtävät - hyvä tiedonhallintatapa 11.15 12.15 Asiakirjojen julkisuus - julkisuuslainsäädännön keskeinen sisältö 12.15 13.00 Lounas 13.00 14.00 Tietosuoja ja tietoturvallisuus - tietosuojalainsäädännön keskeinen sisältö - tietoturvallisuuden tavoitteet, vastuut ja osa-alueet - tietoturvallisuuden vaatimukset ja käytännön toimenpiteet 14.00 16.00 Maakunta-arkiston esittely ja kahvi Mikko Nykänen Torstai 29.9.2011 Moduuli 2 Asiakirjahallinnon ja arkistonmuodostuksen suunnittelu Opetuksen tavoitteena on osoittaa arkistonmuodostussuunnitelman ja muiden asiakirjallisen tiedon hallintavälineiden merkitys ja keskinäiset suhteet organisaation asiakirjahallinnossa. Moduulissa käydään yksityiskohtaisesti läpi arkistonmuodostussuunnitelman tietosisältö ja sen laatimisvaiheet luentojen ja harjoitustehtävien avulla. Lisäksi moduulissa tutustutaan asiakirjallisten tietojen rekisteröintiin asiankäsittelyjärjestelmän avulla. Moduulin keskeisenä teemana on asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallinta.
3(6) Opintojakson suorittanut: - ymmärtää asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallintaan liittyvät vaatimukset ja vaiheet - tunnistaa asiakirjallisen tiedon hallintavälineet ja ymmärtää niiden keskinäiset suhteet - ymmärtää arkistonmuodostussuunnitelman merkityksen ja tuntee sen tietosisällölle asetetut vaatimukset - tunnistaa toimintaprosessien ja asiakirjaprosessien kartoittamisen merkityksen - ymmärtää julkisuus- ja salassapitokysymykset sekä henkilötietoluonteen merkityksen arkistonmuodostussuunnitelman näkökulmasta - osaa yhteistyössä määritellä asiakirjallisten tietojen säilytysajat, säilytysjärjestyksen, säilytysmuodon ja säilytyspaikan - ymmärtää rekisteröinnin merkityksen asianhallinnassa - ymmärtää sähköisessä muodossa säilytettävään tietoon liittyvät erityiskysymykset 9.00 9.45 Asiakirjallisen tiedon hallintavälineet 9.45 10.00 Kahvi 10.00 11.30 Arkistonmuodostussuunnitelman laadintaprosessi - organisaation tehtävien määrittely, tehtäviin liittyvät käsittelyprosessit ja asiakirjaprosessit 11.30 12.15 Lounas 12.15 14.00 Arkistonmuodostussuunnitelman laadintaprosessi - rekisteröinti - asiankäsittelyjärjestelmän demoesitys 14.00 14.15 Kahvi 14.15 16.00 Harjoitustehtäviä
4(6) Keskiviikko 12.10.2011 9.00 10.00 Arkistonmuodostussuunnitelman laadintaprosessi - asiakirjallisten tietojen julkisuus ja henkilötietoluonne - säilytysaikojen määrittely 10.00 10.15 Kahvi 10.15 11.45 Arkistonmuodostussuunnitelman laadintaprosessi - säilytysjärjestys - säilytysmuoto - vastuukysymykset - suojeluluokka - arkistotunnukset 11.45 12.30 Lounas 12.30 14.00 Seulonta 14.00 14.15 Kahvi 14.15 16.00 Edellinen aihe jatkuu Torstai 13.10.2011 Moduuli 3 Asiakirjojen säilyvyyden ja käyttöedellytysten turvaaminen Opetuksen tavoitteena on osoittaa pitkään ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen asianmukaisen säilyttämisen ja käsittelyn hyödyllisyys sekä arkistonmuodostajan toiminnan rationaalisuuden että asiakirjallisen kulttuuriperinnön näkökulmasta. Käsittelytapa on käytännönläheinen, havainnollistava ja käytännön esimerkkeihin pureutuva. Opetusjaksossa käydään läpi asiakirjojen säilyvyyden ja käytettävyyden passiivivaiheessa varmistavat toimenpiteet. Tällöin arkistonmuodostajan asiakirjat luetteloidaan ja sijoitetaan sekä tarvittaessa järjestetään ja kunnostetaan päätearkistoon systemaattisesti, jolloin tähän toimintaan kohdistetut resurssit ja siitä saatava hyöty ovat oikeassa suhteessa ja asiakirjojen löytäminen sekä käsittely (käyttö, seulominen, hävittäminen ja siirtäminen) sujuvat vaivattomasti. Tietyiltä osin opetusjaksossa viitataan asiakirjan elinkaaren aikaisempiin vaiheisiin liittyviin teemoihin silloin kun ne ovat suoraan sidoksissa säilyvyyteen tai käytettävyyteen (asiakirjamallien ja standardien huomioiminen asiakirjojen laadinnassa). Opetuksen peruslähtökohtana on kuitenkin edellisissä moduuleissa käsiteltyjen laajempien peruskäsitteiden ja määritelmien hallitseminen.
5(6) Opintojakson suorittanut: - osaa ottaa asiakirjojen laadinnassa huomioon sitä koskevat ohjeet ja standardit sekä pysyvän säilyvyyden kriteerit - osaa sijoittaa ja luetteloida asiakirjat tehtäväpohjaisen arkistokaavan ja luetteloinnin periaatteiden mukaisesti - osaa suojustaa, koteloida ja nimiöidä asiakirjat niin, että niiden säilyvyys ja löydettävyys on turvattu - osaa säilyttää ja käsitellä asiakirjoja arkistoteknistä ja tietoturvaohjeistusta noudattaen - osaa hävittää asiakirjoja ympäristönsuojelun ja tietoturvallisuuden ja -suojan huomioon ottaen sekä laatia hävitysluettelon - osaa siirtää ja vastaanottaa asiakirjat luovutusta, siirtoja, säilytystä ja merkintää koskevia ohjeita noudattaen - osaa sijoittaa tai palauttaa epäjärjestykseen joutuneen aineiston alkuperäiseen järjestykseen - tunnistaa asiakirjojen kunnostustarpeet ja osaa ryhtyä asianmukaisiin toimiin 9.00 9.45 Analogisten asiakirjojen säilyvyyden edellytykset - säilytysmuodot ja -tavat - arkistokelpoisuus Elina Nurminen Spett 9.45 10.00 Kahvi 10.00 11.30 Asiakirjojen sijoittaminen päätearkistoon ja käsittely - päätearkistotehtävät - asiakirjojen käsittely, suojelu ja hävittäminen 11.30 12.15 Lounas Aineiston järjestäminen, kunnostaminen ja suojustaminen - kartoittaminen ja inventointi - taannehtiva seulonta - puhdistaminen ja kunnostaminen - suojustaminen ja nimiöinti 12.15 13.00 Asiakirjojen luettelointi ja kuvailu Mikko Nykänen 13.00 13.45 Arkistotilat - arkistotilavaatimukset Elina Nurminen Spett 13.45 14.00 Kahvi
6(6) 14.00 14.45 Asiakirjojen luovuttaminen arkistolaitokseen - arkistoluovutusten tarkoitus - luovutettavan aineiston rajaaminen - asiakirjojen valmistelu siirtoa varten - luovutusluettelon laatiminen - arkistosiirron toteutus 14.45 15.15 Kertauskuulustelu 15.15 15.45 Arkistoalan koulutusmahdollisuudet ja tutkinnot 15.45 16.00 Kurssin päättäminen