Hansel Oy valtion yhteishankintayksikkö Kirjojen ja lehtien puitejärjestelyt Erikoiskirjastopäivä
Hansel Oy- valtion yhteishankintayksikkö
Hansel Oy lyhyesti Hansel on valtion ainoa yhteishankintayksikkö Yhtiö kilpailuttaa tuotteita ja palveluita koskevia puitejärjestelyitä valtion yksiköiden tarpeisiin Yhteishankintayksikön tehtävä on määritelty julkisia hankintoja koskevassa lainsäädännössä Yhtiö toimii valtiovarainministeriön ohjauksessa ja toteuttaa valtion hankintastrategiaa Yhtiö toimii non-profit periaatteella, ei tavoittele liiketaloudellista voittoa Hanselin toiminta on aloitettu vuonna 2003 Edeltäjinä Valtion hankintakeskus (1941) ja Kauppatalo Hansel Oy (1995) Hansel Oy:n puitejärjestelyiden kautta tehtyjen hankintojen arvo vuonna 2005 oli yhteensä 211,4 miljoonaa euroa (153,6 miljoonaa euroa vuonna 2004) Henkilöstö: 50 hankintatoimen asiantuntijaa Asiakaskunta: Yhtiön puitesopimuksia voivat hyödyntää valtion hankintayksiköt, kuten ministeriöt ja niiden alaiset virastot ja laitokset sekä valtion liikelaitokset Asiakkaat voivat tehdä hankintoja ilman erillistä kilpailutusta liittymällä Hanselin puitesopimuksiin ja noudattamalla niiden ehtoja 3
Ajankohtaista hankintalainsäädännöstä ja -linjauksista
Julkiset hankinnat on kilpailutettava, poikkeuksena hankintalain 5 :n 3 momentti: Tarjouskilpailua ei kuitenkaan tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta tehdään sellaiselta YHTEISHANKINTAYKSIKÖLTÄ, joka on noudattanut tämän lain säännöksiä hankinnan tekemisestä. 5
Toimijat valtion yhteishankintaympäristössä Lainsäädäntö, hankintalinjaukset KTM, VM, eduskunta, EU, (hankintatoimen neuvottelukunta) Menettelyohjeet, hankintojen ohjaus Ministeriöiden omat hankintaohjeet Virastojen omat hankintaohjeet Asiantuntijatyöryhmät ValtIT, Valtiokonttori Hankintojen toteuttajat Hansel yhteishankinnat Hallinnonalojen muut hankinnat Hankintojen kilpailuttaminen Tuote- ja palvelu markkinat Puitesopimustoimittajat Muut tuote- ja palveluntarjoajat 6
Tuottavuutta valtion hankintatoimeen Hankintatoimi on nostettu yhdeksi valtionhallinnon tuottavuuden lisäämisen osa-alueeksi Valtiontalouden kehyspäätös vuosille 2006 2009 Valtion hankintastrategia Talousarviolain uusi 22 a ja sitä täydentävät valtioneuvoston asetus ja valtiovarainministeriön päätös Tavoitteena on tehostaa toimintaa keskittämällä hankintoja ja vähentämällä rinnakkaista ostotoimintaa; sekä Saada valtiolle vahvempi asema ostajana ja neuvottelijana tavanomaisten tuotteiden ja palveluiden hankinnoissa 7
Muutoksia lainsäädäntöön ja hankintalinjauksiin Kansallinen hankintalainsäädäntö muuttumassa, uusi laki voimaan 1.6.2007. Talousarviolain uusi 22 a, voimaan 1.9.2006 22 a täydentävät valtioneuvoston asetus valtionhallinnon yhteishankinnoista, jossa määritellään tuotteet ja palvelut, jotka voivat kuulua yhteishankintojen piiriin; sekä valtiovarainministeriön päätös valtionhallinnon yhteishankinnoista, jossa määritellään tuotteet ja palvelut, jotka tehdään yhteishankintoina 8
TAL 22 a :n ja VM:n päätöksen mukaiset Hanselin puitejärjestelyt Ajoneuvot ja työkoneet Autot (henkilö-,paketti-, maasto- ja kuorma-autot) Hallintopalvelut Työterveyshuolto ICT-palvelut Kannettavat tietokoneet, työasemat ja näytöt sekä oheislaitteet Matkustus Koti- ja ulkomaan reittilennot Liikelentopalvelut Matkatoimistopalvelut Polttoaineet ja energia Polttoaineet, huoltoasematankkaukset Polttoaineet, laiva- ja säiliötoimitukset Sähköenergia Rahoitus Toimisto Leasingpalvelut Valtion maksuaikakortti Toimisto- ja ATK-tarvikkeet, suoratoimitus Toimisto- ja ATK-tarvikkeet, täyttöpalvelut Toimistokalusteet 9
Lisätietoja Lisätietoja valtion talousarviolain täydentämisestä löytyy esimerkiksi seuraavista linkeistä: Valtion talousarviolaki http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1988/19880423 Lainmuutoksen taustaa hallituksen esityksessä (HE20/2006) http://www.finlex.fi/fi/esitykset/he/2006/20060020 Valtioneuvoston asetus yhteishankintojen piiriin kuuluvista tuotteista ja palveluista http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/vnasetus_y hteishankinnoista.pdf Valtiovarainministeriön päätös yhteishankintojen toteuttamisesta http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/vmpaatos_y hteishankinnoista.pdf Valtiovarainministeriön viestintäyksikön julkaisema tiedote päätöksestä http://www.vm.fi/vm/fi/03_tiedotteet_ja_puheet/01_tiedotteet/20060907hankin/n ame.jsp 10
Puitejärjestelyt Hansel hallinnoi n.80:tä puitejärjestelyä eri tuote- ja palvelualueelta : Yksittäinen puitejärjestely koostuu yhdestä tai useammasta puitesopimuksesta. Hansel Oy:n puitejärjestelyissä oli vuoden 2005 lopussa mukana yli 400 puitesopimustoimittajaa Ajoneuvot ja työkoneet mm. autoja, moottorikelkkoja, työkoneita Toimistopalvelut toimisto- ja atk-tarvikkeet, kalusteet, kirjat ja lehdet Polttoaineet ja Energia mm. polttoaineet, tankkaukset, kemikaalit, sähkö ICT-palvelut mm. tietokoneita, palvelimia, kopiokoneita, ohjelmistoja Hanselin puitejärjestelyt Rahoitus maksukortti, leasingpalvelut, vakuutukset Hallintopalvelut mm. johdon konsultointi, työterveydenhuolto Materiaalipalvelut mm. elintarvikkeet, tekstiilit, siivous, terveydenhuolto Matkustus mm. lennot, laiva-, junamatkat, hotellit 11
Hanselin kilpailuttama puitejärjestely Puitesopimus Hansel Oy Toimittaja / Toimittajat - liittyminen puitesopimukseen Asiakas Toimittaja Asiakas Toimittaja Asiakas Toimittaja 12
PUITEJÄRJESTELY Yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välinen sopimus, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot kuten hinnat ja suunnitellut määrät Rajoitettu kesto (max 4 vuotta) Puitejärjestelyyn perustuvat hankintasopimukset on tehtävä puitejärjestelyn alkuperäisten osapuolten kesken Puitejärjestelyn ehtoihin ei saa tehdä huomattavia muutoksia sen voimassaoloaikana Puitejärjestelyn vaihtoehdot: kaikki ehdot sitovasti sovittu taikka osa ehdoista jätetään auki yhden taikka kolmen tai useamman toimittajan kanssa 13
Puitesopimuksiin liittyminen Liittymiskäytännöt puitesopimuksiin ovat: liittymisilmoitus ja/tai palvelusopimus valitun puitesopimustoimittajan kanssa puitesopimuskohtaiset toiminta- ja liittymisohjeet saa Hanselin asiakaspalvelusta Hansel tiedottaa sopimuksen mahdollista muutoksista, hintapäivityksistä tms. asiakkaan nimeämille yhteyshenkilöille Niissä sopimuksissa, joissa hinnat /tuotteet päivitetään määräajoin lähetämme hinnastot yhteyshenkilölle 14
Mitä hyötyä on valtion puitejärjestelyjen käyttämisestä? Suorat säästöt Puitesopimuksissa hyödynnetään koko valtionhallinnon ostovolyymin mukanaan tuomaa hintaetua. Säästöt prosessikustannuksissa Asiakkaan ei tarvitse itse kilpailuttaa kaikkia hankintojaan. Resursseja voidaan vapauttaa oman toiminnan kannalta keskeisempiin asioihin. Hankinnan helppous Asiakas voi hankkia tuotteita ja palveluita suoraan niiden toimittajilta liittymällä puitesopimuksiin ja noudattamalla niiden ehtoja. Kilpailutusten lainmukaisuus Hansel vastaa kilpailutusten laillisuudesta ja valvoo sopimuksia koko sopimuskauden ajan. 15
Lisätietoja Hanselin puitesopimuksista ja tulevista kilpailutuksista: www.hansel.fi puitesopimusten esittely ja tilausohjeet ennakkotietoa tulevista kilpailutuksista palveluyksiköiden ammattilaisten yhteystiedot sopimus- ja kilpailutushaku + erilliset palvelusivustot (ICT, matkustus ja ajoneuvot) asiakaspalvelu ja -neuvonta: asiakaspalvelu@hansel.fi / p. 0303 9330 / f. 020 7444 298 OPM:n hallinnonalan avainasiakaspäällikkö: Taina Maukonen taina.maukonen@hansel.fi / p. 020 7444 241, gsm 040-526 5445 16
Kirjojen (monografiat) ja lehtien (kausijulkaisut) puitejärjestelyt
Kotimaisten ja ulkomaisten lehtien puitejärjestely Voimassa oleva puitejärjestely: Nykyinen puitesopimus on voimassa 30.4. 2007 asti (vuoden 2007 lehtihankinnat) Kilpailutus käynnistettiin vuoden 2004 lopulla Puitesopimustoimittajaksi valittiin Swets Information Services Ab Sopimuskausi alkoi 25.4.2005 Puitesopimusta voitiin ensimmäisen kerran hyödyntää vuoden 2006 lehtitoimituksiin (tilaukset syksyllä -05) Uusi kilpailutusprosessi käynnistetty loppusyksystä 2006 (vuoden 2008-> lehtihankinnat) Copyright Hansel l Marita Harja l 18
Puitejärjestely: KAUSIJULKAISUT Copyright Hansel l Marita Harja l
Hankinnan kohde Kotimaiset ja ulkomaiset sanoma- ja aikakausilehdet, painetut ja elektroniset versiot sekä niiden välityspalvelut (ns. kausijulkaisut) Copyright Hansel l Marita Harja l 20
Hankinnan kohde Puitejärjestely tulee sisältämään seuraavat tuotealueet Tuotealue 1: Kotimaiset ja ulkomaiset lehdet, painetut ja elektroniset versiot ja niiden yhdistelmät Tuotealue 2: Kotimaiset lehdet, painetut ja elektroniset versiot ja niiden yhdistelmät Tuotealue 3: Ulkomaiset lehdet, painetut ja elektroniset versiot ja niiden yhdistelmä Hankinnan kohteen lisäpalveluita ovat tietokannat, lehtipaketit, konsolidointipalvelut ja muut mahdolliset lisäpalvelut. Puitejärjestelyyn valitaan tuotealueittain yksi toimittaja Copyright Hansel l Marita Harja l 21
Hankinnan kohde Puitejärjestelyyn valitaan tuotealueittain yksi toimittaja Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella tehtävässä vertailussa kunkin tuotealueen Tuotealue 1, Kotimaiset ja ulkomaiset lehdet, Tuotealue 2, Kotimaiset lehdet ja Tuotealue 3, Ulkomaiset lehdet, parhaiten menestynyt tarjoaja pääsee mukaan puitejärjestelyyn eli sopimustoimittajaksi. Copyright Hansel l Marita Harja l 22
Kilpailutusprojektin toteutus Johtoryhmä Hanselin johtoryhmä Projektipäällikkö Marita Harja, palveluyksikön päällikkö Projektiryhmä Sari Ylipalo, kilpailuttamiskoordinaattori Tuomo Hiltunen, lakimies Taina Maukonen, avainasiakaspäällikkö Sanna Suni, kilpailuttamiskonsultti Copyright Hansel l Marita Harja l 23
Kilpailutusprojektin toteutus Asiakastyöryhmä Kilpailutus toteutetaan läheisessä yhteistyössä valtionhallinnon hankintayksiköiden kanssa. Kilpailutusta varten on muodostettu asiakastyöryhmä, joka on aloittanut toimintansa 18.12.2006. Asiakastyöryhmä koostuu 10 eri organisaation edustajista. Asiakkaat osallistuvat aktiivisesti tarjouspyynnön määrittelyyn esimerkiksi hankinnan kohteen, vertailuperusteiden ja sopimusehtojen osalta. Copyright Hansel l Marita Harja l 24
Kilpailutuksen aikataulu Kilpailutuksen valmistelu on käynnistetty 10/2007 Asiakastyöryhmän tapaamiset 18.12.2006, 10.1.2007 ja 25.1.2007 Toimittaja-info 16.1.2007 klo 9.00 Tarjouspyyntö julkaistaan vko 9 Tarjousten sisäänjättö vko 16 Hankintapäätös vko 19 Sopimukset voimaan vko 25 Copyright Hansel l Marita Harja l 25
Sopimuskausi Sopimuskausi tulee olemaan allekirjoituspäivästä eteenpäin neljä (4) vuotta Hanselilla/osapuolilla on oikeus irtisanoa puitesopimus xx kuukauden irtisanomisajalla, kuitenkin niin, että sopimus päättyy aikaisintaan yhden (1) vuoden kuluttua voimaan tulosta Copyright Hansel l Marita Harja l 26
Puitejärjestely: KOTI- JA ULKOMAISET KIRJAT Copyright Hansel l Marita Harja l
Hankintatavat: VÄLITYSPALVELUMALLI Kirjojen, jatkotilaussarjojen, e-kirjojen ja tietokantojen tilaukset pääsääntöisesti sähköisen tilausjärjestelmän kautta Tavoitteena on, että asiakkaan tilauksen tekoon kohdistuva työmäärä on pieni, ennakoitavissa ja eri kirjoen etsiminen on yksinkertaista, haut kattavia ja toimitukset oikea-aikaisia Pyritään logistisiin etuihin, hintaetuihin ja korkeaan palvelutasoon Kirjat voidaan hankkia yksittäisinä kappaleina tai suurempina erinä Kys. hankintatapa on käytössä sekä ULKOMAISISSA KIRJOISSA että KOTIMAISISSA KIRJOISSA Copyright Hansel l Marita Harja l 28
Hankintatavat: MYYMÄLÄPALVELUMALLI Tarkoitettu yksittäisten kirjojen noutoon myymälästä Valtion maksuaikakortti on ensisijainen maksuväline, tarvittaessa myös laskulla Valikoima käsittää kaikki myymälän koti- ja ulkomaiset kirjat ja muut tarvikkeet Kys. hankintatapa on käytössä vain KOTIMAISISSA KIRJOISSA Copyright Hansel l Marita Harja l 29
PUITESOPIMUKSEEN LIITTYMINEN Asiakas ottaa kirjojen puitejärjestelyn käyttöönsä tekemällä liittymisilmoituksen Hanseliin Hansel tiedottaa toimittajia liittyneistä asiakkaista Valtion maksuaikakortilla voi ostaa ilman liittymistä Hanselin puitesopimukseen Copyright Hansel l Marita Harja l 30
Kotimaiset ja ulkomaiset kirjat Kaikki puitejärjestelyn sopimukset ovat valmiit Kotimainen kirjallisuus Välityspalvelu, Suomalainen Kirjakauppa Myymäläpalvelu, Suomalainen Kirjakauppa, Suomen Info-Kirjakaupat Oy, Tyrvään Kirjakauppa Ulkomainen kirjallisuus Starkmann Ltd Dawson Books Blackwell Ltd Amazon EU Sàrl Copyright Hansel l Marita Harja l 31
Lisätietoja Asiakaspalvelu puh. 030 393 30 asiakaspalvelu@hansel.fi Taina Maukonen puh. 020 7444 241 taina.maukonen@hansel.fi Marita Harja puh. 020 7444 240 marita.harja@hansel.fi Sari Ylipalo, puh. 020 7444 210 sari.ylipalo@hansel.fi www.hansel.fi Copyright Hansel l Marita Harja l 32
KIITOS! 33