Esittelijä: Kaupunginjohtaja Kimmo Jarva

Transkriptio

1 Tapahtumakumppanuusmalli Liittyy asiahallinnan asiaan: LPR/2317/ /2018 Esittelijä: puh. Kaupunginjohtaja Kimmo Jarva Valmistelija/lisätiedot: puh. II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu Markkinointi-, matkailu- ja asiakaspalvelupäällikkö Mirka Rahman Kaupunginhallitus on kokouksessaan päättänyt kaupungin avustusjärjestelmän uudistamisesta. Yhtenä muutoksena on päätetty luopua suorista tapahtuma-avustuksista ja siirtyä tapahtumakumppanuusmalliin. Edelleen kaupunginhallitus on päättänyt, että tapahtumakumppanuuksien strategiset linjaukset ja tavoitteet sekä kumppanuusmallin tarkempi määrittely tuodaan kaupunginhallituksen päätettäväksi v loppuun mennessä. LAPPEENRANNAN KAUPUNKI-TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄT KUMPPANUUSMALLI Tausta Lappeenrannan kaupunki haluaa houkuttelevaksi monipuolista vapaa-ajan toimintaa ja tapahtumia tarjoavaksi tapahtumakaupungiksi. Kansallisten ja kansainvälisten tapahtumien mahdollistaminen, nykyisten kasvattaminen ja uusien houkutteleminen edellyttävät tapahtumatoiminnan kehittämistä asiakaslähtöiseksi kumppaniksi sekä palveluntarjoajaksi. Tapahtumiin osallistuminen edesauttaa asukkaiden hyvinvointia ja osallisuutta ja monipuoliset tapahtumat sekä tukevat elinvoimaista kaupunki-imagoa sekä synnyttävät majoitusvuorokausia. Tavoite ja yhteys strategiaan

2 Tapahtumatoiminnan strategisen kehittämisen toimenpiteenä rakennetaan kaupunki-tapahtumatuottajat kumppanuusmalli edistämään uusien tapahtumien syntymistä ja olemassa olevien kasvua yhteistyössä asukkaiden, yritysten ja yhteisöjen kanssa. Tapahtumakumppanuusmallilla kaupunki tavoittelee tapahtumia, jotka - lisäävät kaupungin tunnettuutta tapahtumapaikkana - lisäävät kaupungin matkailullista vetovoimaa ja tuovat kaupunkiin kävijöitä kaupungin ulkopuolelta - tukevat kaupungin strategisia tavoitteita - luovat elävää kaupunkikulttuuria ja tukevat paikallisen kulttuurielämän kasvua - lisäävät kaupungin tapahtumatoiminnan ympärivuotisuutta sekä monipuolisuutta - parantavat tapahtumien laatua Tapahtumakumppanuusmalli Kumppanuussopimuksiin perustuva kaupungin tuki tapahtumapalvelujen tuottajille voi muodostua ensisijaisesti seuraavista elementeistä: - asiantuntija-apua tapahtuman järjestämisessä ja verkoston hyödyntämisessä, - vastaantuloa kaupungin omien alueiden, kuten aukioiden ja tilojen vuokrissa, - teknisiä palveluita, kuten esiintymislavoja ja äänentoistoa tai - markkinointiapua kaupungin omissa markkinointikanavissa sekä mahdollisesti muissa kanavissa. Em. elementtien ohella tuki voidaan osoittaa tapauskohtaisen harkinnan mukaan myös rahallisena tukena. Kumppanuussopimuksia tehdään käytettävissä olevien määrärahojen puitteissa. Kumppanuus voi olla tapahtumakohtaista tai useita tapahtumakokonaisuuksia kattavaa. Kumppanuuksia toteutettaessa tavoitteena on, että tapahtumia on ympärivuotisesti, että niistä voisi kehittyä usean tapahtuman kokonaisuuksia ja ne voisivat vakiinnuttaa paikkansa Lappeenrannassa. Kumppanuuksia voidaan eri vuosina hakea myös tietyn teeman ympärille tai kumppanuudet voivat liittyä osana kaupungin järjestämään tai tilaamaan vuosittaiseen tai kertaluontoiseen tapahtumaan. Tapahtumasta ja kokonaisuudesta riippuen kaupunki osallistuu toteutuksen ohjaamisen ja koordinointiin yhdessä tapahtumajärjestäjän kanssa.

3 Kumppanuussopimusten edellytyksenä on, että toiminta kohdistuu Lappeenrantaan, mutta hakijan kotipaikan ei välttämättä tarvitse olla Lappeenranta. Tapahtumajärjestäjien tulee esittää tapahtumakonseptinsa suunnitelma Lappeenrannan kaupungin tapahtumapalveluille, jonka jälkeen ryhdytään rakentamaan mahdollista kumppanuussopimusta. Sopimuksissa määritellään molempien osapuolien vastuut ja velvollisuudet, joiden mukaisesti yhteistyötä tehdään. Laajemmat eri toimialojen palveluita edellyttävät tapahtumakokonaisuudet käsitellään tapahtumakoordinaatiotyöryhmässä, jossa on toimialojen edustajat edustettuna. Lopullinen päätös kumppanuussopimuksesta tehdään II kaupunginsihteerin viranhaltijapäätöksellä. Tapahtumakumppanuusmallin kategoriat Kumppanuussopimuksia tehdään kolmeen eri kategoriaan kuuluvien tapahtumien kanssa: I Paikalliset tapahtumat: yhteisölliset ensisijaisesti paikalliselle kohderyhmälle järjestetyt yleisötapahtumat. Kumppanuuksia valittaessa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin: - tapahtumat ja palvelut edistävät osaltaan kaupunki- tai paikalliskulttuuria ja sen saavutettavuutta - tapahtumat edistävät kävijöiden hyvinvointia esim. toiminnallisella elementillä - tapahtumien osallistujamäärä on vähintään pääsymaksuttomuus - tapahtumalla on uutuusarvoa ja kehittymispotentiaalia II Elämystapahtumat ja palvelut: kaupunkikulttuuria tukevat ja paikallisten ohella myös matkailijoita houkuttelevat yleisötapahtumat kuten esim. kulttuuri- ja liikuntatapahtumat tai tapahtumiin liittyvät palvelukokonaisuudet Kumppanuuksia valittaessa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin: - tapahtumat lisäävät kaupungin vetovoimaisuutta ja edistävät viipymistä alueella - tapahtumat ja palvelut edistävät osaltaan kaupunki- tai paikalliskulttuuria ja sen saavutettavuutta - tapahtumat edistävät kävijöiden hyvinvointia esim. toiminnallisella elementillä - tapahtumien osallistujamäärä on vähintään tapahtumien pääsymaksullisuus/pääsymaksuttomuus

4 - tapahtumien kesto: 1 päivä, 2-4 päivää, yli 4 päivää - tapahtumien kertaluonteisuus / toistuva kokonaisuus - tapahtumien lisäarvo muille tapahtumille / tapahtumakokonaisuuksille - tapahtumien uutuusarvo ja kehittymispotentiaali III Bränditapahtumat: kaupungin imagoa tukevat tapahtumat, joilla on mahdollista saavuttaa valtakunnallista tai kansainvälistä näkyvyyttä ja jotka tuovat matkailijoita kaupunkiin. Kumppanuuksia valittaessa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin: - tapahtumat lisäävät kaupungin tunnettuutta, tuovat kävijöitä kaupunkiin ja edistävät viipymistä alueella - tapahtumien pääsymaksullisuus / pääsymaksuttomuus - tapahtumien kesto: 1 päivä, 2-4 päivää, yli 4 päivää - tapahtumien kertaluonteisuus / toistuva kokonaisuus - tapahtumien lisäarvo muille tapahtumille / tapahtumakokonaisuuksille - tapahtumien osallistujamäärä on yli 1000 osallistujaa - tapahtumien uutuusarvo ja kehittymispotentiaali Tapahtuma voi kasvaa tavoittavuudellaan kategoriasta toiseen ja yhteistyöllä tavoitellaan tapahtumien toistuvuutta. Tapahtumakumppanuussopimusta tehtäessä huomioitavat yleiset asiat toiminnan määrä, laatu sekä alueellinen vaikuttavuus (työllistävät ja ympäristövaikutukset, kohderyhmät yms.) muilta kuin kaupungilta saadut avustukset tuen tarve ja taloudellinen asema Tapahtumakumppanuussopimuksia ei tehdä yhdistyksen tai vastaavien vuosipäivätilaisuuksien tai - tapahtumien järjestelyihin oppilaitosten tai vastaavien normaaliin toimintaan liittyvien tapahtumien järjestämiseen kaupungin ulkopuolella järjestettävien tapahtumien järjestelyihin Tapahtumakumppanuuden yleiset velvoitteet tapahtumajärjestäjälle Tapahtumajärjestäjä ilmoittaa tapahtumasta Etelä-Karjalan tapahtumakalenterissa

5 Tapahtumajärjestäjä käyttää markkinoinnissaan kaupungin markkinointilogoa, joka on ladattavissa kaupungin verkkosivulta Tapahtumajärjestäjä seuraa kaupungin logon käytön ohjeita ja toimittaa sähköisen kopion tuottamastaan mainoksesta kaupungin näyttöihin sekä erillisen kuvan ja infon tapahtumasta sosiaalisen median mainontaan Tapahtumajärjestäjä informoi tapahtuma-asiantuntijaa tapahtuman järjestelyjen etenemisestä ja huomioi kaupungin tapahtumaa koskevan ohjeistuksen Tapahtumajärjestäjä käyttää tapahtumapalveluiden palautejärjestelmää palautteen keräämiseksi ja hyödyntämiseksi. Tapahtumakumppanuusmallin toteutusprosessi Kumppanuusmallia ja sen kautta tehtävää tapahtumajärjestäjäyhteistyötä tullaan koordinoimaan uuden matkailu- ja tapahtumatiimin tapahtuma-asiantuntijan toimesta. Kumppanuusmallista järjestetään infotilaisuus tammikuussa Kumppanuusmalli esitellään uusilla Lappeenranta Events -sivuilla ja sinne toteutetaan hakulomake kumppanuuksia varten. Kumppanuushakemukset käsitellään matkailu- ja tapahtumatiimissä tapahtumajärjestäjän kanssa käytyjen neuvottelujen pohjalta. Mikäli tapahtumakumppanuus koskettaa useamman toimialan palveluita käsitellään se tapahtumatoiminnan koordinointityöryhmässä. Tiimi / työryhmä arvioi kumppanuushakemukset kuukausittain ja tiimipäällikkö tekee yhdessä tapahtumatoiminnan asiantuntijan kanssa esityksen viranhaltijapäätöstä varten. Kumppanuusmalli on uusi toimintatapa. Sen toimivuutta tarkastellaan vuoden 2019 aikana sekä kerätään siitä palautetta tapahtumajärjestäjiltä. Saadun palautteen ja itsearvioinnin perusteella toimintatapaa muokataan tarvittaessa. (AK) Esittelijän ehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä uuden tapahtumakumppanuusmallin. Kumppanuusmallin toimivuutta tarkastellaan vuoden 2019 aikana ja muokataan toimintatapaa tarvittaessa saadun palautteen ja itsearvioinnin perusteella.

6 Päätös Hyväksyttiin.