Teija Taskinen SÄHKÖISTEN JÄRJESTELMIEN HYÖDYNTÄMINEN AMMATTIKEITTIÖIDEN OMAVALVONNASSA Mikkelin ammattikorkeakoulu A: Tutkimuksia ja raportteja - Research Reports 38 MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULU Mikkeli 2008
MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULU A: Tutkimuksia ja raportteja - Research Reports PL 181, 50101 Mikkeli Puhelin (015) 35561 Tekijä ja Mikkelin ammattikorkeakoulu Kannen kuva: Aki Loponen ISBN 978-951-588-242-4 (nid.) ISBN 978-951-588-243-1 (pdf) ISSN 1795-9438 Ulkoasu: Mainostoimisto ILME Ky Kannen ja sisällön painatus: Juvenes Print-Tampereen Yliopistopaino Oy
KUVAILULEHTI Päivämäärä 22.9.2008 Julkaisusarja ja nro A:Tutkimuksia ja raportteja 38 Tekijät Teija Taskinen Nimeke Sähköisten järjestelmien hyödyntäminen ammattikeittiöiden omavalvonnassa Tiivistelmä Elintarviketalouden laatutietojärjestelmien kehittämiseksi laadittu tavoiteohjelman, ELATI 2005 2010, tavoitteena on parantaa elintarviketalouden tuottavuutta ja kilpailukykyä hyödyntämällä tieto- ja viestintäteknologiaa. Tähän kokonaisuuteen liittyen Sähköisten järjestelmien hyödyntäminen ammattikeittiöiden omavalvonnassa hankkeen tavoitteena oli selvittää miten erityyppiset ammattikeittiöt hyödyntävät sähköisiä tietojärjestelmiä omavalvontatietojen keräämisessä, tuotteiden jäljitettävyydessä sekä valvontaviranomaiskontakteissa ja miten tietotekniikka tukee elintarviketurvallisuuden toteutumista keittiöissä. Hankkeessa tehtiin ammattikeittiöille suunnattu kysely. Kyselyyn saatiin vastauksia 108 keittiöstä. Suurin osa vastanneista keittiöistä toimi julkisella sektorilla. Hankkeena aikana tehtiin myös haasteluja, ja haastateltavina oli ammattikeittiöiden, valvontaviranomaisten sekä ohjelmisto- ja laitetoimittajien edustajia. Haastattelut tehtiin pääosin puhelimitse. Selvityksen tulokset osoittivat, että kokonaisvaltaisesti ammattikeittiöiden omavalvonnan tarpeet täyttävää ohjelmistoa ei ollut markkinoilla. Omavalvontaa tukevat sähköiset järjestelmät liittyivät yleisimmin lämpötilojen hallintaan ja seurantaan. Omavalvontaa tukevia sähköisiä järjestelmiä käytettiin ammattikeittiöissä vielä melko vähän, mutta kiinnostusta järjestelmien hankintaan oli. Järjestelmien hankintaa estäviä ja hidastavia tekijöitä olivat järjestelmien kalleus sekä tiedon ja muiden resurssien (aika, osaaminen) puute. Tietoa omavalvontaa tukevista sähköisistä järjestelmistä ei osattu etsiä, tieto oli hajallaan ja vaikeasti vertailtavissa ja tietotekninen osaaminen saattoi olla vähäistä. Ammattikeittiöiden resurssit ja mahdollisuudet toimia sähköisten kanavien välityksellä vaihtelivat paljon. Omavalvontatietoja toimitettiin valvontaviranomaiselle sähköisesti vielä hyvin vähän. Selvityksen perusteella vaikuttaa, että sähköisiä järjestelmiä voidaan tulevaisuudessa hyödyntää entistä enemmän myös valvontaviranomaiskontakteissa. Se kuitenkin edellyttää alan toimijoiden yhteistesti tekemää tiedonvälityksen rajapintamäärittelyä sekä viranomaiskäytäntöjen ja dokumenttien yhtenäistämistä. Omavalvonnasta, olemassa olevista hyvistä käytännöistä ja omavalvontaa tukevista sähköisistä järjestelmistä tarvitaan kuitenkin kootusti lisätietoa ja tarpeiden mukaan räätälöityä koulutusta keittiöiden henkilökunnalle. Avainsanat (asiasanat) elintarvikevalvonta, elintarviketalous, ammattikeittiöt, laadunvalvonta, omavalvonta, atk-ohjelmat, laatujärjestelmät Sivumäärä 28 s. + liit. 2 s. Muita tietoja Kieli Suomi ISBN 978-951-588-242-4 (nid.) ISBN 978-951-588-243-1 (pdf) URN:ISBN:978-951-588-243-1 ISSN 1795-9438 Luokitukset YKL 59.24 UDK 351.773 ; 614.31
DESCRIPTION Date Publication series and NO A: Research Reports 22.9.2008 38 Author Teija Taskinen Name of the work Exploiting electronic systems when collecting in-house control data in professional kitchens Abstract The project called Sähköisten järjestelmien hyödyntäminen ammattikeittiöiden omavalvonnassa aimed at finding out how different kinds of professional kitchens, canteens, hospital kichens, restaurants, exploited electronic systems when collecting in-house control data, clarifying food traceability or when contacting food supervision authorities. Also the impact of information technology on food safety and the usability of technological systems were studied. There were 108 professional kitchens which answered the survey. The study also involved several interviews with supervisors of professional kitchens, food supervision authorities and suppliers of technological in-house control systems. The results showed that there was not an in-house control system which could meet all the needs of professional kitchens. The systems were mostly dealing with temperature control. The use of technological systems was quite rare still interest in using them seems to be increasing. The main reasons for not investing in these systems were the costs of systems, lack of information, time and know-how. The possibilities and interest to use technological systems varied quite a lot in different types of professional kitchens. Technology was seldom used in passing in-house control data to food supervision authorities. Technological systems could have a bigger role also when contacting authorities. However, interface specification and harmonization of practices and documents of authorities should to be done in collaboration with all the parties. Also, the best practices of in-house control and more information of different systems should systematically shared. Customized training for the staff of professional kitchens would as well be needed. Keywords food supervision, food economy, catering, quality control, computer software, quality systems Pages 28 p.+ app. 2 p. Remarks Language Finnish ISBN 978-951-588-242-4 (nid.) ISBN 978-951-588-243-1 (pdf) URN:ISBN:978-951-588-243-1 ISSN 1795-9438 Classifications YKL 59.24 UDK 351.773 ; 614.31
SISÄLTÖ 1 TAUSTAA...1 1.1 Ammattikeittiö osana ruokaketjua...1 1.2 Elintarviketalouden sähköisiä järjestelmiä kehitetään suunnitelmallisesti...2 2 AMMATTIKEITTIÖIDEN OMAVALVONTA...6 2.1 Omavalvonta osana ruokatuotantoprosessia...6 2.2 Elintarvikkeiden jäljitettävyys on osa omavalvontaa...9 3 AMMATTIKEITTIÖIDEN OMAVALVONTAA TUKEVIA SÄHKÖISIÄ JÄRJESTELMIÄ...11 3.1 Ruokatuotannon suunnitteluun ja ohjaukseen tarkoitetut ohjelmistot...11 3.2 Lämpötilan hallintaan liittyviä järjestelmiä...13 3.3 Valmistuslaitteiden HACCP-toimintoja...16 4 SÄHKÖISTEN JÄRJESTELMIEN HYÖDYNTÄMINEN...16 5 JOHTOPÄÄTÖKSIÄ...20 5.1 Nykytilanteen kuvaus...20 5.2 Jatkokehityksen tarpeita ja haasteita...22 5.3 Ehdotukset jatkotoimenpiteiksi...26 LÄHTEET...27 LIITTEET...29 1 Linkkejä omavalvontamalleihin 2 Elintarviketeollisuuden toimittajajäljitettävyyden kehitysportaat
1 TAUSTAA 1 1.1 Ammattikeittiö osana ruokaketjua Ruokaketju pellolta pöytään on muuttunut monimutkaiseksi, laajaksi verkostoksi, jossa on paljon eri toimijoita. Myös ammattikeittiöissä ruokaketjun muutokset näkyvät: elintarvikkeiden ja aterioiden tuotanto ja kuljetus keskittyvät, erikoistuminen lisääntyy, julkisten ammattikeittiöiden koko kasvaa ja ruokaa tarjotaan yhä suuremmalle asiakasmäärälle. Esimerkiksi vuonna 2007 Suomen 17 400 ammattikeittiöissä valmistettiin 797 miljoonaa ateriaa. Valmistettujen aterioiden määrä nousi edellisvuodesta 1,9 % samalla kun keittiöiden lukumäärä laski 1,4 %. (AC Nielsen 2007.) Ammattikeittiöiden omavalvonnan tavoitteena on taata ruokatuotannon turvallisuus. Omavalvonnan suunnittelua ja toteuttamista ammattikeittiöissä ohjaa elintarvikelaki (23/2006) sekä sosiaali- ja terveysministeriön antama asetus (905/2007) elintarvikehuoneistojen hygieniasta. Lakia ja asetusta sovelletaan elintarvikkeisiin ja niiden käsittelyolosuhteisiin, elintarvikealan toimijoihin sekä elintarvikevalvontaan kaikissa elintarvikkeiden tuotanto-, jalostus- ja jakeluvaiheissa. Elintarvikealan toimijan velvollisuus on laatia kirjallinen, valvontaviranomaisen hyväksymä omavalvontasuunnitelma, jota on noudatettava, ja jonka toteuttamisesta on pidettävä kirjaa. Elintarvikkeiden ja ruokatuotannon lisäksi omavalvonta ammattikeittiöissä voi sisältää myös alkoholin ja tupakan omavalvontaa. Kunnan valvontaviranomainen valvoo alueellisen elintarvikevalvonnan toteutumista. Valvontaviranomaisten tehtävänä on myös neuvoa elintarvikealan toimijoita. Informaatio- ja laiteteknologian kehittyminen ja lisääntyminen ammattikeittiöissä vaikuttaa toimintatapoihin ja käytäntöihin. Sähköisiä järjestelmiä voidaan ammattikeittiöissä käyttää esimerkiksi raaka-aineiden tilaamiseen, raakaainevaraston hallintaan, resepti- ja ruokalistasuunnitteluun tai ravintoainelaskentaan. Myös tavarantoimittajien kilpailuttamiseen, ostolaskujen käsittelyyn, tuotannonsuunnitteluun, työvuorolistojen suunnitteluun, kassatoimintoihin,
2 myyntiin ja laskutukseen sekä hinnoitteluun ja kustannusten seurantaan on olemassa ohjelmistoja tai ohjelmistojen osia. Monissa toiminnoissa, kuten raakaaineiden tilaamisessa hyödynnetään erilaisia internet-sivustoja. Ammattikeittiöissä on mahdollista käyttää omavalvontaa tukevia sähköisiä järjestelmiä. Tarjolla on esimerkiksi kylmälaitteiden lämpötilojen mittaukseen, valvontaan ja ohjaukseen ohjelmistoja, joiden avulla voidaan lämpötilojen mittauksia ja niistä tehtäviä kirjauksia ja raportointia automatisoida. Myös ruoan valmistusprosessista voidaan nykyaikaisten valmistuslaitteiden avulla kerätä tuotantoprosessin omavalvontaa ja jäljitettävyyttä kuvaavia tietoja, kuten ruoan valmistaja, valmistusajankohta ja jakelureitti. Omavalvontatietoja voidaan koota ohjelmistoihin joko syöttämällä tietoja näppäimistöllä tai tiedonsiirtolinkkien avulla. 1.2 Elintarviketalouden sähköisiä järjestelmiä kehitetään suunnitelmallisesti Elintarviketalouden laatutietojärjestelmien kehittämiseen on laadittu tavoiteohjelma (ELATI) vuosille 2005 2010. Laatutietojärjestelmien kehittämisen tavoitteena on parantaa elintarviketalouden tuottavuutta ja kilpailukykyä hyödyntämällä tieto- ja viestintäteknologian myötä uusia tehokkaampia toimintatapoja ja tuottamalla kustannussäästöjä yhteisesti tai yhteistyönä toteutettavien tietojärjestelmähankkeiden avulla. Tavoiteohjelman painopistealueita ovat: 1. Omavalvontaa ja viranomaisvalvontaa tukevat järjestelmät 2. Yhteistä laatua todentavat tiedot 3. Tietotekniikalla tuetut hyvät käytännöt Painopistealueille on määritelty tavoitteet ja luotu viitteellinen kehitysportaikko kehitystyön konkretisoimiseksi. (Maa- ja metsätalousministeriö 2005.)
3 Omavalvontaa ja viranomaisvalvontaa tukevien tietojärjestelmien kehittämisen tavoitteena ELATI ohjelmassa ovat: toimialakohtaiset, parhaisiin käytäntöihin perustuvat, viranomaisten kanssa yhteistyössä laaditut ohjeet omavalvonnan toteuttamisesta viranomaisten toimialakohtaisiin ohjeisiin yhteensopivat ohjeet omavalvonnan valvonnasta tietotekniikan ja yhteiskäyttöisten tietojärjestelmien hyödyntäminen omavalvonnassa elintarvikevalvonnan sähköisen tiedonvälityksen ja asioinnin kehittäminen, omavalvonnan ja viranomaisvalvonnan yhteen toimivuuden edellytysten luominen elintarvikevalvonnan riskiperusteista kohdentamista tukevien tietojärjestelmien kehittäminen (Maa- ja metsätalousministeriö 2005.) Valvontaviranomaiset keräävät ja välittävät tietoa sähköisten kanavien kautta. Elintarviketurvallisuusviraston (Evira) sähköisiä järjestelmiä käytetään perusrekistereiden ylläpitoon, valvontaan tai laboratorioiden tiedonhallintaan. Parhaillaan ollaan tekemässä laajoja tietohallinnon strategisia linjauksia ja kehittämishankkeita, joiden tavoitteena on yhtenäistää sähköisiä palveluja, rakentaa Eviralle yksi sähköisen asioinnin portaali sekä yhtenäistää järjestelmäratkaisujen arkkitehtuurilinjauksia sekä käsitteistöjä, koodeja ja sanastoja. (Eskola 2008, 16 19.) Myös kuntien elintarvikevalvonnan tiedonkeruuta kehitetään. Kehittämishankkeiden tavoitteena on helpottaa ja nopeuttaa elintarvikevalvonnan tiedonkeruuta, jolloin kuntien valvontaviranomaisilla jää enemmän aikaa varsinaiseen valvonta- ja neuvontatyöhön. Nykyään tiedonkeruu tapahtuu pääosin manuaalisesti; tiedot tallennetaan tietojärjestelmään, josta tulostetaan keskushallinnolle lähetettävät raportit. Tavoitteena on päästä tilanteeseen, jossa tiedot kerätään sähköisesti organisaation eri portailla (kunta, alue ja keskushallinto) ja kerättyjä tietoja voidaan siirtää tietojärjestelmien ja viranomaisten välillä. (Suominen 2008, 20 23.) Kuntien tai kuntayhtymien ympäristö-
4 terveysvalvonnassa käytetään pääasiassa kolmea eri tiedonkeruujärjestelmää (TerveKuu, YtBoss ja Tarkastaja). Niiden lisäksi käytetään myös muita sovelluksia, kuten esimerksi Excel, Access, paperikortistot tai muut omat sovellukset. (Suominen ym. 2005, 43 45.) Elintarvikealan toimijat kehittävät myös sähköistä tiedonkeruuta ja niihin liittyviä järjestelmiä. Esimerkiksi Päivittäistavarakauppa ry (PTY) on laatinut myymälöiden omavalvontaa varten ohjeistuksen, joka helpottaa niin omavalvontatyötä myymälöissä kuin yhteistyötä valvontaviranomaisten kanssa. Päivittäistavarakaupan omavalvonnan ja viranomaisyhteistyön kehittämistä on tehty yhdessä Eviran ja kuntien valvontaviranomaisten kanssa. Omavalvontaohjeistusta, joka perustuu alan parhaisiin käytänteisiin, täydentää omavalvonnan tietopankki. Sen avulla tehostetaan omavalvonnan tiedonkeruuta ja raportointia. Vuoden 2008 aikana on tavoitteena saada myös valvontaviranomaiset tietopankin käyttäjiksi, jolloin valvontaviranomaiset voivat tutustua myymälöiden ajantasaisiin omavalvontatietoihin etukäteen tai tehdä nk. etätarkastuksia. Alkutuotannon sähköisiä järjestelmiä kehitetään jatkuvasti. Kotieläin- ja kasvintuotantotilojen tiedonkeruuta ja raportointia kehitetään. Kertyviä tietoja on koottu tietopankkikokonaisuuksiksi (esimerkiksi lohkotietopankki, kotieläintietojärjestelmät, taloustietopankki ja laatu- ja ympäristömittarit), joista yritykset voivat saada toimintaansa kuvaavia raportteja ja tunnuslukuja. (Seppänen 2008, 30 33.) Nautaeläinten terveydenhuoltoon on kehitetty oma seurantajärjestelmä (Naseva), ja terveysluokitelluista sikaloista kerätään tietoja Sikava terveysluokitusjärjestelmään (Kortesniemi 2008, 42-43). Elintarviketeollisuudessa on eri elintarvikeketjujen jäljitettävyysjärjestelmiä. Ammattikeittiöiden sähköisen tiedonvälityksen tilaa valvontaviranomaisten ja ammattikeittiöiden välillä, olemassa olevia omavalvontaa tukevia sähköisiä järjestelmiä ja käytäntöjä ei ole selvitetty. Sähköisten järjestelmien hyödyntäminen ammattikeittiöiden omavalvonnassa hankkeen, jota rahoitti Maa- ja metsätalousministeriö/ Elintarviketalouden laatustrategia, tavoitteena oli:
5 1. selvittää, miten toimintatavoiltaan erityyppiset ammattikeittiöt toteuttavat omavalvontaa ja hyödyntävät sähköisiä tietojärjestelmiä omavalvontatietojen keräämisessä, tuotteiden jäljitettävyydessä sekä valvontaviranomaiskontakteissa ja miten tietotekniikka tukee elintarviketurvallisuutta tukevia käytäntöjä keittiössä. 2. selvittää erilaisten, ammattikeittiöille suunnattujen sähköisten tietojärjestelmien hyödynnettävyyttä omavalvonnassa ja elintarvikkeiden jäljitettävyydessä. Hankkeen aikana tehtiin kysely ammattikeittiöille, tutustuttiin markkinoilla oleviin sähköisiin järjestelmiin ja välineisiin sekä haasteltiin valvontaviranomaisia ja sähköisten järjestelmien toimittajia. Hankkeen toteuttajana oli Mikkelin ammattikorkeakoulu. Hankkeen tuloksia on koottu tähän raporttiin. Hankkeen ohjausryhmän jäsenet ovat ohjanneet ja kommentoineet raportin sisältöä. Ohjausryhmän jäseninä olivat: Ahokas, Sinikka Gröhn, Pirkko Huhtala, Marjut Fieandt, Eeva Keinänen, Leila Penttilä, Pirjo- Liisa Söderström, Merja Palmia Mikkelin ammattikorkeakoulu Suurtalousalan yhteistyöjärjestö FIDA ry Evira Palmia Tike Matkailu- ja Ravintolapalvelut MaRa ry
2 AMMATTIKEITTIÖIDEN OMAVALVONTA 6 2.1 Omavalvonta osana ruokatuotantoprosessia Ruokapalvelujen tuottaminen on monivaiheinen tuotanto- ja palveluprosessi, jonka toteuttamiseksi tarvittavia tietoja ja tehtyjä suunnitelmia tarkennetaan koko prosessin ajan. Ruokatuotantoprosessi voidaan esittää viidestä pääprosessista ja niihin liittyvistä osaprosesseista koostuvana kokonaisuutena. (Kuvio 1.) Kuvio on yksinkertaistettu kuvaus ruokatuotantoprosessin etenemisestä, koska ammattikeittiöissä on samanaikaisesti käynnissä useita prosesseja eri vaiheissaan. Saman päivän aikana voidaan sopia seuraavien tilaisuuksien yksityiskohdista, tilata seuraavan viikon raaka-aineita, valmistaa päivän aterioita, tarkistaa edellisen viikon taloudellista tulosta tai vaikkapa omavalvontakirjausten toteutumista. KUVIO 1. Ammattikeittiöiden ruokatuotantoprosessit. Mallin laatinut Pertti Harju. Lähde: Taskinen 2007, 20
7 Omavalvonta on kiinteä osa ruokatuotantoprosessia. Suurin osa omavalvontaan liittyvistä tiedoista kerätään ruokatuotannon toteutuksen aikana. Silloin mitataan ja dokumentoidaan esimerkiksi raaka-aineiden ja valmistettujen tuotteiden laatuun (aistinvarainen, mikrobiologinen) ja niiden säilytyksen, valmistuksen, kuljetuksen ja tarjoilun aikaisiin lämpötiloihin sekä valmistusprosessin etenemiseen ja valmistus- ja käsittelypintojen puhtauteen liittyviä tietoja ja otetaan näytteitä valmistetuista ruokaeristä. Ammattikeittiön omavalvontasuunnitelma ohjaa valvontaa, tiedonkeruuta ja sen dokumentointia. Elintarvikelaki (23/2006, 20 ) edellyttää, että toiminnan harjoittaja laatii kirjallisen suunnitelman omavalvonnasta ja pitää sen ajantasaisena, noudattaa tehtyä suunnitelmaa ja pitää omavalvonnan toteuttamisesta kirjaa. Omavalvontasuunnitelmassa määritellään valvottavat kohteet, valvontatiheys ja tavat sekä tulosten dokumentointitavat ja toimintaohjeistus poikkeamatilanteita varten. Vaikka omavalvontasuunnitelmien tekoon on olemassa valmiita esimerkkimalleja (ks. liite 1), on omavalvontasuunnitelman perustuttava jokaisen keittiön toiminnan kriittisten kohteiden tunnistamiseen ja niiden valvontaan. Omavalvonnan kirjanpidon tulee sisältää sen todentamiseksi tarpeelliset tallenteet omavalvonnan toteuttamisesta, siihen liittyvistä mittauksista, tutkimuksista ja selvityksistä sekä suoritetuista korjaavista toimenpiteistä ja ilmoituksista viranomaisille (Sosiaali- ja terveysministeriön antama asetus 905/2007, 5 ). Omavalvontaan liittyviä tietoja, kuten lämpötilojen mittaustuloksia tai raaka-aineiden vastaanottotarkistuksen merkintöjä, voidaan kirjata käsin seurantalomakkeille ja arkistoida joko sellaisenaan tai sähköisessä muodossa. Tietoja voidaan tallentaa myös suoraan sähköisessä muodossa tietokantoihin. Asetus ei edellytä omavalvontakirjanpidon sähköistämistä. Omavalvontatietojen keräämisen, raportoinnin ja tallentamisen apuna voidaan käyttää myös erilaisia sähköisiä järjestelmiä, mittauslaitteita tai ohjelmistoja. Kuviossa 2 on kuvattu, minkä tyyppisiä omavalvontatietoja voidaan ammattikeittiöissä sähköisten ohjelmistojen tai järjestelmien avulla siirtää, tuottaa tai tallentaa.
8 Omavalvontasuunnitelma - valvottavat kohteet -valvontatiheys - valvontatavat (aistivarainen, mittaaminen, näytteenotto jne.) - tulosten kirjausohjeet - ohjeet poikkeamatilanteista Ruokatuotannon kokonaissuunnittelu - omavalvontasuunnitelman tekeminen ja päivittäminen - Tiedot käytettävistä raaka-aineista ja niiden toimittajista - Valmistettavien ruokatuotteiden tiedot: raaka-aineet, valmistus- ja käsittelyohjeet Ruokatuotevalikoiman hallinta - ruokalistasuunnittelu - raaka-aine toimittajien kilpailutus - tuotekehitys - Omavalvontasuunnitelman mukaiset kirjaukset Ruokatuotannon toteutuksen suunnittelu - ruokatuotannon resurssien määrittäminen - raaka-aineiden tilaaminen - tuotantosuunnitelman tekeminen Ruokatuotannon toteutus - valmistus, jakelu ja tarjoilu - raaka-aineiden vastaanotto - raaka-ainevaraston hallinta Aistivaraisen arvioinnin tulokset - ruokanäytteet - puhtausnäytteet Lämpötilamittaukset (tilat, valmistus, tarjoilu, kuljetus) - valmistusprosessin tiedot Ruokatuotannon seuranta KUVIO 2. Ohjelmistojen tai järjestelmien kautta sähköisesti siirrettäviä tai kuljetettavia omavalvontatietoja
2.2 Elintarvikkeiden jäljitettävyys on osa omavalvontaa 9 Elintarvikelain (23/2006, 17 ) jäljitettävyyttä koskevan vaatimuksen mukaan elintarvikealan toimijalla on oltava tiedot käytetyistä elintarvikkeista ja järjestelmä, jonka avulla riittävällä tarkkuudella yhdistää tiedot saapuneista ja lähteneistä eristä toisiinsa. Järjestelmäksi riittää tietojen tallentaminen paperidokumentteina. Yleisen jäljitettävyysvaatimuksen (178/2002/EY) mukaan elintarvikealan toimijan tulee tietää, keneltä hän on hankkinut kaikki käyttämänsä raaka-aineet ja lisäaineet, kenelle hän on edelleen toimittanut valmistamansa tuotteet ja niiden hankkimis- ja toimittamisajankohdat. Näiden tietojen selvittäminen on pakollista kaikille toimijoille. Tuotteen loppukäyttäjää (kuluttajaa) ei tarvitse tunnistaa. (Elintarviketurvallisuusvirasto 2006.) Jäljitettävyysasetus ei edellytä ns. sisäistä jäljitettävyyttä, eli esimerkiksi tietojen yhdistämistä tulevien tuote-erien ja niistä valmistettujen tuotteiden välille. Asetuksessa ei vaadita kirjaamaan eriä niin, että kävisi ilmi, miten ne on yrityksen sisällä hajotettu tai yhdistetty uusien erien tai erityistuotteiden luomiseksi. Jäljitettävyydestä annetun asetuksen tulkintaohjeissa todetaan kuitenkin, että elintarvikealan toimijoita olisi rohkaistava kehittämään omaan toimintaansa (elintarvikejalostus, varastointi, jakelu jne.) sopivia sisäisiä jäljitysjärjestelmiä. Jäljitettävyyden yksityiskohtaisuudesta voi toimija itse päättää elintarvikeyrityksen luonteen ja koon mukaisesti. Sisäisen jäljitettävyyden hyötynä pidetään parempaa mahdollisuutta rajata ongelmatilanteissa markkinoilta poisvedettävien tuotteiden määrää. Naudanlihan, luonnonmukaisesti tuotettujen elintarvikkeiden, tuoreen kalan, muuntogeenisistä orgasmeista peräisin olevien aineisosien ja pakkausmateriaalien jäljitettävyydestä on erityslainsäädäntö. (Evira 2006.) Vähittäiskaupassa ja teollisuudessa elintarvikkeiden jäljitettävyyttä selvittäneen työryhmän loppuraportissa jäljitettävyys jaetaan kohdistumisensa perusteella kolmeen luokkaan: - kykyyn tietää tuotteeseen käytetyt kaikki ainesosat ja pakkausmateriaalit tavarantoimittajan tarkkuudella (toimittajajäljitettävyys)
10 - kykyyn voida seurata aineisosien ja materiaalien tekemistä tuotteeksi (prosessijäljitettävyys tai sisäinen jäljitettävyys) ja - kykyyn tuntea tuotteiden toimittaminen jakeluketjun seuraavalle osapuolelle tai pisimmillään tuotteen lopulliselle käyttäjälle asti (asiakasjäljitettävyys) Raportissa todetaan, että jäljitettävyys toteutuu suomalaisessa kaupassa ja teollisuudessa EU:n yleisen elintarvikeasetuksen mukaisesti. Tavarantoimittajajäljitettävyys ja asiakasjäljitettävyys toimivat sekä kaupassa että teollisuudessa, koska tuotteisiin käytettyjen ainesosien ja pakkausmateriaalien toimittajat sekä asiakkaat, joille tavaraa on toimitettu, ovat tiedossa. Loppukuluttajaa eli vähittäismyymälän asiakasta ei tarvitse tunnistaa. Vaikka sisäistä jäljitettävyyttä ei EU:n yleisen elintarvikeasetuksen mukaan edellytetä, tarve jäljittää valmistuksessa käytetyt raaka-aine-erät esimerkiksi takaisinvetotilanteiden helpottamisen takia voi lisätä kiinnostusta sisäisen jäljitettävyyden kehittämiseen. Sisäisten jäljitettävyysjärjestelmien lisääntyminen edellyttää kuitenkin mahdollisuutta rakentaa järjestelmät kustannustehokkaasti. (Päivittäistavarakauppa & Elintarviketeollisuusliitto 2005, 8-9.) Jäljitettävyyttä selvittänyt työryhmä laati viisiaskelmaisen kehitysportaikon teollisuuden ja kaupan toimittaja- ja asiakasjäljitettävyyden ja sisäisen jäljitettävyyden kehittämiseksi (liite 2). Kehitysportaikon ensimmäinen taso täyttää lainsäädännön vaatimukset. Tällä tasolla voidaan asiakkaat, tuotteet ja tuotemäärät poimia kuormakirjoista, laskuista ja/ lähetyslistoista ja myyntierät ja lavat on merkitty EAN-koodeilla. Tasolla 2, jolla monet teollisuusyritykset jo ovat, tuote- ja asiakastiedot tallentuvat järjestelmiin ja myyntierissä on tuotteen tiedot viivakoodilla ja selväkielisenä. Rullakoissa tai laatikoissa ei ole tunnisteita. Kolmella seuraavalla kehitysportaalla edetään erätietojen tallentamiseen ja yhdistämiseen tunnisteiden avulla, sekä tuotteiden tietojen lukemiseen sähköisesti uusien teknologioiden avulla. (Päivittäistavarakauppa & Elintarviketeollisuusliitto 2005, 9-14.)
11 Ammattikeittiöistä ei elintarvikkeiden jäljitettävyyden toteutumista ole kattavasti selvitetty. Elintarvikkeiden kulkuun liittyvää tietoa tallentuu saapuvista tuotteista muun muassa tilauslistoihin, rahti- ja kuormakirjoihin, laskuihin ja toimittajien todistuksiin. Keittiöt saavat tavaratoimituksen yhteydessä lähetyslistan tai kuormakirjan, johon on kirjattu tuotteen nimi, nimikenumero, EANkoodi sekä tilattu ja toimitettu raaka-ainemäärä. (Tuikkanen & Riihikoski 2005, 137-152.) Lähetyslistat arkistoidaan usein sellaisenaan laskuntarkistusta varten. Arkistoiduista lähetyslistoista voidaan tarvittaessa tarkistaa tuotteen toimittamiseen liittyviä yksityiskohtia. Jos käytettävissä on sähköinen varastojärjestelmä, lähetyslistan tiedot voidaan siirtää kirjaamalla ne koneelle ( näpyttämällä tiedot tai lukulaitteella) tai automaattisesti tavarantoimittajan ja ruokatuotantojärjestelmien välityksellä. 3 AMMATTIKEITTIÖIDEN OMAVALVONTAA TUKEVIA SÄHKÖISIÄ JÄRJESTELMIÄ 3.1 Ruokatuotannon suunnitteluun ja ohjaukseen tarkoitetut ohjelmistot Aromi-ohjelmisto: Aromi-ohjelmisto palvelee keittiöiden tuotanto-, varasto-, osto-, myynti - ja laatuprosesseja sekä toiminnan ohjausta ja seurantaa. Aromi-ohjelmisto koostuu moduuleista, joita asiakas voi hankkia omien tarpeidensa mukaisesti. (Ravitsemisliiketoiminnan palvelut 2007.) Aromi-ohjelmistoon liittyvää omavalvontaosioita päivitetään (Laakso 2007). Jamix -tuoteperhe Jamix Oy tarjoaa ammattikeittiöille ja henkilöstöravintoloille ohjelmistoja, joiden avulla voidaan tehdä ja hallita reseptiikkaa ja raaka-ainevarastoa, hoitaa juhlapalvelun toimintoja, tarjoiluntilauksia ja tilavarauksia tai tuotteiden jakelua. Ohjelmistoja myydään toisistaan erillisinä osina (Aterix, Varax, Juhlax,
Tilax, Caterix). (Jamix 2007.) Ammattikeittiöiden omavalvontaan ei ole erillistä ohjelmistoa. 12 Aivo Aivo-tuoteperheessä tarjotaan neljää erillistä ohjelmistoa, joiden avulla voidaan suunnitella, tuottaa, toimittaa ja laskuttaa ateriapalveluita (Aivo 2000), arvioida henkilön ravinnonsaantia sekä suunnitella ruokavalioita (Diet 32), tehdä elintarviketilauksia (eorder) ja ateriatilauksia (Aivo Tilaus). Omavalvontaan ei ohjelmistoissa huomioida erikseen. (Aivo 2008.) Kassajärjestelmien taustaohjelmistot Kassajärjestelmien taustaohjelmistot tuottavat ja keräävät myynnin seurantaan liittyviä tietoja. Kassajärjestelmien taustaohjelmistoissa voi olla osioita, joiden avulla hallitaan esimerkiksi myyntituotteita ja raaka-ainevarastoa, tehdään reseptiikkaa, hoidetaan laskutusta tai ostotilauksia. Taustaohjelmistoja ovat mm. Casio Hospitality, Catherine, Uniwell, Winposs. (ks.esimerkiksi www.skj.fi, www.kauppa.jarialhola.fi, www.tampereenkassajarjestelmat.fi.) Suoraan omavalvontatietojen keräämiseen liittyviä ominaisuuksia ei näissä taustaohjelmistoissa ole tarjolla. HACCPdoc/ Larscon Järjestelmään kerätään omavalvontatietoja syöttämällä niitä tietokoneen näppäimistöltä tai siirtämällä tietoja siirtotiedostojen avulla. Järjestelmässä voidaan muodostaa erilaisia raportteja, joista tärkein, omavalvontatase, kuvaa omavalvonnan kokonaistilannetta. Omavalvontataseesta nähdään tapahtumien määrät kuukausi- tai vuositasolla, poikkeamien osuus, käsiteltyjen poikkeamien määrä sekä vertailutiedot edellisiin kuukausiin. Tiedot voi saada numeerisina ja graafisina dokumentteina. Muita raportteja voidaan poimia eri hakutekijöillä (esim. lämpötila- tai hygieniaraportti). Myös yrityksen eri toimipaikkojen tietoja voidaan vertailla. (Omavalvonta tietojärjestelmänä 2008.)
3.2 Lämpötilan hallintaan liittyviä järjestelmiä 13 Comple- langaton omavalvontajärjestelmä (Euracon) Comple -omavalvontajärjestelmä mittaa ja kirjaa lämpötilat automaattisesti tietokoneelle. Järjestelmässä voi olla mukana jopa 100 langatonta lämpötilalähetintä ja useita keittiöitä. Lämpötilojen etävalvonta on mahdollista internetin tai intranetin kautta. Järjestelmään voidaan kytkeä kylmäkaappeja, pakastimia, pakastealtaita, huoneistoja ja työpisteitä. Myös kuljetettavien aterioiden lämpötiloja voidaan seurata. Langattomien lähettimien lisäksi järjestelmään voidaan liittää myös langattomia käsilämpötilamittareita tai radiolähettimiä. Järjestelmä tekee tiedonkeruuohjelman avulla raportteja lämpötilatiedoista, ja siihen liittyy hälytystoiminto, joka antaa hälytyksen haluttuun gsm-numeroon (tai sähköpostiosoitteeseen), jos haluttu kohteen lämpötila poikkeaa tavoitelämpötilasta. (Langaton Comple Omavalvontajärjestelmä 2008.) Valvontaviranomaiset voivat seurata reaaliaikaisesti keittiössä valvottavien kohteiden lämpötiloja järjestelmän kautta. Tietojen näyttäminen on sopimuksenvaraista eli niin sovittaessa valvontaviranomaiselle annetaan IP-osoite, josta tiedot ovat saatavilla. Järjestelmän raportointitoimintoa kehitetään parhaillaan. Kehittämistyön tuloksena valvontaviranomaiset saavat haluamaltaan ajalta raportteja, joissa poikkeamat asetetuista lämpötilojen raja-arvoista on helposti havaittavissa. (Lukkari 2007.) Dieta BlueBox BlueBox järjestelmä tallentaa lämpötilatietoja kaikista ammattikeittiölaitteista (uunit, padat, tarjoilukalusteet, kylmälaitteet, astianpesu), joihin on asennettu mittausanturit. Järjestelmä on toimittajariippumaton, joten eri toimittajien laitteita voidaan kytkeä järjestelmään. Kerätyt lämpötilatiedot voidaan tallentaa tietokoneelle esimerkiksi kahden kuukauden ajaksi. Järjestelmään kuuluu keittiöön asennettava suurikokoinen näyttö (tai näyttöjä), josta lämpötilatiedot ovat kaikkien työntekijöiden nähtävillä. Näyttötaulussa vilkkuva lukema kertoo lämpötilan raja-arvon ylittymisestä tai alittumisesta. Hälytystietoja voi-
14 daan lähettää myös matkapuhelimeen tarvittaessa. Useita yksiköitä sisältävät järjestelmät voidaan kytkeä osaksi asiakkaan omaa tietoverkkoa tai itsenäiseksi tietoverkoksi (BlueBox Net). BlueBox järjestelmän avulla voidaan seurata myös ruokaerän jäähdytyksen etenemistä. (BlueBox 2008.) Porkka XWEB omavalvontajärjestelmä Porkka XWEB on suunniteltu kylmälaitteiden omavalvontaan ja ohjaukseen. Järjestelmä toimii internetin tai intranetin välityksellä, ja on käytettävissä myös matkapuhelimen välityksellä. Sen avulla on mahdollista reaaliaikaisesti ohjata, valvoa, säätää ja seurata laitteita. Järjestelmä on saatavana langallisena tai langattomana. Se tallentaa laitteiden lämpötilatietoja sisäiseen muistiin ja lähettää hälytystietoja tarvittaessa. Järjestelmään voidaan liittää 12 230 valvottavaa kohdetta. Ohjelmistoratkaisuja on saatavana eritasoisina. Taustaohjelmistossa on mahdollisuus graafiseen käyttöliittymään ja esimerkiksi valokuvien käyttöön. (Porkka Menu 2007, Kahrola 2008.) WatchForFOOD WatchForFOOD on raaka-aineiden ja laitteiden jatkuvaan ja automaattiseen lämpötilan valvontaan tarkoitettu järjestelmä. Keittiössä on näyttöpaneeli, josta reaaliaikaiset lämpötilatiedot ovat nähtävillä. Järjestelmään kuuluu automaattinen raportointi sekä hälytykset haluttuun gsm-numeroon. Lämpötilamittauksia tehdään kiinteän mittausjärjestelmän, käsimittausten ja liikuteltavan mittausjärjestelmän (tallentavat mittausnapit) avulla. Tallentavia mittausnappeja voidaan käyttää esimerkiksi ruoankuljetusten lämpötilavalvontaan. (Tästä ei omavalvonta 2008.) E MONITORING MANAGEMENT (EMM) EMM on ammattikeittiöiden lämpötilojen automaattinen seurantaan suunniteltu kevyt järjestelmä, johon voidaan liittää energianseuranta. Järjestelmä kerää lämpötilatietoja kylmälaitteista, joihin on asennettu mittausanturit, ja muodostaa tiedoista raportteja. Järjestelmän lämpötilanvalvontaan voidaan kytkeä myös astianpesukone. Järjestelmään voidaan liittää hälytystoiminto, joka tekee hälytyksen halututtuun sähköpostiosoitteeseen ja/tai gsm-