Tehokkaan tiedottamisen perusteet Tuukka Manner Avainasiakkuuspäällikkö epressi.com
epressi.com epressi.com on kotimainen yksityisesti omistettu yritys. Tarjoaa yritysviestinnän ammattilaisille työkalun mediajulkisuuden hallintaan. Aloittanut toimintansa vuonna 2010. Kasvanut nopeasti merkittäväksi tiedotteiden välityskanavaksi Suomessa. 1000+ organisaatiota on tiedottanut epressi.com-palvelun kautta. Tällä hetkellä yli 6 miljoonaa yksittäistä tiedotelähteystä toimittajille vuosittain. Pääkonttori on Oulussa ja toimisto Helsingissä. Palvelu toimii myös Ranskassa ja Saksassa sekä Venäjällä ja Dubaissa
Mitkä tekijät vaikuttavat tiedotteen läpimenoon mediassa? Millainen on hyvä tiedote? Lyhyt (max. 1 liuska) Informatiivinen Ytimekäs Ajankohtainen Selkeä Asiapitoinen Hyvä kieliasu Vastaa kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miksi? Yhteystiedot ja kuvamateriaali mukana
Millaisia tiedotteita toimittajat eivät huomioi? Mainosmaisia Pitkiä (yli A4) Sellaisia jotka eivät liity omaan aihepiiriin - Sekavia Käytetty liikaa ylisanoja Selvää tuotepuffia Huono kieliasu Huono otsikointi (epäinformatiivinen)
Otsikointi ja ingressi Otsikoinnilla on merkittävä vaikutus tiedotteen avaamiseen Jos otsikko on liian pitkä tai epämääräinen, moni toimittajista ei edes tutustu sisältöön Lyhyt, informatiivinen, koukuttava asiasisältö alkuun Kohdeyleisön mukaisesti luotu tiedote/ otsikointi usein parantaa tehokkuutta mikäli en tunne lähettäjää eikä aiheesta kerrota heti otsikossa, tuhoan sähköpostin lukematta sitä Myös ingressi merkitsee jatkon lukemisen kannalta paljon.
Otsikon ja tiedotteen kohdentaminen. Case lasten.fi Lasten.fi on suomalainen lastentarvikkeiden jälleenmyyjä. Oululaisena yrityksenä halusi puhutella omaa talousaluetta omalla otsikoinnilla sekä korostaa paikkallisuutta Valtakunnallisesti valittiin eri kärki tiedotteelle jossa yhdisteltiin suomalaisuus vs. kansainvälisten toimijoiden haastaminen Tiedote oli ajankohtainen, kohdennettu, sekä otsikoitu hyvin eri kohderyhmille
Otsikon ja tiedotteen kohdentaminen. Case lasten.fi Mm. marmai.fi ja kauppa.fi julkaisivat tiedotteen ja käyttivät hyväksi liitetiedostona ollutta kuvaa Selkeä kärki jolla kerrottiin kansainvälisten verkkokauppojen haastamista muodostui otsikoksi Tiedote sisälsi useita linkkejä verkkokauppaan, yhteystiedot olivat saatavilla ja kuvituskuvat mukana Lopputuloksena mediaosumia ja verkkokaupan kävijämäärä viisinkertaistui
Asiantuntijuus Julkisuuskuvan ja asiantuntijuuden rakentaminen ei tapahdu hetkessä. Monet toimittajat* keräävät aineistoa tiedotteiden pohjalta ja etsivät asiantuntijaa Otetaan huomioon vastaanottaja ja kohdeyleisö Omalle toimialalle viesti jonka sisältö on teknisempi Kyse on sitä, että autetaan toimialan sisällä olevia ihmisiä ymmärtämään, mihin ollaan menossa ja toisaalta kerrotaan selkeästi, miksi yritys on olemassa. -Juhani Polkko CEO/FOUNDER San Fransisco Oy (*lähde epressin toimittajakysely)
Sisältö Ajankohtaisuus Uuden tuotteen julkaisu Toimialaa kohtaavat muutokset Uutuusarvo Informatiivisuus Useinmiten tiedotteet toimivat alan uutisvirran seurantavälineenä ja tuottavat hyvää taustatietoa tulevaa varten. Eli ne kartuttavat sekä idea- että tietopääomaa. * (*lähde epressin toimittajakysely)
Monikanavaisuus Omien kohderyhmien ja toimittajien kanavat tulee huomioida. Toimittajat käyttävät edelleen sähköpostia tiedotteiden vastaanottamiseen ja juttuvinkkien saamiseen. Kuluttajat seuraavat yritystä sosiaalisessa mediassa ja alan blogeja sekä uutissivustoja seuraten. On tärkeää että tiedotteen sisältö on saatavilla kanavissa joissa kohdeyleisö liikkuu. Yrityksen sivut Uutishuone Blogiosio (yrityksen nettisivuilla) Some Mitä tämä kaikki tarkoittaa? Linkit sosiaalisen median kanavissa ovat paitsi kohdeyleisöä palvelevia, myös oman nettinäkyvyyden kannalta arvokkaita. Yksinkertaisesti sanottuna, se tarkoittaa, että digitaalinen yleisö on viestin näkyvyyden kuljettaja. Vuorovaikutus viestien ympärillä: tykkäykset, +1, tweetit, sivustojen käynnit vaikuttavat ratkaisevasti digitaaliseen näkyvyyteen tänä päivänä.
Aktiivisuus Toimittajille on tarjottava sisältöä jatkuvasti ja johdonmukaisesti Hyödynnä mahdollisuudet Toimialan suhdanteet Hiljaiset kaudet Kuvat ja tutkimukset mukaan Tieto useaan kanavaan Vaikkei tiedotetta voi käyttää hyväksi esimerkiksi samana päivänä tai samalla viikollakaan, ne tarjoavat hyvää taustamateriaalia vielä pitkänkin ajan kuluttua.
Toimittajan kommentti Selkeä, kostailematon suomen kieli ilahduttaa. Hyvä asiateksti on yksinkertaista ja tyhmää. Lyhyt on kaunista: ei sivulausejonoja, genetiiviryöpytyksiä ja raskaita lauseenvastikkeita. Kun pystyy kertomaan asian selkeästi pelkällä päälauseella, kannattaa taputtaa itseään selkään. Kun tekstissä on paljon verbejä, vähän adjektiiveja, se nojaa eteenpäin, kulkee ja svengaa. Olla-verbin pelko on viisauden alku. Olla pysäyttää tekstin kuin seinään. Passiivimuotoja käytetään vain silloin, kun syyllinen halutaan pitää salassa. Muoti-ilmauksia kannattaa välttää ( ei haasteellisia, tulokulmia, avauksia, pääsääntöjä, asiakaslähtöisiä jne) Sääntö: vitsi on vanha, jos minä sen tiedän. Ei sivistyssanoja ilman täsmällistä merkitystä. Oman ammattialan terminologiaa vain kollegoille kirjoitettaessa. Pois kaikki viisastelu ja teennäinen tärkeily. Teksti kertoo sisältönsä lisäksi kirjoittajastaan. Ei kannata huutaa olevansa pikkusieluinen pieriäinen. Runot ja kalossit jätetään eteiseen.
Lisätietoja Tuukka Manner Avainasiakkuuspäällikkö Puhelin: 040-5191 061 Sähköposti: tuukka.manner@epressi.com