1 (10) Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen toimintasuunnitelma 2015 Laatija Petteri Mussalo 21.11.2014 Tarkennettu 24.02.2015
2 (10) Sisällysluettelo 1. Toiminnan kuvaus, organisaatio... 3 2. Keskeiset tavoitteet... 4 2.1. valtuuston asettamat sitovat tavoitteet... 4 2.2. yksikön omat tavoitteet ja miten ne edistävät TATU tavoitteiden saavuttamista:... 4 2.3. Tavoitteiden toteutuksen vuosikello... 5 3. Liikevaihto... 5 3.1. Liikevaihto asiakkaittain... 6 3.2. Tuottavuutta edistävät toimenpiteet ja mittarit... 6 4. Henkilöstö... 6 5. Osaamisen kehittäminen... 7 6. Muut tuotannontekijät... 8 7. Hankinnat... 8 7.1. Palvelut... 8 7.2. Aineet ja tarvikkeet... 8 8. Toimitilat... 8 9. Investoinnit ja poistot... 9 10. Toiminnan seuranta... 9 11. Riskit... 9
3 (10) 1. Toiminnan kuvaus, organisaatio Espoo Talouspalvelut -liikelaitos (ESTA) vastaa kaupungin hankinnan ja taloushallinnon operatiivisesta toiminnasta, kuten kilpailuttaminen ja sopimusseuranta, kirjanpito, osto- ja myyntilaskujen käsittely sekä palkan- ja palkkiolaskenta. Lisäksi liikelaitos hoitaa erikseen määriteltyjä erityispalveluita sekä muita talouteen liittyviä tehtäviä. ESTAn tavoitteena on: Tuottaa palvelusopimuksen mukaiset talouspalvelut o kustannustehokkaasti o aikataulussa ja o virheettömästi Tarjota asiantuntevaa ja osaavaa palvelua Kehittää prosesseja ja palvelua asiakaslähtöisesti Espoon etua edistäen. Toiminnan laajuuden odotetaan kasvavan hankintapalveluissa (syyskuussa 2014 tehtyjen keskittämistoimien vuoksi) sekä ostoissa (ostojen osa-alueen kasvaessa). Kirjanpidon sekä palkanlaskennan osalta toiminnan volyymien odotetaan pysyvän suunnilleen vuoden 2014 tasolla. Myyntilaskujen osalta volyymien odotetaan alenevan merkittävästi johtuen suomenkielisen aikuiskoulutuksen ja siihen liittyvien tukitoimintojen siirtymisestä Omniaan. Siirto supistaa myyntilaskutoiminnan volyymeita etenkin tehokkaimmissa myyntilaskuprosesseissa, emmekä pysty hyödyntämään vuonna 2014 yhdessä Helsingin, Vantaan ja Kauniaisten kanssa rakentamaamme verkkomaksamistoiminnallisuutta myyntisaamisten tehokkaammassa keräämisessä. Tämä tulee vaikuttamaan merkittävästi liikelaitoksen tehokkuuslukuihin eikä muiden toimintojen tehostamisella välttämättä pystytä säilyttämään edes vuoden 2014 kokonaistehokkuutta. Talouspalvelut liikelaitos tuottaa palveluita vain ja ainoastaan Espoon kaupungille ja sen liikelaitoksille. Vuonna 2015 liikelaitos ei tule laajentamaan asiakaskuntaansa. Näiltä osin Espoo Talouspalvelut liikelaitos jatkaa toimimista täysin eri strategialla kuin muiden suurimpien kuntien talouspalveluyksiköt.
4 (10) 2. Keskeiset tavoitteet 2.1. Valtuuston asettamat sitovat tavoitteet Liikelaitoksen tulos on postiivinen Investointien kokonaismäärä on enintään valtuuston hyväksymän talousarvion mukainen. 2.2. Yksikön omat tavoitteet ja miten ne edistävät TATU tavoitteiden saavuttamista: 1. Espoolaisen liikelaitosmallin kehittäminen yhdessä konserniesikunnan ja muiden toimialojen kanssa tavoitteena kaksinkertaisen resursoinnin eliminointi ja tuottavuuden parantaminen Hankintatoimen keskittäminen ja toiminnan vakiinnuttaminen. Talouspalvelutoimintaan liittyvien toimintojen keskittäminen ja vastuunjakotaulukoiden tekeminen kaikista keskeistä tehtävistä. 2. Palvelustrategian laatiminen kaikkiin liikelaitoksiin tavoitteena kilpaillun markkinan tehokkaampi hyödyntäminen Ostopalvelu- ja asiakaskartoitus. 3. Kaluston käytön ja tilojen tehostaminen tavoitteena kustannustehokkaampi toiminta Toimitilojen suunnittelu ja remontointi tukemaan toimintaa (monitilaratkaisu). Tietokoneiden työpöytävirtualisointi. 4. Liikelaitosten yleiskulujen pienentäminen tavoitteena kustannustehokkaammat sisäiset palvelut muille toimialoille Volyymien kasvattaminen. Organisaation virtaviivaistaminen. Automatisaation lisääminen työvaltaisissa tehtävissä. 5. Työhyvinvoinnin ja esimiestyön kehittäminen tavoitteena motivoitunut, työkykyinen ja sitoutunut henkilöstö minkä seurauksena poissaoloista ja tapaturmista aiheutuvien kustannusten väheneminen Mentorointi. Töiden ja rakenteiden uudelleenorganisointi. 6. Hankintatoimen kehittäminen tavoitteena koko kaupungissa kustannustehokkaampi toiminta Hankitatoimen toiminnan vakiinnuttaminen. OSKU. 7. tuotannonohjauksen kehittäminen tavoitteena kustannustehokkaammat sisäiset palvelut Matkahallinnan uusiminen. Laskentatunnistekartan uusiminen yhdessä konserniesikunnan ja toimialojen kanssa. 8. Pelastuslaitos Ensihoidon omavastuiden laskutuksen hoitaminen ja kehittäminen entistä tehokkaammaksi.
5 (10) 2.3 Kolme keskeisintä tavoitetta vuodelle 2015 ja toteutuksen aikataulu 1. Hankitatoimen keskittäminen ja toiminnan vakiinnuttaminen (hankintapalveluiden johtaja) 2. OSKU (projektipäällikkö) 3. Monitoimitilat (toimitusjohtaja) Q1 1. Hankinnan organisoinnin kaupunkitasoiset periaatteet 2. osto-ohjeen laatiminen valmiiksi, skenaarioiden ja prosessikuvausten laatiminen 3. Suunnittelun aloittaminen yhdessä TIKE:n kanssa, henkilöstön osallistaminen Q2 1. Hankinnan keskittämisen valmistelu 2. projektiin liittyvän koulutusmateriaalin hiominen, koulutusten järjestäminen 3. Suunnittelu, väistötilojen hankinta 2015 Q3 1. Hankinnan keskittäminen 2. Self-billing, matkahallinta, projektin jalkautuksen jatkaminen 3. Remontti Q4 1. Toiminnan vakiinnuttaminen 2. projektin jalkautuksen jatkaminen 3. Remontti, kalustaminen, muutto uusittuihin tiloihin 3. Liikevaihto Liikevaihto kertyy laskutuksesta kaupungin sisäisiltä toimijoilta tuotehinnaston mukaisesti. Liikevaihto kasvaa noin viisi prosenttia. Kasvu johtuu volyymikasvusta (esimerkiksi hankintapalvelujen tarjonnan lisääntymiestä, laskuvolyymien kasvusta) sekä kustannusten kasvusta (esimerkiksi toimitilavuokrat ja tietojärjestelmäkustannukset). Liikevaihdon lisäksi liikelaitos saa muita tuottoja. Näitä ovat esimerkiksi perintäkulut ja korot sekä erilaiset korvaukset (kuten työllistettyjen palkkatuki). Muiden kulujen arvioidaan pienevän merkittävästi vuoden 2014 tasosta.
6 (10) 3.1. Liikevaihto asiakkaittain SOTET 4,2 milj. euroa SITO 3,4 milj. euroa KOHA 0,7 milj. euroa TYT 0,5 milj. euroa PALI 2,1 milj. euroa 3.2. Tuottavuutta edistävät toimenpiteet ja mittarit Tuottavuutta edistetään sähköistämällä ja automatisoimalla paljon manuaalityötä vaativia tehtäviä. Esimerkiksi palkanlaskennassa tehtävää tallennustyötä vähennetään eilo projektissa toteutettavilla sähköisillä lomakkeilla ja ostolaskujen käsittelyä automatisoidaan OSKU projektissa totetettavalla ostamisen prosessin kehittämisellä. Tehtävien keskittämisellä ja työntekijöiden toimenkuvien laajentamisella parannetaan töiden virtaavuutta ja vähennetään katkojen aiheuttamaa tehokkuushukkaa. Työajan tuottavuutta mitataan laskutusasteella, jossa verrataan koko henkilöstön laskutettavaan työhön käyttämää aikaa käytettävissä olevaan aikaan. Hankinnan ja ostamisen prosessin tehokkuutta mitataan sähköisten ostotilausten perusteella syntyneiden laskujen osuudella kaikista ostolaskuista. Seuraamme myös automaattisesti kohdistuneiden ostolaskujen määrää. Myyntilaskuprosessin tehokkuutta mitataan myyntilaskuun keskimäärin käytetyllä työajalla. Palkanlaskennan tehokkuutta mitataan palkkalaskelmien lukumäärällä per palkanlaskija. 4. Henkilöstö Vakansseja on 166. Näistä 148 on täytetty vakinaisesti, 10 määräaikaisesti ja 8 vakanssia on avoinna. Palvelussuhteita on yhteensä voimassa 173 kappaletta, näistä vakinaisia on 149, määräaikaisia 20 ja työllistettyjä 4. Liikelaitosta johtaa toimitusjohtaja. Hankintapalvelut palveluyksikköä vetää hankintapalveluiden johtaja (vakanssi avoinna) ja palvelualueita palvelupäälliköt. Palvelualueilla toimii 11 tiiminvetäjää. Liikelaitoksessa on käytössä yhteensä 31 eri nimikettä. Yleisimmät nimikkeet ovat toimistosihteeri (51 henkilöä), palkkakirjanpitäjä (39), hankinta-asiantuntija (10) ja kirjanpitäjä (10). Liikelaitoksen koulutustaso on matalahko. Tutkijakoulutuksen suorittaneita on yksi, ylemmän korkeakoulututkinnon suorittaneita 11 ja alemman korkeakoulututkinnon suorittaneita 17. Vain perusasteen suorittaneita on 27 ja kahdella ei ole lainkaan luokiteltua koulutusta. Vaihtuvuus on varsin maltillista. Vanhuuseläkkeen alaikärajan on ylittänyt 7 työntekijää ja näiden lisäksi yli 60-vuotiaita on 14 työntekijää. Varhennetulle työkyvyttömyyseläkkeelle arvioidaan jäävän noin 0 2 työntekijää vuosittain seuraavien 3 5 vuoden aikana. Useimmat heistä ovat arviolta noin 60 vuotiaita saadessaan eläkepäätöksen. Työntekijöiden keski-ikä on 48,1 vuotta, vakinaisten 49,4 vuotta ja määräaikaisten 40,0 vuotta. Miesten keski-ikä on 35,2 vuotta ja naisten 49,3 vuotta. Suomea äidinkielenään puhuvia on 144 (83,2 %), ruotsia 12 (6,9 %) ja muuta kieltä 17 (9,8 %). Talouspalvelut on monimuotoinen työyhteisö ja jatkossakin ylläpidämme monimuotoista sekä monikulttuurista työympäristöä. Kohtelemme työntekijöitä yhdenvertaisesti, arvostamme ja
7 (10) hyödynnämme erilaisuutta sekä erilaista osaamista. Mentorointi ja pitkälle kehitetty perehdytyssuunnitelman käyttö kuuluvat arkipäiväämme. Edellytämme lähes poikkeuksetta sujuvaa / hyvää suomen kielen taitoa, sillä lähes kaikki tehtävämme ovat asiakaspalvelutehtäviä tai asiantuntijatehtäviä joissa työn suorituskielenä on suomi. Noudatamme henkilöstösuunnittelussa Espoon kaupungin arvoja sekä lakeja ja asetuksia Henkilöstön työkykyä tuetaan monin eri tavoin. Työkyvyn tukeminen arjessa tapahtuu ennakoimalla, havainnoimalla ja reagoimalla sekä ottamalla ajoissa puheeksi vaikeitakin asioita. Kiinnitämme huomiota jaksamiseen ja selkeisiin työjärjestelyihin sekä ergonomiaan. Huolehdimme oikeudenmukaisesta johtamisesta ja esimiestyöstä, yhteisistä pelisäännöistä, avoimesta vuorovaikutuksesta, säännöllisistä työpaikkakokouksista sekä mahdollisuudesta vaikuttaa omaan työhön. Suuri sairauspoissaolojen määrä on vaikeuttanut työjärjestelyjä sekä osaamisen kehittämistä ja se on rasittanut työntekijöitä muutenkin niukassa resurssitilanteessa. Tavoitteena on vähentää etenkin pitkiä, yli 30 päivää kestäviä sairauspoissaoloja. Kokonaisuudessaan sairauspoissaoloja pyritään vähentämän 10 % vuoden 2012 tasosta. Keinoina ovat varhaisen puuttumisen malli, esimiestyö, työperäisen stressin vähentäminen sekä kannustaminen terveellisiin elämäntapoihin. Henkilöstökulut muodostavat lähes 65 % Talouspalvelujen kokonaiskuluista. 5. Osaamisen kehittäminen Talouspalvelujen keskittäminen, toimintojen sähköistäminen, uudistettavat palveluprosessit ja laajemmat tehtäväkokonaisuudet lisäävät aktiivisen osaamisen kehittämisen tarvetta voimakkaasti. Työntekijä ja esimies laativat yhdessä kullekin työntekijälle oman kehittymissuunnitelman (1-2 kriittistä osaamistekijää per työntekijä), jonka mukaisesti työntekijän osaamista kehitetään. Osaamista kehitetään mm. työkierron, parityöskentelyn ja sisäisten koulutustilaisuuksien avulla. Ulkoista koulutusta käytetään osaamisen kehittämisen tukena kun se nähdään tarpeelliseksi. Kokeilemme myös yksikön sisäistä mentorointia osaamisen kehittämisessä. Kaikki esimiehet osallistuvat kaupunkitasoiseen johtamis- ja esimiesohjelmaan sekä toimialallamme käynnistyvään työhyvinvointi- ja esimieskoulutukseen. Osaamisen kehittämisellä korjaamme nykyistä toiminnan sujuvuuden riskinä olevaa osaamisvajetta sekä varaudumme tehtävien muuttumiseen yhä tyypillisemmin asiantuntijatehtäviksi nykyisten suorituspainotteisten tehtävien vähetessä. Osaamisen kehittämisen suunnitellut keskeiset toimenpiteet: Koulutus: painottuu sisäiseen koulutukseen ja yhdessä oppimiseen käytännön työssä. Lisäksi senior-coaching, JET, kaupungin sisäiset esimieskoulutukset ja asiantuntijaluennot sekä ulkoiset asiantuntijakurssit. Perehdytys, käytetään perehdytyssuunnitelmaa ja seurantaa. Tutorointi. Mentorointi. Senior-junior työskentely, mentorointisuunnitelmat. Tehtävien kierrättäminen / työtehtävien uudelleen suunnittelu: Jatkuvan oppimisen ja kehittämisen malli käytössä.
8 (10) Muu työssä oppiminen, ajankohtaisten asioiden seuraaminen, työpalaverit, palvelualueen yhteiset palaverit, tyhy-päivät, kehittämispäivät, työparityöskentely. 6. Muut tuotannontekijät ESTA omistaa palkanlaskennan tietojärjestelmän (ehijat), myyntilaskutusjärjestelmän (Community) sekä joitain pienempiä tietojärjestelmiä. Palkanlaskennan tietojärjestelmää kehitetään aktiivisesti etenkin sähköisten palkkaprosessien käyttöönottoa varten. Vuoden 2015 aikana on tarkoitus uusia matkahallinnon prosessia ja siihen liittyen ottaa käyttöön uusi matkahallinnon tietojärjestelmä. ESTAssa jatketaan siirtymistä kannettavien tietokoneiden käyttöön osana työtapojen uudistusta. Kannettavilla tietokoneilla varaudumme myös mahdolliseen toimitilan remontointiin nykyaikaiseksi monimuotoisia tiloja sisältäväksi toimitilaksi. Oheistulostimista luovutaan leasing-aikojen päätyttyä. Muut kalustokustannukset koostuvat lähinnä puhelimista, työtuoleista, työpöydistä, kaapeista yms. työpisteisiin liittyvistä kustannuksista. 7. Hankinnat 7.1. Palvelut Palveluiden tuotanto tehdään myös vuonna 2015 lähes kokonaisuudessaan omana tuotantona. Poikkeuksen tekevät laskutussaatavien perintätoiminta sekä myynti- ja ostolaskujen välityspalvelut jotka hoidetaan ostopalveluina. Palveluostoista merkittävimmät erät ovat tietojärjestelmien käyttöpalvelut ja ylläpito (Hijat, Community, laskujen välityspalvelut) 1,7 milj. euroa, tietojärjestelmien kehittäminen (Hijat) 0,3 milj. euroa ja ulkoiset postipalvelut 0,2 milj. euroa. Vuonna 2015 uusitaan markkinaoikeuden päätöksen johdosta perinnän kilpailutus. Mahdollisesti kilpailutetaan matkanhallintaprosessin uusimisen vuoksi matkanhallintajärjestelmä. Tämä mahdollinen kilpailutus voi tulla myös Tietotekniikkapalveluiden tai konserniesikunnan kilpailutettavaksi. 7.2. Aineet ja tarvikkeet Liikelaitoksen aine- ja tarvikeostot ovat yhteensä arviolta alle 50.000 euroa. Aineista ja tarvikkeista ei ole suunnitteilla kilpailutuksia. 8. Toimitilat Toimitilat sijaitsevat kolmessa eri osoitteessa. Kamreerintie 5:ssä ovat Kirjanpito ja myynti, Palkanlaskenta sekä Tuotannon tuki. Asemakuja 2:ssa on Hankintapalvelut ja Itätuulentie 2:ssa Osto. Toimitilavuokriin on varattu 602.000 (555.000) euroa ja siivoukseen 55.000 (55.000) euroa. Nykyisellään toimitilat eivät ole toimivia. Kamreerintie 5:stä on tehty Tilakeskus -liikelaitokselle tilatarveselvitys kolmen kerroksen remontoinnista nykyaikaiseksi toimistotilaksi. Remontti mahdollistaisi koko ESTAn henkilöstön sijoittumisen samaan osoitteeseen. Hyvällä suunnittelulla ja toteutuksella työpistetehokkuutta
9 (10) voitaisiin nostaa arviolta 25 35 %. Toimitojen suunnittelu tehdään vuoden 2015 aikana. Remontille ei ole varattu rahaa vuoden 2015 talousarviossa. 9. Investoinnit ja poistot Vuonna 2015 ei toteuteta investointeja. 10. Toiminnan seuranta Talousseurantaa tehdään kuukausittain käyttäen Qlikview raportointivälinettä. Tavoitteiden seuranta toteutetaan tuloskortilla sekä erillisseurannalla. Palveluyksikön sekä alueiden johto raportoi toiminnastaan kuukausittain liikelaitoksen tuloskokouksessa. Toteumista raportoidaan johtokunnalle säännöllisesti. ESTAn hinnoittelun oikeellisuutta sekä suoritteiden toteumia seurataan kuukausittain. Tunnuslukuja sekä niiden seurantaa kehitetään vuoden 2015 aikana. Asiakkaiden kanssa pidetään yksi yhteinen kehityskokous (keväällä) ja pienempiä kehityskokouksia ja palavereja asiakkaittain asiakastarpeesta riippuen useampia kertoja vuodessa. Asiakaslaskutusta ja toteumia käydään läpi asiakkaiden kanssa vähintään kahdesti vuodessa (huhtikuussa ja syys-lokakuussa). 11. Riskit Sekavan tilanteen jatkuminen Resursointi - osaava henkilöstö Resursointi - vakanssien täyttöluvat Tiedon ja osaamisen keskittyminen yksittäisille henkilöille Hankinnan, oston, järjestelmien yms. sekava tilanne aiheuttaa epätietoisuutta ja epävarmuutta henkilöstössä. Työn tehokkuus laskee ja henkilöstö oireilee, sairaspoissaolot kasvavat. Osaavimmat työntekijät vaihtavat työpaikkaa. Todennäköisyys suuri. Vaikuttavuus suuri. Espoon kaupungin vetovoima työnantajana ei ole niin hyvä, että se kompensoisi tehtävistä maksettavan palkan alhaisuuden yksityisen puolen yrityksiin verrattuna, etenkään hieman korkeamman osaamisen tehtävissä. Tästä johtuen on riski, että joudumme palkkaamaan vapautuviin vakansseihin selkeästi kokemattomampia työntekijöitä kuin mitä vakanssin tehtävät vaatisivat. Tämä kuormittaa osaavia työntekijöitämme etenkin työsuhteen alussa. Kun uusien työntekijöiden osaaminen karttuu, riski heidän siirtymisestään toisen työnantajan palvelukseen kasvaa todella suureksi. Todennäköisyys suuri. Vaikuttavuus suuri. TVA-työ on aloitettu. Vapautuneiden vakanssien täyttämättä jättäminen vaarantaa koko muutoksen läpiviennin. Jäljelle jääneellä henkilöstöllä ei ole aikaa opetella uusia tehtäviä ja/tai työtapoja kun kaikki aika ja energia menee päivittäisten työtehtävien pyörittämiseen. Resurssien vähentäminen voidaan tehdä hallitusti vasta, kun kehitystyö on tehty ja tarvittava henkilötyömäärä vähenee. Riskin toteutumisen todennäköisyys on keskinkertainen ja vaikuttavuus suuri. Riskin toteutumisen todennäköisyys on keskinkertainen: riskitehtäviä/henkilöitä on jonkin verran, eläkkeelle jäämisiä on odotettavissa runsaasti kuluvien vuosien aikana, tilanteet tulevat liian yllättäen, siirrettäviä tietoja ei osata tunnistaa ajoissa, resursseja tiedon siirtämiseksi ei ole. Vaikuttavuus on suuri. Varautumista tehdään jatkuvasti.
10 (10) Tietojärjestelmien hankinnan tai kehittämisen epäonnistuminen Virheet ja prosessipoikkeam at Päätetään hankkia tulevaan toimintaan nähden vääriä tietojärjestelmiä (esim. BOS) tai olemassa olevien järjestelmien kehittämisessä ei onnistuta (kehityspanosten vähyys, järjestelmien monimutkaisuus, tms. syy). Tulee virheitä, prosessien ja työvaiheiden tehottomuutta, henkilöstö turhautuu ja väsyy. Todennäköisyys keskinkertainen ja vaikuttavuus keskinkertainen. Työnjako ESTAn ja toimialojen kesken vaatii vielä joissain kohdin tarkentamista. Epäselvyydet tehtävien vastuissa voi aiheuttaa joidenkin tehtävien jäämistä tekemättä tai viivästymistä sekä suoranaisia virheitä. Epäselvä tilanne heikentää myös työtyytyväisyyttä ja pahimmillaan se aiheuttaa työhyvinvoinnin laskua sekä sairauspoissaoloja. Todennäköisyys keskinkertainen. Vaikuttavuus keskinkertainen. Vastuunjakotaulukoiden tekoa yhdessä toimialojen kanssa jatketaan. 12. Liitteet: Projektit täytetään suoraan salkkuun tuloskortti yksikön tarina