Hallinnon ja toiminnan kehittäminen hanke (HAKE) Tulevaisuuden Kela on yksi yhtenäinen toiminnallinen kokonaisuus. Kelan organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä tukevat strategian toteutumista ja asiakaslähtöistä toimintaa. 1
Tulevaisuuden Kela Hanke on ollut Kelan historian suurimpia ellei suurin toiminnan ja organisaation uudistus Hallinnon ja toiminnan kehittäminen hanke (HAKE) 1.9.2013 31.12.2014 eteni asetetussa aikataulussa Hallinnon ja toiminnan toteuttaminen -hanke (HAKE) 1.1.2015-31.12.2017 on edennyt niin, että hanke on saatu päätöksen ja uusi organisaatio- ja toimintamalli on voimassa 1.1.2016, jolloin hanke päätettiin 2
Parasta palvelua, sosiaalista turvaa ja elämän voimaa (Kelan visio) Kelan lähtökohdat hallinnon ja toiminnan kehittämiselle Saavuttaaksemme asettamamme vision, meidän tulee uudistua jatkuvasti. Meidän on otettava huomioon muualla yhteiskunnassa oleva kehitys Haluamme varmistaa, että pystymme tarjoamaan parasta palvelua asiakkaille ja parantamaan suorituskykyämme. 3
4 Parempaa palvelua ja vaikuttavia ratkaisuja itsenäisen elämisen mahdollistamiseen (Lisäarvo asiakkaille) Toiminnallinen tavoite Toiminnallinen Toiminnallinen tavoite tavoite Toiminta yhteiskunnallisesti vaikuttavaa ja ennakoivaa Hyvä kilpailukyky tehtävien hoitamiseen Asiantunteva ja tehokas toimeenpano Kustannustehokas toiminta 4 11.1.2016 Yksikkö Otsikko Asiakas saa toimeentulon ja palvelut nopeasti ja oikein Asiakas saa Kelan palvelut läheltä ja helposti Yhdenmukainen palvelu asuinpaikasta ja etuudesta riippumatta Toimivat prosessit asiakasnäkökulmasta Ennakoivampaa asiantuntijatukea sosiaaliturvan vaikuttavuuden vahvistamiseen sekä innovaatioita ja valmiuksien kehittämistä nykyisten ja uusien tehtävien tehokkaaseen ja vaikuttavaan toimeenpanoon sekä tuottavuuden parantamiseen. (Lisäarvo sidosryhmille ja omistajille) Selkeyttä ja johdonmukaisuutta toiminnan ohjaukseen ja johtamiseen sekä sisäisten palveluiden järjestämiseen ja toimintaedellytysten luomiseen. (Lisäarvo sisäisille asiakkaille) Toiminnallinen tavoite Kelaa johdetaan toiminnallisena ja taloudellisena kokonaisuutena Selkeät toimivalta- ja vastuusuhteet Matala organisaatiorakenne Kustannustehokkaat toiminnalliset kokonaisuudet, toimivat prosessit ja palvelulähtöiset liittymäpinnat
Hallituksen päätökset HAKE -hankkeeseen liittyen Vuosi 2013 13.6. strateginen hankesalkku, hallinnon ja toiminnan kehittäminen -hanke 1.9.2013 31.12.2014 10.10. hallitus hyväksyi hankesuunnitelman siinä olevine linjauksineen Vuosi 2014 17.1. Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 10 :n muutos, kaksiportainen hallinto 1.1.2015, Kelan hallituksen päätös 17.11.2011 tavoite kaksiportainen hallinto 1.1.2015 ja Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 10 :n muutosesityksen käynnistäminen 20.3. hallituksen päätös väliaikainen Palvelun toimittaminen yksikkö 1.1.2015 lukien enintään 31.12.2017 20.11. strateginen hankesalkku, hallinnon ja toiminnan toteuttaminen -hanke 1.1.2015-31.12.2017 18.12. hallituksen päätös, 6 tulosyksikköä ja viisi vakuutuspiiriä etuusyksikössä, jotka muodostavat paikallishallinnon sekä Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 10 muutosesitys 5
Vuosi 2015 11.6. strateginen hankesalkku hallinnan ja toiminnan toteuttaminen - hanke 1.1.2015-31.12.2017 Kelan uusi työjärjestys 1.1.2016 hallinnollisen toimivaltapäätöksen soveltaminen organisaatiouudistuksen nimityspäätöksissä 27.8. tulosyksiköiden johtajien nimittäminen 1.1.2016 vakuutuspiirien muutokset 1.1.2016 22.10. hallituksen päätös toimivallasta hallinnollisissa asioissa 1.1.2016 (ei 24 ) 2013 2015 hallituksen kokouksissa pääjohtaja on säännöllisesti informoinut HAKE hankkeen etenemisestä ja asioista ja hallitus on voinut keskustalla niistä ja antaa palautetta. Myös valtuutettuja ja tilintarkastaijia on informoitu säännöllisesti. 6
Kelan toiminnallisten kokonaisuuksien organisoituminen (Kelan hallitus 18.12.2014) Sisäinen tarkastus Johdon esikuntapalvelut Etuuspalvelut sisältäen viisi vakuutuspiiriä, jotka muodostavat Kelan paikallishallinnon Asiakkuuspalvelut Strateginen johtaminen Strateginen kehittäminen Strateginen talous ja sijoitustoiminta Strateginen HR Tulosohjaus Toimielimet Johdon tuki Yhteiskunnallinen vaikuttaminen Omien toimintojen kehittäminen Etuusprosessien johtaminen Etuuskäsittelyn johtaminen Etuusratkaisutyö Etuuslainsäädännön kehittäminen, etuustuotteen ja palvelujen sisällön määrittäminen Sidosryhmäyhteistyö ja kumppanuuksien hallinta Omien toimintojen kehittäminen Asiakkuuksien johtaminen Palvelutyön johtaminen Asiakaspalvelu ja palveluohjaus eri palvelukanavissa Sidosryhmäyhteistyö ja kumppanuuksien hallinta Omien toimintojen kehittäminen Kehittämispalvelut Tietojärjestelmien tilaajavastuu, määrittely, kehittäminen ( sis. Arkki-hanke) ja testaus Tietohallintotoiminnot Palvelukanavien tilaajavastuu, määrittely ja kehittäminen Projektitoiminnan hallinta (Toiminnan kehittämisen johtaminen) Omien toimintojen kehittäminen ICT-palvelut ICT-palveluiden tuottaminen Projektien toteuttaminen Tilaajayhteistyö Omien toimintojen kehittäminen 7 Yhteiset palvelut 11.1.2016 Henkilöstöpalvelut Talouspalvelut Tiedon tuottamisen palvelut (sisältää mm. viestintä- ja tutkimuspalvelut) Hallinto- ja kiinteistöpalvelut Omien toimintojen kehittäminen
Kelan organisaatio 2015 Valtuutetut Tilintarkastajat Hallitus Pääjohtaja Liisa Hyssälä Johtaja Helena Pesola Johtaja Mikael Forss Hallinto-osasto Eläke- ja toimeentuloturvaosasto Aktuaari- ja tilasto-osasto Sisäinen tarkastus Talousosasto Kenttäosasto Henkilöstöosasto Terveysosasto IT-osasto Palvelun toimittaminen -yksikkö Kanta-palvelutyksikkö Vakuutuspiirit Erityisyksiköt Palveluosasto Tietohallintoosasto 8 Tutkimusosasto
9 1.1.2016
2015 HAKE-hankkeen etenemissuunnitelma 2015 1-3 4-6 7-9 10-12 2016 Ohjaus- ja hankeryhmätyöskentely Toimintojen tarkka kuvaus Organisaatiorakenne Toimeenpanon suunnittelu- ja toteutusprojektit Projektien keskeisimmät tehtävät 1.2-31.12.2015: Toimintamallien ja ohjeiden laatiminen Kela-laajuisesti ja yksiköiden sisäisesti Joustava resurssien käytön menettelyt Kela-laajuisesti ja yksiköiden sisäisesti Ehdotus tulossopimuksesta Riskianalyysi Toimirakenne ja toimenkuvat Toimitila-asiat Valmisteluprojekti Tietojärjestelmien toteutusprojekti Henkilöstöasiat -projekti Henkilöstölinjausten valmistelu Tehtävien täyttöä koskevat periaatteet Nimikkeet Tehtävien vaativuudenarviointi-järjestelmän kehittäminen Uusien toimien kiinnitys (2016 lukien) Työyhteisöviestintä, YT-menettelyn pelisäännöt, nykyisten esimiesten tuki ja uusien esimiesten valmennus Johtamisjärjestelmä, Kelan työjärjestys, yksiköiden työjärjestysten koordinointi, toimivalta Kuntien kuuleminen ja yksityiskohtainen päätös vakuutuspiireistä Kela-lain muutos Tulossopimusten valmistelu Nimistötyöryhmä Viestintä 10 Riskienhallinta
HAKE ja henkilöstöasiat Henkilöstöasiat toteutettiin suunnitelmallisesti Ilmoittautumismenettely toteutettiin porrastetusti 3.8.-30.10.2015 Ilmoittautumismenettelyn piirissä oli yhteensä 427 tehtävää, joista 345 on esimiestehtäviä ja 82 asiantuntijatehtäviä. Nämä on valittu. Tulosyksiköiden henkilöstösuunnittelu sitä täydentävä ilmoittautumismenettely toteutettiin aikataulussa. Tiedot ilmoittautumismenettelyn tulevista toimista julkaistiin Sinetissä 15.6. ja erekryssä elokuun alussa Yt-keskustelut organisaatiomuutoksesta henkilöstön kanssa alkoivat 15.6. Kaikki toimihenkilöt ovat kiinnitetty uuteen organisaatioon Muutosvalmennukset toteutettiin Esimiesten muutosvalmennukset alkoivat keväällä ja jatkuivat syyslokakuussa. Syksyn valmennusten teemoina olivat johtaminen muuttuvassa tilanteessa ja havainnointiherkkyys esimiestyössä. Valmennuksesta sai työkaluja teemojen käsittelyyn omassa tiimissä. 11
HAKE ja tietojärjestelmät Organisaatiouudistuksen yhteydessä käyttöönotettiin määritellyillä organisaatiomuutostiedoilla päivitetyt tietojärjestelmät. Työssä oli mukana lähes 300 henkilöä käyttöönotossa 160 henkilöä ml. varallaolot työtä tehty yhteensä n. 25 000 tuntia (~ 3500 htp) 12
Viestintä toimeenpanon tukena Suunnitelmallinen ja vuorovaikutteinen työyhteisöviestintä hankkeen alusta alkaen Seuranta joka hankeryhmän kokouksessa Henkilöstölehti Yhteispeli 4 krt vuodessa Hankeviestintä, muutosviestintä Esimiesten HAKE-tiedote sähköpostilla Menossa Kelassa sisäinen uutiskirje Sinetti-intranetin hyödyntäminen Uutiset ja kommentointi Blogi-kirjoitukset Videot (kysy pääjohtajalta muutoksesta), videohaastattelut, piirrosvideo Uuden organisaation lähestyessä lisää tukea muutoksen ja tunteiden käsittelyyn Esimiesten muutosvalmennus (HR) Sinetin juttusarja muutosta tukemaan Seuraavaksi media- ja sidosryhmäviestintä 13
Hankkeen tulevaisuus Hallinnon ja toiminnan toteuttaminen hanke (HAKE) päätettiin strategisena hankkeena 1.1.2016 lukien. Tietojärjestelmät-projekti jatkaa työtään 31.3.2016 saakka varmisten tietojärjestelmien toimivuuden vuodenvaihteen yli. Toimeenpanoa asetettujen tavoitteiden toteuttamiseksi jatketaan linjaorganisaatiossa ja kokonaisonnistumista varmistetaan Kelan johtoryhmässä sekä Kelan laajennetussa johtoryhmässä 1.1.2016 lukien. 14
Kiitos