Ohjelmajohtamisen kehittäminen Valtuuston strategiaseminaari, Hotelli Korpilampi Ohjelmajohtaja Päivi Hoverfält
Mitä on ohjelmajohtaminen? Ohjelmajohtaminen on tapa organisoida ja johtaa merkittäviä muutoksia kehitysohjelmien avulla. Kehitysohjelma on määräaikainen projekteista ja toimenpiteistä muodostuva kokonaisuus, jota johdetaan koordinoidusti merkittävän muutoksen (strategisen päämäärän) saavuttamiseksi. 2
Mitä ohjelmajohtamisella tavoitellaan: Kaukonäköistä ja laaja-alaista vaikuttavuutta Näkyvää keskittymistä tärkeimpiin asioihin Poikkiorganisatorista yhteistyötä ja tekemistä Kehittämiskokonaisuuksien hallittavuutta ja ohjattavuutta Systemaattisuuden ja joustavuuden tasapainoa Konkreettisia keinoja strategian toimeenpanoon 3
Ohjelman hyötytavoitteet ohjaavat ohjelman toteuttamista Vaikutukset, hyödyt Ohjelma muotoutuu toimintaympäristön muutosten mukana Ohjelman visio ja hyötytavoitteet Ohjelma koostuu projekteista ja toimenpiteistä aika 2013 2016 Lähde mukaillen: Suomen Projekti-Instituutti Oy 4
Poikkihallinnolliset kehitysohjelmat Espoossa Toimivat osana Espoo-tarinan toimeenpanoa Vauhdittavat uusien ratkaisujen aikaansaamista valtuustokauden tärkeimpiin haasteisiin Tavoitteena on aikaansaada laaja-alaista vaikuttavuutta ohjelma-alueilla Kokoavat kaupungin projektitoimintaa ja niihin käytettäviä resursseja Ohjelmien johtaminen eroaa linjajohtamisesta, mutta niillä on useita rajapintoja 5
Espoon poikkihallinnolliset kehitysohjelmat Toimialat linjajohtaminen Konserniyhteisöt linjajohtaminen Kehitysohjelmat ohjelmajohtaminen Nuorten elinvoimaisuus Ikääntyvä Espoo Osallistuva Espoo Kestävä kehitys Kilpailukyky, innovatiivisuus ja yrittäjyys 6
Espoon ohjelma- ja projektijohtamisen kehittämisprojekti EsPron kokonaisuus Prosessit ja työtavat Tehtäväkokonaisuus 1: Käsitteiden määritteleminen Tehtäväkokonaisuus 2: Projektinjohtamismallin kehittäminen Tehtäväkokonaisuus 3: Ohjelmajohtamisen mallin kehittäminen Ohjelmistot ja työkalut Tehtäväkokonaisuus 5: Projekti- ja ohjelmajohtamisen mallien käytön suunnittelu ja toteutus sähköisillä työskentelytavoilla Osaaminen Tehtäväkokonaisuus 6: Projektimallin käyttöönotto (lanseeraus, valmennukset) Ohjelmajohtamisen mallin käyttöönotto (lanseeraus) Toimintaedellytykset ja tuki Tehtäväkokonaisuus 4: Projektitoimiston perustaminen (ylläpito, tuki, jatkokehitys) 7
Ohjelmajohtamisen malli sisältää mm. Ohjelmajohtamisen käsitteet Kehitysohjelman johtamisen roolit ja vastuut Kehitysohjelman elinkaaren vaiheet Päätöksenteko sekä projektien ja toimenpiteiden valinta Kehitysohjelman seuranta, raportointi ja ohjaus Viestinnän periaatteet Kehitysohjelman arvioinnin periaatteet Kehitysohjelman johtamisen dokumenttipohjat ja työkalut 8
Rooli Kehitysohjelman johtamisen roolit, luonnos Vastuu ja tehtävät Ohjelman omistaja Vastaa ohjelmasta ja sen hyötytavoitteista. Ohjelman ohjausryhmä Ohjelmapäällikkö Tehtäviä ja vastuita osallistuu ohjelman ohjausryhmään toimeenpanee ohjausryhmän päätökset raportoi ohjelmasta kaupungin johdolle Vastaa koko ohjelman etenemistä koskevien suunnitelmien valmistelusta ja ohjelman sisäisestä päätöksenteosta. Tehtäviä ja vastuita: ohjelman valmistelu ja vuosittainen ohjelmatason suunnittelu projektien priorisointi projektien etenemistä koskeva päätöksenteko ohjelman ja projektien edistymisen seuranta ja ohjaus Vastaa ohjelmakokonaisuuden päivittäisestä hallinnasta ja projektien koordinoinnista ja toimii ohjelman omistajan oikeana kätenä. Tehtäviä ja vastuita: projektipäälliköiden ohjaus projektien välisten yhteyksien ja riippuvuuksien koordinointi raportointi edistymisestä ohjelman omistajalle ja ohjausryhmälle ohjelmakokonaisuuden viestintä 9
Kehitysohjelman elinkaaren vaiheet valmistelun suunnittelun toteutuksen 10.6. 4.12. lopetustoimien lopettaa ohjelma Jälkiarviointi Ohjelmaidea Valmistelu Suunnittelu Toteutus Lopetus vuosi 1 vuosi 2 vuosi 3 Hyötyjen jälkiseuranta Kehitysohjelman sisältö: projektit ja toimenpiteet 10
Kehitysohjelman valmisteluvaiheen keskeisiä tehtäviä valmistelun suunnittelun toteutuksen lopetustoimien lopettaa ohjelma Jälkiarviointi 10.6. 4.12. Ohjelmaidea Valmistelu Suunnittelu Toteutus Lopetus vuosi 1 vuosi 2 vuosi 3 Hyötyjen jälkiseuranta Ohjelman tehtävän kirkastaminen ja hyötytavoitteiden Ohjelmakuvauksen asettaminen laadinta Ohjelman alustava organisointi (avainhenkilöt) Alustava sidosryhmä- ja riskianalyysi 11
Valmisteluvaiheen tuotoksena syntyy ohjelmakuvaus 1. Kehitysohjelman tausta ja yhteys Espoo-tarinaan 2. Nykytila ja visio tavoitetilasta kehitysohjelman kohdealueella 3. Kehitysohjelman hyötytavoitteet ja ehdotukset niihin liittyviksi mittareiksi 4. Kehitysohjelman konkreettiset tuotostavoitteet ja rajaukset 5. Keskeiset edellytykset ohjelman käynnistämiselle ja onnistumiselle 6. Kustannukset, rahoitus ja työmäärä 7. Ehdotus kehitysohjelman organisaatioksi 8. Kehitysohjelman sisältö (tunnistetut projektit ja toimenpiteet) 9. Kehitysohjelman päävaiheet ja karkea aikataulu 10. Tunnistetut riippuvuudet muihin ohjelmiin, projekteihin ja muuhun työhön 11. Tärkeimmät sidosryhmät 12. Merkittävimmät riskit 13. Ehdotus etenemistavaksi kehitysohjelman suunnittelussa Liitteet (esim. nykytila-analyysi, tavoitetilan tarkempi kuvaus, aikataulukaavio, kustannuslaskelma, suunnitteluvaiheen työsuunnitelma) 12
Ohjelmajohtamisen käyttöönoton haasteita: tunnistettuja syitä ohjelmien epäonnistumiseen 1. Ohjelman hyötytavoitteet jäävät liian abstrakteiksi eikä niitä kuvata mitattavalla tavalla. 2. Ohjelmalle ei osoiteta riittäviä resursseja (rahallisia ja henkilöresursseja). 3. Ohjelma ei saa riittävästi ylimmän johdon huomiota ja linjauksia. 4. Ohjelmalla ei ole selkeää asemaa ja toimivaltaa suhteessa muuhun toimintaan. 5. Ohjelma eristäytyy muusta toiminnasta ja sidosryhmistä. 6. Ohjelmaa ei johdeta vision ja hyötytavoitteiden kautta vaan ohjaus jää löyhäksi projektien koordinoinniksi. 7. Ohjelman johtajilta ja päätöksentekijöiltä puuttuu toimivaltaa tai rohkeutta päätöksentekoon ja priorisointiin. 8. Toimeenpano epäonnistuu puutteellisen projektien ohjausmallin tai heikon projektiosaamisen vuoksi. 9. Jatkuva arviointi, oppiminen ja uudistuminen unohtuu eikä ohjelma reagoi toimintaympäristön muutoksiin. 10. Tuotosten käyttöönottoon, muutosjohtamiseen ja tulosten ylläpitoon ei panosteta riittävästi. Lähde mukaillen: Aalto-yliopiston ohjelmajohtamisen kehitys- ja tutkimusprojekti STRAP PPO 2008 4.2.2013 13
Keinoja ohjelmajohtamisen onnistumiseen Espoossa Panostamme kehitysohjelmien valmisteluun, tavoitteiden asettamiseen ja organisoitumiseen Selkiytämme kehitysohjelmien roolin, tavoitteet, rajaukset ja rajapinnat suhteessa muuhun toimintaan Määritämme kehitysohjelmien etenemiselle ja ohjaukselle selkeän toimintatavan ja vuosirytmin Jaamme aktiivisesti kokemuksia ja hyviä käytäntöjä kehitysohjelmien välillä Arvioimme ja kehitämme ohjelmajohtamisen toimintamallia jatkuvan parantamisen periaatteilla 14