Tapahtumapalveluiden toimintasuunnitelma 2013 ja toteutuminen 1.1.-31.8.2013 Tapahtuma tarkoittaa tilaisuutta, jossa useamman henkilön muodostama ryhmä kokoontuu paikkakunnalle yhteisen nimittäjän takia, viipyen paikkakunnalla muutamasta tunnista muutamaan vuorokauteen ja käyttäen monipuolisesti hyväkseen paikkakunnan eri palveluja. Tapahtumapalveluiden avainprosessin avulla tuetaan Kuopiossa järjestettävien tapahtumien toteutusta, koordinoidaan tapahtumiin liittyvää kaupungin sisäistä toimintaa, osallistutaan kaupungin strategian mukaisesti kansallisten ja kansainvälisten tapahtumien hakuprosesseihin sekä kannustetaan tapahtumien järjestämiseen ja hakemiseen. Toiminnan visio vuoteen 2016: - Kuopio on maamme merkittävin ja monipuolisin tapahtuma- ja matkailualue vuonna 2016 - Kuopio on haluttu tapahtumakohde ja tunnettu vahvasta sitoutumisestaan tapahtumien tuotantoedellytysten kehittämisessä alueella. Kuopiossa on helppo ja vaivatonta tuottaa erilaisia tapahtumia. - Tapahtumat ovat Kuopion kaupungin viestinnän ja matkailumarkkinoinnin yksi kärkiteema - sidosryhmäverkosto toimii tiiviisti yhteistyössä tapahtumien suunnittelussa, tuotannossa ja uusien tapahtumien hankinnan edistämisessä Kuopion ja tahkon alueilla. - Tapahtumat, alueen yritykset, viranomaiset ja muut sidosryhmät toimivat saumattomasti yhteen tapahtumien tuotannoissa ja tapahtumien toimintaedellytysten edistämisessä. Tapahtumapalvelut on vastuualue Kuopion kaupungin organisaatiossa. Kuopion kaupungin hallinto ja palvelut on uudessa hallintomallissa organisoitu asiakaspalvelua ohjaavilla ja asiakaslähtöistä toimintaa tukevilla organisointiperiaatteella. Tapahtumapalveluiden vastuualueen lähivuosien toiminnassa painottuu erityisesti seuraavat asiat ns. strategiset suuntaviivat: - tapahtumien, yritysten, muiden sidosryhmien ja viranomaisyhteistyön tiivistäminen - uusien tapahtumien aktiivinen hankinta Kuopion alueelle - avaintapahtumien matkailullisen vetovoiman kasvattaminen - venäläiset tapahtuma-asiakkaat 1 Kuopio-Tahko tapahtumakaupungin kokonaiskuvan vahvistaminen Suunnitelma, tavoite Toteutus, seuranta 1.1.-31.8.2013 Tapahtumapalveluiden Tapahtumapalveluiden kehittämisjohtoryhmä kehittämisjohtoryhmä (advisory board, lyh. (Advisory board, lyh. AB) järjestäytyi ja täydentyi AB) jatkaa toimintansa ja hyväksyy Tahkon edustajalla. Toimintasuunnitelma vuodelle tehtävälleen toimintasuunnitelman, jota 2013, jossa on myös tapahtumakaupungin toteutetaan ja seurataan toteutumista. palvelulupaukset, valmistui, ja julkaistiin kaupungin Kokoonpano: kaupungilta tapahtuma-palveluiden tapahtumajärjestäjien nettisivuilla. johtaja, matkailujohtaja, markkinointijohtaja sekä AB:n toiminta on osoittautunut tarpeelliseksi ja taiteen, viihteen ja urheilualan sekä Nilsiän toimivaksi. tapahtumien avainhenkilöitä. 1
1) Palvelulupaus tapahtumajärjestäjille: Tavoitetason lupaus: Kuopio on toimiva tapahtumakaupunki, haluttu isäntäkaupunki, monipuolinen ja erilaisia yhteisöjä kokoavien, omien ja vierailevien tapahtumien kaupunki, järjestäjien kumppani ja myönteinen mahdollistaja tapahtumille. TOTEUTETAAN PALVELULUPAUKSIA: Konkreettiset toimenpiteet tavoitteen saavuttamiseksi: Tapahtumapalveluiden vastuualue tiivistää tapahtumien ja eri sidosryhmien välistä yhteistyötä ja toteuttaa konkreettisia toimenpiteitä tapahtumien järjestämisen helpottamiseksi: - seminaari/foorumikäytännöt vakiinnutetaan Tapahtumakaupunkiseminaari 15.5.2013 klo 10-16 - kaupungin sisäiset rakenteet selvennetään - Tapahtumajärjestäjän opasta ajantasaistetaan ja siinä kuvattuja palveluprosesseja parannetaan - viranomaistyötä tiivistetään - uutta tapahtumakalenteria www.kuopiontapahtumat.fi markkinoidaan ja käytetään tehokkaasti Kuopio - tapahtumien kaupunki III seminaarin toteutettiin 15.5.2013. Ilmoittautuneita osallistujia oli yhteensä 79. Seminaaria kehitettiin aikaisempaan verrattuna vuorovaikutteisemmaksi. Avausluennoitsija Aleksi Valavuoren kannustava ja rohkaiseva esitys sai osallistujilta hyvän palautteen. Palautekyselyn mukaan tapahtumakaupunkiseminaarit koetaan edelleen tärkeiksi, toimijoilla on tarve tuntea paremmin toisia tapahtumajärjestäjiä ja vaihtaa kokemuksia. Tapahtumajärjestäjän oppaasta löytyy käytännössä tapahtumajärjestäjän keskeiset prosessit. Oppaan nettiversiota päivitettiin vuoden alussa. Erityisesti maanomistajalupaprosessia on käyty alkuvuonna läpi tavoitteena, että asiakas saa yhdenluukun palvelun periaatteen mukaista palvelua maanomaistajanlupa@kuopio.fi asiakkuuspostin kautta, ja vain yhden päätöksen, vaikka alueella olisi useamman kaupungin vastuualueen toimijoita. Viranomaisyhteistyön tiimoilta 9.11.2012 pidetyn, tapahtumien kannalta keskeisten viranomaisten yhteispalaverin teemalla on yhteistyötä mahdollista edelleen syventää. Viranomaisyhteistyötä on tullut hyvää palautetta mm. poliisin kanssa. Yhteisiä rajoja ympäristö- ja meluasioissa tulisi käydä läpi enemmän. Maakunnallinen brändihanke ei alkanut markkinoimaan vuonna 2012 valmistunutta verkkopohjaista tapahtumakalenteria, www.kuopiontapahtumat.fi, ja aloittanee kokonaan 2
uuden tapahtumakalenterin kilpailuttamisen. Tapahtumajärjestäjille on valmistunut 17-kohtaista itsearviointilomake, mistä tapahtumajärjestäjä voi tarkistaa ja palauttaa mieleen keskeisiä vastuita tapahtumaa suunnitellessa. Lomake julkistettiin tapahtumajärjestäjien nettisivuilla. AB teki ehdotuksen tapahtumien puisto- ja katualueiden vuokrakäytäntöjen uudistuksesta, johon palataan syksyn kuluessa. Tapahtumapalvelut kokosi Puijon urheilualueen historiaa 1800-luvun lopulta alkaen sekä toteutti PUIJO!-valokuvanäyttelyn 5.-20.3. tavoitteena virittää Puijon kehittämistä koskevaa keskustelua. Tapahtumakaupungin AB kokosi näkemyksensä Puijon urheilualueen kehittämisestä osayleiskaavaa varten, ja kokoaa syksyllä 2013 lisää aiheesta tavoitteena Puijon urheilualueen ja laen yleissuunnitelman päivitys, jossa tapahtumat otetaan huomioon mahdollisimman hyvin. Puijon uusi K16 mäki nimettiin Matti Hautamäen mäeksi ja julkistettiin Puijon Kisojen yhteydessä. 2) Palvelulupaus tapahtumakävijöille: Asiakaspalautetta kerättiin tapahtumajärjestäjiltä tammikuussa e-lomakekyselyllä. Tapahtumajärjestäjät antoivat Kuopio tapahtumakaupukitavoitteille kouluarvosanan 9- ja kaupungin kanssa tehdylle yhteistyölle kouluarvosanan 8. Tapahtumapalveluista tiedottaminen sai arvosanan 7,5. Tavoitetason lupaus: Kuopiossa on aina* tapahtumia. Kuopiossa on Supertapahtumavuosi 2014. *myös ns. sesongin ulkopuolisina aikoina Konkreettiset toimenpiteet tavoitteen saavuttamiseksi: Tapahtumien vastuualue edistää uusien ulkopuolisten tapahtumien sijoittumista Kuopion alueelle. Lisäksi vastuualue tekee yhteistyötä Advisory Boardin, alueen nykyisten tapahtumien ja tapahtumajärjestäjien sekä sidosryhmien kanssa ja tuotteistaa uusia tapahtumia erityisesti sesongin ulkopuolisille Kuopio-Tahko -tapahtumien suunnittelukalenteri valmistui ajalle 2012-2015. Suunnittelukalenteri ohjaa tapahtumien sijoittumista tasapuolisemmin eri vuosille. Sekä Kuopio että Tahkon tapahtumatoimijat ovat onnistuneet luomaan uusia tapahtumia. Näistä mainittakoon mm. Tahko Run 2013 ja Tahko Triathlon 2014. Kuopion kaupunki sopi KalPa-Hockey Oy:n kanssa 3
ajankohdille. kaupungin markkinointiin sekä tapahtumien tarjontaan ja sisällöntuotantoon liittyvät yhteistyöntavoitteet liikuntapaikkojen käyttöön liittyvällä sopimuksella. Tässä hengessä järjestetään I Love Kuopio tapahtuma Kuopion Jäähallissa 15.11.2013. Leningrad Cowboys- kuoron kiertue aloittaa Kuopiosta 27.11.2013. Supertapahtumavuosi 2014 otettiin virallisesti Kuopio-Jukolan ja Kalevan Kisojen osalta vastaan Jämsässä 16.6.2013 ja Vaasassa 27.7.2013. Tapahtumakaupungin toiminnan suunnittelu vuodelle 2014 painottuu mm. näiden tapahtumien tuomien imagohyötyjen ja verkostoitumisen mahdollisuuksien hyödyntämiseen. Vuoden 2014 tapahtuma-avustukset, jotka ovat haettavana 26.8.2013 mennessä, painottuvat imagovaikutusten arviointiin. 3) Palvelulupaus sidosryhmille: Tapahtumista on tullut selkeästi yksi kaupungin markkinoinnin kärkiviesteistä. Tämä näkyi mm. Matkamessuilla 20.1.2013, joihin Kuopio osallistui tapahtuma -kärkiteemalla. Tavoitetason lupaus: Tapahtumien aluetaloudellinen vaikutus Kuopion seudulle on seuraavan 4 vuoden aikana yli 40 miljoonaa euroa. Konkreettiset toimenpiteet tavoitteen saavuttamiseksi: Tapahtumien tuottamia erilaisia vaikutuksia mitataan ja arvioidaan systemaattisesti. Tapahtumien tuottamia hyötyjä tehdään ymmärrettäviksi alueen yrityselämälle ja kehitetään tapahtumien ja yritysten välistä kaupallista yhteistyötä. E-lomakekyselyyn sekä aikaisempiin tutkimuksiin ja tilastoihin perustuva tapahtumien taloudellisten vaikutusten arvio valmistui: vuonna 2013 vaikutukset ovat laskelman mukaan 36,5 M, ja sitä seuraavana vuonna 37,1m. 4) Palvelulupaus Kuopion kaupungille: Tavoitetason lupaus: Kuopio on yksi Suomen merkittävimmistä tapahtuma- ja matkailukaupungeista vuoteen 2016 mennessä. Konkreettiset toimenpiteet tavoitteen saavuttamiseksi: Synnytetään yhdessä alueen tapahtumatoimialan kesken uusi, vuosittain Kuopion kaupunki toteutti Takaisin torille kampanjan ja tapahtumia keväällä 2013 uuden torin avaamiseen liittyen. Kuopion kaupunkikeskustan keittämisyhdistyksen edustaja aloittaa AB:n 4
toistuva kaupallinen tapahtumakokonaisuus Kuopion alueelle. Hyödynnetään uutta toria ja kävelykeskustaa aktiivisesti kaupunkiympäristössä toteutettavien tapahtumien ympäristönä, yhteistyössä Kuopion kaupunkikeskustan kehittämisyhdistyksen kanssa. Toteutetaan Kuopio-brändin alla tapahtuvaa markkinointiviestintää uusien tapahtumien hankinnan edistämisessä. Selkeä määrärahaohjaus: Tapahtumatyöryhmä (eri kuin AB) toimii kaupungin poikkihallinnollisena asiantuntijatyöryhmänä tapahtumatukien valmistelussa mm kh:lle ja kv:lle. Tuen painotukset ja kriteeristön määrittely. Kh 19.12.2011 522 kriteereiden päälinjat. toiminnassa elokuusta alkaen. Taidetori on kehittynyt ja osoittanut lupaavaa potentiaalia vuosittain toistuvana tapahtumakokonaisuutena tehden hyvää yhteistyötä yrittäjien ja muiden tapahtumatoimijoiden kanssa. Kuopion Matkailun selvitystä varten AB teki aloitteen tapahtumajärjestäjän palvelumallista. Kaupunkiin tulisi saada tulemaan yhä enemmän myös keskisuuria business-tapahtumia palvelemalla heitä ns. oikeaan aikaan, ts. silloin, kun tapahtumajärjestäjä miettii tapahtuman sijoittamista Kuopion ja jonkun muun paikkakunnan välillä. Uudessa mallissa tapahtumajärjestäjiä palvelemaan tultaisiin palkkaamaan työntekijä. Tapahtuma-avustuksia käsittelevä virkamiestyöryhmä on kokoontunut 4 kertaa. Tapahtumatukien valmistelussa on käytetty kriteerimäärityksiä, joita ovat mm. tapahtuman taloudelliset, imagolliset ja sosio-kulttuuriset vaikutukset sekä avustuksen tarve. Vuoden 2014 tapahtumatukien ja siihen liittyviä yhteistyön esityksiä on otettu vastaan annettuun eräpäivään 26.8.2013 saakka. Esitys tuen jakamisesta valmistuu vuoden 2014 budjettivalmistelun myötä. 2 Kansallinen ja kansainvälinen verkottuminen Suunnitelma, tavoitteet Toteutus, seuranta 1.1.-31.8.2013 Osallistuminen Sport Finlandin toimintaan. Kuopion kaupungin ja Suomen Olympiakomiten välinen nelivuotinen Sport Finland -sopimus yhteistyöstä kansainvälisten urheilutapahtumien tukitoimissa vahvistui. Tällä Kuopio varmisti osallisuutensa tärkeimpien liikunta- ja urheilutapahtumakaupunkien joukossa. OK ja uuden valtakunnallisen liikuntajärjestön VALO:n johto tapasivat Kuopiossa 10.4. Uudenlaista kaupunkien välistä verkottumista on virinnyt itä-suomalaisten kaupunkien perustettua tapahtumayksiköitä kaupunkiorganisaatioihinsa. Joensuussa on jo tapahtumapalvelut, ja mm. Varkauden kaupunki harkitsee. Kuopion tapahtumakaupungin edustaja osallistuu The power of international activities as a source towards stronger sports society seminaariin 5
Osallistutaan kansainvälisiin verkostoihin tiedonsaajana, seuraajana ja päätöksentekoon. Mm. Willingen MC 8.- 10.2.2013, FIS-kalenterikokous. Selvitetään myös Sport Accord Conventioon Pietariin osallistuminen. Järjestetään 1-2 verkostotapaamista Kuopiossa. 30.8.2013 Espoon Dipolissa. Kuopion edustajat osallistuivat Willingenin MCtapahtumaan ja FIS-kalenterikokoukseen 12.4.2013 tuomisina Kuopioon vuoden 2014 Puijon mc-kisat. Verkostotapaamiset painottuu erityisesti vuodelle 2014. 3 Tapahtumajärjestäjien valmiuksien edistäminen - toiminnallisten valmiuksien ja olosuhteiden edistäminen Suunnitelma, tavoitteet Toteutus, seuranta 1.1.-31.8.2013 Tapahtumaolosuhteiden strategia ja ohjelma, Kuopion tapahtumakaupungin kehittäminen ns. fyysinen ympäristö (mm. näille) / vuoteen 2025 suunnittelu on aloitettu. MASTER PLAN - Puijo: Mäkihypyn MC, Hopeasomman loppukilpailut 2013, PowerCup 2015, tulostaulu (käytettäväksi yhdessä Kuopiohallissa ja Väinölänniemellä), Kesä- Puijo (Uppis muuttaa Puijolle), vuodenvaihteen Puijon talvipuisto - Finland Ice Maraton retkiluistelulle maarata luonnonradan varapaikaksi (satama!) - Keskuskenttä (myös talvi!) - Sorsasalo (Kuninkuusravit 2013) - Niiralan tapahtuma- ja liikutalaakso (teatteri, uimahalli, jäähalli, Kuopio-halli) - Väinölänniemi (Kalevan Kisat 2014) - Vehmersalmen Rytökylä (Kuopio Jukola 2014), - Tori torilavan hankita käynnistyi - Tapahtumamajoituskoulut automaatio-tasolle (tulossa PowerCupin selvityksen myötä yli 12.000 paikkaa) - Nilsiän tapahtuma-areenat - Tapahtumat paremmin huomioon kaupunkisuunnittelussa! Kongressi- ja kokousolosuhteiden edistäminen Esim. Kaupungin teatterin ja Itä-Suomen yliopiston peruskorjaukset sekä muutostyöt meneillään, jolloin voidaan nostaa esiin Kuopio kongressikaupunkina ei ole vielä linjattu. 6
esiintulleet tarpeet kongressi- ja kokousolosuhteisiin. Kaupungissa on useita 100-200 henkeä vetäviä tiloja, mutta suurempi auditorio - 300-500 henkeä - puuttuu. Tarvitaan AV-tekniikka kelvolliseksi myös kv-tiedekongressien tarpeisiin. Kokouspalveluiden hinnoittelu kartoitetaan. 2-8/12 Koulutusta / valmennusta tapahtumajärjestäjälle sekä paikallisen yhteistyön tiivistämistä. Tapahtumapalvelut toteutti tapahtumakapunkiseminaarin yhteistyössä SEKEhankkeen kanssa, jota vetää Pohjois-Savon Liikunta ry:n ELY-keskuksen EU-tuella. Hankkeessa on tapahtumakoulutusta liikuntajärjestöille vuosina 2013-2014. Tapahtuma-workshopit on sovittu pidettäväksi seuraavasti: - Kalevan Kisat 2014, pe 30.8. klo 9-12 (Marko Ahtiainen, Kuopion Reipas ry) - Puijon Kisat 2014 ja Puijo vuoteen 2016, ke 11.9. klo 9-12 (Jarkko Ruhanen, PHS ry) käydään myös Puijon yleissuunnittelutilannetta ja kommentointia läpi (pyydetty 6.9. mennessä) - Kuopio Jukola 2014, ti 17.9. klo 9-12 (Jouko Kaihua, KuoSu ry) - - Vuoden 2014 suurtapahtumat Kuopiossa viranomaisyhteistyö to 26.9. klo 9-12. 4 Tapahtumien yhteismarkkinoinnin edistäminen, kaupungin markkinointi tapahtumajärjestäjille ja tapahtumien hyödyntäminen kaupungin imagomarkkinoinnissa Suunnitelma, toteutus Toteutus, seuranta 1.1.-31.8.2013 Tavoite, että tapahtumat nousevat kaupungin markkinoinnin kärkiviestiksi. - Kärkitapahtumat Kuopion Matkamessuosaston kärkiteema 17.-20.1.2013 Verkkopohjaista tapahtumakalenteria http://www.kuopiontapahtumat.fi jatkokehitetään ja markkinoidaan. Tavoitteena 100 tapahtumajärjestäjää ilmoittajana vuonna 2013. Tapahtumista on tullut selkeästi yksi kaupungin markkinoinnin kärkiviesteistä. Tämä näkyi mm. Matkamessuilla 20.1.2013, joihin Kuopio osallistui tapahtuma -kärkiteemalla. Ks. selostettu jo edellä. Kuopion markkinointia tapahtumajärjestäjille - selvitetään multimedia-printti versio (5/2013) Toteutetaan syksyllä 2013. 7
5 Tietovarannon luominen; strategista tietoa tapahtumakaupunkisuunnitteluun Suunnitelma Toteutus, seuranta 1.1.-31.8.2013 Tapahtumien taloudelliset, imagolliset ja E-lomakekyselyyn sekä aikaisempiin tutkimuksiin kulttuuriset vaikutukset kuvataan ja ja tilastoihin perustuva tapahtumien taloudellisten raportoidaan niistä päätöksentekijöille. vaikutusten arvio valmistui tänä vuonna. Ensi vuonna on tavoite mallintaa tapahtumien imagollisten hyötyjen osoittaminen. Tapahtumien pisteytys ja käyttö: Tapahtumareferenssit ehdotus (valmistui) 1. Medianäkyvyys kansainvälisesti ja kansallisesti 2. Matkailuhyöty (viipymiset, pituus) 3. Sisällöllinen tasokkuus (esim. alan keskeisten osaajien tai merkittävimpien tekijöiden läsnäolo) 4. Lisäarvo suhteessa muihin tapahtumiin Kuopiossa 5. Näkyvyys kaupunkikuvassa, mahdollisuus tuottaa ohessa kaupunkitapahtumia 6. Sopivuus Kuopion fyysisiin puitteisiin (infrastruktuuri, ajankohta jne.) 7. Sopivuus Kuopion brändiin; mahdollisuudet ja riskit kaupungin näkökulmasta 8. Tapahtuman talous; kaupungin panos suhteessa arvioituun hyötyyn 9. Kaupungin vastuu (suhteessa muiden osapuolten vastuuseen) 10. Yhdistääkö tapahtuman järjestäminen paikallisia toimijoita laajemmin Urheilun arvokilpailut Kuopiossa CTIF-palokuntalaisten MM-kisat 2001 Kuninkuusravit 1959, 1967, 1982, 1998 ja 2013 FIS-worldcup- ja continental-cupkilpailut mäkihypyssä 1995-2014, Hopeasompa 2013 FIS-worldcup-kilpailut maastohiihdossa ja yhdistetyssä 2000-2001 Rullakiekon MM-kisat 2003 Lentopallon MM-liiga Kalevan Kisat 1987, 2014 Kuopio Jukola 2014 Triathlonin EM-kisat Tahkon laskettelun EM-kisat 1995 Yleisurheilun nuorten xx-kilpailut xx, xx Jääkiekon EuroTrophy Pesäpallon Itä-Länsi ottelu 2008 Jalkapallon UEF-ottelut xx Uinnin XX-kilpailut xx,xx Luistelun naisten MM-kilpailut 19xx Taitoluistelun kansainvälinen silverskate-kilpailut 2002- Muodostelmaluistelun xx-kilpailut Purjehduksen 17-vuotiaiden-kilpailut 1997 Ratsastusurheilutapahtumat XX Jääkiekon SM-liiga Jalkapallon Veikkausliiga Pesäpallon superpesis-liiga Nilsiän rallis-sm 2014 Urheilu- ja liikuntatapahtumat Finland Ice Marathon 19xx- Kuopio Marathon 19xx Kuopio Triathlon TahkoMarathon 2013- Kunnon Askel Puijon laturetki XXX- Tahko MTB Jääshowt Nuorten yleisurheilun Hannes Juniori-games Jalkapallon Junnupelemuut ja Jalakapallopeijjaiset Kulttuuritapahtumat ja festivaalit Kuopio Tanssii ja Soi festivaali KuopioRock 8
Määritellään toimenpiteiden vaikutusten arviointimalli. Tavoite -> toimenpide -> vaikutukset arviointia. Kuopion Wine Festival Anti-festivaali Taidetori Komediafestivaali Rauhalahden ammattilaiskesäteatteri Runopuulaaki-festivaali Lumo-festivaalit Kallavesj-näyttely Savo Chamber kamarimusiikkitapahtuma Minnan päivät Kuopio Juhlii Nilsiän taiteiden yö Nilsiän musiikki- ja tanssileiri Animecon Kuopio viikko Elonkorjuujuhlat EräTaiga-erämessut Kuopion Vilimit Kirjakantti Kalaryssäys Rakenna ja asu-messut Tammimarkkinat Joulutori Arvioidaan vuoden lopulla. 6 Tapahtumapalveluiden palveluprosessien ylläpitäminen ja kehittäminen Suunnitelma, tavoitteet Toteutus, seuranta 1.1.-31.8.2013 I Hakuprosessipalvelut Hakuprosessipalvelut Asia lähtee vireille, kun tapahtumahakija esittää palvelupyynnön tai kaupunki päättää hakea tiettyä tapahtumaa. o Arvioidaan, onko tapahtuman järjestäminen mahdollista. o Haun aikatauluttaminen ja valmistelu. o Paikallisten asiantuntijoiden ja kumppaneiden etsiminen sekä yhteystietojen välittäminen o Hakumateriaalien luominen tapahtumajärjestäjän kanssa. o Talouden suunnittelu. o Tarvittavat kunnallispoliittiset ym päätökset ja sopimukset. Maailman suurimman juniorilentopallotapahtuman PowerCupin hakuselvitys valmistui ja Kuopion kh antoi Puijo Jr-Wolleylle myönteisen päätöksen hakea tapahtumaa Kuopioon vuodelle 2016, 2017 tai 2018. 9
o Tilojen ja majoituspaikkojen ennakkovaraukset o Tiedottamisen ja markkinoinnin valmistelu. II Tapahtumajärjestäjäpalvelut Uudet ja/tai korkean prioriteetin tapahtumat eli avainprosessitason tapahtumajärjestäjän palvelut yhdeltä luukulta tapahtuu pitämällä vastuidenjakopalaveri, joka tapahtumapalvelut kutsuu koolle. Keskisuurten tapahtumien, ja kaupunkitapahtumien palvelut ja koordinointi (tarvitsee koordinaattorin) tapahtumajärjestäjien tapahtumakokonaisuuksien luovat ratkaisut majoituksissa, oheispalveluissa jne, paikallisten, alueellisten, kansallisten ja kansainvälisten yhteistyökumppaneiden esitteleminen ja yhteystietojen välittäminen tapahtuma- ja kilpailupaikkojen ja tilojen esittely myös paikan päällä sähköisen tapahtumakalenteri-ylläpito Muut, muiden tapahtumajärjestäjien palvelut esim. suoraan tuottajaorganisaatioilta, joista voidaan antaa yhteystietoja. Verkkosivuille palvelua. http://www.kuopio.fi/web/ajankohtaista/tapahtumajarje stajat Opas tapahtumajärjestäjälle: http://www.kuopio.fi/web/ajankohtaista/opastapahtumajarjestajalle Tapahtumakaupunki seminaarit vuosittain Ks. edellä jo selostettu. Tärkeänä pidetään tapahtumajärjestäjien paikallisen tuen järjestymistä tulevassa matkailun kehittämisessä, ns. palvelutiski viimeistään vuonna 2014. Vuonna 2013 Finland Ice Marathon onnistui järjestelyiltään hyvin, sää suosi, ja luistelujää oli huippukunnossa. Ulkomaalaisia vetää Kallaveden luonnonjäille eksotiikka ja he näkevät Kuopiossa useimmiten enemmän vetovoimaisen tapahtumakaupunkipotentiaalia kuin kaupunkilaiset itse. Kuopio sai maaliskuisen Puijon Kisat 2013 mäkihypyn maailmancuptapahtuman avulla laajasti kansainvälistä näkyvyyttä. Tapahtumassa oli myös opiskelijajärjestöt uudella tavalla mukana. Tapahtumajärjestäjä on 26.4. alkaen lähestynyt kaupunkia merkittävän taloudellisen lisävastaantulon toivossa, mihin ei ole vielä voitu vastata. Kuopio Tanssii ja Soi oli menestys jälleen kerran. Kuninkuusravit Sorsasalossa oli yleisö menestys ja sai hyvän mediajulkisuuden. Kuopiossa järjestetty jalkapalloväen Pallo Halkeaa-seminaari 2.8.2013 oli urheilun huipputason tapaaminen ja asiasisällöltään laajan median huomion saanut. Taidetori ja KuopioRock saavuttivat myös hyvän yleisömenestyksen. Rauhalahden ammattilaiskesäteatterin toiminta on laadukasta, ja haluaa kehittyä tapahtuma- ja matkailukaupungin tavoitteissa. Teatterin kiinteistön omistus KMP oy:n muutostilanteessa tulee selvittää. III Arviointipalvelut Tapahtumatukien haku- ja päätösprosessien valmistelut. Ks. edellä jo selostettu, mm. vuoden 2013 tukien perusteena käytetään arviointia. 10
IV Tietopankkipalvelut Tahko-Kuopio Tapahtumien suunnittelukalenteri 2013-2015 Sähköinen tietopankki tapahtuma- ja kilpailupaikosta ja areenoista, hotelleista ja muista majoituskohteista, kulkuyhteyksistä, kartoista, markkinointikanavista yms. (ideatasolla) Ks. edellä jo selostettu ko. suunnittelukalenteri. KMP ylläpitää myös majoitusliikkeistä ajantasatietoa ja yhteystietoja tapahtumajärjestäjille helposti saatavaksi. Congress Kuopio- materiaalia selvitetään, voitaisiin se laajentaa koskemaan tapahtumien tiloja ja alueita. Tapahtumapalveluiden käyttötalous on 1.1.-31.8.2013 on toteutunut 66,4% (ajallinen 66,6%). 11