Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 13.3.2009 Vuoden 2009 palvelusopimuksiin tulleita uudistuksia... 1 Kosti ja BIP uudistuvat... 2 Taloushallintopalvelu muuttaa uusiin tiloihin syksyllä... 3 Talpan toimitusjohtaja Tuula Jäppinen: Lisää läpinäkyvyyttä ja selkeyttä... 4 Talpalle oma johtokunta... 5 Business Planning, Heta ja Business Objects mitä ne ovat?... 6 Arvonlisäverotus kansainvälisessä kaupassa... 7 Hijat-käyttäjien teemapäivä... 8 Laskentajärjestelmät uudistuvat... 8 Uusia voimavaroja taloushallintopalveluun... 9 Prosessiryhmien työ jatkuu... 9 Henkilöuutisia... 9 Vuoden 2009 palvelusopimuksiin tulleita uudistuksia Työnjakotaulukot, palvelukuvaukset, hinnoittelu sekä prosessikohtaiset vastuuhenkilöt Talpan ja asiakasvirastojen välinen työnjako ei ole kaikissa prosesseissa ja kaikilta osiltaan ollut aina selvä. Vuoden 2009 sopimusten teon yhteydessä entiset työnjakotaulukot purettiin auki ja ne uudistettiin. Tarkoituksena oli saada aikaan aukottomampi työnjako niin, ettei työnjaossa olisi enää katvealueita, eli kenelle työn tai sen osan tekeminen kuuluu. Prosessit pilkottiin entistä pienempiin osiin ja myös vastuutettiin. Läpinäkyvyyttä lisää Tietoisuutta työnjaon sisällöstä pyritään lisäämään sekä Talpan henkilöstön keskuudessa että asiakasvirastoissa. Talpan eri prosesseissa työnjakoa käydään läpi henkilöstön keskuudessa niin, että kaikilla talpalaisilla on tieto siitä, mitä kunkin asiakkaan kanssa on sovittu. Talpan palvelujen läpinäkyvyyttä on haluttu lisätä ja näin myös prosessi- ja palvelukuvaukset sekä virastokohtaiset työnjakotaulukot ovat kaikkien nähtävillä Heli-Intrassa, kohdassa: virastot ja laitokset > Taloushallintopalvelu > Talpa palvelee. Hinnoitteluun muutoksia Palvelujen hinnoittelua ja tuotteistamista on tarkennettu. Tarkoituksena on ollut parantaa kustannusten kohdistumista entistä paremmin oikeille tuotteille ja oikeille asiakkaille. Vuoden 2009 sopimuksissa hinnoittelua on korjattu vastaamaan nykyistä toimintaa ja virastojen volyymejä. Kun Talpan asiakaskunta laajeni vuoden 2005 alussa, jouduttiin osa volyymeistä arvioimaan, koska tarkkaa virastokohtaista tietoa ei ollut käytettävissä. Tilanne on nyt korjattu, kun kokemusperäistä volyymitietoa on kertynyt. Hinnoitteluperiaatteiden korjaus on muuttanut virastojen veloituksia. Joidenkin virastojen vuoden 2009 hinnat ovat laskeneet ja joidenkin hinnat ovat nousseet. Mitä on uudistettu? Hinnoitteluun tehtiin mm. seuraavat uudistukset: Kirjanpidon ja maksuliikenteen veloitusperusteena käytetään aikaisempien suoritteiden sijasta kunkin viraston budjetin käyttömenojen loppusummaa. Ostolaskuissa tuote ostolaskut jaettiin automaattisesti täsmäytyviin ja muihin ostolaskuihin. Automaattisesti täsmäytyvien ostolaskujen veloitus on hieman halvempi. Pyrkimyksenä on kehittää prosessia niin, että aiempaa suurempi osuus laskuista täsmäytyisi automaattisesti. Palkanlaskennan hinnoittelua uudistettiin niin, että palkanlaskennasta aiheutuvat it-kustannukset sisältyvät henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen -tuotteen hintaan. Lisäksi palkanlaskennassa tehtävät erillispalvelut käytiin läpi ja tarkistettu hinnoittelu kohdentuu nyt palvelujen käytön mukaisesti. Vastuuhenkilöt nimetty Virastoja pyydettiin syksyn 2009 sopimusneuvottelujen yhteydessä nimeämään prosessikohtaiset vastuuhenkilöt Talpan eri prosesseihin: kirjanpito- ja maksuliikenne, myynnistä suoritukseen, hankinnasta maksuun, palkanlaskenta sekä asiakkuudenhallinta -prosesseihin. Tavoitteena prosessikohtaisten yhteyshenkilöiden nimeämisessä on prosessien kehittämisen, sujuvuuden ja yhteydenpidon turvaaminen. Päivi Turpeinen Asiakkuuspäällikkö
Kosti ja BIP uudistuvat Ostolaskujen käsittelyohjelma BIP:stä ja tilausjärjestelmä Kostista on otettu uudet versiot käyttöön. Tilauksesta maksuun -prosessi koskee vähintään noin 6 000 Helsingin kaupungin työntekijää. Prosessi on yhteinen ja edellyttää hyvää yhteistyötä hankintoja tekevien virastojen ja liikelaitosten, taloushallintopalvelun ja hankintakeskuksen välillä. Prosessi on alusta loppuun sähköinen ja se perustuu Baswaren sovelluksiin: n Ostotilausjärjestelmä PM (Kosti) n Ostolaskujen käsittelyjärjestelmä IP (BIP) n Tilausten täsmäytys OM ja Matching Client n Toistuvaislaskujen käsittelyjärjestelmä CM Ohjelmistojen versiopäivitys tapahtui 16.2.2009. Basware PM-järjestelmästä otettiin käyttöön versio 5.1, muissa järjestelmissä siirryttiin versioon 5.0. Sovellukset muodostavat yhden kokonaisuuden. Sitä korostaa myös ohjelmien yhteinen värimaailma. Versiopäivityksen yhteydessä oli mahdollista toteuttaa useita parannuksia ohjelmien toiminnallisuuteen. Sekä asiakaspalaute että omat kehitysehdotukset pyrittiin ottamaan huomioon uudessa versiossa. Ostotilausjärjestelmä Kosti Ostotilausjärjestelmä Kostissa on tapahtunut useita käyttäjää helpottavia uudistuksia. Kun toimittajaksi on valittu muu kuin kertatoimittaja, on jatkossa mahdollista kopioida vanha hankintaehdotus uuden hankintaehdotuksen pohjaksi myös vapaatekstitilauksissa. Kopioidun tilauksen tietoja voi muokata ja uusia tietoja voi lisätä tarpeen mukaan. Käytännössä useissa tapauksissa vanhaa tilausta käyttämällä uuden hankintaehdotuksen tekeminen hoituu helposti vain vähäisin muutoksin. Tämä tuo merkittävää ajansäästöä tilausvaiheeseen. Hankintaehdotuksen tai tilauksen voi lähettää myös infokiertoon. Tiliöintikentät näkyvät jatkossa yhdellä välilehdellä aiemman kahden sijasta. Hankintaehdotuksen tekijä voi vetää hankintaehdotuksen takaisin itselleen hyväksyjältä, mikäli hyväksyjä ei ole ehtinyt sitä hyväksyä. Takaisin vedettyä hankintaehdotusta voi muokata ja sen voi laittaa uudelleen hyväksymiskiertoon. Ostolaskujen käsittelyjärjestelmä BIP Ostolaskujen käsittelyjärjestelmä BIP:ssä tapahtui paljon muutoksia. Järjestelmä sai uuden ulkoasun, parannetut tiliöintitoiminnot ja monipuolisemmat tulostusmahdollisuudet. Laskun voi jatkossa avata omaan ikkunaan ja laskun kommentointi sekä liitteiden lisääminen helpottui. Toistuvaislaskujen käsittelyjärjestelmä CM otetaan uudessa versiossa laajaan käyttöön. Järjestelmässä pyritään käsittelemään kaikki sopimuksiin perustuvat toistuvaislas- kut, jotka soveltuvat CM-käsittelyyn. Esimerkiksi tilavuokrat ja puhelinlaskut toistuvat säännöllisesti ja niille voidaan järjestelmässä määritellä summan ja eräpäivän osalta toleranssit, joiden rajoissa käsittely on automaattista. CM-client järjestelmässä voi siten hyväksyä esimerkiksi koko vuoden vuokrat yhdellä kertaa, jolloin hyväksytyn laskuluettelon mukaiset laskut eivät enää kierrä BIP-järjestelmässä. Järjestelmän avulla voidaan vähentää yksiköissä kiertävien laskujen määrää merkittävästi. Loppukäyttäjänäkökulma on ollut vahvasti mukana myös BIP-järjestelmän videoohjeiden toteutuksessa. Video-ohjeisiin pääsee IP-clientin etusivulla olevasta painikkeesta. Ohjeet on jaettu pienempiin osiin siten, että jokainen löytää nopeasti juuri itseään kiinnostavan video-ohjeen ilman, että täytyisi katsoa koko esitystä. Työnjako ja yhteistyö Jotta yhteistyö yhteisessä prosessissa onnistuu, asiakkaan ja Talpan väliseen työn- tiedottaa 1 2009 2
Kosti ja BIP jakoon on syytä perehtyä. Aina, kun tehdään hankinta, siitä tehdään tilaus Kosti-järjestelmään. Kostitilaus antaa Talpalle aina paljon tärkeää tietoa laskun käsittelemiseksi, vaikka tilausta tehtäessä esimerkiksi hinta ei olisikaan täsmällisesti tiedossa. Myös vastaanotto tehdään Kosti-järjestelmään, jotta lasku voidaan täsmätä. Tilausta Kostiin ei tehdä sopimuksiin perustuvissa toistuvaislaskuissa (esim. vuokrat), kun meno on hyväksytty M2-järjestelmässä, kun työsuoritus maksetaan palkkiona eikä tietyissä muissa poikkeustapauksissa. Tiliöintiin liittyvässä työnjaossa asiakas vastaa toimipaikkaan liittyvistä tunnisteista (vastuualue, talousarviokohta, toiminto, tilitys, hanke, kohde, erittely ja kustannuslaji), jotka ovat parhaiten juuri tilauksen tekijän tiedossa. Myös alv-kanta täydennetään Kosti-tilaukselle. Uutta on se, että tilin pakollisuus Kostissa on poistettu, joten sen voi jättää Talpan täydennettäväksi. Talpa täydentää tai tarkastaa tilin, kumppanikoodin, alv-koodin ja yhteiset kustannuslajit. Yleensä kukin tilauksen tai laskun käsittelijä käyttää vain yhtä tai muutamaa vastuualuetta, talousarviokohtaa, hanketta tai muuta kirjaustunnistetta. Ne kannattaa heti valita Kostin ja BIP:n suosikit-kansioihin, jonka jälkeen niiden lisääminen tilaukselle tai laskun tiliöinnille on helppoa. Tilauksesta maksuun -prosessin sähköistämisellä on saatu huomattavia hyötyjä. Sähköisessä prosessissa oikea tieto tallennetaan heti alkuvaiheessa siellä missä tieto hankinnasta on, ja se kulkee läpi prosessin ilman erillistä tietojen siirtoa. Myös meno hyväksytään heti prosessin alkupäässä. Kosti-järjestelmässä hankintaan voidaan ottaa aidosti kantaa hankintaehdotusta hyväksyttäessä, kun vanhassa toimintamallissa vasta lasku on hyväksytty jälkikäteen. Tietoa voidaan automatisoida, kun Kostissa toimitusosoitteet, laskutusosoitteet ja vastuualueet tulevat automaattisesti käyttäjätietojen takaa. Asiakirjojen ja tapahtumalokien sähköinen dokumentointi prosessin alusta loppuun palvelee sisäistä valvontaa ja tarkastusta. Laskujen täsmäyksen automatisointi tilauksiin ja CM-sopimuksiin hyödyntää kaikkia. Tilaamiseen ja ostolaskun käsittelyyn käytettävä työaika vähenee niin asiakkaalla kuin Talpassa. Samalla tiedon laatua voidaan parantaa ja vähentää prosessissa olevia riskejä. Paperilaskujen käsittely loppuu Talpa vastaanottaa 1.9.2009 lähtien ainoastaan verkkolaskuja. Tästä on lähtenyt tiedote toimittajille. Samalla on tiedotettu muuttuvista OVT-tunnuksista ja laskujen tietosisältövaatimuksista. JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta tulee lähiaikoina julkaisemaan suosituksen verkkolaskujen käytöstä julkishallinnossa. Siinä todetaan muun muassa Jos julkishallinnon organisaatiolla on valmius verkkolaskujen vastaanottoon, suositellaan silloin, että se vaatii verkkolaskuja. Valtio on ilmoittanut siirtyvänsä vuoden 2009 jälkeen vain verkkolaskujen vastaanottamiseen. Harri Numminen palvelupäällikkö Heidi Launo Taloushallintopalvelu muuttaa uusiin tiloihin syksyllä Taloushallintopalvelu muuttaa uusiin tiloihin marraskuussa 2009. Taloushallintopalvelu muuttaa uusiin tiloihin syksyllä. Uudet tilat sijaitsevat osoitteessa Sörnäisten rantatie 27 A. Kiinteistön omistaa Genesta Property Nordic. Julkiset kulkuyhteydet niihin ovat hyvät. Noin 200 metrin etäisyydellä on Sörnäisten metroasema sekä raitiovaunu- ja linja-autopysäkit. Taloushallintopalvelu on toiminut helmi-maaliskuusta 2006 Haapaniemenkatu 7 9 A sijaitsevassa kiinteistössä. Työtiloissa on todettu jatkuvasti ilman lämpötilan ja vedon ongelmia. Nämä ovat aiheuttaneet terveyshaittoja ja sairauspoissaoloja. Työterveyshuollon lisäksi myös työsuojeluviranomaiset ovat edellyttäneet toimenpiteisiin ryhtymistä sisäilmassa olevien epäkohtien parantamiseksi. Selvityksissä on todettu että tilat vaativat mittavaa ilmastointiremonttia. Taloushallintopalvelulle edessä oleva muutto on sen vuonna 2004 tapahtuneen perustamisen jälkeen kolmas. Tämän vuoksi on nähty kohtuulliseksi etsiä Talpalle pysyvät tilat. Uusi vuokranantaja remontoi tilat vastaamaan taloushallintopalvelun tarpeita. Talpan muutto uusiin tiloihin alkaa näillä näkymin 2.11.2009. Koetamme jälleen hoitaa muuton niin, että se ei vaikuta palvelukykyymme. Leena Rautakorpi hallintopäällikkö tiedottaa 1 2009 3
Talpan toimitusjohtaja Tuula Jäppinen: Lisää läpinäkyvyyttä ja selkeyttä Mikä muuttui asiakkaan kannalta, kun Talpasta tuli liikelaitos? Talpan on tultava toimeen omilla tuloillaan eli tulojen on katettava menot. Siksi Talpalla ei ole mahdollisuutta tuottaa palveluja ilman korvausta. Palvelukuvaukset ja työnjakotaulukot tulevat entistä tärkeämmiksi, koska niissä on kuvattu palvelujen sisältö. Jos tuotamme vakiopalvelujemme ulkopuolisia töitä eli töitä, joista ei ole sovittu palvelusopimuksissa, joudumme veloittamaan niistä käytetyn työajan mukaisesti. Tämä ei tietenkään tarkoita sitä, että jokaisesta puhelinsoitosta tulee jatkossa lasku, vaan kysymyksessä täytyy olla useita tunteja vaativa työ. Selkeyden vuoksi olisi toivottavaa, että asiakkaat tekevät ylimääräisistä palvelupyynnöistä Kosti-tilauksen, jolloin toiminta on läpinäkyvää ja vältytään keskusteluilta, oliko tämä ylimääräinen työ vai ei, ja kuka on sopinut palvelun tilaamisesta. Muuten toiminta asiakkaaseen päin pysyy ennallaan. Mitkä ovat Talpan kuluvan vuoden tärkeimmät painopisteet? Tarkastamme strategioita ja lisäämme kommunikointia henkilöstön kanssa. Siirrymme myös Talpan omassa raportoinnissa käyttämään Business Objectsia. Käynnistämme laskentajärjestelmän uudistamisprojektin. Esitutkimusprojekti alkaa maaliskuussa. Kehitämme virastorajojen yli me- neviä prosesseja ja täsmennämme ostolaskuprosessin työnjakoja. Otamme ostolaskujen käsittelyssä myös uudet ohjelmaversiot käyttöön. Kuvaamme ydinprosessien riskienhallintamenetelmät ja valvomme menetelmien toteutumista. Kuvaamme myös matkalasku- ja tilinpäätösprosessit. Miten näet Talpan johtokunnan roolin? Johtokunta osallistuu Talpan toiminnan tavoitteiden asettamiseen sekä auttaa ja sparraa johtamisessa. Mikä on taloushallinnon tulevaisuuden visio? Taloushallinto on muuttunut suuresti viimeisten vuosikymmenien aikana, mutta sillä on aina ollut ja on jatkossakin erittäin suuri merkitys organisaatioille. Vaikeina taloudellisina aikoina, jota nytkin elämme, sen merkitys vain korostuu. Taloushallinnon tulee entistä paremmin pystyä tukemaan kaupungin yksiköitä niiden perustehtävien hoitamisessa. Tämä asettaa haasteita mm. tulevan laskentajärjestelmän kehittämisessä. Samalla taloushallinnon tulee tukea myös konsernijohtoa talouden ja toiminnan ohjaamisessa. Taloushallinnon keskittäminen tullee yleisesti ottaen vielä jatkumaan. Sen merkittävimpinä etuina on nähty taloushallinnon toimintojen standardisointi ja yhtenäistäminen. Tämän ansiosta on vältytve taloushallinnon asiantuntijatehtävissä. Liiketoiminnan tukeminen ja vuorovaikutustaidot tulevatkin olemaan taloushallinnossa työskentelevän perustaitoja. Mittareiden merkitys kasvaa, koska toimintaympäristön muutoksiin on pystyttävä reagoimaan entistä nopeammin. ty päällekkäisiltä toiminnoilta ja kontrolleilta ja ennen kaikkea päällekkäisiltä tietojärjestelmiltä. Taloushallinnon perustehtävien hoitamisessa tarvitaan automatisoinnista johtuen tulevaisuudessa nykyistä vähemmän työvoimaa. Samalla lisääntyy työvoiman tarpirjo mailammi tiedottaa 1 2009 4
Talpalle oma johtokunta Kaupunginhallitus valitsi Talpa-liikelaitoksen johtokuntaan seuraavat jäsenet: Varsinaiset jäsenet Puheenjohtaja Tapio Korhonen rahoitusjohtaja Talous- ja suunnittelukeskus Varapuheenjohtaja Riitta Simoila kehittämisjohtaja Terveyskeskus Varajäsenet Tuula Saxholm talousarviopäällikkö Talous- ja suunnittelukeskus Jussi Lind suunnittelupäällikkö Terveyskeskus Tauno Sieranoja talousjohtaja Helsingin Satama Mauri Suuperko toimitusjohtaja Rakentamispalvelu Marja-Leena Toukonen hallinto- ja kehittämisjohtaja Sosiaalivirasto Eve Tuomola-Oinonen toimistopäällikkö Helsingin Satama Kirsi Remes osastopäällikkö rakentamispalvelu Leena Karhu-Westman talouspäällikkö Sosiaalivirasto Johtokunnan tehtävät n Päättää liikelaitoksen toiminnan kehittämisestä. n Asettaa liikelaitokselle tavoitteet sekä seuraa niiden toteutumista. n Hyväksyy liikelaitoksen talousarvion ja -suunnitelman. n Päättää liikelaitoksen investoinneista ja muista pitkävaikutteisista menoista. n Päättää liikelaitoksen jakautumisesta osastotasoisiin yksiköihin ja ottaa osastotasoisten yksiköiden päälliköt. n Päättää palvelujen hinnoitteluperusteista. Huimaa kehitystä 30 vuodessa Tuula Jäppinen, Sinulla on pitkä ura kaupungin taloushallinnon eri tehtävissä. Miten taloushallinto on muuttunut? Kun tulin 1970-luvulla kaupungin palvelukseen, laskentatoimi oli hyvin yksinkertaista eli talousarvion toteutumisen seurantaa. Pääpaino laskennassa oli seurata, että toimitaan määrärahojen puitteissa. Laskentakohteita ei kirjanpidossa ollut tuolloin niin paljon kuin nyt. Suurin ihmettelyni kaupungin laskentatoimessa aloittaessani kohdistui käyttöomaisuuskirjanpitoon ja tuloksen laskentaan. Käyttöomaisuuskirjanpito tehtiin vain kerran vuodessa eli tilinpäätöksessä ja tilikauden tulos voitiin paikata lainanotolla. Oli siinä nuorella kauppatieteilijällä ihmettelemistä. Tämä oli sitä niin sanottua kameraalista kirjanpitoa. Kaupungin taloushallinnon suurimmat muutokset työurani aikana ovat olleet siirtyminen kirjanpitolakia vastaavaan kirjanpitoon vuonna 1997, taloushallinnon prosessien automatisointi ja laskentakohteiden lisääntyminen. Ei ole kovinkaan pitkä aika siitä kun ostolaskut lähetettiin nippuina postipankkiin maksettavaksi ja naputeltiin erikseen kirjanpitoon. Raportointitarpeet ovat myös lisääntyneet samassa tahdissa, kun tiedon tuottaminen on mahdollistunut. Enää ei riitä kirjanpidon lakisääteisten raporttien tuottaminen. Kirjanpidon rinnalle on tullut muita raportointivälineitä. Tilinpäätöksen laajuus on ihan toista luokkaa kuin esimerkiksi 1970-luvulla. Silloin riitti talousarvion toteutumislaskelman ja taseen esittäminen. tiedottaa 1 2009 5
Business Planning, Heta ja Business Objects mitä ne ovat? Virastojen ja liikelaitosten käytössä olevista yhteisistä järjestelmistä puhutaan lyhenteitä käyttäen, jolloin asioihin vihkiytymätön ei voi olla varma mistä on kysymys. Mitä tarkoitetaan esimerkiksi, kun puhutaan Tasun BP:stä, Talpan BP:stä, Hetasta ja BO:sta? Business Planning (BP) on taloussuunnittelujärjestelmä, jota voidaan käyttää talousarvion ja tulosbudjettien sekä talousarvion toteutumisennusteiden laatimiseen. Talous- ja suunnittelukeskuksen taloussuunnitteluosaston (Tasun) BP:llä kootaan koko kaupungin talousarvio ja talousarvion toteutumisennusteet. Talous- ja suunnittelukeskuksen BP:ssä tietoja käsitellään talousarvion tarkkuustasolla. Ne virastot, jotka eivät käytä omaa tai Talpan BP:iä syöttävät talousarvionsa ja toteutumisennusteensa suoraan talous- ja suunnittelukeskuksen BP:iin. Taloushallintopalvelun (Talpan) BP on melkein kaikkien Talpan asiakasvirastojen ja -liikelaitosten käytössä. Talpan BP:llä laaditaan talousarvioehdotukset, tulosbudjetit ja talousarvion toteutumisennusteet. Tarkkuustaso on tarkempi kuin talous- ja suunnittelukeskuksen BP:ssä. Talpan BP:stä siirretään tiedot talous- ja suunnittelukeskuksen BP:hen tämän vaatimalla tarkkuustasolla. Virastokohtaiset BP-järjestelmät ovat sosiaalivirastolla, terveyskeskuksella ja opetusvirastolla. Näistä siirretään tiedot talousja suunnittelukeskuksen BP:iin. Heta on kaupunkiyhteinen talouden ja toiminnan raportointijärjestelmä. Tiedot Hetan tietokantaan tuodaan useista eri lähdejärjestelmistä kuten esim. AdeEko-kirjanpitojärjestelmästä, Hijat-henkilöstöhallinnon tietojärjestelmästä ja BP-taloussuunnittelujärjestelmästä. Heta on voimakkaassa kehitysvaiheessa ja useat virastot ja liikelaitokset ovat kehittämässä siihen omaa raportointiaan. Hetan tietovaraston yhteydessä on myös toimipisterekisteri. Myöhemmin Hetaan ollaan siirtämässä tilatietoja ja lisää suoritetietoja. Heta antaa mahdollisuuden yhdistää eri lähdejärjestelmistä tulevat tiedot. Talpan asiakasvirastojen ja -liikelaitosten tulisi keskittää kaikki integroiva raportointi Hetaan päällekkäisten raportointijärjestelmien välttämiseksi. Business Objects (BO) on Heta-raportointijärjestelmässä käytettävä raportointi-, analysointi- ja mittarointisovellus, jolla tiedot haetaan tietovarastosta ja laaditaan raportit sekä muut esitykset. Maija Voutilainen palvelupäällikkö tiedottaa 1 2009 6
Arvonlisäverotus kansainvälisessä kaupassa Vastuu arvonlisäveron käsittelyn oikeellisuudesta on hankinnan tehneellä hallintokunnalla. Kansainvälisen kaupan arvonlisäverotus poikkeaa oleellisesti kotimaankaupan arvonlisäverotuksesta. Hallintokunnan kannattaa jo tilausvaiheessa selvittää, miten ulkomailta tehtyjen hankintojen arvonlisävero pitää lain mukaan käsitellä. Arvonlisäverovelvollisuudesta Lähtökohtaisesti ulkomaalaisten Suomessa myymät tavarat ja palvelut kuuluvat arvonlisäverotuksen piiriin. Jos ulkomaisella myyjällä on pysyvä liikepaikka Suomessa, se on verovelvollinen samojen sääntöjen mukaisesti kuin suomalainenkin. Tällöin ulkomainen myyjä laskuttaa ostajaa Suomen veroprosenttien mukaisesti. Jos ulkomaisella myyjällä ei ole Suomessa kiinteää toimipaikkaa eikä hän ole hakeutunut vapaaehtoisesti verovelvolliseksi, ostaja on verovelvollinen ulkomaalaisen Suomessa myymistä tavaroista ja palveluista. Kysymys on niin sanotusta käännetystä verovelvollisuudesta; myyjä toimittaa ostajalle verottoman laskun ja ostaja maksaa Suomen verokannan mukaisen veron myyjän puolesta. Käännettyä verovelvollisuutta ei sovelleta seuraaviin palveluihin: n Henkilökuljetuspalvelut n Kaukomyynti n Opetus, tieteelliset palvelut, kulttuuri-, viihde ja urheilutilaisuudet ja muut sellaiset palvelut sekä niiden järjestämiseen välittömästi liittyvät palvelut n Lastin purkaminen, lastaaminen ja muut vastaavat tavarankuljetukseen liittyvät palvelut n Irtaimen esineen arvonmääritys n Irtaimeen esineeseen kohdistuvat työsuoritukset Koska edellä mainituista palveluista verovelvollinen on myyjä, se toimittaa verollisen laskun ostajalle. Näitä palveluja myyvän ulkomaalaisen on rekisteröidyttävä Suomessa arvonlisäverovelvolliseksi. Käännetty verovelvollisuus käytännössä Taloushallintopalvelu käsittelee kansainväliseen kauppaan liittyvät laskut ja kirjaa samalla käänteisen arvonlisäveron hallintokunnan toimittaman ulkomaanmaksun toimeksianto -lomakkeen perusteella. Hankinnan tehnyt hallintokunta vastaa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Arvonlisäverokirjaukseen vaikuttavat tekijät: n Hankinnan luonne (tavara- vai palveluhankinta) n Toiminnan luonne (verottomaan vai verolliseen toimintaan liittyvä hankinta) n Hankinnan mahdollinen vähennys- ja palautuskelvottomuus n Hankintaan Suomessa sovellettava verokanta Hallintokunta ostajana maksaa käännetyn verovelvollisuuden nojalla arvonlisäveron myyjän puolesta. Tämän vuoksi hallintokunta kirjaa hankinnan arvonlisäveron suoritettaviin arvonlisäveroihin. EU-tavarahankinnoille ja ulkomaisille palveluhankinnoille on omat verokantakohtaiset tilinsä suorittavien arvonlisäverojen ryhmässä. Tili valitaan sen mukaan, mitä verokantaa hankintaan Suomessa sovelletaan. Mikäli hankinta liittyy verottomaan toimintaan ja hallintokunnalla on oikeus tehdä hankinnasta niin sanottu kuntapalautus, suoritettava alv-tilin vastakirjaus tehdään palautuskelpoisiin arvonlisäverosaamisiin. Mikäli hankinta liittyy verolliseen toimintaan, suoritettava alv-tilin vastakirjaus tehdään vähennyskelpoisiin arvonlisäverosaamisiin. Mikäli kyseessä on vähennys- ja palautuskelvoton hankinta, vastakirjausta ei voi tehdä vähennys- eikä palautuskelpoisiin arvonlisäverosaamisiin. Kansainvälisen palvelukaupan arvonlisäverotus uudistuu asteittain 1.1.2010 lukien. Muutoksen tarkoituksena on yksinkertaistaa verotusta. Ulkomaanmaksun toimeksianto-lomake täyttöohjeineen löytyy Heli-intrasta kohdasta Talous > Taloushallinnon ohjeet > Maksuliikenne. Arvonlisäveron kirjausohje (21.12.2007) ja ohje arvonlisäverotasetilien käytöstä (28.12.2007) löytyvät Heli-intrasta kohdasta Talous > Verotus > Arvonlisäverotus. Siellä ovat myös verohallinnon ohjeet arvonlisäverotuksesta kansainvälisessä palvelukaupassa (23.7.2007) sekä EU-tavarakaupassa (23.7.2007). Hanna Kuittinen suunnittelija Kirjanpito ja maksuliikenne tiedottaa 1 2009 7
Hijat-käyttäjien teemapäivä Reilut 70 henkilöstö- ja taloushallinnon ammattilaista kokoontui Hijat-järjestelmän hyötykäyttäjille suunnattuun teemapäivään. Pitäjänmäellä järjestetyn tilaisuuden ohjelmasta vastasivat niin Hijat-ryhmän asiantuntijat Talpasta kuin talon isäntäväki Logicasta. Aamupäivän ohjelmaan sisältyi sekä katsaus järjestelmän historiaan että käynnistymässä oleviin sähköisen asioinnin hankkeisiin. Osallistujat tutustuivat tarkemmin järjestelmän käyttöön kuuden eri teeman avulla. Osallistujilta saadun palautteen mukaan teemapäivä oli tarpeellinen ja tällaisia tilaisuuksia toivotaan jatkossakin. Järjestäjät saivat arvokasta palautetta ohjelman sisällöstä. Kiitos aktiivisesta osallistumisesta ja runsaasta palautteesta! Eija Keränen palvelupäällikkö Aamupäivän aikana oli mahdollisuus tutustua mm. ehevyn yleisesittelyyn. Kuvassa vasemmalta Taimi Kuusela Talpasta, Eija Harju asuntotuotantotoimistosta, Sirpa Karjalainen kaupunginmuseosta, Kirsi Kyllästinen Logicasta, Riitta Rosenberg tietokeskuksesta ja Marjaana Väisänen Talpasta. eija keränen Laskentajärjestelmät uudistuvat AdeEko-järjestelmien korvaaminen uusilla järjestelmillä on tullut ajankohtaiseksi. Laskentajärjestelmien uudistamisen esitutkimusprojekti käynnistyy maaliskuussa. Esitutkimusprojektin tavoitteena on kartoittaa nykytila ja kuvata tulevan ratkaisun tavoitteet sekä tehdä markkinakartoitus tarjolla olevista vaihtoehdoista. Tarkoituksena on löytää uusi ratkaisu ensisijaisesti seuraaville tietojärjestelmille: n AdeEko+ kirjanpito ja sisäinen laskenta n AdeEko+ ostoreskontra n AdeEko+ myyntireskontra n Pro elaskutus n AdeInv käyttöomaisuuskirjanpito Tulevassa tietojärjestelmäarkkitehtuurissa tulee huomioida myös edellä mainittujen järjestelmien esijärjestelmät. Esitutkimusprojektin konsultteina toimivat CapGemini ja Tieto. Esitutkimusprojektin projektisuunnitelma on valmisteilla. Esitutkimusprojektin aloitustyöpaja pidetään 11.3.2009. Asiasta tiedotetaan erikseen. Virastoilta ja liikelaitoksilta toivotaan aktiivista osallistumista uusien tietojärjestelmien suunnitteluun. Tuula Jäppinen toimitusjohtaja tiedottaa 1 2009 8
Uusia voimavaroja taloushallintopalveluun Prosessiryhmien työ jatkuu Viime vuonna työnsä aloittaneet prosessiryhmät kirjanpidossa ja maksuliikenteessä jatkavat työtänsä. Maksuliikenteen prosessiryhmä seuraa erityisesti, onko toimintatapojen uudistussuositukset otettu käyttöön ja raportoi asiakasvirastoille poikkeamista. Lisäksi ryhmä kiinnittää huomiota siihen, miten prosessin sisäinen valvonta käytännössä toimii. Kirjanpidon prosessiryhmä päivitti viime vuonna tiliyksikkövirastojen tilinpäätösprosessin kuvauksen. Tänä vuonna päivitetään koko kaupungin tilinpäätösprosessin kuvaus ja tehdään prosessin riskien kartoitus. Ryhmään kutsutaan asiakasvirastojen edustajien lisäksi, myös liikelaitosten ja keskushallinnon edustajat. Taloushallintopalvelu muuttui kunnan liikelaitokseksi kuluvan vuoden alusta. Irrottautuessaan talous- ja suunnittelukeskuksesta Talpa menetti mm. viestintäpäällikön ja henkilöstöpäällikön palvelut. Tämän vuoksi näitä tehtäviä varten on Talpaan palkattu kaksi uutta henkilöä maaliskuun 2009 alusta. Viestintäpäällikkönä aloittaa kauppatieteen maisteri Kati Toikka. Hän on toiminut pitkään yksityisellä sektorilla erilaisissa viestintätehtävissä. Viestintäpäällikön tehtävään hän siirtyi Wihuri Oy:stä, jossa hän työskenteli tiedotuspäällikkönä. Henkilöstöpäällikkönä aloittaa valtiotieteen maisteri Suvi Tiilikainen. Hän on toiminut pitkään kaupungilla erilaisissa henkilöstöhallinnon tehtävissä, viimeksi sosiaalivirastossa palvelussuhdepäällikkönä. Leena Rautakorpi hallintopäällikkö Uutena prosessiryhmänä aloittaa M2- matka- ja kuluhallintajärjestelmän prosessiryhmä. Tähänkin ryhmään kutsutaan asiakasvirastojen ja -liikelaitosten edustajat ja myös sen tehtävänä on prosessikuvauksen päivittäminen ja prosessin riskien kartoittaminen. Prosessiryhmien työn tuloksista kerrotaan syksyllä järjestettävissä infotilaisuuksissa. Maija Voutilainen palvelupäällikkö Henkilöuutisia Kirjanpito- ja maksuliikenteestä l Tuula Autio on aloittanut 1.2.2009 kirjanpito- ja maksuliikenneosaston maksuliikenteen palveluvastaavana. Tuula siirtyi tehtävään Talpan laskutuksesta. Ostolaskuista l Palveluvastaava Heli Mäntyharjun työlomansijaiseksi ajalle 2.2. 1.6.2009 valittiin Jarkko Kujala. l Taloussihteeri Sari Benchbana siirtyi sosiaalivirastoon 1.3.09 lukien ja hänen tilalleen tuli Mika Seppänen. Opiskelijaharjoittelija Olka Seppänen on työharjoittelussa 7.1. 28.5.2009. Palkanlaskennasta l Terveyskeskuksen palkanlaskennassa on aloittanut kolme uutta palkkasihteeriä: Päivi Nielikäinen, Anne Pöyhönen ja Daniela Silventoinen. He hoitavat terveyskeskuksen kotihoidon palkkoja. l Opetusviraston palkanlaskennassa on aloittanut vakituisena palkkasihteerinä Minna-Maarit Alajuuma. l Sosiaaliviraston palkanlaskennassa on aloittanut palkkasihteeri Anna- Kristiina Salonen. l Palkkasihteeri Ville Vuorinen on eronnut kaupungin palveluksesta. l Palkkasihteerit Riitta Kansanen, Tuula Mäntyvaara ja Marja Pakarinen ovat siirtyneet eläkkeelle. Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Heli-intra > Palvelukeskukset > Talpa l Heli-intra > Talous Internetissä l www.hel.fi / talpa tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Taloushallintopalvelu Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Sirpa Jyrkänne, Nina Hänninen Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite nina.hanninen@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute talpa.asiakastiedote@hel.fi Taloushallintopalvelu tiedottaa -asiakastiedote ilmestyy vuoden 2009 aikana neljä kertaa. Ilmestymispäivät ovat: l 19.5.2009 l 1.9.2009 l 24.11.2009 tiedottaa 1 2009 9
Laitetaan yhdessä prosessit kuntoon Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 2 26.5.2009 Laitetaan yhdessä prosessit kuntoon... 1 Kaupunkiyhteinen toimintatapa tilauksesta maksuun... 2 LASKE-esiselvitys etenee vauhdilla... 3 Tavoitteena selkeä työnjako, selkeät sopimukset kevään 2009 seurantakokousten antia... 4 Tilinpäätös 2008... 4 SEPA-siirtymäaikaa vuoden 2010 loppuun... 5 Verkkopalkka on... 5 M2- matka- ja kulu-hallintajärjestelmästä... 6 In Memoriam: Web-lomake... 6 Poissaoloilmoitusten sähköistäminen... 6 Kuntien eläkevakuutuksen tarkastuskäynti... 6 Tositteiden skannaushaasteista... 6 Koulutustilaisuuksia... 7 Henkilöuutisia... 7 Kaupungin yhtenä tavoitteena on yli virastorajojen menevien prosessien kehittäminen. Talpan palveluprosessit kuuluvat tähän ryhmään. Yleensä prosessit alkavat virastosta ja jatkuvat Talpassa käyden välillä ehkä uudelleen virastossa, palautuen lopuksi Talpaan ja päätyen maksuun ja kirjanpitoon. Talous- ja palkkahallinnon prosessien kehittämisen keskeisin tavoite on kaupungin kokonaisedun toteutuminen. Tämä tarkoittaa sitä, että prosesseja kehitetään kokonaisuutena, ei erikseen Talpan osuutta ja erikseen asiakasviraston osuutta prosessista, koska tämä voi johtaa osaoptimointiin. Prosessien kehittämiseksi on tehty määrätietoista työtä työstämällä prosesseja prosessiryhmissä, kuvaamalla prosessit, julkaisemalla prosessikuvaukset Heliintraan, kouluttamalla ja viestimällä prosesseista asiakastapaamisissa. Kesken on kuitenkin tärkein eli sovitun prosessin mukaisen toimintatavan noudattaminen kaikissa toimipisteissä. Tavoitteena kaupunkiyhteinen toimintatapa Talpassa käynnissä olevassa strategiatyössä yhdeksi keskeiseksi tavoitteeksi on noussut kaupunkiyhteisen toimintatavan noudattaminen prosesseissa. Se tuottaa sekä asiakkaan, Talpan että koko kaupungin kannalta parhaan lopputuloksen. Kaupunkiyhteiseen toimintatapaan pääseminen edellyttää sekä virastoissa että Talpassa huomion kiinnittämistä prosessien johtamiseen. Prosessien toimivuutta on seurattava aktiivisesti ja prosessien mittaamisen on oltava ajantasaista. Virastojen prosessivastuullisten on huolehdittava, että tieto kaupunkiyhteisestä prosessista ja sen toteuttamisesta virastossa on kaikkien prosessiin osallistuvien tiedossa. Ostolaskuprosessi on ollut tänä vuonna erityisen tarkastelun ja keskustelun kohteena. Palvelusopimuksissa kuvattu työnjako ei ole aikaisempina vuosina toteutunut kaikkien virastojen osalta sovitun mukaisesti. Tämä on johtanut tehottomaan toimintaan sekä virastoissa että Talpassa, eikä Talpa ole tässä prosessissa pystynyt saavuttamaan toivomaansa tuottavuuden kasvua. Tänä vuonna on erityisesti korostettu virastojen toimimista sovitun prosessin ja sovitun työnjaon mukaisesti. Näin sekä virastojen että Talpan työpanos prosessissa pienenee ja kaupungin kokonaisetu toteutuu. Tuula Jäppinen toimitusjohtaja TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE
Kaupunkiyhteinen toimintatapa tilauksesta maksuun Aina, kun tehdään hankintoja tai sopimuksia, seuraa taloudellisia vaikutuksia. Siksi jokaisen, jonka työtehtäviin kuuluu hankinnat tai laskujen käsittely, on tiedettävä miten prosessissa toimitaan. Helsingin kokoisessa kaupunkikonsernissa oikeat menettelytavat säästäisivät huomattavia määriä aikaa ja rahaa. Taloushallintopalvelun asiakasvirastoissa ja -liikelaitoksissa työskentelee vähintään 6 000 tilauksesta maksuun -prosessissa toimivaa henkilöä. Tapa, jolla asiat hoidetaan, vaikuttaa siis merkittävällä tavalla paitsi asiakasvirastojen ja -liikelaitosten työajan käyttöön, myös koko kaupungin menoihin. Oikean toimintatavan hallinta kuuluukin jokaisen hankintoihin osallistuvat työntekijän perustaitoihin. Kaikki kerralla oikein Tilausten ja ostolaskujen käsittelyn periaate on, että tieto tallennetaan sähköisesti järjestelmään siellä, missä se syntyy. Käytettävät järjestelmät ovat Basware PM (Kosti) ja IP (BIP). Aina, kun hankitaan tavaraa tai palvelua, tehdään Kosti-tilaus ja vastaanotto Kosti-järjestelmässä. Tämän periaatteen noudattaminen mahdollistaa sen, että oikea tieto kulkee tilauksen ja ostolaskun käsittelyn mukana alusta loppuun, eikä ulkopuolisten tarvitse tehdä jälkikäteen tulkintoja menon käsittelystä. Juuri tämä on avain siihen, että asiat etenevät vain yhteen suuntaan ja oikein tiedoin: kaikki kerralla oikein. Samalla voidaan hyödyntää järjestelmien mahdollistamaa automatiikkaa ja säästää aikaa kaikissa prosessin vaiheissa. Kaikille prosessissa toimijoille ei ole aina ollut selvää, kuka antaa laskun tiliöinnissä tarvittavat tiedot. Tämä on vuodesta 2005 alkaen määritelty asiakkaan tehtäväksi. Me Talpassa olemme kuitenkin miettineet, mitä voisimme asiakkaan puolesta tehdä. Tarkastelimme eri kirjaustunnisteita tästä näkökulmasta ja havaitsimme, että vaikka yksittäisissä tapauksissa taloushallintopalvelusta löytyy asiakkaan toiminnan osaamista, ei kaupunkiyhteinen tapa toimia voi perustua poikkeuksiin. Vain tilauksen tai sopimuksen tekijä voi tietää, miten syntynyt meno käsitellään. Työnjaon hämärtyminen tässä asiassa johtaa virheisiin ja tehottomuuteen sekä asiakkaalla että Talpassa. Vaihtoehto Talpa Asiakas Yhteensä min/lasku min/lasku min/lasku Tilaus puuttuu tai se on puutteellinen 15 29 44 Laskun manuaalinen täsmäys Kosti-tilaukseen ja BIP-kierto 10 21 31 Laskun manuaalinen täsmäys Kosti-tilaukseen, vastaanottoon, suoraan maksuun 8 14 22 Laskun automaattinen täsmäys Kosti-tilaukseen 2 14 16 Toistuvaislaskun käsittely CM-järjestelmässä, sisältää laskuluettelon tallennuksen ja hyväksymisen 4 1 5 Taulukossa verrataan asiakkaan ja Talpan käyttämää työaikaa yhden tilauksen ja laskun käsittelyyn eri vaihtoehdoissa. Käsin vai koneella Miten oikean toimintatavan ja työnjaon noudattaminen näkyy prosessin lopputuloksissa? Tietysti tiedon laatu on parempaa, kun se on sähköisessä muodossa heti alusta asti. Riskit vähenevät, kun koko prosessi on järjestelmissä ohjattua ja dokumentoitua. Käsin tehtävät vaiheet ja epätietoisuus oikeista toimenpiteistä vähenevät kaikkialla. Tärkein ja taloudellisesti merkittävin seuraus on prosessiin käytettävän ajan vähentyminen. Tämä näkyy erityisesti asiakkaan prosessiin käyttämän ajan huomattavana vähentymisenä, mutta näin myös Talpassa voidaan parantaa tuottavuutta ja sitä kautta taloushallinnon suoria kustannuksia asiakkaille. Yleisin syy huolimattomuus tai laiminlyönti Virheitä analysoitaessa on huomattu, että kaikki laskujen tiliöintivirheet, viivästykset, viivästyskorot ja haaskattu työaika ovat viime kädessä aiheutuneet sopimus- tai tilausvaiheen huolimattomuudesta tai laiminlyönneistä. Jos prosessissa tulee poikkeamia, nämä turhauttavaan asioiden selvittelyyn haaskatut kymmenet henkilötyövuodet ovat poissa virastojen ja liikelaitosten perustehtävistä. Sen lisäksi tulee Talpassa sotkujen selvittelyyn haaskattu aika. Jos esimerkiksi tilaus puuttuu tai se on tehty puutteellisin tai virheellisin tiedoin, prosessiin tulee usein huomattavasti ylimääräistä työtä sotkua, jonka selvittelyyn menee turhaa aikaa sekä asiakkaalla että Talpassa. Tyypillisiä tilauksettomien tai virheellisten laskujen aiheuttamia häiriöitä ovat: Laskua vastaanotettaessa n Tilauksen etsintä, puutteellinen tai virheellinen lasku palautetaan toimittajalle, laskua ei voida kohdistaa oikeaan paikkaan, soitellaan toimittajalle Laskun kierron aikana n Lasku seisoo, asiaa ei enää muisteta, lasku palautetaan väärältä tarkasta- tiedottaa 2 2009 2
LASKE-esiselvitys etenee vauhdilla jalta, soitellaan perään, siirretään toiselle vastaanottajalle Lopputarkastuksessa n Tiliöinti puuttuu tai se on virheellinen, lasku uudelleen kiertoon, soitellaan, kirjanpitoon siirto kaatuu väärien tietojen vuoksi Kirjanpitoon siirron jälkeen n Oikaisutositteiden laadinta, kommenttien kirjoittelu BIP:iin Viime kädessä kuntalaisten hyväksi Selvitettävää laskutusasioissa toki riittää, mutta tarpeettomien sotkujen selvittely on todellinen aikasyöppö sekä Talpalle että asiakkaalle. Joskus näiden asioiden selvittely viivyttää valmiidenkin laskujen käsittelyä. On selvää, että jos tilaamisessa ja laskujen käsittelyssä toimitaan työnjaon ja sovitun prosessin mukaisesti ja hyödyntäen järjestelmien ominaisuuksia, voidaan koko kaupungin tasolla laskea Talpan asiakkaiden ajankäytön säästöksi yhteensä jopa kymmeniä henkilötyövuosia. Talpa pyrkii löytämään parhaat käytännöt ja tekemään niistä kaupunkiyhteisiä toimintatapoja samalla kaupungin kokonaisetu huomioiden. Tilauksesta maksuun -prosessissa best practice -toimintatapa on harvinaisen selvästi osoitettavissa. Kun toimitaan prosessin mukaisesti, kaupunki säästää kymmeniä henkilötyövuosia ja tiedon laatu silti paranee. Viime kädessä tämä koituu kuntalaisten hyväksi. Harri Numminen palvelupäällikkö Ostolaskut Helsingin kaupungilla on käynnistynyt taloushallinnon järjestelmäuudistushanke. Hankkeen tavoitteena on toteuttaa taloushallinnon järjestelmäuudistus. Uusi laskentajärjestelmäratkaisu (LASKE) tulee kattamaan nykyisten AdeEko-järjestelmien ja ProElaskutusjärjestelmän toiminnallisuuden. Asiasta lisää edellisessä asiakastiedotteessa (Talpa tiedottaa 1/2009). LASKE-hanke on aloitettu esiselvitysprojektilla. Esiselvitysprojektissa on mukana Talpan edustajien ja CapGeminin konsulttien lisäksi myös taloushallinnon asiantuntijoita virastoista. Maaliskuisessa aloitustyöpajassa Meritalossa oli mukana yhteensä yli 60 henkilöä, joiden työ jatkui pienemmissä työryhmissä kevään ajan. Pienryhmien työskentely tuotti arvokasta tietoa esiselvitystyön pohjaksi. Mahdolliset tuotteet selvitetään Esiselvityksen päätavoitteena on määritellä uuden laskentajärjestelmäratkaisun ympäristötavoitteet, toiminta- ja käyttäjävaatimukset, toteutukseen vaikuttavat rajoitteet, ratkaisun toteutus- ja hankintatapa sekä laatia alustava kustannusarvio. Esiselvityksen niin sanottu työpajavaihe on takana ja tällä hetkellä tehdään vaatimusmääritysten ja prosessikuvausten katselmointia. Näitä määrityksiä ja kuvauksia käytetään esiselvitysvaiheeseen liittyvässä markkinaselvityksessä. Markkinaselvityksellä kartoitetaan LASKE-järjestelmän mahdollisessa toteutuksessa käytettäviä tuotteita. Markkinaselvitys ei ole osa LAS- KE-järjestelmän kilpailutusta, vaan se toimii ratkaisun toteutustapapäätöksen taustamateriaalina. Markkinaselvityspyyntö lähetetään toimittajille viikolla 21 ja vastaukset saadaan viikolla 23. Kesäkuun aikana viimeistellään ratkaisun vaatimukset ja kootaan lopputulokset. Tämän jälkeen katselmoidaan esiselvityksen tulokset, jotka tulevat hyväksyttäväksi elokuun toisella viikolla. kati toikka Tuula Saxholm (Taske) ja Simo Aapro (Liv) pohtivat tulevaa laskentajärjestelmää tiedon hyödyntämisen kannalta. Lämmin kiitos aktiivisesta osallistumisesta Tähän mennessä esiselvitysprojekti on edennyt hyvin aikataulussa ja hyvässä yhteistyössä. Työpajoihin osallistuminen on ollut aktiivista ja toimivaa tästä kertoo työpajojen aikaansaannokset. Ohjausryhmän toivomuksesta lisättiin aikaa vaatimusmäärittelyjen ja prosessikuvausten katselmointiin, ja se siirsi alkuperäistä projektiaikataulua hieman eteenpäin. Lauri Mattila tietohallintopäällikkö tiedottaa 2 2009 3
Tavoitteena selkeä työnjako, selkeät sopimukset kevään 2009 seurantakokousten antia Kevään seurantakokoukset asiakasvirastojen kanssa käytiin huhti toukokuun aikana. Seurantakokouksissa käsiteltiin muun muassa seuraavia asioita: Talpan tavoitteet palvelujen tuottamisessa, tilannekatsaus kaupunkiyhteisen laskentajärjestelmän esitutkimusprojektista, virastokohtaiset tapahtumamäärät prosesseittain vuoden ensimmäiseltä neljännekseltä, vuoden 2010 alustava hinnoittelu sekä prosessikohtainen palaute. Lisäksi käytiin läpi tilauksesta maksuun -prosessiin liittyviä yhteisiä tavoitteita ja haasteita. Niistä lisää toisaalla tässä Talpa tiedottaa -asiakastiedotteessa. Talpan tavoitteita käytiin läpi tuloskorttimuodossa talouden, asiakkaan, prosessien ja henkilöstön näkökulmista. Talpan keskeisin lähivuosien strateginen tavoite on sovitun prosessin mukainen toiminta, selkeät sopimukset ja selkeä työnjako, ns. kaupunkiyhteinen tapa toimia sekä taloushallinnon keskittämisen jatkaminen ja kyky vastaanottaa uusia asiakkaita. Yhdessä keskustellen Asiakasnäkökulma näkyy Talpan strategiatyössä vahvasti. Tuloskorttiin on tavoitteiksi asetettu muun muassa kumppanuus ja asiakastyytyväisyyden parantuminen. Käytännössä siis Talpa haluaa lisätä aktiivista vuorovaikutusta, panostaa palautteen nopeaan reagoimiseen sekä raportoida prosessien toimivuudesta säännöllisesti. Talpassa suunnitellaan vuoden 2009 aikana niin sanottu avainasiakaspolitiikka, jossa määritellään asiakastapaamisten tiheys, muodot ja tasot. Tavoitteena on tiivistää yhteistyötä ja vuorovaikutusta virastojen kanssa niin, että tapaamisia ja yhteistyötä on prosessien sujuvuuden ja laadukkaan hoitamisen kannalta riittävä määrä kaikilla tarvittavilla tasoilla. Kussakin tapaamisessa tulisi olla mukana ne henkilöt, jotka parhaiten tietävät käsittelyssä olevasta asiasta ja aihepiiristä. Syksyn 2008 seurantakokouksissa asiakasvirastojen edustajia pyydettiin nimeämään prosessikohtaiset vastuuhenkilöt. Pyrimme pitämään yhteystiedot ajan tasalla ja toivomme ilmoitusta asiakkuudenhallintaan, mikäli virastonne vastuuhenkilö muuttuu. Tarkoituksena on siis entisestään tiivistää yhteistyötä prosessivastuullisten kanssa. Myös yhteistyötasojen, tavoitteiden ja tapaamisten osalta toivomme saavamme virastoilta ideoita. Suoritemäärät asiakkaalle säännöllisesti Virastoja informoitiin oman virastonsa toteutuneista suoritteista prosesseittain vuoden ensimmäisen neljänneksen ajalta. Jatkossa Talpa raportoi kullekin virastolle suoritemäärät neljä kertaa vuodessa. Raportointi sai seurantakokouksissa positiivisen vastaanoton ja kirvoitti pohtimaan prosessien toimivuutta. Tarkasteluun tulivat muun muassa kunkin prosessin automaatioaste ja muistio-tositteiden lukumäärät, jotka hyvin kuvaavat prosessien sujuvuutta. Yhteisenä tavoitteena nähtiin prosessien automaatioasteen nostaminen sekä prosessien erityisiin ongelmakohtiin pureutuminen. Joidenkin virastojen osalta sovittiin jo seurantakokouksissa konkreettisia, yhteisiä tavoitteita liittyen tapahtumamäärien seurantaan. Seurantakokouksissa saadun palautteen pohjalta Talpa parantaa prosessikohtaista informaatiota yhteyshenkilöistä eli siitä kenelle tai mihin puhelinnumeroon kussakin prosessissa voi soittaa tai lähettää postia. Tavoitteenamme on aktiivinen ja aito vuorovaikutus niin, että asiakkaat tietävät oikeat asiointikanavat kussakin prosessissa. Seurantakokouksissa esillä oleva materiaali on nähtävissä Heli-intrassa, Talpan sivuilla, kohdassa Talpa palvelee. Päivi Turpeinen asiakkuuspäällikkö Tilinpäätös 2008 Kiitos hyvästä yhteistyöstä kaikille teille, jotka osallistuitte Helsingin kaupungin ja Helsingin kaupunkikonsernin vuoden 2008 tilinpäätöksen tekemiseen! Yhteistyö sujui, vaikka ajoimme sisään osin uudenlaisia käytäntöjä. Prosessissa on vielä parannettavaa Tämän vuoden aikana aloittaa koko kaupungin tilinpäätöksen prosessiryhmä, jonka tehtävänä on prosessikuvauksen päivityksen lisäksi arvioida prosessin riskejä ja miettiä käytännön toimenpiteitä riskien hallitsemiseksi ja sisäisen valvonnan varmistamiseksi. Tilinpäätöksen sisällössä on kohtia, jotka erityisesti vaativat hiomista: Sitovien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen käsittely hallintokuntien toimielimissä ja tavoitteiden toteutumisen dokumentointi kaipaavat vielä lisäohjeistusta. Vakuuksien ja vastuusitoumuksien liitetiedoissa on myös parannettavaa. Näihin ja moneen muuhun seikkaan pureudumme prosessiryhmässä, joka kokoontui ensimmäisen kerran toukokuussa. Maija Voutilainen palvelupäällikkö Kirjanpito- ja maksuliikenne tiedottaa 2 2009 4
SEPA-siirtymäaikaa vuoden 2010 loppuun SEPA (Single European Payments Area) eli Euroopan yhtenäinen maksualue vaikuttaa kaikkiin maksuaineistoja tuottaviin järjestelmiin, kuten maksuliikenteen, ostoreskontran, palkanlaskennan, matkalaskusovelluksen, kassajärjestelmän ja laskutuksen tuottamiin pankkiaineistoihin. Siirtymäaikaa on vuoden 2010 loppuun, johon mennessä kaikkien maksuja välittävien yritysten ja yhteisöjen tulee varmistaa SEPA-valmius taloushallintojärjestelmiensä maksuliikenteessä. Nyt jos koskaan on aika varautua SEPAn tuloon. Ajoissa tehty suunnitelma auttaa ennakoimaan kaikki SE- PAan liittyvät hankkeet. SE- PA-maksut onkin hyvä ottaa käyttöön järjestelmittäin, jolloin vältytään usean muutoksen kasautumiselta samaan ajankohtaan. Talpan työryhmä seuraa etenemistä Talpassa perustettiin viime syksynä SEPAtyöryhmä, jonka tehtävänä on kartoittaa Talpan järjestelmien osalta, miten SEPA niihin vaikuttaa. Lisäksi ryhmä seuraa, miten järjestelmien toimittajat ovat SEPAan varautuneet, millä aikataululla ja minkälaisia kustannuksia ohjelmistojen päivityksistä syntyy. Lisäksi tavoitteena on kartoittaa pankkien SEPA-valmiudet ja siirtyminen Web Services -yhteyteen. Web Services -yhteyshän korvaa nykyiset pankkiturva- eli PATU-tunnukset. SEPA-työryhmän kokoonpano n Johansson Tuija / Palkanlaskenta, suunnittelusihteeri n Kujala Jarkko /Ostolaskut / palveluvastaava n Pakarinen Pirkko / Kirjanpito- ja maksuliikenneosasto / järjestelmävastaava SEPA = Single Euro Payments Area IBAN = International Bank Account Number BIC = Bank Identifier Code PKI = Public Key Infrastucture n Purhonen Taina / Kirjanpito- ja maksuliikenneosasto / maksuliikenneasiantuntija / Projektin vetäjä n Pitkänen Timo / Hallinto, järjestelmäpäällikkö n Rantamäki Seija / Laskutus, järjestelmävastaava n Tunttunen Helena / Kirjanpito- ja maksuliikenneosasto / järjestelmäasiantuntija Ajankohtaista SEPA-tietoa löytyy esim. Finanssialan Keskusliiton www-sivuilta (www.fkl.fi) ja pankkien Internet-sivuilta. Talpan SEPA-työryhmä vastaa myös mielellään kysymyksiin. Asiasta lisää myös Talpa tiedottaa 3/2008 -asiakastiedotteessa. Taina Purhonen maksuliikenneasiantuntija Verkkopalkka on l l l l Nykyaikainen: sähköistä palkkalaskelmaa voi katsella ajasta ja paikasta riippumatta vaikka lomamatkalla. Kätevä: löytyy netistä, verkkopankin kautta (tällä hetkellä Nordea, Sampo Pankki, Handelsbanken, Säästöpankki, Osuuspankki) Nopea: palkkalaskelma on nähtävissä 2 3 päivää ennen palkan maksupäivää Turvallinen: palkkalaskelmat arkistoidaan verkkopalkkapalvelussa 18 kuukauden ajan Kysy lisää omalta palkkasihteeriltäsi Talpasta tai palvelunumerosta 310 64676. tiedottaa 2 2009 5
M2- matka- ja kuluhallintajärjestelmästä M2-järjestelmässä on otettu käyttöön kuluveloitustoiminto. Kuluveloitus on tarkoitettu Talpan asiakasvirastojen henkilökunnalle pienkulujen käsittelyä varten. Pienkuluja ovat henkilön itsensä maksamat, työtehtäviin liittyvät pienet ostokset (esimerkiksi käteisellä ostetut bussiliput, kokoustarjoilut) voidaan velkoa kaupungilta M2-järjestelmässä kuluveloituksena. Talpa lähettää virastoille toimintaohjeen lähiaikoina. M2-järjestelmään on tulossa AD-kirjautuminen, jonka myötä järjestelmän käyttäjät pääsevät kirjautumaan järjestelmään suoraan ilman erillistä käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tämä helpottaa järjestelmän käyttöä. Talpan M2-ryhmä ottaa yhteyttä virastoihin AD-kirjautumisen toteutusta varten. In Memoriam: Web-lomake Yli neljä vuotta suunnitelmissa/ kehitteillä olleen web-lomakkeen käyttöönotosta on luovuttu. Päätös syntyi yhteistyössä järjestelmätoimittajan (Logica Suomi Oy) kanssa. Jatkamme siis toistaiseksi nykyiseen tapaan laskutuspyyntöjen laatimista virastoissa ja manuaalisten laskujen tallentamista meillä laskutuksessa. Tarkoitus kuitenkin on, että kauan odotetulle lomakkeelle löydetään mahdollisimmian pian hyvä ja nopeasti käyttöönotettava vaihtoehto. Elina Tirkkonen palvelupäällikkö Laskutus Poissaoloilmoitusten sähköistäminen Poissaoloilmoitusten sähköinen käsittely on henkilöstökeskuksen, talous- ja suunnittelukeskuksen ja taloushallintopalvelun yhteishanke. Poissaolopalvelut toimittaa Logica Oy osana henkilöstöhallinnon työpöytää. Hanke on aloitettu vuosilomapalvelujen rakentamisella ja järjestelmän pilotoinnilla muutamissa asiakasvirastoissa. Projektin seuraavassa vaiheessa rakennetaan poissaolojen käsittely ja suunnitellaan järjestelmän käyttöönottoaikataulu. Vuosilomailmoitusten sähköinen käsittely on tällä hetkellä käytössä hankintakeskuksessa, henkilöstökeskuksessa, Oiva Akatemiassa, taloushallintopalvelussa, terveyskeskuksen Myllypuron sairaalassa, terveyskeskuksen itäisessä hammashuollossa, tietokeskuksessa ja ympäristökeskuksessa. Syyskuussa käyttöönotto laajenee vaiheittain, muun muassa asuntotuotantotoimisto, kaupunkisuunnitteluvirasto, kiinteistöviraston tilakeskus ja Helsingin tukkutori ottavat vuosilomapalvelut käyttöön. Kari Kallio järjestelmäpäällikkö Hijat-tiimi Kuntien eläkevakuutuksen tarkastuskäynti Kuntien eläkevakuutus käy jäsenyhteisöissä rutiininomaisesti tarkistamassa sille ilmoitettuja tietoja. Kunnallisen eläkelain mukaan jäsenyhteisö on velvollinen ilmoittamaan eläkevakuutukselle eläkelain piiriin kuuluvien palkansaajien palvelussuhteet ja ansiot. Kuntien eläkevakuutus kävi rutiinitarkastuksella Helsingissä 9. 20.3.2009. Tarkastuksen kohteena olivat kunnallisen eläkelain piiriin kuuluminen, palvelussuhteiden ilmoittaminen rekisteriin, eläkkeen perusteena olevat ansiot ja muut työnantajan maksuvelvollisuuteen liittyvät seikat. Tarkastuksia tehtiin seuraavissa virastoissa ja laitoksissa: Helsingin Energia, Helsingin Satama, kaupunkisuunnitteluvirasto, Korkeasaari, kulttuuriasiainkeskus, liikennelaitos, opetusvirasto, kaupunginorkesteri, Palmia, pelastuslaitos, rakennusvirasto, sosiaalivirasto, terveyskeskus ja ympäristökeskus. Lisäksi tarkastettiin taloushallintopalveluun keskitetty palkkioiden maksatus. Kari Kallio järjestelmäpäällikkö Hijat-tiimi Tositteiden skannaushaasteista Maksuliikenteeseen tulee päivittäin reskontran ulkopuolisia maksuosoituksia sekä muistiotositteita, joihin on liitetty kuitteja ja tositteita. Me skannaamme ne täällä tositteen liitteiksi. Pyydämme ystävällisesti, että: n liitteitä ei niitata yhteen, vaan käytetään klemmaria. n pienet kuitit teipataan A4-arkille siten, että teippi ei ylitä paperin reunoja, vaan niille jää tilaa. Niittien poistaminen ja teippausten korjaaminen siten, että ne eivät skannerissa jumiudu, vie meiltä paljon työaikaa. Toivomme, että huomioisitte pyyntömme, ja meille jää enemmän aikaa varsinaiseen laskujen maksuun ja tositteiden kirjaamiseen. Kiittäen Maksuliikenne tiedottaa 2 2009 6
Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Heli-intra > Palvelukeskukset > Talpa l Heli-intra > Talous Internetissä l www.hel.fi / talpa Koulutustilaisuuksia l l Virastojen palkanlaskennan vastuuhenkilöt ja prosessiryhmän jäsenet ovat tervetulleita yhteiseen tilaisuuteen tiistaina 15.9.2009 Meritalon auditorioon. Kutsu lähetetään lähempänä tilaisuutta. Kansainvälisen kaupan arvonlisävero uudistuu 1.1.2010. Talpa järjestää koulutustilaisuuden Meritalossa torstaina 22.10.2009 iltapäivällä. Kutsu ja ohjelma lähetetään alkusyksystä. Henkilöuutisia Kirjanpito- ja maksuliikenne l Taloussihteeri Raili Kaareskorpi on elokuun loppuun asti sosiaalivirastossa taloussuunnittelijana. l Maksuliikennesihteeri Sinikka Salmi on jäänyt eläkkeelle työskenneltyään Helsingin kaupungin palveluksessa 35 vuotta. Sinikan töitä jatkavat Outi Lilja (Kavin pääkassan osalta) ja Mirka Joutsalo (pääpankkitilit). Hyvää kesää kaikille Hallinto l Pirkko Tiainen on palannut 1.4. kaupunkitasoisesta sähköisen työpöydän projektista Talpaan tietohallintosuunnittelijan tehtäviin. Talpa on pilottina sähköisen työpöydän projektissa, ja projektin vetäminen kuuluu Pirkon tehtäviin. tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Taloushallintopalvelu Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Kati Toikka, Pirkko Tiainen Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute talpa.asiakastiedote@hel.fi Taloushallintopalvelu tiedottaa -asiakastiedote ilmestyy vuoden 2009 aikana neljä kertaa. Seuraavat tiedotteet ilmestyvät: l Syyskuu vko 38 l Joulukuu vko 49 tiedottaa 2 2009 7
LUKIJALLE Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 3 16.9.2009 Lukijalle... 1 Talpan yhteystiedot osastoittain... 2 LASKE-esiselvitysprojekti päätökseen työ jatkuu... 5 Vastuu prosesseista on yhteinen... 6 Vaadi toimittajalta verkkolaskua... 7 Asiakasnäkökulmaa kehitystyöhön... 7 Terveiset M2-tiimiltä... 8 Talpan käyntiosoite muuttuu marraskuussa... 8 Tavoitteena läpinäkyvä hinnoittelu... 9 Koulutustilaisuuksia... 9 Henkilöstö... 9 TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE Ollaan yhteydessä! Syksy on saapunut ja työt käynnistyneet taas toden teolla. On jälleen aika miettiä kaupungin yhteisiä talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja ja niiden kehittämistä. Vireillä on monia tärkeitä kehittämishankkeita, joista haluamme pitää asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme ajan tasalla. Henkilöstöhallinnon puolella satsataan poissaolotietojen sähköiseen käsittelyyn. Vuosilomien käsittelyyn sähköisesti siirrytään asteittain tästä syksystä lähtien. Muiden poissaolojen käsittely saadaan tuotantokäyttöön ensi vuoden alussa. Poissaolojen sähköinen käsittely tulee vähentämään manuaalityötä sekä asiakasvirastoissa ja -liikelaitoksissa että Talpassa. Verkkopalkan käyttöönottoa vauhditetaan. Taloushallinnon puolella suurin kehittämishanke tulee olemaan uusien AdeEko+ - ja ProE-tietojärjestelmien korvaaminen uudella tietojärjestelmällä. Syksyn aikana tarkennetaan keväällä esitutkimusprojektissa tehtyjä vaatimusmäärittelyjä ja määritellään, mitä seurantakohteita järjestelmässä tulee käsitellä. Määrittelyssä huomioidaan Helsinki-konsernin, kaupungin sekä yksittäisen viraston, liikelaitoksen ja tytäryhteisön tarpeet. Sähköisen laskutuksen yleistymistä tuetaan sekä saapuvien että lähtevien laskujen osalta. Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ovat asiakasvirastojen ja -liikelaitosten ja Talpan yhteisiä prosesseja. Kumpikaan osapuoli ei pysty yksin tehostamaan näitä prosesseja niin, että kaupungin kokonaisetu toteutuisi. Siksi on tärkeää, että tavoitteet prosessien kehittämiselle sovitaan yhdessä. Tähän liittyy sekä henkilöstökeskuksen että talous- ja suunnittelukeskuksen roolien selventäminen prosessien kehittämisessä, tästä aiheesta lisää joulukuun asiakastiedotteessa. Prosessit eivät kehity eikä palvelu suju, jos yhteistyö ei toimi. Yhteistyön edellytys taas on, että tiedetään ja tunnetaan yhteistyökumppani. Kevään seurantakokouksissa kävi ilmi, että asiakkaat eivät aina tiedä kenen puoleen Talpassa kääntyisivät prosessikysymyksissä. Tämän tiedotteen yhtenä aiheena on virastojen prosessivastuuhenkilöt, myös Talpan osastokohtaiset yhteystiedot kerrataan. Yhteystiedot Heli-intrassa ja Talpan internet-sivuilla pyritään pitämään jatkuvasti ajan tasalla. Teemme tiivistä yhteistyötä myös puhelinvaihteen kanssa, jotta tiedustelut ohjautuisivat oikeille henkilöille. Yhä enemmän tiedonkulku siirtyy sähköiseksi ja verkkoon. Talpa on pilottina mukana koko kaupungin hankkeessa, jossa Heli-intra korvataan Helmillä, sähköisellä työpöydällä. Talpassa Helmiä on rakennettu asiakasnäkökulmaa painottaen ja odotamme siitä tehokasta ja vuorovaikutteista välinettä pitää yhteyttä asiakkaisiimme. Syksyn toimintaamme tulee vaikuttamaan muutto uusiin toimitiloihin. Olemme suunnitelleet muuton siten, että se vaikuttaa mahdollisimman vähän palvelutoimintaamme. Muuttopäivinä tavoitettavuus tulee kuitenkin vääjäämättä kärsimään. Toivomme, että otatte rohkeasti meihin yhteyttä kaikissa Talpan palveluja ja prosessien kehittämistä koskevissa kysymyksissä. Työniloa syksyyn toivottaen Tuula Jäppinen toimitusjohtaja
Talpan yhteystiedot osastoittain Maksuliikenne Laskutus Talpan maksamat epäselvät suoritukset Maksuliikenteen asiakaspalvelunumerossa 310 25233 vastataan puheluihin arkisin kello 8.15 16.00. Sama numero toimii myös virastojen yhteyspuhelimena, koska varsinaisia virastoyhteyshenkilöitä ei ole erikseen nimetty. Maksuliikenteen järjestelmäasioissa eli Baswaren Maksuliikenne-, Palvelukassa- IHB-, Finance-järjestelmät ja eofficearkisto yhteyshenkilöt ovat: n Taina Purhonen, puh. 310 25221 n Helena Tunttunen, puh. 310 25213. Maksuliikenne-yksikön palveluvastaava on n Tuula Autio, puh. 310 25171. Laskutus-palvelualue Laskutuksen palvelualueella hoidetaan kaikkien virastojen laskutus, olipa kyseessä sähköisesti vastaanotettu laskutustiedosto tai lomakemuodossa meille toimitettu laskutuspyyntö. Laskutuksen palveluvastaavana toimii Päivi Lahti, puh. 310 25297. Palvelunumeromme ovat: n 310 25300, Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen asiakasmaksut n 310 25630, Kaikki muu laskutus n Faksi 310 25355 n Sähköposti talpa.laskutus@hel.fi Perintä-palvelualue Perinnän palvelualueella hoidetaan kaikkien Helsingin kaupunkien virastojen saatavien perintä, velkajärjestelyasiat sekä luottotappioesitysten laadinta. Perinnän palveluvastaavana toimii Anita Andsten, puh. 310 25324. n Perinnän asiakaspalvelunumero on 310 25310 n Faksi 310 25295 n Sähköposti talpa.perinta@hel.fi Suoritukset ja täsmäykset -palvelualue Suoritukset ja täsmäykset -palvelualueella hoidetaan laskutuksen pankkitilit, suoritukset myyntireskontraan, täsmätään tilit ja laaditaan liikamaksutapauksissa maksuosoitukset asiakkaille. Palvelualueen palveluvastaavana toimii Ann-Mari Katainen, puh. 310 25301. Palvelualueen asiakaspalvelunumero 310 25540 otetaan käyttöön lähiaikoina. n Faksi 310 25325 n Sähköposti talpa.suoritukset@hel.fi Erillispalvelut -palvelualue Palvelualueella hoidetaan mm. vapaakorttien myöntäminen sosiaali- ja terveydenhuollon maksukaton täyttyessä, tulosidonnaisten maksujen ja harkinnanvaraisten maksun alennusten valmistelu, hammashuollon palveluseteli -toimintaan liittyvät asiantuntijatehtävät sekä erilaiset laskutukseen tai asiakastietoihin liittyvät tallennustehtävät. Palvelualueen palveluvastaavana on toiminut Sari Hallikainen, seuraajaa etsitään parhaillaan. Palvelualueen yhteinen asiakaspalvelunumero on 310 25350. Numeroon soitettaessa asiakkaan tulee valita haluamansa palvelu näppäilemällä (1) maksukattoasiat, (2) hammashoidon ostopalvelulaskutus, (3) tulosidonnaisten maksujen määrittely tai (4) kotipalvelun, palveluasumisen tai kehitysvammahuollon laskutus. n Faksi 310 25345 n Sähköposti talpa.erillispalvelut@hel.fi Laskutuksen tietojärjestelmät -palvelualue Palvelualueella hoidetaan Pro elaskutusjärjestelmään ja AdeEko+ myyntireskontraan liittyvät tehtävät. Palvelualueen esimiehenä toimii järjestelmävastaava Seija Rantamäki, puh. 310 25291. n Faksi 310 25345 n Sähköposti talpa.laskutuksentietojarjestelmat@hel.fi Laskutuksen yleiset ja yhteiset asiat Laskutuksen toiminnasta vastaa ja palvelupäällikkönä toimii Elina Tirkkonen, puh. 310 25290. n Faksi 310 25295 n Sähköposti elina.tirkkonen@hel.fi tiedottaa 3 2009 2
Ostolaskut talpan yhteystiedot Ostolaskuosastolla toteutettiin vuoden 2009 alussa organisaatiomuutos. Ostolaskuosasto jakaantuu nyt viiteen palvelualueeseen: 1. Ostolaskujen perustiedot ja toistuvaislaskut 2. Ostolaskujen täsmäys ja kierrätys I 3. Ostolaskujen täsmäys ja kierrätys II 4. Ostolaskujen täsmäys ja kierrätys III 5. Ostolaskujen kirjanpidon siirrot ja oikaisut Ostolaskujen perustiedot ja toistuvaislaskut -palvelualue vastaa paperisten ostolaskujen vastaanotosta, laskuvaatimusten tarkistamisesta ja laskujen skannauksesta BIP-järjestelmään. Tavoitteena on, että kaikki ostolaskut tulevat suoraan taloushallintopalveluun ja että ne skannataan järjestelmään yhden päivän sisällä saapumisesta. Laskuihin syötetään perustiedot tällä palvelualueella. Toistuvaislaskujen käsittelyyn tarkoitetun CM-sovelluksen hallinnointi on myös tämän palvelualueen vastuulla. Laskun pyytäminen toistuvaislaskukäsittelyyn tapahtuu BIP-sovelluksessa CM-pyyntö-painikkeella. Ostolaskujen täsmäys ja kierrätys -palvelualueet I, II ja III vastaavat ostolaskujen täsmäyksestä tilauksiin ja vastaanottoihin sekä tarvittaessa laskujen kierrättämisestä laskujen tarkastajilla ja hyväksyjillä. Nämä palvelualueet vastaavat myös ostolaskuihin liittyvästä asiakasneuvonnasta. Täsmäys ja kierrätys I vastaa keskushallinnon ja sivistystoimen, II sosiaaliviraston ja III terveyskeskuksen ja teknisten toimialojen virastojen ja liikelaitosten ostolaskuista. Tarkemmat yhteystiedot löytyvät Heli-intrasta kohdasta Palvelukeskukset, Talpa Taloushallintopalvelu, Talpan yhteystiedot. Ostolaskujen kirjanpidon siirrot ja oikaisut -palvelualue vastaa automaattisesti täsmänneiden, manuaalisesti täsmättyjen sekä tarkastus- ja hyväksymiskierrolta tulevien laskujen lopputarkastuksesta ja siirrosta ostoreskontraan ja kirjanpitoon. Osa laskuista voidaan myös lähettää edelleen kiertoon selittävällä kommentilla varustettuna. Siirrot ja oikaisut palvelualue vastaa myös ostolaskuihin liittyvien muistioiden tallennuksesta. Ostolaskuihin liittyvät oikaisutositteet voi lähettää sähköpostilla osoitteeseen talpa.ostolaskut@hel.fi tai suoraan palvelualueen työntekijälle (yhteystiedot kuten edellä). Siirrot ja oikaisut -palvelualueen tehtäviin kuuluu myös ostovelkatilien täsmäytys kuukausittain sekä tilinpäätöstehtävät. BIP-järjestelmä eli ostolaskujen kierrätysjärjestelmä kuuluu myös Ostolaskuosastolle. Järjestelmän käyttäjähallintoa hoitaa Baswaren SaaS-palvelu, jonne käyttäjäilmoitukset tehdään virastojen ja liikelaitosten BIP-yhteyshenkilöiden välityksellä. Luettelo BIP-yh- dyshenkilöistä löytyy Heli-intrasta kohdasta Palvelukeskukset, Talpa Taloushallintopalvelu, Taloushallinnon ohjeet, Ostolaskujen ohjeet, Asiakasvirastojen BIP-yhteyshenkilöt. Ostolaskujen ohjeiden alta löytyy lisäksi mm. BIP-käyttöohjeita, prosessiohjeita ja luettelo laskutusosoitteista. Siellä on myös linkki BIPkäytön tukeen. Sovelluksen käytön neuvontapuhelin on 310 21219. Tekniset ongelmat, virhetilanteet ja verkkotunnusten muutokset voi ilmoittaa Suvi Nybergille, p. 310 25185, suvi.nyberg@hel.fi tai Jarkko Kujalalle, p. 310 25204, jarkko.kujala@hel.fi. Perustiedot ja toistuvaislaskut: Laskujen vastaanotto, skannaus, CM sopimukset Täsmäys ja kierrätys: Laskujen kiertoon lähetys, täsmäytys Kosti tilauksiin ja esitiliöinti Palvelualue I: Asiakkaat: opetusvirasto, Arbis, Sto, tarkastusvirasto, tietokeskus, Talpa, Taske, keskusvaalilautakunta, Kulke, liikuntavirasto, kaupunginkirjasto, nuorisoasiainkeskus, Heke, Oiva, taidemuseo, Zoo, orkesteri, Halke Palvelualue II: Asiakkaat: sosiaalivirasto Palvelualue III: Asiakkaat: terveyskeskus, kiinteistövirasto, Ksv, pelastuslaitos, Att, ympäristökeskus, MetropoliLab, tukkutori, hankintakeskus, rakennusvalvontavirasto kiinteistövirasto, Ksv, pelastuslaitos, Att, ympäristökeskus, MetropoliLab, tukkutori, hankintakeskus, rakennusvalvontavirasto Kirjanpidon siirrot ja oikaisut: Laskujen lopputarkistukset ja siirto AdeEkoon, muistiotositteiden tallennus, ostoreskontran täsmäytys Asiakkaat tiedottaa 3 2009 3
Palkanlaskenta Palkanlaskentaosasto vastaa hoitamiensa palkkojen, palkkioiden ja kaupungin vanhan eläkejärjestelmän mukaisten eläkkeiden maksamisesta sekä palvelussuhdetietojen ja vakanssirekisterin ylläpidosta. Osasto huolehtii myös palkkakirjanpitoon liittyvistä tehtävistä, työantajatilityksistä ja viranomaisilmoituksista. Osastolla ylläpidetään ja kehitetään henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä ja vastataan niiden pääkäyttäjätehtävistä. Tehtäviin kuuluu myös henkilöstöhallinnon raportoinnin ja tilastointijärjestelmien ylläpito ja kehittäminen. Palkanlaskentaosasto huolehtii myös työmatkaseteleistä. Jokaisella palvelualueella on oma sähköpostisoitteensa ja yhteydenottoja toivotaan mahdollisuuksien mukaan ensisijaisesti sähköisesti. Mikäli asia edellyttää asiointia puhelimitse, ota yhteys oman palkanlaskijasi puhelinnumeroon tai Taloushallintopalvelun vaihteeseen 310 2500. Palvelualue 1 Sosiaaliviraston lasten päivähoidon henkilöstön palkanlaskenta n Postiosoite PL 241, 00099 Helsingin kaupunki n Faksi 310 25392 n Sähköposti talpa.palkat-palvelualue1@hel.fi n Palvelualueen esimies on Leena Itkonen Palvelualue 2 Sosiaaliviraston lapsiperheiden palveluiden henkilöstön palkanlaskenta n Postiosoite PL 242, 00099 Helsingin kaupunki n Faksi 310 25400 (muuton jälkeen 310 25392) n Sähköposti talpa.palkat-palvelualue2@hel.fi n Palvelualueen esimies on Pirjo Enckell, sijaisena Maarit Kinnunen 31.12.2009 saakka talpan yhteystiedot Palvelualue 3 Sosiaaliviraston aikuisten palveluiden henkilöstön palkanlaskenta n Postiosoite PL 231, 00099 Helsingin kaupunki n Faksi 09 310 25550 n Sähköposti talpa.palkat-palvelualue3@hel.fi n Palvelualueen esimies on Seija Björklund Palvelualue 4 Sosiaaliviraston vanhusten palveluiden sekä hallinto- ja kehittämiskeskuksen henkilöstön palkanlaskenta n Postiosoite PL 231, 00099 Helsingin kaupunki n Faksi 310 25400 (muuton jälkeen 310 25381) n Sähköposti talpa.palkat-palvelulalue4@hel.fi n Palvelualueen esimies on Ritva Viitanen Palvelualue 5 Terveyskeskuksen hammashuollon, hallinto- ja palvelukeskuksen sekä psykiatrian henkilöstön palkanlaskenta n Postiosoite PL 242, 00099 Helsingin kaupunki n Faksi 310 25400 n Sähköposti talpa.palkat-palvelualue5@hel.fi n Palvelualueen esimies on Kaarina Järvinen Palvelualue 6 Terveyskeskuksen terveysasemien ja akuuttisairaaloiden henkilöstön palkanlaskenta n Postiosoite PL 242, 00099 Helsingin kaupunki n Faksi 310 25500 n Sähköposti talpa.palkat-palvelualue6@hel.fi n Palvelualueen esimies on Päivi Quandt Palvelualue 7 Terveyskeskuksen kotihoidon ja pitkäaikaissairaaloiden henkilöstön palkanlaskenta n Postiosoite PL 242, 00099 Helsingin kaupunki n Faksi 310 25500 n Sähköposti talpa.palkat-palvelualue7@hel.fi n Palvelualueen esimies on Mirja Kiikonen Palvelualue 8 Opetusviraston henkilöstön palkanlaskenta n Postiosoite PL 243, 00099 Helsingin kaupunki n Faksi 310 25450 n Sähköposti talpa.palkat-palvelualue8@hel.fi n Palvelualueen esimies on Heidi Pasanen Palvelualue 9 Kaupunginkirjaston, pelastuslaitoksen ja suomenkielisen työväenopiston henkilöstön palkanlaskenta n Postiosoite PL 243, 00099 Helsingin kaupunki n Faksi 310 25450 n Sähköposti talpa.palkat-palvelualue9@hel.fi Liikuntaviraston ja nuorisoasiainkeskuksen henkilöstön palkanlaskenta n Postiosoite PL 231, 00099 Helsingin kaupunki n Faksi 310 25381 (muuton jälkeen 310 25450) n Sähköposti talpa.palkat-palvelualue9@hel.fi n Palvelualueen esimies on Riitta Hietala tiedottaa 3 2009 4